Optimización de procesos de negocios - Olga Baquero

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1 Optimización de procesos de negocios cómo: Cuentas por pagar y contrato entre otros Olga Lucía Baquero Soluciones de Industria Gerente para la Región Países Habla Hispana

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Optimización de procesos de negocios cómo:

Cuentas por pagar y contrato entre otros

Olga Lucía BaqueroSoluciones de Industria

Gerente para la RegiónPaíses Habla Hispana

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Las organizaciones Inteligentes, interconectadas, instrumendas pueden:

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Todas las industrias necesitan convertirse en industrias más inteligentes…

Mejorar el desempeño de negocio al enfocarse en el cliente

Optimizar costos y ser más ágil al repensar los modelos de negocio y simplificar arquitecturas.

Lograr una Gestión del Riesgo más inteligente al optimizar los procesos críticos de negocio y apalancados en el análisis de la información

Con la gran cantidad de contenido, necesitamos formas para capturar y convertirla

en información accionable.

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La cantidad de nueva información que se crea diariamente—ocho veces más que la información de las bibliotecas en USA3

15 petabytes

10xLa cifra que se proyecta de crecimiento de la cantidad de información digital para el 20112

Cantidad de información no estructurada (emails, blogs, etc) que es difícil de manejar y seguir.

80 %

1 Gartner/Forrester, 2, 3 Unknown

Competencia IntensaCon un crecimiento del número de fusiones y adquisiciones, desinversiones y los proveedores privados de servicios bancarios

Aumento radical de supervisiónEstá marcando el comienzo de una nueva era de intervención del gobierno

Rápido crecimiento de las expectativas de los clientes por ofertas y servicio de asesoramiento imparcial

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Pero para ser más inteligentes, las empresas tienen un conjunto de retos por resolver

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1. Reconstruir la confianza

2. Crecimiento y Rentabilidad

3. Reducir el riesgo de crédito y operacional.

4. Reducir costos

Prioridades más importantes de la industria…La prioridad es diferente para cada empresa

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Enfocarse en una de las tres propuestas de valor y ser bueno en eso!!!

Ofertas de valor para la línea de negocio (LOB)

• Reducción de papel

• Mejoramiento de los Procesos

• Gestión de registros• Cumplimiento• Storage & archive

Nuevos e innovadores proyectos de ECM

• Consolidar la originación de préstamos

• Consolidar la apertura de cuentas nuevas

• Consolidar los sistemas de gestión de casos

• Mejorar los procesos de decisión ad hoc

• Facilitar los servicios de la cadena de suministro

• Ofrecer los servicios electrónicos de seguridad

Optimización y Consolidación

• Consolidatr las implemenntaciones de ECM

• Aprovechar la información que está en el contenido

• Introducir los estándares de ECM

• Optimizar el sistema de captuar

• Actualizar la automatización los procesos de negocio

• Aplicar las mejores prácticas de ECM

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Las Soluciones de ECM proveen valor y beneficios para la línea de negocios en las empresas…

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BENEFICIOS:• Reducción de papel y procesos

manuales• Mejora de los procesos y refuerzo de

reglas de negocio• Productividad en el procesamiento

(STP)• Reducción en el tiempo de los ciclos• Gestión y captura de los documentos

en la apertura de cuenta • Gestión de todo el proceso de

préstamos• Captura y retención confiable de los

documentos• Gestión de los registros y

cumplimiento• Archivado

Businesslending

Studentlending

Consumerlending

Mortgagelending

Credit cardprocessing

Consolidatingcase systems

Wealthmanagement

Trust Banking

Fraud and illegaltransactions

Wholesalebanking Current account

opening

ECM

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Procesos basados en papel

ANTES – Unica Ubicación, prolongados tiempos de espera…

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DESPUES – Sin papel, Reducción del tiempo de los ciclos

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Si tuviera que elegir uno sería el de préstamos más inteligentes…

ENTREGAR una EXPERIENCIA más ATRACTIVA PARA EL CLIENTE¿Podemos aprovechar la información de los clientes para tener nuevas ideas, romper los silos para una integración entre los canales, líneas de productos y así crear una experiencia más atractiva, y más conveniente, permitiendo a los clientes crecer y proteger su capital de forma más eficaz?

CONSTRUIR PROCESOS Y SISTEMAS INTELIGENTES Y

FLEXIBLES¿Podemos simplificar y racionalizar el back-office para reducir en general su complejidad

operativa, llevar rápidamente nuevos productos y servicios al mercado, reducir

costos y riesgos significativamente, y cumplir mejor con las regulaciones?

Préstamos más inteligentes se anticipa a las necesidades de los clientes y entrega una decisión mucho más rápido – servicios y prodcuctos innovadores,

más coherente y ágil que las demás ofertas del mercado.

LOGRAR una GESTION INTEGRAL e INTELIGENTE del RIESGO¿Es posible optimizar el riesgo financiero y operativo para llegar a una visión totalmente integrada del riesgo, comprender y gestionar la exposición al riesgo y recompensa y colaborar en la promoción de reglamentos y sistemas de gobernabilidad a nivel mundial?

Puntos de contacto

PRESTAMO

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$70.00$400.00$175.00$275.00$545.00$Projected Savings

$(50.00)$(25.00)$(5.00)Electronic f unds management(Use wire transf er)

$(20.00)$(100.00)$(50.00)$(75.00)$(75.00)$(5.00)Electronic transport of docs/data(Implementation Imaging)

$(50.00)$(100.00)$(100.00)$(100.00)$(150.00)Auto data validations(Implement Smart Docs)

$(100.00)Automated vendor integrations(Integrate Sof tware)

$(100.00)$(75.00)$(150.00)Automated task completion(Rules Based Workf low)

$(25.00)$(50.00)$(15.00)Automated eligibility , price lock(Integrate Sof tware)

$(20.00)Auto-distribute product/price(Implement Model)

$(50.00)$(15.00)$(10.00)Collect Data once(Change Process)

$75.00$750.00$200.00$350.00$950.00$150.00IMPROVEMENT OPPORTUNITY

EJEMPLO: Reducción sustancial de costos por la racionalización del proceso de préstamos ...

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PROVEEDORES

Factura Electrónica

Papel

Fax

ERPIngreso Manual de los DatosERP

Proceso

Excepción

Pago

CLIENTE

Estado del Pago

Procesamiento de Facturas de Proveedores

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Fundamentos del Flujo de trabajo de las imágenes• Los "Documentos“ de papel pueden ser formularios (las solicitudes de

empleo, hipoteca ó préstamo), facturas ó declaraciones, impresiones, etc

• Todos necesitan ser escaneadas para digitalizarlas (convirtiéndolos en papel a imágenes digitales)

"Todos” excepto por los formularios electrónicos (e-forms) y otros documentos nacen en formato digital

• Todos necesitan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ó el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con el fin de extraer información que puede utilizar como metadata y para el enrutamiento ó flujo de trabajo del contenido.

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ANTES de PIE (Production Imaging Edition)

Cuentas Por Pagar

Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 4 – 8 semanas

AsistenteOrdena Facturas

Facturas enrutadas a

procesadores

Facturas listasPara procesar

Procesador revisaLa precisión de

las facturas

Proceso de PagoBasado en los

Términos

Se enrutan facturasAl aprobador

Aprobadores revisanLas facturas y resuelveCualquier discrepancia Facturas se publican

para pago

Pago realizado aLos proveedores

Documentos de pagoEnrutados para ser diligenciados

Documentos diligenciados

DocumentosDisponibles para

Búsqueda y Recuperación

Facturas aprobadasPara pago

Factura se regresaAl procesador

Proveedor envía factura al

cliente

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DESPUES de PIE (Production Imaging Edition)

Cuentas Por Pagar

Proveedor envíafactura

Asistente escanea facturas

Almacena la imgen de la

factura y se hace metadata online

Automaticamente enruta

discrepancias

Aprobador autoriza facturas

onlineEnvía pago al

proveedor

Proveedor ingresa al portal por preguntas

Se publican automaticamente

las facturas al ERP

La factura esEnrutada

automáticamente

Procesador revisa la factura

online

Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 1 – 4 días!!!

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Cómo PIE mejora el proceso de cuentas por pagar y cualquier otro proceso basado en papel Drásticamente reduce los recursos necesarios para la gestión del

proceso Drásticamente reduce el tiempo necesario para avanzar el

proceso Mejora la comunicación con el proveedor (ó cliente) Mejora el servicio con el proveedor (ó cliente) Mejore el flujo de caja y el crecimiento del negocio Reduce el costo de la transacción Reduce los costos por el almacenamiento de papel Hacer más con menos recursos

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ANTES de PIE (Production Imaging Edition)

Solicitud de un Préstamo

• Requiere la intervención umana

• Actividad parcialmente automática

• Latencia en el procesoLatencia en el proceso• Actividad

completamente automatizada

• Este es un ejemplo real de un cliente de IBM, This is a real example from an IBM customer, compañía de procesamiento de hipotecas.

• En gran parte un proceso manual, alto involucramiento de los empleados y con una amplia latencia.

• Muchos pasos en el proceso principal y secundario de solicitud

PossibleRegistration

Deliver toUnderwriter

Sort for 10 Regions

Sort Mail

Docs FAXed

Underwrite Loans

Order FloodInsurance

Generate & Fax ApprovalLetter

Underwriter Inbox

Manager Outbox

Committee Outbox

Committee Inbox

Manager Outbox

ManagerInbox

UnderwriterOutbox

Underwriter Inbox

Regional Inbox

Mailroom Outbox

C.

CommitteeReview

Deliver toCommittee

Manager Review

Deliver toManager

ManagerDistribute

Deliver FileDesignatedRegions

Fileroom Inbox

Outbox toPortfolioDepartment

Generate Barcode

B.A.

Deliver to File Room

Generate Reject Letter and fax out

Generate RejectLetters andFax themout

Fileroom Inbox

Outbox toFileroom

MortgageInsurance Inbox

File the FileGenerate Barcode

Deliver file to Fileroom

1008 fax toMortgageInsuranceCompany

A. M ortgage Insurance

Deliver toManager

Manager Outbox

UnderwriterOutbox

Deliver to PortfolioDepartment

Change Condition Status in Bravura

Restatus Loan & fax DispositionLetter

Fileroom Inbox

Outbox toFileroom

Underwriter Inbox

ConditionsOutbox

Wait for Conditions

Deliver toFileroom

C.

Review Conditions

Deliver ConditionsTo Underwriter

Match ConditionsWith File

Conditions faxed

B. Conditions Processing

File the File

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Loan Origination – After PIE

• Muestra un claro valor al implementar PIE para ampliar ECM, específicamente BPM.

Assistant reviews conditions

Index Documents Route to

Assistant

B. Conditions Processing

Done.

Restatus Loan & Letter , Fax disposition

B.

Fax Received

Generate Other InternalDocuments

Generate Reject Letter& fax toCustomer

Manager Queue

Underwr ite Loan

Possible LP & DUQC & Index

DocumentsPossibleRegistration

Start of C.

B.Auto IndexDocuments

Generate & fax Approval Letter

Order Flood & MortgageInsurance

Underwr iter Inbox

Release to IDMFAX

Received

Route toUnderwr iter Route to

Manager

Route toUnderwr iter

Queue

Route toAuditing

Audit Loan

Route to Review

ReviewProcess

Auto TransferFrom Loan OriginationSystem

• Requiere la intervención umana

• Actividad parcialmente automática

• Latencia en el procesoLatencia en el proceso• Actividad

completamente automatizada

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La Nueva Ruta, Procesamiento Directo

RESULTADOS

El proceso de redujo de 7 días a 48 horas o menos.

Se redujeron los pasos y se eliminaron los sub-procesos

Soporta un incremento de 400% del volumen de préstamos

Se redujo el costo por préstamo de $250 a $60

76% de ahorro en costos

No se perdieron mas documentos

Menor esfuerzo en las transferencias de los documentos Casi que se eliminaron por completo las tareas manuales

Mínima interacción humana

Todas las partes, incluyendo los clientes, ahora tienen acceso inmediato a la información y son parte de la solucón.

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Gracias