Optimización del proceso de producción documental yexternalización del servicio de gestión del IESEIESE Business School, una de las escuelas de negocios de referencia a nivel mundial, ha confiado en la tecnología y servicios de Ricoh para simplificar suproceso de gestión documental y obtener a su vez un mayor nivel de servicioy funcionalidad.

El retoLa flota de impresión había tenido un gran crecimiento debido a los distintos colectivos a los que da servicio IESE y a los distintos edificios que existen en una misma sede, dando lugar a multitud de fabricantes y modelos, varias tipologías de contratos, equipos fuera de garantia por su antigüedad, que no cubrian las necesidades de dichos colectivos y del cliente final, cliente de programas u otros como alumnos del IESE y de su personal Staff.

Esta situación daba lugar a un alto nivel de insatisfacción por parte de los usuarios, un bajo nivel de confidencialidad de los documentos, un servicio muy heterogéneo y una alta complejidad tanto en los procesos de TI como en los de compras. Además, la tecnología de los equipos tradicionales no permitía extraer datos para contabilizar el uso del parque de impresión y esto hacía que el usuario acabara por imrpmir más; también el total de impresoras repartidas por el edificio elevava el consumo. Asimismo, la tecnología implantada no disponía de una normativa de impresión ni marcar métricas o diferenciar entre tipos de usuarios y colectivos.

La Solución de RicohMANAGED DOCUMENT CONSULTING (MDC)IESE contrató al equipo de consultoría de Ricoh para realizar un análisis y diagnóstico del parque y costes de operación del IESE, proponiendo 2 modelos de equipos multifuncionales y un solo modelo de impresora. Además se propuso:

• Solución de Autenticación, Autorización y Accounting (AAA Equitrac) mediante tarjeta corporativa integrada en el LDAP para la restricción del color y el pago por impresión en blanco y negro. Además permite asignar costes a departamentos.

•Funcionalidad de impresión segura que sólo permite elegir el dispositivo de impresión al estar identificado delante de equipo.

•Software de toma de decisiones de enrutamiento de trabajos según el estado del dispositivo.

TRANSFORMACIÓNTanto Ricoh como IESE dispusieron un Project Manager respectivamente como responsable de la implantación de la solución sin interrupción para los usuarios, cumpliendo las fechas acordadas con el cliente e incluyendo la realización de pruebas piloto. Además, lideró la gestión del cambio consistente en un plan de formación multilingüe y en la elaboración del material de comunicación sobre el cambio para los usuarios, asegurando también la total integración de la tecnología Ricoh con los sistemas de IESE.

OPERACIÓN•Técnico in situ 4 horas al día, monitorización de equipos con @Remote y equipos de backup; todo ello supervisado por un Contract Manager.•Servicio técnico plenamente centralizado.

GOBIERNOReporte mensual de SLAs, gestión de los mismos y consultoría recurrente anual dando control y visibilidad a IESE sobre las políticas de gestión documental definidas en línia con los servicios internos del IESE, como por ejemplo:

•Precio único por página para controlar gastos con precios específicos según colectivos gracias a la integración de la plataforma EQUITRAC de gestión del sistema con el Directorio Activo (LDAP) del IESE.

•Uso de funcionalidades especiales para maximizar la productividad.

•Impresión en dúplex por defecto.

•Control del uso del color.

CASO DE éxITO

Reducción del parque de dispositivos superior al 50%

20% de ahorro en costes

Mejora en los tiempos de respuesta y en la calidad de servicio

Los hechos y cifras citados en este catálogo están relacionados con casos de negocio específicos. Las circunstancias individuales pueden producir diferentes resultados. Todos los nombres de servicio, producto, marca y empresa son propiedad y marca registrada de sus respectivos dueños.

Copyright © 2010 Ricoh Europe PLC. Todos los derechos reservados. Este catálogos, su contenido y/o diseño no deben modificarse ni adaptarse, copiarse en parte o en su totalidad ni incorporarse como parte de otros documentos sin el previo consentimiento escrito de Ricoh Europe PLC.

www.ricoh-europe.com

Acerca del cliente

IESE es una de las más prestigiosas escuelas de negocios a nivel mundial, comprometida con el desarrollo de líderes empresariales que tengan un positivo y profundo impacto en las empresas y la sociedad. Dispone de campus en Madrid y Barcelona, así como oficinas en Nueva York, Munich y Sao Paulo.

¿Por qué Ricoh?

Dadas la posición de mercado y la experiencia aportada, Ricoh es la compañía que ha ofrecido la mejor solución integrada de tecnología y servicios y ha dado mayor confianza al cliente.Además, la fase de Gobierno del Modelo de Gestión Experto de Ricoh a través de todos sus componentes es la mejor forma de controlar y disminuir los costes totales de gestión documental de forma sostenida en el tiempo.

Ventajas

La nueva solución de gestión documental del IESE gestionada a través del Modelo Experto de Gestión de Ricoh ha aportado las siguientes ventajas:• Reducción de costes directos: identificación y reducción del TCO directo.• Reducción de costes indirectos: una sola factura, facilidad de gestión de consumibles, instalaciones, formación…• Incremento de la productividad: mayor velocidad y mayores funcionalidades como por ejemplo el Scan-to-Mail, Scan-to-Folder, LanFax...• Incremento de control y transparencia de costes: precio único por página, software de monitorización y control de los equipos y centralización del servicio técnico.

Comparativa de mejora

SITUACIÓN ANTERIOR

81 Impresoras28 Copiadoras

4 Multifuncionales24 Faxes

137 Total equipos

NUEVO MODELO:

28 Impresoras50 Multifuncionales

78 Total equipos

•Ratiodecolor

•Volumenytrabajosimpresosporcada usuario

•PorcentajedeequiposconAAA

•Ratiodeusuariosporequipo

•Ratiodeconectividaddeequipos

•Velocidadesmediasdeimpresión

•Costesdeimpresión

•Uptimedelosequipos

KPIs de control de politicas de impresión

Políticas establecidas en el nuevo modelo

• Habilitación de duplex y funciones especiales para todos los equipos.• Conectividad total y establecimiento de equipos backup.• Pantallas adaptadas a los usuarios.• Racionalización del uso de color.• Distribución centralizada en áreas departamentales e integración de procesos documentales.• Externalización de la gestión del parque de equipos de producción documental.

Los hechos y cifras citados en este catálogo están relacionados con casos de negocio específicos. Las circunstancias individuales pueden producir diferentes resultados. Todos los nombres de servicio, producto, marca y empresa son propiedad y marca registrada de sus respectivos dueños.

Copyright © 2010 Ricoh Europe PLC. Todos los derechos reservados. Este catálogos, su contenido y/o diseño no deben modificarse ni adaptarse, copiarse en parte o en su totalidad ni incorporarse como parte de otros documentos sin el previo consentimiento escrito de Ricoh Europe PLC.

www.ricoh-europe.com

Acerca del cliente

IESE es una de las más prestigiosas escuelas de negocios a nivel mundial, comprometida con el desarrollo de líderes empresariales que tengan un positivo y profundo impacto en las empresas y la sociedad. Dispone de campus en Madrid, Barcelona, así como oficinas en Nueva York, Munich y Sao Paulo.

¿Por qué Ricoh?

Dada la posición de mercado y la experiencia aportada, Ricoh es la compañía que ha ofrecido la mejor solución integrada de tecnología y servicios y ha dado mayor confianza al cliente.Además, la fase de Gobierno del Modelo de Gestión Experto de RIcoh a través de todos us componentes es la mejor forma de controlar y disminuir los costes totales de gestión documental de forma sostenida en el tiempo.