PA-CO-P-004Versin: 01

Sistema de Gestin de la Calidad

Industrial Papelera Atlas S.A.

VISITAS TECNICAS1. OBJETIVO2. ALCANCE

Aplica a los productos y servicios de la empresa, desde el anlisis del mercado, segmentacin de la cartera de clientes, toma de pedidos y hasta el servicio de Post Venta.

3. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de la aplicacin efectiva del presente procedimiento es del Gerente Comercial, Representante de Ventas, Auxiliar de ventas y Asistente de ventas.

4. REFERENCIA

Norma Internacional ISO 9001

Requisito 7.1 Planificacin de la realizacin del producto.

Requisito 7.2 Procesos relacionados con el cliente

Requisito 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto

Requisito 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto.

Requisito 7.2.3 Comunicacin con el cliente.

Requisito 8.2.1 Satisfaccin del Cliente

5. DEFINICIONES

Cliente

Persona o institucin que adquiere el producto.

(Cellmark, Distribuidor, Libreras, Instituciones Pblicas o Privadas, Imprentas)

Gerente ComercialResponsable de la administracin del rea comercial.

Responsable de lograr los objetivos trazados por la empresa, en Ventas, Rentabilidad y Participacin de mercado.

Responsable del estudio del mercado produccin local y productos importados.

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Representante de Ventas.

Personal especializado en el tema de manejo tcnico comercial con amplia experiencia en el sector papelero, es la persona que ejecuta el programa de visitas (Mensual Ventas).

Auxiliar de VentasPersonal encargado de la administracin de los pedidos desde la recepcin del mismo, la coordinacin del programa de fabricacin y/o corte hasta el seguimiento del despacho del pedido.

Asistente de VentasPersona encargada de monitoreo de las licitaciones Pblicas y Privadas; as como elaborar las cotizaciones a los clientes que la soliciten.

Persona responsable de la atencin, seguimiento y solucin de los reclamos de los clientes.

Asistente de MarketingPersona encargada de la planificacin, cumplimiento, seguimiento y control de las tareas propias de las promotoras y mercaderistas.

Levantamiento de informacin, registro y comunicacin de la situacin del mercado referente a marcas, precios, etc.

6. POLITICAS

6.1. El Gerente Comercial conjuntamente con los representantes de ventas deben elaborar una base de datos de los clientes que tienen bajo su responsabilidad.

6.2. Gerente Comercial es responsable de autorizar los descuentos de la lista de precios; la misma que deber ser a travs de la nota de crdito respectiva.

6.3. El Gerente Comercial es responsable de entregar al rea de informtica de manera mensual la lista de precios vigente, el acceso a esta lista de precios es a travs del servidor.

6.4. La poltica de ventas establecida es:

A) Venta a empleados

B) Contado contra entrega

C) Contado canje

D) Factura 7 das

E) Factura 15 das

F) Factura 30 das

G) Letra 30 das

H) Letra 60 das

I) Letra 45 y 60 das

J) Letra 45, 60 y 75 das

K) Letra 45, 60,75 y 90 das

L) Letra 60 y 75 das

6.5. La lista de precios deber ser aprobada por la Gerencia General con visto de la Gerencia de Finazas y Gerencia Comercial; considerando la moneda de dlar como unidad de venta; ha excepcin de la venta a travs de sistema de canje.

6.6. Los Representantes de Ventas generan la necesidad al cliente a travs de telfono, las visitas, demostraciones y recomendaciones.

6.7. El Auxiliar de Ventas, previa coordinacin con los representantes de ventas, con el jefe de planificacin y con el Jefe de conversin, es responsable de elaborar el informe de status de los pedidos evitando reclamos por falta de atencin.

6.8. El Asistente de Ventas una vez concluido el mes, emitirn el sexto da til del mes siguiente un informe operativo con los indicadores, anlisis y recomendaciones con respecto a lo ocurrido durante el mes anterior. Este informe ser presentado al Gerente Comercial, quien a su vez informar a la Gerencia General.

6.9. El auxiliar de ventas deber registrar al sistema todos los pedidos recibidos de los Representantes de Ventas y del Asistente de Ventas, antes de registrar el pedido de fabricacin.

6.10. Los pedidos de fabricacin que ingrese el auxiliar de ventas debern ser autorizados por la Gerencia General y/o Gerencia Comercial; previa autorizacin de crditos y cobrazas.

6.11. Se deber registrar al sistema AS400 todos los pedidos con la respectiva orden de compra la cual deber especificar: nombre del cliente, producto requerido, cantidades, forma de pago, fecha de entrega entre otros datos. En caso que el pedido sea modificado se solicita al cliente una nueva orden de compra.

7. DESPLIEGUE

PROCEDIMIENTO PARA VISITAS INSTITUCIONALESIndustrial Papelera Atlas S.A. (INPASA), como empresa dedicada a la produccin de papeles de imprenta, escritura y otros permite que vengan a visitar sus instalaciones y procesos a colegios, institutos, universidades, etc.El grado mnimo de las visitas permitidas a las instalaciones de INPASA es de quinto grado de primaria.Como se trata de una industria cuya finalidad es la fabricacin y venta de sus productos, es necesario seguir un procedimiento adecuado para que los visitantes puedan ser guiados a travs de las diferentes instalaciones sin ningn riesgo. Por este motivo antes y durante la visita se deben efectuar las siguientes disposiciones:

PROCEDIMIENTO

1.- La institucin que visite a la empresa deber firmar una carta de compromiso en la que deja constancia que INPASA no se hace responsable de los accidentes ocurridos a sus integrantes si estos han incumplido con las disposiciones dadas previamente antes del recorrido por las diferentes reas.

Esta carta deber tener firma y sello del director o representante legal del colegio, institucin, etc.2.- El horario de visitas debe ser de 9 hasta las 12 horas como lmite. En caso lleguen antes de las 9 horas debern esperar, para ingresar, al personal encargado de recepcionar a la institucin. El personal de Seguridad deber recabar la carta de compromiso firmada y sellada, la relacin detallada de los alumnos, profesores y/o padres que visitan la empresa. Tambin debe solicitar los documentos de identidad de los adultos, si alguno de ellos no trajera sus documentos deber esperar en la zona ubicada entre el acceso peatonal y la oficina de seguridad. Si la visita llega despus de las 9 horas Marketing deber reprogramar el recorrido para que se ajuste al horario mximo establecido y no se pase de la hora lmite (12 m).3.- El personal encargado de recepcionar y guiar a los grupos de la institucin visitante est formado por:

- Jefe de Marketing

- Anfitriona de la empresa Schuller

- Mercaderista

- Analista de Control de Calidad4.- La cantidad de adultos para la visita ser de mnimo dos (2) por cada grupo de catorce (14) alumnos quienes acompaarn al grupo por las instalaciones apoyando en las labores de seguridad. Estas personas se ubicarn una detrs y otra situada de modo que se interponga entre el grupo a su cargo y las mquinas controlando que nadie cruce las lneas de seguridad, mientras que el gua de Atlas va adelante dando las explicaciones 5.- Los visitantes no deben venir acompaados de nios menores de diez (10) aos, de ocurrir esto, los nios debern esperar en la sala de conferencias acompaados por un adulto.

6.- Los responsables y grupos debern recibir, antes del recorrido por las instalaciones, una charla, dictada por el jefe de marketing, sobre las medidas de seguridad diseadas para las visitas:- No pasarse de las lneas amarillas

- No separarse del grupo al que pertenecen

- No quitarse el casco desde el inicio del recorrido hasta regresar a la sala de conferencias.- No tocar mquinas, productos, ni otro material en proceso de produccin o que intervengan en los procesos como, bobinas en proceso de formacin o conversin en mquinas papeleras (pope), rebobinadotas, resmadoras o cortadoras, insumos qumicos, etc.- Los que deseen, previo al recorrido debern ir al bao, para que durante la visita por las instalaciones no se tengan que separar del grupo. Para esto podrn las alumnas utilizar el bao de mujeres del pabelln administrativo y los hombres el bao de empleados, adecuados para la cantidad de alumnos que nos visitan, en ambos casos debern ser acompaados por un integrante del personal de recepcin, segn sea el caso (alumnos o alumnas). Para el personal adulto, podrn hacer uso del bao de visitas ubicado junto al comedor. En todo caso habra que ver la posibilidad de ampliar con uno o dos urinarios el bao de visitas.-Seguir las indicaciones del gua de la visita 7.- Los visitantes no deben venir con nios menores de 10 aos a la empresa, en caso contrario debern esperar en la sala de conferencias. Para evitar esta complicacin Marketing deber informar a la institucin que nos va a visitar.

8.- Antes de iniciar el recorrido los grupos se ubicarn en el sector destinado para ese fin y que est trazado con lneas amarillas frente a la sala de conferencias. Una vez preparado los grupos de mximo 14 estudiantes cada uno con su gua y 2 adultos de la institucin como mnimo, partirn dejando un lapso de tiempo de 5 minutos entre cada grupo.

9.- La visita para prevenir riesgos innecesarios deber pasar por las siguientes reas:-Almacenaje de Celulosa

-Reciclo Papelero

-Sedimentador 1

-Pulper N 2 de la sala de pulpers. Si las condiciones no permiten observar esto, se continuar el recorrido obviando este paso.

-Sala de refinadores, solo desde la zona de entrada

-Destintado, solo zona de descarga de destintado en sacos-Laboratorio

-Mquina Papelera N 1. Bajo ningn motivo debern tocar el pope que est en la mquina.

-Rebobinadora jagenberg

-Conversin-Retorno a Sala de conferencias.

10.- No se deber improvisar rutas como pasar por la planta de fuerza (calderos), sala de pulpers otros pulpers, entrar a zona de refinadores.Planificacin y Seguridad Industrial