Organización de eventos

Jairo VidozaC.I: 20.176.090

Asuntos y Relaciones PúblicasTutora: Alejandra Peralta

DISEÑO Y COTIZACIÓN- Se establecen objetivos.

- Se elabora el mensaje a comunicar.- Expectativas del organizador.

Ejemplo: Reunión para aumentar la productividad del sector de ventas de empresa de artículos deportivos.

Objetivos: Aumentar la productividad del sector de ventas de una empresa de artículos deportivos para obtener mayores ganancias.

¿Qué se quiere comunicar?: Las alternativas y herramientas que se tienen para potenciar y aumentar la productividad en el sector de ventas de una empresa de artículos. deportivos.

Expectativas de los organizadores: Entendimiento, receptividad, retroalimentación e ideas para ejecutar además de presentar las proyecciones deseadas luego de poner en práctica la estrategia.

¿Con qué recursos se cuenta?: Sala bien equipada con una pantalla gigante para realizar la presentación, además de material de apoyo para mantener atentos a los presentes.

PRODUCCIÓN

Gestiones previas al evento, que tienen la finalidad de preparar los recursos para la realización del mismo. Debe incluir todos los

recursos y servicios necesarios para elaborar el evento.

EJEMPLO: Conferencia sobre las redes sociales como unidad de negocio.

Actividades que se deben realizar:

- Convocatoria a través de la prensa y redes sociales.- Reservación de transporte para los ponentes.- Alquiler de local.- Organizar el refrigerio.- Decoración que incluya mesas, sillas, iluminación, sonido.- Material de apoyo para los que asistan.- Reservación de hoteles para los ponentes y personal adicional que participen en la conferencia.

MONTAJE

Recursos técnicos y humanos para poder ejecutar el evento de forma ideal.

EJEMPLO: Torneo de futbol en las canchas del Sambil.

Actividades a realizar:

- Reglas, inscripción y todos los detalles del torneo bien señalados en la entrada.- Delimitar zonas de banco de suplentes, equipos aún por jugar.- Instalación de zona de hidratación para los participantes. - Delimitar una zona en la cual se entregarán los premios a los equipos ganadores.

EJECUCIÓN

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

EJEMPLO: Torneo de futbol en las canchas del Sambil.

Con todos los equipos, árbitros y premios a disposición, se procede a realizar el torneo de fútbol en las canchas del Sambil bajo el orden ya prestablecido y los reglamentos previamente comunicado a todos los que hagan parte de dicho evento.

DESMONTAJE

Retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento.

EJEMPLO: Conferencia sobre las redes sociales como unidad de negocio.

Luego de culminado el evento, se debe desmontar todos los materiales y recursos utilizados, además de acondicionar y limpiar la zona para que quede en la forma en la cual fue recibida.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Ejemplo: Reunión para aumentar la productividad del sector de ventas de empresa de artículos deportivos.

En esta etapa final se evalúan las estrategias utilizadas y sus resultados en el sector de ventas mediante la recolección de datos de ingresos de la empresa para determinar el éxito de dicho evento.