oym capitulo 1

7/26/2019 oym capitulo 1

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INDICE

ContenidoCAPITULO I.......................................................................................................... 2

INTRODUCCIN...................................................................................................2

1.1 ORGANIZACION........................................................................................2

1.2 DEFINICIN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA....................................................2

1.3 JUSTIFICACIN Y FINALIDAD......................................................................4

1.3.1 RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M..........................................................4

1.4. CONCEPTO DE O Y M................................................................................5

1.4.1 PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M.....................................6

1.4.2 FUNCIONES Y SERVICIO..........................................................................1.5 PASOS PARA EL AN!LISIS DE O " M#..........................................................

1.6 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M.................................................

1. OBST!CULOS Y LIMITACIONES..................................................................$

1..1 LA RESISTENCIA AL CAMBIO...................................................................%

1.$ CARACTER&STICASDELOSAN!LISISDEORGANIZACINYM'TODOS...................11

1.% UBICACINDENTRODELAEMPRESA#............................................................13


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MANUAL DE ORGANIZACIN Y METODO

CAPITULO I.

INTRODUCCIN

1.1 ORGANIZACION.

Es una tcnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, yestn relacionadas con la administracin en el planteamiento de polticasdiagnosticaran a la organizacin en las posibles soluciones a un problemavolvindose eficientes y eficaces.

Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organizacin para satisfacer necesidadesy llegar aun objetivo comn.Eficaz.- !ptimizar, reducir m"ima e"presin.

1.2 DEFINICIN, OBJETIVOS E IPORTANCIA.

#as tcnicas de organizacin en general constituyen una $erramienta que facilitael desarrollo de los procedimientos administrativos, as como optimizar los

recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnsticos que nospermitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

Objetivo.


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% &etectar las causas que producen conflictos en la organizacin llamadaespina de pescado o diagrama de causa y efecto.

% Eliminar el trabajo innecesario en base a un dise'o.

% Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.

% (ncrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos.

% )ejorar la calidad de los servicios.

% )ejorar la estructura y funciones.

% *arantizar una organizacin sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos ymejorando el uso de los recursos.

!"#oc#acia Rea$.

Una persona a un proceso

+ -

!"#oc#acia I##ea$.

&os personas a un proceso.

/

+ 0

- 0

% 1istema irreal a real donde el usuario se sienta satisfec$o.


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% &istribuye los datos.

% 2luir los datos.

% 3roblema Enlace de datos.

% *eneramos tipos de procesos.

% 4ondicionamiento en forma lineal.

% 3ara eliminar los cuellos de botella.

% #os datos fluyen.

IM%ORTANCIA

#a organizacin posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona paramejorar los procesos en las organizaciones.

1.! JUSTIFICACIN " FINALIDAD

&"tificaci'n

Una vez efectuado el estudio de diagnstico se lleg a la conclusin que lossistemas de administracin e"isten y nos permiten desarrollar actividades con laeficiente eficacia y control administrativo, por lo tanto recomendamos distribuiractividades y funciones.

(ina$i)a)

5segurar la m"ima eficiencia en la mquina administrativa, pero como reglageneral en organizacin y mtodos se le concede autoridad.

1.!.1 RAZONES DEL ESTUDIO DE O " .

3or iniciativa de los propios directivos en mejorar los procesos por

pedido de sus organizaciones.


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3or la necesidad de satisfacer un medio e"terno.

3or polticas de la organizacin.

1.#. CONCEPTO DE O " .

O#*anizaci'n.- 4onjunto de personas que se renen por un objetivo comn enbase deprioridades.

M+to)o.- 2orma como aplicaremos dic$os propiedades.

!rganizacin y )todo es 6Una forma de consulta ideada para proveerasesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, comodisponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con lamayor economa de esfuerzo y con el m"imo de eficacia en los resultados7. y pore"tensin se llama unidad, equipo o servicio de !rganizacin y )todos alconjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica delmencionado servicio.

!rganizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento dela 5dministracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionariosinteresados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios quedirigen. #a finalidad de una unidad de !rganizacin y )todos es asegurar elm"imo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, ymediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin8conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano deobra, pero como regla general a !rganizacin y )todos no se le concedeautoridad sobre otras unidades en administracin.

6El trmino de !rganizacin y )todos se utiliza para designar el conjunto detcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de laadministracin pblica7


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Unidad asesora a los niveles superior toma decisin de un problema.

Esto nos permite tener un acceso directo a los niveles directivos, sin poder dedecisin y que nos permite incrementar los estudios pero si se les coloca entreniveles para que asesoren a los niveles superiores para la toma decisiones para locual se crea una unidad asesora, un directivo reconoce que no est cumpliendocon los objetivos planteados.

1.#.1 PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O "

.

El personal que labora en !rganizacin y )todos se conoce comoanalistas. 9ste se encarga de recopilar informacin, analizar el proceso ydar informacin de salida.

4on el fin de prestar soluciones alternativas el analista puede ser un tcnico oterico que nos va ayudar a mejorar los procesos en la estructuraorganizacional.

a. Conoci,iento Te'#ico.4onocimientos en las teoras de administracin, estas nos ayudaran amejorar los procesos.

b. Conoci,iento T+cnico.4on esto nos permitir diagnosticar los procesos en base a un anlisis, enbase a un diagrama o proceso de flujo, organigrama y distribucin de


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espacios.

1.#.2 FUNCIONES " SERVICIO.

Entre las principales funciones tenemos:

(UNCIONE

% Estudiar y analizar los procesos.% 5decuar la organizacin en funcin a sus dependencias.% 5sesorar a las unidades o dependencias, $acer actividades de promocin.% &ictaminar, asesorar o informar.

ERICIO.

Entre los servicios tenemos:

% ;ener tiempo para estudiar el problema.% 1er independientes de la unidad bajo estudio.% 5diestrarse en tcnicas especializadas para dar solucin a un problema.% #imitacin de limitaciones o invisiones.

1.$ PASOS PARA EL AN%LISIS DE O & '

#a informacin sobre la entidad administrativa debe ser recopila y analizada ypresentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta quenos va ayudar a mejorar dic$o anlisis debe seguir los siguientes pasos:

a. 4onocer el $ec$o o la situacin que se analiza y describirlo.b. &escomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y

negativos.c. E"aminarlo crticamente el $ec$o o situacin.

). !rdenar cada en modo de prioridades.e. &efinir las relaciones que operan entre cada elemento.f. 4lasificar la informacin mediante objetivos, estructuras, normas funciones y

operaciones.

1.( CARACTERISTICAS DE UN SISTEA O "


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4uando $ablamos de un sistema $ablamos de un conjunto de problemasentre ellos tenemos tres tipos.

+. 1implificacin.. 5utomatizacin.

-. ;ercializacin.

i,/$ificaci'n.

mtodos.. 3oca predisposicin de los ejecutivos.-. Escases de personal idneo o calificado en programas de mejoramiento de

procesos.

/. #a resistencia al cambio, este punto es el ms perjudicial en las organizaciones yaque la gente que desconoce su propsito, no quiere, no puede y no conoce.

0. #a falta de recursos econmicos, tecnolgicos y $umanos.


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1.).1 LA RESISTENCIA AL CABIO

El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organizacin,permite una resistencia muy grande en la empresa, e"istiendo - factores.

+. 1ocial.

. Econmico.-. 4ultural.

*enerando limitantes que ayudan a:

+.E"plicar a los

directivos de la

organizacin.. eformar los programas o soft?are en las diferentes organizaciones en base a la

capacitacin.-. ealizar un dise'o de los propsitos y procesos./. !rganizar equipos de trabajo cuyo diagnostico se representa de la siguiente

manera.

3ara el anlisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y eldespus.

5ntes a corto plazo. &urante mediano plazo. &espus largo plazo.

Este proceso va a tener una secuencia y tcnicas inmensas como el cuestionario,

entrevistas e investigacin.

CUETIONARIO.- 1e le conoce como una encuesta

%AO.

+.= !bservar las necesidades que


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tiene.

@Au es encuestaB1on un banco de preguntas con sesgo cerrado cuyo objetivo es ayudar a darsolucin a un posible problema.

@Au es la entrevistaB

Es un conversatorio.

ORGANIZACIN DE LA IN(ORMACION

#a informacin debe ser organizada bajo tres parmetros.

Na##ativa.- informes.G#afica.- en base a flujo gramas.Mi0ta.= verificacin de los dos dando paso al surgimiento de anlisis.

El anlisis debe ser rpido, conciso y consignarse por escrito como medio de unrespaldo de su trabajo.

%REENTACION DEL IN(ORME

El informe se presenta bajo tres parmetros o esquemas.

En forma scrita:+.= ;ema.

.= (ntroduccin.-.= !bjetivo general de la interrogacin./.= &esarrollo C&esarrollo directo e indirectoD.

CEncuestas Cv, fD o Cs, nDD.CEntrevistasD.C5nlisisD.

C;abulacin de datos Csuma de datosDD.0.=5nalisis de la informacin..= 4onclusin.F.= ecomendacin.G.=Hoja de ane"os.

IM%LANTACION DE LA RECOMENDACIONE


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3ara implementar las recomendaciones es necesario tener en cuenta lossiguientes parmetros.

+. 3rueba piloto.. &ifusin de las recomendaciones.

-. 3ersonal idneo./. 3reparacin de materiales.0. 4ronograma.

&ando paso al surgimiento de evaluaciones.

EALUACION.- Es una comprobacin o una aseveracin dada.

IM%ORTANCIA.- El analista de sistemas debe conocer las deficiencias ydificultades que presenta un sistema es decir los procesos que genera estedurante la ejecucin de procesos en si cuyas caractersticas son:2le"ibilidad, ;emporabilidad, 4reatividad y 4ontinuidad

1.* CARACTER+STICASDELOSAN%LISISDEORGANIZACIN"TODOS

#a informacin sobre la actividadadministrativa de la dependencia ounidad orgnica de la que se trate, se

recopila, analiza y prepara comoinforme en el cual se deben formularpropuestas, ventajas y desventajas delas medidas de mejoramientoadministrativo ms viables de acuerdocon la estimacin de costos ypresupuestos de los recursos$umanos, financieros y materiales.3ara poder realizar dic$os anlisis sedeben seguir diversos pasos:

+. 4onocer el $ec$o o la situacinque se analiza.

. &escribir tal $ec$o o situacin.-. &escomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos./. E"aminarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

$ec$o especfico en estudio.


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0. !rdenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,$aciendo comparaciones y buscando analogas.

. &efinir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuentalos fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

F. 4lasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas

administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un

sistema de !rganizacin y mtodos, las cuales se denotan as:

a. E$i,inaci'n1Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin deprocedimientos o de pasos dentro de un proceso.

b. A)ici'n1(ntroducir nuevos sistemas o programas.c. Co,binaci'n14ombinar el orden de las operaciones de un procedimiento

que considere los factores.). Mo)ificaci'n1 4ambios en los procedimientos o las operaciones,

modificadores en las formas, registros e informes.e. i,/$ificaci'n1 (ntroduccin de mejoras en los mtodos de trabajo

mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.f. e#ie )e Tie,/o1(nterpretacin de las variaciones en los volmenes de

$ec$os, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos enunidades $omogneas de tiempo.

*. Co##e$aci'n1&eterminar el grado de influencia entre dos o ms variables.Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

2. M"et#eo15 travs del uso de varios dise'os, el muestreo $ace posible lasinferencias acerca de las caractersticas del personal.

i. %ERT 3T+cnica /a#a $a Revii'n 4 Eva$"aci'n )e %#o*#a,a51 #aplaneacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones yrelaciones. (ncluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin derecursos, etc.

j. %#o*#a,aci'n $inea$1 3ara asignar los recursos incluyendo una funcinobjetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyoselementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin endiversas etapas.

6. i,"$aci'n1Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real,

para as proporcionar datos apro"imados que permiten tomar decisiones,$aciendo grupos complejos de variables.

$. Teo#7a1 E"isten, en los anlisis de !rganizacin y )todos, diversasteoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que estdesarrollndose, stas se dividen as:


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#nea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones

de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucinespecfica de las llegadas y el tiempo.

&ecisiones: 1eleccionar el mejor curso de accin cuando la

informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemticodel anlisis+.

Iuegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de

competencia, y aplicar en problemas de productividad $acindoseresponsables pero conociendo las reglas.

1.- UBICACINDENTRODELAEPRESA'>a est definido que la funcin nica de !rganizacin y )todos

corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de unfuerte respaldo y tenga acceso a muc$as fuentes de autoridad, dando comoresultado que la unidad de !rganizacin y )todos pueda situarse en diferenteslugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, depersonal o de secretara. #o que se deriva por establecer estos programas enoficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como uninstrumento efectivo para su mejoramiento.

6#a ubicacin de !rganizacin y )todos en los organismos de laadministracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones

que se le asignen y del tipo de organismo implicado7. #os documentos oficialesrecomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la mismaautoridad del organismo al cual sirven. 1in embargo, las podemos localizar dediferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresau organismo.

a5 Ubicaci'n e*8n $a f"nci'n )e aeo#7a1

1i se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el m"imo niveljerrquico o m"imo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel

jerrquico. E"isten dos casos

1Joe/0, L.(B)*+* +*+-)/+* 0+ /) A0*)- P7. 42

2 i3o45, G.(O7)8)- " M9:0:* + /) A0*)- P;


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S+-3+2)3>)

S?)

G+3+,-.)

O37),.8)-.4, " M92:0:*

O37),.8)-.4, " M92:0:*

En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del

subsecretario y de un gerente.

En una administracin descentralizada, donde puede depender

directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerentegeneral.


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D+-- G++)/

O7)8)- " M9:0:*

S?


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S+-+)>)

S?)

S+-+)>)

S?)A

D+-- 0+ P/)+)- )0*))S?)B

D+))+: 0+O. " M.

proyectos ubicados en las reas que dada su importancia o dimensin lasrequiera.

@ U


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@ U


18/19

S+-+)>)

S?) A S?) B

O. " M.

P:"+-: 1 P:"+-: 1

D+-- G++)/

O7)8)- "M9:0:*

S?).

@ U


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6E"isten dos enfoque para administrar los proyectos de !rganizacin y )todos-7

El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo queubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre

todas las actividades del proyecto $asta su trmino y los funcionarios de lnea conservensu autoridad lineal original.

6En el coe"isten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de losdistintos administradores funcionales y el flujo $orizontal de la autoridad al proyecto/7

3 O

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