Orientaciones metodológicas y operativas para los...

Programa de Desarrollo de Capacidades, Innovación Tecnológica y

Extensionismo Rural

Componente de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural

Orientaciones metodológicas y operativas para los

Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la

Calidad de los Servicios Profesionales (CECS) 2013

Orientaciones metodológicas y operativas 1

“Capacitación a Prestadores de Servicios

Profesionales”

2

“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el programa”

Los contenidos del presente documento son responsabilidad y propiedad del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural A.C. (Inca Rural), han sido generados y redactados a partir de los procesos de formación y seguimiento a los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios Profesionales, bajo convenio entre la SAGARPA y el Inca Rural. El Instituto promueve el uso justo de este documento. Se solicita que sea citado apropiadamente cuando corresponda. Esta publicación está disponible en formato electrónico (PDF) en el sitio Web institucional en http://www.Inca.gob.mx ©Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural A.C. (Inca Rural). 2013 Ligia Nohemí Magaña Osorno Directora General Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta del Área de Evaluación y Certificación ©Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA). 2013 Enrique Martínez y Martínez Secretario de Estado Arturo Osornio Sánchez Subsecretario de Desarrollo Rural Jorge Galo Medina Torres Dirección General de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural

AUTORES: Nicte-Ha Calixto Escobar David José Tejada Inza Olga Thelma Gómez Luengo Colaboración en la revisión editorial: Irma Murillo Quezada

3


CONTENIDO

Presentación __________________________________________________________________ 5

Marco Normativo ______________________________________________________________ 6

CAPACITACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES (PSP) _____________________ 7

1. Determinar la coherencia entre los servicios asignados y los PSP propuestos ____________ 7

2. Determinar del perfil requerido- Análisis funcional _________________________________ 9

3. Detectar las Necesidades de Formación (DNF) ___________________________________ 11

3.1. Establecimiento de la situación deseada ___________________________________________ 12

3.2. Definición de la situación actual (identificación de necesidades individuales) ______________ 12

3.3. Análisis comparativo de la “situación deseada” con la “situación actual” __________________ 13

3.4. Establecimiento de estrategias ___________________________________________________ 14

3.5. Elaboración del Informe de resultados DNF _________________________________________ 15

4. Integrar los equipos de formación _____________________________________________ 16

4.1. Seleccionar formadores _________________________________________________________ 16

4.2. Capacitar formadores __________________________________________________________ 16

4.3. Evaluar el desempeño de los formadores ___________________________________________ 17

5. Diseñar programas de formación _____________________________________________ 18

6. Ejecutar los programas de formación de los PSP __________________________________ 23

6.1. Conformación de grupos y programación de fechas de eventos _________________________ 23

6.2. Convocatoria a PSP ____________________________________________________________ 23

6.3. Realización de la formación técnica y metodológica __________________________________ 23

6.4. Evaluación del proceso formativo _________________________________________________ 25

7. Acompañar a los PSP formados _______________________________________________ 27

8. Integración del portafolio de evidencias de la función de Capacitación a PSP ___________ 29

Base de Datos de Capacitación (SIV- BDC 2013) ______________________________________ 30

BIBLIOGRAFIA ________________________________________________________________ 31

ANEXOS _____________________________________________________________________ 32

4


Anexo 1. Evaluación de satisfacción del cliente _________________________________________ 32

5


Presentación

El propósito de este documento es que los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la

Calidad de los Servicios Profesionales (CECS) cuenten con elementos metodológicos y operativos

que les permita dar cumplimiento a la función sustantiva de capacitar Prestadores de Servicios

Profesionales (PSP). Contiene una actualización de la Guía Operativa de los CECS 2012 y pone

especial énfasis en algunos temas que requerían ser reforzados o actualizados.

En primer lugar, se dedica una sección para el diseño y análisis del mapa funcional, como insumo

importante para varias funciones de los CECS como la Detección de Necesidades de Formación

(DNF), la Planeación de la Formación y el establecimiento de estrategias de evaluación.

En segundo lugar, se desarrolla con mayor detalle la secuencia metodológica de la DNF y el

establecimiento de una situación deseada basada en el mapa funcional.

En tercer lugar, se aborda la planeación de la formación retomando los resultados de la DNF y el

mapa funcional, dotando al proceso de una secuencia consistente.

Por último, se amplían las funciones de acompañamiento y evaluación de la formación, como

parte sustantiva del proceso de formación.

Las orientaciones metodológicas y operativas del presente documento proporcionan un conjunto

de instrumentos a utilizar por los CECS de acuerdo a sus funciones y forman parte de una serie de

tres documentos:

1. Capacitación a Prestadores de Servicios Profesionales

2. Evaluación del desempeño y seguimiento de la calidad de los servicios profesionales

3. Seguimiento y evaluación de las Estrategias

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Marco Normativo

Los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios Profesionales

(CECS) contribuyen a hacer realidad las políticas de desarrollo rural sustentable, inscritas en el

marco institucional y normativo de la SAGARPA.

Sus funciones se enmarcan en las Reglas de Operación 2013, en especial el Capítulo IV Programa

de Desarrollo de Capacidades, Innovación Tecnológica y Extensionismo Rural, específicamente en

la Sección II, del Componente Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural, en el Artículo 39.

El Anexo LVI de las Reglas de Operación 2013 establece los Términos de Referencia para la

Integración y Procedimientos de los CECS, en el cual se define el marco normativo de las

Instituciones de Educación Superior (IES) que pueden fungir como CECS.

En ese marco, se identifican las funciones de los CECS las cuales se resumen en las siguientes:

1. Capacitación a Prestadores de Servicios Profesionales

2. Evaluación del desempeño y seguimiento de la calidad de los servicios profesionales

3. Seguimiento y evaluación de las Estrategias

4. Evaluación de competencias laborales de los Prestadores de Servicios Profesionales

7


CAPACITACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES (PSP)

La capacitación a PSP es la primera de las cuatro funciones que los CECS deben desempeñar, el

objetivo es asegurar que los PSP desarrollen las competencias suficientes para que a su vez

desarrollen las capacidades de los productores, sus organizaciones y las familias rurales a través

del servicio profesional que prestan.

Esta función consta de 8 componentes (sub funciones):

1. Determinar la coherencia entre los servicios asignados y los PSP propuestos

2. Determinar del perfil requerido – Análisis funcional

3. Detectar las necesidades de formación

4. Integrar los equipos de formación

5. Diseñar programas de formación

6. Ejecutar programas de formación

7. Acompañar a los PSP formados

8. Integrar el portafolio de evidencias

Los cuales se detallan a continuación:

1. Determinar la coherencia entre los servicios asignados y los PSP propuestos

Esta función inicia con la identificación y sistematización de las estrategias de desarrollo del Plan

Estratégico para la Operación Anual del Componente de Desarrollo de Capacidades y

Extensionismo Rural (PECDCyER). Esta sistematización vincula a los servicios asignados con los

PECDCyER, y la información que proporciona permite verificar la relación entre éstos; cabe

mencionar que esta actividad es transversal a las cuatro funciones de los CECS, por lo cual se

sugiere sea analizado por las cuatro áreas encargadas de las funciones, de acuerdo al cuadro 1.

Cuadro 1. Relación entre servicios asignados y PECDCyER

Sistema Producto (SP)

Priorizado en el PECDCyER

Problemática

General de SP, especificado en el

PECDCyER

Resultado Esperado

especificado en el PECDCyER

Servicio

Asignado por el ejecutor del gasto

¿Existe relación entre el servicio asignado y la

problemática general del SP especificada en el

PECDCyER?

Observaciones

SI NO

Fuente: Elaboración propia

8


Una vez sistematizadas las estrategias, con la información contenida en la Base de Datos Única

(BDU) y la información del PECDCyER, se realiza un primera confirmación de la coherencia entre

la problemática referida por el grupo de trabajo a atender y el plan de trabajo propuesto por el

PSP además del análisis del perfil curricular del PSP, para verificar que éste último esté calificado

para realizar el servicio. Se sugiere utilizar el cuadro 2.

Cuadro 2. Revisión de coherencia entre problemática- plan de trabajo y perfil de PSP

No.

Folio

Nombre

del PSP

Tipo de

servicio

Estrategia del

PECDCyER

(SP)

Problemática

referida por el

grupo de

beneficiarios1

Objetivo del

Plan de Trabajo

propuesto por

el PSP

Perfil

curricular

del PSP

Coherencia

entre ellos Observaciones y

Recomendaciones Si No


Si se determina que no existe coherencia, el CECS deberá realizar las recomendaciones necesarias

al Ejecutor del Gasto, tales como: cambio de PSP o cambio y/o reorientación del servicio.

En caso de existir coherencia, el CECS deberá revisar el “status” del PSP en la Lista de Desempeño,

para verificar que no esté en una condición de “NO ACEPTABLE” y para estimar su experiencia en

servicios anteriores.

A continuación el CECS deberá determinar el perfil de competencias requerido para prestar el

servicio.

Para la determinar este perfil, se utiliza el Análisis funcional en vista de que los desempeños

requeridos para lograr los resultados esperados serán el referente principal tanto para la

detección de necesidades de formación como para el diseño de los programas de formación y la

evaluación de la calidad del servicio.

En el caso de que el servicio corresponda a una función que ya esté previamente estandarizada

(con una Norma Técnica o un Estándar de Competencia), se utilizarán los elementos de

competencia ahí contenidos como referencia.

1 Es necesario identificar el perfil del grupo, esto puede ser vía el PSP, visita de campo, reunión dentro del Grupo Técnico Distrital de Cooperación Territorial, con la finalidad de orientar el programa de trabajo.

9


2. Determinar del perfil requerido- Análisis funcional

El análisis funcional es una técnica que se utiliza para identificar las competencias inherentes a

una función productiva, es un enfoque de trabajo para acercarse a las competencias requeridas

mediante una estrategia deductiva. Se inicia estableciendo el propósito principal de la función

productiva o de servicios bajo análisis y se pregunta sucesivamente qué funciones hay que llevar

a cabo para permitir que la función precedente se logre; se basa en un proceso lógico deductivo

y es realizado por un grupo de personas conocedoras del sector de interés quienes disgregan

sucesivamente las funciones hasta determinar las funciones elementales y los elementos de

competencia que la integran; su valor como herramienta parte de su representatividad. Como

resultado de este ejercicio se genera un mapa funcional, el cual se define como: “La

representación gráfica del conjunto estructurado de las funciones requeridas para alcanzar los

resultados previstos por algún sector, empresa u organización”

Lo anterior debe expresarse a partir de un propósito principal, hasta identificar las contribuciones

individuales, expresadas en las funciones elementales.

El mapa funcional es el insumo principal para elaborar la descripción de las funciones que a su vez

servirán como referente para la detección de necesidades de formación, para el diseño de los

programas de formación y para la evaluación y certificación de competencia de los PSP.

Para realizar este ejercicio es necesario contar con la participación de expertos en la función;

entendiéndose como experto a aquel individuo que hace la función y que logra los resultados

previstos por la misma; para el caso de los CECS, se sugiere conformar un grupo de trabajo en el

que deberán participar PSP con experiencia en el servicio, así como académicos e investigadores

con experiencia en la función y otros agentes relacionados; todos ellos deberán ser coordinados

por un facilitador asignado por el CECS2.

Una vez definido el mapa funcional de las funciones productivas bajo análisis, se requiere

sistematizar cada función en el cuadro 3, de acuerdo al tipo de elemento de competencia que se

trate (desempeño, producto, conocimiento).

2 Para apoyar esta actividad consulte en el “Fichero”, la Ficha Técnica 1.

10


Cuadro 3. Descripción de la función y sus elementos de competencia

Nombre de la Función individual o productiva:

Resultado esperado al realizar la función:

Elementos de competencia:

Describir los Desempeños, productos y conocimientos críticos necesarios de acuerdo a la función individual o

productiva.

Desempeños Productos Conocimientos


Nota: en el caso de utilizar un estándar de competencia como referencia, también se deberá

sistematizar en el cuadro anterior para continuar con la secuencia metodológica.

11


3. Detectar las Necesidades de Formación (DNF)

La detección de las necesidades de formación, es un proceso de análisis de las brechas de

competencias existentes, reflejadas por carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que

se observen en los PSP y que afectan el cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito

de responsabilidad laboral3.

El proceso de DNF, se orienta a la estructuración y desarrollo de planes y programas para el

establecimiento y fortalecimiento de competencias en los PSP a fin de contribuir en el logro de

los resultados de su función y de manera más global en el logro de los objetivos de los PECDCyER.

Para realizar esta función se propone que los CECS la realicen en cinco fases (Figura 1):

Establecimiento de la situación deseada.

Definición de la situación actual, también conocida como necesidades individuales y

evaluación diagnóstica.

Análisis comparativo de la situación deseada con la actual

Establecimiento de estrategias

Elaboración del informe de resultados

Figura 1. Proceso de DNF


3 Para información complementaria de esta función consulte en el “Fichero”, la Ficha Técnica 2.

12


3.1. Establecimiento de la situación deseada

La situación deseada se determina a partir del resultado que se pretende obtener con el

desempeño de la función laboral o productiva. En este caso el mapa funcional resulta una

referencia adecuada para determinar esta situación, ya que este cuenta con las funciones que

deben desempeñar los PSP y los elementos de competencia que la compone; para lo cual se parte

de la información generada del cuadro 3, sistematizado cuando se realizó el análisis funcional.

3.2. Definición de la situación actual (identificación de necesidades individuales)

Esta fase implica identificar las competencias con las que cuenta actualmente el PSP, se le conoce

también como evaluación diagnóstica. Para realizar esta actividad es necesario que se plantee

una estrategia para recopilar y analizar la información; ello implica el seleccionar una técnica y

diseñar instrumentos para la recopilación de esta.

Existen diversas técnicas e instrumentos para realizar la DNF, la selección de las mismas depende

de la habilidad del investigador-facilitador, el tiempo en el que se quiere realizar la investigación,

los recursos disponibles, etc. Así mismo son criterios esenciales que califican a la técnica: la

objetividad y la fiabilidad. Algunas de las técnicas más utilizadas son: la encuesta, la discusión en

grupos, la entrevista y el autoanálisis4.

De acuerdo a la técnica seleccionada se deben diseñar instrumentos cuyos criterios de evaluación

deben estar alineados a los elementos de competencia de la función individual o productiva

previamente determinada en el análisis funcional (cuadro 3).

Una vez recopilada la información, se sistematiza para su análisis en el Cuadro 4.

Cuadro 4. Resultados del diagnóstico de la situación actual de los PSP

FUNCION: Elementos de competencia de desempeño:

PSP1 PSP2 PSP...n Total PSP PSP con suficiencia (%)

Si No Si No Si No Si No Elementos de competencia de productos: Elementos de competencia de conocimientos:


4 Puede realizarse en los GTDCT

13


El cuadro anterior arroja el porcentaje de PSP con suficiencia por cada elemento de competencia

requerido para realizar su función, estos resultados son el insumo para determinar las

necesidades de formación.

3.3. Análisis comparativo de la “situación deseada” con la “situación actual”

El análisis comparativo es una actividad de confrontación entre la situación deseada con la actual,

se comparan las competencias que debe poseer el PSP con las que posee al momento de análisis.

Para realizar este comparativo se vierte la información del Cuadro 4 en el Cuadro 5; y se

determinan cuáles son las necesidades de formación. Para definir las necesidades de formación

se adopta un criterio convencional de decisión que se puede fijar en el límite del 90%, lo que

indica que por cada elemento de competencia que tenga el PSP por debajo del 90% constituye

una necesidad de formación. Por el contrario, todos aquellos elementos que se encuentren por

encima del 90%, será responsabilidad del PSP cubrir sus propias necesidades.

Cuadro 5. Necesidades de formación

Función individual o productiva:

Elementos de competencia

PSP con

suficiencia (%)

Necesidades de formación

Calibra la sembradora antes de la

siembra

76% Calibración de sembradoras de precisión

Programa el calendario de riegos de

acuerdo a la demanda de la planta

96% No requiere


En la columna de “necesidades de formación” se anota el elemento de competencia sustantivado

(ver ejemplo del cuadro anterior).

Como resultado de este ejercicio se obtiene un listado de necesidades de formación referido a

los elementos de competencia faltantes, los cuales servirán para definir la estrategia de atención.

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3.4. Establecimiento de estrategias

Los resultados de la DNF permiten conocer con objetividad quién requiere formación, en qué se

formará y cuándo se debe formar a los PSP de acuerdo a la prioridad y orden. Para definir la

estrategia de formación se sugiere diseñar criterios de decisión como el ejemplo siguiente:

Si el resultado por elemento marca 100-90%, significa que no es necesaria una

intervención directa por parte del CECS

Si el resultado por elemento es de 80 a 89% habrá que realizar asesoramiento puntual

con los PSP que presentan las necesidades.

Si el resultado por elemento va del 60 al 79%, ello obliga al CECS a planear acciones de

formación basadas en talleres, prácticas, etc.

Si el resultado por elemento es menor de 59%, esto obliga al CECS a planear un programa

de formación completo en toda la función.

Cada CECS deberá establecer sus criterios de decisión de acuerdo a su experiencia

Las necesidades detectadas de formación de los PSP clasifican en dos tipos:

a. Formación Metodológica.- Aquella que indica la forma en que deberán ser desarrollados

los servicios y es inherente a las necesidades de cada servicio, incluye las capacidades

genéricas o transversales que los PSP deben tener para realizar distintos tipos de servicio.

b. Formación Técnica.- Comprende las capacidades que el PSP deberá tener para poder

desarrollar las competencias tecnológicas, comerciales, organizativas, etc., de los

productores.

Como producto de la DNF, se recomienda sintetizar la información en el cuadro 6.

Cuadro 6. Síntesis de Necesidades de Formación

Tipo de

servicio Estrategia

Necesidades de Formación Número de PSP

participantes Recomendaciones u

observaciones Metodológica Técnica Otro tipo


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3.5. Elaboración del Informe de resultados DNF

Todo proceso de investigación requiere asentar los resultados obtenidos en forma breve y clara,

de tal manera que se conozca lo que ocurrió en el estudio. El informe final debe describir con

claridad la situación tal y como fue investigada, incluye el conjunto de datos como deficiencias,

justificación, hechos etc. Debe proporcionar la información suficiente para la toma de decisiones

en la selección y elaboración de métodos de formación que sean requeridos y para orientar con

exactitud a los formadores acerca de los grupos con los que trabajará.

El contenido del informe es como se sugiere a continuación:

Portada

Introducción

Metodología empleada

Resultados

Conclusiones y recomendaciones

Anexos de los instrumentos utilizados

Una vez realizado el reporte de la DNF, se recomienda socializar el resultado en el seno de las

reuniones de los Grupos Técnicos Distritales de Cooperación Territorial (GTDCT), conformados

por los integrantes de los Equipos de Asesoría Técnica a Consejos (EATC), los PSP con servicios en

el Distrito de Desarrollo Rural, las Instituciones de Educación Superior que tengan servicios de

extensionismo y el CECS.

16


4. Integrar los equipos de formación

Una vez determinadas las necesidades de formación de los PSP, el CECS deberá integrar los

equipos de formadores para diseñar, ejecutar y acompañar los programas de formación. Esta

función consta de lo siguiente:

4.1. Seleccionar formadores

El CECS debe definir la Red de Formadores que van a participar en cada estrategia o tipo de

servicio; esta red debe estar conformada por formadores competentes tanto en la función

productiva que se trate como en la función de formación; entendiéndose como competente a

aquella persona que al poner de manifiesto sus conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes

en su hacer logra el resultado esperado. En este contexto pueden ser formadores de la propia

Institución o externos; para ello, se deberá partir de las necesidades de formación detectadas,

identificando propuestas de formadores y elaborando un listado de candidatos.

4.2. Capacitar formadores

Una vez conformado el equipo de formadores, el CECS procederá a capacitarlos en metodología

para la formación y en las metodologías del servicio que se trate. Como resultado de actividad

se recomienda elaborar el listado de formadores capacitados y seleccionados (cuadro 7).

Cuadro 7. Red de Formadores del CECS

Nombre del

formador

Estrategia/Tipo de

servicio

Especialidad o

área de atención

que cubre

Institución donde

labora

Teléfono de la

Institución donde

labora

Correo

electrónico


Se recomienda que la lista de la Red de Formadores sea dada a conocer a todos los actores

involucrados en el componente (IES, Comisiones o Grupos de Trabajo, GTDCT, etc.).

17


Una vez conformada la Red de formadores, el CECS asignará a cada formador las distintas

propuestas de formación surgidas de la DNF y les encargará el diseño de su plan de formación.

4.3. Evaluar el desempeño de los formadores

El CECS deberá establecer una estrategia de evaluación de los formadores, misma que deberá ser

acordada previamente con ellos. Esta estrategia considera dos momentos: evaluación de su

desempeño en aula y evaluación de su desempeño en el acompañamiento en situación de

trabajo. Cada CECS llevará un registro individual del desempeño de cada formador.

Los criterios a considerar para su evaluación en aula serán:

En la planeación: la coherencia y pertinencia del conjunto de aprendizajes (propósito,

resultado de aprendizajes, criterios de evaluación) propuestos en su plan de formación

respecto a la propuesta de formación asignada; y la pertinencia de las técnicas didácticas con

los resultados de aprendizaje previstos.

Durante la facilitación: los resultados de aprendizaje logrados en aula a partir de esta, la

aplicación de las estrategias de evaluación y acompañamiento que propuso en su plan de

formación y la toma de acuerdos para implementar una estrategia de acompañamiento en

campo en base a lo logrado en aula.

La evaluación por parte de los participantes sobre el desarrollo del evento.

Los criterios a considerar para su evaluación en campo serán:

Nivel de cumplimiento de la estrategia de acompañamiento acordada.

La opinión por parte de los PSP acompañados en relación al desempeño del formador

durante esta fase.

18


5. Diseñar programas de formación

La DNF, basada en un análisis de las funciones elementales del mapa funcional, proporciona un

acercamiento objetivo sobre las competencias que el PSP debe desarrollar, a fin de contribuir al

logro de los resultados de su función y como consecuencia de esto los resultados previstos y las

competencias del propio productor.

La aplicación de la DNF no sería efectiva si no se considera que la formación, tanto de los PSP

como de productores, es un proceso de desarrollo de competencias en los que los conocimientos,

habilidades y actitudes se van desarrollando en el hacer y responden a distintos contextos, de tal

manera que más allá de eventos de formación aislados deben considerarse como procesos

integrales continuos.

Con el propósito de realizar un trabajo adecuado de planeación de la formación, se sugiere la

utilización del plan de formación como herramienta de planeación, en vista de que ha sido lo

suficientemente probado en procesos de formación de adultos en situación de trabajo.

El plan de formación organiza las competencias en términos de resultados de aprendizaje o

competencias a desarrollar; así mismo, establece los criterios en los que se podrá evaluar el logro

de dichos resultados de aprendizaje y la forma en la que se organiza la formación. Para el diseño

del plan de formación es necesario retomar los resultados de la DNF y el mapa funcional

sistematizado en la ficha de descripción de la función (cuadro 3); estableciendo la siguiente

correspondencia:

Componente Mapa funcional Componente del Plan de formación

correspondiente:

Función productiva o individual Propósito general de aprendizaje

Funciones elementales Resultados de aprendizaje

Elementos de competencia Criterios de evaluación

La función productiva o individual que sea elegida para un proceso de formación tiene una

correspondencia directa con el propósito general de aprendizaje, en la medida de que esta

función engloba el resultado más general que se pretende lograr.

Como consecuencia de lo anterior, si la función productiva o individual se desagrega en funciones

elementales y los resultados de aprendizaje son una desagregación del propósito, la

correspondencia entre las funciones elementales y los resultados de aprendizajes es directa e

inequívoca.

De la misma manera sucede con la correspondencia entre los elementos de competencia y los

criterios de evaluación, donde los elementos de competencia son indicadores que en su conjunto

19


permiten verificar el logro del resultado de una competencia elemental; por extensión, los

elementos de competencia se convierten en criterios de evaluación.

A continuación se presenta el formato general del plan de formación, así como algunas

recomendaciones para su elaboración5 .

5 Ver en el “Fichero”, la Ficha Técnica 3

PLAN DE FORMACIÓN Nombre de la Estrategia: _______________________________________________________________________ Sedes: __________________________________________________. Período: ___________________________ Nombre de los formadores: _____________________________________________________________

A. Propósito general de aprendizaje: ______________________________________________

B. Planeación del proceso de formación

Resultado de aprendizaje

Criterios de evaluación

Técnicas didácticas

Recurso y materiales didácticos

Ejes temáticos Tiempo

Resultado 1 Criterio 1 Criterio 2

Resultado 2

Resultado 3

C. Estrategia de formación

D. Estrategia de evaluación

Diagnóstica Formativa Final

E. Estrategia de Acompañamiento

En aula El situación de trabajo

F. Productos Esperados

20


A. Propósito general de aprendizaje: Es el enunciado general que orienta el logro de todo el

esfuerzo y trabajo de la formación, describe lo que serán capaces de hacer los asistentes

después de haber participado en un proceso de formación. El propósito se redacta bajo la

siguiente regla: VERBO + OBJETO + CONDICIÓN, en donde el verbo que se utiliza debe ser

activo y en infinitivo (ar, er, ir).

B. Planeación del proceso de formación

Resultados de

Aprendizaje

Criterios de

Evaluación

Técnicas

Didácticas

Recursos y

Materiales

Didácticos

Ejes Temáticos Tiempo

Describen lo que

el capacitando

será capaz de

hacer, después

de haber

participado en el

proceso

formativo.

Deben ser

observables y

verificables.

Al igual que el

propósito

general, tienen

una forma

particular de

redactarse:

Verbo + Objeto +

Condición

Son enunciados

que especifican

lo que se espera

que haga el

capacitando

para demostrar

logró el

resultado de

aprendizaje.

Deben ser

observables y

verificables

Son el conjunto

de

procedimientos

para planear,

organizar y

desarrollar las

actividades de

aprendizaje.

Es una forma

sistemática de

proporcionar

información a un

grupo y/o

persona

facilitando su

aprendizaje.

Su elección

depende del

resultado de

aprendizaje a

lograr.

Son los

instrumentos de

trabajo,

materiales,

lecturas,

presentaciones,

etc., que apoyan

la formación y

están

directamente

relacionados

con la técnica

didáctica

elegida.

Son los ejes de

contenido que

se van a

desarrollar en el

evento de

formación; su

definición

depende del

resultado de

aprendizaje a

lograr.

Tiempo que se

requiere para

lograr cada uno

de los

Resultados de

Aprendizaje

programados.

C. Estrategia de formación

Describe el conjunto de momentos, eventos y actividades que el formador planea y coordina

para que los participantes logren su aprendizaje.

21


D. Estrategia de evaluación

Diagnóstica Formativa Final

Describe la manera en que

el formador identificará los

aprendizajes previos que el

formando tiene antes de

iniciar el proceso de

formación y que servirán de

referente para ajustar el

proceso formativo.

Describe la manera en que

el formador identificará los

aprendizajes que el

formando va adquiriendo

durante el proceso

formativo y que sirven de

referente para su

retroalimentación.

Describe la manera en que el

formador identificará los

aprendizajes que el formando

obtuvo al finalizar el proceso

formativo.

Es importante señalar que deberá estar basada en la observación del cumplimiento de los

criterios de evaluación establecidos, mediante la recopilación de evidencias que lo demuestren.

Esta estrategia debe especificar el momento de evaluación así como el instrumento a utilizar.

E. Estrategia de acompañamiento

En aula En situación de trabajo

Describe la forma en que el formador

reforzará el logro de aprendizajes en aula de

los participantes, con la finalidad de

retroalimentar su hacer.

Describe la forma en que el formador

reforzará el logro de los resultados de

aprendizaje en situación de trabajo del

participante, con la finalidad de

retroalimentar su hacer.

F. Productos esperados

Describe los productos, evidencias o elementos que posibilitan verificar la obtención de los

resultados del proceso formativo.

G. Programa de actividades

El Programa de actividades es el elemento del plan de formación que tiene el carácter operativo

del mismo, ya que establece de manera continua los horarios, las actividades y los responsables

de la realización de cada uno de los eventos. A continuación se presenta una propuesta de

22


Programa de Actividades para cada uno de los eventos formativos establecidos en el plan de

formación.

1. Lista de Asistencia y Ficha de Registro

Es importante que cada CECS lleve un registro de los Prestadores de Servicios Profesionales que

están asistiendo a cada uno de los eventos de formación; además dicho instrumento le permitirá,

junto con los señalados en los dos puntos anteriores, incorporar los datos que la Base de Datos

de

Título del Evento Estrategia a la que pertenece el evento

PROGRAMA DE ACTIVIDADES Fecha: ____________________________________________ Sede: _____________________________________________ Participantes: _______________________________________ Día 1

Hora Tema/actividad Responsable

Registro de participantes

Bienvenida, Inauguración y objetivos de la reunión

Tema 1

Receso

Tema 2

Comida

Tema 3

Conclusiones del día

Día 2

Hora Tema/actividad Responsable

Recuperación de aprendizajes

Tema 4

Receso

Tema 5

Comida

Tema 6

Evaluación Final

Clausura del Evento

23


6. Ejecutar los programas de formación de los PSP

Una vez definido el programa de formación se inicia la fase de ejecución. Esta función está

integrada por las siguientes actividades:

1. Conformación de grupos y programación de fechas de eventos

2. Convocatoria a PSP

3. Realización de la formación técnica y metodológica

4. Evaluación del proceso formativo

6.1. Conformación de grupos y programación de fechas de eventos

A partir del informe sobre la DNF, se organiza a los PSP de acuerdo a la estrategia y tipo de servicio

que prestan y se calendarizan los eventos de acuerdo a los tiempos previstos del servicio.

Es responsabilidad del CECS velar que los procesos de formación sean oportunos de acuerdo al

desarrollo del servicio a que están destinados.

6.2. Convocatoria a PSP

El CECS procederá a convocar a los PSP de cada una de las estrategias y tipos de servicios,

dándoles a conocer el calendario correspondiente de eventos y citándolos para las fechas

programadas en las sedes y horarios señalados. Si bien esta es una actividad sencilla, representa

una parte crítica para la asistencia de los PSP, por lo cual el CECS deberá tener especial cuidado

en ella.

6.3. Realización de la formación técnica y metodológica

Un proceso de formación basado en competencias, a diferencia de los métodos de enseñanza

tradicionales, es un proceso de trabajo en el que se reflexiona y se construyen nuevos

conocimientos y se desarrollan nuevas habilidades y actitudes a partir de la experiencia de los

participantes con el apoyo de quien facilita la participación. Es decir, por un lado hay un grupo de

personas que aporta lo que su experiencia le ha dicho y demostrado, y por el otro, un

formador/facilitador quien motiva la participación y a su vez va concretando y ordenando las

aportaciones de los participantes generando procesos de reflexión y análisis y abonando a la

construcción colectiva de conocimientos y desarrollo de habilidades.

24


Los procesos de formación pueden tener distintas modalidades, como talleres y cursos de

capacitación, Diplomados, asesoría personalizada, entre otras.

En el apartado 3.4 se definió la estrategia de atención a las necesidades de formación de los PSP;

en este apartado, se describe lo que se refiere a la modalidad de capacitación.

Para llevar a cabo los eventos de formación se recomienda desarrollar las siguientes actividades:

Acordar el proceso formativo con el CECS. El formador o facilitador acuerda con el CECS

los aprendizajes a desarrollar, así como la ruta de aprendizaje (estrategia de formación),

además de fechas, sedes, horarios y condiciones para el aprendizaje.

Diseño de materiales didácticos. Antes de cada uno de los eventos de formación, el

facilitador deberá diseñar o elegir los materiales o recursos didácticos, tomando en cuenta

los siguientes criterios: el perfil de los PSP, su nivel de escolaridad, el tipo de modalidad

de formación, el tiempo global designado a la modalidad y sobre todo el resultado de

aprendizaje que lograr.

Preparación de instrumentos de evaluación de aprendizajes. Previo a los eventos

formativos, el facilitador deberá diseñar, con base en los criterios de evaluación, los

instrumentos para las evaluaciones: diagnóstica, formativa y final; que le permitirán

observar el alcance de los aprendizajes planeados.

Facilitación de aprendizajes6. Es el proceso sistemático y organizado de situaciones para

propiciar el aprendizaje a través de diferentes medios y métodos.

Para apoyar estas situaciones de aprendizaje se sugiere desarrollar las siguientes

actividades:

o Presentación de participantes y facilitador.

o Identificación de expectativas de los participantes.

o Presentación del plan de formación y programa de actividades.

o Alineación de expectativas y resultados de aprendizaje esperados.

o Aplicación de la evaluación diagnóstica y recuperación de experiencias previas.

o Desarrollo de actividades programadas.

o Durante el proceso formativo se recomienda realizar las evaluaciones formativas

que permitan retroalimentar el aprendizaje de los participantes.

6 Para información complementaria de esta función consulte en el “Fichero”, la Ficha Técnica 4.

25


o Aplicación de la evaluación final de aprendizajes.

o Aplicación de la evaluación del evento (Anexo 1).

6.4. Evaluación del proceso formativo

Es el proceso sistemático de investigación que realizan conjuntamente participantes y formadores

para valorar, en el transcurso de la formación el desarrollo de los conocimientos, habilidades y

destrezas propuestas en el plan de formación, con el fin de retroalimentar el aprendizaje de los

participantes, la actuación de los formadores y el proceso mismo de formación.

Se recomienda diseñar instrumentos que permitan evidenciar los resultados de aprendizaje

alcanzados basados en los criterios de evaluación considerados en el plan de formación. De

acuerdo al tipo de evidencia que se trate, se seleccionarán los instrumentos de evaluación, bajo

la siguiente consideración:

o Evidencia de Desempeño: Guía de observación

o Evidencia de Producto: Lista de cotejo

o Evidencia de Conocimiento: Cuestionario

Al final de cada evento de formación, el CECS deberá aplicar una evaluación de salida sobre el

proceso de formación en sus aspectos académicos y operativos, conocido también como

“evaluación de satisfacción” (ver ejemplo anexo).

Se sugiere que las listas de asistencia sean registradas por día, éstas también servirán para

incorporar los datos que la Base de Datos de Capacitación (BDC) solicita y que deben ser

actualizados mensualmente, junto con la BDU 2013 en el Sistema de Información Virtual (SIV).

La ficha de registro servirá de apoyo para la identificación de datos referentes al PSP y se utiliza

para complementar la información en la BDU.

Se recomienda elaborar archivos “electrónicos” con los materiales utilizados en cada evento de

capacitación que el CECS organice, en dichos archivos podrá incluir documentos de lectura,

presentaciones, artículos de interés, etc., teniendo cuidado de organizar los archivos por evento

de formación.

26


Al finalizar cada proceso de formación será necesario generar un portafolio de evidencias

integrado por: Plan de formación, lista de asistencia, ficha de registro, evaluaciones aplicadas,

acuerdos de acompañamiento en situación de trabajo y reporte del evento de formación.

27


7. Acompañar a los PSP formados

El acompañamiento es parte del proceso de formación del PSP y se refiere al soporte que el

formador debe realizar en aspectos claves en situación de trabajo del PSP, con el fin de detectar

sus áreas de mejora y retroalimentar. Lo anterior requiere del trabajo conjunto entre los

formadores y los PSP, de tal forma que se aprovechen al máximo las acciones de acompañamiento

realizadas y que contribuyan a mejorar el desempeño del PSP.

Acompañar requiere por parte del formador, reconocer las condiciones particulares de los PSP y

del contexto en las que éstos se desempeñan, así como identificar las diferentes situaciones que

viven en el proceso de trabajo y en el proceso de aprendizaje y las diferentes perspectivas que

tienen los PSP para abordar su trabajo.

Para la realización del acompañamiento, se sugieren las siguientes actividades:

Diseñar Estrategia de Acompañamiento

Preparar instrumentos para el acompañamiento

Retroalimentar aprendizajes y recomendar mejoras al desempeño

Integrar informe final

Diseñar estrategia de acompañamiento

El acompañamiento a los PSP formados es responsabilidad del CECS y éste puede realizarse a

través de sus formadores y coordinadores de evaluación; y en su caso, podrá llevarse a cabo en

reuniones convocadas dentro de los GTDCT.

Preparar instrumentos para el acompañamiento

Al igual que en la evaluación, los instrumentos son indispensables en el acompañamiento en

situación de trabajo ya que permiten orientar, consignar y sistematizar las observaciones.

Estos instrumentos pueden ser listas de cotejo y/o guía de observación. Para facilitar la

elaboración de los instrumentos de acompañamiento, es conveniente:

Formular un propósito de acompañamiento.

Informarse con anterioridad el contexto en el que será acompañado el PSP.

Indicar los elementos que serían importantes observar durante el acompañamiento.

28


Retroalimentar aprendizajes y recomendar mejoras al desempeño

La retroalimentación se debe relacionar con el desempeño del PSP, tomando en cuenta las

funciones específicas que se traten. Los comentarios deben basarse en la evaluación objetiva de

la función que el PSP desempeña y evitar abundar en aspectos accesorios como la vestimenta, el

habla, la postura, entre otros. La retroalimentación debe ser inmediata, orientada a la acción,

motivante y respetuosa.

En términos de la retroalimentación es permitido acordar entre el formador y el PSP actividades

o tareas adicionales que tiendan a reforzar el desempeño del PSP.

Es importante detectar en nivel de empatía del PSP con los productores y en todo caso si el PSP

está efectivamente desarrollando capacidades en estos últimos.

Integrar informe final

Para finalizar, es importante sistematizar la experiencia generada durante el acompañamiento pues es en esta fase cuando se analiza a fondo ¿por qué sucedió lo que sucedió?; permitiendo a su vez mejorar enfoques, estrategias y metodologías de futuros procesos, transformando la experiencia en conocimiento ordenado, fundamentado y transmisible a otros. Los instrumentos utilizados, la estrategia acordada con el PSP, así como las mejoras sugeridas se integrarán al portafolio de evidencias de la función de capacitación.

29


8. Integración del portafolio de evidencias de la función de Capacitación a PSP

El portafolio de evidencias está conformado por los documentos que han sido señalados para la

función de formación, mismos que verifican su cumplimiento, éste está integrado por:

Evidencias de la función Evidencias por cada evento de formación

Perfiles de competencia de las funciones de los PSP Ficha de Registro de cada participante

Necesidades de formación detectadas Programa de Actividades

Listado de la Red de Formadores Listas de Asistencia

Planes de Formación por estrategia y calendario de eventos

Archivo magnético con los materiales del evento de formación

Evidencias de cada evento formativo Evidencias de la aplicación de la estrategia de evaluación

Evidencias de acompañamiento en situación de trabajo

Estrategia de acompañamiento en situación de trabajo acordada con los asistentes

Informe final del proceso Informe final del evento

Base de Datos de Capacitación 2013 (BDC 2013)

Ficha de Satisfacción del evento y su sistematización

30


Base de Datos de Capacitación (SIV- BDC 2013)

Se refiere a la Base de Datos de Capacitación en la que cada CECS debe registrar mensualmente

a los PSP que está capacitando, esta base de datos deberá reportarla en el Sistema de Información

Virtual. Asimismo, debe informar dentro del CECS a los encargados de la función de evaluación

de la calidad del servicio sobre los procesos de formación que se han llevado a cabo y la relación

de los PSP que asistieron, para que se pueda verificar la identificación de las prácticas inherentes

a la formación y que podrán ser constatadas en el seguimiento del servicio.

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BIBLIOGRAFIA

Arquitectura para el desarrollo de estándares de competencia, Manual del participante.

CONOCER. 2010. México.

Calixto, N. y Tejada, D. (2008) Manual del participante Diplomado Formador de

Formadores. Universidad Autónoma Chapingo, México.

Guía Operativa de los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la calidad de

los servicios profesionales. INCA Rural. 2012, nº 1. México.

Mendoza Núñez, A. Manual para determinar Necesidades de Formación y Desarrollo,

Trillas, México 2003.

Oficina Internacional del Trabajo. 2012. Guía de Apoyo para la Elaboración del Análisis

Funcional. Consultado el 1 de agosto de 2013 del sitio web:

http://www.oitcinterfor.org/sites/default/files/edit/docref/elab_anafuncional_cvalora.pdf

Reglas de Operación SAGARPA 2013. Consultado el 25 de julio de 2013 del sitio web:

http://www.sagarpa.gob.mx/ProgramasSAGARPA/Documents/Reglas%20de%20Operaci%C3%B3

n%20SAGARPA%202013,%20compiladas%20_1a%20y%202a_modificacion.pdf

Secretaría del Trabajo y Previsión Social. 2008. Diagnóstico de Necesidades de

Capacitación. Consultado el 1 de agosto de 2013 del sitio web.

http://observatoriodelacapacitacion.stps.gob.mx/oc/capacitacion/G2-DNC.pdf

http://www.oitcinterfor.org/sites/default/files/edit/docref/elab_anafuncional_cvalora.pdf

http://observatoriodelacapacitacion.stps.gob.mx/oc/capacitacion/G2-DNC.pdf

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ANEXOS

Anexo 1. Evaluación de satisfacción del cliente Este formato es parte del Sistema de Evaluación del CECS. Por favor seleccione y marque con una X en la escala numérica del

al, donde es muy mal y es muy bien. Su opinión nos ayudará a mejorar los servicios de formación que proporcionamos.

EVALUACIÓN GENERAL DEL EVENTO

Comentarios

DES

AR

RO

LLO

DEL

EV

ENTO

1 ¿Se cumplieron los objetivos del evento especificados en

el programa?

2 ¿Se cubrieron sus expectativas que tenía al inicio del

evento?

AM

BIE

NTE

1 ¿El aula cubrió las necesidades (tamaño, iluminación y

ventilación) que requirió el evento?

2 ¿Los servicios de la sede (cafetería, alimentación y

atención del personal) fueron de calidad?

OR

GA

NIZ

AC

IÓN

1 ¿Recibió la convocatoria y/o invitación en tiempo y

forma?

2

Durante su registro al evento, ¿le proporcionaron: lista de

asistencia, ficha de registro, materiales didácticos,

papelería y guía del participante?

3 ¿El equipo coordinador contribuyó al desarrollo del

evento?

DES

AR

RO

LLO

AC

AD

ÉMIC

O

1 ¿La metodología empleada fue congruente con los temas

impartidos y el objetivo del evento?

2 ¿Este evento contribuye a mejorar su desempeño en el

servicio que presta?

3 ¿Los contenidos de los temas permiten retomarse y

multiplicarse en otros contextos?

4 ¿El lenguaje utilizado por los formadores ayudó a la

comprensión de los contenidos temáticos?

EVA

LUA

CIÓ

N

1 ¿La evaluación es congruente con el propósito del

evento?

2 ¿La evaluación formativa permitió que identificara sus

áreas de mejora?

3 ¿Fue retroalimentado en función de los resultados de la

evaluación?

Sugerencia globales:

Gracias

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