ORIENTACIONPROFESIONALSOBRE LIBROSYDOCUMENTOSDECONTABILIDADLIBROS Y DOCUMENTOSDE CONTABILIDADAGOSTO DE 2009CONSEJO TECNICO DE LACONTADURIA PUBLICARAFAEL FRANCO RUIZPRESIDENTE.

VERSION CUATRO (4) DE LAS 2 PM.

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍAPÚBLICA

DOCUMENTO: ORIENTACIÓN PROFESIONAL

TEMA: LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2009

PÚBLICA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: SEPTIEMBRE 07 DE 2009

1. JUSTIFICACION ......................................................................................................................................... 62. OBJETIVOS................................................................................................................................................. 7

2.1. OBJETIVO GENERAL.................................................................................................................. 72.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS........................................................................................................ 7

3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS ............................................................................. 83.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD ........................................... 83.2.- PLANES DE CUENTAS.................................................................................................................. 183.3.- REGISTRO MERCANTIL................................................................................................................ 19

4.-ORIENTACION PROFESIONAL............................................................................................................ 244.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD ................................................................................ 244.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................... 25

4.2.1.- TENEDURÍA DE LIBROS ........................................................................................................ 264.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS................................................................... 264.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD ....................................................................................... 284.2.4.- PARTIDA DOBLE...................................................................................................................... 294.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD ...................................................................... 29

4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD.......... 314.3.1.- CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJESELECTRÓNICOS DE DATOS............................................................................................................. 32

4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. ..................................... 364.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.......................................................................................... 374.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES- DIAN .................................................................................................................................................... 374.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL- .......................................................................... 384.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. .................................................................................. 384.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS ...................................................................................... 384.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO ............................. 394.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS ......................................................................... 394.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO ...................................................... 40

4.5.- SOPORTES ........................................................................................................................................ 414.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD ........................ 424.5.2.- REQUISITOS DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD. .............. 43

4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD........................................................................................ 444.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD EN LIBROS .. 454.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD............................................................................................ 46

4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................................................ 474.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DE LOS LIBROS DECONTABILIDAD .................................................................................................................................. 47

4.8.- CORRESPONDENCIA DOCUMENTAL COMO SOPORTE DE LOS HECHOSECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROS CONTABLES. ........................................... 574.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES .................................................................. 594.10.- CARÁCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD............................................................. 614.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CON PAPELES Y LIBROS DECONTABILIDAD. ..................................................................................................................................... 63

4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993................ 644.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO........................... 664.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CON DOCUMENTOS YLIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIR DE PRUEBA ....................................... 674.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS......................................................................................... 684.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD. ........... 694.12.1.- POR LOS SOCIOS. ................................................................................................................... 694.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL ..................................................................................................... 714.12.3.- POR LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL Y EJECUTIVA.................................................................................................................................................................. 714.12.5.- POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA. ......................................................................... 72

4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD................ 724.13.1.- CODIGO DE COMERCIO......................................................................................................... 724.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIO ....................................................................................................... 734.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA.................................................................................................. 734.13.4.- LEY 145 DE 1960 ..................................................................................................................... 744.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE LACONTABILIDAD.................................................................................................................................... 744.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL................................................................................. 754.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES........................................................... 76

4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD.......................................... 765.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOS LIBROS Y PAPELES DECOMERCIO.................................................................................................................................................... 776.- GLOSARIO............................................................................................................................................... 77BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................ 88

ORIENTACIÓN PROFESIONAL DE LIBROS Y DOCUMENTOS DECONTABILIDAD

“Pero un hecho es como un saco que no se sostiene de pie cuando esta

vacío. para levantarse, uno tiene que meter algo en el...”

Luigi Pirandello

1. JUSTIFICACION

Los sistemas de Información se hacen cada vez más complejos exigentes ytecnológicamente estructurados en donde las comunicaciones e información fluyea velocidades insospechadas; la contabilidad como sistema de información y decontrol de las sociedades comerciales y civiles, no escapa al entramado deladvenimiento científico, tecnológico e innovador en la era del conocimiento dentrodel marco de la globalización.

La clave para comprender que uno de los objetivos de la contabilidad, es la deejercer control sobre las operaciones y hacer del reconocimiento de los hechoseconómicos, elementos básicos para la obtención de evidencia la cual se concretacuando se deja testimonio a través del registro y diligenciamiento de los libros decontabilidad los cuales deben reflejar la realidad económica de la personajurídica o natural.

Los libros cobran importancia dentro del ordenamiento jurídico colombiano alelevarse como un referente constitucional, de acuerdo al artículo 15 de laConstitución Política de 1991, al señalar que: “...para efectos tributarios ojudiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estadopodrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentosprivados, en términos que señale la ley...”1.

“El que no sabe llevar la contabilidad por espacio de 3000 años, se queda comoignorante en la oscuridad y vive sólo al día.” Gaardner, citado por Suarez ( )2.Esta cita se refiere al carácter que tiene la contabilidad como medio de prueba einformación en el tiempo y la importancia de usar los elementos que dentro delcontexto de un sistema se ofrecen. En el caso de Colombia, la regulacióncontable en particular, se caracteriza por tener un alto grado forense3, según el

1 LEGIS. Constitución Política de Colombia, Bogotá.2 Citado por SUAREZ, Jesús Alberto, en Arqueología e Historia de La Contabilidad, Cosmovisión Históricay Prospectiva de la Contabilidad, página, 4.3 Por forense debe entenderse la aplicación de prácticas científicas dentro del proceso legal.Esencialmente en investigaciones altamente especializados o criminalistas, que localizan evidencias

cual la contabilidad es el resultado de un proceso de construcción de pruebassobre las actividades de los comerciantes y por extensión de los demás obligadosa llevarla4. La importancia del carácter forense de la contabilidad, conlleva a que elsistema de registro de los hechos económicos del ente económico o de laspersonas jurídicas y naturales obligados a llevarla, se realice con transparencia,objetividad, integridad, celeridad y pertinencia, para que la información se distingapor la verificabilidad, comprensibilidad, comparabilidad, y fidedignidad.

En la actualidad las normas sobre libros y documentos de Contabilidad sonvariadas y diversas, sin que exista un estudio o documento que las integre ysistematice para bien del ejercicio profesional. El desarrollo y reglamentación dela Ley 1314 del 13 de julio de 2009, permitirá la oportunidad de subsanar taldispersión.

En razón de lo anterior y con el fin de sistematizar y de aclarar diversos aspectosrelacionados con los libros y documentos de contabilidad, el Consejo Técnico de laContaduría Pública, basándose en las funciones otorgadas por el artículo 33 de laley 43 de 1990 y la facultad de expresar opiniones, criterios o conceptos, sobre lalegislación relativa a los principios de contabilidad y al ejercicio de la profesión,que naturalmente no tienen efectos normativos vinculantes frente a tercerosconsidera que es necesario compilar y aclarar las diferentes disposicionesexistentes sobre libros y papeles de contabilidad, con el fin de poner a disposiciónde la comunidad contable esta orientación profesional para su aplicación yejercicio.

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERALOrientar la interpretación normativa, disposiciones, reglamentos, desarrollostecnológicos, teóricos y otros elementos relativos a libros y papeles decontabilidad, relacionados con procedimientos de registro, clases de libros,llevanza o teneduría, forma, conservación, reconstrucción, perdida, destrucción,corrección, exhibición, conformación, soportes, comprobantes y medios de pruebaen sus formas diversas.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1) Identificar un marco conceptual sobre libros de Contabilidad.

2) Describir la normatividad relativa al manejo de libros y documentos deContabilidad.

que sólo proporcionan prueba concluyente al ser sometidas a pruebas rigurosas. Parte de la evidenciaa menudo no puede ser observada a simple vista, a veces es hasta más pequeña.4 Documento Rafael Franco. Ver --------------------------------

3) Orientar sobre la conformación, clases y características de los libros ypapeles de de Contabilidad.

4) Identificar las entidades que realizan el registro de libros de contabilidad.

5) Relacionar las personas obligadas a llevar libros de contabilidad.

6) Ilustrar sobre procedimientos para el registro, manejo, conservación,corrección de errores, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros,para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil ytributaria.

7) Identificar las diferentes entidades que por mandato legal realizan elregistro de Libros de Contabilidad.

8) Elaborar un Nomograma relacionado con libros y documentos deContabilidad.

3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS3.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD

Hacer un rastreo al pasado y conocer las fuentes en las cuales reposan loshechos, debe ser una condición esencial para interpretar los fundamentos de unadisciplina. En el caso de la contabilidad es menester hacer una aproximación derecurrencia de eventos relacionados con el registro contable, elemento primariode los libros de contabilidad.

Sin desconocer los aspectos de desarrollo histórico que dan cuenta de laexistencia del registro desde las primeras civilizaciones, trataremos de desarrollaruna síntesis temática solo aplicable al caso colombiano, y que se centra en unasprácticas impuestas por los españoles, y desarrollados durante la colonia.

En el período colonial la iglesia fue la institución económicamente más poderosa,caracterizándose por el acaparamiento de grandes propiedades urbanas y ruralesque podrían clasificarse en misiones, haciendas y colegios. “Tanto las haciendascomo los colegios estaban sujetos a un estricto control económico, que se llevabaa cabo por medio de libros de contabilidad minuciosamente llevados, balancesperiódicos y visitas de los superiores a los administradores. Todos los bienes

debían estar inventariados en libros y cada cambio de administración implicaba unnuevo inventario. Todo papel o recibo en que constaran títulos, obligaciones oderechos debía ser guardado”

“…. Los libros de contabilidad, los inventarios y las visitas fueron introducidos porprimera vez en América, para el manejo de bienes no públicos. Es decir, era eldesarrollo de actividades agropecuarias con un criterio de empresa a la maneracapitalista. La interrelación de sus haciendas y misiones con miras al mercado erauna manifestación más de lo anterior. Por ser una institución y no una personanatural, la compañía podía planear a largo plazo y así logró hacer una inversiónadecuada del excedente producido, no dedicándolo al consumo inmediato, sinocreando un proceso autogenerado de reinversión”5.

El desarrollo de los libros y papeles de contabilidad se dio por iniciativa de lascomunidades religiosas y no por exigencias de carácter estatal, situaciónmodificada sustancialmente en el siglo XVIII. La regulación contable inicia sucamino caracterizada por su carácter forense, según el cual la contabilidad es unproceso de construcción de pruebas sobre las actividades de los comerciantes ypor extensión de los demás obligados a llevarla. La forma regulativa en la que sepresentaron estas tendencias fueron las Ordenanzas de Bilbao, las cuales seaplicaron para regular actividades mercantiles en la Nueva Granada a partir de suemisión en 1737.

En las Ordenanzas de Bilbao se insiste en el desarrollo jurídico de la contabilidad,en su proceso de constitución como prueba, estableciendo la obligación a losmercaderes de llevar libros de comercio, tales corno el borrador, diario, mayor ycopiador de cartas, una estructura de teneduría muy similar a la desarrollada porla sociedad romana con el Quaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memoriale(borrador o recordatorio) y el Copiador de Cartas, desarrollado por BenedettoCotrugli Rangeo en su obra "Della Mercatura et del Mercante Perfetto", escrita en1458 y publicada en 1573, refiriéndose a las prescripciones de la ley PaetielaPapiria.

Las Ordenanzas de Bilbao fueron derogadas por el artículo 1110 del primerCódigo de Comercio, expedido el primero de junio de 1853 por el Congreso de laNueva Granada, durante el gobierno de José María Obando. Dicho código incluyóen lo fundamental normas de comercio terrestre y marítimo, pero adoptando lasdirectrices establecidas por el Código de Comercio de España expedido para elreino en 1829; estableció en las secciones segunda y tercera del título segundodel primer libro, normas sobre contabilidad mercantil y especialmente sobre librosy papeles de los comerciantes, sin incluir variaciones sustanciales frente a los

5 FRANCO RUIZ RAFAEL. Desarrollo de la educación contable en Colombia, En: Reflexionescontables.

contenidos que en el mismo sentido determinaron las Ordenanzas de Bilbao, quederogaban.

Una nueva constitución se estableció (1886), fruto de la ya tradicional luchaentre centralistas y federalistas, definiendo a Colombia como una Repúblicaunitaria y centralizada, con una soberanía que reside en la nación, la cual seráfuente de legitimidad, en una descripción típica de democracia representativa.

Sobre la base de la nueva organización política y administrativa se acoge enColombia, en 1887, el Código de Comercio Terrestre del antiguo Estado dePanamá (emitido en 1869), y el Código de Comercio Marítimo del mismo Estadoexpedido en 1874, el primero de los cuales ya había sido acogido por el EstadoSoberano del Cauca antes del cambio institucional de 1886. Conviene precisarque el código de comercio terrestre del antiguo estado de Panamá tiene susorígenes en el código chileno de 1867, con recurrencias al código español de1829, al código francés de 1807 y a las Ordenanzas de Bilbao.

La orientación latina de la contabilidad como proceso documentado deinformación, orientado a la constitución de pruebas, especialmente en conflictosentre comerciantes, se mantiene y desarrolla con la expedición del decretolegislativo número 2 de 1906, en el cual se establecen algunas funciones de lasCámaras de Comercio, ordenando a sus secretarios rubricar cada hoja de loslibros diario, mayor e inventario, registrando en la primera hoja de cada uno, unanota fechada y firmada por el presidente y el propio secretario, en la que seindique e! número total de las hojas útiles y la persona a quien pertenece el libro.

Las normas hasta aquí desarrolladas son virtualmente incorporadas en el Decreto410 de 1971, por el cual se adopta el Nuevo Código de Comercio y esreglamentado por el decreto 1798 de 1990, cuyos contenidos se integraron en eldecreto 2649 de 1993. No se identificó en ninguna de estas normas cuales son loslibros de contabilidad indispensables, aunque de la lectura de los artículos 50, 52 y53 del Código de Comercio se determina que el Libro Mayor es necesario parapracticar la partida doble (artículo 50), El de Inventario y Balance permite elregistro, por lo menos anual, de la verificación de afirmaciones y detalle de lascuentas (artículo 52) y el libro diario permite el registro cronológico de lasoperaciones (artículo 53). Este concepto encontró un temporal reconocimientogubernamental en normas tributarias que expresamente determinaron laobligación de estos libros, pero fueron derogadas por considerarse una coartaciónde la libertad de libros establecida en el artículo 48 del Código de Comercio.

La perspectiva forense de la contabilidad no estuvo exenta de dificultades. Laconcepción alterna, solo interesada por la información a través de estadosfinancieros, tuvo emergencia influyente en la década de 1920 y gran protagonismoen la década de 1930, para disolverse en la siguiente. El asunto surgió por lacreación de la profesión contable en 1931, por la emisión de las leyes 58 de 1931y 73 de 1935, relativas al reconocimiento del contador juramentado y del revisor

fiscal que dinamizaron la creación, en 1938, de la Asociación Colombiana deContadores.

A partir de la década del sesenta (1960) la regulación de la actividad contable seintenta subordinar a decisiones internacionales de carácter gremial, es decirprivado. La Sexta Conferencia Interamericana de Contabilidad y el OctavoCongreso Internacional de Contadores, celebrados en Nueva York en 1962,expresaron la conveniencia de emitir principios de contabilidad y auditoría quehomogeneizaran las prácticas informativas y de control. En desarrollo de estaorientación se constituyó con el auspicio del Instituto Americano de ContadoresPúblicos (AICPA), el Comité de Cooperación Contable Internacional, el cual iniciótrabajos en Colombia en el año de 1966 a través de una comisión compuesta porel profesor de la Universidad de Stanford Lile E. Jacobsen y el señor SalvadorGonzales Berazueta, quienes visitaron la capital de los Estados Unidos deAmérica y trajeron la experiencia recién concluida por el contador público PaulGrady que se recopiló en el texto denominado "Inventario de Principios deContabilidad Generalmente Aceptados" que inicialmente fueron publicados comoel ARS No.076 del AICPA.

Este intento reglamentario se vio obstruido en Colombia, por la expedición deldecreto 410 de 1971 mediante el cual se adopta el Nuevo Código de Comercio, encuyo contenido se deja claro que lo importante en el país es la concepción de lacontabilidad, como sistema documentado de información en aceptación expresade los enfoques latinos, y no sobre los estados financieros (como ocurre en lospaíses de la cultura anglosajona). Esta aseveración se soporta en los contenidosde algunos artículos del mencionado decreto, como el 48 que prescribe: "Todocomerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios yestados financieros en general a las disposiciones de este código. Así mismo serápermitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite elconocimiento de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individualesy el estado general de los negocios."

A partir de la concepción anterior, el Código de Comercio Colombiano consideraasí al proceso contable como lo fundamental y a los informes que esta produce(estados financieros) como lo accesorio, a tal nivel que exige a los comerciantescomo norma general, elaborar una vez al año un balance y solo en el caso desociedades mercantiles en que uno o varios socios se encuentren excluidos de laadministración, hace obligatorio presentar un estado de ganancias y pérdidas (hoydenominado De Resultados).

En la década de 1970, una entidad privada, el Comité Nacional de InvestigacionesContables reglamenta la contabilidad mercantil y una entidad gubernamental, laSuperintendencia de Sociedades, le da fuerza vinculante. Sin embargo otraentidad gubernamental, la Junta Central de Contadores desautoriza la 6 Accounting Research Studie No. 7

reglamentación y más tarde la rama judicial del poder público a través de conceptojurídico del Consejo de Estado respalda su determinación, desautorizando laobligatoriedad del "Pronunciamiento No.1" y dejando jurisprudencia según la cuallas únicas normas contables obligatorias en Colombia son las contenidas en lasleyes colombianas. (Por ejemplo el Código de Comercio). La intención se dirigía ahacer obligatoria la regulación de Estados Unidos para la presentación de estadosfinancieros.

La década de 1980 fue destinada a ser la de la regulación y por ello los antiguosintegrantes del Comité Nacional de Investigaciones Contables asumen la nuevaidentidad de "Comité de los cincuenta"; muy pronto logran el auspicio de laCámara de Comercio de Bogotá y optan la vía de regular la contabilidad mercantilcomo reglamentación del Código de Comercio, específicamente de los artículos 50y 2035, logrando la emisión del Decreto 2160 de 1986 (decreto que se presentócomo un mal resumen del ARS 7 antes señalado y emitido bajo la dirección dePaul Grady por el Instituto Americano de Contadores públicos Autorizados en1965). Es la primera reglamentación sobre presentación de estados financieros,ligada a la “contabilidad de reglas” desarrollada en Estados Unidos.

Uno de los temas de mayor controversia en el Decreto 2160/86, que originó suaplazamiento fue el de las valorizaciones. Hubo pronunciamientos de diversossectores empresariales y gubernamentales acerca de los contradictorioscontenidos del artículo 71 que ordenaba su presentación fuera del balance. ElDecreto 2553/87 modificó esta situación y permitió su inclusión en el patrimonio,cancelando la discusión al respecto y nadie se ha preocupado de los demásaspectos señalados en dicha norma, pues en ella se prescriben procedimientosespecíficos de valorización. Las valorizaciones de activos son de dos clasesInversiones temporales o permanentes y propiedad planta y equipo (artículos 34,48 y 51 del Decreto 2160/86).

En 1990, se expide el decreto 1798 (a raíz de la expedición del decreto 2160 de1986 y como complemento de éste), mediante el cual se expidieron normas sobrelibros de comercio. En este decreto, se contempló, entre otros aspectos, el registrode libros de contabilidad y se prescribió la utilización de códigos y nombres de lascuentas para quienes levaren su contabilidad mecanizada o sistematizada. Deigual forma se consagraron disposiciones en materia de registro, autenticidad,corrección de errores en libros y otras disposiciones en materia de teneduría delibros. Es importante resaltar que las normas sobre libros de comercio fueron elresultado del estudio de la comisión prohijada la Cámara de Comercio en ladécada de 1980.

El decreto 1798 de 1990, incluyó algunos aspectos relativos a los comprobantes ysoportes de contabilidad, e hizo una especial alusión, en su articulo 18, al plan decuentas; los dos últimos párrafos de dicho artículo expresan la forma actual delplan de cuentas y señalan la necesidad de la existencia de un libro auxiliar decódigos y series cifradas, cuando afirma:

“En el plan de cuentas se establecerán los códigos o series cifradas en lasque identifiquen, las cuales deberán utilizarse con el código y sudenominación.

La modificación, sustitución o cancelación de una cuenta de resumendeberá constar en el libro auxiliar que se llevará para el efecto”.

El decreto 2649 de 1993 es el siguiente eslabón del proceso regulativo, construidoa partir de los estándares Internacionales vigentes en la época, influidos desdeluego por el SFAC 001, emitido en 1978 por el FASB; se incluyeron algunasadaptaciones al régimen jurídico y un capítulo sobre libros y papeles decontabilidad mediante el cual se incorpora el texto del decreto 1798/90. Estanorma mantiene diferencias sustanciales con la regulación fiscal y determina laexigibilidad de conciliar tales diferencias mediante registros en cuentas de orden.Desde el punto de vista técnico solo constituye una reproducción adaptada (osemi-adaptada) a las condiciones jurídicas de nuestro medio. Característicaespecial de esta norma es la pretensión de cobertura sobre toda la contabilidad,aspiración fallida pues sus contenidos contradicen prescripciones establecidaspara actividades específicas como el caso gubernamental, para citar un soloejemplo.

Los desarrollos legales sobre libros y papeles de contabilidad aún no terminan, enla texto de la ley 1314 de 2009, se aborda el tema, planteando la posibilidad dellevar libros y conservar papeles mediante registros magnéticos y documentoselectrónicos e incluso el registro de libros con posterioridad a su diligenciamiento,para estos casos.

Como síntesis de lo planteado, y considerando la rica historia legislativa, es claroel lugar de interés de la temática y su inmersión en criterios jurídicos de lacontabilidad expresados por cuanto las prácticas contables se regulan por normasjurídicas, al tiempo que el sistema contable se consolida como un proceso deconstitución de pruebas judiciales, teniendo en cuenta que es a partir de la décadade 1930, cuando se comienza a generar una gran preocupación por lapresentación de estados financieros primero como sustitución de las normastradicionales, luego como reglamentación del Código de Comercio y el nuevocamino de convergencia que se inicia, como se resume en los siguientes loseventos:

Conforme lo expresó este organismo en un concepto emitido en junio 9 de 1993,respecto del libro de cuenta y razón, al parecer ha entrado en desuso.

El Código de Comercio que rigió desde el siglo XIX, hasta el año 1971, ensu artículo 27 establecía:

“Todo comerciante por mayor está obligado a llevar, a lo menos, 4 librospara su contabilidad y correspondencia a saber":

1.- El Libro Diario.2.- El Libro Mayor o de cuentas corrientes:3.- El Libro de Inventario y Balances y4.- El Libro Copiador de Cartas".

El artículo sexto de la ley 20 de 1905 permitió que se refundieran en el librode Cuenta y Razón, los libros Diario y Mayor. Este decreto hizo unaminuciosa descripción de la forma y el rayado del libro de cuenta y razón ypresentó un modelo para sus hojas.

El Decreto 2521 de 1950 reglamentario de las sociedades Anónimas y ensu artículo 43 dispuso: "Toda sociedad anónima está obligada a llevar loslibros para su contabilidad y correspondencia: el diario, el mayor, el deinventarios y balances y el copiador de correspondencia. No obstante, loslibros, diario y mayor, pueden llevarse en uno solo. Podrá llevar además loslibros auxiliares de uso comercial".

Esta norma adopta para la sociedad anónima la obligación consagrada paratodo comerciante en el artículo 27 del Código del Comercio vigente de esaépoca.

Como se desprende de las disposiciones anteriores la ley conjugó en ellibro de Cuenta y Razón el libro Diario y Mayor. Este libro es diario puestoque sirve para llevar los elementos de descripción y es a la vez Mayor yaque registra los movimientos y saldos de las cuentas.

El Código de Comercio actual que empezó a regir a partir de 1972 en suartículo 49 indica que "para los efectos legales cuando se haga referencia alos libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la leycomo obligatorios y los auxiliares necesarios para el completoentendimiento de aquellos”.

De otra parte el artículo 1 del Decreto 1798 de 1990 establece que: "Loscomerciantes deberán registrar en la Cámara de Comercio con jurisdicciónen el lugar de su domicilio principal los libros de contabilidad queconsideren necesarios para asentar en orden cronológico sus operaciones,bien en forma individual o por resúmenes que no superen las operacionesde un mes a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones decada cuenta, sus movimientos débitos y créditos y sus saldos, por períodosno mayores a un mes.

El nuevo Código de Comercio no indica los libros necesarios que debenllevar los comerciantes, como sí lo establecía el anterior, sino que dejó auna nueva ley los libros obligatorios, ley que hasta la fecha no se haexpedido y por consiguiente, por costumbre mercantil se han venido

utilizando como esenciales los libros que establecía el anterior código decomercio como obligatorios.

El Decreto 2521 de 1950 mencionado anteriormente en el artículo 148 indicabaque "Al abrir su giro, toda sociedad anónima hará en el libro de inventarios ybalances una descripción exacta y completa de todos sus bienes, muebles einmuebles, créditos Activos y Pasivos.

En este libro se sentarán periódicamente los balances de cada ejercicio,comprendiendo en ellos además de los activos, las deudas vencidas o pendientesa la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que seestablece en las disposiciones sobre quiebras"

Este es un elemento determinante para aclarar el objetivo y contenido de un libroque posteriores desarrollos han considerado inútil, en especial en entidades nocomerciales, dado que han confundido el inventario de activos y pasivos con elinventario de mercancías. Esta reconstrucción regulativa permite el entendimientode una situación que por olvido originó ignorancia.

El Decreto Numero 1990 del 24 de Junio de 1986." Por el cual se reglamenta elartículo 17 de la ley 50 de 1984 y se dictan otras disposiciones" se refiere a laobligación que tienen las entidades sin ánimo de lucro de llevar y registrar librosde contabilidad, modificado posteriormente por el decreto 2500 de 1986.

El decreto 1798 de 1990 tuvo la siguiente estructura: treinta y seis (36) artículos,Cinco (5) capítulos distribuidos así:

Capítulo I Disposiciones GeneralesCapítulo II Formas de llevar librosCapítulo III Exhibición de LibrosCapítulo IV Archivos y Conservación de libros y papeles del comercianteCapítulo V Disposiciones finales.

El anterior Decreto fue incorporado en su totalidad en el Título III del Decreto 2649de 1993 el cual es objeto de estudio de La Orientación.

El Código del Estado de Panamá vino a regir la República de Colombia en virtud de la ley 57 de1887 que al respecto estableció.7

Ley 57 de 1887, Artículo 1º. Regirán en la República de Colombia noventa días después de lapublicación de esta ley, con las adiciones y reformas de que ella trata, los códigos siguientes:

7 La contabilidad en Colombia La contabilidad en Colombia. Documento en línea, disponibleen: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).

….. El de Comercio del extinguido estado de Panamá, y sancionado el 12 de octubre de 1869, y elNacional sobre la misma materia, edición de 1884 que versa únicamente sobre comercio marítimo.

Articulo 3º. En el Código de Comercio de Panamá se entenderá República donde se habla deEstado de panamá, y las referencias que en dicho Código se hacen a las leyes del mismo estado,se entenderán hechas a las correspondientes disposiciones de los Códigos Nacionales.Las disposiciones de ese Código de Comercio relacionadas con la contabilidad mercantil seincluyeron en el Capítulo II, Tituló Segundo del Libro 1º., las que se mantuvieron en su esenciahasta 1971 cuando, se adoptó el Código de Comercio que nos rige actualmente.

Ley 20 de 1905, art 6º. Desde la sanción de la presente ley es permitido a toda persona natural ojurídica que ejerza legalmente funciones comerciales, levar los elementos de descripción y decuenta de sus operaciones, o sean respectivamente los que hoy se llevan en el Diario y en elmayor, en el Libro General de cuenta y razón de que trata el articulo 271 del Decreto numero 1936de 27 de Diciembre de 1904, sobre Contabilidad de la hacienda Nacional dando a la descripción ya la cuenta de tales operaciones la forma establecida en el decreto citado, en su modelo número14, y sujetándose en lo demás a las disposiciones respectivas del Código de Comercio.

Decreto 1936 de 1904, art 271 El libro general de cuenta y razón irá dividido en folios, ycada página de folio en nueve columnas tanto para el debe como para el haber,así:

1ª. Año y mes;2ª: Día del asiento;3ª: Numero del asiento;4ª. Folios de las cuentas acreedoras en el debe y de las deudoras en el haber;5ª. Nombre de las cuentas acreedoras y narración del asiento en el debe y nombre de las cuentasdeudoras, únicamente en el haber;6ª. Partida de cada cuenta acreedora en el debe y de cada deudora en el haber;7ª. Valor de cada asiento;8ª. Sumas mensuales; y9ª. Saldos débitos en el debe y saldos créditos en el haber.

Artículo 28. Los comerciantes por menor sólo están obligados a llevar dos libros o cuadernos, asaber: uno de cuentas corrientes, en que consten sus operaciones diarias, y otro de inventarios ybalances, en que conste su situación, por lo menos cada dos años.

Se considera comerciante por menor el que vende directamente a los consumidores los objetos enque negocian.

Artículo 29. Podrá llevar el comerciante, fuera de los libros referidos, lo demás auxiliares queuse el comercio, y que juzgue necesarios para facilitar la inteligencia de sus operaciones.

Articulo 30. El comerciante que por cualquier causa no pudiere llevar por si mismos sus libros,encomendará a otra persona su teneduría, bajo la responsabilidad del dueño, sin perjuicio de laque corresponda al tenedor en casos de fraude o culpable negligencia.

Artículo 31 sustituido. Ley 65 de 1890, art único. Los libros enunciados en los tresprimeros incisos del artículo 27 estarán encuadernados, forrados y foliados; sus hojas seránrubricadas por el Juez de comercio y sus Secretarios, y en la primera de ellas se pondrá una notafechada y firmada por ambos , que indique el número total de hojas y la persona a quien perteneceel libro.En los distritos donde no haya tribunal de comercio, cumplirán estas formalidades el juez o el deldistrito y sus respectivos secretarios.

Decreto Legislativo No. 2 de 1906, art 7º. Los libros enunciados en los tres primerosincisos del articulo 27 del Código de Comercio serán rubricados, en los lugares donde hayacámara de Comercio, en cada una de sus hojas, por el secretario de dicha cámara, y en la primerade ellas se pondrá una nota fechada y firmada por el presidente y el secretario de las mismas, queindique el número total de las hojas y la persona a quien pertenecen los libros.

Artículo 32 sustituido ley 57 de 1931, art 57. Los libros que están obligados a llevar loscomerciantes de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio, deberán ser escritos enidioma español.

Artículo 33. En el libro diario se asentarán por orden cronológico y día por día, no solamente lasoperaciones mercantiles que ejercen el comerciante, sino también todas las que puedan influir dealgún modo en el estado de su fortuna y de su crédito, expresando detalladamente el carácter, lascircunstancias y los resultados de cada una de ellas.

Al igual que los artículos del 34 hasta el 57 hablaba de los libros de caja, libro mayor, lasprohibiciones da los comerciantes, errores y omisiones, la presentación de los libros, etc.

Artículos 60 y 61. Sustituidos. Ley 26 de 1922 art 1º. El libro copiador de cartasestará encuadernado, forrado y foliado; y los comerciantes trasladarán a el íntegramente, por elorden de sus fechas, y sin dejas folios en blanco, todas las cartas que se escriban sobre losnegocios de su giro, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.8

Decreto 2521 de 1950. El decreto 2521, reglamentario de la superintendencia de SociedadesAnónimas, recogió las normas vigentes del código de Comercio, precisando y mejorando algunasde estas normas. Este decreto incorporó a la Contabilidad las cuentas de valorización ydesvalorización de activo fijo y de inversiones. Las normas pertinentes a los libros y a laContabilidad.

Decreto 2160 de 1986. Mediante el decreto 2160 de 1986 se reglamento la contabilidadmercantil y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

No obstante, que en la práctica la contabilidad tuvo una concepción moderna como elemento deinformación a partir de la década del sesenta, la misma no tenía soporte jurídico sino que eraderivada del desarrollo internacional de normas o la adaptación de norma de otras países másadelantados.

Con el decreto 2160 de 1986 se empezó a configurar la contabilidad como el medio másimportante y útil para preparar y dar a conocer los diferentes aspectos que integran la informaciónrelativa a las empresas, constituyéndose en un vehículo idóneo de comunicación a los diferentesusuarios de la información contable. Este decreto fue un ordenamiento integral de la contabilidadmercantil que incluyó normas contables básicas, normas contables técnicas y normas sobrepresentación de los estados financieros y sus revelaciones.

La mayor bondad del decreto 2160, hoy sustituido por el decreto 2649 de 1993, es que armonizóen el país las normas de contabilidad y la presentación de los estados financieros, pues hay que 8 La contabilidad en Colombia La contabilidad en Colombia. Documento en linea, disponibleen: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).

reconocer las diferencias anteriores en la aplicación de algunas normas, pero especialmente en lapresentación de los estados financieros donde la situación era caótica, sin que hubiera una normalegal de referencia que unificara los registros y presentaciones.

Decreto 2649 de 1993. El consejo Permanente para la Revisión de las Normas Contables,puso a disposición del Estado un nuevo texto sobre las normas de contabilidad generalmenteaceptadas en Colombia que incluía además de las normas contables, las disposiciones sobreajustes por inflación y las normas sobre registros y libros, reuniendo en un cuerpo normativo lo quese encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160 de 1986, 1798 de 1990 y 2112 de1991, así como las disposiciones que los modificaron o complementaron. Este decreto se expidióen diciembre de 1993 con vigencia a partir del 1º. De enero de 1994, el cual por ser el vigente y labase de la presente obra se transcribe íntegramente.

Se observa, de otra parte, que la evolución jurídica del diligenciamiento de libros cobija, porregulaciones recientes, a las entidades sin ánimo de lucro. Conforme se expresa en lasregulaciones contenidas en las siguientes normas:

• Decreto 2500 de 1986, el cual se modifica parcialmente el Decreto 1990 de 1986• Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.• Decreto 427 de 1996, Por el cual se reglamentan el Capítulo II del Título I y el Capítulo XV

del Título II del Decreto 2150 de 1995

3.2.- PLANES DE CUENTAS

La emisión de Planes de Cuentas, como adaptación de prácticas del modelocontinental europeo, es un elemento a destacar en la evolución regulativa, por sutrascendencia (a veces incomprendida) en la concepción de la contabilidad, y quese puede resumir en los siguientes factores:

1. Se genera un punto de inflexión en la regulación contable, que se flexibilizapasando de ser un patrimonio exclusivo de la ley a un procesoadministrativo del gobierno nacional, y que posteriormente se ampliará aorganismos de menor jerarquía como las superintendencias.

2. La administrativización del derecho constituye un proceso de convergenciaentre los enfoques anglosajón (de énfasis en los estados financieros) ylatino (con énfasis en el proceso contable).

3. Se genera un desarrollo determinante de la regulación, incluso de la teoríacontable: los conceptos de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos,gastos, cuentas de orden, pierden su funcionalidad de estados financieros yse consolidan como autenticas categorías contables que transversalizan elproceso contable.

4. Los Planes de Cuentas se constituyen en el elemento central de lacaptación y clasificación de datos, así como del registro en libros y de lapresentación de estados financieros, dando sentido funcional a las antiguasnormas de fidelidad de la información, integrada en el texto de losdictámenes que sobre estos deben emitir los revisores fiscales.

5. Establece que el proceso contable, y no los estados financieros, constituyeel escenario del reconocimiento de hechos económicos y la fuenteinsustituible de las revelaciones.

6. Incorpora definiciones sobre libros oficiales de comercio, eliminandoespacios grises en relación con los artículos 49 y 50 del Código deComercio que aluden a libros obligatorios y registrados.

7. Las consecuencias benéficas de los planes de cuentas se acompañan deresultados no previstos, dado que el aluvión de planes de cuentas eliminólas tradiciones de regulador único y construye un escenario deconcurrencias regulativas, concurrencias de regulaciones y concurrenciasde reguladores, generadoras de controversias técnicas y contradiccionesjurídicas que simultáneamente han incrementado las obligaciones formalesde los obligados a llevar contabilidad.

La emisión de planes de cuentas se circunscribe en el tema de la evoluciónjurídica de los libros de contabilidad. Dicha evolución se dio a través de unapráctica de administrativización del derecho mediante la emisión de Planes únicosde Cuentas, tradicionales en el sector público, pero que solo emergen con claridaden el sector privado a partir de la década de 1990, con la emisión del decreto 2195de 1992 (derogado) y la posterior implementación del decreto 2650 de 1993.

3.3.- REGISTRO MERCANTIL

Los antecedentes de la práctica del registro mercantil en Colombia se asocia conlos antecedentes de las cámaras de comercio; en esta temática, Rodríguez(1995) describió de manera amplia la historia de las cámaras de comercio desde1778 hasta 1995. En la descripción de los consulados y tribunales de comercioRodríguez (1995, 25) señaló:

Las organizaciones gremiales que se gestaron en Europa a partir del sigloXII son el origen remoto de lo que se formalizaría alrededor de las cámarasde comercio; la primera de ellas fue creada en Marsella (Francia) en el año1599.Como antecedentes de entidades establecidas en el territorio de la actualColombia, que cumplieron con algunas funciones que pueden asimilarse alas luego estipuladas para las cámaras de comercio, debe mencionarse enprimer lugar el “Juzgado de Comercio”, establecido en Popayán mediante laReal Cedula del 11 de junio de 1778. No se tienen mayores referenciassobre ese juzgado y de su existencia se conoce por la mención hecha de élcuando posteriormente fue creado el “Consulado de Cartagena”.

El Consulado de Cartagena se estableció en 1795 y se componía de dosorganismos: El tribunal de justifica con funciones de resolución de conflictos entrecomerciantes, y la Junta, encargada del fomento y protección de la actividadcomercial. Dentro de las funciones de éste consulado se destacan las de

arbitramento, el fomento a la producción y el comercio tal y como sucede ennuestros días.

En Santa Fe de Bogotá se referencia la constitución de un “Consulado deComercio” para el año 1805 (solicitado desde 1803 a la Corona) el cual pretendiógenerar una independencia del Consulado de Cartagena, orientado hacia “laconformación de un cuerpo de comerciantes y hacendados, que reunidos miraranpor el fomento de uno y otro ramos con todo el interés y conocimiento que le sonpropios” (Casas, por Rodríguez, 1995, 26).

Se diferenció la iniciativa del consulado de comercio de Santa Fe Bogotá, por laconsideración de la mínima influencia que ejercía el consulado de Cartagena en elinterior del país y por la orientación respecto del comercio marítimo de éste último.El consulado de comercio que funcionaba en 1805 en Santa Fe de Bogotá incluyóen su jurisdicción a la región de Antioquia (Rodríguez, 1995, 26) y estuvo vigentehasta 1824 año en el cual se generó la ley 10 que derogó la cédula de creación deConsulados de Comercio, al tiempo que instauró los “Tribunales Especiales deComercio” con la misma orientación de los Consulados que derogó. Este cambiofue propiciado por un nuevo cuerpo normativo de la incipiente concepciónrepublicana, posterior a la Guerra de Independencia.

En 1830 se expide, por el libertador Bolívar, un decreto que derogó las normasexistentes sobre tribunales de comercio y restableciendo el Consulado deCartagena, en los mismos términos contenidos en la Real Cédula de 1795. Con lanueva constitución política de la Nueva Granada (1832), se asignó todo lo relativoal comercio a la recientemente constituida Secretaria del Interior y RelacionesExteriores; conforme lo señala Rodríguez (1995, 27) “La Ley de 29 de mayo de1833 dispuso el establecimiento de “Tribunales especiales de Comercio” en lascapitales de provincia o ciudades importantes, y del fomento de la actividadcomercial fueron responsabilizadas las Cámaras Provinciales de acuerdo con laLey de 31 de mayo de 1833.”

El desarrollo del tribunal de Comercio de Bogotá y la conformación de la Junta deComercio, como antecedentes del registro mercantil, se reseñan por parte deRodríguez (1995) de la siguiente forma:

Entre los años de 1832 y 1847 la política comercial del país fuedecididamente proteccionista y orientada al desarrollo de las nacientesindustrias manufactureras. El viraje dado en esta política en 1847 porFlorentino González, Secretario de Hacienda, mediante la ley de 4 de juliode ese año, implanto una amplia libertad en el campo del comercio exteriorque condujo a nuevas situaciones en las relaciones entre los comerciantes.La libertad para producir y cambia “a la vez que multiplicó los conflictosentre comerciantes, dada la multiplicidad de negocios, llevó también a laaparición de un embrionario sentido de agremiación entre ellos, asociadoademás al conflicto creado frente a los artesanos nacionales amenazadospor la apertura comercial”.

El sentido de agremiación se observa en la reunión realizada en febrero de1853, en desarrollo de la ley de 4 de mayo de 1852 “sobre establecimientode tribunales de comercio y sobre el modo de proceder en los juicios sobrenegocios mercantiles”, en la que como juez principal del Tribunal deComercio del Ciucuito Judicial de Bogotá, se eligio a Narciso Sanchez. Esimportante tener en cuenta que los comerciantes se congregaron enasamblea para elegir democráticamente una persona en la que depositaronsu confianza para que actuara como árbitro.

El 1º de junio de 1853 se expidió el Código de comercio, estableciéndoseasi la normatividad para la acción del sector. Los comerciantes continuaroneligiendo en asamblea al juez de comercio, asi como al Sindico y alDepositario, según lo dispuesto en la ley de 16 de junio de 1853 “sobreTribunales y Juicio de Comercio”.

En el proceso de formación del espíritu gremial, los comerciantes de Bogotácontinuaron congregándose no solo para la elección del juez de comerciosin para el cubrimiento de algunas otras necesidades. A partir de abril de1855 se empezó a reunir la “Junta de Comercio” encargada de organizar loreferente a la vigilancia y alumbrado de las calles del sector comercial de laciudad, complementando la labor del “Cuerpo de Serenos” creado en enerode ese año…”

Para el caso Colombiano, es indudable que el inicio de la práctica del registromercantil se instituyó con las ordenanzas de Bilbao. En este sentido, AdelaidaSourdis Nájera en un texto electrónico denominado Sefardíes y ashkenazis enBarranquilla en la segunda mitad del siglo XIX. Negocios y compañíascomerciales9, efectúa una reseña sobre las ordenanzas de Bilbao y del nuevocódigo de comercio, que reemplazó tal ordenanza, en los términos que setranscriben seguidamente:

Las ordenanzas de Bilbao

Las primeras asociaciones encontradas en archivos son compañíascomerciales o simples contratos para ejercer el comercio “en todas susramas”, regulados por las Ordenanzas de Bilbao. Estas normas fueron elprincipal derecho sobre el comercio terrestre y marítimo desde el siglo XVIIIy reglamentaron los negocios, en cuyos contratos y escrituras seencuentran plasmadas. Se transcriben algunos artículos pertinentes porquemuestran la normatividad y el espíritu que enmarcó esas primerasempresas de los judíos.

9 Documento en línea disponible en: http://www.ocaribe.org/revista_aguaita/10/historia_2.htm (25 de julio de2009).

Compañía, en terminos de Comercio, es un contrato entre dos, ó maspersonas, en virtud del qual se obligan reciprocamente por cierto tiempo, ydebaxo de ciertas condiciones, y pactos, á hacer, y proseguir juntamentevarios negocios, por cuenta y riesgo comun, y de cada uno de loscompañeros respectivamente, según, y en la parte que por el caudal, óindustria que cada uno ponga, le puedan pertenecer, asi en la perdidas,como en las ganancias, que al cabo del tiempo que asignaren, resultaren dela tal Compañía. (Cap. 10 No.1) (Se conserva la ortografía original).

El estatuto bilbaíno no exigía especificar en detalle el objeto social.Tampoco limitaba la responsabilidad de los contratantes, los cuales debíanobligarse, “[a]demás del fondo, y ganancias que en ella [la compañía] lespertenezcan, con todo el resto de sus bienes, habidos, y por haber, alsaneamiento de todas las perdidas, aunque estos tales, ó alguno de ellosentrase sin poner caudal en la compañía” (Cap. 10, No. XIII). Para protegerla seguridad de los negocios y la buena fe de terceros se exigía constituirlas compañías por escritura pública

donde con toda distinción declaren uniformemente sus nombre, apellidos,vecindario, el tiempo en que empezó, ó empezare, y el en que ha deacabar; la porción, ó porciones de caudal, efectos, ó industria que cada unollevare para el total capital de la Compañía; la administración, trabajo, ycuidado en que cada uno haya de entender, para el beneficio comun deella; la parte, y porción de dinero que cada uno haya de sacar anualmentepara sus gastos personales, o familiares; los gastos comunespertenecientes al Comercio, intereses, rentas de Casa y Almacenes, y otrosque sean indispensables; las perdidas en créditos fallidos, naufragios, ysemejantes accidentes como, y de qué suerte se han de entender; lasprorratas de las pérdidas, o ganancias, que al fin de la Compañíaresultaren, cómo hayan de pertenecer, y partirse; la estimación, que se hade dar á las mercaderías, y efectos comunes, que existieren al fin de laCompañía; el repartimiento que han de hacer de los créditos, y haberes quetuvieren al tiempo de dividirse; el pagamento que deberán hacer de lascantidades, que debieren en común: Con todas las demás circunstancias,capitulos, y condiciones licitas, que se quisieren imponer, y pactar. (C.10,No. IV). (Se conserva la ortografía original).

Para evitar dudas, diferencias y costosos pleitos se obligaba a las partes asuscribir una cláusula compromisoria mediante la cual sometían sus litigiosal juicio y dictamen de dos o más personas nombradas por ellos o por losjueces. (Cap 10, No. XVI).

El Código de Comercio de 1853

Este estatuto reguló de manera amplia el comercio, conservó muchas delas instituciones y garantías de las Ordenanzas de Bilbao, pero estableciónuevas categorías, requisitos y condiciones que se tradujeron en distintasmodalidades de negocios. Se exigió discriminar con precisión el objeto

social, con lo cual empezaron a surgir empresas para desarrollar negociosespecíficos. Se crearon tres clases de sociedades de comercio, la regularcolectiva, la en comandita y la anónima, lo que permitió en las dos últimaslimitar la responsabilidad de los socios al valor de sus aportes, con laventaja de evitar comprometer los haberes personales del comerciante y deque muchos podían reunirse para aportar un capital, lo que amplió las redesde comercio. Igualmente se exigió a las anónimas determinar el monto delcapital aportado por cada socio y se habilitó a la mujer casada mayor de 20años para ejercer el comercio con “autorización expresa de su marido, dadaen escritura pública, o bien estando separada legítimamente de sucohabitación, o cuando obtenga licencia del juez para contratar conforme alas leyes comunes” (Art. 5). Entre los judíos estas modalidades tuvieronamplia acogida y, a partir de la segunda mitad del siglo, se diversificaron losnegocios, aumentaron los capitales y actuaron mujeres comerciantes.

El código de comercio colombiano de 1853 estipuló la legislación sobre comerciomarítimo hasta 1870, año en el cual se expidió el código nacional de comerciomarítimo. Por otra parte, el código de comercio terrestre de 1887 intentó, desdeuna perspectiva racionalista, sistematizar los aspectos mercantiles en un código,pretensión que tuvo sus dificultades tal y como lo expresa Pinzón (2001) cuandoafirma: “Basta pensar en la ley 45 de 1923, sobre establecimientos bancarios; laley 46 de 1923, sobre instrumentos negociables; en la ley 105 de 1927 sobrecontrol a la actividad aseguradora; en la ley 58 de 1931, sobre sociedadesanónimas; en la ley 124 de 1937 sobre sociedades de responsabilidad limitada; enel decreto 750 de 1940 sobre quiebras; o en la ley 155 de 1959 sobre practicascomerciales restrictivas en general, para confirmar como durante toda la primeramitad del siglo XX, también fue indispensable para nosotros la expedición de leyesen materias mercantiles básicas no contempladas o insuficientemente reguladasen el código de comercio terrestre de 1887, que ni desde su adopción podía nipudo satisfacer la pretensión racionalista de abarcar en forma sistemática ysintética la regulación correspondiente a la materia mercantil.”

Con la expedición del código de comercio de 1971, se moderniza la concepcióndel registro mercantil y su evolución consideró la necesidad del registro no solopara comerciantes, sino también para entidades que quisieran contratar con elestado (registro de proponentes) y para otras entidades sin ánimo de lucro.Efectivamente, el artículo 2º del Decreto 427 de 1996 estableció las personasjurídicas sin ánimo de lucro que deben registrarse en la Cámara de Comercio de lasiguiente manera:“Conforme a lo dispuesto por los Artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 seregistrarán en la Cámara de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:1. Juntas de acción comunal2. Entidades de naturaleza cooperativa3. Fondos de empleados4. Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración.5. Instituciones auxiliares del cooperativismo6. Entidades ambientalistas7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas

8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida yvecinos, diferentes a los consagrados en el numeral 5º del Artículo siguiente.9. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades encomunidades indígenas.12. Gremiales13. De beneficencia14. Profesionales15. Juveniles16. Sociales17. De planes y programas de vivienda18. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias19. Promotoras de bienestar social20. De egresados21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las delnumeral 1º del Artículo siguiente.22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones fundaciones y entidades privadas sin ánimode lucro no sujetas a excepción…”

4.-ORIENTACION PROFESIONAL

4.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD

La relevancia del sistema de información contable en el desarrollo de lahumanidad, en el discurrir histórico, es de vital importancia en el mejoramiento delas condiciones de vida de la sociedad y de los individuos, en el caso de Colombiaes una obligación de mantener un sistema contable por imposición de la ley a laspersonas naturales y jurídicas de llevar contabilidad, o para quienes sin estarobligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba; así loreafirma el artículo 2 del Decreto 2649 de 1993.

Llevar contabilidad es uno de los principales deberes que la ley impone a algunaspersonas en especial a los comerciantes tal como lo prevé el Código deComercio vigente en Colombia; igualmente determina la normatividad que, lacontabilidad ha de llevarse en libros (art. 125 del Decreto 2649 de 1993), loscuales podrán exigirse para efectos probatorios en materia tributaria y en procesosjudiciales y para casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado (Art.15de la Constitución Política).

En conclusión todas las personas Naturales y Jurídicas obligadas a llevarcontabilidad, de igual forma están en la obligación de conformar libros ydiligenciarlos en forma tal que garanticen su autenticidad e integridad. Cada libro,de acuerdo con su destinación, debe contener numeración sucesiva y continua.Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro.

Conviene precisar que la obligación de llevar contabilidad es extendida a todas laspersonas jurídicas, inclusive sin ánimo de lucro, conforme se ha expresadoanteriormente, y por lo tanto, si no se está amparado en un régimen de excepción,aquellos obligados a llevar contabilidad, deberán observar lo dispuesto en eldecreto 2649 de 1993, “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y seexpiden los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, tal ycomo lo señala el artículo 2º “las disposiciones de este Decreto, deben seraplicados a las personas naturales o jurídicas, obligadas a llevar contabilidad”.

4.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

En la reglamentación y en la doctrina contable actual no existe de forma taxativaun concepto de libros de contabilidad que reúna elementos y requisitos desde latelemática, de la información y comunicación, en coherencia con las exigencias delcomercio global, de los desarrollos de la electrónica y de los avances científicosde la disciplina contable, que permitan la generación de confianza, integridad, , yaseguramiento de los datos (electrónicos) de hechos económicos de un ente, altiempo que combine aspectos relativos a la conservación y registro en dichoslibros.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública desde las atribuciones que leconfiere la ley 43 de 1990 y Sentencia de la Corte Constitucional C-0530 de Mayode 2.000, desarrolla orientaciones profesionales que guían el ejercicio profesionalde los contadores públicos en Colombia, por esta razón, es necesario observarcon una visión prospectiva, la construcción de un concepto que reúna lascondiciones técnicas y tecnológicas, junto con los respectivos avances regulativosinternacionales, de la ciencia contable.

En este orden de ideas en el presente capitulo se hará una aproximación alconcepto de libros de contabilidad, estructurándose a partir de una definicióndocumental de libro cuyo contenido tenga elementos para el registro deoperaciones en el que básicamente se pretenda la permanencia, a través del

tiempo, de evidencia suficiente y valedera de los hechos económicos del ente y, ala vez, satisfaga las expectativas de los profesionales de la contaduría yorganismos relacionados con la verificación de la confiabilidad de la informaciónfinanciera, advirtiendo que para integrar un concepto y explicar los elementos delos libros, es necesario entender el termino de Teneduría de libros, ejercicio quehasta hace poco constituía como una de las funciones del Contador Público.

4.2.1.- TENEDURÍA DE LIBROS

Para tener una idea general de los libros contabilidad, y de sus elementos, esimportante hacer referencia a lo que se entiende por Teneduría de Libros desde lalegislación contable actual; En éste término, que en la actualidad toma unaconnotación de digitador de tecnología informática (por desarrollos de softwarecontable), se desarrollan instrumentos de registros de datos electrónicos en lasredes de información, las cuales afectan la llamada arquitectura de la informaciónempresarial; sin embargo a la luz de la construcción del concepto de libros siguevigente, no sin antes advertir, que el principal elemento para el desarrollo deltrabajo del tenedor de libros, son en esencia los registros de las operaciones quese hacen, en los libros de contabilidad.

En el presente, por el desarrollo de la tecnología y de los sistemas de informaciónde las organizaciones empresariales, se utilizan medios electrónicos para capturaro procesar datos de hechos económicos, generando ello un cambio en elprocedimiento de teneduría de libros, en cumplimiento del ciclo contable; talteneduría, en su totalidad, se hace en tiempo real, y en algunos casossimultáneamente desde varios puntos integrantes de una red electrónica. Enconsecuencia, se entiende por ciclo contable una serie sistemática de registros dehechos económicos de un ente u organización, que se caracterizan, entro otros,por presentarse en forma cronológica (desde la elaboración del comprobante decontabilidad, su registro en libros; el proceso de ajustes de cuentas; el cierre delas cuentas de resultado, hasta la preparación y presentación de estadosfinancieros).

De cualquier forma que se realice el ciclo contable, ya sea que se opere en formamanual o en forma electrónica (digitación de información contable), se tiene quehacer el diligenciamiento de Libros de Contabilidad.

4.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS.

Tal como se ha mencionado inicialmente para establecer la importancia de loslibros de contabilidad es menester la comprensión histórica de la Teneduría deLibros.

Para Kohler, teneduría de libros, “Es un Procedimiento que consiste enanalizar, clasificar y registrar las transacciones de acuerdo con un planpreconcebido, con el propósito de: a) proporcionar un medio por el cual puedadirigirse una empresa en forma ordena y b) establecer una base para registrar ytambién para conocer el estado financiero de una empresa y asimismo losresultados de su operación”.10 En el sentido anterior, la Teneduría de Libros es unsistema de registro de todos los hechos económicos de un ente económico uorganización, de los obligados por la ley a llevar contabilidad.

El concepto de teneduría de libros nos proporciona una base para orientar elcumplimiento de los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados,los cuales permiten por medio del proceso contable, identificar, medir, clasificar,registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un enteeconómico, en forma clara, completa y fidedigna los cuales se reconocen, serepresentan y se registran mediante las codificaciones de catálogos de cuentas,con descripciones y dinámicas contenidas en los planes únicos de cuentas.

La teneduría de libros desde la utilización tecnológica, se, realiza en dos vías: latradicional la que se denominaría Teneduría Manual de Libros y en las actualescircunstancias con mecanismos acorde con los avances científicos y tecnológicos,se realiza a través de los sistemas telemáticos que se podrían denominarTeneduría Digital de Libros.

4.2.2.1.1 - TENEDURIA MANUAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD

La teneduría manual de libros es una actividad realizada por una persona quehace todo el trabajo de registros contables en forma manual en los formatos ylibros de contabilidad físicos o materiales, los cuales son necesarios para ejecutary materializar el ciclo contable, de las operaciones del ente económico.

4.2.2.1.2.- TENEDURIA DIGITAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD

La teneduría digital de libros de contabilidad es una actividad realizada por unapersona con conocimientos en contabilidad y experto en sistemas electrónicosquienes mediante la tecnología computarizada alimenta o captura datos de hechoseconómicos que originan asientos contables registrados electrónicamente enordenadores, datos que son transformados mediante la operación de un programade contabilidad en cumplimiento del ciclo contable11. 10 KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Unión TipograficaEditorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990.

11 Según el artículo 46 del Decreto 2649: “… El ciclo contable es el proceso que debeseguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmitencorrectamente a los usuarios de la información”. El ciclo contable está conformado por tres eventosque en contabilidad se reconocen, estos son la iniciación o apertura evento en el cual se desarrolla

La información que se procesa mediante acción del digitador, debe contar con larespectiva seguridad y evidencia en el sistema, con el fin de comprobar en tiemporeal o posteriormente con técnicas electrónicas, que tengan la autenticidad y quecumplan con los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad queson las condiciones con las que se caracterizan los documentos y librosconstituidos por papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, noequivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Porconsiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transaccionespodrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, comosoporte de los registros en cumplimiento de la Ley 527 de 1999.

Entonces la teneduría de libros en cualquiera de sus dos formas es unaherramienta básica de registros de hechos económicos de un ente, que se vanacumulando, en lo que se ha denominado la cuenta, elemento básico de los librosde contabilidad.

4.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD

La cuenta la define Kohler como el registro formal de un tipo particular detransacción expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en unlibro mayor, cuenta corriente, cantidad de una persona debe a otra…12 ,

La cuenta desde la construcción de los planes únicos, es un componente que serepresenta numéricamente por cuatro dígitos, lleva una denominación comoresultado de la identificación de un hecho económico, reconocido en un elementoo clase de los estados financieros, con una descripción de la transaccióneconómica y la forma dinámica como se debita (lado Izquierdo) o acredita (ladoderecho). Los incrementos se registran en un lado y las disminuciones en el otro

La cuenta en contabilidad, se reconoce por ofrecer una estructura de elementoshomogéneos, de la misma naturaleza con la cual se identifican hechoseconómicos realizados, para tal efecto se requiere que la cuenta tenga un nombre

la constitución yo registro del ente, el segundo es el relacionado con la puesta en marcha del entey el tercer evento es el cierre en el cual se producen y se promulgan los estados financieros. El Ciclo Contable por lo general cumple los principios de un sistema, con entradas, procesos, ysalidas, partiendo desde la autorización de las transacciones económicas del ente, Recolecciónde los documentos soportes externos e internos, Codificación de cada soporte en susoperaciones o transacciones, Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad,Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal, Elaboración de los estados financieros,presentación y divulgación de los estados financieros. El ciclo es válido tanto para lacontabilidad manual o sistematizada.

12 KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Union TipograficaEditorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990, pgna 155.

que se ubique y forme parte de un elemento o clase, en el cual debe ser medido yregistrado, insumo natural para la producción y sistematización de los estadosfinancieros, tales elementos o clase son los activos, los pasivos, el patrimonio, losingresos, los costos, los gastos, las cuentas de orden, etc.

La acumulación de hechos económicos es otra de la características de la cuenta,bien pueden ser de tipo debito o crédito dependiendo de las operaciones querealice, la cuenta se utiliza para registrar los incrementos y las disminuciones queresulten de las transacciones, el conjunto de las cuentas de un ente económicoconstituyen el libro mayor y balances.

Al referirse a la cuenta es imposible desligarse de la partida doble en la actualreglamentación de la contabilidad en Colombia, así se puede afirmar al consultarel artículo 50 del Código de Comercio cuando señala que la contabilidadsolamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, enlibros registrados, de manera que registre una historia clara, completa y fidedignade los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expidael gobierno. La norma mocionada se reafirma mediante el artículo 56 del Decreto2649 de 1993.

4.2.4.- PARTIDA DOBLE.

En la teneduría de libros la partida doble, cada transacción u operación implica un“asiento” en doble sentido y, por tanto, auto balanceado, … La característica del“doble sentido” que cada transacción tiene en común con todas las demástransacciones, puede expresarse en forma más sencilla, esto, es: a=b. es decir,en la teneduría de libros por partida doble, después del reconocimiento de cadauna de las transacciones, da expresión a dos elementos monetarios idénticos;puesto que los dos elementos de cada operación han de registrarse en los mismoslibros y habrá de conservarse invariablemente la idea de la igualdad, la identidadadquiere la forma derivada de a-b = 0; por tanto, uno de los elementos es positivoy el otro negativo. El elemento positivo se denomina debito (o cargo) (debe) y elelemento negativo crédito (o abono) (haber)...13

4.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD

El Código de Comercio en su artículo 5614, no ofrece un concepto de lo que es unlibro de contabilidad, sin embargo expone “que los libros podrán ser de hojasremovibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otrasestén numeradas, pueden conservarse archivadas en orden y aparezcanautenticadas conforme a la reglamentación del gobierno”.

13 KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Unión TipográficaEditorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990, pgna 50614 LEGIS, Código de Comercio, Pgnas 34 a 36.

Según Sentencia de marzo 19 de 1999 Radicación No 9141 del Consejo deEstado señala que "El concepto de libro de comercio en general y de libros decontabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tantoel concepto tradicional de haz de hoja como también los citados cintasmagnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que,como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesoseconómicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co. Art.2035): Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera quedeba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad"

CONCEPTO DE LIBROS PROPUESTA (PARA ANALIZAR)

• Para el Consejo Técnico de la Contaduría: Un libro de contabilidad esun documento que contiene registros y evidencias de los hechoseconómicos de una persona natural o jurídica obligada a llevarcontabilidad, los cuales se representan mediante la utilización de lascodificaciones del catalogo de cuentas, las descripciones y dinámicascontenidas en los planes de cuentas en cumplimiento del ciclocontable los datos escritos y/o digitados se deben llevar en hojascontinúa físicas o electrónicas debidamente foliadas y rubricadascon las cuales se conforman los libros de contabilidad entre éstos, loslibros oficiales los que se registran de acuerdo a las exigenciaslegales, en las entidades públicas o privadas.

4.2.5.1.- BASES ELECTRONICAS DE SOPORTES Y LIBROSDECONTABILIDAD

Como se señala en la justificación de que Los sistemas de Información se hacencada vez más complejos exigentes y tecnológicamente estructurados en donde lascomunicaciones e información fluye a velocidades insospechadas; la contabilidadcomo sistema de información y de control de las sociedades comerciales y civiles,no escapa al entramado del advenimiento científico, tecnológico e innovador en laera del conocimiento dentro del marco de la globalización. Dentro de la cual seestá dando nuevas formas de reglamentación que afectan las estructuras legalesinternas. Entre otras la que tiene relación con el comercio electrónico.

La comunidad internacional por intermedio de las organizaciones Supra EstadosComo es la Organización Mundial del Comercio OMC, y en especial laOrganización de Naciones Unidas ONU, se ha pronunciado en lo que tiene quever con Comercio Electrónico, a través de la Comisión de las Naciones Unidaspara el Derecho Mercantil Internacional CNUDMI. Que ha promulgado laResolución 51/162 de la ASAMBLEA GENERAL de 16 de Diciembre de 1996 enla que contiene la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico con laguía para su incorporación al derecho interno. En Colombia fue incorporada alordenamiento jurídico colombiano, con la promulgación de la Ley 527 de 1. 999 dela cual se refiere a continuación.

La ley 527 de Agosto 18 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta elacceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmadigitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otrasdisposiciones.”

En el Capítulo I, articulo 1 expone algunos casos excepcionales en los cuales seadvierte que de acuerdo a las normas legales debe ir necesariamente impresas encierto tipo de productos en razón del riesgo que implica su comercialización, usoo consumo. El artículo 2 contiene los conceptos de mensaje de datos, comercioelectrónico, firma digital, intercambio electrónico de datos, y sistema deinformación

De las cuales se transcriben los siguientes:

"a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada ocomunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,entre otros, en el intercambio electrónico de Datos (EDI), Internet, el correoelectrónico, el telegrama, el télex o el telefax.;

b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda la relación deíndole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de unoo mas mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones deíndole comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdode distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo tipode operaciones financiera, bursátiles y de seguros; (...)".

El artículo 6 señala, cuando alguna norma requiera que la información sea porescrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si lainformación que este contiene es accesible para su posterior consulta.

4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DECONTABILIDAD.

PROPUESTA POR EL ESTUDIO

Los libros y papeles contabilidad tienen las siguientes características generales:

• Son la base de la información contable.• Son la descripción y el resumen de los hechos económicos de un ente

económico.• son la base histórica evolutiva del ente económico.• Son una estructura de hojas de papel y/o registros en hojas electrónicas

análogos previamente numeradas y rubricadas• Son el fundamento del sistema contable.

• Son la evidencia de los hechos económicos de una persona jurídica y/onatural obligada a llevar contabilidad.

• Los Libros Principales deben ser registrados ante el organismo competente,según el sector económico y/o social al cual pertenezca el obligado.

• Hacen parte de la Arquitectura de la información empresarial

4.3.1.- CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD YMENSAJES ELECTRÓNICOS DE DATOS

4.3.1.1 CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS

EL Decreto 2649 de 1993 refiere sobre Conservación y Destrucción de losLibros. Estipula que los entes económicos están en la obligación de conservaren forma ordenada los libros de contabilidad, actas, de registros de aportes,los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y lacorrespondencia relacionada con sus operaciones. Luego indica que salvo lodispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarsepueden destruirse después de Veinte (20) años contados a partir de del últimocierre de aquellos o la fecha del último asiento documento o comprobante. Noobstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedadescomerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5)años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciante, para diligenciar el acta de destrucción de los librosy papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarseante la Cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de lareproducción de las copias de los libros y papeles destruidos. El artículoaclara, cuando se garantice su reproducción por un medio técnico de losdocumentos del ente económico estos podrán ser destruidos después de diez(10) años, exposición que está en concordancia con el artículo 60 del Códigode Comercio.

Según el artículo 13 de la Ley 57 de 1985, la reserva legal sobre cualquierdocumento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Modificado segúnla ley 594 de 2000, al señalar que al cumplir este término, el documento poreste solo hecho no adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado porcualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere laobligación de expedir a quien lo demande copias y fotocopias del mismo.

El Código del Comercio, Decreto- Ley 410 de 1971, sobre el tema hacereferencia siguiente. Establece que todo comerciante conformará sucontabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, ,podrá autorizar el uso de sistemas que, como la micro filmación faciliten

guardar los archivos de los documentos y correspondencia de loscomerciantes, para que estos sean la historia clara completa y fidedigna de losasientos individuales y el estado general de los negocios.

Estipula que los libros y papeles del comerciante se deberán ser conservadospor lo menos por diez años. Tomando como referencia el cierre de aquellos oa la fecha del último asiento, documento o comprobante. Esta norma autorizaal comerciante que después de los diez (10) años este si quiere puededestruirlos siempre y cuando garantice su reproducción exacta por cualquiermedio técnico, llenando los requisitos de verificación por parte de la Cámara deComercio donde se hayan registrado los libros con el fin de constatar laexactitud de la producción de la copia, a demás el Secretario de la Cámara deComercio firmará el acta en la que anotará la relación de los libros, papeles ydocumentos que se destruyeron y los procedimientos para su reproducción.

Decreto 2620 de 1993, Reglamenta el procedimiento para la utilización demedios técnicos adecuados para conservar los de archivos de loscomerciantes. El decreto en comento, indica que el comerciante podrá utilizarcualquier medio técnico que garantice la reproducción exacta de losdocumentos, entre otros medios que puede utilizar el comerciante menciona lamicro filmación, micrografía y los discos ópticos; para la reproducción de losdocumentos se debe contar con la presencia de un funcionario de la Cámarade Comercio del domicilio del comerciante quién mediante acta dejaráconstancia de la relación de documentos reproducidos y la exactitud de losmismos, además, que los jefes del registro mercantil certifiquen la exactitud delas reproducciones de acuerdo al medio técnico utilizado.

En la doctrina de la Superintendencia de sociedades, mediante Of. OA - 25217de diciembre 31 de 1980, hace referencia que el Decreto Legislativo 3354 de1954, reglamentario del decreto 2527 de 1950 y la resolución 316 de 1956 dela Superintendencia de Sociedades. "Disponen que los originales de losdocumentos micro filmados no podrán ser destruidos sino hasta que hayatranscurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejan en cadacaso, vale decir que se permita a cada persona que haga el uso de microfilmación destruir los originales de los documentos así reproducidos cuandoconsidere que ha pasado un lapso prudencial para ello, el actual Código deComercio en el artículo 60, suprimió para los comerciantes la facultad dedeterminar el período durante el cual debe mantener sus libros y papeles y porel contrario dispuso que, los profesionales del comercio deben conservar suslibros y papeles cuando menos durante diez años, contados desde el cierre deaquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante.."

Falta, ley de archivo.

4.3.1.1.1.- BASE LEGAL SOBRE CONSERVACION DE DATOSELECTRONICOS.

En relación a la conservación de datos y documentos electrónicos que deacuerdo al artículo 12 de la Ley 527 de 1.999, regla aspectos sobre laconservación de los mensajes de datos y documentos, entre los cuales seencuentran los libros y papeles de comercio, los cuales se podrán conservaren cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. El artículoseñala los requisitos para la conservación de ciertos documentos, registros oinformaciones cuya conservación quedará satisfecha cumpliendo las trescondiciones mencionadas en esta disposición. En el caso particular de loslibros y papeles del comerciante indica que estos se podrán conservar encualquier medio técnico que garantice su reproducción.

De la norma anterior se analiza que esta no es contraria con las disposicionesque sobre la materia reglan los artículos 55 y 60 del código de comercio yArtículos 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993. En este orden de ideas unacosa es la impresión de los libros y otra cosa distinta es que para laconservación de estos y con el objeto de reemplazar el documento en papel,pueden reproducirse a través de cualquier medio técnico que garantice sureproducción exacta tal como microfilmes, microfichas o cualquier otro mediotécnico que garantice su reproducción exacta; es recomendable que lainformación contable se imprima de acuerdo a las necesidades de los usuariosy aplicando los procedimientos estipulados en el artículos 125 y 126 deldecreto 2649 de 1993.

El decreto 2649 de 1993 se refiere en el articulo 123 sobre los soportes eindica que los requisitos legales que sean aplicables a los hechos económicosdeben documentarse mediante soportes, de origen interno o externodebidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o loselaboren. Afirma que estos soportes deben adherirse a los comprobantes decontabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstanciaconservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que seaposible su verificación.

De lo anterior se entiende que toda persona natural o jurídica que posea lacalidad de comerciante, o que este obligada a llevar contabilidad debe regirsepor las normas que regulan la actividad mercantil y además con las queregulan la actividad contable por su obligación de llevar contabilidad de susoperaciones de comercio, de igual forma de todas aquellas reglamentacionesconexas a la actividad siendo una de ellas y una obligación la de conservarlos libros , documentos y papeles de comercio sea cual fuere la fuente que dioorigen al soporte del reconocimiento, clasificación, valuación, registro yrevelación del hecho económico, orientados a mantener la integridad, laconfiabilidad, la oportunidad y la utilidad social de la información evidenciandolas operaciones de la realidad económica.

Una de las razones de la contabilidad, es el registro de los hecho económicosoriginados por todas aquellas operaciones que el ente económico dentro delcumplimiento de su objeto social debe realizar, evento que el legislador desde

el nacimiento de la ciencia contable, previo la conservación de los documentosrelacionados con los registros de la contabilidad por diferentes medios; desdelas tablillas hasta los mas sofisticados medios actuales como lo son loselectrónicos a los cuales hace referencia la ley 527 de 1999, no solo con elobjeto de guardar la historia contable de la respectiva organización económica,sino que también sirviera de fundamento histórico a la humanidad y suevolución social y comercial.

En nuestro ordenamiento jurídico, es el Código de Comercio que reglamenta lanecesidad de tener libros, papeles, documentos y demás elementos necesarioscon el fin de llevar la contabilidad y de conservar la información financiera nosolo para el ente sino que también sea uno de los elementos importantes comoprueba judicial en casos de controversia; Razones que sirven para señalar quela conservación además de ser un mandato legal debe ser una obligaciónsocial

4.3.1.2. IMPRESIÓN DE LIBROS.

Los libros oficiales, obligatorios deben llevarse impresos en los foliosregistrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a mástardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubierenrealizado. Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, laDirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen elsistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, entretantos, libros oficiales, libros auxiliares, que sirvan de soporte para conocer lastransacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena dehacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias porirregularidades en la contabilidad. (Concepto 39801 del 17 de junio de 1994DIAN)

La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, losmensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentosconsignados en papel, es decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica,por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, señalando que elprincipio de los “equivalentes funcionales” se fundamenta en un análisis de lospropósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel,para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones contécnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad,inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentaciónconsignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, noequivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Porconsiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de lastransacciones podrán utilizarse los mensajes de datos con las característicasanotadas, como soporte de los registros.

Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en librosdebidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operandopara el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda,de acuerdo a la naturaleza del ente económico, de manera que hasta que nose realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista unpronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con laaplicación de los preceptos sobre el registro e impresión de libros decontabilidad.

Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitirinformación a las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunciónde que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los librosoficiales, se deduce la obligación para aquellas de registrar sus operaciones.Lo anterior es base para toda certificación, atestación y dictamen.

4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DECOMERCIO.

De acuerdo con decreto 2649 de l.993 Cuando la ley así lo exija, para quepuedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente asu diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilioprincipal. En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrarante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione elestablecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseñadel establecimiento; entendiéndose por enseña según el diccionario de lalengua española como insignia o estandarte.

Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro serequiere que: al anterior le falten pocos folios por utilizar, que un libro deba sersustituido por causas ajenas al ente económico; una u otra circunstancia debeser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscalcuando exista el cargo, o en su efecto, de un contador público, la falta de unlibro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copiaautentica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuasde tarjetas deben ser autenticadas mediante sello de seguridad impuesto encada uno de ellas.

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir loslibros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) mese de suinscripción.

4.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.

En la Cámara de Comercio, deben registra sus libros oficiales; de acuerdo alarticulo 28 del Código Mercantil las Personas Naturales, los entes económicos,que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales comocomisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales oextranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en queinicien actividades. De igual manera de acuerdo con lo previsto en le Articulo42 del Decreto 2150 de 1995 las entidades sin animo de lucro tales como: Losorganismos de integración, ambientales, Científicas, Tecnológicas, Culturalese Investigativas, Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y nonacionales, asociaciones de padres de familia, corporaciones, asociaciones yfundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades, indígena,asociaciones gremiales, de beneficencia, de profesionales, juveniles, sociales,democráticas, participativas, cívicas y comunitarias, promotoras de bienestarsocial, de egresados, de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictose incapacitados, las sociedades civiles inscritas en el registro mercantil. Lasdemás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadassin animo de lucro no sujetas a excepción (los clubes sociales y cajas decompensación), Juntas de acción comunal.

De otra parte, según los artículos 143, 144 del decreto 2150 de 1995, y lasresoluciones 681 de 2000 y 2329 del 29 de enero de 2003; las cooperativas,los fondos de empleados y asociaciones mutuales, así como los organismos deintegración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, también habránde tramitar su registro ante la Cámara de Comercio.

4.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS YADUANAS NACIONALES - DIAN

Según el Decreto Reglamentario 2500 de 1986 y en concordancia con el articulo 45 del Decreto 2150 de1995, y artículo 3 del Decreto 427 de 1996, deben inscribir libros en la DIAN: Las Instituciones deeducación superior; las instituciones de educación formal y no formal que se refiere la ley 115 de 1994;las personas jurídicas que presten servicios de vigilancia privada; las iglesias , confesiones ydenominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; lasreguladas por la ley 100 de 1993 de seguridad social, cámaras de comercio y las demás personasjurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación yfuncionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades privadas del sectorsalud de que trata la ley 100 de 1993, las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor yderechos conexos de que trata la ley 44 de 1993, las personas jurídicas extranjeras de derecho privadosin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia,establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones yfundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, r4egulados por el decret6o 3130 de1968 y demás disposiciones pertinentes, caja de compensación familiar reguladas por la ley 21 de1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacionalde Deportes de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y

decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y lascasas-cárcel de que trata la ley 655 de 1995Adicionalmente, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una personajurídica de naturaleza única cuya creación e inscripción fue regulada por el decreto- Ley 2206 de 1998de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el decreto 2150 de 1995, por loque no está obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, por tantodeberán inscribirse en la dirección de impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el articulo774 del Estatuto Tributario15.

Es de aclarar que de acuerdo a la Ley 133 de 1994, Decreto 1396 de 1997,Decreto 1319 de 1998. El reconocimiento de personería jurídica y registro de lasiglesias, confesiones, denominaciones religiosas, sus federaciones,confederaciones y asociaciones de ministros se hace ante el Ministerio delInterior.

Lo propio habrán de hacerlo las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, losprofesionales Independientes y por ultimo aunque no existe una disposición decarácter general que obligue también habrán de hacerlo ante esta autoridad, losconsorcios y uniones temporales, por vía de recomendación y conveniencia.

4.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL-

Los Sindicatos por mandato de la Ley 11 de 1984 art. 18, deberán registrar loslibros de afiliación, actas de asamblea general, de junta directiva, de inventariosy balances y de ingresos y egresos deben la Inspección del Trabajo.

4.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL.

Según la ley 58 de 1985, articulo 6 los partidos y movimientos políticos debenregistrar los libros de contabilidad en el Consejo Nacional Electoral.

4.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS.

Las Juntas de Acción Comunal. Las Juntas de Vivienda Comunitaria; AsociacionesComunales de Juntas. Federaciones Comunales y la Confederación ComunalNacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado quedanpor fuera del ámbito de registro ante las cámaras de comercio, siendo cobijadaspor los entes territ6oriales de conformidad con el Decreto No 1774 de septiembre111 de 2000, por la cual se reglamenta la ley 537 de 1999. Y en concordancia conla ley 52 de 1990 y la ley 136 de 1994 articulo 143.

15 CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURÍA; Orientación Profesional No 5 Libros, mayo 13 de 2003. Encomplementación del concepto DIAN 09846 de 200, referenciado en la Orientación.

4.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

Respecto a la oportunidad para la inscripción de libros, el numeral 4 del artículo29, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley nofija termino especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro noproducirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

4.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS

La legislación vigente sobre libros de contabilidad señala que la inscripción de loslibros de comercio entre ellos los libros de contabilidad se podrá realizar encualquier tiempo, al no ser que exista una ley que fije el termino especial parahacerlo, en este sentido hasta la fecha no se ha legislado sobre el asunto, soloexiste doctrina que trata el tema entre otra la de la cámara de comercio queindica que" Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados paradar cumplimiento del comerciante contenida en el artículo 19, numeral 2° delCódigo de Comercio". Es decir que inscrito el comerciante en el registro mercantilinmediatamente se debe proceder hacer de igual forma el registro de los libros.

El acto de no realizarse la inscripción oportuna de los libros, acarreaconsecuencias tales como las que los actos, operaciones, registros de hechoseconómicos y los documentos derivados de estos no tengan valides ante terceros,además de acarrear sanciones legales como por ejemplo las multas impuestas porlas superintendencias, suspensión del registro mercantil, tributarias entre otrasademás de no servir de prueba en actos judiciales cuando no se inscribenpreviamente.

Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva inscripciónse presume que una vez realizado el registro queda subsanada la dicha omisión.Las normas de igual forma no señalan que no se puedan registrar lastransacciones y hechos económicos del ente realizados antes del registro de loslibros, por lo tanto una vez reconstruida la información contable y financieradebidamente soportada y sea veraz y confiable, esta información es valida y sepuede constituir en plena prueba. Excepto porque algún organismo competentede vigilancia, inspección, control o judicial cuestione o halla cuestionado lainformación.

El Código del Comercio referente al tema indica que es obligación de todocomerciante inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentosrespecto de los cuales la ley exija esa formalidad. Deberán inscribirse en elregistro mercantil, Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los deactas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas desociedades mercantiles.

Estipula que el registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas,sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o los decretosreglamentarios:(..:) La Inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un términoespecial para ello; Pero los actos y documentos sujetos a registrar no produciránefecto respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

La inscripción de los libros se probará con la respectiva certificación expedida porla Cámara de Comercio o mediante inspección judicial practicada en el registromercantil.

Solo se podrá llevar la contabilidad en idioma castellano, por el sistema departida doble, en libros registrados,(el resaltado es nuestro) de manera quesuministre una historia clara, completa fidedigna de los negocios del comerciante,con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

La Norma prohíbe actuar al comerciante sin previo registro al señalar que lassociedades no podrán iniciar actividades en desarrollo de la empresa social sinque se haga el registro mercantil de la escritura de constitución.

4.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO

Con relación al tema la Cámara de comercio mediante oficio 03- 389 de mayo 18de 1984, oriento sobre la oportunidad del registro de libros de comercio, doctrinacitada por el libro de régimen contable al referirse. II DOCTRINA - Oportunidad delregistro. II Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados para darcumplimiento del comerciante contenida en él articulo 19, numeral 2° del Códigode Comercio.

Ahora bien, teniendo en cuenta que cuando una sociedad se constituye pararealizar actos de comercio queda sometida a las obligaciones del comerciantecolectivo, vale la pena preguntarse cuándo surge la obligación de registro aludida;establecido como esta en la propia ley no concedió un plazo especial, resultalógico concluir que la carga de registro se iniciará al momento de surgir a la vidajurídica el ente moral aunque, desde un punto de vista práctico, dicho momento sedifiera en el tiempo al efectivo ejercicio del objeto social, que al tenor de lo previstoen el articulo 116 de la obra citada, debe estar precedido de la inscripción delcontrato social en la cámara de comercio del domicilio principal. Debe entenderseque desde esos mismos momentos se encuentra en el deber de registrar loslibros. Por ello se puede afirmar que, inscrita la sociedad en el registro mercantil,en forma inmediata debe presentar a éste sus libros de comercio con el fin de quesean registrados.

Además, debe recordarse que el no registro de los libros tipifica incumplimiento dela obligación de todo comerciante que puede acarrear sanciones a la sociedad,

como por ejemplo las multas impuestas por la Superintendencia de Sociedades, ola suspensión del permiso de funcionamiento de una sociedad vigilada, o laimposibilidad de acceder al concordato"La circular externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria en relación conlos libros de contabilidad de las entidades vigiladas por esta expone lo siguiente:(...)" 2. Registro de libros en la cámara de comercio. Los libros de contabilidad de losestablecimientos de comercio que correspondan a los descritos en los numerales1° y 2° del articulo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 deberánregistrase en la cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione elestablecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de laSuperintendencia Bancaria, con identificación de la enseña del correspondienteestablecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para elentendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sinperjuicio del cumplimiento del articulo 128 del citado decreto.Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientosde comercio deberán registrase en la cámara del domicilio principal un libro deresumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una delas cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de maneraque este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidadeconómica que es, cuyo soporte serán los libros llevados de los respectivosestablecimientos.

4.5.- SOPORTES

Los soportes son papeles o documentos de contabilidad, que sirven pararegistrar la información y hacer control de los hechos económicos de una personanatural o jurídica obligada a llevar contabilidad. Estos tienen origen externo y/ointerno, deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes intervenganen ellos o los elaboren16. Según la clase de empresa se elaboran manual oelectrónicamente (ley 527 de 1999) en original y tantas copias como lasnecesidades lo requieran, los soportes o documentos de contabilidad sonevidencia histórica.

El soporte o documento de contabilidad es lo fundamental para la existencia delcomprobante de contabilidad que a su turno es requisito previo sine qua non delregistro de cualquier operación del ente económico, por lo tanto se puedeasegurar que el soporte contable es: el documento originario que justifica laemisión de un comprobante de contabilidad, que explica la operación que esterepresenta y hace parte integral del mismo.17

16, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA, Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993. Por el cual sereglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados enColombia. articulo 123.

17 REPUBLICA DE COLOMBIA CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA, Soporte Contable, concepto CTCP179 DEL 15 DE JULIO DE 1998.

La base primaria del registro y del comprobante de contabilidad como se expone,son los soportes o documentos de contabilidad es la esencia de la historia de loshechos económicos de una persona natural o jurídica obligados a llevarcontabilidad. Como son documentos que soportan transacciones económicasestos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase dedocumento expedido que origina movimientos contables.

4.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DECONTABILIDAD

De acuerdo al artículo 123 los soportes pueden ser de origen interno o externo.

4.5.1.1.- SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO.

Los soportes de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídicaobligados a llevar contabilidad, con el fin de organización interna de lacontabilidad, dentro de estos soportes encontramos los siguientes: reembolsos decaja menor, notas de contabilidad, nota crédito y nota debito, depreciaciones depropiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento dereservas entre otros.

4.5.1.2...SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.

Son aquellos que son elaborados o que emiten las personas naturales o jurídicasobligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace conterceros, dentro de estos soportes se clasifican los documentos o soportes deactos escritos los que se originan según el artículo 826 de Código de Comercioque al tenor se refiere: “Cuando la ley exija que un acto o contrato conste porescrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de lossuscriptores.

Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de loselementos que integren o de un signo o símbolo empleado como medio deidentificación personal.

Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego,dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitaleso plantares del otorgante.

4.5.1.3 SOPORTES DE ORIGEN ELECTRONICO

Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a forma escritascon tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o

que se pruebe firmados por el remitente, o por su orden.” artículo que está enconcordancia con la ley 527 de 1999, artículos 6°, 7°, 28°, y 35°.

Entre otros soportes o documentos de contabilidad de origen externosencontramos los siguientes: Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja,Ordenes de Compras, Facturas de compraventa manuales y electrónicas, notasdebito y de crédito bancarias, compras de seguros, soportes de títulos valores,cheques, comprobantes de ventas con tarjetas debito y de crédito.

4.5.1.3.1.- FACTURA ELECTRONICA

En la legislación vigente en aspectos de comercio electrónico Colombia havenido realizando la convergencia de normas y regulaciones internacionalescolocándolas a tono con las normas internas como es el caso de la ley marco delas Naciones Unidas sobre comercio electrónico, ya mencionada en otro acápitede esta orientación la cual fue homologada mediante la ley 527 de 1999, cuyocontenido hace referencia y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, delcomercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades decertificación. Ley que es un referente, e igual que el articulo 616-1 del EstatutoTributario, al referirse este ultimo a la factura de venta así: “… Son documentosequivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta deingreso a espectáculos público, la factura electrónica y los demás que señale elGobierno nacional…”

En el caso de la factura electrónica ha sido reglamentada mediante el Decreto1929 de 2007. Que en el articulo 1º la define así: “Es el documento que soportatransacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada,aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación queutilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice suautenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidadcon lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito; …”

Así la factura electrónica se convierte en uno de los documentos que debe asegurar la aplicación de losprincipios básicos de autenticidad e integridad , siempre y cuando cumpla con lo expuesto en la ley 527 de1999, en especial e los artículos 8, 9, 16, y 17 y con lo dispuesto en la ley 962 de 2005 referente al principiode neutralidad tecnológica, así que la factura electrónica debe garantizar las transacciones comerciales, sinperder de vista la necesidad de garantizar los derechos del consumidor, prevenir operaciones que faciliten ellavado de activos y permitir el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias18

4.5.2.- REQUISITOS DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DECONTABILIDAD.

18 REPUBLICA DE COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA,Decreto mayo 29 de 1929 DE 2007 Por el cual se reglamenta el articulo 6116-1 del EstatutoTributario.

Los Soportes o Documentos de contabilidad mínimo deben contener los datossiguientes:

• Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevarcontabilidad.

• Numeración ascendente del documento.• Descripción del contenido del documento.• Número de identificación tributaria.• Nombre del responsable.• Firmas del responsable de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar.• Fecha• Dirección de quien expide el soporte.• Tratándose de Soportes de actos escritos generados en la aplicación del

artículo 826 de C. Co, los requisitos son los exigidos por la ley según elcaso.

En las disposiciones vigentes como es el caso del decreto 2649 de 1993existe la obligación de que los soportes deben adherirse al comprobante decontabilidad o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que seaposible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se han otorgado, asícomo ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o dedetalle, apunta el artículo 123 de la norma referida.

4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Una de las primeras manifestaciones del comprobante de contabilidad en lalegislación actual, se referencia en el artículo 53 del Código de comercio al señalarque “… El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarsepreviamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número,fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentasafectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lojustifiquen.”

Para ser consecuente con el Código de Comercio el legislador complementa estanorma a través del decreto 2649 de 1993, articulo 124 al referirse quecomprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en lossoportes, por cualquier medio en idioma castellano, deben tener una numeraciónconsecutiva, indicando el día de su preparación y de las personas que lo hubierenelaborado y autorizados, debe indicar la fecha, el origen, la descripción y lacuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

“La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabra, códigos osímbolos numéricos, caso en el cual deberá registrase en el auxiliar respectivo el listado decódigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborase por resúmenes periódicos, a lo sumomensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos enlos libros auxiliares y en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.”

Es importante señalar que los soportes que han dado origen al comprobante decontabilidad ya sean internos o externos según la legislación vigente se debenadherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad, dejando constancia enestos de tal circunstancia, conservarse archivados en forma cronológica y de talmanera que sea posible su verificación.

En caso en que los soportes sean capturados por medios electrónicos, estosdeben imprimirse previa verificación de su autenticidad, veracidad e integridadaplicando los procedimientos contenidos en la ley 527 de 1999.

La descripción y registro de las operaciones económicas realizadas por los entes,se deberán realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas(Decreto 2650 de 1993), para las personas naturales o jurídicas obligadas a llevarcontabilidad de conformidad con el Código de comercio, o el respectivo Plan Únicode Cuentas según la actividad económica del ente.

El Comprobante de Contabilidad es un documento en el cual se resumen lossoportes de una o varias operaciones de las personas naturales y/ o jurídicasobligadas a llevar contabilidad, es el documento por excelencia que contiene losdatos necesarios para asentar o realizar los movimientos en los libros decontabilidad, es en sí mismo el ordenador de resúmenes de las operaciones de unperíodo dado, el comprobante de contabilidad es también conocido comocomprobante de diario.

4.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DECONTABILIDAD EN LIBROS

Las operaciones y los hechos económicos deben registrarse cronológicamente enasientos respectivos los cuales deben hacerse en los libros oficiales y auxiliaresSin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, a más tardar en el messiguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado Confundamento en comprobantes de contabilidad debidamente soportados sean deorigen externo o interno debidamente fechados y autorizados por quienesintervengan en ellos o los elaboren, dentro del termino previsto anteriormente sedeben resumir los movimientos debito y crédito de cada cuenta y establecer susaldo al fin de cada mes.

Cuando se registren las operaciones a través del procesamiento electrónico dedatos, deben grabarse copias respaldo en medios magnéticos y archivarlas demanera que garanticen su conservación.

Los comprobantes de contabilidad junto con sus soportes deben conservarsearchivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en quese advirtiere.

4.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD.

El diccionario Larousse Enciclopédico define el Asiento como una. Anotación enun registro o libro de contabilidad.

La información contable después de ser analizada contenida en los soportescontables y ser clasificada y resumida en los comprobantes de contabilidad, seprocede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros decontabilidad, operación que se conoce como asientos de contabilidad, que segúnla norma técnica general contenida en el Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 losdenominada ASIENTOS.

El artículo expone los procedimientos para el diligenciamiento de estos señalandoque “Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechoseconómicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema departida doble.”

Además anota que se pueden registrar operaciones homogéneas en forma global,siempre que estas en su resumen no sean superiores a un mes; las operacionesdeben ser registradas en forma cronológica y hacerse en libros a más tardar en elmes siguiente resumiendo los movimientos débitos y créditos y a la vezestableciendo el respectivo saldo.

El Código de Comercio relaciona el Asiento contable principalmente en losartículos 48, cuando el articulo plantea que todo comerciante conformará sucontabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros engeneral, luego manifiesta que será permitida la utilización de otros procedimientosde reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa yfidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Luego desde la perspectiva del artículo 53, se complementa lo planteado en elanterior artículo afirmando que en los libros se asentaran en orden cronológico lasoperaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio delcomerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que lasrespalden.

El entramado contable sigue una secuencia sistemática y recurrente de loshechos económicos hasta revertirse a través de los libros de contabilidad en losestados financieros, por lo tanto uno de los instrumentos más importantes de laContabilidad a través de todos los tiempos y las civilizaciones, son los libros decontabilidad, que de acuerdo a la época han tomado diferentes formas desde lasmuescas o registros en las cortezas de los arboles, fichas contables elaboradas enarcilla, papiros, papel, hasta los datos electrónicos realizados a través de unsoftware contable.

4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD.

En esta sección se hace una aproximación de los libros de contabilidad siguiendolos elementos básicos descritos anteriormente en los que se plantea, y que sevuelve a repetir que Para el Consejo Técnico de la Contaduría Un libro decontabilidad es un documento que se asientan los datos descritos en loscomprobantes de contabilidad, contiene registros y evidencias de los hechoseconómicos de una persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad, loscuales se representan mediante la utilización de las codificaciones del catalogode cuentas, las descripciones y dinámicas contenidas en los planes de cuentas encumplimiento del ciclo contable.(PROPUESTA).

Los datos escritos y/o digitados se Deben llevar en hojas continúa físicas oelectrónicas debidamente foliadas y rubricadas con las cuales se conforman loslibros de contabilidad entre éstos, los libros principales u oficiales los que se debenregistrar acuerdo a las exigencias legales, en las entidades públicas o privadadependiendo del sector económico que se ubique él ente.

De igual manera dentro de los libros encontramos los auxiliares y necesarios parael registro de la información contable con el fin de lograr el máximo nivel deconfiabilidad que garantice la elaboración de información financiera que seacompresible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para tomardecisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios yempleados de las empresas, los inversionistas, actúale y potenciales19 entre otrosusuarios de los estados financieros.

4.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DELOS LIBROS DE CONTABILIDAD

19 CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009,”POR LA CUAL SE REGULAN LOSPRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DEINFORMACIÓN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEÑALAN LAS AUTORIDADES COMPETENTES, ELPROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN Y SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SUCUMPLIMIENTO”, Articulo 1.

En el actual ordenamiento jurídico Colombiano, y por las distintas instituciones decontrol Inspección y Vigilancia existentes desde las funciones que cumplenotorgadas por la ley, son diferentes las exigencia a sus controlados y requisitosdirigidos a tener y llevar libros de contabilidad, sin embargo el decreto 2649 y2650 de 1993, apunta a generar una norma general sobre el tema.

4.7.1.1.- CONFORMACION Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS DECONTABILIDAD.

De acuerdo al decreto 2649 de 1993, articulo 125. “…Los libros deben conformarsey diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, deacuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Lashojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,se deben llevar los libros de necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o porresúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, susmovimientos débitos y créditos, combinando el movimiento de los diferentesestablecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y lasrestricciones que pasen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar,entre otros, los auxiliares necesarios para:a.- conocer las transacciones individuales cuando éstas se registren en los librosde resumen en forma global.b..- Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propiasde cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado lacontabilidad de sus operaciones.c.- Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, asi como loscódigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación delas adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas yotras.d.- Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por gruposhomogéneos.e.- Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otrasbases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados dedirección, administración, y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.”

La normativa vigente orienta que los estados financieros deben ser elaboradoscon fundamento en los libros en los cuales se hubieren sentado los comprobantes.

Los comprobantes de contabilidad elaborados previamente contienen las partidasde las operaciones del ente económico, las cuales se registran en ordencronológico en los libros oficiales y auxiliares o cualquier otra forma de registroque el ente económico adopte siempre y cuando garantice la veracidad eintegridad de la información.

4.7.1.2.- CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

El código de comercio y las normas contables no contienen una clasificaciónrigurosa ni cuáles son los libros obligatorios que deben tener los entes obligados allevar contabilidad; sin embargo haremos una aproximación de acuerdo a lasdisposiciones y doctrina vigente sobre los libros en uso.

Según el código de comercio uno de los requisitos para inscribirse en el registromercantil, es el de inscribir los libros de contabilidad, los de registro de accionistas,los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas desociedades mercantiles; la norma no expresa a qué clase de libros de contabilidadson los que debe inscribirse, solo hace una referencia en forma general.

Lo antes señalado, nos permite escoger la opción que más se ajuste al ente parallevar sus registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 delmismo código al referirse en los siguientes términos:

“Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código ydemás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemasque, como microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asímismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valortécnico - contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite elconocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientosindividuales y el estado general de los negocios".

Según lo estipulado en disposiciones comerciales y tributarias existe la obligaciónpara los comerciantes de llevar el libro de inventarios y balances, en razón que, através de dicho libro, la administración de impuestos puede realizar un controlefectivo de las utilidades generadas en la enajenación de activos movibles; en elcaso de las entidades financieras no existe la obligación, en primer lugar porqueno se ha fijado un catalogo de libros obligatorios y adicionalmente, la situacióneconómica y financiera puede satisfacerse a través del balance mensual quedichas entidades presentan a la Superintendencia Financiera.

Con relación a la conformación de los libros de contabilidad la sentencia de abril30 de 1998 expediente 8790 del Consejo de Estado, sección cuarta, con ponenciadel Magistrado Daniel Manrique Guzmán expone lo siguiente: La contabilidad noes otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente

económico, de suerte que con el se refleje “la historia clara, completa y fidedignade los asientos individuales y el estado general de los negocios. (art. 48 y S.S. delC. Co. Y Art. 774 de. E.T.).

El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone aalgunas personas, en especial a los comerciantes, igualmente determina la leyque la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propialey se encargaba de determinarlos con precisión, en la actualidad se le da a losentes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer elnúmero y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizadotenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de lasituación económica. No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley aveces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa aldiligenciamiento de libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevarcontabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de laconfección de los libros".

En el caso de los libros específicos de contabilidad, si bien es obligatorio llevarlos,es claro que al no haber fijado la ley de manera expresa cuáles son, estos debensujetarse a los delineamientos establecidos en el Decreto 2649 de 1993 yteniendo en cuenta lo establecido en los artículos 50, 52 y 53 del Código deComercio; de la interpretación de estas normas se concluye que es indispensablepor lo menos la apertura de los denominados Libros: Diario, Mayor y el deInventarios y Balances.

El problema de la clase y número de libros es una cuestión eminentemente técnicaque depende de los sistemas que autorice la ley y es susceptible de variar en lamedida en que lo hagan éstos y los adopte la ley colombiana, pues es allegislador a quien corresponde, inclusive antes de ensayar un posible listado delibros obligatorios de contabilidad, definir la orientación doctrinaria a favor delsistema de libertad relativa que impera en el articulo 48 y artículo 50 del Códigode Comercio vigente.

En la realidad existe una clasificación general de libros que por costumbre sepractica que son los Libros Principal u Oficiales y los libros Auxiliares

4.7.1.2.1.- LIBROS PRINCIPALES U OFICIALES

Los Libros Principales u Oficiales son los documentos fundamentales del sistemae información contable, son libros resumen, se utilizan para registrar formasintética las operaciones de los hechos económicos en forma global.

El Decreto 2650 de 1993, en el artículo 10, Hace referencia a los libros oficiales.Indicando que los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando loscódigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en elDecreto.

La norma hace referencia a los libros de comercio registrados, los cuales losdenomina como los libros oficiales los que se deberán llevarse aplicando loscódigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas enel Plan Único de Cuentas.

Es importante recordar que los libros de comercio se entenderán por tales los quedetermine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completoentendimiento de aquellos, es de aclarar que dentro de los libros de comercio seencuentran los libros de contabilidad traducibles en cifras y en unidad demedida, que por regla general se debe utilizar la moneda funcional la cual seentiende como signo monetario del medio económico en el cual el enteprincipalmente obtiene y usa efectiva, A los cuales hace tácitamente referencia elarticulo 10 del Decreto 2650 /93, es decir libros de contabilidad. a la vez susregistros y diligenciamiento se hace teniendo en cuenta el Plan Unico de Cuentasdel respectivo sector económico al cual corresponda el ente.

En relación con el número libros oficiales de contabilidad que sean obligatoriosrealizar el registro el legislador no se ha pronunciado mediante ley o norma por lotanto no existe reglamentación al respecto. Sin embargo es la costumbre de laspersonas naturales y jurídicas denominadas entes económicos obligadas a llevarcontabilidad hacer el registro de los libros de contabilidad siguientes:

• Libro Diario;• Mayor y Balances;• Inventarios y Balances;• De Ingresos y Egresos

4.7.1.2.1.1.- LIBRO DIARIO

Es un libro columnario en el cual se registran todas las operaciones resultantesde los hechos económicos que el ente económico realiza en un período. Losasientos que se hacen en estos libros son un traslado textual de los comprobantesde contabilidad los cuales son elaborados en base a la partida doble. En este libropor general se asientan las partidas al nivel de cuenta (Cuatro dígitos)

4.7.1.2.1.2- LIBRO MAYOR Y BALANCES.

Se registran de forma resumida las transacciones del período respectivo partiendode los saldos del período anterior, luego mostrando los valores del movimiento delperíodo actual para luego registrar los nuevos saldos del periodo actual, los queserán base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidascorresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final delmismo mes.

4.7.1.2.1.3.- LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de lacompañía lo mismo que los balances generales en forma detallada sin ningunaexplicación adicional

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividadescomerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará uninventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completala situación de su patrimonio.

4.7.1.2.1.4.- LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS

En este libro se emplea para registrar todos los aumentos y todas lasdisminuciones de las cuentas de efectivo.

4.7.1.2.2- LIBROS AUXILIARES

Los libros de Auxiliares son documentos en los cuales se detallancronológicamente las cuentas, se asientan pormenorizadamente con ampliasexplicaciones las operaciones de los hechos económicos de los las personasnaturales y/o jurídicas obligadas a llevar contabilidad o de aquellas que no esténobligadas y que quieran hacer valer la contabilidad como prueba judicial.

El decreto 2650 de 1993 hace referencia a los LIBROS AUXILIARES y la formacomo deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, ademásque su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades del ente económico.

4.7.1.2.2.1.- LIBRO DE INVENTARIO DE MERCANCIAS.

Entre los libros Auxiliares que sobresalen esta el Libro de Inventario deMercancías el cual es, una obligación por parte de los entes económicos cuyaactividad sea el comercio de llevar registros auxiliares de inventarios demercancías tal como lo refiere, el Decreto 2649 de 1993 que al tenor indica:

Articulo 129. “INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de mercancías para laventa se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades ogrupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1.- Clase y denominación de los artículos.

2.- fecha de la operación que se registre.

3.- Número de comprobante que respalda la operación asentada.

4.- Número de unidades en existencia, comprobadas, vendidas, consumidas,retiradas o trasladadas.

5.- existencia en valores y unidad de medida.

6.- Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado otrasladado.

7.- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de lacomparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas decontrol.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación sedificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para laventa el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación desu costo unitario y total.

Cuando la cantidad y diversidad de los artículos dificulte su registro detallado, estepuede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuandoaparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste méritoprobatorio, a menos que se lleve un libro registrado.

PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego deinventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados enlos numerales 5,6 y 7 de este artículo.”

4.7.1.2.4.- LIBRO DE NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROPROPUESTA

Uno de los objetivos básicos de la contabilidad es la de ejercer control sobre lasoperaciones del ente económico y/o las personas obligadas a llevar contabilidaden especial a los comerciantes, que en concordancia con el artículo 48 del Códigode comercio, conformarán la contabilidad, libros, registros contables, inventarios yestados financieros en general a las disposiciones del Código de Comercio ydemás normas en la materia.

De la interpretación del artículo 48 se deduce que en Colombia hay libertad para lautilización, conformación de libros y para la utilización de otros procedimientos dereconocido valor Técnico-Contable en aras de adoptar un sistema de informacióny de registros de los hechos económicos, con la finalidad de que facilite elconocimiento y prueba de la historia de los asientos individuales y el estadogeneral de los negocios que conserve la integridad y autenticidad de ésta.

En atención a lo anterior la Ley 222 de 1995, articulo 34 obliga a las personas quellevan contabilidad, la de preparar y difundir estados financieros de propósito

general debidamente certificados y dictaminados, y que en concordancia con elartículo 36 de la misma ley se complementa al determinar que los estadosfinancieros deben estar complementados mediantes notas con las cualesconforman un estado Indivisible y a la vez ambos elementos se preparan y sepresentan conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En efecto, dice el artículo 114 del decreto 2649: “Notas a los estados financieros. Las notas,como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral detodos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por losadministradores…

…Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estadofinanciero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente losestados financieros como son las políticas de cartera, los métodos de provisión, la razón de suaplicación, los sistemas de inventarios utilizados, los métodos de valuación.

Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con la depreciación de losactivos fijos, la valorización que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos,por ejemplo.Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento deciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de ingresos para terceros uobligaciones laborales.Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de talforma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin queestos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma dedecisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendrámayor utilidad.”

Así mismo el Decreto 2649 de 1993 articulo 125, es imperativo al afirmar que losestados financieros deben ser elaborados con fundamento en libros en los cualesse hubieren asentados los comprobantes, situación que lleva a interpretar queesta norma es complementaria con las anteriores en especial el artículo 36 de laley 222 de 1995, cuando en este expone que las notas y los estados financierosconforman un todo indivisible20, en este sentido las notas deben seguir losparámetros con los cuales se elaboran y presentan los estados financieros, deben 20 INDIVISIBLE., LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario de la Lengua Española, define, Indivisiblecomo: “ … adj. Que no puede dividirse // 2. Dícese de las cosas que no admiten división, ya por ser impracticables, yaporque impida o varié s su sustancialmente su aptitud para el destino que tenia, ya porque desmerezca mucho con ladivisión.http://www.eumed.net/cursecon/dic/I.htm#indivisibilidad Diccionario de economía y finanzas: indivisibilidad.También llamada discontinuidad, característica física o técnica de un factor de producción o mercancía que impide que seemplee en menor cantidad que una cierta cantidad mínima. La mayor parte de la maquinaria y equipo de capital resulta, porejemplo, indivisible, pues no tiene sentido hablar de un tercio de una cosechadora como sí, en cambio, puede hacerse conrespecto a un tercio de un lote de terreno agrícola. A este respecto la mano de obra puede tener también resultar indivisible,especialmente cuando la legislación restringe el trabajo a destajo o las contrataciones parciales.El problema de la indivisibilidad resulta de interés cuando se formulan y gestionan proyectos económicos, pues obliga aconsiderar ciertas proporciones de los factores productivos como dadas, so pena de caer en ineficiencias económicasnotables que surgen de la capacidad de producción que se deja ociosa; también debe ser tomado en cuenta cuando seemplea la técnica de programación lineal, cuando se estudian los inventarios mínimos y en otros casos semejantes.La indivisibilidad, no obstante, es un concepto relativo: si bien no puede utilizarse una fracción de una máquina es posible arrendar éstapor un período determinado, del mismo modo en que se puede contratar mano de obra a tiempo parcial o por trabajos específicos. Por talmotivo la indivisibilidad tiene relación estrecha con la escala de operaciones de una empresa y, por lo tanto, con las economías de escala.[indivisibility]. (V. CAPACIDAD INSTALADA; FACTORES DE PRODUCCION; ECONOMIAS DE ESCALA;PROGRAMACION LINEAL).

elaborarse con base a los libros de contabilidad siguiendo los parámetros delartículo 125 del 2649 de 1993 y a la vez es menester que esas notas seanregistradas en un libro de contabilidad, con el objetivo que su contenido guarde laintegridad y autenticidad de la información.

4.7.1.2.4.-LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.

Según la Doctrina Tributaria en Concepto 39683 del 2 de junio de 1998, ” . Losprofesionales independientes pertenecientes al régimen común del impuesto sobrelas ventas, no están obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando nosean comerciantes.”

Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el régimen simplificado seles obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro deOperaciones Diarias) para efectos de control de las mismas.

En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuentacorriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas ycompras.

De acuerdo con el artículo 23 del numeral 5°, del Código de Comercio, no seconsidera mercantil la prestación de servicios inherentes a las profesionesliberales, sin perjuicio de lo señalado en los numerales 14 y 15 del artículo 20 dedicho Código. En consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusivapresten dichos servicios, no están obligados a llevar contabilidad.

Ahora bien, en el artículo 509 del estatuto tributario se señala como obligaciónexpresa para los responsables del impuesto sobre ventas del régimen común,llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada“impuesto a las ventas por pagar”…

Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplircon las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normastributarias. Es así como el articulo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene lasnormas y principios que rigen la contabilidad mercantil, conceptúa que para finesfiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables ylas de carácter tributario, prevalecen estas últimas.

En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables delrégimen común del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no estánobligados a llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cámaras decomercio; pero, sí están obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta delimpuesto a las ventas por pagar, en forma indicada en el articulo 509 del estatutotributario, igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lodispuesto en el articulo 632 ibídem.

4.7.1.2.5.- LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES

El artículo 15, inciso final de la Constitución Nacional prescribe que “Para efectos.-- tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervencióndelEstado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demásdocumentos privados, en los términos que señale la ley”.

La regulación de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcadapor los Art. 2085 a 2087 del Código Civil y Art.1 de la Ley 222 de 1995, Por suparte el contenido del Art. 2o. del Decreto 2649 de 1993 dispuso su ámbito deaplicación para todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas allevar contabilidad, así como para quienes sin estar obligados a llevarla, lapretendan hacer valer como medio de prueba.

En este mismo sentido la legislación fiscal en algunos de los artículos del EstatutoTributario en especial los identificados con los números: 772, 773, 774 y 775 serefiere a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar lamisma y la prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración

4.7.1.2.6.-- LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES

La ley 222 de 1995, establece que mediante la Empresa Unipersonal una personanatural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio,podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividadesde carácter mercantil.

El acto de inscripción en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas dellevar contabilidad tal como lo obliga el artículo 19 Numeral 3 y de realizar elregistro de libros en cumplimiento del artículo 28 numeral 7 del código decomercio.

Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio sonplenamente aplicables a las empresas unipersonales..

4.7.1.2.7.-LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes quecomercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimensimplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando enforma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas porcada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. o reemplaza los librosde contabilidad a los que está obligado todo comerciante.Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado..

4.7.1.2.9.-LIBROS EN ESTABLECIMIENTOSLa contabilidad de sucursales se debe consolidar en una sola con la principal; laconstitución de las mismas no conlleva a una nueva sociedad. No es necesarioque registren libros mayores o principales en forma independiente, en Cámara deComercio, sin embargo, si la persona natural o jurídica lo requiere, podría hacerlo.Es dable dividir o fragmentar la información contable en diferentes libros.

4.7.1.2.10.-LIBROS EN ENTES ECONOMICOS EN LIQUIDACIÓN.

El decreto 2649 de 1993, señala que la contabilidad de las empresas enliquidación debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos.

De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban serdevueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según elorden de prelación legal.

Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción,guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.

4.7.1.2.11.-CODIGO PROCEDIMIENTO CIVIL

Art. 633.- Entrega de bienes, libros y archivos al liquidador. Efectuadas lasinscripciones exigidas por el artículo precedente, el administrador o gerente de lasociedad entregará al liquidador los bienes, libros y papeles de ella, medianteinventario suscrito por ambos. Si surgieren dificultades en la entrega, el liquidadoracudirá al juez, quien le prestará el auxilio necesario.La renuencia del administrador o gerente a efectuar la entrega lo hará incurrir enmultas sucesivas de quinientos a cinco mil pesos, que se sujetarán a lo dispuestoen el numeral 1 del artículo 39.

4.8.- CORRESPONDENCIA21 DOCUMENTAL COMO SOPORTE DELOS HECHOS ECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROSCONTABLES.

Una de las acciones en el intercambio comercial y desarrolla tecnológicamente através de los sistemas electrónicos en el actual contexto de la globalización de la

21 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario de la Lengua Española, define Correspondencia. F.Acción y efecto de corresponder o corresponderse.// 2 trato que tienen entre si los comerciantes sobresus negocios. // correo, conjunto de cartas que se reciben o expiden…

economía, es la generación de correspondencia de documentos entre entes(Personas Natural o Jurídica) los cuales originan soportes contables.

El Código de Comercio plantea que igual que los comprobantes que sirven derespaldo a las partidas asentadas en los libros de contabilidad en formacronológica las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en elpatrimonio del comerciante o de la persona obligada a llevar contabilidad ; igualmanera la correspondencia22 directamente relacionada con los negocios sondocumentos que respondan los registros y las partidas contables asentadas enlos libros.

La correspondencia relacionada directamente con los negocios, el comerciante ola persona obligada a llevar contabilidad y cuyas transacciones u operacionescomerciales originen documentos y datos electrónicos, información generada,enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos osimilares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos(EDI), Internet, Correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax23.

Con relación al Comercio electrónico la ley 527 de 1999, contempla cuales sonlas operaciones de las cuales pueden generar correspondencia, las que setranscriben a continuación:

“…b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial,sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o decualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas,las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes oservicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial;todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de obras; deconsultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación deun servicio público; de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; detransporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera”24

La correspondencia de documentos se da en forma Física y/o electrónica, óptica osimilar, de todas formas cualquiera que sea el medio, este debe asegurar laexactitud, integridad, accesibilidad, precisión, aplicabilidad y singularidad. En estesentido el comerciante o la persona obligada a llevar contabilidad deberá dejarcopia fiel de la correspondencia que dirija en relación a los negocios y duración dela copia. Así mismo, conservara la correspondencia que reciba en relación consus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de nohaberse dado respuesta.25

Específicamente para el caso de correspondencia mediante los medioselectrónicos, esta para su conservación se dan las mismas condiciones que se

22 LEGIS, Código de Comercio Articulo 51” harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantesque sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamenterelacionada con los negocios.”23 CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal a24 CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal b25 LEGIS, Código de Comercio Artículo 54 sobre el archivo de la correspondencia.

contemplan en los artículos 12 y 13 de la ley 527 de 1999, los que se transcriben acontinuación:ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertosdocumentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que secumplan las siguientes condiciones:1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado orecibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada,enviada o recibida, y3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino delmensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar elenvío o recepción de los mensajes de datos.Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice sureproducción exacta.ARTÍCULO 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. Elcumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, sepodrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadasen el artículo anterior.

4.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES4.9.- LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD EN PROCESOSCONCURSALES.

En primer lugar es necesario determinar el concepto de procesos concursalespara ubicar en el contexto empresarial cuando ocurren mencionados hechos paratal fin.

Según Carlos López Rodríguez26, se refiere a procesos concursales así:“Proceso”, como enseñaba COUTURE, es una secuencia de actos que sedesenvuelven progresivamente con el objeto de resolver, mediante un juicio de autoridad, el conflicto sometido a su decisión. El adjetivo “concursal”, aplicado a“proceso”, distingue a éste de los procesos individuales.

Esto es: “los procesos concursales son aquellos a los cuales “concurren” variossujetos. Lo distintivo de estos procesos, justamente, es la concurrencia en unúnico proceso, por una parte, de varios acreedores y, por la otra, de un deudor.Los procesos concursales, entonces, constituyen una secuencia de actos,desenvuelta progresivamente con el objeto de resolver un conflicto entre variosacreedores y un deudor.”

26 Documento disponible en. http://www.derechocomercial.edu.uy/ClaseProcesosConcursales00.htm#_ftnref1

En nuestro contexto se presentan procesos concursales expuestos algunos en elCódigo de Comercio, en los Capítulos IX, sobre Disolución de Sociedades y el X,al referirse a la liquidación del Patrimonio Social

OPERACIONES DESCONTINUADAS Y EMPRESAS EN LIQUIDACIÓN

En el Decreto reglamentario 2649 de 1993, por el carácter especial en las operaciones sepondría ubicar como procesos concursales los determinados como operaciones descontinúas yempresas en liquidación en caso de procesos concursales, expuestos en los artículos 111 y 112.

“Art. 111. Operaciones descontinuadas. Se denominan operaciones descontinuadas las seccionesde un negocio, claramente identificables, que se han liquidado o se van a liquidar.

Cuando se disponga la liquidación, se deben identificar los activos respectivos, el método contableque se va a usar, el período de liquidación y los resultados de las operaciones que se van adescontinuar, estimados hasta la fecha de cesación de funcionamiento del segmento.

Cuando se estime que de la liquidación de un segmento del negocio resultara una pérdida, estadebe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente económico adoptenformalmente la decisión de proceder a dicha liquidación.

En el caso de una ganancia, esta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otrasespecies fácilmente convertibles en efectivo.

La determinación de la ganancia o pérdida en la liquidación de un segmento debe hacerse conrelación al valor neto de realización de los activos y pasivos respectivos.

Art. 112. Contabilidad de las empresas en liquidación. Los activos y pasivos de las empresas enliquidación se deben valuar a su valor neto realizable.

No es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento oamortización. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos.

Deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietariosdel ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal.

En el momento en que conforme a la ley o al contrato sea obligatoria la liquidación de un enteeconómico, se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nuevasituación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, enadición a las contingencias probables, las eventuales o remotas.

Por regla general no es admisible el reconocimiento de hechos económicos con base enestimaciones estadísticas.

Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda ydestrucción de los libros y papeles del ente económico.”El decreto 2649 de 1993, ARTICULO 112, señala que la contabilidad de las empresas enliquidación debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos.

De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie alos propietarios del ente y clasificar los pasivos según el orden de prelación legal.

Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda ydestrucción de los libros y papeles del ente económico.”

En complementación de lo anterior la ley 222 de 1995, en el artículo 166 que fijalas funciones del liquidador referente a la contabilidad y a libros, indican en losnumerares 2, 3, 4 y 5 lo siguiente:

“… 2. Gestionar el recaudo de los dineros y la recuperación de los bienes que por cualquiercircunstancia deban ingresar al activo a liquidar, incluso los que correspondan a capital suscrito yno pagado en su integridad, así como las prestaciones accesorias y las aportacionessuplementarias. Igualmente, exigir de acuerdo al tipo societario las obligaciones que correspondana los socios.3. Elaborar el inventario de los activos que conforman el patrimonio a liquidar, el cual deberápresentar a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los treinta días siguientes a laaceptación del cargo.4. Ejecutar los actos necesarios para la conservación de los activos y celebrar todos los actos ycontratos requeridos para el desarrollo de la liquidación, con las limitaciones aquí establecidas,incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelación del pasivo.5. Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre y cuando se encuentrendebidamente registrados. En caso de no ser posible, deberá proveer a su reconstrucción e iniciar lacontabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio.”

Según lo indicado anteriormente en caso del ente a liquidar no tenga un sistema de contabilidad yde registro de operaciones, el liquidador debe registrar nuevos libros de contabilidad en la Camarade Comercio.

4.10.- CARÁCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD

El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba asu favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el Art. 68 del Códigode Comercio también le atribuye plena prueba a los libros de comercio en lascuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial oextrajudicialmente, así mismo es dable que en materia civil, aún entrecomerciantes dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en loque en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte nolos rechace en lo que le sea desfavorable, cuando los libros están mal llevados.Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, loslibros sólo constituirán un principio de prueba a favor del comerciante, quenecesitará ser completado con otras pruebas legales. (Art.69 ídem).

En materia tributaria el Estado podrá exigir la presentación de libros decontabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favordel comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre ladeclaración tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributariaconsidera probados los hechos que aparecen en los asientos contables y si existecontradicción entre los asientos contables referentes a costos, deducciones,exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, laadministración considera probados los costos, deducciones, exencionesespeciales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.

Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre comerciantes, elvalor probatorio de sus libros y papeles se determina según las reglas previstaspor el Art. 70 del Estatuto Mercantil.

Finalmente debe señalarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a losmensajes de datos es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del TítuloXIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempreque sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo deldocumento.( Art. 4º Decreto 266 del 2000)

Para efectos de su valoración se tendrá en cuenta las reglas de la sana crítica yespecialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivadoo comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la informacióny la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, desuerte que todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, tendráplena eficacia, validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 1999,(Art. 10 Ley 527 de 1999.) Como soporte contable.

El artículo 2 del Decreto 2649 de 1993, indica que no solo las personas obligadaspor ley de llevar contabilidad, sino que también aquellas que no estén obligadas allevar contabilidad lo podrán hacer, cuando lo pretendan hacer valer como plenaprueba

El Estatuto Tributario- estipula que los libros del contribuyente constituyenprueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma

En materia tributaria el Estado podrá exigir la presentación de libros decontabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. Notodos los documentos hacen parte de la contabilidad del comerciante, así tenemosque los conceptos de los profesionales y los planes a mediano y largo plazo tienenla calidad de documentos privados que podría exigir la administración deimpuestos, incluyendo los papeles de trabajo de los auditores, a fin de verificar laexactitud de las declaraciones y establecer la existencia de hechos gravablesdeclarados o no.

Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favordel comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre ladeclaración tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributariaconsidera probados los hechos que aparecen en los asientos contables. y si existecontradicción entre los asientos contables referentes a costos, deducciones,exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, laadministración considera probados los costos, deducciones, exencionesespeciales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.

Sin embargo la prueba contable tiene efectos relativos porque no la consideraprueba suficiente para desvirtuar las presunciones de los artículos 756 y

siguientes del estatuto tributario, relacionados con la Prevalencia de loscomprobantes sobre los asientos de contabilidad, la certificación de contadorpúblico y revisor fiscal, inspección tributaria y los casos en los cuales el carácterprobatorio de la contabilidad debe respaldarse con otros medios.

En relación El certificado de contador público. es, stricto sensu, una pruebadocumental. Sin embargo, está condicionada a los libros de contabilidad que lesirven de base, de tal manera que si éstos pierden eficacia probatoria igual suertecorre el certificado de contador público.

En cuanto a los certificados de contador público, la doctrina los ha clasificado en:

1. El certificado general: Este se materializa con la firma del contador público en ladeclaración tributaria) y produce los efectos legales que señalan las normas quehan exigido dicho requisito en la declaración tributaria; se cumple de esta manera,con uno de los requisitos legales del deber formal de declarar.

2. El certificado individualizado: Es el documento que elabora el contador con el finespecífico de probar un hecho. Este certificado siempre está condicionado a loslibros de contabilidad. El contenido del certificado debe corresponder a lasexigencias expresadas en la norma legal ya las necesidades probatorias delcontribuyente. El certificado debe identificar y describir en forma clara los hechosque pretende probar y no requiere cumplir con requisitos que la ley no ordena y,por lo tanto, no es necesario anexar copias de los comprobantes de contabilidadpara que el certificado tenga eficacia probatoria. El certificado individualizado gozade presunción de veracidad, ésta origina la eficacia probatoria.

En consecuencia, la administración tributaria debe desvirtuar la presunción deveracidad con otras pruebas de igual fuerza probatoria o de mayor idoneidad, porejemplo, la inspección sobre los libros de contabilidad. La certificaciónindividualizada como medio probatorio que es documento privado- debe serauténtico. Un documento privado es auténtico cuando existe certeza sobre lapersona que lo ha firmado o elaborado. y existe certeza cuando el documento hasido reconocido ante funcionario administrativo, notario o juez y cuando sepresentan las circunstancias que enumera el artículo 252 del Código deProcedimiento Civil.

4.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CONPAPELES Y LIBROS DE CONTABILIDAD.Las prohibiciones y Las sanciones fijadas en el régimen jurídicocolombiano relacionadas con papeles y libros de contabilidad son diversasde las cuales se mencionarán a continuación.

4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649DE 1993.Prohibición con Relaciona los Libros de Comercio.

El código de comercio identifica los libros como de comercio dentro de loscuales encontramos específicamente los libros de contabilidad como ya seha explicado en esta orientación, es el artículo 57 del código el que describelas prohibiciones con relación a los libros de contabilidad se pueden dar enespecial cuando se trata de realizar Teneduría de Libros en forma Manualsobre libros físicamente representados, son las siguientes:

“…1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a queestos se refieren;

2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de losasientos o a continuación de los mismos;

3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha enque se adviertiere;

4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.”.

El texto anterior esta en concordancia con el artículo 128 de del Decreto 2649 de1993, adicionado algunos numerales así: en el Numeral 2 adiciona locorrespondiente a libros producidos por medios mecanizados o electrónicosy que al referente textualmente se refiere así: “… En los libros decontabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no seconsideran “espacios en blancos” los renglones que no es posible utilizar,siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan laintegridad de las partidas que se han contabilizado.” Además de indicar quesin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos losauxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se3 hayancometido los actos prohibidos por este articulo.”.

El legislador Colombiano en aras de proteger la confidencialidad, laintegridad y la disponibilidad y de los sistemas informáticos; el Congresode la República ha expedido la Ley 1273 del 5 de enero de 2009, “ Por mediode la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo Bien jurídicoTutelado, - con el titulo VII BIS denominado “De la protección de laInformación y Datos” y se preservan íntegramente los sistemas que utilicenlas tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otrasdisposiciones” dentro de los cuales se encuentran los datos originados porel Comercio Electrónico, reglamentados mediante la Ley 527 de 1999, Y la

Factura electrónica, Decreto 1929 de 2007, entre otros los cuales originandatos que que son pertinentes al sistema de información contable, entre otroselementos los registros de asientos, comprobantes de contabilidad, soportes y porrazones técnicas los libros de contabilidad operados y diligenciados mediantesoftware contable.

La Ley expone las sanciones penales y la clase de delitos que se puedendeterminar así:

• Acceso Abusivo a un Sistema Informático

• Obstaculización Ilegitima de Sistema informativo o red de comunicación

• Interceptación de datos informáticos

• Daño informático

• Uso de Software malicioso

• Violación de datos personales

• Suplantación de sitios WEB para capturar datos

• Circunstancias para agravación punitiva

• Hurto por medios informáticos y semejantes

• Transferencias no consentidas de activosPara ver las sanciones penales referentes a los delitos enunciados puedeconsultar, LEY 1273 DE Enero 5 de 2009 Diario Oficial No. 47.223 de 5 deenero de 2009.

4.11.1.1.- VIOLACION DE LA RESERVA DE LOS LIBROS.

El Código de Comercio contempla sanciones frente a la violación de laReserva por libros en el articulo 62 al indicar que: “El revisor fiscal, elcontador o el tenedor de los libros regulados en este título (IV) que violen lareserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal encuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de lassanciones disciplinarias del caso”. En concordancia con el artículo 194 delCódigo Penal.

4.11.1.2.- SANCIONES POR DOBLE CONTABILIDAD.

La legislación prevé sanciones por las irregularidades que se presentan altenerse doble sistema de información contable que sean iguales pero quecontenga información registrada en forma diferente de los mismos hechoseconómicos al referirse en el artículo 74 al señalar que: “Si un comerciante

lleva doble contabilidad o incurre en cualq1uier otro fraude de tal naturaleza,sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.

Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más librosiguales en los que registre en forma diferente las operaciones, o cuandotenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.”

4.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO.

El artículo 654 del Actual Estatuto Tributario expone cuales son los hechosirregulares en la contabilidad que tiene impacto en la aplicación desanciones por libros en los siguientes casos:

• “a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.• b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación

de registrarlos.• c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo

exigieren.• d. Llevar doble contabilidad.• e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar

los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos oretenciones.

• f Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y elultimo dia del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan másde cuatro (4) meses de atraso.”

El articulo expone las causales para las sanciones que por razones de libros de contabilidadse puede sancionar a las personas jurídicas o naturales obligadas a llevar contabilidad,sanciones que están contempladas el artículo 655 del mismo Estatuto del cual se transcribea continuación:“Articulo 655. Sanción por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo delos costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios ydemás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamentecomprobados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros decontabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor entre el patrimonio liquido y losingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de veinte millones de pesos($20.000.000) (valor base 1987).

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resoluciónindependiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad asanciona, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.PARAGRAFO. No se podrá imponer más de una sanción pecunaria por libros decontabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto al mismo añogravable.”

Las sanciones previstas en el anterior artículo se podrán reducir de acuerdo en lo previstoen el artículo 656 del Estatuto Tributario.

4.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CONDOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIRDE PRUEBA

El Código Penal contiene normas que penalizan prácticas ilegales que enforma directa e indirectamente se pueden relacionar con documentos,libros o el sistema de información contable. Es el propósito de este aparteilustrar al lector para que tenga conocimiento de mencionadas normas.Expuestas en los artículos del Código Penal en especial Del Título III así:

4.11.3.1.- FALSEDAD EN DOCUMENTOS PRIVADOS Y LAS IMPLICACIONESPENALES

FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADOArtículo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado quepueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años. (Ley 599de 2009, Artículo 289)Penas aumentadas de acuerdo a la Ley 890 de 2005 de de dieciséis (16) a cientoocho (108) meses.CIRCUNSTANCIA DE AGRAVACIÓN PUNITIVA. Artículo 290. Circunstancia deagravación punitiva. La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en larealización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos anteriores que usareel documento, salvo en el evento del artículo 289 de este código. (Ley 599 de 2009,)Artículo modificado por el artículo 53 de la ley 1142 de 2007. Si la conducta recaesobre documentos relacionados con medios motorizados, la pena se incrementaráen las tres cuartas partes.

USO DE DOCUMENTO FALSOArtículo 291 Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificaciónhiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá enprisión de dos (2) a ocho (8) años. .( Ley 599 de 2009,)Artículo modificado por el artículo 54 de la ley 1142 de 2007. El, incurrirá enprisión de cuatro (4) a doce (12) años. si la conducta recae sobre documentosrelacionados con medios motorizados, el mínimo de la pena se incrementará en lamitad.

4.11.3.2.- DESTRUCCIÓN, SUPRESIÓN U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTOPÚBLICO.

Artículo 292. Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El quedestruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir deprueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, seimpondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos yfunciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena seaumentará de una tercera parte a la mitad.

Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. deenero de 2005., incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro(144) meses.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de susfunciones, se impondrá prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180)meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por elmismo término.

4.11.3.3.- DESTRUCCIÓN, SUPRESIÓN Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTOPRIVADO

Artículo 293. Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El quedestruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir deprueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.( Ley 599 de 2000). Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de2005. de dieciséis (16) a ciento ocho (108) mes.

DOCUMENTO.Artículo 294. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión depersona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico otécnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengancapacidad probatoria.4.11.3.4.- FALSEDAD PARA OBTENER PRUEBA DE HECHO VERDADERO

Artículo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de lasconductas descritas en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro medio deprueba de hecho verdadero, incurrirá en multa.

4.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS

La ley 43 de 1990. “Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentariade la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones”.Contempla en el artículo 25 las razones por sanciones relacionadas con lossistemas de información contable, del cual se describirá a continuación:

“Articulo 25.- DE LA SUSPENSION. Son causales de suspensión de lainscripción de un Contador Público, hasta por el término de un (1) año, lassiguientes:

1.- La enajenación mental, embriaguez habitual u otro vicio o incapacidadgrave judicialmente declarado, que lo inhabilite temporalmente para elcorrecto ejercicio de la profesión.

2,.- la violación(manifiesta)27 de las normas de ética profesional.

3.- actuar con (manifiesto) quebrantamiento de las normas de auditoríageneralmente aceptadas.

4.- desconocer (flagrantemente) las normas jurídicas vigentes sobre lamanera de ejercer la profesión.

5.- desconocer (flagrantemente) los principios de contabilidad generalmenteaceptados en Colombia como fuente de registro e información contable.

6.- incurrir en la violación de reserva comercial de los libros, papeles einformaciones que hubiere conocido en el ejercicio de la profesión.

7.- Reincidir…” Los numerales 5 y 6, están directamente relacionados conlos libros y documentos de contabilidad.

El artículo 67 de la ley 43 de 1990, hace referencia a que: “El ContadorPúblico está obligado a mantener la reserva comercial de libros, papeles oinformaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los quehubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funcionespúblicas, salvo en caso contemplados por disposiciones legales.”

4.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DECONTABILIDAD.

4.12.1.- POR LOS SOCIOS.

Los socios podrán ejercer el derecho de inspección, de acuerdo al artículo48 de la ley 222 de 1995, al referirse que “los socios podrán ejercer elderecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en lostérminos establecidos por la ley, en las oficinas de la administración quefuncionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, estederecho se extenderá a los documentos que versen sobre industriales ocuando se trate de datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados endetrimento de la sociedad…”. En concordancia con los artículos 369 y 447del Código de Comercio.

En el caso de las sociedades en Comandita, el comanditario tendrá lafacultad de inspeccionar en cualquier tiempo, por sí o por medio de unrepresentante, los libros y documentos de la sociedad. 27 Las palabras que aparecen entre paréntesis fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional enSentencia C- 530 de Mayo 10 de 2000.

Pero si tiene un establecimiento dedicado a la misma actividad delestablecimiento de la sociedad o si forma parte de una compañía dedicada alas mismas actividades, perderá el derecho a examinar los librossociales.(art. 328 del C.Co).

El derecho de Inspección en el caso de los socios va dirigido a que cadaindividuo resuelva las inquietudes frente a la confiabilidad de la informaciónfinanciera y a la gestión de los administradores.

Los libros y documentos de contabilidad que con frecuencia se colocan parainspección de los socios de las diferentes sociedades según el artículo 446del C.Co entre otros son:1) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondienteejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto dedepreciación de activos fijos y de amortización de intangibles;2) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de lasuma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementariospor el correspondiente ejercicio gravable;3) El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de lasociedad, que contendrá además de los datos contables y estadísticospertinentes, los que a continuación se enumeran:

• Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastosde representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie,erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase deremuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de lasociedad;

• b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literalanterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculadoso no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal funciónque realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas oprivadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar talestramitaciones;

• c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o acualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor depersonas naturales o jurídicas;

• d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos yotros;

• e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y lasobligaciones en moneda extranjera, y

• f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades,nacionales o extranjeras;

4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevadoa cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea, y5) El informe escrito del revisor fiscal.

Los documentos relacionados anteriormente, los demás que consideren losadministradores junto con los estados financieros son en si en términos generaleslos documentos que la Junta Directiva y el representante legal presentarán a laasamblea general.

El término de exposición de documentos y libros de contabilidad es de quince (15)días hábiles precedentes a la asamblea.

4.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL

Según el artículo 213 del Código de Comercio el revisor fiscal “… Tendráasimismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad,libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas demás papeles de lasociedad.”

La ley le ha otorgado esta potestad al revisor fiscal por lo tanto éste no tiene porquepedir autorización para desempeñar las funciones fijadas en el artículo 207 delmismo código y las demás que le ha otorgado la ley en el tiempo.

4.12.3.- POR LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL YEJECUTIVA

Estos servidores Públicos de acuerdo al artículo 63 del Código de Comerciosolo podrán ordenar mediante oficio la presentación o examen de los librosy papeles del comerciante en los casos siguientes.1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de lasdeclaraciones;2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles ylas instituciones de utilidad común;3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código deProcedimiento Penal, y4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.

4.12.4.- POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

Las superintendencias según el sector económico mediante normas legalestiene la facultad si así lo determinan mediante acto administrativo deinspeccionar los documentos y libros de contabilidad.

En el caso de la Superintendencia de Sociedades la ley 222 de 1995, articulo83 expone la atribución cuando señala que:

“La inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedadespara solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle ytérminos que ella determine, la información que requiera sobre la situaciónjurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial novigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de lamisma. La Superintendencia de Sociedades, de oficio, podrá practicarinvestigaciones administrativas a estas sociedades.”

4.12.5.- POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

ARTICULO 782. INSPECCIÓN CONTABLE. Artículo modificado por el artículo138 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: La Administración podráordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceroslegalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de lasdeclaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y paraverificar el cumplimiento de obligaciones formales.

De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberáentregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y laspartes intervinientes.Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión noafectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia enel acta.Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de loslibros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuaciónadministrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor odeclarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dichaactuación.

4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN DE LIBROS Y DOCUMENTOS DECONTABILIDAD

A continuación se relacionan las normas que obligan a las personasobligadas a llevar contabilidad la exhibición de libros, en los casos que seasolicitado por autoridad competente.

4.13.1.- CODIGO DE COMERCIO

Referente a la exhibición de Libros y Documentos de contabilidad el CódigoMercantil contiene las normas que a continuación se transcriben: ARTÍCULO 63. EXHIBICIÓN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIOORDENADO DE OFICIO. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutivadel poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examende los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:

1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de lasdeclaraciones;2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantilesy las instituciones de utilidad común;3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código deProcedimiento Penal, y

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de ProcedimientoCivil.

ARTÍCULO 64. EXHIBICIÓN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS. Los tribunaleso jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición yexamen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebray de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.

ARTÍCULO 65. EXHIBICIÓN PARCIAL DE LIBROS. En situaciones distintas delas contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinadoslos libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunaleso jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán alos libros y papeles que se relacionen con la controversia.La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin depreconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará lacalidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.ARTÍCULO 66. FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIÓN. El examen de loslibros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y enpresencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario haráconstar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de lacontabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, yen consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

ARTÍCULO 67. RENUENCIA A LA EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS. Si elcomerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, ocultaalguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra loshechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisiblela confesión.Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiendeque pone a disposición del juez los propios.

4.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIOARTICULO 684. FACULTADES DE FISCALIZACIÓN E INVESTIGACIÓN.

“…d. Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos queregistren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar librosregistrados.

e. Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes ydocumentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados allevar contabilidad. …”

4.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA

El Código de Comercio en los: Artículo 63 FUNCIONARIOS DE LA RAMAJURISDICCIONAL Y LOS LIBROS

Los funcionarios de las ramas judiriccional y ejecutiva del poder público,solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros ypapeles del comerciante en los casos siguientes: 1.- Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de lasdeclaraciones.2.- Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedadesmercantiles y las instituciones de utilidad común.3.- En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código deprocedimiento penal, y4.- En los procesos civiles conforme a las normas del Código de ProcedimientoCivil." yArticulo. 64. INSTANCIAS ORDENADORAS PARA QUE SE EXHIBAN LOS LIBROSLos tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, laexhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en loscasos de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades."

4.13.4.- LEY 145 DE 1960(Diciembre 30) “Por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión de contador Público”

Actos en que deben intervenir Contadores Públicos:

ARTÍCULO 8°. Se necesitará la calidad de contador público en todos los casos enque las leyes lo exijan y además en los siguientes:“…4) Para actuar como perito en carácter de controversias de carácter técnicocontable,especialmente en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de rendición decuentas y avalúo de intangibles patrimoniales;…”

4.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DELA CONTABILIDAD.

Con relación a la Exhibición de libros y Documentos de la Contabilidad el Decreto2649 de 1993: se refiere al tema en los artículos siguientes:

El artículo 133 se describe la EXHIBICION DE LIBROS. Así: “Salvo lo dispuestoen otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas oestablecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de supropietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para elefecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer losactivos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cadaestablecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione elmismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta,se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se propongademostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezcaprobada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinaso establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa quejustifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señaladapara la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que elfuncionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradaslas operaciones.

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes ysoportes del asiento que se examine.

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comercianteprevistos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el casode la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyugestengan la calidad de comerciante.El artículo 127. Indica El lugar donde deben exhibirse los libros de contabilidadhaciendo referencia que estos deben exhibirse en el domicilio principal del enteeconómico.

El artículo anterior esta en concordancia con el artículo 780 del Estatuto tributarioal señalar que el lugar presentación de los libros de contabilidad deberácumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos.

En complementación la doctrina contable planteada por el Consejo Técnico de laContaduría expone que los libros de contabilidad deben exhibirse en el domicilioprincipal, independientemente de que la contabilidad sea llevada por outsourcingEn razón a la normatividad vigente.

4.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL.

Artículo 288.- EXHIBICIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE LOS COMERCIANTE.Podrá ordenarse de oficio o a solicitud de parte la exhibición parcial de los libros ypapeles del comerciante. La diligencia se practicará ante el juez del lugar en quelos libros se lleven y se limitará a los asientos y papeles que tenga relaciónnecesaria con el objeto del proceso y la comprobación de que aquellos cumplencon las prescripciones legales.

El comerciante que no presente alguno de sus libros a pesar de habérseleordenado la exhibición, quedará sujeto a los libros de su contraparte que esténllevados en forma legal, sin admitírsele prueba en contrario, salvo que aparezcaprobada y justificada la pérdida o destrucción de ellos o que habiendo demostradosiquiera sumariamente una causa justificativa de su renuencia, dentro de los tresdías siguientes a la fecha señalada para la exhibición, presente los libros en lanueva oportunidad que el Juez señale

4.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES.

Ley 794 de 200328. Artículo 67, numeral 6.“…Los embargos previstos en este numeral se extienden a los dividendos,utilidades, intereses y demás beneficios que al derecho embargado correspondan,que se consignarán oportunamente por la persona a quien se comunicó elembargo, a órdenes del juzgado en la cuenta de depósitos judiciales, so pena dehacerse responsable de dichos valores y de incurrir en multa de dos a cincosalarios mínimos mensuales.El secuestre podrá adelantar el cobro judicial, exigir rendición de cuentas ypromover cualesquiera otras medidas autorizadas por la ley con dicho fin, tendráacceso a los libros o comprobantes de la sociedad y podrá solicitar exhibición deellos…”

4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

La Junta Central de Contadores, mediante Circular Externa 046 de abril 6 de2006., Sobre el tema concluye lo siguiente:

“…1. Nuestro ordenamiento legal no permite a los Contadores Públicos ni a lasSociedades de Contadores Públicos, retener los libros y documentos contables desus clientes, aduciendo la falta de pago de sus honorarios, porque en el evento demora en la cancelación de los mismos, se pueden iniciar las acciones judicialesque permitan su cobro a través del proceso correspondiente. Adicionalmente, elretener libros y documentos puede exponer al usuario de sus serviciosprofesionales a riesgos injustificados y, en consecuencia, el Contador o la

28 EL CONGRESO DE COLOMBIA, LEY 794 DE 2003 (enero 8) , Por la cual se modifica elCódigo de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otrasdisposiciones. Diario Oficial No. 45.058

Sociedad de Contadores, asumirá bajo su responsabilidad las accionesdisciplinarias y civiles que se puedan generar en su contra, derivadas de dichaactuación.

2. Se recuerda el cumplimiento a lo previsto en el artículo 46 de Ley 43 de 1990,donde se reconoce el derecho a la retribución económica del Contador Público,fijando sus honorarios de acuerdo con su capacidad técnica y científica y enrelación con la circunstancia de cada uno de los casos que le corresponda cumplir,pero siempre previo acuerdo escrito entre el Contador y el usuario de susservicios. Plasmar en un contrato escrito la prestación de los serviciosprofesionales, comporta beneficio para las partes intervinientes porque evitadiscrepancias hacia el futuro acerca del monto de los honorarios, los términos depago y las actividades específicas a las que se compromete el profesional de lacontaduría, entre otros aspectos.”

La presente Orientación sustituye la Orientación Profesional 05 del 13 de Mayo de2003

5.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOSLIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.(VER ANEXO)

6.- GLOSARIO.

En este numeral se transcriben de varios documentos entre otros del CódigoPenal, Glosario contable de autor desconocido, De Wikipedia, la enciclopedialibre, algunas definiciones relacionadas con los libros y documentos decontabilidad con el fin de dar claridad conceptual de algunos elementos

Arquitectura de la informaciónDe Wikipedia, la enciclopedia libreLa Arquitectura de la Información (AI) es la disciplina y arte encargada delestudio, análisis, organización, disposición y estructuración de la información enespacios de información, y de la selección y presentación de los datos en lossistemas de información interactivos y no interactivos.En relación con la el Information Architecture Institute, define la Arquitectura de la Información como:1. El diseño estructural en entornos de información compartida.2. El arte y la ciencia de organizar y rotular sitios web, intranets, comunidades enlínea y software para promover la usabilidad y encontrabilidad.3. Una comunidad emergente orientada a aplicar los principios del diseño y laarquitectura en el entorno digital.

La Arquitectura de la Información trata indistintamente del diseño de: sitios web,interfaces de dispositivos móviles o gadgets (como los iPod), CDs interactivos,videoclips digitales, relojes, tableros de instrumentos de aviones de combate ociviles, interfaces de máquinas dispensadoras, interfaces de juegos electrónicos,etc. Su principal objetivo es facilitar al máximo los procesos de comprensión yasimilación de la información, así como las tareas que ejecutan los usuarios en unespacio de información definido.El término "Arquitectura de la Información" (AI) fue utilizado por primera vez porRichard Saul Wurman en 1975, quién la define como:El estudio de la organización de la información con el objetivo de permitir alusuario encontrar su vía de navegación hacia el conocimiento y la comprensión dela informaciónSi nos ceñimos exclusivamente a la AI en el campo de la Web, una de lasdefiniciones que Louis Rosenfeld y Peter Morville ofrecen en su libro "InformationArchitecture for the World Wide Web 2nd Edición", puede sernos de más fácilcomprensión:El arte y la ciencia de estructurar y clasificar sitios web e intranets con el fin deayudar a los usuarios a encontrar y manejar la información.El concepto "Arquitectura de la Información" no solo engloba la actividad deorganizar información, sino también el resultado de dicha actividad.La arquitectura de la información de un sitio web, como resultado de la actividad,comprende los sistemas de organización y estructuración de los contenidos, lossistemas de rotulado o etiquetado de dichos contenidos, y los sistemas derecuperación de información y navegación que provea el sitio web.Acceso abusivo a un sistema informático. El que, sin autorización o por fuera delo acordado, acceda en todo o en parte a un sistema informático protegido o nocon una medida de seguridad, o se mantenga dentro del mismo en contra de lavoluntad de quien tenga el legítimo derecho a excluirlo, incurrirá en pena deprisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. . (Artículo 269A, ley 12732009).

Asentar los libros. Registrar las transacciones en los libros de contabilidad.

Asiento. Registro de una transacción en los libros o documentos de contabilidad

Asiento de cierre. Registro elaborado al final del período contable, con el finde cancelar temporalmente las cuentas de ingresos, costos y gastos y trasladarsus saldos a resultados.

Asiento diario. Registro de una o varias transacciones en el libro diario decontabilidad.

Cámara de comercio. Institución conformada con los comerciantes inscritosen su respectivo registro mercantil, de carácter legal, creada por el Gobierno

para fomentar el desarrollo comercial, llevar el registro mercantil y dar lascertificaciones sobre los actos y documentos que en ella estén inscritos.

Cargo. Realización de un asiento débito.

Cargos diferidos. Valor de los costos y gastos desembolsadosanticipadamente para el suministro de bienes o prestación de servicios, quecon razonable seguridad proveerán beneficios futuros, en desarrollo de sufunción administrativa o cometido estatal del ente público. Los cargos diferidosdeben amortizarse durante los períodos en los cuales se espera percibir losbeneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivoscontratos.

Carta de crédito. Documento originado en el contrato de préstamodocumentario mediante el cual, a petición y de conformidad con lasinstrucciones del cliente, un banco se compromete directamente, o porintermedio de un banco corresponsal, a pagar a un beneficiario hasta unasuma determinada de dinero; también se compromete el banco a pagar,aceptar o negociar letras de cambio giradas por el beneficiario, contra lapresentación de los documentos estipulados, de conformidad con los términosy condiciones establecidos.

Cheque. Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada delos fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco.

Cheque al portador. Mandato escrito de pago que se hace efectivo sin másrequisitos.

Cheque cruzado. Mandato escrito de pago en cuyo anverso se indica,entredos líneas diagonales paralelas, el nombre del banquero o sociedad por mediode los cuales ha de hacerse efectivo.

Cheque en blanco. Mandato escrito de pago que extiende el expedidor sinseñalar la cantidad que cobrará el destinatario.

Cheque nominativo. Mandato escrito de pago que eleva el nombre de lapersona autorizada para cobrarlo.

Cheque viajero. Mandato escrito de pago que extiende un banco u otraentidad a nombre de una persona y va provisto de la firma de ésta.

Chequear. Examinar, verificar, controlar.

Chequera. Talonario de cheques.

Ciclo económico. Cambios o comportamientos fluctuantes en la actividadeconómica caracterizados por períodos o fases de crecimiento o auge,alternado por períodos o fases de descenso o contracción

Circunstancias de agravación punitiva: Las penas imponibles de acuerdo conlos artículos descritos en este título, se aumentarán de la mitad a las tres cuartaspartes si la conducta se cometiere:1. Sobre redes o sistemas informáticos o de comunicaciones estatales u oficiales odel sector financiero, nacionales o extranjeros.2. Por servidor público en ejercicio de sus funciones.3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la información o porquien tuviere un vínculo contractual con este.4. Revelando o dando a conocer el contenido de la información en perjuicio deotro.5. Obteniendo provecho para sí o para un tercero.6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional.7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe.8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administración,manejo o control de dicha información, además se le impondrá hasta por tresaños, la pena de inhabilitación para el ejercicio de profesión relacionada consistemas de información procesada con equipos computacionales. (Artículo 269H)

Comprensible. Característica de la información contable pública que indicaque es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una adecuadautilización en función de los principales objetivos que debe cumplir elEstado, según lo disponen las leyes, normas y procedimientos vigentes.

Comprobación. Búsqueda la veracidad o exactitud de un resultado oconocimiento obtenido antes.

Comprobante. Documento utilizado como evidencia para el registro de unaoperación.

Comprobante de contabilidad. Documento de origen interno y externo enel cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales delente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el librocorrespondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en losdocumentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía delas operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se haráde acuerdo con el catálogo de cuentas del ente público. Los comprobantesde contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecánico oelectrónico y conservarse de manera que sea posible su verificaciónposterior. Los entes públicos elaborarán, entre otros, los comprobantes deingreso, egreso y general.

Comprobante de ingreso. Resumen de las operaciones relacionadas con larecepción de efectivo o documento que lo represente.

Comprobante de egreso. Resumen de las operaciones relacionadas con elpago o desembolso de efectivo o documento que lo represente.

Comprobante general. Resumen de las operaciones relacionadas conmovimientos globales o de integración, tales como, ajustes, correcciones yotras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lorepresente. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por lasdiversas áreas del ente público.

Contrato. Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobremateria o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.

Contrato de futuro. Pacto o convenio por el cual el vendedor promete venderal comprador una cantidad de divisas en un momento futuro.

Contratos de arrendamiento financiero. Cuenta que representa el valor delas obligaciones contractuales originadas en la adquisición de bienes bajo lamodalidad de contratos leasing, que puede incidir en períodos futuros.

Contratos de servicios. Cuenta que representa el valor de los costos deservicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente públicocon personas naturales o jurídicas, con el fin de ejecutar labores relacionadascon la producción de bienes o la prestación de servicios.

Cuenta. Registro formal de una clase particular de transacción expresada endinero u otra unidad de medida. 2. Elemento del sistema de informacióncontable utilizado para registrar de forma sistemática y homogénea lasoperaciones.

Cuenta corriente. Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte delos fondos.2. Parte de la balanza de pagos que registra las transaccionescorrientes de mercaderías y servicios reales y financieros.

Cuenta de capital. Parte de la balanza de pagos de un país que contabiliza elmonto de la inversión privada extranjera y de los donativos y préstamospúblicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un país en un período detiempo dado, generalmente de un año.

Cuenta de efectivo. Parte de la balanza de pagos de un país, que representalos cambios de los saldos en efectivo (reservas extranjeras) y los créditosfinancieros a corto plazo, como respuesta a las transacciones contabilizadasen la cuenta corriente y en la cuenta de capital.

Cuenta de orden. Valor de aquellos bienes y derechos que no pertenecen alente público, pero que pueden afectarlos y que por alguna eventualidad seencuentran temporalmente bajo su tutela o manejo en la fecha de presentacióndel balance. Adicionalmente se agrupan bajo esta denominación contratos ovalores cuya referencia histórica debe ser tenida en cuenta en la contabilidad.Entre los principales rubros que se agrupan bajo esta denominación seencuentran los siguientes: Mercancías recibidas en consignación, pedidos que

han sido contratados pero que están pendientes de entrega, contratospendientes, cartas de crédito abiertas, garantías otorgadas para respaldarmercancías vendidas, demandas judiciales, promesas de compraventa nolegalizadas, entre otras. 2. Operaciones que tienen por objeto identificar losderechos y obligaciones contingentes, que pueden afectar la situaciónfinanciera, económica y social del ente público, o informar aspectos que por suimportancia requieren de seguimiento y control.

Igualmente, las cuentas de orden deben ser utilizadas con propósitos decontrol de situaciones o circunstancias específicas que lo requieran, y pararegistrar el flujo de operaciones que no puedan representarse en términosmonetarios, porque no son susceptibles de cuantificación, mediante el registrode los flujos físicos medibles, expresados por un valor monetario simbólico,cuando sea pertinente su incorporación.

En las cuentas de orden de carácter fiduciario debe registrarse y reconocersela información financiera y económica de los patrimonios autónomosconstituidos en procesos de fiducia, de acuerdo con las normas vigentes sobreel particular.

Las cuentas de orden deben reconocerse, registrarse y clasificarse de acuerdocon su naturaleza, utilizando como contrapartida, para su registro, la respectivacuenta de orden deudora o acreedora por contra.

Las cuentas de orden no podrán ser utilizadas para sustituir u omitir el registrode pérdidas contingentes que por su misma condición requieren o exigen lacreación de provisiones, de acuerdo con las normas técnicas pertinentes.

Cuenta de orden acreedoras. Incluye las cuentas de registro utilizadas paraefectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situacionesfinancieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contablesde los pasivos y patrimonios y la información tributaria. 2. Lo constituyen lascuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan conposibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructurafinanciera del ente público. Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadaspara efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situacionesfinancieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contablesde los pasivos y patrimonio y la información tributaria.

Cuenta de orden acreedoras fiduciarias. Representa las operaciones conterceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera delfideicomiso. Son cuentas de registro utilizadas para ejercer control interno.

Cuenta de orden acreedoras fiscales por contra (Db). Registro de lacontrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo de acreedoras fiscales.

Cuenta de orden acreedoras ingresos. Registro que representa el saldo delos rubros que conforman los beneficios económicos percibidos por el

fideicomiso en el desarrollo del giro normal de su actividad, durante el períodocontable

Cuenta de orden acreedoras pasivo. Registro que representa el saldo de losrubros que conforman las obligaciones contraídas en desarrollo delgiroordinario del negocio. Comprende los pactos de recompra, créditos debancos y otras obligaciones financieras, cuentas por pagar, pasivos estimados,provisiones y otros pasivos, de acuerdo con las características propias delFideicomiso.

Cuenta de orden acreedoras por contra (Db). Agrupación de los registrosque conforman la contrapartida de las cuentas de orden acreedoras deresponsabilidades contingentes, fiscales, de control y fiduciarias.

Cuenta de orden acreedoras responsabilidades contingentes contra (Db).Registro de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el gruporesponsabilidades contingentes.

Cuenta de orden deudoras. Incluye los registros utilizados para el controlinterno de activos y de futuras situaciones financieras, así como las necesariaspara conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y lainformación tributaria.

Cuenta de orden deudoras de control. Registran de las operacionesrealizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financieradel ente público, así como aquellas que permiten ejercer un mayor control.

Cuenta de orden deudoras fiduciarias. Agrupación de los registros querepresentan contratos suscritos por el fideicomiso que puedan derivar enposibles derechos, o que puedan ser utilizadas por el ente público para ejercercontrol interno.

Cuenta de orden deudoras fiduciarias activo. Registro que representa elsaldo de los rubros que conforman los bienes y derechos tangibles eintangibles, objeto de un negocio fiduciario. Comprende el Disponible, Pactosde reventa, Inversiones, Cartera de crédito, Derivados, Cuentas por cobrar,Bienes realizables y recibidos en pago, Propiedades y equipo y Otros activos,dependiendo de las características propias del fideicomiso.

Los rubros que integran esta cuenta tendrán siempre saldos débito, conexcepción de las provisiones para protección de activos y las depreciaciones,que serán deducidas de los correspondientes rubros.

Cuenta de orden deudoras fiduciarias costo y gastos. Registro querepresenta el saldo de los rubros que conforman las erogaciones por loscargos financieros y operativos en que incurre el fideicomiso en el desarrollodel giro normal de su actividad, durante el período contable.

Cuenta de orden deudoras fiduciarias cuentas contingentes deudoras.Registro que representa el saldo de aquellos contratos suscritos por elfideicomiso que pueden derivar en posibles derechos, cuyo surgimiento estácondicionado a que un hecho se produzca o no, dependiendo de factoreseventuales o remotos.

Cuenta de orden deudoras fiscales. Registros de las diferencias entre elvalor de las cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las de igualnaturaleza, utilizadas para propósitos de información tributaria.

Daño Informático. El que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre,deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento deinformación o sus partes o componentes lógicos, incurrirá en pena de prisión decuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo 269D, ley 1273 2009).

Documento. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algúnotro hecho.2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptible de serempleados como tales para probar algo. 3. Escritos, impresos, planos, dibujos,cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabacionesmagnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos,y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo odeclarativo, y las inscripciones en lápidas monumentarias, edificios o similares.

Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión depersona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánicoo técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos,que tengan capacidad probatoria.(ley 599 de 2000, Artículo 294.)

Documento negociable. Escritos que con diferente denominación se le hadado a los bienes de naturaleza mercantil. 2. Títulos valores.

Documentos soporte. Relaciones o escritos que respaldan los registroscontables de las operaciones que realice el ente público. Deben adjuntarsea los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la formaen que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo.

Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienenoperaciones que no afectan directamente a terceros, tales como,provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre.Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran aun tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas,contratos o actos administrativos que generen el registro de una operación.

Factura. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando lasmercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza decada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.

Factura pro–forma. Prefactura entregada por el vendedor al comprador,para que éste pueda conocer exactamente el precio que deberá pagar porla entrega o para que pueda efectuar los trámites de solicitud de licencias ypermisos de importación ante las autoridades del país de destino.

Haber. Parte de una cuenta en la cual se anota los aumentos de lasobligaciones, si ella es de pasivo o de patrimonio; los ingresos, ganancias outilidades, si es de resultado y las disminuciones si es de activo.

Hoja electrónica. Programa para realizar funciones como cálculos, gestiónde información y gráficos, útil para la presentación de la informacióncontable.

Hurto por medios informáticos y semejantes. El que, superando medidas deseguridad informáticas, realice la conducta señalada en el artículo 239manipulando un sistema informático, una red de sistema electrónico, telemático uotro medio semejante, o suplantando a un usuario ante los sistemas deautenticación y de autorización establecidos, incurrirá en las penas señaladas enel artículo 240 de este Código. .( Artículo 269I, ley 1273 2009).

Metodología. Conjunto de métodos que se siguen en una investigacióncientífica o en una exposición doctrinal. 2. Estudio de los principios queguían, o deberían guiar, la investigación científica.

Nota crédito. Documento que expresa un abono en la cuenta de un terceroy el concepto respectivo.

Nota débito. Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero yel concepto respectivo.

Nota de contabilidad. Documento interno utilizado para respaldarmovimientos en la contabilidad.

Ojo mirar desde lo privado

Notas a los estados FINANCIEROS

Operaciones. Compras o ventas en que hay paso de dinero de unapersona o entidad a otra, con ganancia de dinero o beneficio para laspartes.

Operaciones comerciales. Recursos provenientes de la comercializaciónde productos adquiridos en el mercado nacional o extranjero.

Pagaré. Título valor que contiene una promesa incondicional de pagar unasuma determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a laorden o al portador, y la forma de vencimiento; son aplicables al pagaré enlo conducente, las disposiciones relativas a la letra de cambio.

Partida doble. Forma de registro mediante la cual cada transaccióninvolucra al menos una anotación en el débito y otra en el crédito, de una ovarias cuentas, por valores iguales, lo cual permite que se cumpla laecuación contable y se detecte fácilmente cierto tipo de errores.

Partida simple. Forma de registro según la cual la información del entecontable se asienta en orden completo y cronológico utilizando una solacolumna o partida.

Partidas monetarias. Rubros del balance general cuyo valor nominal novaría por la pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representan unacantidad fija en moneda corriente. Corresponde a los activos y pasivos queindican disponibilidades líquidas y exigibilidades inmediatas, expresados ensumas fijas en monedas de curso legal, como es le caso de los saldos encaja, importes por cobrar o pagar en moneda nacional y los pasivos acancelar mediante una suma fija de dinero, entre otros. Estas partidas noson objeto de ajuste.

Partidas no monetarias. Corresponde a aquellos que manteniendo suvalor económico adquieren un valor mayor nominal por efecto de la pérdidade poder adquisitivo de la moneda. Estas cuentas deben ser ajustadas parareconocer el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la monedaentre la fecha del estado contable y la fecha en que los activos fueronadquiridos e incurridos los pasivos. Además, tiene dicho carácter aquellosactivos y pasivos con una forma particular de ajuste, como losrepresentados en moneda extranjera, en UPAC o pacto de reajuste.

Se consideran partidas no monetarias los inventarios, las construcciones encurso, las propiedades, planta y equipo, y las inversiones de renta variablecuando no se valoran a precios de mercado.

Partidas. Cuentas deudoras o acreedoras que intervienen en un registro y quehacen parte de los estados contables

Período contable. Lapso comprendido entre el 1º de enero al 31 dediciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre.

Persona natural. Individuo de la especie humana, cualquiera sea su edad,estirpe, sexo o condición

Personas jurídicas o naturales. Usuarios de la información contablepública entre las cuales están las bolsas de valores, investigadores,

proveedores, inversionistas y ciudadanía en general. 2. Ente capaz deejercer derechos, contraer obligaciones civiles y ser representado judicial yextrajudicialmente.

Registro. Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como unaunidad.

Registro contable. Asiento o anotación contable que debe ser realizadapara reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecteal ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia.Esta puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio departida doble

Teneduría de libros. Actividad que tiene por objeto analizar, clasificar yregistrar las operaciones del ente contable.

Obstaculización ilegítima de sistema informático o red de telecomunicación. Elque, sin estar facultado para ello, impida u obstaculice el funcionamiento o elacceso normal a un sistema informático, a los datos informáticos allí contenidos, oa una red de telecomunicaciones, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho(48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimoslegales mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delitosancionado con una pena mayor.( Artículo 269B, ley 1273 2009).

Interceptación de datos informáticos. El que, sin orden judicial previa interceptedatos informáticos en su origen, destino o en el interior de un sistema informático,o las emisiones electromagnéticas provenientes de un sistema informático que lostransporte incurrirá en pena de prisión de treinta y seis (36) a setenta y dos (72)meses. .( Artículo 269C, ley 1273 2009).

Suplantación de sitios web para capturar datos personales. El que con objeto ilícitoy sin estar facultado para ello, diseñe, desarrolle, trafique, venda, ejecute,programe o envíe páginas electrónicas, enlaces o ventanas emergentes, incurriráen pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multade 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre que laconducta no constituya delito sancionado con pena más grave. .( Artículo 269G,ley 1273 2009).En la misma sanción incurrirá el que modifique el sistema deresolución de nombres de dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a unaIP diferente en la creencia de que acceda a su banco o a otro sitio personal o deconfianza, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena másgrave.La pena señalada en los dos incisos anteriores se agravará de una tercera parte ala mitad, si para consumarlo el agente ha reclutado víctimas en la cadena deldelito.

De los atentados informáticos y otras infraccionesTransferencia no consentida de activos. El que, con ánimo de lucro y valiéndosede alguna manipulación informática o artificio semejante, consiga la transferenciano consentida de cualquier activo en perjuicio de un tercero, siempre que laconducta no constituya delito sancionado con pena más grave, incurrirá en penade prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento veinte (120) meses y en multa de 200 a1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes. La misma sanción se leimpondrá a quien fabrique, introduzca, posea o facilite programa de computadordestinado a la comisión del delito descrito en el inciso anterior, o de una estafa.Si la conducta descrita en los dos incisos anteriores tuviere una cuantía superior a200 salarios mínimos legales mensuales, la sanción allí señalada se incrementaráen la mitad. .( Artículo 269J, ley 1273 2009).

Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provechopropio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie,envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datospersonales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes,incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses yen multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo269F, ley 1273 2009).

Uso de software malicioso. El que, sin estar facultado para ello, produzca, trafique,adquiera, distribuya, venda, envíe, introduzca o extraiga del territorio nacionalsoftware malicioso u otros programas de computación de efectos dañinos, incurriráen pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multade 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo 269E, ley1273 2009).

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