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ORIENTACIÓN DE PROPUESTAS Solicitud de propuestas para el diseño, administración, tabulación y análisis de pruebas intermedias de progreso académico en las materias de español, matemáticas, inglés, ciencia y estudios sociales en los grados de primero a duodécimo grado: Sistema para el monitoreo continuo de la recuperación académica 22 de octubre de 2021 Vía Microsoft Teams 1

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ORIENTACIÓN DE PROPUESTAS

Solicitud de propuestas para el diseño, administración, tabulación y análisis de pruebas intermedias de progreso académico en las materias de español,

matemáticas, inglés, ciencia y estudios sociales en los grados de primero a duodécimo grado:

Sistema para el monitoreo continuo de la recuperación académica

22 de octubre de 2021

Vía Microsoft Teams

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ObjetivoEl DEPR por medio de la Secretaria Auxiliar de Asuntos Académicos y Programáticos (SAAP) y la Unidad deAdjudicación de Fondos (UAF) de la Oficina Central de Compras y Obligaciones solicitan propuestas deconformidad con la RFP Núm. DEPR-UAF-21-005 (en adelante “RFP).

El objetivo de esta RFP es seleccionar un (1) proponente para que brinde los servicios de diseño ypreparación de pruebas de evaluación intermedia, acceso a una plataforma para administración de estas,análisis de los resultados y, preparación de informes. También deberá proveer talleres de capacitaciónsobre el uso y administración de las pruebas y los resultados obtenidos. Conjuntamente se ofrecerá apoyoal personal del DEPR en el proceso de la administración de la prueba y los procesos de logísticarelacionados. El DEPR otorgará un contrato al proponente que presente la mejor propuesta que satisfagalas necesidades del DEPR.

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IntroducciónEl Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) enfrenta nuevos retos causados por la pandemia delCOVID-19. Esta crisis mundial ha creado una impactante alteración de los sistemas educativos en todo elmundo.

No obstante, ha llegado el momento de dejar de mitigar el impacto de la emergencia del COVID-19 en elsistema educativo y comenzar a reevaluar las acciones en cada nivel operacional del DEPR (nivel central,oficinas regionales educativas (ORE) y escuelas) para pasar a un proceso de planificación estratégica enaras de cerrar las brechas en el aprendizaje, disminuir el rezago académico y favorecer el éxito de cadaestudiante del sistema.

Por medio de esta iniciativa se propone crear un sistema de pruebas en línea alineadas a las cinco materiasbásicas (Ciencias, Español, Estudios Sociales, Inglés y Matemáticas) según los estándares e indicadores decada grado.

Estas pruebas se administrarán a todos los estudiantes del primero al duodécimo grado, de maneraperiódica cada diez semanas del año académico 2021-2022, permitiendo el desarrollo de análisiscomplementario a la distribución de notas, pero con un énfasis de mayor rigurosidad.

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Introducción (Cont.)Las mismas se administrarán de manera digital aprovechando el equipo tecnológico previamente adquirido porparte del DEPR. De esta manera, la administración de los cuatro instrumentos y la obtención de los resultadosserán en línea permitiendo tener los resultados precisos y en tiempo real para poder analizarlos y tomardecisiones para ajustar los planes de acción según las necesidades detectadas en los diferentes subgrupos deestudiantes. Esto permitirá el tener los datos necesarios para realizar los ajustes pertinentes a los planes deacción que atañen la recuperación académica.

Los datos de los resultados (por estándar e indicador) se utilizarán para crear el plan de trabajo de los maestrosde manera diferenciada según el rezago (específico) de cada estudiante en su sala de clases.

El ciclo compuesto de evaluación, análisis, re-enseñanza e intervención y evaluación, luego de cada pruebapermitirá identificar distintas intervenciones que permitirán el desarrollo de lecciones específicas que atiendanlas áreas de rezago académico.

De igual modo, y para garantizar un plan de trabajo coherente, se adiestrarán digitalmente a los maestros antesde la administración de la prueba para que puedan administrar los cuatro instrumentos adecuadamente duranteel año escolar 2021-2022. También, se les ofrecerá seguimiento y apoyo a los maestros luego de la administraciónde las pruebas y en la implementación de los módulos para remediar los rezagos.

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Introducción (Cont.)De acuerdo con la Asociación para la Supervisión y el Desarrollo Curricular (2001), el desarrollo de pruebascomo la propuesta aquí a servido como una ayuda instruccional debido a que le permite al docente tenerconocimiento sobre el progreso del estudiante y le permite implementar estrategias instruccionalesenfocadas en el tipo de rezago particular.

El Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) procura ofrecer servicios educativos de alta calidaden los grados de Kindergarten a tercero (K-3). Estos grados son de vital importancia para que losestudiantes alcancen el éxito escolar.

La Medición y Evaluación para la Transformación Académica de Puerto Rico (META-PR) se administra en losgrados de tercero a octavo, así como undécimo. No obstante, al presente la agencia no cuenta con uninstrumento (físico ni digital) para monitorear el progreso académico de los estudiantes de los grados deKindergarten a segundo (K-2), previo a tomar dicha prueba.

Por tal razón, el DEPR se propone administrar a partir del año escolar 2020-2021 evaluaciones intermediaso provisionales (interim assessment) en los grados 1-12 para determinar el progreso de los estudiantes enel dominio de destrezas en las materias de Español, Inglés, Matemáticas Ciencias, y Estudios Sociales.

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SERVICIOS PROFESIONALES SOLICITADOS

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Servicios profesionales solicitados1. Diseño y preparación de pruebas de evaluación intermedia (interim assessments)

a. diseño y preparación de pruebas de evaluación intermedia que midan el progreso académico de los estudiantes delos grados de primero a duodécimo (1-12) en las materias de Español, Matemáticas, Inglés, Ciencia y Estudios Sociales(10, 20, 30 y 40 semanas), conforme al calendario de secuencia y herramienta de alineación curricular del grado ymateria.

b. Las pruebas de evaluación intermedia (interim assessments) deberán estar alineadas con los estándares yexpectativas académicas de Español, Matemáticas, Inglés y Ciencia de los grados de primero a duodécimo (1-12) yseguir el modelo de construcción del Diseño Universal de Aprendizaje (DUA).

c. Las pruebas (interim assessments) deben constar con una cantidad de 10 a 12 ítems por materia para seradministrado en un período de clases de aproximadamente 50 minutos.

d. Los ítems de las pruebas deben asegurar la determinación de la proficiencia de las destrezas de Español, Inglés,Ciencias, Estudios Sociales y Matemáticas de acuerdo con el calendario de secuencia y las herramientas de alineacióncurricular en los niveles alto, mediano y bajo. Estos ítems serán propiedad del Departamento de Educación de PuertoRico.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)1. Diseño y preparación de pruebas de evaluación intermedia (interim assessments) (cont.)

e. Realizar procesos de validez de contenido y confiabilidad de las pruebas, conforme a las mejores prácticas deinstrumentación.

f. Las pruebas deben contar con un proceso de confiabilidad que permita comparar resultados y sub-resultados porárea de contenido.

g. Las pruebas deben presentarse en una plataforma que facilite la puntuación de manera inmediata y automática.h. El proceso de validación de los ítems será realizado por los Gerentes de Operaciones de Materia del DEPR.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)2. Administración

a. La administración de dichos instrumentos de evaluación deberá ser en línea y proveer informes de resultados queeste accesible en un término no mayor de 48 horas de su administración.

b. El proveedor debe contar con una plataforma en la cual se lleven a cabo las pruebas (online assessment). La mismadebe contar con los siguientes criterios que:

permita la sincronización de datos con la base de datos del Sistema de Información Estudiantil (SIE). Estoy incluyeque las pruebas estén identificadas con el número de SIE del estudiante.

contenga la capacidad de recibir respuestas escritas mediante teclado con símbolos especiales (por ejemplo:elevar al cuadrado una variable), ejercicios de selección múltiple, entre otros.

recopile datos sobre el tiempo que le toma al estudiante completar cada ejercicio y la prueba en su totalidad.

contenga funcionalidades de accesibilidad para personas con alguna discapacidad visual o auditiva.

permita que el coordinador de la prueba pueda cerrar la misma en cualquier instante e incluso, a distancia.

tenga la capacidad de tener 260,000 estudiantes tomando pruebas al mismo tiempo.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)2. Administración (cont.)

c. Ofrecer un adiestramiento al personal de nivel central y de las oficinas regionales educativas sobre el uso de laplataforma que se utilizará para ofrecer las pruebas. Los adiestramientos serán presenciales a menos de que existauna directriz que requiera que los mismos sean realizados de forma virtual.

d. Proveer video y material de adiestramiento que permita replicar el contenido ofrecido a personal de nuevo ingresoo personal que no pueda asistir al adiestramiento en el día convocado.

e. Apoyar al DEPR en los procesos de logística de administración de las evaluaciones de progreso por escuelas yoficinas regionales educativas (ORE) en el período establecido por el DEPR.

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Áreas a impactar Cantidad Aproximada

Nivel Central 50 personas

Oficinas Regionales Educativas (ORE) 150 personas por ORE

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Servicios profesionales solicitados (cont.)2. Administración (cont.)

f. Determinar los procesos y protocolos de manejo para garantizar la seguridad y fidelidad del proceso deadministración de las pruebas.

g. Analizar los resultados por ítem, evaluar el mismo de manera continua y añadir nuevos ítems paramantener un banco de alta calidad.

h. De igual manera, debe considerar la provisión de acomodos razonables para estudiantes de EducaciónEspecial, Aprendices de Español como Segundo Idioma e Inmigrantes, entre otros.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)3. Recolección de datos, análisis y preparación de informes

a. Informes de resultados debe estar accesible en un término no mayor de 48 horas de su administración.b. De la plataforma se deben poder generar informes de recolección de datos y análisis de los resultados de las

pruebas, con especial énfasis en la identificación de los estudiantes con perfil de bajo dominio o aprovechamientoacadémico.

c. La plataforma debe permitir al DEPR obtener los resultados de manera inmediata y dividida por necesidadesidentificadas por materia, por grado y por estudiante. Se debe poder obtener de la plataforma un Archivo de Datosen Excel:

Reporte Individual del Estudiante

o estándaro indicador

Análisis del crecimiento académico por estudiante

Análisis del crecimiento académico a nivel de escuela, ORE y global.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)3. Recolección de datos, análisis y preparación de informes (cont.)

d. La plataforma debe poder proveer un informe de participación de los estudiantes para conocer cuántos usuariostomaron la prueba y coordinar las reposiciones necesarias para garantizar que el 100% de los estudiantes tomen laprueba.

e. Se espera que de los datos obtenidos se facilite la toma de decisiones por parte de las escuelas y las ORE.f. Se requiere la colaboración del proponente con el DEPR para describir los niveles de ejecución de los estudiantes. El

proponente es responsable de la calificación, determinación de niveles dominio (alto, mediano y bajo), y análisis detodos los resultados de los estudiantes evaluados en el formato de las pruebas propuestas.

g. El control de calidad en la calificación; la entrega de informes; el cumplimiento con los tiempos establecidos; laseguridad y la confidencialidad de los datos tienen prioridad en el manejo de estas propuestas.

h. Se le solicitaran informes de labor realizada, informes de logros y otros informes requeridos según la necesidad ypara propósitos de facturación.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)4. Otros servicios solicitados

a. Se deberá proveer adiestramiento sobre el uso, administración de las pruebas y generación de informes de formapresencial (hasta donde sea posible) a personal de nivel central y de las ORE’s.

b. Proveer apoyo a directores y ORE’s en el proceso de la administración de la prueba y situaciones de logísticarelacionadas.

c. Los servicios se prestarán de manera oportuna y profesional, de acuerdo con todos los estándares, políticas yprocedimientos de la industria de informática, Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS) y OSIATD.Además, cumplirá con la política pública para la contratación de bienes y servicios de informática, ATI -013 y ATI-017de la Oficina de Gerencia y Presupuesto. Dichos servicios deberán cumplir con todas las leyes, reglas, regulaciones uórdenes aplicables.

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Servicios profesionales solicitados (cont.)4. Nivel de servicio esperado

a. La plataforma debe tener un “soporte técnico” durante el periodo de vigencia del contrato mediante un contacto decorreo electrónico para responder preguntas e inquietudes de los usuarios. Las respuestas a las inquietudes ypreguntas de los usuarios no deben tardar más de 24 horas. Este servicio será ofrecido por el proponente.

b. La plataforma electrónica para administrar las pruebas debe cumplir con los siguientes requerimientos: Disponible 24x7 con disponibilidad de 99.99%. Tiempo de respuesta mínimo entre 1.1ms a 324ms. Se notifica a los usuarios cuando se vaya a realizar mantenimiento correctivo que haga que la plataforma no esté

disponible. En todo momento, los datos estarán ubicados exclusivamente dentro de las fronteras de los E.E.U.U. Debe incluir un ambiente de desarrollo y otro de prueba, aparte del ambiente de producción.

c. Informe de resultados debe estar accesible en un término no mayor de 48 horas de su administración.

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ENTIDADES ELEGIBLES

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Entidades elegiblesSerán elegibles autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico con un mínimo de cinco (5) años deexperiencia exitosa en el diseño y administración de pruebas estandarizadas a través de plataformaselectrónicas en escuelas públicas o privadas. Las entidades que interesen presentar las propuestas deberánevidenciar la experiencia, capacidad y alcance para ofrecer los servicios contemplados en esta RFP, tanto anivel operacional como fiscal. Además, deberán contar con una plataforma para la administración de laspruebas.

La entidad además deberá estar registrada en Registro Único de Profesionales (RUP) de la Administraciónde Servicios Generales (ASG) o presentar evidencia de que se encuentra en proceso de estarlo.(https://rup.asg.pr.gov/).

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FORMATO DE PROPUESTA

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Contenido de la propuestaa. Portada

Proponentes deberán utilizar el formato de portada provisto en la sección de anejos de esta RFP.

b. Aspectos técnicos de la propuesta de servicio

i. Cualificaciones y experiencia en general del proveedor de servicios (Máximo de 10 páginas)

Proporcionar una descripción que detalle la capacidad, de la entidad y su personal, para desarrollar los servicios bajoeste RFP.

Proveer una descripción narrativa de proyectos similares completados en los últimos cinco (5) años. Además, debecompletar el Anejo B donde identifique al menos tres referencias de clientes a los que haya provisto servicios dealcance y magnitud similar dentro de los pasados tres años. Una de las referencias debe ser la misma que se hacereferencia en el narrativo. Debe incluir solamente referencias sobre servicios que son lo suficientemente similarespara demostrar la capacidad para llevar a cabo los servicios solicitados en la RFP.

Proporcionar una descripción narrativa del personal que compone el equipo de trabajo, sus miembros y estructuraorganizacional junto con un organigrama que identifique a las personas claves que serán asignadas para realizar losservicios requeridos por este RFP. En el caso de contemplar personal que no haya sido contratado, deberá incluir unadescripción de los trabajos y responsabilidades que llevará a cabo.

Proporcionar una tabla del personal que va a trabajar en este proyecto con su preparación, certificaciones yexperiencia.

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Contenido de la propuesta (cont.)ii. Descripción de los servicios y capacidad para proveer y completar los mismos (Máximo de 30

páginas)

Descripción narrativa, junto con diagramas explicativos que demuestre como atenderán losolicitado en la RFP, logrará los objetivos requeridos, asegurará la finalización del alcance de losservicios. Deberá además especificar como el servicio a proveer y la plataforma propuestacumplen con los requisitos establecidos en la RFP. También debe indicar cómo completará elalcance de los servicios y se asegurará en el cumplimiento con el calendario de trabajo propuesto.Debe describir las etapas o fases que serán objeto de validaciones o certificaciones por parte delDEPR entre las cuales está la entrega de ítems. Presente en el Anejo C un calendario de trabajo(“timeline”) detallado por fases y tiempo límite para la ejecución de este proyecto.

Presentar un ejemplo preliminar de una prueba de cualquier materia y grado de las primeras 10semanas (un grado primario y un grado secundario) el cual debe estar identificado como Anejo D.

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Contenido de la propuesta (cont.)c. Aspectos Fiscales

Para determinar los aspectos fiscales, el DEPR tomará en consideración los siguientes criterios:

i. Costo del proyecto

Proveer en formato de tabla un desglose detallado del costo por servicio solicitado. Como mínimo se espera se desglose elcosto de redacción de ítems, uso de la plataforma y almacenaje de los ítems, costo de adiestramiento, costo de los informes ymanejo de proyecto. La tabla debe ser complementada por un narrativo que explique y justifique el presupuesto presentado.

Otros servicios:

Proveer el costo por servicios por uso de la plataforma para años subsiguientes. Estos costos deben estar garantizados porcinco años. Los costos relacionados a estos servicios no formarán parte de la evaluación de la propuesta. La mera presentaciónde estos costos no garantiza la selección del proponente y la otorgación del contrato.

ii. Solidez financiera

Evidencia de que la entidad tiene recursos financieros y organizacionales para llevar a cabo las actividades requeridas en estasolicitud. Adjunte en el Anejo D los últimos tres estados financieros auditado, revisado o compilado con sus debidas notas dela organización. Los estados financieros y los estados bancarios presentados deben ser de la entidad proponente y no de lossocios o incorporadores.

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PROCESO DE EVALUACIÓN

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Page 23: ORIENTACIÓN DE PROPUESTAS Solicitud de propuestas para el ...

Criterio de evaluación y selección de proponenteEl DEPR llevará a cabo una evaluación justa e imparcial de todas las propuestas recibidas a través de uncomité de evaluadores externos. No serán consideradas las propuestas incompletas o que no cumplan conlas instrucciones emitidas. La propuesta será evaluada siguiendo los criterios establecidos por el DEPR en laconvocatoria (anuncio y paquete informativo), la viabilidad y la calidad de lo propuesto. La propuesta queobtenga la mayor puntuación será recomendada para la selección y se le requerirá la negociación según loscriterios que identifique el DEPR que deben ser revisados.

Se realizará un proceso de cernimiento a cada propuesta entregada para determinar si cumple con lossiguientes requisitos de elegibilidad:

la entidad es elegible;

incluye todos documentos requeridos para evaluación.

Las propuestas que no cumplan con los criterios de cernimiento serán descalificadas y no pasarán aproceso de evaluación.

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Criterio de evaluación y selección de proponente (cont.)Luego del proceso de cernimiento se llevará a cabo un proceso de evaluación. Los evaluadores realizaran unaevaluación preliminar de manera individual de cada una de las propuestas. Luego el comité de evaluadores sereunirá y discutirá cada una de las propuestas y asignará una puntuación en consenso la cual será la que seutilizará para determinar el orden de puntuación de todas las propuestas evaluadas. Tanto para la evaluaciónindividual como para el consenso se utilizará la misma rúbrica de evaluación. En el caso de la solidez financiera, lamisma será evaluada por un Contador Público Autorizado utilizando una rúbrica para este proceso.

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CRITERIO DE EVALUACIÓN PESO (%)

Descripción de los servicios y capacidad para proveer y completar los mismos

40%

Cualificaciones y experiencia en general del proveedor del servicio y su equipo de trabajo

25%

Costos propuestos 20%

Solidez financiera Ratios: Equity, Debt to Capital ratio, Working capital, Total Debt to Assets, Short-term, Debt Coverage, Return on Net Worth, Current Rati and Quick Ratio

15%

TOTAL 100%

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Proceso de revisiónEl proceso de reconsideración o revisión de la adjudicación del RFP estará regido por las disposiciones de laLey de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley 38-2017, según enmendada.

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PREGUNTAS

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