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ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACINQUE ES LA ADMINISTRACIN?

Coordinacin de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas.La administracin requiere la culminacin eficiente y eficaz de las actividades laborales de la organizacin.

ADMINISTRACINDEFINICIN DE ORGANIZACIN

Conjunto de PERSONAS y TECNOLOGA combinadas para alcanzar METAS.

Las organizaciones existen dentro de un MEDIO AMBIENTE.

NATURALEZA Y PROPSITO:

Las organizaciones son necesarias para la creacin de estructuras, que bajo jerarquas y funciones especficas, permiten simplificar las actividades y lograr un objetivo comn.

ORGANIZACIN FORMALCuando las actividades de dos o mas personas estn explcitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.PRINCIPIOS ORG.FORMAL:Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin)Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un costo mnimo)

ORGANIZACIN INFORMALEl propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.Necesidad de informacinEs importante integrar la organizacin informal.

GERENTE GENERALSUPERVISOREMPLEADOSAUTORIDADRESPONSABILIDADTIPOS DE ORGANIZACIN:

ORGANIZACIN LINEAL:

Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval. Basada en el principio de unidad de mando-

GERENTE GENERALSupervisor de las tarjetas de instruccionesSupervisor de ordenes de trabajo y hojas de rutaSupervisor de la disciplinaSupervisor de abastecimientos de materialesSupervisor de control de calidadSupervisor de adiestramientoSupervisor de mantenimiento EMPLEADOSOrganizacin funcional.

se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especializacin.

Caractersticas

1. Autoridad funcional o dividida.2. Lneas directas de comunicacin3. Descentralizacin de las decisiones.4. nfasis en la especializacin.

Organizacin de tipo de lnea-staff.

La organizacin de lnea-staff es una combinacin de la organizacin lineal y la funcional, que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predominen las caractersticas lineales.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

Unidad de mando: Un subordinado slo deber recibir rdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y se produce una serie de conflictos entre las personas.

Especializacin: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas.


Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

Equilibrio de DireccinControl: Consiste en disear una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.


Definicin de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relacin a los objetivos de los mismos.


Divisin del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.


Departamentalizacin: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares tiene una relacin lgica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organizacin.


Jerarqua: desde los primeros das de la industrializacin los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podran manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quin.


Coordinacin: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organizacin con eficiencia, sin coordinacin los miembros de la organizacin perderan de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentaran la tentacin de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organizacin


Organigramas.Son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran:

las interrelaciones.Las funciones.Los niveles jerrquicos.Las obligaciones y la autoridad.

Por su naturalezaMicro administrativosMacro administrativosMeso administrativos Por su mbitoGeneralesEspecficos Por su contenidoIntegralesFuncionalesDe puestos, plazas y unidadesPor su presentacinVerticalesHorizontalesMixtosDe bloqueTIPOS DE Organigramas.

MICROADMINISTRATIVOSTITULARGERENTEDPTO DE FINANZASDPTO DE PRODUCCINDPTO DE VENTASCorresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a algunas de las unidades que la conforman

MACROADMINISTRATIVOSASAMBLEA GENERALORGANIZACIN INTERNACIONAL DEL TRABAJO - OITCONSEJO DE SEGURIDADTRIBUNALINTERNACIONALDE JUSTICIAORGANIZACINMUNDIAL DE LA SALUD - OMSSECRETARAInvolucran a mas de una organizacin

GENERALES: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas

DPTO.DIRECCINGENERALDIRECCINDIRECCINDIRECCINDPTO.DPTO.DPTO.DPTO.DPTO.DPTO.Por su mbito

ESPECFICOS: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin

GERENCIAFINANCIERADPTO. DE CONTABILIDADOFICINAOFICINAOFICINAOFICINAOFICINAOFICINADPTO. DE TESORERADPTO. DE COSTOSPor su mbito

INTEGRALES: Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia

DIRECCINGENERAL1.0DIRECCIN1.1DIRECCIN1.2DIRECCIN1.3DPTO.1.1.1DPTO.1.1.2DPTO.1.1.3DPTO.1.2.2DPTO.1.3.1DPTO.1.3.2DPTO.1.3.3DPTO.1.2.1Por su contenido

FUNCIONALES: Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas a las unidades incluidas en el grfico

DIRECCIN GENERALCUMPLIR LOS ACUERDOSDE LA JUNTA ADMINISTRATIVAVIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMASCOORDINAR A LAS DIRECCIONESFORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERALDIRECCIN TCNICADIRECCIN FINANCIERADIRECCIN DE PROMOCINEVALUAR Y CONTROLAR LAAPLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMASFORMULAR EL PROGRAMA ANUALDE LABORESDIRIGIR LAS LABORESADMINISTRATIVAS DE SU AREAOBTENER LOS RESULTADOSNECESARIOSFORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTODIRIGIR LAS LABORESADMINISTRATIVAS DE SU AREA

ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONALESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIN Y APOYOSUPERVISAR AL DEPARTAMENTO DE COMPRASFORMULAR EL PROGRAMA DE TRABAJOPROPONER MODELOS DE AUTOABASTECIMIENTO PARCIALPor su contenido

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas

E = EXISTENTESR = REQUERIDOS* = NOMBRE DE LA PERSONADIRECCIN GENERAL44DIRECTOR*AUXILIAR*SECRETARIASDIRECCIN BSECRETARIAS *DIRECCIN ADIRECTOR*DIRECTOR*ANALISTAS *DEPARTAMENTOANALISTAS *ANALISTAS *DIBUJANTES *DEPARTAMENTOJEFE*SECRETARIAS *JEFE*ANALISTAS *DIBUJANTES *SECRETARIAS *1512221111117122512224371112112611851242571122SECRETARIAS *REPor su contenido

VERTICALES: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA

HORIZONTALES: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades se disponen horizontalmente


MIXTOS: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.


DE BLOQUE: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

SECRETARIOSUBSECRETARIAAOFICIALIA MAYORSUBSECRETARIAB5. DIRECCIN5.1 DEPARTAMENTO5.1.1 OFICINA5.1.2 OFICINA5.1.3 OFICINA5.2.DEPARTAMENTO5.2.1 OFICINA5.2.2 OFICINA5.2.3 OFICINA6. DIRECCIN6.1 DEPARTAMENTO6.1.1 OFICINA6.1.2 OFICINA6.2 DEPARTAMENTO6.2.1 OFICINA6.2.2 OFICINA1. DIRECCIN1.1 DEPARTAMENTO1.1.1 OFICINA1.1.2 OFICINA1.1.3 OFICINA1.2.DEPARTAMENTO1.2.1 OFICINA1.2.2 OFICINA1.2.3 OFICINA2. DIRECCIN2.1 DEPARTAMENTO2.1.1 OFICINA2.1.2 OFICINA2.2 DEPARTAMENTO2.2.1 OFICINA2.2.2 OFICINA3. DIRECCIN3.1 DEPARTAMENTO3.1.1 OFICINA3.1.2 OFICINA3.1.3 OFICINA3.2.DEPARTAMENTO3.2.1 OFICINA3.2.2 OFICINA3.2.3 OFICINA4. DIRECCIN4.1 DEPARTAMENTO4.1.1 OFICINA4.1.2 OFICINA4.2 DEPARTAMENTO4.2.1 OFICINA4.2.2 OFICINAPOR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, es decir, el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras


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