7/25/2019 Organización Funcional vs Organización Por Procesos

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ORGANIZACIÓN FUNCIONAL VS ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

FUNCIONAL

Es aquella en la cual el “qué hacer” lo defne una estructura jerárquica, lo distribuye por áreasespecializadas e independientes unas de otras, que se subdividen el trabajo por personas y locontrola mediante un ujo de órdenes, decisiones acciones e in ormaciones permanentes dedoble sentido vertical

! Estructura de la empresa por áreas uncionales! "lujo de trabajo vertical! #uestos de trabajo por unciones! $onocimiento se desdobla a través de la estructura! #rocesos complejos y de poco valor a%re%ado

POR PROCESOS

Es aquella a través de la cual se orienta el trabajo básicamente hacia la satis acción de lasnecesidades y e&pectativas del cliente, mediante el dise'o de procesos de alto valor a%re%ado(

)a %estión por procesos implica un cambio de paradi%mas y un cambio de actitud de laspersonas en la orma de hacer el trabajo

! Estructura de la empresa por procesos! "lujo de trabajo horizontal! #uestos de trabajo multi uncionales! *nte%ración del conocimiento en %rupos autónomos! +rientada hacia el cliente! #rocesos de ciclo corto y alto valor a%re%ado

CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESO

)os empleados son el problema El proceso es el problemaEmpleados #ersonas

acer mi trabajo -yudar a que se ha%an las cosas$omprender mi trabajo .aber qué lu%ar ocupa mi trabajo

dentro de todo el procesoEvaluar a los individuos Evaluar el proceso$ambiar a la persona $ambiar el proceso.iempre se puede encontrar un mejorempleado

.iempre se puede mejorar el proceso

/otivar a las personas Eliminar barreras$ontrolar a las personas 0esarrollo de las personas

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1o confar en nadie 2odos estamos en estoconjuntamente

34uién cometió el error5 4ue permitió que el error secometiera

$orre%ir errores 6educir la variación+rientado a la l7nea de ondo +rientado al cliente

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

! acer 8nicamente procesos en los que seamos mejores! 2ener solo lo necesario! "ortaleza en la tecnolo%7a de la in ormación! En ocar al cliente y a los resultados! #ersonas educadas 9de alta capacidad de respuesta:! .istemas de %estión de talento humano que apoyen la consolidación de la or%anización

que aprende! "le&ibilidad de procesos

El paradi%ma de “%estión por procesos” implica un cambio de actitud de las personas en la ormade hacer y evaluar el trabajo del cual es responsable

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1. Elaboración del Mapa de Procesos

En él, se representan los procesos que componen el Sistema, así como sus relaciones principales. Dichasrelaciones se indican mediante flechas y registros que representan los flujos de información.El número de procesos de un sistema puede ser variable dependiendo del enfoque de la persona queesté analizando o diseñando el sistema.Para comprender el significado y la importancia de un Mapa de Procesos, podemos tomar el ejemplo de unrompeca e!as. El Mapa de Procesos es como la imagen de un rompeca e!as" no se #e alterada por la formao tama$o de las pie!as que lo forman. %sí, la misma imagen puede construirse con un rompeca e!as de &'pie!as ó de &'' pie!as.(n mismo sistema de gestión puede representarse con procesos )pie!as de rompeca e!as* de m+s o menostama$o. El tama$o de los procesos )pie!as* no afecta al sistema. a -nica limitación es que los procesos)pie!as* encajen perfectamente )sin solapes ni huecos* y que los distintos procesos tengan un tama$o similar entre sí.Con muy pocos procesos el Mapa de Procesos ser! escueto y f!cil de comprender pero ladescripción individual de cada proceso ser! m!s comple"a . Por el contrario, identificando muc#osprocesos la descripción individual de cada proceso ser! m!s sencilla sin embar$o el Mapa deProcesos ser! m!s comple"o . %a solución óptima la encontraremos en un punto intermedio entreambos e&tremos.

% la hora de identificar los procesos es preciso tener en cuenta adem+s que cada proceso, por con#enio, sedescri e en un -nico procedimiento, de modo que la estructura de procesos establece al mismo tiempo laestructura de la documentación del sistema .

tro factor a considerar a la hora de esta lecer el n-mero de procesos que integran el sistema es laestructura organi!ati#a e/istente. os procesos pueden ce$irse al alcance de un departamento o función)intradepartamentales* o pueden e/ceder dicho +m ito )interdepartamentales*. Cuando se define laestructura de procesos es recomendable ele$ir un tamaño de procesos que permita encontrar unúnico responsable de cada proceso.

a e/periencia nos indica que, por ejemplo, en un sistema integrado de calidad, medioam iente y pre#enciónde una P0ME, el n-mero total de procesos )estratégicos, cla#e y de apoyo* de e oscilar entre &' y 1'. Si eln-mero de procesos supera &', es aconseja le agruparlos en macro procesos.Se recomienda incluir en el Mapa los registros que esta lecen las relaciones entre los procesos ligados conflechas que descri en su flujo. os registros definen la información de entrada y salida y ayudan a delimitar

con mayor claridad el alcance de cada proceso )es decir, su principio y final*. 'ambién es recomendableincluir en el Mapa documentos asociados tales como planes de control especificaciones einstrucciones .Si el Mapa resulta muy complejo, es con#eniente ela orar una #ersión simplificada, en la que sólo figuran lasinterrelaciones entre los procesos mediante flechas, pero no se indican los registros ni los documentosasociados.Es aconseja le escri ir en el sím olo de cada uno de los procesos del Mapa el código )n-mero correlati#o*,título y cargo del responsa le de cada proceso. En el caso de que se definan macroprocesos, el código delproceso se compone del código del macroproceso seguido de un n-mero correlati#o.Es muy -til colorear los procesos en el Mapa de Procesos para distinguirlos o agruparlos atendiendo adistintos criterios.

a definición del Mapa de Procesos de ería ser esta lecida por consenso de todo el equipo directi#o. Para

ello, es aconseja le utili!ar la técnica del Diagrama de %finidad.Es con#eniente #ol#er a re#isar y si procede actuali!ar el Mapa de Procesos una #e! se hayan descrito todoslos procedimientos seg-n se indica en el apartado siguiente.

(. )escripción de cada ProcesoPor con#enio, cada proceso se describe en un procedimiento único que incluye el dia$rama de flu"o delproceso. Para comprender mejor los diagramas de flujo y definir con mayor precisión y claridad los procesos,se recomienda que el procedimiento incluya los siguientes apartados2

• 3a ecera• jeto• %lcance

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*esponsable del Proceso• 4egistros +irmas

Cabecera del Procedimientoa ca ecera incluye la información general identificati#a del documento )logotipo de la organi!ación, código

del procedimiento, título, #ersión, fecha*a codificación de los procedimientos se reali!a mediante dos dígitos )los mismos que designan el Proceso en

el Mapa de Procesos*Ej.2 '52 Primer procedimiento del sistema de 3alidad.

as instrucciones se codifican con el mismo código del procedimiento que desarrollan seguido de la letra 678 yun n-mero correlati#o de dos cifras.Ej.2 '&97'52 Primera instrucción del procedimiento n-mero &.

os planes de control se codifican con el código del procedimiento del que deri#an, seguido de la letra 6P8 y unn-mero correlati#os de dos cifras.

as especificaciones, se codifican de igual modo que las instrucciones y planes de control, pero con la letra6E8.

os formatos de registro se codifican seg-n el código del procedimiento o instrucción que los generan,seguido de un n-mero correlati#o de dos dígitos.Ej.2 '59'52 :ormato 5 del procedimiento '5.Ej.2 '&97'59'52 :ormato 5 de la instrucción '5 del procedimiento &.%os re$istros sin formato no requieren de un códi$o.,b"eto-El o jeto es la descripción de la ra!ón de ser del proceso. El o jeto nos indica de forma resumida quépersigue el proceso, el moti#o de su e/istencia. Se puede denominar tam ién la 6misión8 del proceso.

lcance-El alcance es el +m ito funcional que a arca el proceso. Es recomenda le definir el alcance de cada procesode forma do le2a* E/poniendo el conjunto de productos o ser#icios a los que afecta el proceso )6El proceso es de aplicación alos materiales y ser#icios que ;8*

* /ndicando dónde empieza y dónde termina el proceso en relación a otros procesos )6El presenteproceso se inicia con la recepción de;. y finali!a con la emisión de ;.8*)esarrollo-Es la secuencia de acti#idades que constituyen el proceso. Se representa gr+ficamente mediante un diagramade flujo en el que las flechas indican la secuencia de acti#idades y el flujo de información. Sím olosespecíficos permiten distinguir en el diagrama de flujo acti#idades, registros, decisiones u otros documentosasociados )instrucciones, especificaciones, planes de control, etc.*.

*esponsable del Proceso-El 4esponsa le del Proceso es la persona que #ela por el cumplimiento de todos los requisitos del mismo4eali!a un seguimiento de los indicadores del proceso, #erificando su eficacia y eficiencia, así como el logrode los o jeti#os definidos para dicho proceso en cualquiera de los +m itos de la gestión )producti#idad,costes, calidad, seguridad, medioam iente, ;*. <iene plena autoridad para reali!ar cualquier cam io delproceso con los recursos asignados. Si dicho cam io puede influir en otros procesos, de e consultar con losresponsa les de los procesos implicado s.*e$istros-

os registros son documentos que presenta resultados o tenidos o proporciona e#idencia de acti#idadesdesempe$adas. os registros constituyen el soporte de la información que fluye en el sistema de gestión.

• os registros pueden ser internos )generados en la propia organi!ación* o e/ternos )de clientes opro#eedores*. os registros internos, suelen tener un formato definido y controlado. os registrose/ternos )p.ej. un pedido de cliente* no tienen un formato definido y por lo tanto no requieren de uncódigo identificati#o del formato.

• os registros pueden estar informati!ados o en papel• (n registro puede archi#arse durante un tiempo determinado por un pla!o preesta lecido o hasta que

ese registro ya no tenga utilidad.Es recomenda le incluir en cada procedimiento un listado de todos los registros de salida de eseprocedimiento, ello facilita la comprensión del diagrama de flujo así como el control de dichos registros. os

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formatos de registros internos se controlan como documentos indi#iduales. =o es recomenda le adjuntarloscon los procedimientos.+irmas-7S >''' y la pr+ctica totalidad de normas de gestión de gestión de la calidad, seguridad y medioam ienterequieren la apro ación formal de los documentos del sistema. Dicha apro ación puede e#idenciarsemediante la firma de un original o la firma en un registro complementario de apro ación de documentos.<am ién se admite la firma electrónica de los documentos.Criterios para el dibu"ado de )ia$ramas de +lu"o de Procesos

0 ctividades• a primera acti#idad de cada proceso suele estar conectada a otro proceso anterior a tra#és de alg-n

registro.• %lgunos procesos no #ienen iniciados por un proceso anterior sino por un 6detonador8 )un suceso que

desencadena una acti#idad* . P.ej. (n detonador del proceso de atención de pedidos es la recepción deun pedido. (n detonador del proceso de atención de quejas es la recepción de una queja.

• a mayoría de los procesos finali!a con acti#idades conectadas a procesos posteriores.• (na acti#idad puede englo ar distintas tareas. En la casilla de la acti#idad se descri ir+n re#emente

las tareas incluidas. Si las tareas de una acti#idad son numerosas y?o complejas, la casilla de acti#idadresultaría demasiado grande, por lo que es recomienda descri ir esa acti#idad en una instrucción.

• 3ada casilla de acti#idad de e indicar un responsa le de ejecución de dicha acti#idad )indicar el cargoresponsa le en may-sculas, al final de la casilla de la acti#idad*

• Si las tareas de una acti#idad son desarrolladas por distintas personas2 considerar acti#idades distintasseparando en una casilla por cada responsa le.

• Si de una acti#idad sale m+s de un registro, considerar la con#eniencia de di#idir dicha acti#idad en#arias acti#idades2 una por cada registro.

• as casillas de en di ujarse lo m+s alineadas posi les tanto #ertical como hori!ontalmente.• <odas las casillas alineadas #erticalmente de en ser de similar anchura.

0 +lec#as• 3ada flecha representa el flujo de una información )dato o registro* o material.• E#itar cruces de flechas en la medida de lo posi le• as flechas de en di ujarse de arri a a ajo y de i!quierda a derecha )sal#o en los ucles*. E#itar

di ujar flechas o licuas.• as entradas a las acti#idades de otras acti#idades precedentes del mismo proceso se indican de

arri a a ajo )de esta forma la secuencia de acti#idades se ordena #erticalmente de arri a a ajo*.• as entradas a las acti#idades procedentes de otros procesos se indican de i!quierda a derecha.C0 *e$istros

• Si un registro sale de una acti#idad para entrar en otra inmediata, se sit-a en medio de am asacti#idades unido por flechas.

• Entre dos procesos, normalmente figura al menos un registro, a tra#és del cual se transmite lainformación

)0 )ocumentos sociados• os planes de control, instrucciones, especificaciones u otros documentos asociados se reflejar+n

como entradas a la i!quierda de las acti#idades en las que se utili!an como referencia.

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