PAPELES DE TRABAJOCPC. AUGUSTO VALDIVIA TORRES

CONCEPTOLos papeles de trabajo son documentos que contienen y muestran el trabajo realizado por el auditor, comprende tanto los documentos recolectados como las cédulas preparadas por el auditor durante el examen. En ellos el auditor registra los datos e información obtenida, los resultados de sus pruebas y la labor realizada.También se dice que los papeles de trabajo constituyen el eslabón entre los registros contables y el informe de auditoria, otros auditores sostienen, que es el puente entre los registros contables y los estados financieros

PROPOSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJOEntre los propósitos que cumplen los papeles de trabajo podemos mencionar los siguientes:

a) Sirve como un registro de información y evidencias obtenidas y desarrolladas.

b) Respalda el informe de auditoria.c) Ayuda el desarrollo profesional y supervisión del examen.d) Coadyuvan en la planificación de auditorias futuras.

FACTORES QUE AFECTAN EL JUICIO DEL AUDITORSe refieren a la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo para cada auditoria incluyen:

a. Naturaleza del compromiso asumidob. Tipo de informe del informe del auditorc. La naturaleza y complejidad del negociod. La naturaleza y condición de los registros del cliente y el grado

de confiabilidad en los controles internos.e. La necesidad, en las particulares circunstancias de cada

examen, de dirigir, supervisar y revisar el trabajo llevado a cabo por los asistentes.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que demuestre:a. Que el trabajo ha sido planificado y supervisado adecuadamente, y además

indicar que se ha cumplido con la primera norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo.

b. Que el sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para determinar si, y en que extensión, otros procedimientos de auditoria deben ser aplicados, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución del trabajo.

c. La evidencia obtenida durante la auditoria, los procedimientos de auditoria aplicados y las pruebas realizadas, han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución del trabajo

PROPIEDAD Y CUSTODIALos papeles de trabajo son de propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre los papeles de trabajo esta sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente. Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales.

REQUISITOSLos requisitos que deben reunir los papeles de trabajo básicamente son:a. Quien prepara el papel de trabajo debe iniciarlo o firmarlo.b. Quien lo revisa también tiene que firmarloc. Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su

opinión sobre aspectos o problemas planteados.d. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser

revisados por otros auditores de más experiencia.e. Debe utilizar un sistema de referencia muy riguroso y preciso

para que se puedan identificar los papeles con rapidez y eficacia.

ARCHIVOS Los auditores adoptan diversas formas de archivos para agrupar los papeles de trabajo. Es así, que algunos consideran el archivo de planificación, archivo permanente, archivo corriente, archivo tributario, etc. Sin embargo, para simplificar esta agrupación nos centraremos solamente en los tres primeros:

1. Archivo de Planificación.2. Archivo Permanente.3. Archivo Corriente.

ARCHIVO DE PLANIFICACION

Este archivo se prepara en cada auditoria que hace el auditor, contiene toda la información recolectada y preparada por el auditor durante el estudio y el análisis de la información obtenida en la primera fase de la auditoria, culminando con la elaboración del Memorándum de Planificación y el Programa de Auditoria.

ARCHIVO PERMANENTE

Con motivo de nuestra primera contratación por el cliente le aperturamos un archivo permanente, este legajo tiene la característica de incluir toda la documentación de uso frecuente para futuros servicios al cliente; de tal manera que en una auditoria recurrente nos limitaremos a actualizarlos en la fase del planeamiento, así como al final de la ejecución del trabajo de campo.

VENTAJAS DEL ARCHIVO PERMANENTEEl archivo permanente brinda las siguientes ventajas:a. Hace posible que el análisis y revisión de la cuentas del periodo

sea más riguroso, ya que existe información comparativa de años anteriores.

b. Ayuda a un rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria.

c. Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.

d. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria.e. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario

cambiar el equipo de auditoria.

ARCHIVO CORRIENTE

La característica de este archivo es que se prepara por cada auditoria que se realiza y contiene básicamente la evidencia que respalda al informe de auditoria en cuanto al examen de cada uno de sus componentes. Asimismo, contiene los aspectos del plan de auditoria y evaluación del control interno, y fundamentalmente el archivo general de la documentación obtenida y los estados financieros.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo desde el punto de vista de su agrupación en los archivos se pueden clasificar en papeles generales y papeles específicos.Papeles GeneralesSon aquellos que por su naturaleza tienen relación con la auditoria en general y no se encuentran vinculados directamente con una cuenta o rubro delos estados financieros.Ejemplo: Informe de auditoria, Escritura social y estatutos de la empresa, manual de organización y funciones, plan de auditoria, balance de comprobación y saldos, etc.

CLASES DE PAPELES

DE TRABAJO

PAPELES GENERALE

S

PAPELESESPECIFIC

OS

CEDULASSUMARIA

S

CEDULASAUXILIAR

ES

Papeles específicos.Están conformados principalmente por cédulas elaboradas por el auditor y documentos específicos. Estos papeles son aquellos que se relacionan directamente con alguna cuenta o rubro de los estados financieros, pueden dividirse a su vez en :1. Cédulas sumarias, y2. Cédulas auxiliares.

Cédulas Sumarias.Se les denomina así aquellas que además de relacionarse directamente con una cuenta o rubro de los estados financieros detallan las partidas o subcuentas que las conforman. Es decir, el auditor tomando como base el balance de comprobación y los saldos de los estados financieros, descompone analíticamente cada uno de los saldos de sus componentes para su revisión:.Ejemplo: Sumaria de caja bancos, de cuentas por cobrar comerciales, existencias, etc.Dichas sumarias presentan los saldos comparativos, tanto del año que se examina como del año anterior; asimismo, contienen columnas para los índices de referenciación, ajustes, reclasificaciones y saldo final. Al termino del examen de la cuenta deberá consignarse la conclusión del auditor.

Cédulas Auxiliares.Estas son derivaciones de las cédulas sumarias y contienen fundamentalmente los análisis de cada una de las subcuentas o partidas que conforman la sumaria. En las cédulas auxiliares constan las técnicas y procedimientos de auditoria aplicadas por el auditor, así como los periodos examinados.Por lo tanto, el auditor, prepara cédulas auxiliares para el examen de las diversas cuentas de los estados financieros, que pueden consistir en análisis de saldos y movimiento, reconciliaciones, etc; las mismas que se van adjuntando progresivamente a las sumarias respectivas.

CONTENIDO DE UNA CEDULA DE TRABAJOLas cédulas de trabajo no tiene una estructura estándar para todas las cuentas de los estados financieras, sino que éstas son diseñadas por los auditores de acuerdo a su capacidad y experiencia, sobre todo teniendo en consideración las circunstancias. Sin embargo al no haber una estructura uniforme es necesario que al elaborarse se considere algunos requisitos, como por ejemplo:

1. Encabezamiento,2. Cuerpo de la cédula; fecha del vales, numeración, beneficiario, concepto,

importe, y autorización.3. Trabajo realizado,4. Observaciones,5. Recomendaciones6. Recuadro para el índice de referenciación, y7. Recuadro para la fecha e iniciales del auditor

HOJA PRINCIPAL DE TRABAJO

Es sabido que el balance de comprobación y saldos es preparado por la empresa examinada, en base a la información extraída del libro mayor general y que es una antesala para la preparación de los estados financieros.En este sentido el auditor obtiene de la empresa el balance de comprobación y saldos y los correspondientes estados financieros con sus notas y anexos respectivos, procediendo a elaborar la Hoja Principal de trabajo: Activo, Pasivo y estado de ganancias y pérdidas.