P CMP 02 Proveedores

7/25/2019 P CMP 02 Proveedores

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIN, EVALUACION YREEVALUACION DE PROVEEDORES

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PROCESO DE COMPRAS VERSION 09

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1 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la seleccin de proveedores de bienes y servicios que cumplan con las

especificaciones requeridas por TECNILIQUIDOS S.A.S. y orienten la adecuada seleccin, evaluacin y re-

evaluacin de proveedores.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para la compra de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestacin del servicio

a los clientes de TECNILIQUIDOS S.A.S., incluyendo la aplicacin de criterios para la seleccin, evaluacin y

reevaluacin de proveedores.

3 RESPONSABLE

Coordinador Control de Gastos Vehicular

Analista de Almacn

Coordinador de Mantenimiento

Coordinadores de Proceso a cargo de realizar compras

Coordinador de Calidad

4 DEFINICIONES

Contratante:Personal natural o jurdica que contrata a un proveedor o contratista.

Contratista:Persona jurdica o natural que mediante un contrato civil o mercantil se compromete, a cambio dedeterminados honorarios o precio, a realizar una o varias obras o a prestar un servicio, relacionado con la actividad

econmica principal del contratante.

Contrato: Acuerdo de voluntades que crea derechos, con sus obligaciones correlativas. El contrato es un tipo deacto jurdico de carcter bilateral, porque intervienen dos o ms personas y est destinado a crear derechos

Evaluacin: Tiene como propsito calificar el desempeo del proveedor una vez ha tenido oportunidad deproporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado.

Producto: Corresponde a clasificacin genrica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos,suministros, herramientas, productos terminados, etc.).

Proveedor:Persona natural o jurdica que suministra servicios, equipos o personal.

Seleccin:Proceso de eleccin de los Proveedores, realizado con base en los resultados obtenidos en la evaluacinrealizada a su sistema de Gestin.

Servicio: Corresponde a clasificacin genrica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoras y otrosservicios.


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5 METODOLOGIA

La seleccin de proveedorescomprende la etapa de inicio del proceso de compras con algunos proveedores quecumplen adecuadamente con las necesidades de la empresa y de sus clientes, mediante esta etapa se aprueba la

relacin comercial en la compra de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestacin del servicio a los

clientes de TECNILIQUIDOS. S A.S.

La evaluacin de proveedores Realizada la primer Orden de Compra F-CMP-09, se evala el primer servicioprestado por el proveedor, como seguimiento al desempeo de los proveedores en trminos de calidad, garanta,

experiencia en el sector y tiempo de respuesta. Se identifica de acuerdo a la calificacin la necesidad de que el

proveedor realice Planes de Mejora del servicio.

La re-evaluacin de proveedoresse realiza como seguimiento posterior a la etapa de evaluacin de los mismos,buscando continuamente el mejoramiento en la prestacin de servicio de los proveedores; pretende la bsqueda

en la mejora del desempeo del proveedor para garantizar la calidad en la prestacin del servicio a los clientes de

la empresa. La re-evaluacin de proveedores se debe realizar una vez al ao, y todos los proveedores activos

deben ser sometidos a la re-evaluacin.

La evaluacin de proveedores ser realizada por los dueos de los procesos a sus respectivos proveedores.

5.1 Auditorias de Segunda Parte,anualmente mediante el Programa de Auditoras F-SGI-06 se determinara losproveedores que sern evaluados mediante visita de seguimiento, los proveedores a auditar se

determinaran de acuerdo a las necesidades inmediatas detectadas en el SSTA y Calidad del producto o

servicio comprado. La auditora se realizara de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Auditoras P-SGI-17.

Los indicadores del Proceso de Compras sern medidos por cada dueo de proceso responsable de realizar

compras mediante el Formato Indicadores del Proceso de Compras F-CMP-10.

Si transcurridos doce (12) meses despus de la ltima evaluacin realizada a un proveedor, no se ha realizado

ninguna compra, se elimina de la lista de proveedores, excepto aquellos a los que se les realiza compras anuales.

5.2 Compras de Caja Menor: Todas aquellas compras ocasionales hasta $120.000 MC se tramitaran a travsdel Proceso de Contabilidad. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:

- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.- Las facturas deben tener los requisitos mnimos Legales.- Las compras de Caja Menor deben ser consultadas por el Gerente General o por personal autorizado por

ste.

5.3 Criterios de Seleccin, Evaluacin y Re evaluacin: Criterios de evaluacin para las etapas de Seleccin,Evaluacin y Re-evaluacin:

CONCEPTO PUNTAJE ACCIN

PROVEEDOR ADMITIDO > 75% Proveedor contina en listado de proveedores.


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PROVEEDOR

CONDICIONAL

entre 60% y

75%

Permanece en el listado de proveedores pero se

realiza seguimiento para evidenciar mejora

continua.

PROVEEDOR RECHAZADO < 60%

Si se trata de Evaluacin o Re evaluacin se colocar

observaciones en el listado de proveedores, si setrata de Seleccin, no ser incluido en la lista de

proveedores.

En todo caso se le informara al proveedor del resultado de la Evaluacin y Re evaluacin.

5.4 Requisitos de Seleccin de Proveedores: De acuerdo al tipo de proveedor que se vaya a vincular conTECNILIQUIDOS S.A.S., se le informan los requisitos y documentos que debe hacer llegar para su seleccin.

SERVICIO O PRODUCTO

PRESTADO REQUISITOS

REQUISITOS GENERALESPARA TODOS LOS

PROVEEDORES(Los requisitos generales aplican

para todos los proveedores)

Certificado Cmara de Comercio y/o RUT. Certificacin y Garanta sobre los productos y servicios

suministrados. Propuesta Econmica. Fotocopia del documento de Identidad del Representante Legal (si

es persona jurdica). Certificaciones Comerciales. Certificacin Bancaria.

ASESOR EXTERNO SGI YAUDITOR INTERNO

Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional- Persona jurdica

- Persona natural (no es obligatorio para el auditor)

Hoja de vida del profesional Certificado de Auditor Interno integral en Sistemas de Gestin de

Calidad, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Referencias Laborales.

ESTUDIOS DE HIGIENEINDUSTRIAL

Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional Certificados de calibracin de equipos de medicin

EVALUACIONES MEDICASOCUPACIONALES

Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional- Persona Jurdica

- Persona Natural Tarjeta profesional del personal que practica los exmenes de

laboratorio, exmenes mdicos, exmenes de Optometra,Audiometra, y el examen Psicolgico.

Certificados de calibracin de equipos de medicin.

PROVEEDORES(PERSONA NATURAL O

JURDICA)

Permisos Ambientales (aplicables) para la disposicin final deResiduos como: aceites, bateras, llantas usadas, filtros, luminarias,

etc.

La empresa cuenta con el registro de generador de residuospeligrosos ante la autoridad ambiental competente y


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mantiene actualizada la informacin de su registro

anualmente obligatorio por la Resolucin 1362 de 2007 y el

Decreto 4741 de 2005 y actualizaciones vigentes.

Cuenta con un plan de contingencias actualizado para atenderaccidentes y/o eventualidades relacionadas a la gestin de los

residuos. La empresa hace aprovechamiento y/o valorizacin de sus

residuos (Reciclaje de Residuos).

Cuenta con las condiciones ptimas del centro de acopio para el

almacenamiento de los residuos slidos? (espacios de fcil

limpieza, ventilacin natural y/o artificial, iluminacin natural y/o

artificial, ptimas condiciones de almacenamiento). Tiempos de entrega.

ADEMS CUANDO EL PERSONAL TRABAJE EN MISIN: Pago de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP) durante los meses en los

cuales se desarrolle la obra.

EPP requeridos para la tarea (cuando se requieran) Vacunas Fiebre Amarilla y Ttano (si la labor es en campo) Si la tarea requiere hacer trabajos sobre 1,50m o mas deben tener

certificado de trabajo en alturas y equipos contra cadas.

SEGUROS Requisitos legales del cliente (Cobertura de plizas)

SUMINISTRO DE ACPM Y ACEITE

Ficha de datos de seguridad del producto (informacin detalladasobre su identificacin, su proveedor, su clasificacin, su

peligrosidad, las medidasde precaucin y los procedimientos deemergencia).

Certificacin de calidad de combustibles: en la cual conste quedichos combustibles cumplen con los requisitos de calidad

establecidos en la resolucin 898 de 1995 y en las que

adicionan o modifiquen.

SERVICIO O PRODUCTOPRESTADO

REQUISITOS

SUMINISTRO DE EPP YDOTACIN

Especificaciones tcnicas de los EPP

SUMINISTRO YMANTENIMIENTO DE EQUIPOSDE COMPUTO, IMPRESORAS,

MULTIFUNCIONALES Y FAX

Certificado del Producto

SUMINISTRO YMANTENIMIENTO DE EQUIPOS

PARA CONTROL DEEMERGENCIAS YCONTINGENCIAS

Certificado del Producto Disposicin final de residuos (Para extintores)


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NOTA. Los Proveedores que hacen entrega de insumos, repuestos o prestacin de servicios enla bodega de la empresa, deben portar su dotacin completa, EPP requerido para la labor adesarrollar, fotocopia de la planilla de pagos de Seguridad Social al da y carnet de la empresapara la que labora.

6 PROCEDIMIENTO

6.1 Identificar Proveedores Potenciales: Ante la necesidad de adquirir un bien o de contratar un servicio, sedebe realizar anlisis de los proveedores potenciales en el mercado que podran ofrecer calidad en el

producto o servicio ofertado.

6.2 Solicitar Requisitos: Invitar a los proveedores potenciales a presentar su oferta a la empresa e incluir enella el envo de los Requisitos de Seleccin expuestos en el presente procedimiento (numeral 5.3).

6.3 Seleccin de Proveedores: Se evaluar a los proveedores mediante el Formato Seleccin de ProveedoresF-CMP-07, los criterios que se tienen en cuenta para la seleccin son: cumplimiento a los requisitos,

disponibilidad y tiempo de entrega, Experiencia en el sector, y propuesta econmica.

6.4 Solicitar Aprobacin de la Gerencia:Presentar a la Gerencia General Proveedores Seleccionados para surespectiva aprobacin. Si no hay aprobacin se inicia nuevamente el procedimiento.

6.5 Informacin de Proveedores: Una vez seleccionado se enva al proceso de Contabilidad el FormatoInformacin Proveedores F-CMP-02para que lo ingrese como proveedor al sistema contable y se incluyeen el listado de proveedores.

6.6 Consolidar Informacin de Proveedores: Actualizar lista de proveedores mediante Formato Listado deProveedores F-CMP-04 y abrir carpeta fsica o magntica con la informacin del proveedor elegido

adjuntado los documentos solicitados al proveedor.

6.7 Evaluar el Desempeo de los Proveedores: Una vez prestado el primer servicio del nuevo proveedor seevaluara el desempeo percibido durante el proceso de la compra mediante Formato Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores F-CMP-05.Los criterios que se evaluaran son los siguientes: cumplimiento enla entrega, calidad del producto, garanta, experiencia en el sector, requisitos legales y SSTA.

6.8 Retroalimentar a los Proveedores Evaluados: Informar al nuevo proveedor acerca del resultado de laevaluacin y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario: Si el proveedor obtiene en su primera

evaluacin un resultado deficiente de acuerdo a los criterios de evaluacin descritos en el presente

documento (numeral 5.2) se incluir una observacin en el Formato Listado de Proveedores F-CMP-04y el

dueo del proceso determinara si por alguna razn justificablecontinua con el proveedor; si el resultadoen la calificacin es condicional, el proveedor ser informado y se le indicaran los aspectos por mejorar con

el fin de que ste emprenda planes de accin que le permitan mejorar su servicio; si la calificacin al

proveedor est en el rango de los admitidos, se les comunicar su buen desempeo y de requerirlo se les

indicara los aspectos por mejorar.


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6.9 Re-evaluar el Desempeo de los Proveedores: Realizar re-evaluacin mediante Formato Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores F-CMP-05, se evaluaran los mismos criterios que se tuvieron en cuenta en laevaluacin de proveedores para verificar si adoptaron acciones de mejora que permitieran mejorar el

servicio. Si en esta actividad se evidencia que no mejoraron la calidad del servicio prestado los proveedores

que obtuvieron resultados deficiente y condicional en la evaluacin de la primera Orden de Compra, sern

retirados de la lista de proveedores. El Coordinador de proceso decidir continuidad solo si existen razones

justificables.

6.10 Retroalimentar a los Proveedores Re-evaluados: Informar a los proveedores del resultado obtenido en lare-evaluacin y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario: Si el proveedor obtiene un resultado

deficiente de acuerdo a los criterios de evaluacin descritos en el presente documento (numeral 5.2) ser

retirado del listado de proveedores o el dueo del proceso determinara si por alguna razn justificable

continua con el proveedor, para este caso se incluir una observacin en el Formato Listado deProveedores F-CMP-04; si el resultado en la calificacin es condicional, el proveedor ser informado y sele indicaran los aspectos por mejorar con el fin de que ste emprenda planes de accin que le permitan

mejorar su servicio; si la calificacin al proveedor est en el rango de los admitidos, se les comunicar su

buen desempeo y de requerirlo se les indicara aspectos por mejorar.

6.11 Producto o Servicio No Conforme: Identificar producto o servicio no conforme. Se informara al proveedorpara que tome las respectivas acciones correctivas y planes de accin para que la calidad de su servicio no

se vea afectada. Se realiza seguimiento a los hallazgos en el producto o servicio prestado por el proveedor

mediante Formato Informe de Incidencias F-CMP-06; de acuerdo a las acciones tomadas por el proveedory su mejoramiento continuo se determina si se continua con el proveedor. (Ver Procedimiento Control deServicio No Conforme P-SGI-06).

7 REGISTROS Y DOCUMENTACION RELACIONADA

F-CMP-02 Formato Informacin de ProveedoresF-CMP-04 Formato Listado de Proveedores

F-CMP-05 Formato Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores

F-CMP-07 Formato Seleccin de Proveedores

F-CMP-06 Formato Informe de Incidencias

F-CMP-09 Orden de Compra

F-CMP-10 Formato Indicadores del Proceso de Compras

P-SGI-06 Procedimiento Control de Servicio No Conforme

P-SGI-17 Procedimiento de Auditoras

CONTROL DEL DOCUMENTOVERSIN DESCRIPCIN FECHA

01Proceso Compras GER0101PS07 (ISO 9001), Unificacin sistemaProcedimiento Compras y evaluacin de proveedores.

Julio 2006

02 Evaluacin de proveedores OPR-PVR.01 (BASC) unificacin sistema.Octubre

200703 Inclusin marca de agua (NO COPIAR). Enero 2009.


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04 Ajuste a la nueva versin ISO 9001, OHSAS 18001, RUC y retiro del sistema BASC.Enero 2009

05 Inclusin Orden de Trabajo. Mayo 200906 Inclusin Formato F-CMP-07. Mayo 2012

07Se establecen nuevos criterios de Seleccin de proveedores y el Formato Indicadores

de Proceso de Compras para la evaluacin y seguimiento de proveedores.

Octubre

2012

08

Actualizacin de todo el procedimiento (objetivo, alcance, responsables,

metodologa, criterios de evaluacin, formatos, procedimiento y requisitos a los

proveedores con la inclusin del permiso ambiental para disposicin final de residuos

en los casos que corresponda).

Noviembre

23 de 2013

09

Actualizacin del documento: Responsables, inclusin auditorias de segunda parte,

inclusin compras de caja menor, actualizacin criterios de evaluacin, actualizacin

requisitos de seleccin, actualizacin actividades del procedimiento, actualizacin

formatos.

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