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La Administración de Proyectos 9 de octubre de 2014

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REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE LAUNIVERSIDAD DE PUERTO RICOCERTIFICACIÓN NÚM. 30 (2008-2009) DE LA JUNTA DE SÍNDICOS

Presentado por:Julia D. Ramos, Agente CompradorDivisión de Post Award, UPR-Río Piedras

Colaboradoras:: Liz Bultrón, División de Post Award, UPR-Río PiedrasDayanara Cruz, Oficina de Compras, UPR-Río Piedras

PROPÓSITO ADIESTRAMIENTO ♦ Orientar de manera general sobre los cambios más

importantes y las innovaciones del reglamento yprocesos para proyectos de Fondos Externosadministrados por la División de Post Award

Recabar sobre la importancia de generar unexpediente administrativo completo y conforme alas exigencias reglamentarias aplicables

Realizar ejercicio de requisiones y órdenes decompras

Aclarar dudas


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VIGENCIA

El nuevo Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales yServicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico,Certificación Núm. 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos,entró en vigor el 26 de diciembre de 2008. Fue Registrado en elDepartamento de Estado como el Reglamento Núm. 7618.

Este Reglamento derogó el Reglamento para la Adquisición deEquipos, Materiales y Servicios, Certificación Núm. 22 (1995-1996) según enmendado, y toda otra certificación, norma,reglamento o comunicación en conflicto con el nuevoReglamento.

A partir del 26 de diciembre de 2008, las adquisiciones debienes y servicios en todas las unidades del SistemaUniversitario deberán realizarse conforme a las disposiciones deeste nuevo Reglamento.

REGLAMENTOS

Base Legal:Ley de la Universidad de Puerto Rico,

Ley 1 del 20 de enero de 1966Sección 14.10.13 Reglamento General

de la Universidad de Puerto RicoLey de Procedimiento Administrativo

Uniforme, Ley 170 – 12 de agosto de1988, según enmendada


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PARTE I – DISPOSICIONES GENERALES ♦

Propósito (Art. 3) Establecer las normas y

procedimientos Agilizar adquisición Asegurar óptima calidad Incorporar mecanismos

modernos (Ej. Internet)para mayor eficiencia yreducción de costos

APLICACIÓN (ART. 3) ♦

Aplica a: toda transacción de

adquisición de bienes y servicios no personales en: Unidades

institucionales Administración

Central Junta de

Síndicos (incluye Sistema de Retiro)

Encargados proyectos de investigación.

No aplica a: compraventas efectuadas por

unidades institucionales que adquieren bienes para venderlos y cobrar por los mismos (Ej: Editorial, librerías);

adquisiciones de los recursos informativos efectuadas por las bibliotecas del sistema universitario;

Asuntos relacionados con mejoras permanentes;

Transacciones, adquisiciones o gastos expresamente excluidos o reglamentados por disposiciones especiales aprobadas mediante certificación de la Junta de Síndicos. (Ej. Telecomunicaciones, anuncios)


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PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD

Autoriza a la Junta de Subasta a evaluar laadquisición para fines educativos oinvestigativos a un mayor costo ensituaciones en que, por no estar disponibleen el momento en que se necesite: existe el riesgo de que el costo sea mayor

que lo que se va a economizar, o de queacarrearía un menoscabo en la misión yservicios de la UPR.

El análisis debe realizarse de acuerdo conlas circunstancias particulares de cadasituación y debe documentarse en elexpediente.

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN(ART. 7) ♦

Inicia cuando el solicitante crea una requisición a través del sistemaSIA la cual recibe el agente comprador seleccionado. El solicitantedebe proveer todos los datos técnicos, especiales y necesarios porescrito al comprador al momento de solicitar la adquisición. La requisición debe estar completa, esto es descripción,

documentos en anejo y la información completa de contacto. Todaadquisición que requiera aprobaciones de otras unidades comoDTAA y otros deben ser dirigidas a esas unidades previo a sersometidas al comprador. Requisición puede ser devuelta por faltade información.

Para compras con fondos externos debe seleccionar como agentecomprador a Julia Ramos para que la misma sea tramitada en laDivisión de Post Award. También puede seleccionar al DelegadoComprador de su Facultad.

Solicitante debe cerciorarse de contar con los fondos en la partidacorrespondiente para cubrir el costo total estimado (incluyendotransportación y entrega).


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GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.E)

Cuando las cotizaciones recibidas por la Oficina deCompras excedan en un 25% o más el costoestimado, se deberá informar al solicitante yobtener su autorización escrita para proceder con lacompra, si existen los fondos disponibles.

La Oficina de Compras sólo podrá variar o modificarlas características, condiciones o especificacionesdel bien requerido luego de consultar y obtener elconsentimiento escrito del solicitante, el cual podrásolicitarse y autorizarse por medios electrónicos(Ej. facsímil o correo electrónico).

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.I) ♦CONTINUACION

La Oficina de Compras no tendrá queidentificar los suplidores cuando elsolicitante provea las referidas trescotizaciones escritas, pero tendrá laresponsabilidad de evaluar y aprobar lavalidez de la información suministrada yevaluar a los suplidores identificados porel solicitante, conforme a los criteriosexpresados en Artículo 7.I.


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FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ ART. 8-17 Compras Directas (sin subasta) Art. 8 <$3,000 (1 cotización) >$3,000 - $50,000 (Mínimo 3 cotizaciones) (Art. 9) Equipo y materiales para investigación con propuestas

aprobadas; contratos o subastas vigentes; situación deemergencia; única fuente de abasto o proveedor disponible;adquisiciones al Gobierno de EU y PR o sus agencias;reparaciones bajo contratos vigentes; otros.

Compras contra contratos vigentes que excedan los $50,000,debe solicitarse aprobación previa a la Junta de Subasta.

El solicitante puede solicitar una subasta aunque no excedalos $50,000.

FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ CONT.

AMEX o Fondos Personales (Art. 11) $10,000 (no se puede utilizar para compra de equipos) No requiere requisición Trámite con la Oficina de Finanzas

Emergencias (Art. 12) Decretadas por Presidente o Rector UPR 3 cotizaciones, mejores intereses para la Universidad.

Única fuente de abasto o proveedor disponible(Art. 13) Se puede modificar requisitos para estimular la competencia Justificar, requiere carta único suplidor. Debe constar evidencia en el expediente.


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COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15) Los equipos y materiales especializados que el

Investigador Principal del Proyecto determine que son necesarios para el desarrollo y uso de una investigación con propuestas aprobadas y fondos concedidos para adquirir equipo y materiales, podrán adquirirse mediante compra directa y estarán exentos de subasta.

Equipo y material especializado = directamente relacionado con los objetivos de la investigación y requeridos o contemplados en la propuesta aprobada.


COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15) Trámite de la orden con carácter prioritario Requisición completa con especificaciones y certificaciones del

investigador principal del proyecto Primera opción son subastas y contratos vigentes Funciones y responsabilidades del investigador (Art. 15-E)

CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O ESPECIFICOS (Art. 16) No excedan año fiscal >$50,000 requiere subasta


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Arrendamiento financiero o “lease” (Art. 17) Se paga a plazos, por un tiempo determinado. Con o sin pago de un valor residual al final del contrato. Contiene al menos uno de los siguientes requisitos:

Se transfiere la titularidad del bien a la UPR al finalizar eltérmino; Opción a compra del bien a un valor menor queel justo valor del mercado, de ejercerse la opción; Eltérmino del contrato es igual o más del 75% de vida útil;total de pagos mínimos (excluyendo seguros,mantenimiento u otros gastos administrativos) es igual omás de 90% del justo valor en el mercado del bienarrendado.

Nota: Si excede de $50,000 conlleva subasta.


$50,000>Request for Proposal (RFP) (Artículo 18) Subastas (Artículo 20-26)

• Tradicional, Sistémica, Conjunta• Excepción < $50,000 (Artículo 9.B)

Subastas son tramitadas por el director odirectora de la Oficina de Compras. Deberá proveer todos los documentos y

considerar tiempo de este proceso.


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ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE

Circular 14-18 Oficina de Finanzas AC y Circular #2 Año 14-15 UPRRP

Fecha efectividad: 1 de julio de 2014 Equipo mayor capitalizable:

Costo es igual o mayor a $5,000 Códigos de gastos a utilizarse: 7600-7699

Códigos para gastos de envio y de instalación para estos equipos capitalizables (7655 y 7656)

AMEX no podrá ser utilizada para la compra de este equipo

Equipo menor no capitalizable: Costo entre $1,000 y $4,999.99 Códigos de gastos a utilizarse: 7300-7399 Códigos para gastos de envio y de instalación para estos

equipos capitalizables (7656 y 7657)

Materiales: todo artículo cuyo costo sea menor o igual a $999.99 (códigos 60xx)

ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE

Computadoras $500.00> se clasifican como equipos.

Otras excepciones para clasificar un material como equipo menor (equipo tecnológico, muebles, vida útil más de 2 años, entre otros).

Los códigos 7500-7599 ya no pueden ser utilizados.

Si la compra añade valor a un equipo existente, el bien se considera equipo y debe utilizarse el código de gasto que se utilizó en la compra de origen (73xx o 76xx).


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NOTAS ADICIONALES

Tener a la mano siempre copia del presupuesto de la propuesta aprobada e incluir la misma en toda compra de equipos y materiales especializados.

Justificar toda compra de equipo.

Requisante debe añadir siempre una nota en las requisiciones donde indique el propósito/justificación de la compra.

Órdenes pre pagadas, COD, Wire Transfer, deben solicitar al suplidor factura con balance $0 o sello de pago para agilizar el cierre de la orden y de la cuenta en los procesos de contabilidad.

Verificar suplidor recomendado sea parte del Registro de Licitadores de la UPR previo a la preparación de la requisición. La Oficina de Compras le orientará sobre el proceso para suplidores nuevos.

NOTAS ADICIONALES Compras de equipos o materiales 90 días antes del cierre de la cuenta debe

cumplir con lo establecido en la Circular ORCI-2016-2017-02.

Órdenes de instalación y de servicios requieren pólizas (esto afecta que la orden salga con prontitud). También pueden solicitarse documentos de acuerdo a la cuantía que sume la orden.

El proceso de adquirir no termina cuando se recibe el bien o servicio, hay que certificarlo como recibido para que el suplidor pueda recibir su pago.

Uso adecuado de los códigos agiliza el proceso. Manual de códigos disponible en enlace Oficina de Compras

Órdenes de viaje (pasajes, otros), requieren solicitud de permiso de orden de viaje firmada por el Decano, justificación de viaje, evidencia de la actividad.

Órdenes de alimentos requieren hoja de solicitud aprobada y firmada por director y decanos, así como la lista de asistencia de la actividad.

Pueden solicitarse otros documentos a discreción del comprador para salvar los mejores intereses de la Institución.

JDR8

JDR8 -Ordenes pre pagadas, COD, Wire Transfer, deben solicitar al suplidor factura con balance $0 o sello de pago para agilizar el cierre de la orden y de la cuenta en los procesos de contabilidad.-Verificar suplidor recomendado sea parte del Registro de Licitadores de la UPR previo a la preparacion de la requisicion. La Ofiicina de Compras le orientará sobre el proceso para suplidores nuevos.-Compras de equipos o materiales 90 dias antes del cierre de la cuenta debe cumplir con lo establecido en la Circular ORCI-2016-2017-02.JULIA D. RAMOS PADILLA, 3/6/2018


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REQUISICIONES

REQUISICIONES

Certificación

“Attachments” Códigos

Bienes o Servicios

Num. Orden, Recibo, Pago

Cotizaciones

Aprobaciones Adicionales

Unidad de Medida

Cuentas Frecuentes

Correción y Cancelación de

renglones

Información de contacto

Facturas

Comprador

Propuesta

Justificación

Renovaciones de Contrato

Suplidor


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ORDEN DE COMPRAS

FIN


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CONTACTOS Enlace Oficina de Compras (Reglamento y Manual de

Códigos): http://decadm.uprrp.edu/compras/compras.php

Enlace DTAA: http://asetec.uprrp.edu/

Informe de Recibo: Dianne Vega, Asist. Admvo III, Oficina de Recibo y Entrega [email protected]

Pre Intervención Fondos Externos: Michael O. Vázquez Feliciano, Contador II

[email protected] Ext. 86760, 86752

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