ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PROFESOR: CARLOS GUTIÉRREZ C. · Clasificación Documental Es el...
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PROFESOR: CARLOS GUTIÉRREZ C.
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ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
PROFESOR: CARLOS
GUTIÉRREZ C.
¿Qué es la Organización Documental?
Proceso archivísticoorientado a laclasificación, laordenación y ladescripción de losdocumentos de unainstitución.
Cuando logramosorganizar debidamentelos archivos, estospueden alcanzar losobjetivos deseados.
Se puede decir, que laorganización es unresultado, unaconsecuencia deseable,producto de realizaradecuadamente, enprimer lugar laclasificación, luego laordenación y por últimola descripción de losdocumentos.
Clasificación Documental
Es el establecimiento de
agrupaciones
documentales
diferenciadas. Comienza
determinando la
agrupación documental
mas grande (fondo) y
finaliza determinando las
más pequeñas (series y
subseries)
Fondo documental.
conjunto de documentos,
de cualquier formato o
soporte, producidos
orgánicamente y/o
reunidos y utilizados por
una persona particular,
familia u organismo en el
ejercicio de sus
actividades
Clasificación Documental
Series documentales. Conjunto
de unidades documentales de
estructura y contenidohomogéneos, emanadas de
un mismo órgano o sujeto
productor como
consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales,
laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Las subseries documentales
son unidades documentales
que forman parte de una serie,
identificadas de forma
separada de ésta por su
contenido y sus características
específicas.
Ejemplo: Serie: Contratos
Siubserie: Contratos de
mantenimiento
Siubserie: Contratos por
prestación de servicios
Clasificación Documental
Serie: Actas
Subserie: Actas de Comité
Subserie: Actas de Junta
Directiva
Subserie: Actas de Reuniones
de Área
Serie: Facturas
Subserie: Facturas de Venta
Subserie: Facturas de Compra
Principio de procedencia: Se
refiere a que los documentos
de un fondo documental
correspondientes a una
institución o persona no deben
mezclarse con los de otro
fondo
Ordenación Documental
La ordenación es la operaciónarchivística realizada dentro del
proceso de organización que
consiste en establecer
secuencias naturales
cronológicas y/o alfabéticas,
dentro de las categorías o grupos
definidos en la clasificación. La
ordenación se aplica a las series y
subseries documentales y
determina qué ocumentos van
primero y qué documentos van
después.
Principio de Orden Original.Principio fundamental de la
teoría archivística por el cual
se establece que la disposición
física de los documentos debe
respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación
de fondos, series y unidades
documentales.
Descripción Documental
Trabajo archivístico
que informa de
manera el contenido
de las unidades de
conservación
documental:
Carpetas, Gavetas,
archivadores,
estantes, cajas, etc.
NO OLVIDES
!!!!ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL = CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN +
REGISTRO.
EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Ingresas a trabajar al departamento de contratación de una
empresa y tu primera labor es organizar los documentos de esta,
que se encuentran como fondo acumulado documental, es decir,
se encuentran conservados en desorden sin un criterio de
ordenación adecuado de carácter archivístico, y además no
cuenta con instrumentos técnicos de archivo que hagan posible el
acceso y consulta de la información.
¿Con qué paso iniciarías el proceso de
organización de estos archivos?
EXACTO!!!!!
Con la CLASIFICACIÓN:
Esto implica que investigas más a fondo cuáles
son las actividades y funciones que leva a cabo
esta oficina, la estructura orgánica de la
empresa, consultas los manuales de funciones y
de procedimientos, hasta que estableces
cuales son las diferentes clases de documentos
que maneja para establecer las series y sub
series:
ACTAS CONTRATOS INFORMES
Sub series
Actas de
Reuniones
Actas de Comité
Sub series
Por servicios
transporte
Por servicios
mantenimiento
Sub series
Informes Iniciales
de contrato
Informes finales de
contrato
LUEGO ORDENAMOS
Teniendo en cuenta el tipo de documentos y
los sistemas disponibles puedes utilizar un sistema
numérico, cronológico, alfabético, etc. inclusive
una combinación de estos para maximizar su
utilidad. No olvides aplicar el principio de orden
original
ACTAS
PUEDES UTILIZAR UNA ORDENACIÓN NUMÉRICA O
CRONOLÓGICA PARA LAS ACTAS
Enero 21
Enero 26
Marzo 11
Abril 14
Mayo 20
CONTRATOS
PUEDES UTILIZAR UNA ORDENACIÓN ALFABÉTICA POR
EL NOMBRE DE LA EMPRESA PARA LOS CONTRATOS
AUTOS Y MÁS AUTOS
BUSES Y MÁS BUSES
CARROS Y MÁS CARROS
NAVES Y NAVES
TRANSPORTES ZULAY
POR
TRANSPORTES
INFORMES
PUEDES UTILIZAR UNA ORDENACIÓN NUMÉRICA O
CRONOLÓGICA PARA LOS INFORMES
POR ULTIMO REGISTRAMOS
Registramos toda la información de los
documentos; dependencia, serie, sub serie,
códigos, número de folios, nombre del
expediente o carpeta, ubicación , etc.
CONTRATACIÓN
CONTRATOS
SERVICIO DE TRANSPORTE
AUTOS Y MÁS AUTOS
01/01/2020 31/12/2020
OFICINA
INSTITUTO NUEVO PAÍS S. A
ARCHIVO DE GESTIÓN
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