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Outsourcing de RR.HH. y el Líder de TIRESUMEN EJECUTIVO

¿Su Sistema de RR.HH. le proporciona flexibilidad?

El Outsourcing de Recursos Humanos reduce los costos de RR.HH. y de los Software de Recursos Humanos. Ofrece a las empresas acceso a las últimas tecnologías y les ayuda a cumplir con las leyes de trabajo y privacidad independientemente de dónde realicen sus operaciones. Dejar el pago de remuneraciones (nómina) en manos expertas ofrece acceso a las últimas tecnologías e innovaciones como las soluciones móviles y las herramientas de auto-servicio que se han vuelto cada vez más importantes a la hora de ofrecer servicios de Recursos Humanos.

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Los Directores de Información (CIO) de empresas de todo el mundo se encuentran en una posición difícil. Además de sufrir presiones presupuestarias, los CIO también se enfrentan a una creciente escasez de talento en TI. De acuerdo con el Estudio sobre la Escasez de Talento del 2013, realizado por el proveedor internacional de soluciones laborales Manpower, los diez puestos de trabajo más difíciles de cubrir a nivel mundial incluyen aquellos que requieren habilidades de TI. Sin embargo cubrir estos puestos no pone fin al problema. Nueve de cada diez encuestados en el estudio CIO 2013 realizado por Harvey Nash, una consultora profesional de staffing y proveedor de servicios de TI de categoría mundial, destacó que estaban preocupados por mantener el mejor talento.

Esta “guerra por el talento del siglo XXI” como la denomina Harvey Nash, ha estallado justo cuando el explosivo crecimiento de los datos a gran escala, las tecnologías móviles y la lucha contra la delincuencia informática empiezan a solicitar cada vez más habilidades de TI. Y la escasez de estas habilidades cada vez se vuelve más grave a medida que la tecnología se hace más compleja, nos advierte Mike Toma, Vicepresidente Senior y CIO de ADP International Employer Services. “Las empresas de grandes tecnologías se están apropiando ya de los mejores talentos para la TI” afirma. “De modo que la pregunta para las empresas de otros sectores,

Los sistemas internos de administración y pago de remuneraciones multi-plataforma cuestan un

32% MÁS

CIO se preocupan por

mantener el mejor talento

9 de cada 10

LA TERCERIZACIÓN DE

RR.HH. LIBERA A LOS EQUIPOS DE TI

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Las empresas suelen encontrar dificultades para ajustar el tamaño de sus equipos de TI y Recursos Humanos internos. Sin embargo, los grandes proveedores de Outsourcing pueden ajustar las operaciones al alza o a la baja rápidamente y de este modo ahorrar a sus clientes los costos de contratación y de infraestructura asociados a la respuesta ante los cambios en las necesidades empresariales.

OFRECER CONSISTENCIAPara las grandes empresas y multinacionales, una ventaja añadida de el outsourcing del pago de remuneraciones supone la consistencia que esto ofrece. Este ha sido el caso de la empresa de servicios internacionales de TI Atos, que ha externalizado las operaciones mundiales del pago de remuneraciones a ADP. “Gracias a este acuerdo, la prestación de los servicios se mantiene a nivel local, pero la gestión y los ajustes económicos se coordinan de forma global," dice Charles-Henry Duroyon, Vicepresidente de Software de RR.HH. y Servicios Compartidos del Grupo. “Dada la presencia global de ADP, son capaces de ofrecer esto con gran eficacia."

REDUCCIÓN TOTAL DE COSTOS DE PROPIEDADEl Outsourcing también ayuda a las empresas a reducir el costo total de propiedad (TCO) de las operaciones de Recursos Humanos, que a menudo suponen un

especialmente las PYMEs, es: ¿cómo enfrentar el desafío de conseguir talento de TI para dar soporte a los sistemas de información de mi compañía?”

Algunas empresas solucionan el problema con dinero, ofreciendo salarios más y más elevados para atraer y retener a los tan buscados empleados con habilidades de TI. Pero ésta claramente no es una solución a largo plazo, dice Toma, quien es responsable de la infraestructura de TI de ADP, los servicios de TI y las operaciones del centro de datos de EMEA, América Latina y Asia-Pacífico, así como el desarrollo de productos de la empresa. Defiende que las empresas obtienen mejores resultados tercerizando tareas que aquellas empresas que contratan a los talentos de TI disponibles.

COMPROMISO DE LOS EQUIPOS DE TISavvy CIOs reconoce que el outsourcing de de Recursos Humanos libera a sus propios equipos de TI para afrontar trabajos más desafiantes y que les aportan un mayor compromiso. Esto los hace más productivos y aumenta las probabilidades de permanecer en la empresa. Como dice Toma: “Las tareas rutinarias de actualización de sistemas de software no les resultan un desafío”.

De forma que el Outsourcing de este trabajo supone el poder centrarse en ofrecer a los propios empleados de TI trabajos de mayor valor y carga estratégica que les permite centrarse en apoyar a la empresa y les ofrece elementos más significativos en su trabajo.

AUMENTO DE LA FLEXIBILIDAD Además de aumentar el compromiso de los miembros del equipo de TI, el Outsourcing de Recursos Humanos y el uso de las infraestructuras basadas en nube de los proveedores proporcionan otros beneficios importantes. Especialmente, ofrece a las empresas una flexibilidad que resulta crítica dado el clima de inseguridad empresarial actual.

La infraestructura en nube del proveedor ofrece:

Flexibilidad para adaptarse al alza o a la baja en función de las necesidades empresariales

Acceso a las últimas herramientas móviles y de auto-servicio

Sistemas de TI a prueba de futuro gracias a actualizaciones continuas

Un estudio de ADP llevado a cabo en Francia descubrió que los encuestados creían que el costo por nómina era de 20 $ al mes. Sin embargo el costo real era de 45 $ al mes, la importante cantidad de 540 $.

gran importe. Un estudio realizado en 2011 por la consultora PwC descubrió que el costointerno total de propiedad de las múltiples plataformas de pago de remuneraciones, administración de RR HH y tiempo de asistencia de sistemas era un 32% mayor que el costocosto de una única fuente de solución externalizada.

El costo total de propiedad del pago de remuneracionesno consiste solo de los costos de capital por la instalación de nuevos sistemas. También incluye los costos menos evidentes de mantenimiento y actualización de sistemas y el pago de personal en sueldos (nómina). Después están también los costos

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de riesgo, ya que cualquier interrupción en el proceso de pago de remuneracionespuede conllevar multas, uso de personal temporal y otros gastos. Estos costos “ocultos” suelen pasar desapercibidos, resultando en discordancia entre lo que la gente cree estar gastando en el pago de remuneraciones y su costo real. Un estudio de ADP llevado a cabo en Francia descubrió que los encuestados creían que el costo por nómina era de 20 $ al mes. Sin embargo el costo real era de 45 $ al mes, la importante cantidad de 540 $.

SISTEMAS A PRUEBA DE FUTUROLas empresas que mantienen las operaciones de pago de remuneraciones internamente tratan a menudo de reducir los costos retrasando la inversión. “Normalmente no hay el suficiente presupuesto para continuar actualizando el software, de modo que la gente piensa que no es tan importante, y después de cinco años se encuentran con que se han quedado varias versiones por detrás y tienen problemas," dice Toma.

Los proveedores de Outsourcing, por otro lado pueden ofrecer sistemas de TI ofreciendo actualizaciones continuas. Y una vez que eliminas las costosas actualizaciones de sistema de la ecuación, el costo total de propiedad para la empresa cliente se ve reducido. “Pero no es solo un problema de costo,” añade Toma. “También consiste en asegurarse de que se mantienen al día de las últimas tecnologías e innovaciones.” Estas innovaciones incluyen las soluciones móviles y las herramientas de auto-servicio que juegan un papel cada vez más importante a la hora de ofrecer servicios de Recursos Humanos. Al reducir las cargas de trabajo administrativo, estas herramientas permiten a los empleados centrarse en lo que hacen mejor y contribuir al éxito de la organización. Sin embargo, en lugar de crear sus propias aplicaciones móviles, las empresas pueden utilizar aplicaciones de última generación ofrecidas por sus socios de Outsourcing. Esto reduce el costo de gestión o el registro de datos de pago de remuneraciones, por ejemplo, a la vez que permite a los gerentes y empleados acceder a información siempre que quieran sin importar dónde estén.

El hecho de permitir a los empleados ser autosuficientes proporcionando las respuestas al alcance de su mano en lugar de depender de otros para obtenerlas es de vital importancia. Esto tiene además el beneficio añadido de incrementar la productividad ya que los procesos que antes requerían varias etapas, ahora se completan en una o dos.

Los resultados de la investigación realizada por ADP y CorporateLeaders sobre el uso de la tecnología móvil refleja el aumento del uso de una mayor variedad de dispositivos para el trabajo y una importante capacidad de los empleados para usarlos. Alrededor de un 44% de los 703 encuestados respondieron que ya proporcionaban acceso a las aplicaciones de la empresa en los smartphones o tablets de sus empleados y/o ofrecían smartphones y tablets a algunos de sus empleados. Un 11% adicional declaró

estar evaluando la posibilidad y un 2% lo había decidido, pero aún no lo había implementado. Esto significa que más de la mitad de las organizaciones ya lo han hecho o lo están considerando.

MEJORAR LA SEGURIDAD Y EL CUMPLIMIENTO El aumento de la preocupación por la privacidad de datos supone que las empresas están buscando formas innovadoras de mejorar la seguridad. De nuevo, los proveedores de Outsourcing especializados en la oferta de servicios de Recursos Humanos pueden proporcionar mayor y mejor seguridad de datos que las empresas que mantienen estas actividades internamente.

Estos proveedores cuentan también con la investigación y la experiencia global para asegurar el cumplimiento de las leyes de privacidad y de Recursos Humanos que pueden variar dependiendo del país. Toma señala que las multinacionales de tamaño mediano tienen que luchar habitualmente por mantenerse al día de los cambios en los requisitos legales. “Su personal de TI

50% de las empresas

Más del

proporcionan acceso a aplicaciones empresariales de RR.HH. a través de aplicaciones móviles.

no será capaz de comprender las complejidades de las leyes de privacidad en los diferentes territorios y de ofrecer esta seguridad,” afirma.

HACER LO CORRECTOToma cree que empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del Outsourcing del pago de remuneraciones y otros procesos de Recursos Humanos. Desde luego, las pequeñas empresas no tienen el conocimiento y los recursos para ofrecer servicios de calidad por sí mismas. Incluso las grandes empresas suelen no tener el know how necesario. Sin embargo, el hecho de firmar un contrato de Outsourcing no garantiza que la empresa se beneficie del acuerdo. Hay mucho que depende del nivel de Outsourcing que escoja la empresa. ¿Tan solo la infraestructura de TI? ¿Proporcionará el socio de Outsourcing la gestión de aplicaciones? ¿Se encargará el proveedor de procesos como el pago de remuneraciones en nombre del cliente? ¿Gestionará los procesos de principio a fin? ¿O puede que incluso se encargue de todo el proceso de pago de remuneraciones o el funcionamiento de Recursos Humanos? Como muestra el cuadro siguiente, a mayor nivel de Outsourcing mayor será la probabilidad de valor que ésta proporcionará.

También influirá en el resultado final, la forma en que el cliente realice la transición del servicio interno a el Outsourcing. Una investigación reciente llevada a cabo por The Hackett Group, empresa de asesoramiento empresarial estratégico, descubrió que las empresas de categoría mundial utilizan el Outsourcing de Recursos Humanos de forma más eficaz que otras empresas. Por ejemplo, conservan un número mucho menor de personal interno para trabajar en las actividades administrativas externalizadas.

Charles-Henry Duroyon de Atos se muestra de acuerdo al señalar que una planificación cuidadosa de las funciones de Recursos Humanos es de gran importancia para obtener un acuerdo de Outsourcing exitoso. “Se deben cambiar las necesidades de gestión que han de aplicarse en el lado del cliente para garantizar el nivel adecuado de recursos para gestión del proveedor,” afirma. “Se debe tender a escoger procesos completos sin duplicar el trabajo y se deben cuadrar las cifras en ambos lados para convertir el acuerdo en una asociación."

MÁS ALLÁ DE LA TECNOLOGÍALa transformación de los sistemas de información de Recursos Humanos es el elemento clave de la mayoría de proyectos de Outsourcing de Recursos Humanos. Sin embargo, los proyectos más exitosos tienen en cuenta a las personas, los procesos y el cambio de organización además de la tecnología. Cuando esto tiene lugar, el Outsourcing puede ayudar a los CIO a afrontar la mayoría de retos en la actualidad y en el futuro.

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Outsourcing de RR.HH. y el Líder de TI

•Infraestructura – El proveedor de servicios se encarga de la infraestructura de TI, instalación, funcionamiento y mantenimiento de las aplicaciones. La facturación se basa en el consumo de recursos informáticos, CPU, memoria, almacenamiento o uso de redes. BENEFICIO CLAVE – Los clientes pagan solo por lo que usan a la vez que obtienen acceso a infraestructuras de última generación.

•Aplicación – El proveedor de servicios se encarga de ambas cosas, infraestructura y aplicaciones. La facturación se basa en los recursos empleados o en el uso de aplicaciones. BENEFICIO CLAVE – Esto ofrece al cliente acceso a las últimas tecnologías y aplicaciones.

•Proceso – El cliente terceriza la gestión y la ejecución de un único proceso empresarial. En el caso de los pagos de remuneraciones, la facturación se basa en el número de liquidaciones (nóminas) producidas. BENEFICIO CLAVE – Proporciona un servicio constante a los clientes, que se benefician de la experiencia especializada del proveedor.

•Función – El proveedor se responsabiliza de la función completa. La facturación se basa o bien en la evaluación de auditoría o bien en el número de empleados gestionados. BENEFICIO CLAVE – Libera a los clientes para centrarse en las actividades y procesos más importantes de la empresa.

NIVELES DE OUTSOURCING DE RR.HH.

Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), con casi 9.000 millones de dólares estadounidenses en ingresos y unos 600 000 clientes, es uno de los mayores proveedores del mundo de soluciones de tercerizacion empresarial. Gracias a sus más de 60 años de experiencia, ADP ofrece en un mismo punto una amplia gama de soluciones de administración de RR.HH., nóminas, impuestos y beneficios. Las soluciones de ADP resultan fáciles de utilizar por los empleados y proporcionan un valor superior a las empresas de todos los tipos y tamaños.

www.spain.adp.com

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