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COBRANZAS Código del Documento P-CB-01 Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Página 1 de 16 INDICE Índice.................................................................................................................................... Objetivo.......................................................................................................................... Relación........................................................................................……………………… Diagrama de Flujo. ….......................................................................................................... Descripción de las actividades............................................................................................. Glosario……………………………………………………………………………………………... 1 1 1 2 8 16 Relación Asesor de Créditos, Gerente de Agencia, Coordinador de Cobros, Gestor de Cobros, Abogado de la Agencia, Comité de Crédito y Contador Administrativo. Objetivo Desempeñar el cobro de la cartera de créditos mediante una gestión ágil y oportuna para mantener índices bajos de mora crediticia.
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Procesos Actuales IDH
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INDICE
Índice.................................................................................................................................... Objetivo.......................................................................................................................... Relación........................................................................................………………………
Diagrama de Flujo. ….......................................................................................................... Descripción de las actividades............................................................................................. Glosario……………………………………………………………………………………………...
1 1 1 2 8
16
Relación Asesor de Créditos, Gerente de Agencia, Coordinador de Cobros, Gestor de Cobros, Abogado de la Agencia, Comité de Crédito y Contador Administrativo.
Objetivo Desempeñar el cobro de la cartera de créditos mediante una gestión ágil y
oportuna para mantener índices bajos de mora crediticia.
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Diagrama de Flujo
1.0 Junta de Cobranzas
Inicio
Coordinador de Cobros
Ingresa al sistema
y consulta en
reporte “Saldos de
Cartera” (CA20,
CA21, CA22) para
revisar los créditos
en mora, con los
datos relevantes.
Realiza en Excel
“Archivo Junta de
Cobranza” de la
semana de
acuerdo al reporte
“Saldos de
Cartera” con los
datos relevantes.
Envía por correo
electrónico al
Gerente de
Agencia “Archivo
Junta de
Cobranzas” para
que realice cobro
de la semana de
los casos
prioritarios.
Realiza Junta de
Cobranza, por
medio de llamada
Skype, con el
Gerente de
Agencia para
revisar cada caso
del “Archivo Junta
de Cobranzas”,
con los datos
relevantes.
Obtiene, del
Gerente de
Agencia,
compromiso de la
realización de la
gestión de cobros
de cada uno de
los clientes del
“Archivo Junta de
Cobranzas” en
una semana.
Realiza reunión
con el Asesor de
Créditos y revisa
las gestiones de
cobro que ha
realizado.
Gerente de Agencia
Notifica
personalmente al
Asesor de
Negocios sobres
los casos
prioritarios según
“Archivo Junta de
Cobranzas, para
que realice la
gestión de cobros.
Fin
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2.0 Cobranzas
Inicio
Asesor de Créditos
Solicita y recibe
del Contador
Administrativo
reporte
“Recuperaciones
Diarias” (CA10),
para revisar la
mora y días de
mora de cada
cliente.
Revisa en reporte
“Recuperaciones
Diarias” para
identificar los
clientes a visitar
con los datos
relevantes.
Obtiene y
organiza
formatos
“Recordatorio de
Pago” de
acuerdo a los
datos siguientes:
- Nombre del
cliente.
- Cuotas vencidas.
- Días de mora.
- Casos
prioritarios.
- Valor Principal.
- Total.
Realiza visita a
clientes con
cuotas vencidas
¿El cliente
presenta una
cuota vencida?
Entrega al cliente
formato
“Recordatorio de
Pago # 01” para
efectuar el cobro.
Recibe del cliente
fotocopia del
recibo de pago de
la semana.
No
Si
Entrega al
Contador
Administrativo,
fotocopia del
recibo del cliente
para el registro del
pago.
3
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en copia
formato
“Recordatorio de
Pago # 01” para
archivar en
expediente del
cliente.
¿El cliente presenta
dos cuotas vencidas
o 15 días de mora?
Recibe del cliente
fotocopia del
recibo de pago de
la semana.
Entrega al cliente
formato
“Recordatorio de
Pago # 02” para
efectuar el cobro.
No
Si
Entrega al
Contador
Administrativo,
fotocopia del
recibo del cliente
para el registro del
pago.
3
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en copia
formato
“Recordatorio de
Pago # 02” para
archivar en
expediente del
cliente.
Informa al Gerente
de Agencia sobre
los clientes que
presentan tres
cuotas vencidas
(21 días de mora)
para que
acompañe la
gestión de cobros.
¿El cliente presenta
tres cuotas vencidas
o 22 días de mora?
Recibe del cliente
fotocopia del
recibo de pago de
la semana.
Entrega al cliente
formato
“Recordatorio de
Pago # 03” para
efectuar el cobro.No
Si
Entrega al
Contador
Administrativo,
fotocopia del
recibo del cliente
para el registro del
pago.
3
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en copia
formato
“Recordatorio de
Pago # 03” para
archivar en el
expediente del
cliente.
¿El cliente presenta
cuatro cuotas
vencidas o 30 días
de mora?
Recibe del cliente
fotocopia del
recibo de pago de
la semana.
Entrega al
Contador
Administrativo,
fotocopia del
recibo del cliente
para el registro del
pago.
3
No
Entrega al cliente
formato
“Recordatorio de
Pago # 03” y
“Recordatorio de
Pago # 04” para
efectuar el cobro.
Si
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en copia
formato
“Recordatorio de
Pago # 03” y
“Recordatorio de
Pago # 04” para
archivar en el
expediente del
cliente.
Notifica al Gestor
de Cobros y
entrega reporte
“Recuperaciones
Diarias” con
clientes que
presentan mora
de 30 días para
que realice la
gestión de cobros.
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Gestor de Cobros
Recibe, del
Asesor de
Créditos, reporte
“Recuperaciones
Diarias”, con
clientes que
presentan una
mora de 30 días
para que realice la
gestión de cobros.
Vista a clientes
con mora de 30
días.
¿El cliente
presenta mora de
30 días?
Recibe del cliente
fotocopia del
recibo de pago de
la semana.
Entrega al cliente
formato
“Recordatorio de
Pago # 05” y
formato
“Compromiso de
Pago” para
efectuar el cobro.No
Si
Entrega al
Contador
Administrativo,
fotocopia del
recibo del cliente
para el registro del
pago.
3
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en copia
formato
“Recordatorio de
Pago # 05” y “y
formato
“Compromiso de
Pago”
Entrega copia
“Recordatorio de
Pago # 05” y
formato
“Compromiso de
Pago” firmado al
Asesor de
Créditos para
archivar en
expediente del
cliente.
¿El cliente
presenta mora de
60 días?
Entrega al cliente
formato “Aviso
Prejudicial” para
realizar el cobro.
No
Si
3
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
cliente en Copia
formato “Aviso
Prejudicial”
Visita y entrega
formato
“Requerimiento de
Pago” al aval del
cliente para
solicitar el pago de
las cuotas
vencidas.
Obtiene firma del
aval en formato
“Requerimiento de
Pago”
Entrega al asesor
de créditos copia
de formato “Aviso
Prejudicial” y
Requerimiento de
pago para
adjuntar al
expediente.
Elabora en Word
hoja “Clientes con
mora mayor a 90
días” y entrega al
Coordinador de
Cobros para el
seguimiento de la
gestión de cobros.
Entrega al
Coordinador de
Cobros hoja
“Clientes con
mora mayor a 90
días.
Recibe del Gestor
de Cobros hoja
“Clientes con
mora mayor a 90
días”
Coordinador de Cobros
Elabora en Word
“Listado de Cliente
con Aviso
Prejudicial” con
los datos
relevantes.
Realiza vista al
cliente junto con el
Asesor de
Créditos y el
Gerente de
Agencia para
llegar a un
acuerdo de pago
por medio de un
refinanciamiento
de crédito.
Llena formato
“Solicitud de
Readecuación de
Préstamo” y
obtiene firma del
Gerente de
Agencia.
¿El Cliente acepta
realizar un
refinanciamiento de
crédito?
No
Si
3
Entrega al Asesor
de Crédito formato
“Solicitud de
Readecuación de
Préstamo” para
archivar en el
expediente del
cliente. (Ver sub
proceso “3.0
Refinanciamiento
de Crédito”)
Entrega al
Abogado de la
Agencia “Listado
de Cliente con
Aviso Prejudicial”
para realizar la
gestión de cobros.
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Abogado de Agencia
Recibe del
Coordinador de
Cobros “Listado
de Cliente con
Aviso Prejudicial”
Realiza visita a
clientes del
“Listado de Cliente
con Aviso
Prejudicial” y
entrega formato
“Aviso Prejudicial”
para notificar al
cliente que si no
cumple con el
pago total de la
deuda, será
trasladado al
Departamento de
Legal.
¿El cliente realiza el
pago total de la
deuda?
No
Procede a la
recuperación del
pago de la deuda
total mediante
decomiso de
garantías sobre
los bienes
muebles
estipuladas en
formato “Dación
en Pago” y en
formato
“Compromiso de
Pago”
Si
3
Autoriza al
Coordinador de
Cobros a vender
los bienes
muebles
decomisados.
Obtiene
recuperación del
valor por venta de
bienes muebles
decomisados al
cliente.
Coordinador de Cobros
Revisa si el valor
recuperado por la
venta cubre el
valor total de la
deuda del cliente.
¿El valor de la venta
de bienes muebles
cubre la deuda
total?
Autoriza al
Abogado de
Agencia a realizar
el cobro judicial
por el valor total
de la deuda del
cliente.Si
No
3
Realiza demanda
al cliente por
incumplimiento de
pago.
Abogado de la Agencia
Fin3
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3.0 Readecuación de Préstamo
Coordinador de Cobros
Inicio
Recibe del
Gerente de
Agencia
expediente de
crédito del cliente
en mora con
formato adjunto
“Solicitud de
Readecuación de
Préstamo” (Ver
sub proceso “2.0
Cobranzas” en
paso 20.0)
Evalúa la
readecuación de
acuerdo con las
visitas realizadas
al cliente e
información en
expediente de
crédito para
determinar si es
viable realizar la
readecuación.
¿El Coordinador de
Cobros aprueba la
readecuación?
Autoriza al
Abogado de la
Agencia a realizar
el cobro por
incumplimiento de
pago.
Entrega al Comité
de Créditos para
la aprobación de
la readecuación
del préstamo, los
documentos
siguientes:
- Expediente de
Crédito del
cliente.
- Formato
“Solicitud de
Readecuación
de Préstamo”
No
Si
3
Recibe del
Coordinador de
Cobros, para la
aprobación de la
readecuación del
préstamo, los
documentos
siguientes:
- Expediente de
Crédito del
cliente.
- Formato
“Solicitud de
Readecuación
de Préstamo”
Comité de Crédito
Analiza la
aprobación de la
readecuación en
base a exposición
realizada por el
coordinador de
Cobros y a
información del
expediente de
crédito.
Obtiene firma del
Director Ejecutivo
en formato
"Solicitud de
Readecuación de
Préstamo”
Autoriza al
Coordinador de
Cobros para
realizar cobro
judicial por
incumplimiento de
pago.
¿El Comité de
Crédito aprueba la
readecuación?
No
Obtiene firma del
Director Ejecutivo
en formato
“Solicitud de
Readecuación de
Préstamo”
Si
Entrega el
expediente al
Gerente de
Agencia para
archivar.
3
Entrega el
expediente al
Contador
Administrativo
para la
Readecuación del
Crédito.
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Contador Administrativo
Recibe expediente
para readecuación
de crédito.
Revisa en formato
“Solicitud de
Readecuación de
Préstamo” que
esté firmado.
Ingresa al sistema
SIGG los datos
del cliente para
registrar la
información del
préstamo y
generar el cheque.
Genera en el
sistema SIGG
los documentos
siguientes:
- Solicitud de
Emisión de
Cheque.
- Información del
Cheque
(Boucher del
Cheque)
- Plan de Pago de
Préstamo.
- Reporte Nomina
de Préstamo.
- Contrato de
Préstamo por
Lps.
- Pagaré por Lps.
- Recibo Oficial de
Caja.
Ordena impresión
(O) de los
documentos
siguientes:
- Solicitud de
Emisión de
Cheque.
- Información del
Cheque
(Boucher del
Cheque)
- Plan de Pago de
Préstamo.
- Reporte Nomina
de Préstamo.
- Contrato de
Préstamo por
Lps.
- Pagaré por Lps.
- Recibo Oficial
de Caja.
Firma el cheque
Obtiene firma
autorizada del
Gerente de
Agencia para el
desembolso.
Obtiene copia del
Plan de pago para
entregar al cliente.
Elabora en Word,
carnet “Caja
Empresarial” para
que el cliente lo
presente en el
banco al momento
de cancelar las
cuotas del
préstamo.
Realiza llama
telefónica al
cliente y obtiene
cita para realizar
la readecuación.
Recibe al cliente,
hace lectura y
obtiene firma en
los documentos
siguientes:
- Pagaré por Lps.
- Contrato de
Préstamo por
Lps.
- Plan de Pago.
Realiza entrega al
cliente de los
documentos
siguientes:
-Cheque.
-Carnet “Caja
Empresarial”.
-Plan del Pagos
del Préstamo.
Obtiene fotocopia
para su archivo de
los documentos
relevantes.
Envía al
Coordinador de
Créditos, para
custodia, los
documentos
siguientes:
- Contrato de
Préstamo por
Lps.
- Pagaré por Lps.
Adjunta a folder
“Cheques del
Mes” los
documentos
relevantes.
Adjunta al
expediente de
crédito los
documentos
siguientes:
- Copia de “Solicitud
de Emisión de
Cheque”
- Boucher del
Cheque.
- Plan de Pago de
Préstamo
- Reporte “Nomina
de Préstamo”.
- Contrato de
Préstamo por Lps.
- Pagaré por Lps.
- Compromiso de
Pago de Aval
Solidario”
Realiza en Word,
memorándum
para el control de
entrega de
documentos con
los datos
relevantes.
Entrega el
expediente de
crédito al Gerente
de Agencia para
archivar y obtiene
firma en el
memorándum.
Recibe expediente
de crédito, para
archivar.
Gerente de Agencia
Entrega
expediente al
Asesor de
Créditos para
archivar.
Recibe del
Gerente de
Agencia
expediente de
crédito para
archivar.
Asesor de Creditos
archiva
expediente de
crédito en archivo.
Fin3
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Descripción de las actividades
1.0 Junta de Cobranzas
Responsable: Coordinador de Cobros 1.0 Ingresa al sistema y consulta en reporte “Saldos de Cartera” (CA20, CA21, CA22) para
revisar los créditos en mora, con los datos siguientes: - Número de Préstamo. - Nombre del Cliente. - Fecha de Desembolso. - Monto Aprobado. - Plazo Mes. - Fecha de Vencimiento. - Saldo Actual. - Saldo no Vencido. - Saldo Vencido. - Antigüedad Saldos (días de mora, 1-7, 8-15, 16-30, 31-60, 61-90, 91-120, 120 en
adelante)
2.0 Realiza en Excel “Archivo Junta de Cobranza” de la semana de acuerdo al reporte “Saldos de Cartera” con los datos siguientes:
- Fecha. - Agencia. - Nombre del cliente. - Monto. - Plazo. - Taza. - Días en mora. - Saldo en mora.
3.0 Envía por correo electrónico al Gerente de Agencia “Archivo Junta de Cobranzas” para que realice cobro de la semana de los casos prioritarios.
4.0 Realiza Junta de Cobranza, por medio de llamada Skype, con el Gerente de Agencia para revisar cada caso del “Archivo Junta de Cobranzas”, con los datos siguientes:
- Acciones a tomar con los casos prioritarios (Montos de Lps.10,000.00 en mora). - Revisión de los clientes con cuotas vencidas de uno a noventa días. - Recomendaciones para la gestión de cobros.
5.0 Obtiene, del Gerente de Agencia, compromiso de la realización de la gestión de cobros de cada uno de los clientes del “Archivo Junta de Cobranzas” en una semana.
Responsable: Gerente de Agencia 6.0 Realiza reunión con el Asesor de Créditos y revisa las gestiones que ha realizado.
7.0 Notifica personalmente al Asesor de Negocios sobres los casos prioritarios según “Archivo Junta de Cobranzas, para que realice la gestión de cobros. Nota: El Asesor de Créditos tiene la responsabilidad realizar el cobro hasta una mora de
60 días, luego asigna la responsabilidad a la instancia que corresponda pero acompaña la gestión de cobros hasta la recuperación o demanda de clientes. (Ver sub proceso “2.0 Cobranzas”.
8.0 Fin del subproceso.
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2.0 Cobranzas
Responsable: Asesor de Créditos 1.0 Solicita y recibe del Contador Administrativo reporte “Recuperaciones Diarias” (CA10),
para revisar la mora y días de mora de cada cliente.
2.0 Revisa en reporte “Recuperaciones Diarias” para identificar los clientes a visitar con los datos siguientes:
- Nombre del Cliente. - Fecha de Pago. - Número de Recibo. - Interés Moratorio. - Interés Corriente. - Valor Comisión. - Valor Principal. - Total.
3.0 Obtiene y organiza formatos “Recordatorio de Pago” de acuerdo a los datos siguientes: - Nombre del cliente. - Cuotas vencidas. - Días de mora. - Casos prioritarios. - Valor Principal. - Total.
4.0 Realiza visita a clientes con cuotas vencidas
5.0 ¿El cliente presenta una cuota vencida?
Si la respuesta es negativa:
Recibe del cliente fotocopia del recibo de pago de la semana.
Entrega al Contador Administrativo, fotocopia del recibo del cliente para el registro del pago.
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es positiva:
Entrega al cliente formato “Recordatorio de Pago # 01” para efectuar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Recordatorio de Pago # 01” para archivar en el expediente del cliente.
Continúa en el paso 6.0
6.0 ¿El cliente presenta dos cuotas vencidas o 15 días de mora?
Si la respuesta es negativa:
Recibe del cliente fotocopia del recibo de pago de la semana.
Entrega al Contador Administrativo, fotocopia del recibo del cliente para el registro del pago.
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es positiva:
Entrega al cliente formato “Recordatorio de Pago # 02” para efectuar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Recordatorio de Pago # 02” para archivar en el expediente del cliente.
Continúa en el paso 7.0
7.0 Informa al Gerente de Agencia sobre los clientes que presentan tres cuotas vencidas (21 días de mora) para que acompañe la gestión de cobros.
8.0 ¿El cliente presenta tres cuotas vencidas o 22 días de mora?
Si la respuesta es negativa:
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Recibe del cliente fotocopia del recibo de pago de la semana.
Entrega al Contador Administrativo, fotocopia del recibo del cliente para el registro del pago.
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es positiva:
Entrega al cliente formato “Recordatorio de Pago # 03” para efectuar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Recordatorio de Pago # 03” para archivar en el expediente del cliente.
Continúa en el paso 9.0
9.0 ¿El cliente presenta cuatro cuotas vencidas o 30 días de mora?
Si la respuesta es negativa:
Recibe del cliente fotocopia del recibo de pago de la semana.
Entrega al Contador Administrativo, fotocopia del recibo del cliente para el registro del pago.
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es positiva:
Entrega al cliente formato “Recordatorio de Pago # 03” y “Recordatorio de Pago # 04” para efectuar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Recordatorio de Pago # 03” y “Recordatorio de Pago # 04” para archivar en el expediente del cliente.
Continúa en el paso 10.0
10.0 Notifica al Gestor de Cobros y entrega reporte “Recuperaciones Diarias” con clientes que presentan mora de 30 días para que realice la gestión de cobros.
Responsable: Gestor de Cobros
11.0 Recibe, del Asesor de Créditos, reporte “Recuperaciones Diarias”, con clientes que presentan una mora de 30 días para que realice la gestión de cobros.
12.0 Vista a clientes con mora de 30 días. Nota: El Asesor de Créditos da seguimiento al cobro durante las visitas del Gestor de
cobros.
13.0 ¿El cliente presenta mora de 30 días?
Si la respuesta es negativa:
Recibe del cliente fotocopia del recibo de pago de la semana.
Entrega al Contador Administrativo, fotocopia del recibo del cliente para el registro del pago.
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es positiva:
Entrega al cliente formato “Recordatorio de Pago # 05” y formato “Compromiso de Pago” para efectuar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Recordatorio de Pago # 05” y “y formato “Compromiso de Pago”
Entrega copia “Recordatorio de Pago # 05” y formato “Compromiso de Pago” firmado al Asesor de Créditos para archivar en el expediente del cliente.
Continúa en el paso 14.0
14.0 ¿El cliente presenta mora de 60 días?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 30.0
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Si la respuesta es negativa:
Entrega al cliente formato “Aviso Prejudicial” para realizar el cobro.
Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Aviso Prejudicial”
Visita y entrega formato “Requerimiento de Pago” al aval del cliente para solicitar el pago de las cuotas vencidas.
Obtiene firma del aval en formato “Requerimiento de Pago”
Entrega al asesor de créditos copia de formato “Aviso Prejudicial” y Requerimiento de pago para adjuntar al expediente.
Continúa en el paso 15.0
15.0 Elabora en Word hoja “Clientes con mora mayor a 90 días” y entrega al Coordinador de Cobros para el seguimiento de la gestión de cobros.
16.0 Entrega al Coordinador de Cobros hoja “Clientes con mora mayor a 90 días.
Responsable: Coordinador de Cobros
17.0 Recibe del Gestor de Cobros hoja “Clientes con mora mayor a 90 días”
18.0 Elabora en Word “Listado de Cliente con Aviso Prejudicial” con los datos siguientes: - Nombre del cliente. - Dirección del cliente. - Monto. - Nombre del Aval. - Dirección del Aval. - Teléfono del Aval. - Tipos de garantías del cliente.
19.0 Realiza vista al cliente junto con el Asesor de Créditos y el Gerente de Agencia para llegar a un acuerdo de pago por medio de un refinanciamiento de crédito.
20.0 ¿El Cliente acepta realizar un refinanciamiento de crédito?
Si la respuesta es positiva:
Llena formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo” y obtiene firma del Gerente de Agencia.
Entrega al Asesor de Crédito formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo” para archivar en el expediente del cliente. (Ver sub proceso “3.0 Refinanciamiento de Crédito”)
Continúa en paso 30.0 Si la respuesta es negativa:
Continúa en paso 21.0
21.0 Entrega al Abogado de la Agencia “Listado de Cliente con Aviso Prejudicial” para realizar la gestión de cobros.
Responsable: Abogado de Agencia
22.0 Recibe del Coordinador de Cobros “Listado de Cliente con Aviso Prejudicial”
23.0 Realiza visita a clientes del “Listado de Cliente con Aviso Prejudicial” y entrega formato “Aviso Prejudicial” para notificar al cliente que si no cumple con el pago total de la deuda, será trasladado al Departamento de Legal. Nota: El Coordinador de Cobros y el Asesor de Créditos dan seguimiento al cobro
durante las visitas del Abogado.
24.0 ¿El cliente realiza el pago total de la deuda?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 30.0
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Si la respuesta es negativa:
Procede a la recuperación del pago de la deuda total mediante decomiso de garantías sobre los bienes muebles estipuladas en formato “Dación en Pago” y en formato “Compromiso de Pago”.
Continúa en el paso 25.0
25.0 Autoriza al Coordinador de Cobros a vender los bienes muebles decomisados.
Responsable: Coordinador de Cobros
26.0 Obtiene recuperación del valor por venta de bienes muebles decomisados al cliente y aplica al pago préstamo.
27.0 Revisa en el sistema si el valor recuperado por la venta cubre el monto total de la deuda del cliente.
28.0 ¿El valor de la venta de bienes muebles cubre la deuda total?
Si la repuesta es positiva:
Continúa en el paso 30.0 Si la respuesta es negativa:
Autoriza al Abogado de Agencia a realizar el cobro judicial por el valor total de la deuda del cliente.
Continúa en el paso 29.0
Responsable: Abogado de Agencia
29.0 Realiza demanda al cliente por incumplimiento de pago. Nota: El Abogado notifica, mediante informe mensual, al Coordinador de Cobros sobre
los avances de la demanda por deuda.
30.0 Fin del subproceso.
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3.0 Readecuación de Préstamo
Responsable: Coordinador de Cobros 1.0 Recibe del Gerente de Agencia expediente de crédito del cliente en mora con formato
adjunto “Solicitud de Readecuación de Préstamo” (Ver sub proceso “2.0 Cobranzas” en paso 20.0)
2.0 Evalúa la readecuación de acuerdo con las visitas realizadas al cliente e información en expediente de crédito para determinar si es viable realizar la readecuación.
3.0 ¿El Coordinador de Cobros aprueba la readecuación?
Si la respuesta es negativa:
Autoriza al Abogado de la Agencia a realizar el cobro por incumplimiento de pago.
Continúa en el paso 30.0 Nota: El Abogado notifica, mediante informe mensual, al Coordinador de Cobros sobre
los avances de la demanda por deuda. Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 4.0
4.0 Entrega al Comité de Créditos para la aprobación de la readecuación del préstamo, los documentos siguientes:
- Expediente de Crédito del cliente. - Formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo”
Responsable: Comité de Crédito 5.0 Recibe del Coordinador de Cobros, para la aprobación de la readecuación del préstamo,
los documentos siguientes: - Expediente de Crédito del cliente. - Formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo”
6.0 Analiza la aprobación de la readecuación en base a exposición realizada por el coordinador de Cobros y a información del expediente de crédito.
7.0 Obtiene firma del Director Ejecutivo en formato "Solicitud de Readecuación de Préstamo”
Nota: El Comité de Créditos está formado por el Coordinador de Créditos, Director Ejecutivo y un Gerente de Agencia.
8.0 ¿El Comité de Crédito aprueba la readecuación?
Si la respuesta es negativa:
Autoriza al Coordinador de Cobros para realizar cobro judicial por incumplimiento de pago.
Entrega el expediente al Gerente de Agencia para archivar.
Continúa en el paso 30.0 Nota: El Coordinador de Cobros Autoriza al Abogado a realizar el cobro por
incumplimiento de pago. Si la respuesta es positiva
Obtiene firma del Director Ejecutivo en formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo”
Entrega el expediente al Contador Administrativo para la Readecuación del Crédito.
Continúa en el paso 9.0
COBRANZAS
Código del Documento
P-CB-01
Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Página 14 de 16
Responsable: Contador Administrativo 9.0 Recibe expediente para readecuación de crédito.
10.0 Revisa en formato “Solicitud de Readecuación de Préstamo” que esté firmado.
11.0 Ingresa al sistema SIGG los datos del cliente para registrar la información del préstamo y generar el cheque.
12.0 Genera en el sistema SIGG los documentos siguientes: - Solicitud de Emisión de Cheque. - Información del Cheque (Boucher del Cheque) - Plan de Pago de Préstamo. - Reporte Nomina de Préstamo. - Contrato de Préstamo por Lps. - Pagaré por Lps. - Recibo Oficial de Caja.
13.0 Ordena impresión (O) de los documentos siguientes: - Solicitud de Emisión de Cheque. - Información del Cheque (Boucher del Cheque) - Plan de Pago de Préstamo. - Reporte Nomina de Préstamo. - Contrato de Préstamo por Lps. - Pagaré por Lps. - Recibo Oficial de Caja.
14.0 Firma el cheque Obtiene firma autorizada del Gerente de Agencia para el desembolso.
15.0 Obtiene copia del Plan de pago para entregar al cliente.
16.0 Elabora en Word, carnet “Caja Empresarial” para que el cliente lo presente en el banco al momento de cancelar las cuotas del préstamo.
17.0 Realiza llama telefónica al cliente y obtiene cita para realizar la readecuación.
18.0 Recibe al cliente, hace lectura y obtiene firma en los documentos siguientes: - Pagaré por Lps. - Contrato de Préstamo por Lps. - Plan de Pago.
19.0 Realiza entrega al cliente de los documentos siguientes: - Cheque. - Carnet “Caja Empresarial”. - Plan del Pagos del Préstamo.
20.0 Obtiene fotocopia para su archivo de los documentos siguientes: - Contrato de Préstamo por Lps. - Pagaré por Lps. - Boucher de Cheque. - Solicitud de Emisión de Cheque
21.0 Envía al Coordinador de Créditos, para custodia, los documentos siguientes: - Contrato de Préstamo por Lps. - Pagaré por Lps.
22.0 Adjunta a folder “Cheques del Mes” los documentos siguientes: - Boucher de Cheque. - Copia “Solicitud de Emisión de Cheque”.
23.0 Adjunta al expediente de crédito los documentos siguientes: - Copia de “Solicitud de Emisión de Cheque” - Boucher del Cheque. - Plan de Pago de Préstamo - Reporte “Nomina de Préstamo”. - Contrato de Préstamo por Lps. - Pagaré por Lps.
COBRANZAS
Código del Documento
P-CB-01
Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Página 15 de 16
- Compromiso de Pago de Aval Solidario”
24.0 Realiza en Word, memorándum para el control de entrega de documentos con los datos siguientes:
- Nombre del Cliente. - Número de Préstamo.
25.0 Entrega el expediente de crédito al Gerente de Agencia y obtiene firma en el memorándum.
Responsable: Gerente de Agencia 26.0 Recibe expediente de crédito.
27.0 Entrega expediente al Asesor de Créditos para archivar.
Responsable: Asesor de Créditos 28.0 Recibe del Gerente de Agencia expediente de crédito.
29.0 Archiva expediente de crédito en archivo.
30.0 Fin del subproceso.
COBRANZAS
Código del Documento
P-CB-01
Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Página 16 de 16
Glosario
Acuerdo de Pago: La aprobación de un arreglo de pago que no cambia la situación de mora del crédito por lo que el mismo estará sujeto al pago de intereses moratorios.
