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Sistema de Gestión de la CalidadSistema de Gestión de la CalidadIndustrial Papelera Atlas S.A.

GESTION DE VENTASGESTION DE VENTAS

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1. OBJETIVO

Normalizar y Estandarizar las actividades del proceso de Gestión de Ventas con la finalidad de asegurar un nivel de ventas necesario para la organización.

2. ALCANCEAplica a los productos y servicios de la empresa, desde el análisis del mercado, segmentación de la cartera de clientes, toma de pedidos y hasta el servicio de Post Venta.

3. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de la aplicación efectiva del presente procedimiento es del Gerente Comercial, Representante de Ventas, Auxiliar de ventas y Asistente de ventas.

4. REFERENCIA

Norma Internacional ISO 9001:2008Requisito 7.1 Planificación de la realización del producto.Requisito 7.2 Procesos relacionados con el clienteRequisito 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el productoRequisito 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto. Requisito 7.2.3 Comunicación con el cliente.Requisito 8.2.1 Satisfacción del ClientePA-GQ-P-005 Acciones correctivas PA-GQ-P-011 Acciones preventivas

5. DEFINICIONES

ClientePersona o institución que adquiere el producto.(Cellmark, Distribuidor, Librerías, Instituciones Públicas o Privadas, Imprentas)

Gerente ComercialResponsable de la administración del área comercial.Responsable de lograr los objetivos trazados por la empresa, en Ventas, Rentabilidad y Participación de mercado.Responsable del estudio del mercado producción local y productos importados. .Vendedor:Personal especializado en el tema de manejo técnico comercial con amplia experiencia en el sector papelero, es la persona que ejecuta el programa de visitas (Mensual – Ventas).

Vendedor SEACE: Persona encargada de monitoreo de las compras electrónicas Públicas y Privadas; así como elaborar las cotizaciones a los clientes que la soliciten.

Auxiliar de Ventas Persona responsable de la atención, seguimiento y solución de los reclamos de los clientes.

Asistente de VentasPersonal encargado de la administración de los pedidos desde la recepción del mismo, la coordinación del programa de fabricación y/o corte hasta el seguimiento del despacho del pedido.

Jefe de MarketingPersona encargada de la planificación, cumplimiento, seguimiento y control de las tareas propias de las promotoras y mercaderistas.Levantamiento de información, registro y comunicación de la situación del mercado referente a marcas, precios, etc.

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Convenio Marco: Proceso por el cual el Estado realiza sus compras de papel, mediante una plataforma electrónica www.seace.gob.pe

6. POLITICAS

6.1. El Gerente Comercial conjuntamente con los vendedores deben elaborar una base de datos de los clientes que tienen bajo su responsabilidad.

6.2. Gerente Comercial es responsable de autorizar los descuentos de la lista de productos y precios; en AS400 y autorización de notas de crédito cuando corresponda.

6.3. El Gerente Comercial es responsable de entregar al área de informática de manera mensual la lista de precios vigente, el acceso a esta lista de productos y precios es a través del servidor.

6.4. La política de ventas establecida es:A) Venta a empleadosB) Contado contra entregaC) Contado canjeD) Factura 7 díasE) Factura 15 díasF) Factura 30 díasG) Letra 30 díasH) Letra 60 díasI) Letra 45 y 60 días J) Letra 45, 60 y 75 díasK) Letra 45, 60,75 y 90 díasL) Letra 60 y 75 días

6.5. La lista de productos y precios deberá ser aprobada por la Gerencia General con visto de la Gerencia de Finazas y Gerencia Comercial; considerando la moneda de dólar como unidad de venta.

6.6. Los Vendedores generan la necesidad al cliente a través de teléfono, las visitas, demostraciones y recomendaciones.

6.7. El Asistente de Ventas, previa coordinación con los vendedores, con el jefe de planificación y con el Jefe de conversión, es responsable de elaborar el informe de status de los pedidos evitando reclamos por falta de atención.

6.8. El Asistente de Ventas una vez concluido el mes, emitirán el sexto día útil del mes siguiente un informe operativo con los indicadores, análisis y recomendaciones con respecto a lo ocurrido durante el mes anterior. Este informe será presentado al Gerente Comercial, quien a su vez informará a la Gerencia General.

6.9. El asistente de ventas deberá registrar al sistema todos los pedidos recibidos de los vendedores al AS400, antes de registrar el pedido de fabricación.

6.10. Los pedidos de fabricación que ingrese el asistente de ventas deberán ser autorizados por la Gerencia General y/o Gerencia Comercial; según línea de crédito aprobado por Crédito y Cobranza.

6.11. Se deberá registrar al sistema AS400 todos los pedidos con la respectiva orden de compra la cual deberá especificar: nombre del cliente, producto requerido, cantidades, forma de pago, fecha de entrega entre otros datos. En caso que el pedido sea modificado se solicita al cliente una nueva orden de compra.

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7. DESPLIEGUE

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

7.1.- Análisis de Mercado:

Realizar el Análisis de Mercado/Segmentación de la cartera de clientes y sistema distributivo Trimestral.

Asistente de VentasPA-CO-F-001 Informe

de análisis del mercado

7.2.-Proyección de Ventas:

Elaborar Proyección de ventas mensual y enviar a producción.

Teniendo como referencia la estadística del mismo periodo del año anterior y la expectativa de la Gerencia Comercial

Gerente Comercial

Asistente de Ventas

PA-CO-F-002 Proyección estadística

de ventas mensual

7.3.-Relación con el Cliente:

A) Ejecución de las Visitas.

B) Recepcionar el pedido con los requisitos del producto.

Vendedores

Vendedores/Asistente de Ventas

PA-CO-F-004 Lista de productos y precios

ATLAS

PA-CO-F-009 Lista de Productos y Precios

Campaña Escolar

PA-CO-F-005 *Orden de Pedido

7.4.-Recepción de Orden de Compra:

Recepcionar de los vendedores Orden de Compra y verificar que contenga: Nombre del Cliente, dirección de despacho, producto, precio y condiciones de venta.

NOTA: Para el caso de compras electrónicas Públicas y Privadas, el vendedor SEACE proveerá información necesaria.

Asistente de Ventas

Orden de Compra/Pedido

/ Email: Solicitud de compra “Nombre del

cliente”

7.5.- Solicitud de línea de crédito del cliente.

En caso que el cliente no tuviera línea de crédito suficiente ventas solicitara al área de Créditos y Cobranzas la solicitud de la línea de crédito del cliente.

SI aprueba: Registrar el Pedido de Orden de compra en el AS 400No aprueba: Informar al cliente.

Asistente de Créditos y Cobranzas

Asistente de VentasEmail: Línea de Crédito

“Nombre del cliente”

7.6.- Generación de orden de corte:

Se envía un e-mail, al Jefe de PCP, en el cual se informa la orden de corte, de acuerdo a los pedidos que ingresan.

Asistente de Ventas

Jefe de PCP

Email: Orden de corte N° …

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Confirmar a través del AS 400 el pedido de fabricación y corte.

Verifica pedidos en el AS 400 (correlativo y verificación esta en una carpeta interna)

7.7.-Recepción de Programa de producción:

Recepcionar el Programa de Producción mensualmente del Jefe de PCP.

Jefe de PCPEmail: PA-PR-PL-F-001 Programa de producción

mensual

7.8.-Seguimiento de pedidos:

Realizar el seguimiento a los pedidos (guías pendientes de entrega al cliente/ Reporte por cliente pendientes de despacho.

Se envía el programa de despachos, reporte de despacho y tabla de custodia AS400.

Auxiliar de VentasE-mail

Correlativo diario

7.9.-Despacho y entrega de pedidos:

Verificar el despacho y la entrega de pedidos.

E-mail que enviara Almacén con respecto al cumplimiento de los despachos.

Auxiliar de VentasEncargado de Almacén

de PT.E-mail

7.10.-Elaboración y envío de informe operativo y resumen de ventas:

Elaborar informe operativo mensual. Resultado del mes unidades y valores, comparativo y por producto.

Asistente de Ventas

PA-CO-F-003 Informe operativo mensual

PA-CO-F-007 Resumen mensual de ventas

7.11.-Verificación:

Realizar las reuniones mensuales con todo el personal de ventas y marketing, para evaluar los resultados

Gerente ComercialPA-GQ-F-011 Acta de

reunión

7.12.-Acciones Correctivas y/o Preventivas:

De ser necesario se aplicará de acuerdo a los siguientes procedimientos PA-GQ-P-005 Acciones correctivas y PA-GQ-P-011 Acciones preventivas

Gerente ComercialPA-GQ-F-017 Solicitud

de acción

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Anexo 1: FLUJO DE PROCESO DE GESTIÓN DE VENTAS

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REGISTROS:

CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRORESPONSABLE DEL CONTROL

PA-CO-F-001 Informe análisis de mercado Asistente de Ventas

PA-CO-F-002 Proyección estadística de ventas mensual Asistente de Ventas

PA-CO-F-003 Informe operativo mensual Asistente de Ventas

PA-CO-F-004 Lista de productos y precios ATLAS Asistente de Ventas

PA-CO-F-005 * Orden de PedidoAsistente de Ventas/Auxiliar de Ventas/Vendedores

PA-CO-F-007 Resumen mensual de ventas Asistente de ventas/ Auxiliar de ventas

PA-CO-F-009 Lista de Productos y Precios Campaña Escolar

Asistente de Ventas

PA-GQ-F-011 Acta de reunión Asistente de Ventas

PA-GQ-F-017 Solicitud de acción Representante de la Dirección

PA-PR-PL-F-001 Programa de producción mensualJefe de Planificación y control de la Producción

---Email: Solicitud de compra “Nombre del cliente”

Asistente de ventas/ Auxiliar de ventas

----Email: Línea de Crédito “Nombre del cliente”

Auxiliar de ventas

---- Email: Orden de corte N° …Asistente de ventas/ Auxiliar de ventas

Email: PA-PR-PL-F-001 Programa de producción mensual

Jefe de Planificación y control de la Producción

Elaborado Por: José Raucana

_________________________Asistente de Ventas

Revisado Por: Ricardo Temoche

____________________________Gerente Comercial

Aprobado Por: Ricardo Temoche

__________________________Gerente Comercial