Tema: ANÀLISIS DE LA INFORMACIÓN

Fecha: 27 de Mayo del 2014

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

El análisis de datos “es un proceso de inspeccionar, limpiar y transformar datos con el

objetivo de resaltar información útil, lo que sugiere conclusiones, y apoyo a la toma de

decisiones.”1 El análisis de datos tiene múltiples facetas y enfoques, que abarca diversas

técnicas en una variedad de nombres, en diferentes negocios, la ciencia, y los dominios

de las ciencias sociales.

Consiste en el sometimiento a un proceso de análisis o examen crítico que permita

precisar las causas del estudio ponderar las opciones de acción para su efectiva

atención.

El resultado del análisis de información

El resultado del análisis de la información debe ser traducido en un lenguaje sencillo,

directo; debe ser consultado con el destinatario o con otros especialistas para exponerlo

a la crítica y llegar a la verdad solicitada o necesitada por la comunidad de usuarios. No

se puede concebir un exitoso resultado de la actividad de procesamiento sin un previo y

exhaustivo análisis de la información, de este último parte el cumplimiento de las

operaciones del procesamiento (registro, catalogación, indización, clasificación,

elaboración de resúmenes) que como resultado es permisible el almacenamiento y

recuperación de la información. “El análisis de la información es el paso previo para la

realización de las operaciones del procesamiento. Puede ejecutarse el análisis y no verse

necesario que la información se recepte en una unidad informativa o por el especialista

que la analiza para dar respuesta a una necesidad del usuario.”2

Pasos básicos para el análisis de información

1. Identificar las necesidades del usuario o de la comunidad de usuario.

2. Seleccionar la información requerida.

3. Valorar la calidad del documento y los datos que brinda.

4. Interpretar los datos en correspondencia con la finalidad de la adquisición del

documento.

11. DÁVILA pag: 126, 2010 2. REYES Ponce, pag: 187 , 2009

Luego de haber recopilado y registrado los datos, deben someterse a un proceso de

análisis que permita identificar las causas de estudio. Este proceso consta de los

siguientes pasos:

Naturaleza y propósito de análisis: “consiste en separar sus componentes,

hasta conocer la naturaleza y el origen del comportamiento de la organización.”3

El propósito de este análisis es establecer los fundamentos para desarrollar

opciones de solución al factor que estudia.

Procedimiento de análisis: aquí se clasifican e interpretan los hechos teniendo

en cuenta ejecutar los pasos siguientes:

1. Conocer el hecho o situación que se analiza.

2. Describir ese hecho o situación.

3. Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.

4. Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación

seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o

discrepancia.

6. Definir las relaciones que operan entre los elementos.

7. Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de enteder sus causas

y el camino para su atención. 

Un enfoque muy eficaz para analizar los datos consiste en adoptar una actitud

interrogativa y formular de manera sistematica seis cuestionamientos fundamentales:

¿Qué trabajo se hace?

¿Para que se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Con que se hace?

¿Cuándo se hace?

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS

1. Administración por objetivos: “proceso a través del cual los niveles de

decisión de una organización identifican objetivos comunes, definen

áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos

objetivos como guías para su operación.”4

23. REYES Ponce, pag: 198 , 2009 4. DÁVILA pag: 200, 2010

2. Análisis de sistemas: proceso de clasificación e interpretación de

hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para

recomendar mejoras a un sistema.

3. Análisis de co-beneficio: estudio para determinar la forma menos

costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de

acuerdo con la inversión realizada.

4. Análisis de estructura: examen detallado de la estructura de una

organización para conocer sus componentes.

5. Análisis de criterio múltiple: técnica cualitativa de proyección que

evalúa alternativas asignando calificaciones a criterios clave acordados

por consenso.

6. Análisis factorial: método de análisis que incluye todas las variables

que ejercen influencia en un proceso u operación.

7. Análisis Ford: técnica de análisis que toma su nombre de las palabras

fuerza-oportunidades-riesgos-debilidades, empleada en los estudios de

mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios.

8. Análisis marginal: técnica de planeación que permite cuantificar el

incremento económico como producto de una decisión.

9. Árbol de decisiones: enfoque que visualiza los riesgos y probabilidades

de una situación como incertidumbre o acontecimientos fortuitos.

10. Autoevaluación: proceso con el cual se identifican, valoran y comparan

los avances de la entidad con relación a las metas y objetivos de la

misma.

11. Auditoria administrativa: examen integral o parcial de una

organización con el cual se precisan el nivel de desempeño y

oportunidades de mejora.

12. Benchmarking: proceso con el cual se evalúan los productos, servicios

y procesos de trabajo para prevenir desperfectos y las mejoras de los

mismos, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

13. Control total de calidad: con este método se incrementa la calidad de

los productos y servicios de una entidad.

14. Diagrama de afinidad: permite agrupar por temas las ideas surgidas de

una tormenta con el fin de identificar problemas.

15. Diagrama de causa y efecto: gracias a esta técnica podemos representar

el conjunto de causas o factores casuales que producen un efecto

específico. 

3

16. Diagrama de pareto: es una grafica que sirve para clasificar hechos

sobre la base de que 80% de los efectos surge de 20% de posibles causas.

17. Empowerment: busca una relación con los socios entre la organización

y su personal.

18. Reingeniería organizacional: proceso que replantea y re direcciona los

procesos los sistemas etc. de una entidad.

19. Reorganización: revisión y/o ajuste de una organización con el fin de

hacerla más funcional y productiva.

20. Técnica Delphi: con esta técnica se efectúan pronósticos con el

consenso de un grupo de expertos, para crear un concepto del futuro.

21. Análisis de series de tiempo: aquí se interpretan las variaciones en los

volúmenes de hechos, costos, producción etc. En periodos homogéneos.

22. Correlación: se determina el grado de relación o influencia mutua entre

dos o más variables.

23. Programación lineal: asignación de recursos de manera optima en

relación con un objetivo.

24. Muestreo: sirve para inferir información acerca de un universo de

estudio a partir de análisis.

25. Teoría de las decisiones: es la selección del mejor curso de acción

cuando la información se da en forma probable.

26. Teoría de los juegos: determinación de estrategia optima en una

situación de competencia

27. Teoría de los grafos: son diagramas que buscan identificar la trayectoria

crítica para plantear en forma grafica la secuencia coordinada y llevar a

cabo un proyecto.

FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO

“Por medio de este podemos identifica claramente la relación causa-efecto con el fin de

determinar los cursos de acción para darles solución”5. Sus instrumentos técnicos de

apoyo son los siguientes:

Marco global de análisis

Antecedentes

Normatividad

Procesos fundamentales

Objetivos, funciones y procedimientos

45. DÁVILA pag: 203, 2010

Estructura orgánica

Análisis de congruencia

Sistema de apoyo administrativo

Revisión de las acciones.

Formulación de recomendaciones: “Son propuestas de acción concretas, donde se

evalúan las ventajas y desventajas del hecho o asunto a investigar”6.

Preparación de recomendaciones: Lo que se sugiere a continuación es la elaboración

de un documento en el cual el investigador y/o analista. Basado en sus experiencias y

conocimientos debe poner en juego su imaginación y habilidades creativas.

Existen diferentes tipos de recomendaciones las cuales se mencionan a continuación:

De mantenimiento

De eliminación

De adición

De combinación

De fusión

De modificación

De simplificación

De intercambio

Elaboración de un informe: “Al momento de la elaboración de un informe es

imprescindible y/o necesario tomar en cuentas algunos puntos las cuales son

fundamentales en cuanto a decisiones fáciles se requiere para las autoridades

correspondientes que puedan participar en su puesta para llevarse a la práctica.”7

Es importante que el informe contenga las siguientes secciones:

Introducción 

Análisis de la estructura organizacional

Análisis de competitividad

Diagnósticos de la situación actual.

Propuesta para el mejoramiento de la organización.

Estrategia de implantación.

Seguimiento, control y evaluación.

Apéndice y/o anexos.

56. DÁVILA pag: 206, 2010

7. http://biblio3.url.edu.gt/Libros/

org_empresas/1.pdf

Presentación de resultados del estudio: Una vez elaborado el informe

correspondientemente estructurado, el responsable deberá convocar un grupo de trabajo

para revisar su contexto, en caso de detectar alguna anomalía debe realizarse los ajustes

necesarios.

Una vez finalizada se revisión el documento definitivo se enviara a las instancias

siguientes:

Al titular de la organización

Al órgano de gobierno.

A los niveles jerárquicos.

A grupos de filiación, corporativos y/o sectoriales.

ANÀLISIS

He analizado que el análisis de información del estudio organizacional, es de gran

importancia ya que permite conocer y analizar lo que realmente sucede en la

organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad,

incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento.

Esto se lo realiza luego de haber recopilado y registrado los datos, ya que deben

someterse a un proceso de análisis que permita identificar las causas de estudio. El

análisis de información tiene como propósito establecer los fundamentos para

desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas

de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.

También se puede decir que un análisis de información depende de una clasificación e

interpretación de hechos a igual que un diagnóstico de problemas y un empleo de

información ya que esto va a permitir a la organización poder evaluar y racionalizar los

efectos de un cambio.

Un enfoque fundamental de un análisis de información consiste en adoptar una actitud

interrogativa y formular de manera sistemática ya que desde ese momento se tornará

mas criterio ya que con las nuevas respuestas que se obtenga nos ayudará a obtener más

pautas para así poder formular medidas de mejoramiento.

Las técnicas e instrumentos de análisis está integrado por los recursos técnicos que se

emplea para estudiar la información obtenida con el fin de conocer todos sus aspectos y

detalles. Ya que por último se debe realizar la formulación de diagnostico y de

resultados nos permite poder elaborar informes y presentar los resultados del estudio 6

realizado ya que es la relación que existe entre el origen de estudio y sus consecuencias

ya que así nos permitirá identificar claramente la relación causa – efecto para así poder

lograr y determinar fácilmente los cursos de acción para poder dar una solución y así

de esta manera poder evaluar sus ventajas y desventajas y presentarlas a manera de

propuesta o recomendaciones ya que durante el proceso de análisis de información nos

permite conocer el hecho o situación a investigar , a tal punto que nos da la facultad de

poder describirlo, percibir sus detalles y así comprender mejor cada elemento del

estudio y poder así responder a sus seis cuestionamientos fundamentales.

GLOSARIO

EFICACIA. Es la capacidad de la organización para cumplir con la misión y

abarca desde la satisfacción del cliente y los productores, capacidad para

producir con calidad, hasta la adaptabilidad a los cambios y el desarrollo de la

organización.

EFICIENCIA: Relación óptima entre determinados elementos o componentes,

entre insumo y resultado, beneficio y costo, resultado y tiempo. Debe reflejar

todo el ciclo recursos- proceso-resultado.

CONVICCIÓN: transmitir la sensación que nuestros productos servicios se

ajustan perfectamente a las necesidades de nuestro interlocutor.

CAMBIO ORGANIZACIONAL: Reajuste radical de factores organizativos

debido a cambios en el ambiente externo condiciones económicas y financieras.

CULTURA ORGANIZACIONAL: Es el conjunto de percepciones,

sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de

interacción dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones. 

GESTIÓN: Es la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Gestionar es

realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

DIAGNOSTICO: Constituye un método que permite detectar problemas,

necesidades e intereses de las comunidades en su contexto real. 

RETROALIMENTACIÓN:

Es el proceso mediante el cual se realiza un intercambio de datos, informaciones,

hipótesis o teorías entre dos puntas diferentes.

FUENTE:

REYES Ponce, “Análisis y diseño Organizacional ”, 1era Edición , 2009

DÁVILA “Teorías Organizacionales y Administración”, 2ª Edición, 2010

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http://www.buenastareas.com/ensayos/Metodologia-Para-El-Desarrollo-De-

Estudios/65722.html

http://biblio3.url.edu.gt/Libros/org_empresas/1.pdf

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