OPERACIÓN APLICATIVO GLPI DE ADMINISTRACIÓN...

INSTRUCTIVO

OPERACIÓN APLICATIVO GLPI DE ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Cód. I31000-05/17.V1

Fecha Julio de 2017

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de Pág.

1. OBJETIVOS Y ALCANCE 1

2. GLOSARIO 1

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1

3.1. SEGURIDAD 2

3.2. RESPONSABLES 2

3.2.1. TÉCNICO GIT ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA 2

3.2.2. TÉCNICO CENTRO DE CÓMPUTO 2

4. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN 2

4.1. PREREQUISITOS Y PROCEDIMIENTO DE INGRESO 2

4.2. IDENTIFICACIÓN DE LA HERRAMIENTA GLPI 3

4.2.1. PANEL SUPERIOR 4

4.2.2. PANEL CENTRAL 6

4.2.3. PANEL INFERIOR 8

4.3. GESTION DE LAS INCIDENCIAS 8

4.3.1. LA INTERFAZ DEL MODULO DE SOPORTE 9

4.3.2. PRESENTACIÓN DEL FORMULARIO DE INCIDENCIAS. 11

4.3.3. BARRA DE BÚSQUEDAS. 17

4.3.4. REALIZAR EL SEGUIMIENTO 20

5. ANEXOS 28

6. IDENTIFICACION DE CAMBIOS 28

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1. OBJETIVOS Y ALCANCE

El propósito de este instructivo es servir de apoyo en la operación del aplicativo GLPI del GIT de

Administración Geomática. Se enseña el acceso y el uso de las herramientas del sistema, para la gestión

de las solicitudes de información de la Subdirección de Geografía y Cartografía, por parte de los Grupos

Internos de Trabajo de Administración Geomática y Centro de Cómputo responsables del proceso.

Se muestra a los usuarios responsables encargados del proceso de gestión de las solicitudes, la

identificación y utilización de varios escenarios del módulo de incidencias de GLPI, respecto a la versión

instalada.

El proceso inicia con la recepción de una solicitud de información en la Subdirección de Geografía y

Cartografía y culmina con la respuesta generada desde el GIT de Administración Geomática y el

almacenamiento de los soportes (ver Anexo).

2. GLOSARIO

GEOCARTO Sistema de Información Geográfica y Cartográfica de la Subdirección de

Geografía y Cartografía del IGAC. GEOCARTO es un portal para

consultar y gestionar la información referente a la producción geográfica

y cartográfica

GLPI Gestionnaire libre de parcinformatique (Software libre de Gestión de

Activos). Aplicativo de licenciamiento libre adoptado y ajustado como el

Sistema de apoyo a la administración del GIT Gestión de la Subdirección

de Geografía y Cartografía del IGAC.

INCIDENCIA Una incidencia o incidente se refiere a cada una de las solicitudes de

información creadas en el aplicativo para ser atendidos por los

responsables del GIT de Gestión.

MÓDULO Función del aplicativo donde se agrupan varias actividades concernientes

a un mismo tema.

PANEL Sección o división de la interfaz de usuario que agrupa varios elementos

para lectura o ingreso de información.

INTERFAZ Pantalla o espacio que presenta el aplicativo para interactuar con

el usuario.

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

º Como norma, la Atención y Seguimiento a las solicitudes dependen en gran medida del manejo de la

información, de acuerdo a quien recibe y quien entrega, de los medios de comunicación que posea

para cumplir con la diligencia, sea correo electrónico o Derecho de Petición, custodia, normas en

tiempos de frecuencia de respuesta,

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º La solicitud de información debe hacerse de acuerdo a los procedimientos que se tengan para el área

respectiva.

º El técnico de apoyo del GIT Administración Geomática debe verificar que la información en el sistema

corresponda con la solicitada y que esté disponible dentro de la Subdirección de Geografía y

Cartografía.

3.1. SEGURIDAD

º La información oficial es un bien del estado colombiano, por lo tanto cualquier persona que use esta

información para su lucro personal o la utilice sin la aprobación y consentimiento del IGAC, estará

violando la ley y será sancionado de acuerdo a la ley de propiedad intelectual.

º La solicitud de información geográfica oficial se debe hacer a través del sistema GEOCARTO.

3.2. RESPONSABLES

3.2.1. Técnico GIT Administración Geomática

Perfil con el que el usuario tiene acceso al aplicativo para la verificación de la información registrada,

realización de seguimientos y manejo general de las herramientas de GLPI.

3.2.2. Técnico Centro de Cómputo

Perfil con el que el usuario tiene acceso al aplicativo para la creación de solicitudes de información,

verificación de la misma y manejo general de las herramientas de GLPI.

4. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN

4.1. PREREQUISITOS Y PROCEDIMIENTO DE INGRESO

Utilizando un navegador como Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome se puede ingresar al

módulo del aplicativo de apoyo a la administración del GIT Administración Geomática de la Subdirección

de Geografía y Cartografía el GLPI.

El usuario de GLPI debe solicitar al Administrador del aplicativo general un perfil, un nombre de usuario y

clave de acceso.

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Ilustración 1. Pantalla de Acceso a GLPI

º Desde el navegador debe acceder a la dirección: http://srvgeodesia/gestion/

º Ingresar el nombre de usuario y contraseña que el administrador le haya registrado.

º En la ventana de ingreso pulsa Enter o en el botón “Aceptar”.

4.2. IDENTIFICACIÓN DE LA HERRAMIENTA GLPI

En la ventana inicial de GLPI (Ilustración 2) se destacan los siguientes paneles:

º El Panel superior que contiene un menú de acceso y perfil (1),un menú principal (2), un menú auxiliar

(3)y un menú de navegación y herramientas(4).

º El Panel central compuesto por la Sección de pestañas o de Vistas (5), Sección de mensajes la cual

permite obtener una clasificación de los incidentes (6) (este espacio la primera vez que se ejecuta está

vacía) y un menú auxiliar de la vista (7).

º El Panel inferior que describe la versión del sistema GLPI (8).

En el presente manual se mostrara la interfaz del GLPI que posee el usuario, los permisos a las

herramientas dependen del perfil que posea. Se destacará las características principales para el acceso al

sistema de Gestión y de cómo ingresar a la tarea de Incidencias.

http://srvgeodesia/gestion/

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Ilustración 2. Interfaz general del GLPI

4.2.1. Panel superior

El panel superior contiene los siguientes elementos:

Ilustración 3. Panel Superior del GLPI.

4.2.1.1. El menú de acceso (marco azul claro), maneja el idioma preferencial, la ayuda sobre el GLPI y

desconexión del sistema.

Una vez que el usuario esta fuera del sistema, le mostrará la página de autenticación para reingreso al

GLPI (Ilustración 1).Si presiona la opción “Desconexión (nombre usuario)”, cerrará la instancia del sistema

GLPI del usuario en ese navegador.

4.2.1.2. Menú principal(marco azul), contiene:

º GLPI: Logo del programa con vínculo al Inicio o página inicial del GLPI.

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º Activos: Son todos los elementos físicos.

º Soporte: Permite la Gestión de las Incidencias como mostrar las Incidencias, abrir una incidencia,

Cambios, Planificación y Estadísticas.

º Gestión: Gestión de presupuestos, de Proveedores, Contactos, Contratos y Documentos.

º Herramientas: Proyectos, Recordatorios, Canales RSS, Base de conocimiento, Reservas e Informes

º Administración: Gestión de Usuarios, Grupos y Mantenimiento.

º Configuración: Desplegables y Enlaces Externos.

º Buscar: Busca el elemento, ya sea una incidencia o texto dentro de los diferentes activos que posee

la herramienta.

El menú principal puede desplegar sus opciones tanto en forma horizontal (Ilustración 4) como en forma

vertical (Ilustración 5). Al seleccionar un elemento del Módulo principal, se mostrará en forma vertical; si el

usuario desea seleccionar un elemento del Módulo o menú principal o clic en él, este se mostrará en el

menú auxiliar. Es de preferencia y gusto del usuario el optar por escoger una de ellas.

Ilustración 4. Menú de selección Auxiliar

Ilustración 5. Tareas de soporte

Para ver el comportamiento de los menús hacer lo siguiente:

º Mueva el ratón encima de la opción “Soporte” del Menú principal,

º Seleccione una opción del menú desplegado (Seleccione “Incidencias”).

º Devuélvase al inicio con: clic en el “Logo GLPI”, o las teclas: ALT + Flecha Izquierda.

º Ahora de un clic sobre la opción “Soporte” del Menú principal.

4.2.1.3. Menú de selección auxiliar (marco negro), provee un enlace de trabajo con el módulo en que se

encuentre, depende mucho de las opciones en donde seleccione el usuario, como se vio en el

ejercicio anterior, (en la ilustración 6 corresponde a la franja del 1).

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4.2.1.4. Menú de navegación (marco gris), muestra la ruta por donde el usuario ha seleccionado y las

herramientas disponibles de esa área (ver Ilustración 6, correspondiente al numeral 2).

Ilustración 6. Menú auxiliar y de menú de navegación

Si el usuario se encuentra en el módulo de “Soporte” puede probar, haciendo un clic en:

Inicio>en el Menú de Navegación.

4.2.2. Panel central

El panel superior contiene los siguientes elementos:

A. Área de pestañas,

B. Área de notificación y resultados

C. Área de agendas

Ilustración 7. Menú Vista Personal.

4.2.2.1. Área de trabajo principal, A medida que se registran incidencias, estas se mostrarán sobre el área

de trabajo (b) y de la pestaña donde se ubique el usuario (A).

Ilustración 8 Áreas de trabajo vista personal

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Hace parte del área de trabajo las pestañas: “Vista personal”, “Vista de grupo”, “Vista Global”, “Canales

RSS” y “Todos” (ilustración 8 área A).

La “Vista personal” muestra los Incidentes abiertos asignados, rechazados, en progreso del usuario.

También muestra los calendarios de apoyo como “Su planificación”, “Recordatorios personales” y

“Recordatorios públicos” (Ilustración 8, área C).

Los usuarios con perfil de Gestión tendrán una Vista de las Incidencias abierta y rechazadas. Esta vista

muestra también calendarios “Su planificación”, “Recordatorios personales” y “Recordatorios públicos

En la “Vista personal” se visualiza los Incidentes abiertos asignados, rechazados o en progreso (Ilustración

9) en una tabla con los campos más representativos para información útil e inmediata (Como lo son el ID,

el Solicitante y Descripción) de las incidencias en curso.

Ilustración 9. Menú Vista Personal con resultados.

En la vista al hacer clic sobre en el encabezado (“Incidencias a ser procesadas (1)” en color verde)

(Ilustración 10), le permite abrir una consulta de las incidencias asignadas con otros detalles que son de

importancia para seguimiento.

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Ilustración 10. Incidencias a ser procesadas.

En la selección se tomó el ID 42184 como ejemplo para obtener la información relacionada de los campos

más representativos de la incidencia a ser procesada, por medio del enlace en Descripción.

Ilustración 11. Datos solicitud

4.2.3. Panel inferior

Ilustración 12 Pie de Página Versión.

Muestra el intervalo de acceso a una interfaz como también la versión de instalación y un vínculo a la

dirección de la entidad que desarrolló la aplicación.

4.3. GESTION DE LAS INCIDENCIAS

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Ilustración 13. Área de trabajo del Módulo de Soporte.

El aplicativo GLPI es un sistema de Atención y soporte a los Usuarios, por medio del registro que se haga

de ellas. En esta sección se explicará el proceso para su administración.

4.3.1. La interfaz del módulo de soporte

Como herramientas de las diferentes solicitudes de atención, el usuario cuenta con las siguientes opciones

del menú “Soporte”:

º Incidencias

º Abrir Incidencia

º Problemas

º Planificación

º Estadísticas

Ilustración 14 . Módulo de Soporte

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También se puede encontrar en la interfaz del módulo de “soporte” (Ilustración 13) los Menús:

º De Selección Auxiliar (Texto de selección: “Incidencias”, “Abrir incidencia”, “Problemas”, “Cambios”,

“Planificación” y “Estadísticas”) y

º Barra de Navegación (ruta inicio>soporte>incidencias e Iconos: Añadir, buscar, incidencia en espera

de su validación, cargar un marcador y Hoja de navegación menús),

º la herramienta búsqueda y

º el área de trabajo ocupada con una grilla de los Incidentes creados.

4.3.1.1. Administración del área de trabajo de las incidencias. Es necesario que el área de trabajo siempre

visualice los incidentes en el orden de llegada del más reciente al más antiguo, para lo cual el

usuario utiliza los rótulos del encabezado de la grilla, campos con los que dispone el usuario para

su ordenación y consulta. Es conveniente que el más reciente Incidente este de primeras y tomar

nota del campo que lo Identifica como único e irrepetible.

Ilustración 15. Consulta de incidentes

Campo ID o Número de GLPI. Por medio de este campo de identificación se ordena todos los

incidentes que aparecen en la grilla, para anticipar su consecutivo y/o entregar incidentes

registrados del GLPI su número. El identificativo de ordenación que se muestra al usuario es

un triángulo.

En caso de utilizar el campo Titulo, se reemplaza la ordenación por el campo actual, en este caso el del

Título. La ordenación por defecto que realiza el GLPI es por el campo “Última actualización” (ver Ilustración

15).

Comportamiento de la grilla.

º Mueva el puntero hasta la posición hasta la primera columna de la grilla, con el texto de

columna ID. La acción hace que cambie la forma del puntero por una mano.

º Con un clic, aparece un icono de triangulo, indica que la grilla esta ordenada por esta columna

de menor a mayor ().

º Con otro clic, aparece un icono de triangulo al revés, indica que la grilla esta ordenada por esta columna

de mayor a menor ().

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4.3.1.2. Cantidad de registros visualizados. Se puede controlar la vista de elementos, registros, que

aparecen en la grilla de incidencias del GLPI. La cantidad de registros de incidencia que se pueden

mostrar en el área de trabajo se controlan con el selector de Muestra “número de elementos por

pantalla” (Ilustración 16).

Ilustración 16. Número de elementos en la pantalla

Al seleccionar el usuario el selector (flecha abajo), aparecen los intervalos de elementos por mostrar, con

el ratón puede indicar de la lista los valores posibles; los demás registros que no aparecen en pantalla y en

caso de visualizarse se realiza con el botón de avance (flecha a dirección derecha) que queda en el extremo

derecho de la misma franja de Muestra.

4.3.2. Presentación del formulario de incidencias.

La visualización del formulario de incidencias ya sea para registro, modificación o consulta relacionada con

los incidentes se realiza al dar clic en el módulo de Soporte.

Ilustración 17. Ingreso a Incidencias

En la ventana de GLPI se encuentra las diferentes opciones de ingreso, para opción “Soporte” en Menú de

navegación: Inicio>Soporte>Incidencias.

El usuario puede optar por ingresar a las incidencias desde el menú principal (ver ilustración 16):

º Hacer clic en “Soporte”, y Seleccionar “Incidencias”.

º Por teclado también se puede llegar, con la combinación de ALT+ SHIFT + T

El usuario puede identificar diferentes opciones de trabajo al hacer uso de la barra de menú de Selección

Auxiliar, el cual tendrá las tareas que el usuario puede realizar que se encuentran en forma textual y sobre

el menú de navegación las puede hallar como Iconos (Ilustración 18).

Ilustración 18. Menú de Navegación en Incidencias.

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Relación entre los iconos y su función:

Añadir Incidencia. Crea un soporte de incidencia.

Buscar Incidencia. Busca un registro de incidencia que se haya definido en los campos de

búsqueda.

Incidencia en espera de su validación.

Cargar un marcador. Carga una plantilla de búsqueda.

Hoja de navegación de menús.

4.3.2.1. Formulario de la Incidencia. El Formulario que se presenta para el soporte a las incidencias cuenta

con los siguientes campos:

Ilustración 19. Formulario de registro de Incidencia

4.3.2.1.1. Fecha de apertura: Cuando se crea una incidencia este valor aparece automáticamente en tiempo

real. No hay que diligenciarlo

4.3.2.1.2. Tipo: Los tipos definidos son “Incidencia” y “Solicitud”, el valor por omisión es tipo “Incidencia” y

se deja con este valor para el llenado del formulario.

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Ilustración 20. Tipo de Incidencia

Incidencias: Para comunicar un fallo en el servicio. Cualquier

evento que no forma parte de la operación estándar de un

servicio y que causa o puede causar una interrupción o una

reducción de la calidad de dicho servicio.

Como mesa de ayuda, la incidencia requiere la atención, un

proceso y una solución.

4.3.2.1.3. Categoría: Dispone de un listado según se ajuste a la petición. Para esta selección solo nos

interesa los del grupo “>>Gestión” (según perfil del usuario).

Ilustración 21. Listado de Categoría

El usuario dispone del campo ya sea: Por selección de

búsqueda en la barra de listar al dar click (cuando se encuentra

en el campo y selecciona un ítem).

Y por búsqueda de texto sobre el campo (con el campo

seleccionado -este es resaltado, al escribir los tres primeros

caracteres, ejemplo: cor, deja para selección el ítem

“>>Gestión>Correo” en marco).

El usuario selecciona “correo”, y luego dar clic.

NOTA. Por lo general las solicitudes de GLPI están categorizadas y se tratan por correo electrónico.

Depende por el Asunto para tratamiento, ya sea como Correo; o si se recibe un documento físico en espera

de número de radicación en GLPI, como Correo análogo; también se debe verificar si es un Derecho de

Petición. Todo documento que se recibe se debe catalogar y enviar al usuario responsable en forma

inmediata.

4.3.2.1.4. Actor: Para identificar una entidad principal y participe de la Solicitud en la Incidencia (integrantes

que hacen parte de la mesa de ayuda) se tienen los siguientes actores: un “Solicitante”, un

Observador y un “Asignado a”.

“Solicitante”: [Usuario solicitante] Aquellos usuarios que conocen

y gestionan en GLPI para iniciar el Incidente. Refiérase al usuario

que solicita la petición. Generalmente el usuario solicitante es

quien crea la petición y llena el formulario.

Puede realizar búsqueda por texto o búsqueda del usuario

registrado en la lista que se despliega.

Ilustración 22. Solicitante

Al seleccionar el solicitante presionar [ENTER] o [click] con el ratón y saltar al siguiente campo del área,

campo grupo.

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“Grupo solicitante”: Define del solicitante el grupo al cual

pertenece, el listado define los grupos para la entidad que hace la

gestión.

Debe colocar la dependencia a la cual pertenece (Seleccionar

“Gestión”).

Presionar [ENTER] o Clic k o Tabular hasta el siguiente campo.

Ilustración 23. Solicitante y grupo.

“Observador”: (o Supervisor) Se trata de la/s persona/s que van a

ser informadas mediante correo electrónico de todas las

actuaciones que se realicen sobre un Incidente, ya sean usuarios

o persona interesadas en el mismo. Por el momento, esta área con

sus campos no se utiliza.

Debe permanecer en blanco (-----) el usuario observador y el

grupo observador.

Saltar al siguiente campo.

Ilustración 24. Observador

“Asignado a”: Corresponde al usuario encargado de resolver el

incidente. En su conjunto se compone de los campos de lista:

“técnico”, “grupo encargado de la incidencia” y “proveedor”.

“Técnico”: Compete la asignación del incidente al usuario

(técnico) que considere oportuno (o que este en espera de recibir

el documento) para su solución.

En este primer desplegable, encuentra una lista de usuarios, al que

puede hacer la selección por búsqueda de texto o por selección.

Seleccionado el usuario técnico presionar {ENTER] o click o

Tabular al siguiente campo.

Ilustración 25. Asignado a

“Grupo encargado de la incidencia”: registra la dependencia o el

grupo la cual pertenece el usuario encargado de resolver el

Incidente.

La búsqueda puede hacerla por nombre o por selección en el

campo.

Debe colocar la dependencia a la cual pertenece (Seleccionar

“Gestión”).

Presionar [ENTER] o Click o Tabular hasta el siguiente campo.

Ilustración 26. Selección del grupo al

que pertenece el usuario

“Proveedor”: Sólo se debe completar este campo, en el caso de que se conozca el grupo/usuario, por el

momento no se utiliza debe omitir este campo.

Dejar campo en blanco (-----)

Tabular hasta el siguiente campo

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4.3.2.1.5. Panel Intermedio, (del desarrollo de la Incidencia, ciclo de vida): Por el momento la utilización del

panel intermedio se omite. Se hace uso en caso de la categorización de la incidencia (sea un

Derecho de petición), que involucre prioridades y los cuales tienen unos términos de duración.

Involucra los campos de Estado, Urgencia, Impacto, Prioridad, Duración total, Origen de la

solicitud, Solicitud de validación, Elemento asociado y Ubicación.

º El usuario debe seguir a la sección “Titulo”.

Ilustración 27. Panel intermedio.

Como adición del tema panel intermedio, de la gestión de las incidencias, el soporte define el cubrir al

desarrollo de la necesidad, desde su creación como registro en el sistema GLPI hasta el cierre del incidente,

del estado del incidente; estos estados no son definibles o modificables, su implementación es el siguiente:

Nuevo.

En Espera,

En curso Asignada,

En curso Planificada.

Resuelto,

Cerrado.

4.3.2.1.6. Título: Descripción breve de la petición (mensaje o solicitud).

Ilustración 28. Campo Título

Para una caracterización de título (facilitar la organización en búsquedas del documento), al diligenciar este

campo tener en cuenta las siguientes recomendaciones: “Número. Nombre Apellidos. Cargo. Entidad.

Asunto. “. Dejar punto “.” y espacio entre los textos.

En caso de un correo electrónico para el “Número”, verifique antes cual es el último número generado de

toda la lista de incidencias del GLPI (Modulo Soporte>Área de trabajo), el numero consecutivo es el que

se escribe. (El documento debería renombrarlo antecediéndole con el nuevo número).

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Para el asunto, hacer una descripción resumida, según como el correo enviado para la incidencia.

º Luego de diligenciar el campo “Titulo” saltar al siguiente campo del formulario.

4.3.2.1.7. Descripción: Se debe introducir toda la información necesaria para evaluar y resolver la petición.

Ilustración 29. Campo Descripción de la Incidencia

º El cuerpo de la descripción sería el mismo texto del Título, con alguna descripción adicional.

En la realización de búsquedas del incidente, por este campo, nos permite encontrarlo fácilmente dado el

detallado. Se debe añadir información adicional de contacto (teléfono, mail, etc.) en los casos en los que el

contacto para la resolución del incidente no corresponda con el usuario solicitante.

Luego de diligenciar el campo con la información de “Descripción”, saltar al siguiente campo (pasar al botón

“Examinar…” - Documento Asociado).

4.3.2.1.8. Documento asociado: necesario, adjuntar archivo con datos o información sobre la petición.

El usuario que diligencia el formulario tiene las siguientes

opciones:

La opción de botón “Examinar” lo encamina a la ubicación del

archivo a adjuntar.

La opción de “Arrastrar y soltar…” le permite ubicar primero el

archivo en el explorador de archivos, luego con el ratón,

arrastrarlo y soltarlo dentro del área blanca.

Ilustración 30. Documento asociado

Una vez anexado el archivo, en caso de equivocación, tiene la opción de eliminar el archivo (con el icono

de que aparece en el extremo derecho del archivo anexado.

Ilustración 31. Archivo ya asociado

El archivo a cargar en el formulario de registro debe tener un máximo 2 MB (posteriormente entrando al

incidente, se podrán añadir más archivos).

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NOTA. Los archivos que llegan en forma física, para solicitud de incidente GLPI, deben ser primero

escaneados para posterior registro y subir el archivo en el formato que llega por correo electrónico, al

Examinar. Luego, el archivo físico se entrega a la persona responsable de la petición, con la anotación del

número de registro GLPI. Aquellos archivos que llegan por email para solicitud de GLPI, deben ser

anexados desde una ubicación fija para luego registrar y reenviar con la anotación de número de GLPI a

la correspondiente persona responsable.

4.3.3. Barra de búsquedas.

El contenido que aparece en la ventana de soporte e incidencias cuenta con una herramienta de búsqueda,

y le permitirá realizar la tarea con los siguientes campos según criterios:

Ilustración 32. Barra de búsquedas de GLPI

Para identificación resaltamos de la barra de búsqueda los siguientes iconos y campos de lista:

o “Añadir un criterio de búsqueda” (icono de +),

o “Añadir un criterio de búsqueda global” (icono de + y fondorojo),

o “Mostrar la papelera” (icono de no caneca),

o campo selección “Característica”,

o campo selección “Criterio”,

o campo selección “Valor”,

o botón de comando Realizar búsqueda- “Buscar”,

o icono “Guardar como marcador” (Estrella punto rojo) e

o icono “Borrar” (circulo con una X).

Ilustración 33. Composición de la barra de búsquedas

Del campo de lista Característica los tipos de selección más importantes para las búsquedas son: del grupo

“Característica” Titulo, Descripción, ID y del grupo Seguimiento la “Descripción”.

4.3.3.1. Definir los criterios de búsqueda. Debemos tener dos criterios para hallar el registro de la incidencia

con el número de GLPI.

Criterio Valor Realizar búsqueda Característica

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o En el primer campo de lista Característica ubicar el valor a: Estado.

o El siguiente campo de lista Criterio seleccionar: es.

o El tercer campo de lista Valor: Todos.

En el extremo izquierdo, de la misma barra, el icono de (+) le permite agregar un nuevo criterio de

selección.

o Oprimir si no ve un criterio de selección bajo la principal.

Si aparece más de una barra, utilice el icono de (-), para eliminar el criterio sobrante. El icono de

ocultamiento vertical, permite mostrar u ocultar los criterios.

En el nuevo criterio, se agrega un nuevo campo de lista Conector (conexión con el anterior criterio de

búsqueda),

o Asignar: AND (Y),

o Para la nueva Característica listar: ID,

o En Criterio: contiene, y

o Valor: digitar el número GLPI a buscar (Ej. 42026).

En caso de que la búsqueda no arroje resultados cambiar los valores de la barra agregada, así:

o Característica: Titulo,

o Criterio: contiene, y

o En Valor: digitar el número de radicación de correspondencia (Ej. “EE45020”).

Puede agregar un nuevo criterio (+), y realizar la búsqueda por la

o Característica: “Seguimiento --Descripción”,

o Criterio: contiene, y en

o Valor: el número de radicación de correspondencia.

4.3.3.2. Crear un marcador para búsquedas posteriores. Puede optar por guardar los criterios

seleccionados con el icono (una estrella con punto rojo en centro) “Guardar como marcador”,

para búsquedas posteriores.

o Oprimir "Guardar como marcador”.

Debe definirle un Nombre al marcador para identificación dentro de los marcadores de búsquedas en el

formulario de registro Guardar como marcador,

o Luego con el botón de comando “Agregar”, queda guardado la instrucción plantilla en el GLPI para

nuevas búsquedas.

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Para llamar a un marcador previamente guardado, en el menú de navegación incidencias, se encuentra

un icono de estrella “Cargar un marcador”.

o Para llamar al marcador grabado, identificarlo por el “nombre”.

o Oprimir el botón “cargar” asociado a él. (ver ilustración 34).

Ilustración 34. Crear y Cargar un marcador.

El resultado de los filtros agregados para la búsqueda, mostrará los valores coincidentes con el criterio en

una grilla en la pantalla de GLPI, debajo de los criterios (ver Ilustración 35).

En forma resumida, esta grilla o tabla, identifica los campos en el encabezado de columna y última fila: una

caja de chequeo como referencia para realizar Acciones, el ID de la incidencia, el Titulo, Estado de la

incidencia, fecha de última actualización, fecha de apertura y Prioridad de la incidencia.

Ilustración 35. Valores encontrados por criterio.

Los datos del número de incidente, se muestran en color negro; mientras en color verde (campo Titulo)

identifica un enlace que le permitirá visualizar el formulario de registro completo. Se observa también el

Estado del incidente, para el ejemplo, el ID: 42026 está Cerrado.

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Para ingresar al registro seleccionado (de una fila), tiene que hacer un click sobre el cuerpo del Título.

Ilustración 36. Vinculo al incidente

4.3.4. Realizar el seguimiento

Al acceder a un registro de Incidencia, ya sea para modificar el incidente, anexar un documento o archivo,

agregar un seguimiento y variar el estado, podemos observar en la pantalla de “GLPI – Incidencias” una

barra lateral dividida en secciones, junto al nombre de cada sección (o actividad para realizar) aparece

además un número (x) que indica el número de entradas en esa sección, del ejemplo de incidente “ID

42026” muestra: 7 seguimientos, 4 Documentos adjuntos y 27 entradas en el histórico.

Las siguientes secciones son los de mayor relevancia, donde la opción resaltada en blanco es la función

por defecto al ingresar al GLPI y visualizado en la pantalla como formulario.

Ilustración 37. Sección de la incidencia

o Incidencia. Muestra el registro del incidente.

o Seguimientos. Muestra los seguimientos que se le han realizado al incidente y sus actualizaciones.

o Documentos. Muestra los documentos (o archivos) que se han anexado al incidente.

o Histórico. Muestra los cambios históricos, las actualizaciones y seguimientos a incidentes, según un

campo. Una traza al registro desde que se creó.

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4.3.4.1. Verificar seguimientos y documentos del Incidente. Consultamos las secciones de “Seguimientos”

y “Documentos” para verificar si ya se encuentra el o los seguimientos del archivo a subir en la

sección Seguimientos, el archivo anexo de respuesta en la sección Documentos y cerrado el estado

en la sección Incidencia.

Por ahora, verifique la existencia de seguimiento al número de incidente. Para hacer una acción de

seguimiento, señale y de

o un clic k en la sección, a la opción “Seguimientos”. (continuar con 4.3.4.1.1. Acción de Seguimientos).

Ilustración 38 .Sección Seguimientos

Verificar si el documento, al número de incidente, no se ha subido. Para hacer una acción de documento,

señale y de

o un clic en la sección, a la opción “Documentos”. (4.3.4.1.2. continuar en la Sección de Documentos).

Ilustración 39. Sección Documentos

4.3.4.1.1. Acción de Seguimientos. Esta acción permite seguir la traza a un documento dado, con su

correspondiente registro, quien lo realiza y cuando lo hizo.

Se mostrará información en la ventana con: el “Titulo” de la anotación del incidente y el número del incidente

“ID” como encabezado, un botón de comando “Reabrir la incidencia” (en caso de que la incidencia este

cerrado por el usuario técnico asignado) de otro modo según el ciclo de vida, aparece el botón con la opción

“Añadir un nuevo seguimiento” (Ilustración 40).

Ilustración 40. Botón de Seguimiento ya cerrado o Botón Nuevo seguimiento.

Al añadir un nuevo seguimiento (se visualizan en forma ordenada para la Incidencia una “lista de

seguimientos”, desde el mes actual hasta el más antiguo) se categorizan en periodos por fila, donde cada

fila contiene: un icono de usuario, la descripción del seguimiento, el usuario que creó el seguimiento o

responsable de la incidencia, y fecha y hora de creación de la incidencia (Ilustración 41).

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Ilustración 41. Identificación de la Pantalla de Seguimientos

Si no se encuentra ningún registro de seguimiento, por ser recién creado o está en proceso la Incidencia,

en la ventana debajo del botón aparece un banner con el mensaje de: “No hay seguimiento para esta

incidencia.”

Al presionar el botón “Añadir un nuevo Seguimiento”, creará un registro del momento y en espera de la

descripción (proceso, control, quien, como, cuando, numero de radicados, etc.) que tiene para el incidente

(Ilustración 41).

Observación de verificación:

o Chequear los números de GLPI y de Correspondencia físico contra la lista de Seguimientos.

Como necesitamos subir un archivo de respuesta de un incidente, se revisan números de correspondencia

por seguimiento,

Ejemplo: el número de ID: “42026”, existe un documento de

respuesta, identificado como: GLPI 42026 EE 9464.pdf

Ilustración 42. Archivo físico escaneado

Al abrir este archivo, se muestra en el encabezado la

información del número de correspondencia: oficio No.

8002015EE9464 de 31/08/2015.

La información concuerda en la Sección “Seguimientos” del

GLPI con el archivo abierto. Ilustración 43. Radicado de

correspondencia

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En caso de no tener la información, es deber del usuario

responsable de la respuesta al incidente haber diligenciado el

seguimiento con el número de oficio para el número de GLPI. Ilustración 44. Registro de seguimiento

NOTA: Si hay diferencias al observar el contenido, debe hacerse corrección al formato que le corresponde;

si es el nombre del archivo el que difiere, cámbiele por los valores del contenido del radicado de

correspondencia (ej. EE 9464) y/o el ID de GLPI con el que se encontró en el sistema (Ej. GLPI 4026).

En el ejemplo ilustrado, el nombre del archivo (PDF) y su contenido (número de

radicado) tienen similitud con la ventana de seguimiento de GLPI.

4.3.4.1.2. Sección de Documentos. Verificar si un documento ya se encuentra registrado en la Incidencia

es revisar en la sección Documentos y visualizar si el archivo a subir coincide en la información

o ya se encuentra en los documentos anexos del incidente con el mismo nombre. Hacemos clic

sobre la opción “Documentos” (Ilustración 45).

Ilustración 45. Sección de Documentos

Aparecerá una grilla con la información de archivos anexos al número de incidente dado (ver Ilustración

46).

Ilustración 46. Grilla de Documentos

Como el documento ejemplo no se encuentra dentro de la grilla de “Documentos”, y existe una referencia

en Seguimientos, falta subir el archivo al sistema GLPI.

Podemos hacer clic k sobre algún documento, se abrirá en una nueva pantalla para visualizar su

contenido.

o Seleccione un archivo sobre la columna Archivo para visualizar. De un click. (Solo se permite la

visualización de un documento a la vez. Al abrirlo se ejecutará sobre el explorador, para cerrar utilice

la opción de cerrar pestaña.

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Si concuerda un documento con el archivo a subir, (en nombre y contenido), omitimos el cargue del archivo

en el paso de los archivos de la Incidencia.

4.3.4.1.3. Agregar el Seguimiento. Ya verificado en el sistema que no existe el Seguimiento y el Documento,

procederemos a la acción de agregar el seguimiento:

o Click de nuevo en la opción de “Seguimientos”, y luego en el

o botón “Reabrir la incidencia”, damos click.

Ilustración 47. Botón Reabrir incidencia

NOTA: No es necesario realizar esta acción en caso de ser una incidencia nueva y los documentos son

entrantes. En caso de ser nueva la incidencia y con oficio de respuesta (para el ejemplo del grupo

Archivo), el paso a seguir es:

o Crear el seguimiento. Ejemplo. Se hace la descripción de: “se escanea oficio de respuesta y se sube

al repositorio” y el número del oficio de respuesta.

o Luego se hace la opción “Añadir”, con lo cual queda el registro de seguimiento con el usuario, la fecha

y hora actual.

o Siguiente paso, “Añadir un archivo de la Incidencia”.

Se abre la interfaz de seguimiento para edición de la incidencia con los campos de “Descripción” y “Añadir”,

también el origen del seguimiento y su privacidad. (Ver Ilustración 48).

Ilustración 48. Pantalla abierta de Seguimiento,

En el formulario abierto de “Reabrir la incidencia”, en la caja de texto:

o “Descripción”, escribimos la operación que estamos realizando o la razón por la que se abrió la

incidencia; para el ejemplo escribimos: “Se escanea oficio de respuesta y se sube al repositorio.”,

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o La agregamos a los seguimientos con el botón “Añadir”. Los demás campos se pasan por alto.

4.3.4.2. De los archivos de la Incidencia. Para subir el archivo a los documentos que hacen parte de la

Incidencia, después de realizado la anotación en Seguimientos, podemos realizar esta tarea por la

sección “Incidencia” o la sección “Documentos”.

4.3.4.2.1. Añadir un archivo por sección Incidencia. Señalamos en el área de secciones “Incidencia” y

damos click.

Aparece el formulario de registro de la Incidencia, con la información que se hizo al crear el incidente.

Ilustración 49. Incidencia

o Click en “Examinar”, para subir el archivo como documento anexo al incidente.

o Ubicamos el archivo en el explorador y le decimos Abrir.

o Tras la carga, presionamos el botón “Guardar”.

Ilustración 50. Mensaje de carga del archivo

Mediante un mensaje de carga del archivo, el documento temporal se agrega a la pantalla del formulario

de Incidente. Se menciona: el nombre y extensión del archivo, el tamaño del archivo, una etiqueta con un

esquema de valores y un icono con la acción para suprimir el archivo.

Si el usuario cambia de sección sin haber guardado, se pierde la carga del archivo y el mensaje.

4.3.4.2.2. Añadir un archivo por sección Documentos. Añadir un archivo con opciones de acción,

verificación y control, puede realizarse por medio de la Sección Documentos.

Todo archivo tipo documento o imagen del documento, al igual que por la sección Incidencia que se hayan

guardado, se pueden gestionar por la Sección de Documentos.

Ilustración 51. Documentos

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Ilustración 52. Sección Documentos

o El usuario debe presionar el botón “Examinar” (Ilustración 53),

o Ubicar la ruta del archivo a subir, y presionar “Abrir”(Ilustración 55),

o Por último, presionar el botón “Añadir un archivo nuevo” (Ilustración 54).

Ilustración 53. Botón Examinar de Documentos

En caso de tener un archivo el tamaño mayor a 2 MB, se requiere dividir el archivo en partes menores al

tamaño permitido antes de subirlo; la ventana de Documentos, lleva el registro del cargue de documentos

en donde se visualiza los campos: Nombre (registro de incidencia y numero), Entidad, Archivo

(denominación del documento), y la Fecha (fecha de cargue del archivo).

Ilustración 54. Botón Añadir un archivo nuevo

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Ilustración 55. Búsqueda de archivo para cargar

4.3.4.3. Del Cambio de Estado de la Incidencia. Cuando se reabre una incidencia, cambia el valor de

“Estado” (de “Cerrado” a “En curso (asignada)”), debemos dejarlo en el estado en el que

observamos al buscar el número de GLPI. (En el ejemplo, estaba el Estado: “Cerrado”).

o En el área de secciones hacemos clic en “Incidencia”.

o Del campo Estado, de la lista señalamos el estado “Cerrado”.

Ilustración 56. Estado Cerrado

Dado el caso, que la incidencia ya cumplió con todo el ciclo de vida y se desea hacer la conclusión (ya

solucionado o terminado el proceso), se cambia el estado por el valor de “Cerrado”.

Así queda el precedente del incidente con las conclusiones, los números remisorios en el seguimiento y su

estado cerrado.

4.3.4.4. Guardar el seguimiento y documento. Con el documento ya anexado y realizado el cambio al

estado (ejemplo “cerrado”) debemos guardar todo el trabajo, por lo que hacemos clic en el botón

“Guardar”.

Ilustración 57. Botón Guardar

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Los cambios de sección hacen que los datos de los formularios con información nueva se pierdan, solo

hasta cuando se presiona el botón guardar son registrados en la base de datos del GLPI.

5. ANEXOS

Anexo 1. Flujo del Proceso de Solicitudes GIT de Administración Geomática.

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

1

Encabezado

Se modificó el grupo interno de trabajo a Administración Geomática de acuerdo la nueva estructura organizacional de la Subdirección de Geografía y Cartografía, así como su codificación. Se modifica el nombre del instructivo.

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1 Se definen las dependencias involucradas en el proceso.

3.2. Se definen los responsables, acorde con el nuevo GIT encardado de la operación del aplicativo GLPI

4

Por cambio organizacional, el instructivo pasa a ser del GIT de Gestión de proyectos geográficos y cartográficos al GIT Administración Geomática, por lo tanto se cambia toda la responsabilidad del capítulo 4 – Operación, en los casos que aplique.

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Elsa Piedad Sandoval Cabrera

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Lady Gilari Torres Becerra

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Ana Claudia Tuta Montenegro

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Marly Esther de Moya Amaris

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Marco Tulio Herrera Sánchez (A)

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1

FLUJO DEL PROCESO DE SOLICITUDES GIT DE ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA


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