ORFEO - Plantilla memorando firma mecánica. Instituto de ... · 1. Manual Parque Automotor, la...

MEMORANDO *20161350221463* OCI

20161350221463 Al responder cite este número

1 Este documento está suscrito con firma mecánica autorizada mediante Resolución No. 106583 de diciembre 10 de 2014

PBX: 3386660 - 3445000 Calle 22 No. 6 - 27 o Calle 20 No. 9 - 20 Bogotá D.C., Colombia Código Postal: 110311 www.idu.gov.co Línea: 195

FECHA: Bogotá D.C., octubre 07 de 2016 PARA: Diana Maria Caldas Gualteros Subdirectora Técnica de Recursos Físicos DE: Jefe Oficina de Control Interno REFERENCIA: Informe de Auditoría - Proceso de Gestión de Recursos

Físicos Respetada Doctora Caldas, La Oficina de Control Interno, como parte de la ejecución del Plan de Acción para la vigencia 2016, adelantó una evaluación independiente al proceso de Gestión de Recursos Físicos. Como resultado del trabajo realizado presentamos el informe final producto de la evaluación, con el fin de que se implementen las acciones correctivas y preventivas, a las recomendaciones y observaciones presentadas, de las cuales destacamos:

Desactualización de la caracterización del proceso y de sus procedimientos.

Debilidades en la supervisión de los contratos, en el manual de funciones y

en los riesgos asociados a Seguridad y Salud en el trabajo.

Demoras en la ejecución de la contratación del Plan Anual de

Adquisiciones.

A continuación presentamos el detalle de la evaluación realizada:





I. OBJETIVO GENERAL

Verificar que el proceso de Gestión de Recursos Físicos cumpla con lo establecido en la caracterización del proceso y manuales de procedimientos, administrando, gestionando y suministrando los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como los recursos físicos de forma oportuna, adecuada y eficiente, satisfaciendo las necesidades internas, y asegurado el normal funcionamiento del instituto.

II. ALCANCE

Se revisó el proceso, y la normatividad vigente que se tienen establecidos en la entidad con sus procedimientos para el proceso de Gestión de Recursos Físicos. Se inició realizando reunión de apertura con los responsables del proceso, se solicitó listado de funcionarios actualizado al 15 de julio de 2016, para tomar muestras y revisar cada uno de los puntos a evaluar. Se verificaron las actividades que se encuentran relacionadas en la caracterización del proceso y en los procedimientos establecidos y que se encuentran publicados en la intranet del instituto:

1. Manual Parque Automotor, la fecha de corte para la evaluación realizada es el 14 septiembre 2016.

2. Administración de Bienes Muebles, con fecha de corte en la realización de la prueba de inventarios 26 de septiembre de 2016.

3. Plan de Evacuación, con fecha de corte 31 de agosto de 2016. 4. Ejecución de Compras - Plan anual de adquisiciones, con fecha de corte 14

de septiembre de 2016. 5. Administración del Parque de Bicicletas, con fecha de corte 23 de agosto de

2016.





6. Entrega de Materiales Reutilizables de las Obras con fecha de corte 23 de agosto de 2016.

7. Manual de Seguridad y Vigilancia, con fecha de corte 23 de agosto de 2016.

8. Plan Estratégico de seguridad Vial con fecha de corte 23 de agosto de 2016.

9. Evaluación y seguimiento a la supervisión de los contratos.

Actualmente, la STRF tiene 32 contratos por valor de $ 17.301.734.079 de los cuales se seleccionaron para evaluación los siguientes y que representan el 7% del valor de los contratos del área:

Código Objeto Valor

IDU-1723-2015 CONTRATAR A PRECIOS UNITARIOS FIJOS Y A MONTO AGOTABLE EL SERVICIO INTEGRAL DE FOTOCOPIADO INCLUIDO MANTENIMIENTO, REPUESTOS, INSUMOS Y OPERARIOS CALIFICADOS EN LA MODALIDAD DE PROVEEDURÍA INTEGRAL OUTSOURCING, Y LOS SERVICIOS DE FOTO PLANOS.

$125.437.331

IDU-1741-2015 PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE EN TAXI PARA FUNCIONARIOS/AS Y/O CONTRATISTAS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y LOS PROGRAMAS QUE ADELANTA EL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO,

$95.966.208

IDU-1743-2015 CONTRATAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE PÚBLICO DE PASAJEROS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO PRIMERA LÍNEA DEL METRO DE BOGOTÁ Y LOS DEMÁS PROGRAMAS Y PROYECTOS EJECUTADOS POR EL IDU.

$200.000.000

CCE-7664-2016 SUMINISTRO DE GASOLINA CORRIENTE OXIGENADA AL 8%, SUMINISTRO DE ACPM PARA TANQUEO DE LAS PLANTAS Y EL SERVICIO DE TRANSPORTE DEL ACPM.

$216.433.080

IDU-1333-2015 CONTRATAR LA COMPRA E INSTALACIÓN DE DOS (2) ASCENSORES ELÉCTRICOS NUEVOS Y EL DESMONTE DE LOS EXISTENTES DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO Y DEMÁS DOCUMENTOS INHERENTES AL CONTRATO PARA LA SEDE PRINCIPAL DEL IDU, UBICADA EN LA CALLE 22N° 6-27EN BOGOTÁ.

$490.680.000

Adicionalmente se analizaron los siguientes contratos para la Administración del Programa de Seguros para los Bienes del Instituto de Desarrollo Urbano, los resultados de la evaluación serán presentados en memorando aparte:





Código Objeto Valor

IDU-1489-2015

CONTRATAR EL PROGRAMA DE SEGUROS QUE AMPARE LOS INTERESES PATRIMONIALES ACTUALES Y FUTUROS, ASI COMO LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU Y/O TRANSMILENIO, QUE ESTEN BAJO SU RESPONSABILIDAD Y CUSTODIA Y AQUELLOS QUE SEAN ADQUIRIDOS PARA DESARROLLAR LAS FUNCIONES INHERENTES A SU ACTIVIDAD Y CUALQUIER OTRA PÓLIZA DE SEGUROS QUE SE REQUIERA EN EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD.

$8.689.341.167

IDU-842-2016

SELECCIONAR AL CORREDOR DE SEGUROS QUE ASESORE AL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO EN LA CONTRATACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y MANEJO INTEGRAL DEL PROGRAMA GENERAL DE SEGUROS QUE AMPAREN LOS BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DE PROPIEDAD DEL IDU O AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER LEGALMENTE RESPONSABLE.

$ -

Considerando estos contratos, la muestra evaluada para el proceso corresponde al 57% del valor de los contratos del área. Durante el desarrollo de la auditoría se evaluaron los mapas de riesgos del proceso y el de corrupción, verificando los planes de tratamiento de riesgos; Igualmente, se realizó seguimiento a la gestión del área a través de sus indicadores y a las acciones de mejora que para el proceso se han detectado en el área como producto del autocontrol.

III. EQUIPO AUDITOR Y FECHAS

Auditor Líder Nombre: Nohra Lucia Forero Céspedes

Cargo: Contratista

Equipo Auditor: Consuelo Mercedes Russi Fernando Garavito Guerra Fabio Luis Ayala Eileen Dianny Ussa Garzón

Cargo: Contratista Profesional Especializado Profesional Universitario Profesional Universitario

Líder Responsable Proceso: Subdirector General de Gestión Corporativa

Líder operativo: Directora Técnica Administrativa y Financiera Subdirectora Técnica de Recursos Físicos





Informe Distribuido a: Dirección Técnica Administrativa y Financiera, Subdirección Técnica de Recursos Físicos

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre Día: 29

Mes: 04

Año: 2016

Desde: 01/05/2016

Hasta: 09/06/2016

Día: 03

Mes: 10

Año: 2016

IV. NORMATIVIDAD APLICABLE

Acuerdo 2 de 2009

Ley 769 de 2002

Decretos N°348 de 2015 y N° 3366 de 2003

Ley 42 de 1993

Ley 1474 de 2011

Ley 734 de 2002

Ley 356 de 1994

Decretos N°2187 de 2001 y N°4590 de 2007

Resolución de Supervigilancia N°2852 de 2007

Norma Técnica Colombiana N°2886 de 1991

Norma Técnica Colombiana N°3808 de 2004

Resolución IDU N°103703 de 2014

Resolución Distrital N°001 de 2001








Ley 734 de 2002

Decreto 770 de 2005

Directiva 003 de 2013

Circular 11 de 2016 de la Dirección General

Ley 1295 de 1994





V. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

Para dar inicio a la auditoría se revisó la información, y normatividad existente tanto interna como externa aplicable al proceso, luego se realizó un monitoreo a los mapas de riesgos del proceso y de corrupción, verificando el cumplimiento de los controles y las acciones de los planes de tratamiento de riesgo.

Se efectuó la reunión de apertura el 11 de agosto de 2016 y con el equipo de trabajo de la STRF el 18 de agosto de 2016, en estas reuniones se presenta al equipo de trabajo de la OCI y se conoce a los responsables de entregar la información de los puntos a auditar.

Se realizaron reuniones con los responsables y se verificó el cumplimiento de los Planes, manuales y guías publicadas en la intranet, se inicia con el Procedimiento 2 STRFRF33.2 ENTREGA DE MATERIALES REUTILIZABLES DE LAS OBRAS AL IDU y con el 814 ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE DE BICICLETAS, donde se encontró debilidad en la aplicación de estos dos.

Posteriormente, se realizó el seguimiento al Manual MGRF01 MANUAL PARQUE AUTOMOTOR V 1.0, donde se observa debilidad en el tratamiento de los planes de mantenimientos preventivos y correctivos, en la asistencia a los exámenes médicos de los conductores, en las hojas de vida de los vehículos, en el seguimiento a los comparendos a través de la página del SIMIT, y en el funcionamiento de los vehículos. Se encuentra cumplimiento en la actualización de documentos de los vehículos y en sus revisiones técnico mecánicas.

Así mismo, se realiza seguimiento para el procedimiento PRGRF54 PLAN DE EVACUACIÓN V1.0, pero se evidencia que existe un plan con código PLAC01 PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS IDU V 2.0, en el cual se contempla la información que está en el procedimiento.

Para el manual MGRF03 MANUAL SEGURIDAD Y VIGILANCIA V 3.0, y se evidencia el no cumplimiento de lo estipulado en el mismo y debilidad en el control de acceso los fines de semana a las instalaciones del Instituto.

http://intranet/manualProcesos/Gestion_Ambiental_Calidad_Syso/02_Planes_Manuales_y_Documentos/PLAC01_PLAN_DE_EMERGENCIAS_Y_CONTINGENCIAS_IDU_V_2.0.pdf






Se efectúa verificación del MGRF02 ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES DEL IDU V 1.0.pdf , donde se observa debilidad en la actualización

permanente del inventario a cargo de los funcionarios de planta y contratistas.

Se realizó la verificación de los contratos IDU-1333-2015, cuyo objeto es contratar la compra e instalación de dos (2) ascensores eléctricos nuevos y el desmonte de los existentes de acuerdo con las especificaciones contenidas en el anexo técnico y demás documentos inherentes al contrato para la sede principal del IDU, ubicada en la calle 22 No 6-27en Bogotá, contrato IDU-1723-2015, con el objeto de contratar a precios unitarios fijos y a monto agotable el servicio integral de fotocopiado incluido mantenimiento, repuestos, insumos y operarios calificados en la modalidad de proveeduría integral outsourcing, y los servicios de foto planos, IDU-1741-2015, para prestación del servicio de transporte en taxi para funcionarios/as y/o contratistas de acuerdo a las necesidades institucionales y los programas que adelanta el Instituto de Desarrollo Urbano, IDU-1743-2015, que tiene como objeto contratar el servicio de transporte público de pasajeros para atender los requerimientos del proyecto primera línea del metro de Bogotá y los demás programas y proyectos ejecutados por el IDU, CCE-7664-2016, suministro de gasolina corriente oxigenada al 8%, suministro de ACPM para tanqueo de las plantas y el servicio de transporte del ACPM, y al plan anual de adquisiciones.

http://intranet/manualProcesos/Gestion_de_Recursos_Fisicos/02_Planes_Manuales_Documentos/MGRF02_ADMINISTRACION_DE_BIENES_MUEBLES_E_INMUEBLES_DEL_IDU_V_1.0.pdf

http://intranet/manualProcesos/Gestion_de_Recursos_Fisicos/02_Planes_Manuales_Documentos/MGRF02_ADMINISTRACION_DE_BIENES_MUEBLES_E_INMUEBLES_DEL_IDU_V_1.0.pdf





VI. RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES

Auditoría de Gestión

1. Actualizar la caracterización del proceso, donde se mencionen las actividades críticas que se desarrollan dentro del proceso.

Se observa que en la caracterización del proceso no se presentan el total de actividades críticas que se realizan en proceso, sólo se presentan actividades precontractuales, contractuales y pos-contractuales, dejando de lado la administración del parque automotor, de bienes muebles e inmuebles, de la seguridad y vigilancia entre otros.

2. Revisar los procesos, procedimientos, manuales y guías que se encuentran publicados en la intranet, para asegurar que lo que allí se encuentra sea lo que se está aplicando y no se encuentran incorporados en otros procesos o procedimientos.

Se Observó que el procedimiento PRGRF54 PLAN DE EVACUACIÓN V1.0, también se encuentra incluido en el plan PLAC01 PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS IDU V 2.0, por lo tanto se observa duplicidad de la información en la Intranet.

Para el procedimiento 2 STRFRF33.2 ENTREGA DE MATERIALES REUTILIZABLES DE LAS OBRAS AL IDU se encontró que:

El flujo del procedimiento se encuentra desactualizado, ya que en una de las actividades mencionan “Identificar y localizar el centro de acopio de materiales reutilizables en las troncales de Transmilenio NQS y Suba”, obras ya finalizadas y recibidas.






El procedimiento dice que “Adicional al acta de entrega de elementos…” se debe entregar, copia del contrato, plan de manejo de tráfico y copia de reservas presupuestales, lo cual actualmente no se realiza de esta manera ya que sólo se recibe copia del acta de entrega y ésta es suministrada por el supervisor del contrato.

Para el Procedimiento 814 ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE DE BICICLETAS es observó:

En este procedimiento se evidencia que se debe llenar el formato SDTO-00099 “Préstamo de las Bicicletas” así como el SDTO-00190 “Novedades en las bicicletas” los cuales no se están aplicando.

Por otro lado se observa que el manual contempla dentro de sus normas y políticas que para el préstamo de bicicletas “El personal contratado por prestación de servicios, deberá los primeros diez (10) días de cada mes, presentar el comprobante de pago a la Subdirección Técnica de recursos Humanos de la EPS a la cual esté afiliado, dicha información se debe incorporar en el listado a enviar a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos y Servicios”, lo cual no se realiza actualmente.

Se evidencia que el préstamo de bicicletas se está realizando, de acuerdo al procedimiento de PRRF103 ADMINISTRACIÓN INVENTARIO DE BIENES MUEBLES V2.0, pero sin hacer uso del formato FOGAF046 ORDEN DE SALIDA DE ELEMENTOS V2.0, para poder retirar del Instituto estos bienes.

Para el Procedimiento PRRF103 ADMINISTRACIÓN INVENTARIO DE BIENES MUEBLES V2.0

El formato FO-GAF-045 Solicitud de servicios, ya no se está usando y es uno de los formatos requeridos en el flujo del procedimiento en la página 5, en la actualidad se usa el formato FO-RF-05 Solicitud de prestación de servicios V.2.0, el cual se debe enviar por correo electrónico, actividad no mencionada en el procedimiento.





3. Cumplir con lo establecido en el Manual de Administración del Parque Automotor.

No se evidencia que los vehículos cuenten con la denominada “hoja de vida” actualizada tal y como lo establece el manual de Administración del Parque Automotor en su numeral 6.1 Protocolos de la organización logística en su literal h.

4. Evaluar la expedición de una circular interna, en la que se contemple como

media de autocontrol la verificación periódica, por parte de funcionarios y contristas, de los bienes bajo su responsabilidad.

Al realizar prueba de inventario a 10 funcionarios de planta del instituto lo que corresponde a un 2.5% se evidencian diferencias en 5 de ellos o sea el 50%, esto se debe a que tienen a cargo elementos que no les corresponden y a que al regresar de vacaciones los funcionarios no están realizando de nuevo el cargue de los bienes.

5. Elaborar y ejecutar un plan de mantenimiento adecuado a las necesidades del parque automotor, para realizar las revisiones necesarias y así evitar que los vehículos funcionen en condiciones no adecuadas o que no presten el servicio por largos periodos de tiempo. También se debe aclarar qué actividades realizaron los conductores de esos vehículos durante el tiempo que no operaron.

Al revisar el consumo de combustible de los automotores reportado por la STRF se observan vehículos con cero (0) consumo por lo tanto sin días laborados durante el primer semestre del mes así:

Km/día de recorrido

Vehículos ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Camioneta OBE-619 72 0 0 0 0 72

Camioneta OBE-854 89 108 53 13 39 89

Camioneta OBE-855 0 0 54 78 75 0

Camioneta OBE-871 7 0 0 5 0 7





Km/día de recorrido

Vehículos ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Camioneta OBE-877 18 111 0 0 0 18

Camioneta OBH-590 0 69 42 58 46 0

Camioneta OBH-597 99 79 48 0 84 99

Camioneta OBH-614 0 57 31 67 54 0

Camioneta OBH-622 44 155 75 15 0 44

Fuente: Informe PIGA

6. Dotar los vehículos de la entidad, de los elementos exigidos en el Artículo 30 de la Ley 769 de 2002, que establece: “Ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar el siguiente equipo de carretera como mínimo. 1. Un gato con capacidad para elevar el vehículo. 2. Una cruceta. 3. Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes o de destello. 4. Un botiquín de primeros auxilios. 5. Un extintor. 6. Dos tacos para bloquear el vehículo. 7. Caja de herramienta básica que como mínimo deberá contener: Alicate, destornilladores, llave de expansión y llaves fijas. 8. Llanta de repuesto. 9. Linterna”.

De la revisión efectuada por la OCI en fecha 14 de septiembre de 2016 a la muestra del parque automotor, se evidenció:

De seis (6) Vehículos revisados, tres (3), (50%) no tienen Cruceta.

De seis (6) Vehículos revisados, tres (3), (50%) no tienen señales de carretera en forma de triángulo.

De seis (6) Vehículos revisados, dos (2), es decir el 33% no tienen Extintor, de los 4 que si tienen, 1 (25%) se encuentra vencido desde septiembre del 2014 y los otros tres (3) vencen en Octubre del 2016.

De seis (6) Vehículos revisados, tres (3), es decir el 50% no tienen tacos.

De seis (6) Vehículos revisados, cuatro (4), es decir el 66% no tienen Herramienta Básica.





Dos (2) de seis (6) Vehículos revisados, es decir el 33%, no tienen botiquín de primeros auxilios, de los 4 que si tienen, se evidenció que uno solo tienen algodón y curitas, y los otros 3 tienen el isodine y suero vencidos.

De seis (6) Vehículos revisados, tres (3), es decir el 50%, tienen llantas en estado regular.

De seis (6) Vehículos revisados, tres (3), es decir el 50% presentan luces opacas.

En el siguiente cuadro se presenta el total de los requerimientos normativos por vehículo:

ARTÍCULO 30. EQUIPOS DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD. Ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar el siguiente equipo de carretera como mínimo.

OBE871 OBE877 OBE855 OBH417 OBH587 OBH588 Total NO

Un gato con capacidad para elevar el vehículo. SI SI SI SI SI SI 0

Una cruceta NO NO NO SI SI SI 3

Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes o de destello.

NO NO SI SI NO SI 3

Un botiquín de primeros auxilios. NO NO SI SI SI SI 2

Una solución antiséptica como ‘Isodine’, Yodo (120ml) o alcohol (al 70%), para desinfección en caso de heridas superficiales.

NO NO SI/abr-2016

SI/abr-2017

SI/abr-2018

NO 3

Jabón para poder realizar cualquier procedimiento con las manos limpias, lavar heridas o material. Puede ser de tocador, barra o líquido.

NO NO NO SI SI NO 4

Gasas para limpiar y cubrir heridas o para detener hemorragias, también funcionan para realizar vendajes de compresión si se requiere. Es preferible llevar las gasas que vienen en paquetes individuales para tratar una lesión solamente ya que resultan más higiénicas.

NO NO SI SI SI NO 3

Curas o vendas adhesivas para pequeñas heridas o protección de pequeñas partes de la piel lastimadas.

NO NO SI SI SI SI 2

Venda elástica para sujetar curaciones o compresiones con mayor facilidad.

NO NO SI SI SI NO 3

Micropore rollo funcionará como una cinta fuerte que le ayudará según la necesidad.

NO NO SI SI SI NO 3

Algodón paquete (25 gr) NO NO NO NO NO SI 5

Baja lenguas para inmovilizar fracturas o luxaciones NO NO NO NO NO NO 6





ARTÍCULO 30. EQUIPOS DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD. Ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar el siguiente equipo de carretera como mínimo.

OBE871 OBE877 OBE855 OBH417 OBH587 OBH588 Total NO

de los dedos de las manos.

Suero fisiológico bolsa (250 ml) NO NO NO NO NO NO

6

Guantes látex desechables NO NO NO NO NO NO 6

Toallas higiénicas NO NO NO NO NO NO 6

Tijeras para poder cortar gasas, vendas o ropa. NO NO NO NO NO NO 6

Un extintor. NO NO SI SI SI SI 2

Fecha vencimiento N/A N/A sep-16 oct-16 oct-16 oct-16 0

Capacidad N/A N/A 6 6 6 6 0

Dos tacos para bloquear el vehículo. NO NO SI SI NO SI 3

Caja de herramienta básica que como mínimo deberá contener

NO NO NO SI NO SI 4

Alicate NO NO NO SI NO SI 4

Destornilladores NO NO NO SI NO SI 4

llave de expansión NO NO NO SI NO SI 4

llaves fijas NO NO NO SI NO SI 4

Llanta de repuesto SI SI SI SI SI SI 0

Cinturones de Seguridad SI SI SI SI SI SI 0

Espejos Verificar estado SI SI SI SI SI SI 0

Llantas Verificar estado SI/Regular SI/Regular SI/Regular SI SI SI 0

Luces Verificar estado SI/Opacas SI/Opacas SI/Opacas SI SI SI 0

Direccionales Verificar estado SI SI SI SI SI SI 0

Limpia Brisas Verificar estado SI SI SI SI SI SI 0

Fuente: Inspección Visual Realizada por la OCI el 14 de septiembre de 2016.

7. Buscar una estrategia que permita mantener actualizados los exámenes psicométricos y visual en el tiempo que establece el numeral 6.1 del manual de Administración del parque automotor -Protocolos de la Organización Logística, literal e-.

Se evidencia que en noviembre del 2015 se programaron los exámenes de Visión para los conductores pero de 33 de planta asistieron 11 es decir el 33%.

El Informe con los resultados de estos exámenes, llegaron al Instituto en marzo de 2016, lo cual no es oportuno ya que son 4





meses que se pierden para poder tomar soluciones rápidas y efectivas.

No se evidencia realización de exámenes psicométricos a los conductores.

8. Verificar el estado de los comparendos de los vehículos que se encuentran a nombre del Instituto, estableciendo el responsable del pago, de la misma forma realizar las gestiones necesarias para obtener el respectivo paz y salvo y efectuar un seguimiento permanente para evitar la falta de oportunidad del pago de los mismos.

Se evidencian 8 comparendos sin pago a través de la página del SIMIT https://consulta.simit.org.co/Simit/verificar/contenido_verificar_pago_linea.jsp.

Resoluciones

Resolución

Fecha Resolución

Comparendo Fecha

Comparendo Secretaría Nombre Infractor Estado Infracción Placa

Valor A Pagar

21008 13/03/2015 11001000000008249757(FotoMulta)

10/01/2015 11001000 Bogotá D.C.

INSTITUTO DE DE NO REPORTADO

Pendiente de pago

C02 OBH621 $453.810

Comparendos

Comparendo Secretaría Fecha F.

Notificación Nombre Infractor

Estado Infracción Placa Valor A Pagar

11001000000013018764(FotoMulta)

11001000 Bogotá D.C.

22/07/2016 03/08/2016 INSTITUTO DE DE

Pendiente C31 OBH587 $ 344.700,00

11001000000008240802(FotoMulta)


17/12/2014 19/12/2014 INSTITUTO DE DE

Pendiente C02 OBH634

$ 308.000,00

11001000000008285350(FotoMulta)


10/04/2015 16/04/2015 INSTITUTO DE DE

Pendiente C03 OBE865 $ 322.200,00

11001000000010297231(FotoMulta)


09/07/2015 15/07/2015 INSTITUTO DE DE


$ 322.200,00

11001000000008018151(FotoMulta)


08/10/2014 15/10/2014 INSTITUTO DE DE

Pendiente C02 OBE872

$ 308.000,00

https://consulta.simit.org.co/Simit/verificar/contenido_verificar_pago_linea.jsp


https://consulta.simit.org.co/Simit/Control?NumeroComparendo=11001000000008249757&idSecretaria=11001000&idContraventor=8999990816&tipoDocumento=4&idEstadoR=4&paginaRespuesta=./verificar/comparendo.jsp&accionSolicitada=ConsultaComparendoPorConsecutivo&recursoSolicitado=0&mostrardetalle=N&mostrarusuario=N
















Comparendos

Comparendo Secretaría Fecha F.

Notificación Nombre Infractor

Estado Infracción Placa Valor A Pagar

11001000000008236171(FotoMulta)


03/12/2014 10/12/2014 INSTITUTO DE DE

Pendiente C02 OBE851

$ 308.000,00

11001000000010383214(FotoMulta)


03/02/2016 15/02/2016 INSTITUTO DE DE


$ 344.700,00

Total a Pagar $ 2.257.800,00

Fuente: Página SIMIT https://consulta.simit.org.co/Simit/verificar/contenido_verificar_pago_linea.jsp.

EVALUACIÓN DE LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS A CARGO DE LA STRF

En reunión del 11 de agosto de 2016 donde se dio apertura a la Auditoría al Proceso de Gestión de Recursos Físicos, con la participación de la Dirección Técnica Administrativa y Financiera, se recomendó por parte de la supervisora de los contratos incluir dentro del alcance de la evaluación los contratos de ascensor, fotocopiadora, taxis y transporte especial, y cuyo resultado presentamos a continuación: CONTRATO IDU-1333-2015

9. Dar cumplimiento en los contratos supervisados por Subdirección Técnica

de Recursos Físicos, a lo estipulado en el Manual de Interventoría y/o supervisión de contratos adoptado mediante Resolución 66321 de 2015 en el cual se establece en el punto No. 8 “Supervisión de contratos no misionales” numeral 8.5.2 “Otras acciones de tipo legal” que “en desarrollo de los derecho, deberes y de los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, se deberán adelantar las siguientes acciones: 1. Exigir en todo ,momento al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado y en caso de incumplimiento iniciar los procedimientos sancionatorios respectivos”.

Se observa que la Subdirección Técnica de Recursos Físicos no efectuó oportunamente las acciones legales frente al incumplimiento










reiterado del contratista en el contrato IDU-1333-2015, toda vez que se evidenciaron las condiciones necesarias para proceder a la declaratoria de la caducidad, como lo son:

a. Que haya un incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

b. Que ese incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato, y

c. Que se evidencie que ese incumplimiento y afectación grave del contrato, pueden conducir a su paralización. Lo anterior teniendo en cuenta que ante un incumplimiento parcial pero que no impide la ejecución final del contrato, procede la aplicación de multas; pero si el incumplimiento conlleva a la paralización misma del contrato o se deduce que hará imposible la ejecución del mismo, o se tiene certeza que en virtud de ese incumplimiento se causarán perjuicios irreparables a la Entidad, tienen la facultad de declarar la caducidad.

Se evidencia que a pesar de haberse realizado constantes reportes sobre el atraso en la ejecución de actividades por parte del contratista desde el mes de agosto de 2015, mediante los siguientes oficios dirigidos a Álvaro Niño Cortes (20155261328851, 20165260008861 del 8 de enero de 2016, 2016526002551 del 15 de enero de 2016, 20165260041361 del 22 de enero de 2016, 2016526004974 del 25 de enero de 2016, 20165260075321 del 1 de febrero de 2016, 2016526009512 del 9 de febrero de 2016, 2016526010226 del 10 de febrero de 2016, 2016526012776 del 16 de febrero de 2016); no se procedió al inició de la acción de caducidad del contrato y sólo después del vencimiento del contrato mediante memorando STRF 20165260038423 del 24 de febrero de 2016 la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, solicita iniciar el proceso sancionatorio tendiente a declarar el incumplimiento del contrato IDU-1333-2015.





10. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 en el artículo 83 de “Supervisión e interventoría contractual”, en lo relacionado con la vigilancia permanentemente para la correcta ejecución del objeto contratado y el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que debe realizarse.

Se observa que el 21 de mayo de 2015 se suscribió el contrato IDU-1333-2015, en el cual se estableció como plazo “para la ejecución del contrato (…) diez (10) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de Inicio”, el 10 de diciembre de 2015, siete meses después de la suscripción, la Subdirección Técnica de Recursos Físicos mediante memorando 20155260872703, solicita a la Dirección Técnica de Gestión Contractual: “El Sr. Álvaro Niño en el Anexo N° 9 ´Factores ponderables que hacen parte de la Selección Abreviada N° IDU-SAMC-SGGC-001-2015´, manifestó su compromiso, de entregar los equipos en un tiempo total de 255 días (ocho meses y medio) en su oferta presentada el 21 de abril de 2015 lo que se constituyó en uno de los factores para que le fuera adjudicado el contrato, ya que por medio de este ofrecimiento se le otorgó un puntaje de sesenta (60) puntos, lo que derivó en la adjudicación del contrato producto del proceso de contratación ya referenciado. (…) Teniendo en cuenta lo anterior, comedidamente se solicita modificar la Cláusula Seis del contrato IDU-1333-2015 en el sentido de cambiar el plazo de ejecución del contrato de Diez (10) meses a OCHO MESES Y MEDIO (8.5) de acuerdo a lo ofrecido por el proponente y a la evaluación final del proceso IDU-SAMC-SGGC-001-2015” (subrayado fuera de texto). El 16 de diciembre de 2015 se suscribe el aclaratorio No. 1 al contrato de Prestación de Servicios No. 1333 de 2015, entre el Instituto de Desarrollo Urbano y Álvaro Niño Cortes, en el que se estipuló que el plazo del contrato son ocho (8) meses y quince (15) días.





Se evidencia falta de coherencia entre lo expuesto en los estudios previos en el proceso de selección IDU-SAMC-SGGC-001-2015 y la modificación No. 1 al contrato de Prestación de Servicios No. 1333 de 2015, suscrito entre el Instituto de Desarrollo Urbano y Álvaro Niño Cortes, cuando establece en los estudios previos que “Actualmente, el IDU cuenta con dos ascensores marca OTIS para la sede de la calle 22 N° 6-27 lo cuales son obsoletos y presentan fallas permanentes, son máquinas que tiene más de 40 años de uso y operación” y presenta una serie de justificaciones relacionadas con el desgaste y deterioro de las piezas del ascensor.

Sin embargo, en la modificación del contrato se indica que “Dentro de las especificaciones técnicas, se estableció como obligación a cargo del contratista la de realizar el cambio de los rieles guías de cabina y los rieles de contrapeso, no obstante, en el desmonte de los componentes del ascensor en referencia se pudo evidenciar que los rieles guías, se encuentran intactos, razón por la cual el contratista manifiesta que desde el punto de vista técnico se pueden conservar para el nuevo elevador”. Con ocasión a lo anterior mediante memorando STRF 20155260370973 de noviembre 25 de 2015 el ordenador del gasto, solicita: “modificar la especificación incluida en el Anexo Técnico, documento que hace parte integral del contrato IDU-1333-2015, de suministrar e instalar rieles guías de cabina y contrapeso y en su lugar se instale un circuito cerrado de televisión que permita un monitoreo continuo con sistema de grabación para cada uno de los ascensores nuevos, bajo las siguientes consideraciones: Si bien es cierto el contrato IDU-1333-2015 incluía el desmonte, suministro e instalación de los rieles guías de cabina y contrapeso, una vez se inició la actividad de desmonte del primer ascensor, se evidenció por parte del contratista que dichos elementos están en perfectas condiciones ya que no han sufrido desgaste, lo anterior, por cuanto su función principal es la de servir de guía de cabina, y el contacto directo se da únicamente con ruedas





de caucho (Rolling gate) cuyo índice de fricción es mínimo. El anterior concepto es validado mediante concepto técnico emitido por el Ing. Mecánico Rodrigo Maldonado con matricula profesional CN 2030-2865 e informado a la STRF mediante oficios N° 20155261280772 y 20155261440802 por parte del contratista, en el que certifica: “… que el conjunto de rieles no requiere ser reemplazado y que sus características dimensionales y de instalación garantizan la operación segura…” ésto a través de una verificación metrológica de cada uno de los rieles, cuyos resultados se encuentran dentro de los estándares establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC 2769-5: Ascensores especiales para el transporte de personas y carga”. (Negrilla fuera de texto).

Se evidencia un posible incumplimiento frente al anexo técnico presentado en el pliego de condiciones en el proceso de selección IDU-SAMC-SGGC-001-2015, cuando en las especificaciones técnicas se establece que la capacidad de los ascensores objeto de contrato será de 1150 Kg – 15 pasajeros (mínimo) y en el ascensor occidental No. 2 se indica que tiene una capacidad de 10 personas, como se observa en el siguiente registro fotográfico:

.





Adicionalmente, según lo expresado por la Dirección Técnica de Gestión Contractual las garantías del contrato, “a la fecha no se ha atendido la solicitud realizada mediante correos electrónicos de fechas 22 de abril de 2016, 13/05/2016, 13 de junio de 2016 y 11 de julio de 2016, donde se solicita ajustar la póliza RCE que actualiza el modificatorio No.1 del contrato No.1333 – 2015”, por lo que se observa que no se tiene la garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual, debidamente constituida. Se observa la comunicación 20165260878081 del 21 de septiembre de 2016, con referencia “Contrato IDU-1333-2015. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual N° 33- 40101029146; Póliza Todo Riesgo 33-20-101000052”, en la cual se solicita lo siguiente: Le solicito realizar las siguientes correcciones a la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual presentada para legalizar el aclaratorio No.1 suscrito el 16 de diciembre del 2015, así: 1. Incluir dentro de la póliza de responsabilidad civil extracontractual el objeto contractual, de conformidad con la cláusula primera del citado contrato- ´CONTRATAR LA COMPRA E INSTALACIÓN DE DOS (2) ASCENSORES ELÉCTRICOS NUEVOS Y EL DESMONTE DE LOS EXISTENTES DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO Y DEMÁS DOCUMENTOS INHERENTES AL CONTRATO PARA LA SEDE PRINCIPAL DEL IDU UBICADA EN LA CALLE 22 N° 6-27 DE BOGOTÁ´. 2. Incluir al contratista ALVARO NIÑO CORTES, como asegurado y a los terceros afectados como beneficiarios, de conformidad con el Decreto 1082 de 2015, Sección 2 artículo 2.2.1.2.3.2.9. Igualmente solicito que la póliza todo riesgo que tenía una cobertura hasta el día 30 de abril de 2016, sea actualizada”.





11. Indicar las acciones administrativas adelantadas en calidad de supervisor del contrato IDU-1333-2015, relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) con relación al Informe del Organismo de Inspecciones Técnicas de Colombia SAS OITEC y el Informe de Dictamen Pericial, donde determinan que el ascensor no cumple y se presentan defectos muy graves, que bajo el concepto de la norma NTC -5926-1 la acción a seguir es suspender inmediatamente el uso del equipo, como quiera que el informe indica que se pueden generar daños a las personas (funcionarios, contratistas y visitantes).

En el Informe del Organismo de Inspecciones Técnicas de Colombia SAS OITEC, acreditado por la ONAC entidad experta en inspección de sistema de transporte vertical ascensores, escaleras mecánicas y andenes móviles, del 30 de abril de 2016, como resultado de la inspección determinó que el ascensor No. 2 del costado occidental, “no cumple con defectos muy graves”.

La anterior calificación indica en el Informe de Inspección de Ascensores, según la Norma NTC-5926-1 que “estos defectos constituyen riesgo inminente para las personas (…), estos defectos darán origen a un dictamen de no cumplimiento y se debería dejar el ascensor fuera de servicio. Teniendo en cuenta que si se presentan defectos muy graves el concepto bajo la NTC -5926-1 es suspender inmediatamente el uso del equipo, en caso que este siga en funcionamiento será responsabilidad de la administración y/o responsables del equipo por daños que puedan generar a las personas” (subrayado fuera de texto).

Así mismo se observó que mediante memorando 20165260318611 del 13 de mayo de 2016, la Subdirección Técnica de Recursos Físicos informó al señor Álvaro Niño Cortés sobre el resultado del informe del Organismo de Inspecciones Técnicas de Colombia SAS OITEC, y se le solicita “que de forma INMEDIATA y con carácter de URGENCIA, usted disponga del personal técnico requerido para entrar a corregir los aspectos del incumplimiento





encontrados en el ascensor”, sin que fuera atendido dicho requerimiento por parte del contratista.

El 24 de mayo de 2016 la Subdirección Técnica de Recursos Físicos mediante memorando 20165260345511 reitera la solicitud al contratista sin obtener respuesta por parte del mismo.

Nuevamente y por tercera vez reitera el 7 de junio de 2016 la solicitud la inspección y arreglo del ascensor al contratista, mediante memorando STRF 20165260369491.

El 8 de septiembre de 2016, la Subdirección Técnica de Recursos Físicos por cuarta vez reitera la URGENCIA de presentar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo con el fin de atender las fallas identificadas en la operación del equipo, mediante memorando 20165260838171.

Se observó el radicado No. 20165260646542 del 8 de septiembre de 2016 donde se adjunta el Dictamen Pericial dentro del Proceso Administrativo Sancionatorio que adelanta el IDU en contra del señor Álvaro Niño Cortés con ocasión del contrato IDU-1333-2015, indica que “El ascensor no cumple en varios aspectos con las condiciones de seguridad requeridas por la Norma NTC 5926-1 y al presentar no conformidades catalogadas como Muy Graves (MG) debería ser puesto fuera de servicio inmediatamente por la autoridad competente. Respecto a la operatividad a largo plazo en el estado que se encuentra actualmente en el cual se observa que no se le ha hecho un mantenimiento, lógicamente los componentes tienden a deteriorarse con el uso y la falta de mantenimiento adecuado.” (subrayado fuera de texto).

12. Dar cumplimiento a la instrucción Jurídica relacionada con el “Pago de

salarios y garantías correspondientes al pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales”, establecida en la entidad





como estrategia de daño antijurídico mediante radicado 20134050271873 de diciembre de 2013, en los contratos bajo su supervisión.

Se observa que las órdenes de pago No. 3227 del 22 de agosto de 2015 y 5331 del 24 de diciembre de 2015 por valor $122.670.000 cada una, fueron pagadas sin allegar los documentos que permitan verificar al supervisor del contrato el cumplimiento de los pagos a Seguridad Social y Parafiscales, de acuerdo con lo establecido con la instrucción jurídica, como lo son:

“El Interventor está obligado a adjuntar al informe mensual que presenta al coordinador del IDU, una certificación de cumplimiento de las obligaciones que contenga de manera detallada el número de personas vinculadas al Consorcio, Unión Temporal, firma contratista o sociedad, correspondiente al mes inmediatamente anterior al del informe.

Para la realización de cada pago la Entidad a través de la lnterventor[a, además de solicitar la certificación, deberá verificar el cumplimiento del contratista de las obligaciones laborales y el pago de aportes a la seguridad social y parafiscales (Verificar implica comprobar la realización de dichos pagos.) (Negrilla fuera de texto).

En todo caso, será necesario la Certificación del Revisor Fiscal si está obligado o Contador Público, en relación con el cumplimiento del pago de la Contribución al Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC), en la cual se indique el valor base, número de trabajadores y la contribución pagada, de conformidad con la normatividad vigente. (Negrilla fuera de texto).

Las dependencias del Instituto responsables de la coordinación de los contratos, sólo podrán tramitar los pagos al Consorcio, Unión Temporal, firma contratista o sociedad, una vez se constate que los





subcontratistas hayan realizado los aportes a que haya lugar (pensión, salud, ARL, etc.) o los pagos de salarios en debida forma. (Subrayado fuera de texto).

Las dependencias del Instituto responsables de la coordinación podrán solicitar los documentos que consideren necesarios para verificar cualquier tipo de información”.

Se observa que el 28 de marzo de 2016 el señor Tadeo Rodrigo Maldonado mediante oficio 20165260237232, informa al Instituto de Desarrollo Urbano: “Como es de su conocimiento, el contratista ALVARO NIÑO CORTES, presenta mora en el pago de sus obligaciones salariales con migo, las cuales ascienden a $ 7.500.000 pesos”, por lo que aparentemente se incumplió con lo señalado en la instrucción jurídica.

CONTRATOS: IDU-1723-2015 (servicio de fotocopiado), IDU-1741-2015 (servicio de taxi), IDU-1743-2015 (servicio de camionetas), CCE-7664-2016 (suministro de combustible).

13. Dar cumplimiento a la ley 734 de 2002, Decreto 770 de 2005, Directiva 003 de 2013 y la Circular 11 de 2016 de la Dirección General, en lo relacionado con la asignación de las actividades o cargas de trabajo.

Se observa que para los contratos relacionados a continuación, el apoyo a la supervisión la ejerce una funcionaria de cargo Secretaria Ejecutiva 425-03, la cual no tiene dentro sus funciones asignadas dicha actividad, lo que aparentemente es un incumplimiento al ejercicio del manual de funciones y la normatividad relacionada.





CONTRATO EXPEDIENTE ORFEO CONTRATISTA VALIDACION Y REFRENDACION DEL PAGO

IDU-1723-2015 20154351911000030E SYRTECT LTDA Modelo Informe de Supervisión, firma Naydu

Alexandra Diaz en calidad de apoyo a la supervisión

IDU-1741-2015 20154351911000031E TAXIS YA S.A. Modelo Informe de Supervisión, firma Naydu

Alexandra Diaz en calidad de apoyo a la supervisión

IDU-1743-2015 2015435191000032E SETCOLTUR

S.A.S Recibo de satisfacción del servicio , elabora

Naydu Alexandra Diaz

CCE-7664-2016 201443519150000001E ORGANIZACION

TERPEL S.A. Informe de Gestión de Compra para pago -

elabora Naydu Alexandra Diaz

Fuente: Sistema de Gestión Documental Orfeo

Adicionalmente se observa en el cuadro adjunto las actividades de los funcionarios y/o contratistas frente a la coordinación de los servicios de transporte.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO

TIPO DE VINCULACIÓN

ACTIVIDADES

Naydu Alexandra Díaz Planta Programación y coordinación de servicios por contrato de taxis y camionetas.

Alfredo Gómez Ramírez Planta Programación de servicios de transporte con personal de planta y contratistas.

Leidy Guerrero Bermúdez

Contratista Recepción y trámite de las solicitudes de transporte y servicios de la STRF.

Carlos Eduardo Torres Contratista Trámites internos propios del área de transporte y apoyo a la programación de mantenimiento correctivo y preventivo de parque automotor.

Fuente: Base suministrada por STRF

Se observa que el manual de funciones del cargo SECRETARIO EJECUTIVO 425-03 TRANSVERSAL, contempla como función esencial “13.Realizar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza y propósito del cargo”, de lo que se evidenció que el 100% de las actividades de la secretaria Naydu Alexandra Díaz, corresponden al apoyo a la supervisión de contratos.





14. Desarrollar una herramienta que permita el control histórico, oportuno y disponible para la asignación interna de vehículos de propiedad del IDU, que permita generar estadísticos de solicitudes de servicio por área, de uso de personal planta y PSP (control de servicios prestados), comparativo de servicios por periodos, personal de planta dedicado a la coordinación de contratos, cantidad de vehículos de la entidad en uso, entre otros.

Se observó que la STRF cuenta un control de horas de extras el cual es alimentado mediante registro manual de cada una de las planillas de asignación en una hoja Excel, así mismo de acuerdo con la información suministrada por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, frente a la solicitud por parte de esta oficina sobre las estadísticas de uso de personal planta y PSP (control de servicios prestados) 2015, informó que: “En este punto solicitamos un plazo más amplio ya que la información debe recopilarse de las planillas de servicio de cada uno de los conductores, estas al ser diligenciadas diariamente contienen mucha información que no se encuentra registrada en el sistema”. Lo que indica que el área no cuenta a la fecha de la auditoría con un debido control sistematizado sobre el personal asignado a los vehículos, tipo de vinculación, horas de trabajo y/o servicio, proyecto al que se asigna el vehículo, personas trasladadas, etc..

15. Aclarar las diferencias entre el pliego de condiciones, la ficha técnica de productos, la justificación del precio ofertado por Setcoltur y el contrato IDU-1743-2015, cuando este último no contiene una cláusula que contemple el valor por servicio de transporte por hora adicional, como si se encuentra en la oferta ganadora, la cual se usa como referencia para la liquidación de los servicios prestados.

Se observa que en el contrato IDU-1743-2015 en la cláusula segunda se establecen las especificaciones en cuanto a la modalidad del servicio así: “La disponibilidad de las camionetas será de 5 días a la semana de lunes a viernes de 7:00 am a 4:30 pm y/o 8





am a 5:30 pm de acuerdo con las necesidades institucionales”, y determina como valor “la suma de doscientos millones de pesos ($200.000.000) M/CTE”, pero no discrimina el valor de transporte por hora adicional cuando supera las nueve horas de servicio.

16. Establecer las causas por las cuales la Subdirección Técnica de Recursos

Físicos, hace un uso significativo, durante el primer trimestre del año 2016, del servicio de transporte, teniendo en cuenta que en los estudios previos a la contratación, se indica que su destinación va a ser orientada a proyectos misionales y no de apoyo del IDU, en el caso del servicio de transporte especial – camionetas.

Durante el primer trimestre del año 2016 la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, presenta 402 servicios de transporte muy superiores al uso de transporte por parte de áreas misionales como DTAI, DTD, DTM y STESV.

Estadísticas de uso de taxis y camionetas 2016

ÁREA

EN

ER

O

FE

BR

ER

O

MA

RZ

O

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OS

TO

Total de servicio por

área Participación

DTAI 73 81 128 58 77 38 63 79 597 10%

DTD 44 63 51 27 20 5 21 32 263 4%

DTDP 132 195 268 146 118 84 95 112 1150 19%

DTM 72 78 120 47 52 37 46 41 493 8%

OTC 55 117 114 38 43 15 56 63 501 8%

STESV 19 53 102 35 30 15 33 49 336 6%

STRF 100 135 167 51 48 35 73 56 665 11%

Otras dependencias (26) que usan el servicio 1926 32%

Total solicitudes del servicio 5931 1

Fuente: Base suministrada por la STRF





Plan Anual de Adquisiciones –PAA Actualmente en el PAA a cargo de la STRF, publicado en la página web a través del link https://www.idu.gov.co/plan-de-accion-2016, del 29 enero de 2016, se encuentran pendientes de culminar el proceso selectivo, a corte del 14 de septiembre de 2016, los siguientes:

a) Prestación de servicios de Gestión documental para el procesamiento técnico documental y digitalización de documentos en el sistema de información de gestión documental del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU Se observa que mediante memorando STRF-20165260162943 del 12 de agosto de 2016 se remite a DTPS “se atienden las observaciones efectuadas en la mesa de trabajo a los Estudios y Documentos Previos del proceso. Se encuentra en procesos de selección no adjudicados / procesos de selección en curso pendiente publicación de pre-pliegos por parte de la DTPS. Fecha estimada de inicio de proceso de selección: 29 de febrero de 2016

b) Contratar a precios unitarios fijos y a monto agotable el diagnóstico, mantenimiento correctivo y preventivo multimarca para vehículos, incluyendo mano de obra y/o suministro de repuestos originales, lubricantes para vehículos del IDU Se observa que mediante memorando 20165260193663 del 14 de septiembre de 2016 la DTAF remite a la DTPS los documentos proceso licitatorio Mantenimiento parque automotor IDU, con el objeto de dar inicio al proceso IDU-SASI-SGGC-DTAF-006-2016, a la fecha de la auditoria no se encuentra publicado en el Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP. Está pendiente aprobación final de la DTPS Fecha estimada de inicio de proceso de selección: 2 de mayo de 2016

https://www.idu.gov.co/plan-de-accion-2016





c) Estudios de patología, vulnerabilidad sísmica y reforzamiento estructural en el edificio de la sede principal del IDU ubicada en la calle 22 #6-27. Se observa que mediante memorando 20165260104283 del 27 de mayo de 2016, la STRF realizó la solicitud de inicio del proceso de licitación, el 9 de junio de 2016 la DTPS realizó observaciones a los estudios previos mediante memorando 2016415011233, el cual fue atendido el 11 de julio de 2016 por la STRF por medio del memorando 20165260141493, por último el 22 de julio de 2016 la DTPS nuevamente solicita ajustes al proceso de IDU-CMA-SGGC-002-2016–Estudios reforzamiento Sede IDU Calle 22. Fecha estimada de inicio de proceso de selección: 16 de junio de 2016

17. Dar cumplimiento a la Ley 1295 de 1994 en su artículo 2 en el cual se indica: “Establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la población trabajadora, protegiéndola contra los riesgos derivados de la organización del trabajo que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo tales como los físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales, de saneamiento y de seguridad” (subrayado fuera de texto).

La Subdirección Técnica de Recursos Físicos tiene una acción de mejora suscrita mediante Plan de Mejoramiento derivado de la auditoría de Gestión al proceso de Gestión Humana –Salud Ocupacional desde el año 2013, relacionada con “Elaborar y ejecutar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo del mobiliario de las sedes administrativas del IDU. Realizar la ejecución del plan en dos fases” el indicador es “Carga de ocupación / Número mínimo de salidas, según gráfico (tabla)”

En seguimiento al Plan de Mejoramiento relacionado con el tema, la Oficina de Control Interno realizó mesas de trabajo con la STRF, siendo la última el 7 de diciembre de 2015 donde se planteó realizar un estudio de seguridad humana que consiste en evaluar, según los





criterios dados por la norma NFPA 101 (Life Safety Code) y la NSR 10, el tipo de ocupación del área, para determinar los requerimientos en cuanto a número de salidas de emergencia, capacidad y tipo de vías de evacuación, cerramientos de medios de egreso, iluminación y señalización de emergencia, de tal forma que toda la instalación cuente con niveles aceptables de seguridad humana.

Se obtuvo cotización junto con el diseño de detección de incendios por parte de Osho Ingenieria, pero no se procedió a ejecutar el proyecto debido a la falta de recursos. Por tanto esta acción fue reprogramada con la condición de ser

incluida en el Plan de Mantenimiento de la vigencia 2016.

Se observa que a la fecha de la auditoría en lo relacionado al Plan Anual de Adquisiciones para la contratación de los “Estudios de patología, vulnerabilidad sísmica y reforzamiento estructural en el edificio de la sede principal del IDU ubicada en la calle 22 #6-27”, no se ha dada inicio al proceso licitatorio de concurso de méritos.

Indicadores Evaluación de avance y cumplimiento del plan de acción de gestión de la dependencia con corte al 30 de Junio de 2016

A continuación, se presenta para cada indicador de gestión el porcentaje de

avance, en el cumplimiento y algunas observaciones relacionadas.

No INDICADOR

Cumplimiento a Junio

Cumplimiento de la Meta Total





No INDICADOR

Cumplimiento a Junio

Cumplimiento de la Meta Total

1 Ejecución Centro Memoria Histórica Documental Infraestructura Urbana y de Movilidad

284% 82,40%

2* Ejecución Centro Memoria Histórica Documental Gestión Institucional Interna N/A 0%

3 Entrega del estudio de normalización del sistema eléctrico bajo las normas RETIE, calle 22

N/A 0%

4* Cumplimiento en la entrega del estudio de vulnerabilidad N/A 0%

5 Ejecución del Plan Integral de Servicio de Transporte Interno N/A 0%

6 Obras de mejoramiento de la infraestructura física de la sede calle 20. 100% 40%

7 Obras de mejoramiento de la infraestructura física de las áreas en sede calle 22. N/A 0%

8 Planes de Mejoramiento Internos 100% 50%

9 Oportunidad en el registro de la información contractual en el SIAC 98,75% 49.38%

10 Ejecución Presupuestal funcionamiento de la vigencia 201% 47,30%

11 Ejecución Presupuestal, Pasivos Exigibles 99,90% 99,90%

12 Ejecución Presupuestal, Reservas Presupuestales 86,88% 68%

13 Producto No conforme 92% 41,80%

Fuente: Información tomada de CUADRO DE MANDO A 30 DE JUNIO DE 2016.xlsm que se encuentra en la Intranet http://intranet/Mapa_procesos/IntenasMain/estrategicos/planeacion_estrategica.asp

*Para los indicadores, Ejecución Centro Memoria Histórica Documental Gestión Institucional Interna y Cumplimiento en la entrega del estudio de vulnerabilidad, se evidencia solicitud de reprogramación a la OAP, sin respuesta por parte de esta dependencia. Para estos indicadores el área debe asegurar el cumplimiento ya que sólo se tiene menos de 3 meses para cumplirla.

18. Revisar la planeación los indicadores, Ejecución Centro Memoria Histórica Documental Infraestructura Urbana y de Movilidad y Ejecución Presupuestal, de acuerdo con la Guía de seguimiento a la gestión – IDU, versión 3.0 GU-PE-018.

Se observa que para estos indicadores presenta una ejecución superior del 100%, por lo tanto no se ha tenido en cuenta la Guía de seguimiento a la gestión – IDU, versión 3.0 GU-PE-018 que recomienda en su página 50 que la acción a seguir en este caso es “Revisar la planeación del indicador _ mantenerse _ establecer acción de mejora”(sic).

El proceso tiene un indicador para producto no conforme, el cual solamente aplica para procesos misionales.

http://intranet/manualProcesos/Planeacion_Estretegica/08_indicadoresGestion/8.%20CUADRO%20DE%20MANDO%20A%2030%20DE%20JUNIO%20DE%202016.xlsm

http://intranet/Mapa_procesos/IntenasMain/estrategicos/planeacion_estrategica.asp





Análisis de Riesgos

19. Evaluar la inclusión de los siguientes riesgos, en la matriz de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, de la Calle 22, publicada en el link https://www.idu.gov.co/la_entidad/sigi/ocupacional. En el desarrollo de la evaluación se evidencia que en el Plan de Emergencias y Matrices de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos de la matriz de riesgos de la calle 22 de 2016, no se encuentran contenidos los siguientes riesgos relacionados con el reforzamiento estructural sísmico y el uso permanente de ascensores.

Vulnerabilidad sísmica y reforzamiento estructural

La entidad está adelantando un estudio de seguridad humana que consiste en evaluar, según los criterios dados por la norma NFPA 101 (Life Safety Code) y la NSR 10, el tipo de ocupación del área, para determinar los requerimientos en cuanto a número de salidas de emergencia, capacidad y tipo de vías de evacuación, cerramientos de medios de egreso, iluminación y señalización de emergencia, de tal forma que toda la instalación cuente con niveles aceptables de seguridad humana, sin embargo se observa que dentro de la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, no se contempla el riesgo asociado a la vulnerabilidad sísmica y reforzamiento estructural en el edificio de la sede principal del IDU ubicada en la calle 22 #6-27.

Riesgos mecánicos, eléctricos y/o locativos entre otros. Asociados al uso frecuente del ascensor Del análisis se observó que no se contemplaron los riesgos mecánicos, eléctricos y/o locativos entre otros, asociados a los

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daños de los ascensores con situaciones como atrapamientos, caídas a nivel, golpes, caídas de altura etc. Asociado al préstamo de las Bicicletas Se observó que para el préstamo de las bicicletas no se exige que tenga los elementos de seguridad necesarios para el uso de las mismas lo que puede poner en peligro a la persona que hace uso de las mismas.

VII. FORTALEZAS EVIDENCIADOS DURANTE LA AUDITORÍA.

1. El Instituto cuenta con un parque automotor de 38 vehículos de los cuales se tomó una muestra de 10 (26.3%), verificando que el 100% de los examinados contaran con revisión técnico-mecánica y SOAT vigentes.

2. Durante el seguimiento a los planes de mejoramiento no se observaron acciones vencidas al 30 de junio de 2016, cumpliendo así en un 100% del mismo.

3. Se verificó la conciliación de activos fijos – elementos de consumo de la entidad y se observó que con corte al mes de junio de 2016 los saldo del aplicativo STONE – GESTION FINANCIERA - CONTABILIDAD y los datos administrados por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos que entre el costo histórico de contabilidad y el costo histórico de almacenes no se presenta partidas conciliatorias.

4. La buena disposición del equipo de trabajo del proceso de Gestión de Recursos Físicos para colaborar con la entrega de los documentos solicitados y recibir al equipo auditor cuando se presentaba en el área para realizar pruebas de auditoría.





De acuerdo con lo establecido en el flujograma del procedimiento Evaluación Independiente código PR-EC-O1, versión 2.0, el Proceso de Gestión de Recursos Físicos, cuenta con cinco (5) días calendario para la presentación del plan de mejoramiento resultado de la evaluación. El presente informe fue comentado con, La Directora Técnica Administrativa y financiera, Subdirectora Técnica de Recursos Físicos, el área el 03 de Octubre 2016. Los hallazgos relacionados en el presente informe, corresponden a la evaluación de una muestra aleatoria, por lo tanto es responsabilidad de área auditada, efectuar una revisión de carácter general sobre los aspectos evaluados. Se requiere implementar instrumentos efectivos control de manera que subsanen las situaciones observadas. Por lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “PR-EC-01 Evaluación Independiente y Auditorías Internas V.3.0” se debe presentar un Plan de Mejoramiento que contenga las correcciones, acciones correctivas del Informe Final de Auditoría. La información relacionada con el procedimiento y formato de Plan de Mejoramiento Institucional y por Procesos se encuentra en la siguiente ruta:

MANUALES DE PROCESOS — PROCEDIMIENTOS — EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN — MEJORAMIENTO CONTINUO - PROCEDIMIENTO PR-MC-01 FORMULACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNO Y POR PROCESOS V 2.O.pdf.

MANUALES – FORMATOS - EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO - MEJORAMIENTO CONTINUO - FORMATO FO-MC-O1 PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO (Incluye instructivo de diligenciamiento).





Finalmente, la Oficina de Control Interno agradece la colaboración de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos para el desarrollo de la presente evaluación y reitera su disponibilidad para prestar la asistencia y acompañamiento requeridos, conforme a sus roles y funciones, para adoptar los correctivos y acciones de mejoramiento recomendados, dentro del propósito de cumplir con los objetivos institucionales. Cualquier aclaración al respecto con gusto será suministrada. Cordialmente,

Luis Antonio Rodriguez Orozco Jefe Oficina de Control Interno Firma mecánica generada en 07-10-2016 05:37 PM

cc Jeaneth Flórez Pardo - Dirección Técnica Administrativa y Financiera

Elaboró: Oficina De Control Interno

ORFEO - Plantilla memorando firma mecánica. Instituto de ... · 1. Manual Parque Automotor, la...

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