Capitulo IV

Ejecución

Participación de los Directivos de la

Empresa

Al iniciar la fase de ejecución de una evaluación integral, el coordinador se

comunicará y coordinará con los directivos de la empresa con el fin de

explicarles la metodología, los objetivos que se persiguen los

beneficios esperados y el carácter propositivo.

La participación de los directivos en esta etapa es indispensable, ya que

ellos son los que conocen profundamente la organización, y

deben proporcionar todas las facilidades necesarias al grupo de

evaluadores para el buen desarrollo de los trabajos.

Generalmente los contralores y auditores internos son el enlace principal entre evaluadores y la

empresa. ellos son los que realizan periódicamente este tipo de tareas y

por ello, son los indicados para orientar al grupo en la revisión.

Metodología para Ejecutar laEvaluación

La ejecución de la evaluación integral se divide seis etapas fundamentales.

Análisis preliminarRevisión integral

Evaluación especificaOpiniones y recomendacionesPrograma de implantación de

recomendaciones

Cada etapa de la evaluación integral se deberá efectuar con el cuidado

suficiente que garantice y asegure que la información que se obtiene y

las conclusiones preliminares que van surgiendo tengan bases sólidas para que las etapas subsecuentes

estén soportadas sobre situaciones reales.

AnálisisPreliminar

En esta etapa se pretende obtener una visión general de la empresa. El

grupo deberá definir cuáles son los elementos de mayor importancia que se van a evaluar, de tal forma

que se pueda elaborar una proyección inicial en cuanto a

características del trabajo, el tiempo y costo aproximado.

Hay que programar un tiempo razonablemente corto para esta

etapa, para que el cliente autorice la revisión y se den los anticipos

correspondientes para iniciar la segunda etapa.

Planeación y conducción del Reconocimiento

la planeación y conducción del reconocimiento requiere de un

procedimiento previamente diseñado que ha continuación se describe

1. Solicitud y recopilación de información: la información que se solicita es la que la empresa tiene documentada como ser:

Base legalManualesPlanes de programas y presupuestos generales y

específicosControles institucionalesLa información financiera y contableEstados financieros de preferencias dictaminadosPresupuestos de programasPlantilla de PersonalCurrícula de mandos medios y superioresContratos laborales

Instrucciones y acuerdos diversosEstrategias de comercialización e imagenInformación comercial

Si es una entidad publica deberá recopilar

Plan de nacional de desarrollo 1989-1994Programa nacional de modernización de la

empresa publicaPlanes y programas que correspondan al

sector y a la empresa en estudio.

2. Recepción, registro, revisión, clasificación y archivo

3. Visita de campo

4. Entrevista y aplicación de cuestionarios preliminares dentro y fuera de la empresa.

PROPUESTA INICIAL

Es el primer documento que recibe el cliente por parte del grupo de evaluación. Es asimismo, la primera oferta de trabajo que se le hace al cliente por lo que debe tener calidad, ya que seguramente competirá con otras propuestas similares

Para elaborar una propuesta deben contestarse cuatro preguntas clave:

• ¿Qué se pretende hacer?Se determinan objetivos, metas, alcance, etapas que conformaran el estudio, espectativas

de rendimiento y enfoque técnico. • ¿Cuándo se va realizar?1. Presentación del plan de trabajo.2. Fecha de inicio.3. Programa de actividades definiendo tiempos por etapas y responsables.4. Programas de reuniones.5. Fecha aproximada de entrega del estudio concluido.

• ¿Cuánto va costar?Se debe especificar el numero de horas estimadas y los

horarios profesionales en el caso de los auditores externos o consultores, incluyendo expertos contratados.

El costo aproximado de la evaluación se puede calcular con diferentes métodos tales como el establecimiento del costo por horas hombre por nivel jerárquico del grupo de evaluación integral, mas el costo de las horas-hombre de expertos o establecer una iguala por un periodo previamente establecido o por un proyecto o trabajo determinado.

Para llevar un control de horas se hará uso de la bitácora de trabajo en la que se llevara por cada etapa de la evaluación, el

registro por cada uno de los integrantes del grupo.

En la bitácora se anotan datos referentes a la empresa como:

• Fecha de la constitución.• El propósito para la cual fue creada.• Estructura legal.• Subsidiarias asociadas o filiales, oficinas

regionales, plantas industriales, etc.• Domicilio de las principales oficinas.• Superficie total del terreno

• Descripción de construcciones.• Valor actual de propiedades.• Valor y antigüedad de maquinaria y equipo de

producción.• Otras inversiones (clase y valor)• Mercado en el que se desarrolla.• Integrantes del consejo de administración.• Los nombres de los principales directivos, con sus

teléfonos y domicilios de sus oficinas.• Numero de personas que laboran en el área

administrativa, en el área de ventas; técnicos, trabajadores especializados.

• Numero de trabajadores base, confianza, sindicalizados y por honorarios.

• Integrantes de órganos de vigilancia.• Comité de auditoria y comités técnicos de

apoyo con los que cuente la empresa y el calendario de sesiones.

El marco de referencia debe contener:

Condiciones ambientales

Aspectos relacionados con la existencia de

objetivos

Aspectos críticos para el

logro de objetivos

Aspectos favorables o adversos

Aspectos relacionados con la existencia de

programas

Condiciones ambientales

. Externas

Internas

Aspectos relacionados con la existencia de:

Objetivos,planes,programas,presupuesto,politicas y normas

Manuales administrativos,metodos,procedimientos y sistemas de control

Aspectos relacionados con la existencia de programas

Modernización Cambio

estructural

Capacitación Calidad total y mejora continua

Aspectos críticos para el logro de los objetivos

Analisis y evaluación del sistema de control interno Principales fortalezas y debilidades de los sistemas

Revisión Integral

El programa debe cumplir el estudio, análisis y examen de:

El entorno o medio ambienteLa estructura de la organizaciónLos planes comerciales , financieros y de operación Los objetivos ,programas ,procedimientos y controles El clima laboralLa coordinación internaEl flujo de operacionesLos programas y proyectos específicosLa planeación estratégica y respectiva del negocioLa efectividad directivaL implantación de procesos de mejoramientoEl crecimiento históricoLa experiencia y prestigio El alcance de sus beneficios

Definicion de las áreas criticas