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COBRANZAS Código del Documento P-CB-01 Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Página 1 de 12 INDICE Índice.......................................................................................................................................... Objetivo......................................................................................................................... Relación........................................................................................……………………… Diagrama de Flujo. …................................................................................................................ Descripción de las actividades................................................................................................... Glosario………………………………………………………………………………………………… 1 1 1 2 6 12 Relación Asesor de Créditos, Jefe de Agencia y Abogado Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a Grupos Solidarios e Individuales, en base al análisis efectuado al momento de su colocación.
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Procesos Actuales FUNDAHMICRO
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COBRANZAS
Código del Documento
P-CB-01
Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Página 1 de 12
INDICE
Índice.......................................................................................................................................... Objetivo......................................................................................................................... Relación........................................................................................………………………
Diagrama de Flujo. …................................................................................................................ Descripción de las actividades................................................................................................... Glosario…………………………………………………………………………………………………
1 1 1 2 6 12
Relación Asesor de Créditos, Jefe de Agencia y Abogado
Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a
Grupos Solidarios e Individuales, en base al análisis efectuado al momento de
su colocación.
COBRANZAS
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Diagrama de Flujo
1.0 Cobranzas de Crédito Grupal
Inicio
Realiza visita de
seguimiento al
grupo para revisar
que los pagos
estén al día.
Asesor de Créditos
Revisa los pagos
realizados por el
grupo en “Libro
Control de Pagos”
par verificar que
los pagos estén al
día.
¿Encuentra
pagos
vencidos de 1
a 8 días?
Completa formato
“Nota de Cobro
Grupal” para
entregar la Junta
Directiva como
notificación del
cobro.No
Si
2 Firma y obtiene
compromiso de
pago con firma de
la Junta directiva
en formato “Nota
de Cobro Grupal”.
Entrega copia de
formato “Nota de
Cobro Grupal” a la
Junta Directiva del
grupo.
Archiva copia de
formato “Nota de
Cobro Grupal” en
expediente del
grupo.
¿El grupo
realizó el
pago?
Si
Solicita al Jefe de
Agencia que firme
en formato “Nota
de Cobro Grupal”
para realizar el
cobro.
No
2Obtiene cita con la
junta directiva
para visitar al
miembro con mora
de 9 a 15 días
Realiza segunda
visita de cobro en
compañía de la
Junta Directiva
para realizar el
cobro.
Entrega “Nota de
Cobro Grupal”
firmada por el Jefe
de Agencia al
miembro y obtiene
compromiso de
pago con firma en
el formato.
Archiva “Nota de
Cobro Grupal” en
expediente de
crédito del grupo.
¿El miembro
presenta mora
de 16 a 30
días?
2
No
Completa formato
“Última Nota de
Cobro” y obtiene
firma de la Junta
Directiva para
realizar el cobro.
Si
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia y
Junta Directiva
para realizar visita
al mimbro del
grupo con pagos
vencidos.
Entrega al
miembro del grupo
“Ultima Nota de
Cobro” para
efectuar el cobro
de cuotas
vencidas.
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
miembro del
miembro en copia
formato “Ultima
Nota de Cobro” y
adjunta al
expediente del
grupo.
¿El miembro del
grupo realizó el
pago vencido?
2
Completa formato
“Compromiso de
Pago” para
negociar un
arreglo de pago
con el Cliente.Si
No
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia
para realizar visita
de arreglo de
pago.
Realiza visita al
miembro del
grupo y ofrece
arreglo de pago
mediante las
opciones
siguientes:
-Novación de
Crédito.
-Readecuación
del plazo.
Completa formato
“Compromiso de
Pago” y obtiene
firmas del deudor,
dos testigos y del
representante de
FUNDAHMICRO.
¿El miembro del
grupo acepta el
arreglo de pago?
Completa formato
“Comunicado”
para notificar el
cobro extrajudicial
al miembro deudor
y a la Junta
Directiva.Si
No
Archiva copia del
formato
“Compromiso de
Pago” en
expediente del
Cliente.
Visita al Grupo y
obtiene firma del
miembro Deudor y
de la Junta
Directiva en
formato
“Comunicado”
para obtener
compromiso de
pago.
1
2
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Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
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Asesor de Créditos
¿El miembro
presenta mora
mayor a 31
días?
2
Completa formato
“Nota de Cobro
Prejudicial” para
entregar al grupo.
No
Si
Obtiene cita con el
Abogado para
realizar visita de
cobro.
Obtiene firma del
Abogado en
formato “Nota de
Cobro Prejudicial”
Realiza visita de
cobro con el
abogado para
entregar al grupo
formato “Nota de
Cobro Prejudicial.
¿El miembro del
grupo pagó las
cuotas vencidas?
2
Si
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia y
Abogado para
realizar el
decomiso de los
bienes muebles
del deudor.
Visita al deudor
con el Jefe de
Agencia y el
Abogado y
proceden a
decomisar los
bienes muebles
conforme a
formato
“Traspaso”.
Obtiene
recuperación del
valor por venta de
bienes muebles
decomisados y
aplica al pago del
préstamo.
Revisa en el
sistema, si el valor
recuperado por la
venta, cubre el
monto total de la
deuda del
miembro del
grupo.
¿El valor de la
venta de bienes
muebles cubre la
deuda total?
2
si
Solicita al Grupo
que cancele el
monto total de la
deuda.
No
¿El Grupo
cancela la
deuda?
2
Si
Informa al Grupo
que entrará en
proceso de cobro
judicial
No
Solicita al
Abogado que
realice demanda
judicial al grupo.
2Fin
No
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2.0 Cobranzas de Crédito Individual
Inicio
Realiza llamada a
Clientes o envía
mensaje al celular,
un día antes de la
fecha del
vencimiento de
pago, para
recordar al Cliente
que debe cancelar
la cuota
correspondiente.
Asesor de Créditos
Revisa los pagos
realizados por el
Cliente en sistema
“Estado de
Cuenta” par
verificar que los
pagos estén al
día.
¿Encuentra
pagos
vencidos de 1
a 8 días?
Visita al Cliente y
entrega “Nota de
Cobro” para
realizar el cobro.
No
Si
2
Firma y obtiene
compromiso de
pago con firma en
formato “Nota de
Cobro”.
Archiva copia de
formato “Nota de
Cobro” en
expediente del
Cliente.
¿El Cliente
presenta mora de
9 a 15 días?
SiVisita al Cliente y
entrega segunda
“Nota de Cobro”
para realizar el
cobro.No
2 Firma y obtiene
compromiso de
pago con firma en
formato “Nota de
Cobro”.
Archiva copia de
formato “Nota de
Cobro” en
expediente del
Cliente.
Visita a los avales
de Cliente y
entrega copia de
segunda “Nota de
Cobro”
¿El miembro
presenta mora
de 16 a 30
días?
2
No
Completa formato
“Nota de Cobro
Prejudicial” para
entregar al
Cliente.
Si
Obtiene firma del
Abogado en
formato “Nota de
Cobro Prejudicial”
para entregar al
Cliente.
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia
para visitar al
Cliente.
Visita al Cliente
con el Jefe de
Agencia y entrega
al Cliente formato
“Nota de Cobro
Prejudicial.
¿El Cliente
realizó el pago
vencido?
2
Completa formato
“Compromiso de
Pago” para
negociar un
arreglo de pago
con el Cliente.Si
No
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia
para realizar visita
de arreglo de
pago.
Realiza visita al
miembro del
grupo y ofrece
arreglo de pago
mediante las
opciones
siguientes:
-Novación de
Crédito.
-Readecuación
del plazo.
Completa formato
“Compromiso de
Pago” y obtiene
firmas del deudor,
dos testigos y del
representante de
FUNDAHMICRO.
¿El Cliente
acepta el arreglo
de pago?
Completa formato
“Comunicado”
para notificar el
cobro extrajudicial
al miembro deudor
y a la Junta
Directiva.Si
No
Archiva copia del
formato
“Compromiso de
Pago” en
expediente del
Cliente.
Visita al Cliente y
obtiene firma en
formato
“Comunicado”
para obtener
compromiso de
pago.
1
Obtiene
compromiso de
pago con firma del
Cliente en copia
formato “Nota de
Cobro Prejudicial”.
Adjunta al
expediente del
Cliente copia de
formato “Nota de
Cobro Prejudicial”
2
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1
Asesor de Créditos
¿El miembro
presenta mora
mayor a 31 días?
2
Completa formato
“Nota de Cobro
Extrajudicial” para
entregar al
Cliente.No
Si
Obtiene cita con el
Abogado para
realizar visita de
cobro.
Obtiene firma del
Abogado en
formato “Nota de
Cobro Prejudicial”
Realiza visita de
cobro con el
abogado para
entregar al grupo
formato “Nota de
Cobro Prejudicial.
¿El Cliente pagó
las cuotas
vencidas?
2
Si
Obtiene cita con el
Jefe de Agencia y
Abogado para
realizar el
decomiso de los
bienes muebles
del deudor.
Visita al deudor
con el Jefe de
Agencia y el
Abogado y
proceden a
decomisar los
bienes muebles
conforme a
formato
“Traspaso”.
Obtiene
recuperación del
valor por venta de
bienes muebles
decomisados y
aplica al pago del
préstamo.
Revisa en el
sistema, si el valor
recuperado por la
venta, cubre el
monto total de la
deuda del
miembro del
grupo.
¿El valor de la
venta de bienes
muebles cubre la
deuda total?
2
si
Solicita al aval que
cancele el monto
total de la deuda.
No
¿El Aval cancela
la deuda?
2
Si
Informa al Cliente
y aval que entrará
en proceso de
cobro judicial
No
Solicita al
Abogado que
realice demanda
judicial por
incumplimiento de
pago.
2Fin
No
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Descripción de las actividades
1.0 Cobranzas de Crédito Grupal
Responsable: Asesor de Créditos
1.0 Realiza visita de seguimiento al grupo para revisar que los pagos estén al día.
2.0 Revisa los pagos realizados por el grupo en “Libro Control de Pagos” par verificar que los
pagos estén al día.
3.0 ¿Encuentra pagos vencidos de 1 a 8 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Nota de Cobro Grupal” para entregar la Junta Directiva como notificación del cobro.
Firma y obtiene compromiso de pago con firma de la Junta directiva en formato “Nota de Cobro Grupal”.
Entrega copia de formato “Nota de Cobro Grupal” a la Junta Directiva del grupo.
Archiva copia de formato “Nota de Cobro Grupal” en expediente del grupo.
Continúa en el paso 4.0
4.0 ¿El grupo realizó el pago?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0
Si la respuesta es negativa:
Solicita al Jefe de Agencia que firme en formato “Nota de Cobro Grupal” para
realizar el cobro.
Continúa en el paso 5.0
5.0 Obtiene cita con la junta directiva para visitar al miembro con mora de 9 a 15 días
6.0 Realiza segunda visita de cobro en compañía de la Junta Directiva para realizar el cobro.
7.0 Entrega “Nota de Cobro Grupal” firmada por el Jefe de Agencia al miembro y obtiene compromiso de pago con firma en el formato.
8.0 Archiva “Nota de Cobro Grupal” en expediente de crédito del grupo.
9.0 ¿El miembro presenta mora de 16 a 30 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Última Nota de Cobro” y obtiene firma de la Junta Directiva para realizar el cobro.
Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Junta Directiva para realizar visita al mimbro del grupo con pagos vencidos.
Entrega al miembro del grupo “Ultima Nota de Cobro” para efectuar el cobro de cuotas vencidas.
Obtiene compromiso de pago con firma del miembro del miembro en copia formato “Ultima Nota de Cobro” y adjunta al expediente del grupo.
10.0 ¿El miembro del grupo realizó el pago vencido?
Si la respuesta es positiva:
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Continúa en el 27.0 Si la respuesta es negativa:
Completa formato “Compromiso de Pago” para negociar un arreglo de pago con el cliente.
Continúa en el paso 11.0
11.0 Obtiene cita con el Jefe de Agencia para realizar visita de arreglo de pago.
12.0 Realiza visita al miembro del grupo y ofrece arreglo de pago mediante las opciones siguientes:
- Novación de Crédito. - Readecuación del plazo.
13.0 ¿El miembro del grupo acepta el arreglo de pago?
Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Compromiso de Pago” y obtiene firmas del deudor, dos testigos y del representante de FUNDAHMICRO.
Archiva copia del formato “Compromiso de Pago” en expediente del cliente.
Continúa en el paso 27.0 Nota: Una vez que el cliente acepta el arreglo de pago, el Asesor de Créditos procede a realizar el trámite para el nuevo crédito. Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 14.0
14.0 Completa formato “Comunicado” para notificar el cobro extrajudicial al miembro deudor y a la Junta Directiva.
15.0 Visita al Grupo y obtiene firma del miembro Deudor y de la Junta Directiva en formato “Comunicado” para obtener compromiso de pago.
16.0 ¿El miembro presenta mora mayor a 31 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al grupo.
Continúa en el paso 17.0
17.0 Obtiene cita con el Abogado para realizar visita de cobro.
18.0 Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial”
19.0 Realiza visita de cobro con el abogado para entregar al grupo formato “Nota de Cobro Prejudicial.
20.0 ¿El miembro del grupo pagó las cuotas vencidas?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa:
Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Abogado para realizar el decomiso de los bienes muebles del deudor.
Continúa en el paso 21.0
21.0 Visita al deudor con el Jefe de Agencia y el Abogado y proceden a decomisar los bienes muebles conforme a formato “Traspaso”.
22.0 Obtiene recuperación del valor por venta de bienes muebles decomisados y aplica al pago del préstamo.
23.0 Revisa en el sistema, si el valor recuperado por la venta, cubre el monto total de la deuda del miembro del grupo.
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Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
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24.0 ¿El valor de la venta de bienes muebles cubre la deuda total?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0
Si la respuesta es negativa:
Solicita al Grupo que cancele el monto total de la deuda.
Continúa en el paso 25.0
25.0 ¿El Grupo cancela la deuda?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa:
Informa al Grupo que entrará en proceso de cobro judicial
Continúa en el paso 26.0
26.0 Solicita al Abogado que realice demanda judicial al grupo. Nota: El Abogado informa al final del proceso sobre el resultado de la demanda.
27.0 Fin del subproceso.
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Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
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2.0 Cobranzas de Crédito Individual
Responsable: Asesor de Créditos
1.0 Realiza llamada a clientes o envía mensaje al celular, un día antes de la fecha del vencimiento de pago, para recordar al cliente que debe cancelar la cuota correspondiente.
2.0 Revisa los pagos realizados por el cliente en sistema “Estado de Cuenta” par verificar
que los pagos estén al día.
3.0 ¿Encuentra pagos vencidos de 1 a 8 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Visita al cliente y entrega “Nota de Cobro” para realizar el cobro.
Firma y obtiene compromiso de pago con firma en formato “Nota de Cobro”.
Archiva copia de formato “Nota de Cobro” en expediente del cliente.
Continúa en el paso 4.0
4.0 ¿El cliente presenta mora de 9 a 15 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0
Si la respuesta es positiva:
Visita al cliente y entrega segunda “Nota de Cobro” para realizar el cobro.
Firma y obtiene compromiso de pago con firma en formato “Nota de Cobro”.
Archiva copia de formato “Nota de Cobro” en expediente del cliente.
Continúa en el paso 5.0
5.0 Visita a los avales de cliente y entrega copia de segunda “Nota de Cobro”
6.0 ¿El miembro presenta mora de 16 a 30 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al cliente.
Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al cliente.
Obtiene cita con el Jefe de Agencia para visitar al cliente.
Continúa en el paso 7.0
7.0 Visita al cliente con el Jefe de Agencia y entrega al cliente formato “Nota de Cobro Prejudicial.
8.0 Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Nota de Cobro Prejudicial”.
9.0 Adjunta al expediente del cliente copia de formato “Nota de Cobro Prejudicial”
10.0 ¿El cliente realizó el pago vencido?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el 27.0 Si la respuesta es negativa:
Completa formato “Compromiso de Pago” para negociar un arreglo de pago con el cliente.
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Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Página 10 de 12
Continúa en el paso 11.0
11.0 Obtiene cita con el Jefe de Agencia para realizar visita de arreglo de pago.
12.0 Realiza visita al cliente y ofrece arreglo de pago mediante las opciones siguientes: - Novación de Crédito. - Readecuación del plazo.
13.0 ¿El cliente acepta el arreglo de pago?
Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Compromiso de Pago” y obtiene firmas del deudor, dos testigos y del representante de FUNDAHMICRO.
Archiva copia del formato “Compromiso de Pago” en expediente del cliente.
Continúa en el paso 27.0 Nota: Al aceptar el cliente un arreglo de pago, el Asesor se encarga de realizar trámite
del nuevo crédito. Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 14.0
14.0 Completa formato “Comunicado” para notificar el cobro extrajudicial.
15.0 Visita al cliente y obtiene firma en formato “Comunicado” para obtener compromiso de pago.
16.0 ¿El miembro presenta mora mayor a 31 días?
Si la respuesta es negativa:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva:
Completa formato “Nota de Cobro Extrajudicial” para entregar al cliente.
Continúa en el paso 17.0
17.0 Obtiene cita con el Abogado para realizar visita de cobro.
18.0 Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial”
19.0 Realiza visita de cobro con el abogado para entregar al cliente formato “Nota de Cobro Extrajudicial”.
20.0 ¿El cliente pagó las cuotas vencidas?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa:
Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Abogado para realizar el decomiso de la garantía.
Continúa en el paso 21.0
21.0 Visita al deudor (con el Jefe de Agencia y el Abogado) y proceden a decomisar los bienes muebles conforme a formato “Traspaso” y al decomiso de la garantía prendaría o hipotecaría.
22.0 Obtiene recuperación del valor por venta de bienes muebles decomisados y aplica al pago del préstamo.
23.0 Revisa en el sistema, si el valor recuperado por la venta, cubre el monto total de la deuda del cliente.
24.0 ¿El valor de la venta de bienes muebles cubre la deuda total?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0
Si la respuesta es negativa:
Solicita al aval que cancele el monto total de la deuda.
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Página 11 de 12
Continúa en el paso 25.0
25.0 ¿El Aval cancela la deuda?
Si la respuesta es positiva:
Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa:
Informa al cliente y aval que entrará en proceso de cobro judicial
Continúa en el paso 26.0
26.0 Solicita al Abogado que realice demanda judicial por incumplimiento de pago. Nota: El Abogado informa al final del proceso sobre el resultado de la demanda.
27.0 Fin del subproceso.
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Glosario
Novación: Modo de extinguir las obligaciones y requiere la presencia de una relación jurídica y la voluntad inequívoca de las partes para dar por terminada la misma y sustituirla por una nueva obligación. (No existe desembolso se efectivo).
Arreglo de Pago: La aprobación de un arreglo de pago no cambia la situación de mora del crédito por lo que el mismo estará sujeto al pago de intereses moratorios.
