Los primeros pasos de la auditora: notificacin, planificacin, reunin inicial y trabajo de campoLos 10 pasos del proceso de auditora comienzan con una notificacin. Esto alerta a la parte que va a ser auditada sobre la fecha y la hora del proceso. La notificacin tambin va a hacer una lista de los documentos que el que la orden desee evaluar para entender la organizacin de la economa. El siguiente paso, la planificacin, est conformada por los pasos que tome el auditor, antes de la auditora, para identificar las reas clave de riesgo y de preocupacin. Este paso se logra con unas reuniones con elequipode la auditora. Esto lleva a tener reuniones abiertas con elequipode la auditora y la gerencia del objetivo por auditar y con el equipo administrativo. Los auditores van a describir el proceso que van a llevar a cabo. La gerencia va a describir reas que les preocupan y planificar cundo se debern consultar a los empleados. Eltrabajode campo, el siguiente paso, empieza despus de los resultados de la reunin y se usa para ajustar los planes de la auditora final. Se notifica a los empleados de la auditora, se colocan fechas en relacin con las actividades del equipo de la auditoria, se da inicio a la investigacin inicial luego de conocer los procedimientos de laempresa, entrevistar al equipo, verificar las prcticas comerciales con muestras, revisar la ley y verificar las normas internas y las prcticas de razonabilidad.La auditora: comunicacin, el borrador y respuesta de la gerenciaEl prximo paso es la comunicacin. El equipo de la auditora debera estar encontactode forma consistente con el auditor corporativo para clarificar procesos, teneraccesoa documentacin y aclarar los procedimientos. Cuando termine la auditoria, se sigue con la preparacin del borrador. El mismo va a detallar qu se hizo y qu se encontr, una lista de distribucin de las partes va a recibir los resultados preliminares y una lista de preocupaciones. Se da el borrador a la gerencia para su revisin, edicin ycambiossugeridos, reas probadas de preocupacin y correccin de errores. Luego de las correcciones finales, se da el informe a la gerencia para que haga su respuesta: este es el sptimo paso. Se le pide a la gerencia que responda al informe al decir si estn o no de acuerdo con los problemas citados, el plan para corregir el problema mencionado y la fecha en que se espera que se enven todos los temas.

El proceso lo inicia la empresa cuando contacta con la organizacin auditora y le solicita la realizacin de una auditora de su sistema de gestin de la prevencin. Una vez recibida la solicitud, es crtico que la organizacin auditora rena la informacin esencial de su cliente para poder conocerlo, as como para identificarle sus necesidades.Los pasos a dar por parte de la organizacin auditora podran ser los siguientes:Conocer a la empresa Actividad productiva y sector empresarial. Principales procesos, equipos y materias primas empleadas. Actividad constante o por temporada. Modalidad preventivaActividades asumidas con recursos propios.Actividades concertadas con servicios de prevencin ajenos Nmero de centros de trabajo Trabajadores por centroTrabajadores fijos, subcontratados y por Empresas de Trabajo Temporal (ETTs).Trabajo o no a turnos y nmero de turnos.Horario y jornada laboral. Existencia o no de representantes de los trabajadores. Legislacin especfica del sector y convenio colectivo aplicable. Ubicacin sede principal, direcciones, telfonos y personas de contacto, etc.Cuanta ms informacin disponga el equipo auditor antes de comenzar la auditora, ms eficaz ser el desarrollo de la misma.Definir el propsito de la auditora Es una auditora inicial o peridica. Es voluntaria, obligatoria por plazo o a requerimiento de la autoridad laboral.Definir el alcanceEl alcance establece y delimita los lmites de la auditora, lo que entra dentro del proceso y lo que queda fuera. En las auditoras de gestin, en teora los lmites podran ser geogrficos (slo se auditan los centros de Mallorca), temporales o funcionales (se audita la actividad de construccin de la empresa y no se audita la de hostelera). Normalmente, el alcance se suele definir de comn acuerdo entre auditor y auditado.En una auditora reglamentaria, no se puede limitar geogrficamente el alcance. La normativa slo permite limitar el alcance en los aspectos temporales y funcionales y siempre dentro de unos parmetros ya definidos en la propia norma. Estos parmetros seran los siguientes: Aspecto temporal Auditoras iniciales: de la fecha de la planificacin de la actividad preventiva hasta la realizacin de la auditora. Auditoras peridicas: de la fecha de la ltima auditora hasta la realizacin de la auditora. Auditora a requerimiento: de la fecha sealada en el propio requerimiento, o en defecto de la misma la fecha de la planificacin de la actividad preventiva, hasta la hasta la realizacin de la auditora. Aspecto funcional Se auditan todas las actividades de la empresa, o lo que es lo mismo, todas las actividades que se realizan bajo un mismo CIF. Se auditan todas las actividades preventivas realizadas con recursos propios, con lo que inicialmente quedaran fuera las actividades concertadas con servicios de prevencin ajenos. Determinar, los recursos materiales y humanos que sern precisos para el proceso auditor, as como su duracin y coste. Es fundamental, definir el o los equipos auditores precisos. En cada equipo como mnimo ha de haber un Auditor jefe. Auditor/es jefes. Dirigen el equipo. Auditor/es. Siguen las instrucciones del Auditor Jefe. Experto/s. Slo asistirn cuando el auditor jefe prevea, por la complejidad del sector u otros factores, que es precisa su asistencia. Son asesores del equipo auditor en algn aspecto especfico, por lo que no es preciso que estn durante toda la auditora. Observador/es. No forman parte del equipo auditor, son auditores en proceso de formacin.Con la informacin anterior, se preparara un presupuesto para realizacin de la auditora. Una vez revisado y aceptado por el cliente, se formalizara por contrato la realizacin de la auditora.PreparacinRecabar informacin adicionalUna vez que la empresa ha contratado la auditora, la organizacin auditora tiene la responsabilidad de planificar el proceso de auditora. Para ello deber recabar informacin adicional a la que ya dispone, de modo que podra solicitar:Ampliacin de la informacin sobre: Los procesos, equipos y materias primas empleadas. Organigrama interno de la empresa. Normativa especfica aplicable al sector.Memorias y programaciones anuales del servicio de prevencin ajeno y las memorias de los servicios de prevencin ajenos.Plan de prevencin.Evaluaciones de riesgos.Planificacin de la actividad preventiva.Informes de auditora previos.En ciertas circunstancias, por el carcter confidencial de la informacin solicitada, la empresa podra tener reticencias a que la misma salga de su organizacin. En estos casos el auditor jefe puede determinar la realizacin de una visita previa al lugar para revisar la documentacin y los registros solicitados, al objeto de obtener una visin general del funcionamiento del sistema. En otras ocasiones, la revisin de las informaciones y documentaciones solicitadas se puede posponer hasta el inicio de las actividades insitu, siempre y cuando el auditor jefe tenga el convencimiento que no se perjudicar la eficacia de la realizacin de la auditora.Otra opcin sera la firma de un compromiso de confidencialidad previo.Redactar el plan de auditoraUn plan de auditora es una gua de trabajo para el auditor y para la empresa. Facilita el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las actividades de auditora y garantiza que todas las actividades sean eficazmente realizadas, para que no se produzcanduplicidad de esfuerzos y que se cumplan los plazos de tiempo que se hayan establecido. Adems formaliza el acuerdo entre el cliente, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la auditora. Su cumplimiento constituye una prueba frente a terceros del trabajo desarrollado, una garanta de calidad del mismo y constituye un mtodo de supervisin del proceso auditor.El Plan de auditora no debe ser un documento extenso. Su nivel de detalle debera ser flexible y consecuente con el alcance de la auditora y el grado de complejidad de la organizacin auditada. Como mnimo debera incluir los siguientes aspectos:Identificacin de la empresa auditora y auditada.La identificacin del representante del auditado en la auditora.Los objetivos de la auditora.El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y unidades funcionales y losprocesos que van a auditarse.Los criterios de auditora y los documentos de referencia.Identificacin del equipo auditor, con su cualificacin, funciones y responsabilidades.Calendario de la auditora, con las fechas, lugares y horarios donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor.Documentos y registros que deben estar a disposicin del equipo auditor.Recursos materiales necesarios.Otros asuntos relevantes para el proceso de auditora, como por ejemplo: El idioma de trabajo y del informe de la auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado. Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditora.Remitir el plan de auditora al auditadoEl plan se presentar al auditado antes de que comiencen las actividades de la auditora in situ para que pueda ser revisado y aceptado. Cualquier revisin del plan de auditora debe ser acordado entre las partes interesadas antes de continuar el proceso.Asignacin de tareas al equipo auditorEl auditor jefe har llegar a todos los componentes del equipo auditor una copia del plan de auditora aceptado y aprobado por ambas partes. Tambin asignar y comunicar a cada uno de ellos las actividades, procesos, funciones, lugares, reas o actividadesespecficos que debern auditar. En las asignaciones deber considerar su nivel de competencia, el uso eficaz de los recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores (auditores jefe, auditores, auditores en formacin, observadores y expertos tcnicos).Se pueden realizar cambios en la asignacin de tareas a medida que la auditora se lleva a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditora.Preparacin de los documentos de trabajoLos miembros del equipo auditor, en funcin de las tareas asignadas y bajo la coordinacin del auditor jefe, debern preparar los documentos de trabajo necesarios, a utilizar como referencia y registro del desarrollo de la auditora. Tales documentos pueden incluir:Listas de verificacin.Formularios para registrar la informacin obtenida, como pueden ser las evidencias, los hallazgos de auditora y los registros de las reuniones.El uso de las listas de verificacin o cuestionarios no deben constituir una limitacin o impedimento al proceso de auditora. En su empleo el equipo auditor no ha de ceirse estrictamente a su contenido. Slo son un mtodo ms para obtener y registrar informacin que puede y debe combinarse con otras fuentes, como entrevistas, notas de auditora y copias de documentos y registros. El objetivo de las listas de verificacin, los formularios y de cualquier otra herramienta para la gestin de la informacin, es el de registrar la informacin y los datos obtenidos en el proceso de auditora.Auditora in situRealizacin de la reunin de aperturaLa auditora comienza con una reunin inicial (entre 15 y 30 minutos) entre el equipo auditor y el auditado. A ella deberan asistir, adems del equipo auditor, la alta direccin y/o su representante, los representantes de los trabajadores (delegados de prevencin), responsable del rea mdica (si han asumido con recursos propios la Vigilancia de la Salud), representantes de la modalidad preventiva escogida por la empresa (Servicio de Prevencin Propio, Mancomunado,Trabajadores Designados), representantes de reas y/o departamentos de la empresa.El objeto de la reunin es aclarar todos los aspectos relacionados con el proceso auditor y, en su caso, matizar o modificar el plan de auditora propuesto. As, el propsito de una reunin de apertura es:Presentar el equipo auditor al personal de la empresa auditada.Revisar el plan de auditora: Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditora. Calendario de reuniones a mantener con el auditado. Disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo auditorProporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora. Formato y contenido del Informe Final de auditora y fecha de entrega prevista y distribucin que se har del mismo. Recepcin de la documentacin aportada por la empresa. Duracin prevista de las diferentes actividades de la auditora. Riesgos del equipo auditor, medidas preventivas y EPIs a utilizar.Confirmar los canales de comunicacin entre equipo auditor y auditados Requisitos de confidencialidadProporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.Comunicacin durante la auditoraLos miembros del equipo auditor deben comunicarse peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor segn sea necesario.En el caso de que existan representantes de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo (delegados de prevencin), el auditor jefe tiene la responsabilidad de que el equipo auditor se comunique con ellos para intercambiar y contrastarinformacin relativa al proceso de auditora.Durante la auditora, el auditor jefe informar peridicamente al auditado sobre el avance de la auditora y sobre cualquier inquietud que surja. Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieran la existencia de un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo, un riesgo grave e inminente para la seguridad de los trabajadores) debern comunicarse sin demora al auditado.Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditora progresan, debern revisarse y aprobarse por el auditor jefe y el auditado.Recopilacin y verificacin de la informacinEl equipo auditor mediante entrevistas personales, observacin de las actividades, el examen de la documentacin y registros y cualquier otra herramienta que estime oportuna (como mediciones in situ de las condiciones de trabajo) busca las evidenciasnecesarias que apoyen los hallazgos de auditora, que posteriormente sern la base sobre la que se sustentarn las opciones de mejora, las desviaciones y las no conformidades del sistema de prevencin, respecto a los criterios de auditora establecidos.Este proceso de recopilacin y verificacin de la informacin es crtico para la auditora, pues slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. De hecho, la bsqueda de la evidencia, es la auditora en si.Los mtodos para recopilar esta informacin incluyen:Trabajo de campo: entrevistas y observaciones de las actividades. El tiempo a dedicar a esta actividad debera estar entre el 75 y 80 % del tiempo de auditora.Revisin de documentos. . El tiempo a dedicar a esta actividad debera estar entre el 20 y 25 % del tiempo de auditora.No podemos olvidar lo que establece el artculo 30.3 del Reglamento de los Servicios de Prevencin, que seala cualquiera que sea el procedimiento utilizado, la metodologa o procedimiento mnimo de referencia deber incluir, al menos:a. Un anlisis de la documentacin relativa al plan de prevencin de riesgos laborales, a la evaluacin de riesgos, a la planificacin de la actividad preventiva y cuanta otra informacin sobre la organizacin y actividades de la empresa sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora.b. Un anlisis de campo dirigido a verificar que la documentacin referida en el prrafo anterior refleja con exactitud y precisin la realidad preventiva de la empresa. Dicho anlisis, que podr realizarse aplicando tcnicas de muestreo cuando sea necesario, incluir la visita a los puestos de trabajo.El empleo de muestreos, siempre que el tamao de la organizacin los permita y aconseje, es una tcnica vlida y profusamente utilizada en las auditoras. El muestreo permite obtener conclusiones sobre las caractersticas de un conjunto de registros (poblacin), a travs del examen de un grupo parcial de ellos (muestra). A medida que el tamao de la muestra se aproxima al tamao de la poblacin, mayor ser la confianza de que la medida que se obtiene de la muestra refleja la poblacin y menor ser el grado de incertidumbre; As, para que las muestras del sistema de prevencin sean lo ms representativas posible, hemos de conseguir reducir al mnimo el riesgo que queden sin identificar desviaciones y no conformidades del sistema. Esta es una tcnica auditora perfectamente vlida. Es importante destacar que el empleo de muestras en la auditora, implica un cierto grado de incertidumbre en la auditora y aqullos que actan sobre las conclusiones de la auditora, debern ser conscientes de dicha incertidumbre.Por ltimo, hay que sealar que la ausencia de datos, registros o documentos es una evidencia por si misma. Por ejemplo, no presentar durante la auditora la evaluacin de riesgos, para el equipo auditor es una evidencia de que no se ha realizado.Generacin de hallazgos de la auditoraEl equipo ha de revisar y verificar las evidencias obtenidas durante el proceso de auditora para asegurarse de que son fiables.Deben estar basadas en evidencias objetivas, no en meras suposiciones. Las evidencias obtenidas se evaluarn conforme a los criterios de auditora, al objeto de generar los correspondientes hallazgos. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tantola conformidad como no conformidad con los criterios de auditora o identificar una oportunidad para la mejora del sistema.Durante las reuniones que realice el equipo auditor es fundamental que se revisen las evidencias y los hallazgos de la auditora que hayan obtenido. Por ejemplo, durante el proceso de recopilacin de informacin, se han encontrado las siguientes evidencias relacionadas con la formacin de los trabajadores: en 7 de las 10 entrevistas realizadas a los trabajadores se ha detectado que no recordaban haber recibido formacin en materia preventiva; en 12 de los 18 registros de formacin revisados no se ha presentado evidencia de que los trabajadores hayan recibido formacin en materia preventiva; los delegados de prevencin manifiestan al equipo auditor que la empresa, tras aos de pasividad, ha empezado a dar formacin en materia preventiva durante la ltima semana. Todas estas evidencias, una vez evaluadas, configuran un hallazgo de la auditora, que la mayor parte de la plantilla no ha recibido formacin en materia preventiva y que se plasmar en una no conformidad.Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan deben registrarse. Las no conformidades deberan clasificarse o categorizarse. stas debern revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia es exacta y que las no conformidades se han comprendido, con el fin de que sean aceptados los resultados de la auditora. Se debera realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora y deberanregistrarse los puntos en los que no haya acuerdo.La categorizacin de las no conformidades se han realizar en funcin de criterios objetivos establecidos a priori y que forman parte de los criterios de auditora.Criterios para la categorizacin de las no conformidadesUna forma de categorizar las no conformidades es en Mayores y Menores.No Conformidad Mayor (M): Incumplimiento total de un requisito. Un incumplimiento sistemtico o un sumatorio de incumplimientos parciales que ponen en peligro la eficacia del sistema de gestin.No Conformidad Menor (m): El incumplimiento especfico de parte de un requisito. No se repiten sistemticamente pero debilitan o pueden debilitar la eficacia del sistema de gestin.Criterio para la formulacin de no conformidadesCada no conformidad debera contener los siguientes componentes principales: MAGNITUD (o dimensin del incumplimiento), DESCRIPCIN (objetiva del hecho), EVIDENCIA (o prueba del incumplimiento detectado) y REQUISITO LEGAL AFECTADOPreparacin de las conclusiones de la auditoraEl equipo auditor deber reunirse antes de la reunin de cierre para:a. Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recopilada durante la auditora.b. Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al propio proceso.c. Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditora.d. Comentar el seguimiento de auditoras previas, si estuviera incluido en el plan de la misma.Realizacin de la reunin de cierreLa reunin de cierre, presidida por el auditor jefe, se realiza para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Los participantes en la reunin de cierre deberan ser los mismos que intervinieron en la reunin inicial.En el caso de haberse visitado distintos centros de trabajo, en atencin a la complejidad y caractersticas de dichos centros, el equipo auditor podra realizar reuniones finales parciales y/o una global con la alta direccin.Siempre que sea pertinente, se deberan presentar recomendaciones para la mejora y enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias, que slo son oportunidades para la mejora del sistema de gestin auditado.Los puntos habituales a tratar en una reunin de cierre son:1. Agradecimiento del equipo auditor por las atenciones y facilidades recibidas.2. Explicar el compromiso de confidencialidad por parte del equipo auditor.3. Relatar como se ha desarrollado el proceso de auditora.4. Devolver toda la documentacin aportada por la organizacin para el desarrollo de la auditora, incluidas copias de registros, procedimientos, etc.5. Exposicin de la naturaleza de cada desviacin, explicando las consecuencias que tiene o puede tener y evaluando su gravedad dentro del sistema de prevencin auditado.6. Grado de cumplimiento de los objetivos de auditora.7. Grado de participacin y colaboracin.8. Valoracin sobre la Integracin de la prevencin en el sistema general de gestin.9. Lectura y explicacin detallada de las desviaciones detectadas.10. Oportunidades de mejora y puntos fuertes.11. Revisin del cumplimiento del plan de auditora.12. Visin global de la auditora.Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditoraPreparacin del informe de la auditoraEl auditor jefe es el responsable de la preparacin y del contenido del informe de auditora.El informe de la auditora ha de ser preciso, conciso, claro y directo, apoyadas en las evidencias y hallazgos de auditora, definiendo con claridad las deficiencias detectadas, pero sin sealar como resolverlas. Uno de los factores claves para una adecuadaredaccin del informe de auditora reside en la redaccin de las no conformidades.Adems, el informe debe proporcionar un registro completo de la auditora y deber incluir lo siguiente:1. Identificacin de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.2. Identificacin de la empresa auditada.3. Objeto y alcance de la auditora: a. Objetivos de la auditora. b. Intervalo de tiempo cubierto.4. Fecha de emisin del informe de auditora.5. Documentacin que ha servido de base a la auditora, incluida la informacin recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporar al informe.6. Descripcin sintetizada de la metodologa empleada para realizar la auditora y, en su caso, identificacin de las normas tcnicas utilizadas: criterios de auditora.7. Descripcin de los distintos elementos auditados y resultado de la auditora en relacin con cada uno de ellos:a. Identificacin de las unidades de la organizacin, de las unidades funcionales o los procesos auditados.b. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ.c. Los hallazgos de la auditora.8. Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevencin y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevencin de riesgos laborales.9. Firma del responsable de la persona o entidad auditora.Adems, el informe de la auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, segn sea apropiado:1. El plan de auditora.2. Una lista de representantes del auditado que han participado en el proceso de auditora.3. Un resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora.4. La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance la auditora, de acuerdo con el plan de auditora.5. Las reas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditora.6. Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.7. Las recomendaciones para la mejora, si se especific en los objetivos de la auditora.8. Los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiera.9. Una declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos .10. La lista de distribucin del informe de la auditora.Aprobacin y distribucin del informe de la auditoraEl informe de la auditora constituye el producto final de esta y como tal recoge los resultados de la misma. Debe emitirse en el perodo de tiempo acordado con el cliente. Si esto no es posible, se le debe comunicar las razones del retraso y acordar una nuevafecha de emisin.El informe de la auditora ha de estar fechado, revisado, aprobado y firmado por el auditor jefe, tras lo cual ha de distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditora.El informe de la auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberan respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.El contenido del informe de auditora deber reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibido toda alteracin o falseamiento del mismo.La empresa deber conservar el informe de auditora reglamentaria del sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales a disposicin de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores. Esto supone que deber garantizarse la conservacin del mismo, al menos, hasta la prxima auditora.Pasos a dar tras el cierre de la auditoraEl proceso finaliza con el informe de auditora. A partir de este punto la empresa auditada adoptar las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditora hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevencin de riesgos laborales. Estas medidas, forman parte de la planificacin de la actividad preventiva de las empresas.