Organigrama La VACA
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Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
FORTALEZAS
1.- Se indica cómo está compuesta la organizacaión (los distintos niveles de jerarquía)2.- Información: este organigrama permite conocer las relaciones de jerarquía y coordinación, ya que especifica quien depende de quien, con quien se relaciona y a quien supervisa.3.- Formalidad: a razón de que resume los grados de responsabilidad, se concidera formal para cualquier consulta.4.- Se puede determniar en base a un ENFOQUE SISTÉMICO, que la empresa trabaja de acuerdo a sus funciones estrictamente determinadas, todo ello para que en su coordinación puedan alcanzar un fin común
DEBILIDADES O FALLAS
1.- Diseño: su estructura organizativa teinde a complicarse cada vez más.2.- algunos subgerentes tiene sobrecargada su responsabilidad.3.- Cambio: Existen funciones similares, (por ejemplo los auxiliares o vendedores) en distintas áreas, si bien indica especialidad o división del trabajo, esto debería ser corregido y depender de las áreas que sí engloban funciones similares.4.- Ajuste:se mencionaba que la divición del trabajo es buena en cierto punto; no obstante la empresa debe modifiar su clasificación .5.- Expanción: existen unidades que podrían conformar facilmente una nueva área.6.- Disminución: en algunas unidades , se sobre estima las funciones , que sencillamente puede realizarla una persona.
De DEBILIDADES a FORTALEZAS
DISEÑO de una nueva estructura implicará CAMBIO para enriquecer la composición de la estructura.Un AJUSTE será necesario para esclarecer las funciones de cada puesto.Algunas unidades sufrirán de una DISMINUCIÓN, como en otras habrá una EXPANCIÓN, de manera que u coordinación no sea compleja y se pueda alcanzar el objetiv mayor o principal.se debe plantar un estructura gráfica sencilla .existe otro punto que no se lo a conciderado aún, es el de implementar una nueva unidad de O&M a la empresa en el nivel de Staff, ya que ayudará a alcanzar mayor eficiencia organizacional, y estará pendiente de cualquir necesidad de cambio o adaptación a un nuevo ambiente.la sub-gerencia administrativa debe cambiar su nombre a "Subgerencia Administrativa Financiera", porque tien funciones financieras y supervisa a un contador.
De FORTALEZAS a DEBILIDADES
el indiar cómo está compuesta actualmente, posibilita analizar y diagnosticar que realmente necesita un cambio en su organograma, para una mejor presentación y entendimiento.ENFOQUE SISTEMICO , el nuevo organigrama no debe perder la escencia de que es un conjunto de partes que se relacionan e ineractuan , independientemente para alcanzar un objetivo común.coniderar que la asesoría de Marketing ya no deberá estar a un nivel de STAFF, porque la empresa quiere llegar a un mercado internaconal, po lo que será necesario que tome decisiones como una unidad más.
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
Recomendaciones
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
JUSTIFICATIVO DE LOS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. En el área de STAFF
DE A LA RAZON ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
“Asesoría de
Marketing”
Sub gerencia de marketing
EXPANCIÓN
La empresa está decidiendo ingresar a
mercados Europeos exigentes. Es
necesario que se implemente esta unidad
para que la organización esté preparada a
las exigencias del mercado.1
NO EXISTÍA
Unidad de ORGANIZACIÓN
Y METODOS (O&M)
CAMBIO
Se explicaba que en toda institución
debería existir una unidad de O&M, ya
que ayudará a alcanzar mayor eficiencia
organizacional, y estaría pendiente de
cualquier necesidad de cambio o
adaptación a un nuevo ambiente.
Además la empresa ya presenta síntomas
de problemas organizacionales como:
Sobrecargas de trabajo.
Incumplimiento de pedidos.
No hubo reuniones informativas.
Es en estos problemas que O&M empieza
con un plan de investigación para analizar
y determinar un diagnóstico (estado actual
de la empresa) y si es necesario realizar
una reestructuración a nivel de la
estructura organizacional.
2. En la GERENCIA GENERAL
1 Ver el manual de funciones de la nueva unidad “sub gerencia de marketing”
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
3 Asistentes 2 asistentes DISMINUCIÓN
La función de “comprar uniformes y
ropa de trabajo de los empleados,
papelería y útiles de escritorio para
toda la empresa”, entre otras, puede
realizar cualquiera de los otros
asistentes. Como también puede ser
una función de la unidad de
mantenimiento.
3. En el Área de SUB GERENCIA DE OPERACIONES
DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
Auxiliar de limpieza
Depende de Sub Gerencia
Administrativa y Financiera
CAMBIO
Con el fin de no cargar con
responsabilidades al sub
gerente de operaciones.
Los 3 Auxiliares Administrativos
Depende de Sub Gerencia
Administrativa y Financiera
CAMBIO
Por sus funciones asignadas
pueden ser transferidas a
cualquier otra unidad.
4. En el área de SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
Sub Gerencia Administrativa
Sub Gerencia Administrativa
Financiera
AJUSTE El motivo es que esta unidad tiene
a su cargo profesional contable
que aún no se lo desligó, es decir
todavía no es una unidad
independiente; por tanto fue
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
necesario el cambio del nombre
NO EXISTÍAENCARGADO DE COSTOS
EXPANCIÓN
Ya que la unidad e operaciones ya
no cuenta con auxiliares,
entonces, fue necesario que se
creara un puesto más, para que se
encargue de establecer el costeo
adecuado y llevar un control del
mismo
La Unidad de Liquidación de
sueldos y jornales
Depender del profesional de
RRHHAJUSTE
Para que exista una line directa de
dependencia. Y mejor distribución
de responsabilidades.
Auxiliar de Registro auxiliar
de contables
Depender del profesional de Contabilidad
AJUSTEMejor distribución de funciones y
responsabilidades
SUB GERENCIA DE
OPERACIONES : auxiliar de
limpieza
Depender de la Sub gerencia Adm Finc.
CAMBIO
Ya se explicó en el punto tres.
5. En el área de SUB GERENCIA DE EXPORTACIONES
DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
La Sub Gerencia Adm Finc.: Auxiliar
de Exportaciones
Depender de Sub Gerencia de
exportacionesCAMBIO
Porque sus funciones
se relacionan, entonces
fue necesaria su
modificación.
Ex Subgerencia de Ventas (no existía como una unidad,
pero era responsabilidad del gerente de ventas)Actuación con las
empresas de transporte
Depender de Sub Gerencia de
exportaciones
AJUSTE Para que si halla una
buena coordinación de
que empresas de
transporte están siendo
contratadas se decidió
crear una nueva,
denominada:
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
Encargado de
transporte.
6. En el área de SUB GERENCIA DE VENTAS
DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA
RECOMENDACIÓN
Sub Gerencia de Ventas
Sub Gerencia de Marketing
EXPANCIÓNYa fue aclarada
anteriormente
NO EXISTÍADepartamento de
InvestigaciónEXPANCIÓN
Porque su función será
investigar y presentar
cada cierto tiempo
informes de avance y
estrategias de
mercado.
NO EXISTÍADepartamento de
VentasEXPANCIÓN
Es preciso que exista
este departamento ya
que podrá a ver una
mejor centralización
de información.
Todas las unidades donde había algún
vendedor
Pasan a depender del Departamento de
VentasAjuste y Cambio
Con el fin de
centralizar la
información de las
ventas de un cierto
tiempo.
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
MANUAL DE PUESTOS
LA VACA S.A
I. IDENTIFICACION DEL PUESTO
DENOMINACIONDEL PUESTO
SUB GERENTE DE MARKETING Y VENTAS
CODIGODEL
PUESTO008
CATEGORIA DEL PUESTO
(Marcar lo que corresponda)
DIRECTIVO EJECUTIVO OPERATIVO
X
NIVEL DEL PUESTO
(MARCAR LO QUE
CORRESPONDA)
1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º
X
GRUPO OCUPACIONAL
DEL PUESTO (CLASE)
Directores / gerentes
Puestos de confianza
Jefes Profesionales TécnicosApoyo Adm.
Servicios Grales.
X
AREA / SUB AREA / UNIDAD A LA
QUE ESTA ASIGNADO O
PERTENECE EL PUESTO
(Denominación de la unidad)
SUB GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS
CLASIFICACION Unidad sustantiva Unidad Unidad de
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
DE LA UNIDAD(Marcar lo que corresponda)
administrativa asesoramiento
X
Sustantiva: relacionada con la misión de la unidad (las propias de cada institución)Administrativa: relacionada con funciones de apoyo a la función sustantiva (generalmente, comunes a cualquier institución).Asesoramiento: funciones de asesoramiento al nivel superior; staff.
RELACION DE DEPENDENCIA Y SUPERVISION JERARQUICA (LINEAL) DEL PUESTO
DEPENDE DE:(denominación del puesto)
SUPERVISA A:(denominación de los puestos)
Del Gerente General.
Auxiliar administrativo.
Departamento de investigación
Departamento de Ventas
UBICACIÓN DE LA UNIDAD EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
(organigrama solo de area funcional, incluyendo la unidad superior y de las dependencias)
II. CONTENIDO DEL PUESTOOBJETIVO CENTRAL DEL PUESTO(razón de ser o motivo por el cual existe el puesto)
Planificar y efectivizar las políticas, estrategias, enlaces y programas comerciales en el corto, mediano y largo plazo, orientado a una alta productividad y responsabilidad social, asegurándose que la compañía incremente sus ingresos y participación en el mercado.
PRINCIPALES Analizar, evaluar y ajustar la política comercial y disponer
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
FUNCIONES DEL PUESTO
(las funciones son de carácter continuo, se relacionan con las actividades principales que deben ser realizadas en el puesto para cumplir con el objetivo)
estudios destinados a incrementar, mejorar o equilibrar la actividad comercial de la Empresa en el mercado nacional e internacional.Presentar a la Gerencia General, planes comerciales y estrategias de mercado específicos, asimismo promociones e incentivos para mejorar la participación en los mercados donde se opera y se tiene conexiones.Supervisar la segmentación de mercado.Analizar planificar y coordinar la expansión de nuevos mercados, como también el cambio o abandono de estos.Coordinar reuniones periódicas con los jefes de área para análisis y proyección de mercados.Análisis, evaluación e implementación de nuevos sistemas de tecnología comercial que permitan mejorar la gestión.Presentar nuevos productos de características únicas que determinen la diferenciación, sin afectar la calidad del mismo.Efectuar otras actividades o tareas relativas a su naturaleza funcional que le sean asignadas por el Gerente General.
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO(son las principales responsabilidades del puesto, emergen de las atribuciones del cargo
RESPONSABILIDADES(descripción cualitativa)
Planificar y autorizar planes de incentivo a los puntos de venta.Evaluar periódicamente los resultados de la Gestión comercial a nivel general y mercado.Asegurarse de que los planes y estrategias sean cumplidas a cabalidad a nivel sistema.Revisar y asegurarse, de que los materiales a ser usados por el área de Marketing, se encuentren relacionados y complementen las políticas y promociones vigentes.Apertura nuevos puntos de venta.Adecuar el área de ventas y marketing, a los nuevos desafíos que exige el mercado.
Se consultó el libro GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD2, donde hace referencia lo siguiente:
2 Escrito por, Cuatrecasas Arbos LLuis
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
El primer paso que debe plantearse una empresa que pretende incorporar la calidad a la estrategia empresarial es la confección de un plan para el desarrollo e implantación de un sistema de calidad. Un sistema de calidad consta de tres elementos básicos:
Documentación e forma de manuales de calidad.Medios materiales y técnicos.Medios humanos.
Es mejor realizar un estudio completo y estructurado que abarque toda la organización, sus procesos, medios y personas para lograr una adecuada implantación global de calidad y su mejora continua. El autor del libro al que se consultó, indica “La certificación no debería ser nunca el objetivo prioritario de un sistema de calidad, sino más bien un beneficio o consecuencia de su implantación… ”
En la página buenosnegocios.com, indica que se deben seguir los siguientes 9 puntos:
1. Lograr el compromiso de la alta dirección y de los recursos humanos. No se puede
implementar un sistema de calidad sin un real compromiso de todos. Asegurase de
comunicar lo que se busca hacer y sumar al equipo de trabajo. Como argumenta Richard
Chase en su libro "Administración de la Producción y Operaciones" (2007): "para lograr
una calidad sobresaliente se requiere un liderazgo de calidad por parte de la alta
gerencia, un enfoque en el cliente, una participación total de la fuerza laboral y
una mejora continua basada en el análisis de los procesos".
2. Identificar las expectativas de los clientes. ¿Qué esperan los clientes? ¿Cómo les damos
lo que requieren? Una vez detectado el mercado al que nos dirigimos, es
importante determinar las necesidades de los compradores y traducirlas en términos
de los productos o servicios que brinda la empresa.
3. Determinar el tipo de sistema a seguir. Existen numerosas opciones para gestionar la
calidad: normas, modelos o manuales, gratuitas o pagas. Algunas
son internacionales (por ejemplo, las normas ISO), otras regionales y hasta se han
desarrollado estándares que pueden ser exclusivamente locales (por ejemplo,
certificaciones de origen de una determinada localidad). Algunas se diferencian por el
sector empresarial, tipo de productos o servicios. Explorar, hacer benchmarking y
consultar con especialistas puede ayudar en esta etapa.
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
4. Designar un responsable. Pocas cosas ocurren si no existe alguien a cargo. Dependiendo
de las características propias de la organización, en este caso podrá ser una persona, un
comité o un departamento de calidad.
5. Realizar el diagnóstico inicial. Para entender el punto de partida es necesario
realizar mediciones de la situación actual de la empresa en materia de calidad. Se
pueden analizar las fortalezas y debilidades actuales para definir el mejor camino. El
diagnóstico puede realizarse mediante entrevistas o cuestionarios, observación de los
procesos o revisión de registros.
6. Redactar el manual de calidad. En este documento la empresa especifica QUÉ es lo que
va a hacer en relación a la calidad (política, medios, compromiso), ajustado a la
dimensión de la organización. Debe escribirse en forma concisa y concreta, y reflejar el
acuerdo logrado en el Paso 1.
7. Redactar el manual de procedimiento. En este documento se detalla CÓMO se van a
llevar a cabo los compromisos registrados en el manual de calidad. Al estar escrito, sea
quien sea que realice la tarea, puede ajustarse al procedimiento. Se describen desde los
procedimientos generales de la organización, hasta los específicos de cada puesto.
8. Establecer los registros de calidad. Esta etapa implica sistematizar los registros de los
diversos procesos y sectores para poder realizar diagnósticos posteriores. Por ejemplo, la
cantidad de unidades que pasaron las pruebas o las que fueron devueltas, o los reclamos y
observaciones de clientes.
9. Ejecutar auditorías o autoevaluaciones periódicas. La medición del cumplimiento es
parte del mismo sistema. Es necesario realizar diagnósticos permanentes para detectar
dónde la empresa está fracasando y dónde debe realizar correcciones o poner mayores
esfuerzos para alcanzar la calidad deseada.
En este entendido, se pudo comprender mucho mejor cual era el procedimiento para llevar cabo
un implementación de un sistema de calidad.
Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas
BibliografíaBuenos Negocios. (15 de ABRIL de 2013). Obtenido de http://www.buenosnegocios.com/notas/341-
implementar-un-sistema-calidad-9-pasos
ARBOS, L. C. (2010). BOOK.GOOGLE.COM.BO. Obtenido de http://books.google.com.bo/books?id=uoaaxj6zxZsC&pg=PA337&lpg=PA337&dq=los+aspectos+mas+importante+que+debe+contemplar+un+proyecto+de+implantaci%C3%B3n+de+un+sistema+de+calidad&source
ARBOS, L. C. (2010). GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD: Implantación, control y certificación. Barcelona: PROFIT Editorial.