Escuela Superior Politcnica de ChimborazoFacultad Administracin de EmpresasIngeniera de Contabilidad y Auditora

Materia: Informtica ContableTema:Funciones de Mnica 8.5 Integrantes: Benavides Lizbeth Jessica Tuapanta

Docente:Ing. Htalo VelozParalelo:"Cuarto 1"

Riobamba- Ecuador

Tabla de contenidos

1FACTURAS82DEVOLUCIN DE CRDITOS.103INVENTARIOS134CUENTAS POR COBRAR165CUENTAS POR PAGAR186AYUDAS197CONTABILIDAD198CUENTAS CORRIENTES239GUAS DE REMISIN2510CLIENTES PROVEEDORES2611PARMETROS28CONCLUSIONES33RECOMENDACIONES33BIBLIOGRAFA34

INTRODUCCINEn nuestra vida cotidiana es fundamental emplear la tecnologa para la eficiencia del trabajo dentro de una empresa para ello se utiliza programas contables que facilitan para mayor rendimiento de la organizacin.En nuestro saber diario utilizamos los que es el programa Mnica ya que es un programa de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad bsica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier pas del habla castellana.Para ello a continuacin procedemos a detallar para que sirve cada mdulo y que funcin emplea.

OBJETIVOSObjetivo general Detallar los mdulos de Mnica 8.5 y su funcionamiento.Objetivo especifico Conocer el manejo y aplicacin de Mnica 8.5 Investigar sus mdulos. Demostrar en el aula lo investigado.

RESUMENMNICA 8.5es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces se puede utilizar esta programa sin problemas, todo lo que necesita para instalar es una computadora.

FACTURAS.-Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios Nmeros. De factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.).

INVENTARIO.-Controla los productos en el almacn: crea, modifica elimina productos (el cdigo del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez.CUENTAS POR COBRAR.-Cuando vende al crdito, MNICA 8.5 le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las prximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.CUENTAS POR PAGAR.-Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este mdulo, le permite saber a qu proveedores le debe, cundo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.CUENTAS CORRIENTES.-Su empresa ahora puede llevar una 1,000 cuentas corrientes. Es muy fcil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depsitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliacin con el estado de cta. de su banco.CONTABILIDAD.-Diseado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, SE puede definir su tabla contable utilizar la que viene diseada especialmente para su pas el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupacin de cuentas).

SUMMARYMONICA 8.5 is ideal for dedicated to the marketing of any business. For example if your company is a hardware store, a pharmacy, selling clothes, etc. then you can use this program without problems, all you need is a computer to install.

FACTURES.-Allows you to create invoices, modify, and delete. You. You can specify your own numbers. Invoice, invoices sort by different criteria (date, customer, vendor, etc.).

INVENTORY.-Control products in stock: create, modify, delete products (product code can be up to 14 characters), you can make your price list, price-cost, for a group of products, changing prices of one or more products at a time.ACCOUNTS COBRAR. Sells credit-When Monica 8.5 lets you control the overdue invoices, open, partial payments, etc.You can have a list of defaults customers, canceled bills, bills of upcoming maturities. Also get the status of any customer account at any time.ACCOUNTS PAGER.-If your company wants to keep track of purchases from suppliers, then this module lets you know which suppliers will be, when the bills are due, etc. Payment schedule for the supplier. State payments for each vendor.ACCOUNTS CORRIENTES.-Your company can now lead a 1,000 or checking accounts. You can easily create a new check on the current account of the company, make deposits, check balances, sort checks, etc. Make a check is like writing one in your checkbook, you only have to fill in the blanks. Make a reconciliation with the state of CTA. Your bank.CONTABILIDAD.-Designed especially for professional accounting. Registry entries twice, you can define your accounting table or use the coming designed especially for your country which can be handled in multilevel (pooling).

MDULOS DE MNICAFACTURASEste mdulo le permite realizar las facturas prcticamente a cualquier formato que se requiere en su pas. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un producto o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos.

Ingresa nuevas facturas

Modificar la factura

Eliminar facturaDar clic en la opcin eliminar.DEVOLUCIN DE CRDITOS.

Facturas de lotes Esta opcin le permite emitir automticamente un grupo de facturas similares. Por ejemplo si su empresa tiene que facturar cada fin de mes por servicio de mantenimiento de equipos de oficina, por la misma cantidad a un grupo de clientes y siempre por la misma cantidad, entonces esta opcin es ideal. El proceso para realizar una facturacin es el siguiente: Definir una Factura Gral.- Ud. debe definir un estimado en la seccin de estimados (del Men general elegir estimados y crear un estimado, no importa el nombre del cliente ya que este ser cambiado por cada cliente). Este nro. De estimado contiene el modelo general de la factura que se va a emitir a cada cliente. El nro. de este estimado debe ser incluido en este botn. Adicionar un cliente.- Le permite incluir un cliente en el grupo al cual se le emitir las facturas. Especificar el cdigo presionar la tecla buscar para ubicar el cliente de la lista general de clientes. Eliminar un cliente.- Le permite eliminar un cliente del grupo de clientes, por ejemplo cuando el cliente ha dejado de utilizar el servicio, entonces utilizar esta opcin para eliminarlo del grupo. Ver grupo.- Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a los cuales se les va emitir las facturas. Los clientes que se muestran marcados con un asterisco * son los que pertenecen al grupo a los cuales se emite la factura. Iniciar proceso.- Cuando se ha definido la factura y el grupo de clientes entonces presionar este botn en el cual se le muestra una ventana solicitando si existe ya un pago por adelantado y la fecha que debe mostrarse en las facturas. El proceso de facturacin por lotes puede tomar algunos segundos varias horas dependiendo de la cantidad de clientes a los cuales tiene que emitir esta factura.

Reportes variosLa pestaa de reportes se utiliza para emitir informes impresos de las facturas realizadas. Ud. puede obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los impuestos que se van a pagar por concepto de ventas, por productos

Enlace de contabilidadEl mdulo de facturacin esta enlazado con la contabilidad de tal manera que al emitir una factura, automticamente emite su correspondiente asiento contable. Es necesario, sin embargo, definir exactamente de qu manera se va a generar el asiento contable.Cuentas de enlaceLas cuentas de enlace permiten realizar asientos automticos cuando crea una factura, un pago, un movimiento en el inventario, etc. Es decir al momento de grabar una factura por ejemplo, automticamente se genera el asiento respectivo en los libros contables (Diario, Mayor) y se actualizan los informes contables.

INVENTARIOSEsta opcin le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, rdenes de compra, manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA

KardexEl Kardex sirve para mantener un control de los tems que entran y salen del almacn, MNICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario. Cada vez que se ingresan un nuevo artculo al inventario MNICA automticamente abre un nuevo registro para ese producto, es decir no es necesario realizar ningn tipo de procedimiento por parte del usuarioEtiquetas

Enlace a contabilidad

CUENTAS POR COBRAREsta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrarRecibir pagos a crdito

Pagos por facturas

Compras dbitosEn esta seccin Ud. puede generar un dbito para el cliente, por ejemplo gastos de transporte de la mercadera a su almacn. Tambin puede registrar alguna compra que realiza su cliente, sobre mercadera que no pertenece al inventario, por ejemplo equipo de oficina que est rematando, o ventas ocasionales. Para ingresar un dbito simplemente hacer un clics en el botn del cual le muestra un botn para llenar los datos pertinentes. La fecha de vencimiento es determinada por Ud. sin embargo se le muestra una fecha predeterminada. As mismo tiene la opcin de imprimir un comprobante de pago para el cliente sobre la transaccin realizadaEliminacin pagos comprasAlgunas veces debido a errores de tapeo cambios de ltimo momento es necesario eliminar un documento en el mdulo de cuentas por cobrar, simplemente use este botn y confirme la eliminacin, luego puede proceder a realizar un nuevo documento para correccin. Debe tener en cuenta sin embargo que algunos documentos a no pueden ser eliminados, esto se debe a que a veces estos documentos ya han sido aplicados para cerrar ciertos dbitos y/o crditos Estado de cuantas del cliente

Consultas variasUd. puede ver un detalle del documento simplemente presionando la tecla Ver doc. El cual le mostrara un detalle del documento en referencia. Por ejemplo el detalle de un documento le puede mostrar, si el documento est cerrado (es decir si ha sido pagado) an se encuentra abierta, as mismo nos dice que documentos se han cancelado.Cerrar el periodoEsta opcin se utiliza para calcular los balances de los clientes y generar los estados de cuenta. Debe hacerse notar que una vez cerrado un perodo, estos documentos ya no pueden ser cambiados. Esto se extiende para la facturacin.

Reportes de cuentas por cobrarEn la seccin de reportes varios Ud. puede obtener los resmenes de pagos de sus clientes, las facturas pagadas, reportes de facturas vencidas a 30, 60 dias. Tambin puede consultar reporte de la comisin de vendedores, etc. Por ejemplo si desea un estado de cuenta interino, es decir provisional, puede utilizar el botn de Estado de cta. Interino. La mayora de los botones son auto explicativo. La mejor manera de ver la efectividad y utilidad del reporte es ejecutar un reporte de prueba para verlo en pantalla, sin tener la necesidad de realizar una impresin. CUENTAS POR PAGAREste mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus suplidores abastecedores, por ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales totales. Pagos a crditoUtilizar esta seccin para ingresar pagos que realiza a sus distribuidores, simplemente del men de CTAS por cobrar, hace un clic en Pagos/Cr y luego llenar el cuadro que se muestra en pantalla. Previo a realizar este proceso es necesario seleccionar una empresa o suplidor a la cual se va a aplicar el pago crditoDbitos y comprasCuando se realiza una compra a un suplidor, se puede hacer una orden de compra tambin puede registrar la compra directamente en esta pantalla. Asimismo puede ingresar un dbito, por ejemplo un pago por transporte de mercadera que le haya realizado su suplidor, la compra de muebles de oficina, es decir transacciones que normalmente no involucran al inventario. Cuando ingresa una deuda Ud. debe ingresar la fecha de vencimiento, despus de esa fecha se comienzan a generar intereses sobre esa deuda (el porcentaje aplicado viene del inters que se especific cundo cre al suplidor).Cierre del periodoEsta opcin le permite calcular los balances finales de sus suplidores, es decir, saber cunto le debe a cada distribuidor, adicionalmente obtiene los estados de cta. por cada distribuidor, es decir, una relacin de pagos y compras realizados para cad distribuidos desde el inicio del negocio o desde el ultimo cierre realizado.Reportes por cuentas por pagarLa pantalla de reportes le permite una variedad de informes. Por ejemplo tiene el reporte de Resumen de pagos, que le permite ver los pagos realizados a sus suplidores en un perodo de fechas (adicionalmente tiene otra informacin como el nro. de compras y el saldo pendiente a su suplidor).Otro reporte importante de mencionar es el Balance a los proveedores, en la cual se resumen los saldos que su negocio tiene con sus suplidores, asi como otros datos interesantes como, la ltima compra realizada a su suplidor, el crdito que le tiene asignado, etc. AYUDAS Se detalla todos los mdulos con sus diferentes funciones.CONTABILIDAD La Contabilidad se define como la planificacin, conservacin, anlisis e interpretacin de los actividades econmico-financieras toda transaccin deber ser registrada en los 'libros contables' del Programa

Plan Catlogo de Cuentas En esta opcin se define el catlogo de cuentas que la empresa va a manejar o emplear durante todo su proceso contable, Mnica ya nos ofrece un Plan de cuentas predefinido por el programa lo podemos modificar o bien crear uno propio.Cierre del PeriodoAl Finalizar el periodo fiscal se debe realizar el 'cierre' de las cuentas de Ventas y de Gastos y obtener los reportes financieros.Para proceder a cerrar el periodo fiscal en el computador tiene que ingresar a La opcin de Contabilidad del men de contabilidad. La opcin Cierre de periodo Luego hacer un clic en Procesar cierre. Ud. debe ingresar la fecha en la cual desea cerrar el periodo MONICA le 'sugiere' una fecha basada en la fecha de inicio de la contabilidad.

Cuentas de Enlace Permiten realizar asientos automticos cuando crea una factura, un pago, un movimiento en el inventario, etc. Al momento de grabar una factura automticamente se genera el asiento respectivo en los libros contables y se actualizan los informes contables.

Asientos ContablesEn esta opcin nos permite crear, modificar o eliminar los asientos contables.

Se compone de 1. Fecha.- Mnica ya le presenta la fecha actual. Este campo es obligatorio y no puede ser dejado en blanco 2. Campo de referencia.- Se refiere a una descripcin sumariada y significativa del asiento contable, 3. Comprobante.- Este es un campo opcional. Ud. Puede indicar alguna referencia que se utiliza en el movimiento contable, si se necesita un documento escrito el cual es llamado comprobante. 4. Fuente.- Indica el origen de la transaccin contable, la cual puede ser clasificado como un ingreso, un egreso, una fuente de ventas, etc. 5. Cdigo de cuenta.- Aqu debe ingresar el cdigo de la cuenta contable. 6. Comentario.- Aqu puede incluir una breve descripcin acerca de la cuenta contable. 7. Dbitos.- Ingresar el monto correspondiente a esta cuenta, si corresponde a un dbito. 8. Crditos.- Si la cuenta contable tiene un monto asignado a este concepto, ingresar dicho monto en esta columna. 9. Registro Tributario.- En su programa, podra aparecer la descripcin , RUC,Libros Contables Libro Diario Libro MayorMnica le puede proporcionar el libro Diario (contiene todos los asientos que ingresa al sistema) y el libro Mayor (Transacciones separadas por cuenta). Libro Diario

Libro Mayor

Reportes Contables Se utiliza para generar informes que se requiera en la empresa. Balance General o Estado de resultados.Modificar/eliminar asientos contablesSe puede modificar o eliminar los asientos contables, para ello simplemente se debe elegir el botn de modificar o eliminar de la pantalla de la contabilidad y luego elegir el asiento correspondiente.

CUENTAS CORRIENTESEste mdulo le permite realizar los cheques de su empresa. Se puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. Este programa le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes.

Abrir una nueva Cta. Cte.Clic en cuenta corriente, hacer un clic en el botn de Crea Cta luego llenar los datos que se le solicitan en esta pantalla. Bsicamente ingresar el nro. de su cta. cte., una descripcin general de la cta. y la numeracin para los cheques.

Crear Cheques En la pantalla general de los cheques en el cual se muestra la figura de un cheque simplemente presionar el botn que dice Nuevo, Llenar los campos correspondientes: Fecha, cantidad y el cdigo del beneficiario del cheque, si no lo sabe tipiar LISTA y dar ENTER, Luego elegir al beneficiario de la lista crear uno nuevo. Saltar al campo de Referencia, ingresar el motivo por el cual se emite el cheque Presione el botn de Aceptar, el cual le pide confirmacin del nuevo cheque que va ingresar. Si Ud. confirma, entonces el nuevo cheque es ingresado y se muestra en la parte inferior

Depsitos / retiros de la cta. cte.Utilizar esta seccin para hacer depsitos en su cuenta corriente, ocasionalmente tambin puede retirar dinero sin tener que utilizar la chequeraConsultar chequesSe puede realizar diferentes consultas a los cheques que realiza, para ello, simplemente hacer un clic sobre la hoja de Consulta Chequera de la pantalla de cuentas corrientes la cual le muestra una pantalla con los cheques emitidos. Cheques cobradosSe puede registrar con MONICA los cheques que han sido cobrados y de esta manera controlar su cuenta ms eficientementeImpresin de chequesLos cheques pueden ser impresos en formas especiales es decir se puede solicitar al banco, cheques especialmente diseados para ser impresos por su computadora. Reconciliar la Cta. cte.Consiste en comparar el estado de su cta.cte. que le reporta el banco, con el control que Ud. est llevando en MONICA.Crear categoras de cheques con cuentas contablesPara crear categoras para las cuales se emiten cheques vaya a MONICA Cuentas Corrientes Varios Crea Cat.

Clasificacin del cheque1 Utilizando las cuentas asignadas a cada categora2 Utilizando la cuenta de enlace definida en el mdulo contable.

GUAS DE REMISIN

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.

En esta opcin se debe llenar los campos requeridos, al igual que los otros mdulos esta nos permite crear, modificar imprimir eliminar etc.Adems se puede tener los datos exactos de la fecha y a quien se emiti una Gua de remisin mediante la opcin reportes.CLIENTES PROVEEDORES PASOS PARA CREAR CLIENTES1.- Clic en clientes- proveedores.2.- Clic en clientes.3.-Clic en crear empresa.4.-Llenar los datos correspondientes al cliente.5.-Clic en adicionar.6.-Confirmamos el registro.

PASOS PARA CREAR PROVVEDORES SON:

1.- Clic en clientes- proveedores.2.-Clic en proveedores.3.-Clic en crear empresa.4.-Llenar los datos correspondientes al proveedor.5.-Clic en adicionar.6.-Confirmamos el registro.

PARMETROSGeneralesLe permite definir el nombre de su empresa, el tipo de moneda, los impuestos a aplicar, etc. Esta opcin debe ser revisada cuando instala el software por primera vez.

Accesorios

AccesosEsta seccin le permite cambiar las claves de acceso.

Archivos histricosUd. puede almacenar informacin de los diferentes documentos (Facturas, estimados, etc.) de perodos aos pasados en archivos auxiliares, de esta manera se tiene al sistema en buena performance ya que cuando los archivos crecen con informacin, el procesamiento de cualquier documento.

Definir punto de ventaEste botn permite trabajar a MONICA en modo de venta directa al pblico como una mquina registradora.

Definir formatosSe puede cambiar la forma de impresin de los cheques puede usar esta opcin para ajustar la posicin de impresin de sus cheques.Igualmente puede usar formato pre-impreso para sus estimados o proformas. El cual le permite usar una pgina en papel blanco, o un formato pre-establecido

TablasEsta opcin le permite cambiar valores a tablas secundarias del programa: la tabla del inventario, la tabla de vendedores y la tabla de las empresasChequear archivosEsta opcin es til para revisar archivos que pudieran estar causando algn problema, en el programa.

Respaldar informacinPermite transferir informacin de su empresa a otro subdirectorio de su computador. Cuando Mnica se instala se crea un folder o directorio con el nombre de MO8_xxxx (donde xxxx pueden ser nmeros y letras), este directorio est ubicado en el disco C:\ de su computador. Si desinstala el programa, estas copias de seguridad NO son eliminadas.

Transferir de versin previaMONICA le permite cambiar de versiones previas, desde versin 4.10 hasta la ms reciente versin de MONICA para ello ingresar a la pantalla correspondiente e indicar el subdirectorio en el que se encuentra la versin anterior.

CONCLUSIONES Mnica es su asistente de negocios en espaol para facilitar la contabilidad de una empresa, de esta forma obtenga fcilmente sus facturas, inventario en sus empresas, catlogo de ventas, grficos, cuentas corrientes, contabilidad, archivo de clientes, proveedores, etc. Es ideal para pequeos y medianos negocios que se dediquen al comercio. Mnica es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual en espaol.RECOMENDACIONES Se debe tener mucho cuidado al momento de parame trizar la empresa y proceder a su registro pues con esto se obtendr una correcta contabilidad. Se debe emplear Mnica dependiendo el tamao de nuestra empresa, debido a que si es muy grande esta presentar errores.

BIBLIOGRAFAMnica 8.5. (2011). Recuperado el 14 de Junio de 2015, de Mnica: http://www.monica8.com/Technote. (2012). Recuperado el 14 de Junio de 2015, de Mnica: http://www.technotel.com/monica-modulos.html#2