Org. de Eventos 2

Los Eventos y sus Etapas

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

EVENTOAcontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.

Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre Coordinacin de Eventos


GREENLAND

RUSSIA CANADA EUROPE USA MIDDLE EAST

ASIA

AFRICA

SOUTH AMERICA

AUSTRALIA

ANTARCTICA



Etapas de un Evento*Etapas Evento Etapas Proceso AdministrativoPre-Evento Planificacin Organizacin Direccin Evaluacin

Evento Post-Evento

*

Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998


Pre-Evento

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento


Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo. Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacionalEjemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura


Pre-Evento200 195 190of D ol l ar s

2.- Nombrar Comit Organizador

Production Costs UnitPrice Profits

185 180 175 170 165

M i l l i ons

160 155 150 1990 1991 1992

Comisiones de Trabajo Coordinador GeneralEs el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente


Pre-Evento

2.- Nombrar Comit OrganizadorComisiones de Trabajo

Comisin de Logstica

Transporte Alojamiento Alimentacin Secretara

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento

Servicios Generales


Pre-Evento


Comisin Tcnico-AcadmicaEntre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas. Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo. Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.


Pre-Evento


Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.


Pre-Evento


Comisin de Festejos y RecreacinPlanifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de

Los tours y excursiones para los participantes en el evento. La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.


Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha19 89

11989

Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para laorganizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

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Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al EventoParticipantes: Acompaantes:No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Expositores o Ponentes:Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Delegados:Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.

Invitados Especiales:Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento


Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede. Instalaciones

especficas donde se realizar el evento: Capacidad Comodidad Iluminacin Equipos Acceso


Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

DURACIN OBJETIVOS

Tcnico o Cientfico Social Para Acompaantes De Visitas Tcnicas Turstico


Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento

Recursos

TCNICOS: MATERIALES:Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.


Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales5 7 .1

Ingresos:Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta Cuotas de registro al evento Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.

0 2 .9 5 1 .7 6 3 .1

Recursos Humanos Servicios Profesionales%*M

.9 9

.0 3 2 8

1ON

2 4 5 7 8

3 6

- =

M +M

Papelera-M

+ 9 0 =

CE

x

Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

C

00


Pre-Evento

9.- Promocin del Evento

Medios de Comunicacin Correo Directo Publicidad Impresa

Volante

Aviso de Prensa


Pre-Evento

10.-Diseo y Elaboracin de Impresos


Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal


Pre-Evento

12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios


Evento


Evento

1.- Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento


Evento

2.- Registro de los Participantes 3.- Realizacin del Acto de Inauguracin 4.- Realizacin Cctel de Bienvenida 5.- Implantacin del Programa General de Actividades 6.- Clausura del Evento 7.- Realizacin Evento Social de Despedida 8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte


Post-Evento


Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.Conclusiones Elaboracin de la Memoria Informacin de Tipo Acadmica y Administrativa


Post-Evento

2.- Evaluacin

OPININParticipantes Expositores o Ponentes Comit Organizador

EVALUACINComparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado


Post-Evento

3.- Agradecimientos

Auspiciantes Patrocinantes Ponentes Otros Colaboradores


Post-Evento

4.- Cumplimiento de Compromisos

$ $

$

$ $

Cancelacin de Obligaciones con proveedores. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento. Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo.


Empresas Organizadoras de EventosComit Organizador Organizador de Eventos (PCO)

Servicios:Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intrpretes, guas, sonido, audiovisuales, etc.

Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.


Empresas Organizadoras de Eventos

Pre-Evento

1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.Gerente

ClienteTipo de Evento Fecha. Hora de Inicio y Duracin. Nmero de Pax. Cliente Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado.

Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos tursticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Polticas de Pago



Pre-Evento

2.- Elaboracin Cotizacin. 3.- Contrato- Facturacin. 4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.


Empresas Organizadoras de EventosMontaje de los Salones

Evento


Empresas Organizadoras de EventosMontaje de los Salones

Evento


Empresas Organizadoras de EventosSupervisar Servicios y PersonalTransporte Comidas

Evento

Personal de Servicio Equipos



Evento

Supervisin durante Desarrollo del Evento


Empresas Organizadoras de Eventos1.- Evaluacin 2.- Facturacin Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento

Post-Evento

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