Pas Anti As

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN

FACULTAD DE INGENIERÍAESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DIRECCIÓN DE PASANTIAS OCUPACIONALES

INFORME DE PASANTÍAS OCUPACIONALES

REALIZADO POR:

BR. Gómez, Cirenia PaolaC.I. 18.625.112

MARACAIBO, JULIO DE 2011



VENEZOLANA DE IMPORTACIÓN C.A.

APROBACIÓN DEL INFORMETUTOR INSTITUCIONAL

En mi carácter de tutor industrial de Pasantías Ocupacionales del alumna:

Cirenia Paola Gómez Muniz, V.- 18.625.112, notifico que este informe ha

sido revisado y aceptado por la empresa: Venezolana de Importación c.a, a

fin de ser consignado a la Universidad para efectos de evaluación

académica.

En Maracaibo, a los 20 días del mes de Junio del año 2011.

________________

Tutor InstitucionalCatherine Sánchez

C.I. 15.524.288



UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACÍN

APROBACIÓN DEL INFORME POR EL

TUTOR ACADÉMICO

______________________ Br. Cirenia P. Gómez Muniz

C.I. 18.625.112

___________________

Tutor Académico

Msc. Guillermo Barrios

Calificación: _________



ÍNDICE GENERAL

HOJA DE APROBACIÓN DE TUTOR INSTITUCIONAL

HOJA DE APROBACIÓN DE TUTOR ACADÉMICO

INTRODUCCIÓN

ÍNDICE GENERAL

CAPITULO I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

1.1.- ANTECEDENTES, ORIGEN Y CREACIÓN.

1.2. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS.

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

1.4. FUNCIONES DEL ÁREA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS ENLA EMPRESA VENEZOLANA DE IMPORTACIÓN C.A. (VENEIMPCA)

1.5. ANÁLISIS DE RELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES DEL ÁREA EN

LA CUAL SE REALIZA LA PASANTÍA Y EL PERFIL PROFESIONAL DEL

EGRESADO.

CAPITULO II. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES EN VENEZOLANA DE

IMPORTACIÓN C.A.

CAPITULO III. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES. 3.1.- DESARROLLO.

3.2.- ANALISIS DE RELACIÓN ENTRE LOS CONOCIMIENTOS

IMPARTIDOS EN LA UNIVERSIDAD Y LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS DURANTE LAS PASANTIAS.

CONCLUSIÓN.

BIBLIOGRAFÍA.



INTRODUCCIÓN

Las pasantías laborales tienen la finalidad de permitir que el

estudiante desarrolle sus habilidades, aptitudes y destrezas en el campolaboral y comience a aplicar los conocimientos académicos adquiridos

durante toda la carrera. El informe presentado a continuación, muestra todas

las actividades realizadas por el pasante en el Departamento de Gerencia de

la Empresa Venezolana de Importación (VENEIMPCA), así como también, el

aprendizaje que se obtuvo y los aportes que se hizo a la organización.

Este informe está estructurado de la siguiente forma: en el Capítulo I,

se encuentra la información general de la empresa; antecedentes, origen,

creación, misión, visión, objetivos, su estructura organizacional, funciones del

área en la cual el pasante realizara las pasantías, la relación entre las

funciones de dicha área y el perfil profesional del pasante.

En el Capítulo II, se especificarán las actividades a ejecutar por el

pasante dentro de la empresa, mediante un cuadro que contiene los

siguientes ítems: actividad, tiempo estimado de ejecución, fecha de inicio,

fecha de culminación, metodología, herramientas y responsables y/o

personas involucradas.

Por último el Capítulo III, que tiene como objetivo principal que el

pasante explique cada actividad realizada en el transcurso de sus prácticas

laborales. Cada actividad a desarrollar debe incluir: objetivos, metodología y

resultados.



CAPITULO I

Información General de la Empresa o Institución



CAPÍTULO I

1.- INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN

1.1.- ANTECEDENTES, ORIGEN Y CREACIÓN

Venezolana de Importación c.a. (VENEIMPCA) nace desde hace unos 4

años atrás donde la Presidenta María Muniz estuvo por 15 años trabajando en

una empresa de productos químicos donde desempeñaba el cargo de gerente

de ventas. Teniendo el deseo de crear su propia empresa decide dejar su

cargo e incursionar en el negocio de las ventas de manera independiente.

Paola Gómez actual presidenta de Venezolana de Importación

(VENEIMPCA) movida por el deseo de seguir los pasos de su mamá en el

negocio de las ventas, comienza su carrera profesional en Ingeniería

Industrial en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.

En el presente capitulo se muestra a continuación, una visión amplia de

la Empresa Venezolana de Importación.



María Muniz junto a su hija comienzan un nuevo negocio de ventas el

cual consiste en importar una gran diversidad de productos tanto nacionales

como internacionales y distribuirlos a nivel regional.El 28 de abril de 2008 surge formalmente VENEIMPCA una empresa

familiar, donde apegados a la visión de expandirse por todo el territorio

nacional han ganado la confianza y la credibilidad de empresas de nombre

como PDVSA donde actualmente son el cliente número uno de VENEIMPCA.

1.2.- MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS

MISIÓN

"La misión de Venezolana de Importación, C.A(VENEIMPCA) es asegurar y mantener la satisfacciónde sus clientes a través de la provisión de unadiversidad de productos importados0 nacionales einternacionales contando con una tecnología de puntaen constante desarrollo. Además de contar conprofesionales en el área que muestran a Veneimp c.a.

como una de las empresas más estables y perdurables;proporcionando el servicio que sus clientes, comunidady empleados se merecen".

La fuente de la misión y visión de la empresa es realizada propia de los

ejecutivos de la misma.



VISIÓN

"Ser la empresa líder en la distribución de productos a nivel nacional,abarcando la mayor parte de los distribuidores del país en donde los

productos tienen una relación precio/calidad atractivos; logrando la

satisfacción de los clientes, la empresa, sus colaboradores, proveedores

y la comunidad que nos rodea".

OBJETIVOS

• El principal objetivo es brindar una excelente atención a nuestros clientes

ofreciéndoles productos que satisfagan sus necesidades a un precio

justo.

• Desarrollar y mantener canales de comunicación con nuestros clientes,

proveedores y el mercado en general.

• Revisar permanentemente estos objetivos y modificarlos según los

requerimientos del mercado, la tecnología y las tendencias.

1.3.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

A continuación, se muestra la estructura organizacional de la empresa,

la cual posee 3 departamentos: Ventas, Operaciones y Recursos Humanos.



Fig. 1

Fuente: Gómez (2011)

1.4. FUNCIONES DEL ÁREA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

El Departamento de ventas es esencial ya que ofrece al cliente el

producto que requiera en el menor tiempo y al mejor precio siempre y cuando

cumpla con los requerimientos de calidad. Sus funciones abarcan gran parte

de la organización siendo este el pulmón primordial de la empresa y quien

tiene la mayor responsabilidad.

Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes:

• Captar clientes rentables y permanentes para la empresa.



• Buscar proveedores confiables con la mejor calidad y precio.

• Localizar con los proveedores que la mercancía que se encuentre en

stock de lo que requiere el cliente.

• Canalizar con el departamento de operaciones que el tiempo de entrega

sea lo menor posible.

• Armar las ofertas técnicas y económicas para ofertar licitaciones.

• Preparar el análisis de costos para realizar la oferta económica.

• Evaluar las características del producto a licitar para preparar la oferta

técnica.

• Elaborar las órdenes de compra para los proveedores.

• Efectuar los pagos a los proveedores.

• Elaborar las notas de entrega del material a despachar para que el

departamento de operaciones se encargue de la logística de despacho

del producto con la documentación indicada.

• Supervisar las facturas de cobro.

• Buscar sumarios de pago, retenciones de ISLR, municipales y partidas

abiertas.

• Encargarse de la cobranza de los principales clientes.

• Realizar visitas post-venta a los clientes.

• Asesorar al cliente sobre las especificaciones técnicas que cubra con sus

necesidades.



El ingeniero industrial, se encuentra capacitado para planificar,

organizar, medir y controlar los hechos que se presenten naturalmente con el

personal de una empresa buscando optimizar la producción de dicha

organización, lo que le da a un gerente de ventas herramientas para

destacarse en la planificación de las ventas, organización de los clientes y

personal de la institución.

El ingeniero industrial está capacitado para calcular costos de

producto/material, gastos operativos para poder realizar presupuestos y

ofertas económicas que se le realizan a nuestros clientes, con bases en

análisis de costos el gerente de ventas puede tomar decisiones sobre elprecio del producto ya que posee el conocimiento del costo real del mismo y

puede ser más competitivo ante otras empresas.

El ingeniero industrial tiene cualidades que nos diferencia al resto de

las ingenierías ya que nuestro amplio campo de conocimientos a nivel

gerencial nos permite ocupar este tipo de cargo de un modo efectivo y eficaz

siendo razonables y firmes a la hora de toma de decisiones, las mismas

cualidades del gerente de ventas que a la vez es audaz y perspicaz al

momento de captar clientes y hacer cualquier negociación.

1.5.- ANALISIS DE RELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES DEL ÁREA EN LA

CUAL SE REALIZA LA PASANTÍA Y EL PERFIL PROFESIONAL DEL

EGRESADO.



Desempeñando en la actualidad el cargo de Gerente de ventas en la

empresa Venezolana de Importación c.a. puedo decir con propiedad que las

funciones que ejerzo en mi departamento se identifica mucho con elingeniero industrial ya que las bases obtenidas durante la carrera han servido

para evaluar, planificar, realizar costos, presupuestar, optimizar los procesos,

optimizar las ventas, gerenciar de manera objetiva, tener toma de decisiones,

ser estratégico frente a competidores, éticos en los negocios, realizamos

proyectos a corto y largo plazo, evaluamos créditos y préstamos para capital

de trabajo, selección y evaluación del personal, lo más interesante es que es

una carrera completa en la que nos podemos diversificar.

¨Ser competitivos ante nuestra competencia¨ es nuestra frase ideal

donde en el área de las ventas tenemos que poner en práctica todo el

conocimiento obtenido durante la carrera de ingeniería industrial e ir

adquiriendo conocimientos específicos del arrea ya que hay que ser agresivos en este mundo tan competitivo.

Es importante destacar que con los conocimientos adquiridos en esta

carrera es fácil diversificarnos en distintas áreas que se ejecute en la

empresa, haciéndonos unos gerentes de ventas más completos e integrales

ya que podemos opinar y mejorar el procedimiento que se está realizando

fuera de la área de ventas por lo que podemos optimizar las operaciones

totales de la empresa y que todo se ejecute de manera organizada.



CAPITULO II

PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES



CUADRO1

ACTIVIDAD TIEMPOESTIMADO

FECHAINICIO

FECHAFIN

METODOLOGÍA Y HERRAMIENTAS RESPONSABLE

Captar clientes rentables 8 Semanas 25/04/11 20/06/11 • Entrevista• Agenda Electrónica• Brochure de la Empresa

Catherine Sánchez

Relacionarse conproveedores confiables 8 Semanas 25/04/11 20/06/11•

Entrevista• Formato de Inscripción• Agenda de Proveedores

Catherine Sánchez

Elaborar ofertas técnicas yeconómicas

8 Semanas 25/04/11 20/06/11 • Observación Directa• Formatos de cotización• Catálogos de Veneimpca• Tabla de Planificación• Formato de Declaración Jurada• Copia solvencia laboral• Copia solvencia IVSS• Inscripción en el REPS• Word• Excel

Catherine Sánchez

Elaborar y Colocar órdenesde compras a los

proveedores

2 Semanas 06/06/11 20/06/11 • Observación Directa• Formato de Orden de Compra• Formato de Comparación de Precios• Excel• Word

Catherine Sánchez

Realizar facturas eintroducirlas

1 Semana 13/06/11 20/06/11 • Observación Directa• Formatos de Factura• Original Albarán• Copia Nota de Entrega• Formato SAMAT• Relación de facturas• Word• Excel

Catherine Sánchez



________________ Tutor Institucional

Ing. Catherine SánchezC.I. 15.524.288

___________________ Tutor Académico

Msc. Guillermo Barrios



CAPITULO III

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES



CAPÍTULO III

3.1.- DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

A continuación desarrollaremos las 5 actividades que se realizaron

durante las pasantías en la empresa Veneimpca.

3.1.1.- CAPTAR CLIENTES RENTABLES

Como primera actividad en el departamento de ventas el primer paso

es captar clientes que sean rentables, esto se relaciona con el sistema de

pago del cliente: si es de contado, parcial o a crédito. Si es parcial o a crédito

se estipula un tiempo prudente de pago según a convenir; esto se efectúa en

entrevistas previas con el cliente y así se entrelaza la confianza y nos damos

a conocer. En esta actividad la relación interpersonal es muy importante ya

que afianza la credibilidad de ambos o en su efecto puedes saber que

necesita el cliente, cómo manejar la negociación y el sistema de pago a

efectuarse. El cliente que cumpla las políticas de la empresa y cumpla con

los acuerdos puede decirse que es rentable.



3.1.2.- RELACIONARSE CON PROVEEDORES CONFIABLES

Al momento de necesitar un material específico se busca en internet,referencias comerciales, publicitarias, páginas web, entre otros proveedores

que suministren el material y encajen en el perfil de la búsqueda (ya sea

fabricante, distribuidor autorizado, revendedor, almacenista, etc.). En esta

actividad aprendí a buscar proveedores confiables que encajen en el perfil de

la búsqueda y siempre mínimo se tiene que tener de 3 a 5 proveedores por

rubro. Al seleccionar a un proveedor confiable, que tiene buenos precios,

cumple con los requerimientos, tiene material en stock o el tiempo de entrega

es corto se entrevista con el gerente o el ejecutivo de ventas de la compañía

que nos provee material para así afianzar las relaciones y a la hora de enviar

correos o fax pidiendo presupuestos sabemos a quién dirigirnos.

3.1.3.- ELABORAR OFERTAS TECNICAS Y ECONOMICAS

Esta actividad fusiona al cliente y al proveedor, ya que cuando el

cliente nos envía requerimientos o licitaciones nos da un tiempo prudencial

para darle pronta respuesta y es allí donde nosotros comenzamos a

contactar a nuestros proveedores según el rubro y tomamos en cuenta que

cumpla con las especificaciones técnicas y el mejor precio; el tiempo de

entrega es secundario ya que en observaciones se coloca el tiempo de

entrega estimado.



Cuando se elabora la oferta económica se coloca el ítem a cotizar y el

precio y todas las observaciones si las lleva en nuestro formato de

cotización. Y en la técnica seria el catalogo del producto o una brevedescripción del material. Esto va en conjunto con una serie de solvencias y

declaración jurada que nos solicita nuestro principal cliente.

3.1.4.- ELABORAR Y COLOCAR ÓRDENES DE COMPRAS A LOS

PROVEEDORES

Durante esta actividad tenemos que esperar que nuestro cliente

analice nuestra oferta técnica y económica; donde si cumplimos con sus

requerimientos (especificaciones técnicas, precio y tiempo de entrega) nos

hace llegar el pedido. Allí entramos en acción a buscar el proveedor que

anteriormente habíamos seleccionado y en un formato de orden de comprase le pasa el requerimiento con las especificaciones y precio que nos había

suministrado.

Convenimos la forma de pago al proveedor según el tiempo de

entrega del material y gestionamos la logística para recibir y despachar el

mismo casi inmediatamente ya que tratamos de no almacenar el productosino entregarlo en el menor tiempo para cumplir con el cliente; al mismo

tiempo se le notifica al departamento de operaciones las coordenadas de la

orden de compra para que gestione los procedimientos que le corresponden.



3.1.5.- REALIZAR FACTURAS E INTRODUCIRLAS

Cuando el departamento de operaciones despacha el material trae

consigo copia de nota entrega sellada y firmada por el recibidor de la

mercancía y el albarán original igual sellado y firmado (estos son requisitos

que son obtenidos por el principal y único cliente de la empresa que es

PDVSA). En un formato se realiza la factura y se anexa la copia de la nota de

entrega junto al albarán y un formato del SAMAT; si se introducen variasfacturas en el mismo buzón se les hace un formato de Relación de Facturas.

Estas facturas son consignadas de acuerdo al lugar que se entregue la

mercancía y el cliente tiene divido los buzones por zona.

3.2. ANALISIS DE RELACIÓN ENTRE LOS CONOCIMIENTOS TEÓRICO,

PRACTICOS, IMPARTIDOS EN LA UNIVERSIDAD Y LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS DURANTE LAS PASANTIAS.

Según las materias cursadas durante la carrera a las actividades

ejecutadas en las pasantías puedo observar claramente la relación y la

puesta en práctica de lo aprendido. La relación existente entre los

conocimientos teóricos impartidos en la universidad y las actividades

desarrolladas durante las pasantías, se enfoca principalmente, en aquellas

competencias en el área de gerencia industrial, economía, ingeniería



económica, administración de proyectos, ética, gerencia de recursos

humanos, gerencia industrial, sistema de costos, entre otras cátedras que

incluyen información importante y de mucha utilidad para ser aplicadasdentro de las empresas dado que se refiere al manejo de personal,

planeación, adquisición, control y uso de los mismos, así como también

elementos que definen competencias integrales de los profesionales como

lo son la cooperación y trabajo en equipo, la adaptabilidad en el campo de

trabajo, la buena comunicación entre el personal, el desarrollo personal,

profesional, ética en el trabajo, elaboración de presupuestos, costos,

gerencia integral, y la responsabilidad proactiva en el desarrollo de las

funciones.

Poniendo en práctica todo lo adquirido en la carrera en las actividades

del departamento de ventas puedo decir que me convierte en una persona

competitiva, eficaz y eficiente ya que poseo muchas herramientas paraaplicar con certeza de que va a funcionar en el proceso y optimizarlo,

generando grandes aportes hacia la empresa.



CONCLUSIÓN

Con dicho informe se han podido plasmar las impresiones obtenidas

en dicha pasantías fueron unas experiencias inolvidable el trabajar, aprender,

conocer a ciencia cierta las enseñanzas prácticas y teóricas que en la

universidad se aprendieron, el poder manejar las funciones de una gerencia,

desenvolverme en el área de análisis de costo, presupuesto y análisis

técnicas de diversos equipos o productos en los cuales ya se poseía un

conocimiento previa, mas no vivido en físico.

El trabajar con clientes y proveedores me brindó una sabia

información de cómo se realizan las ventas y el visualizar que en el mundo

hay grandes oportunidades de negocios, al igual el apoyo en las otras

actividades, el aporte de trabajo y el esfuerzo para llevar a cabo en avance

de este programa y las demás actividades son algo satisfactorio que lleno de

conocimiento y entusiasmo.

El trato recibido fue extraordinario son personas profesionales, con

una calidad humana excepcional, talentosas y brillantes que tienen mucho

que brindar. Cada una de las actividades se cumplió siguiendo los

parámetros establecidos llevando a cabo una buena gestión satisfaciendo

ambas necesidades de desarrollo y crecimiento. Se utilizaron todos los

recursos necesarios, actuando con voluntad y cumplimiento.



BIBLIOGRAFÍA

• Trabajo Especial de Grado l: Normas URBE (PRE-GRADO)

Maracaibo: URBE, 2005.

• Manual de Pasantías Ocupacionales. Autores: María T. Alcalá,

Guillermo Barrios, Gerardo Chourio, Sandra Dávila, Mónica Fernández,

Gianna Frassati, María G. Govea, Oscar Huerta, Silvana Innaurato, Iraida

Jiménez, Odaris Leal, Arelis Madueño, Argenis Marquina, Lía Marquina,

Joyce Muñoz, Elizabeth Padrón, Eduardo Prieto, Gisela Quijada, Doris

Rey, Joyceleine Urdaneta, Mirian Velazco. 5ta Edición Fondo Editorial

URBE 2011.

• Información General de la Empresa Venezolana de Importación c.a.

Gómez Muniz (2009), Data Histórica.

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