P.CONTROL DE DOCTOS

SGC - VAF

Vicerrectora Administrativa y

Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

SGC VAF

Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Sistema de Gestin de la Calidad VAF Vicerrectora Administrativa y Financiera

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

VAF-PR-002-UDES

Fecha: 16/07/2014

Versin: 02 Pgina 2 de 36

ELABORO CP. Patricia Pinzn Barn Facilitadora SGC - VAF

TP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestin Documental

REVISO Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao

Representante de la Direccin

APROBO Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez

Vicerrectora Administrativa y Financiera

1. PROPSITO Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, actualizacin, control de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos, en el marco de SGC-VAF con el fin de facilitar su presentacin, utilizacin y disposicin final

2. ALCANCE El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado el Sistema de Gestin de la Calidad VAF1, en las sedes de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos. 3. RESPONSABLES Coordinador Oficina de Gestin Documental Lderes de Procesos y/o subprocesos 4. DESAROLLO 4.1 CONDICIONES GENERALES Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros Institucionales se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

Quien elabora un documento, no podr revisar y/o aprobar el documento.

Corresponde al lder de proceso y/o subproceso asegurar el trmite

adecuado de las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos.

Para las solicitudes de aprobacin de documentos por elaboracin, modificacin o eliminacin, se debe contemplar lo dispuesto en el presente procedimiento, tener en cuenta la simplificacin (eliminacin de actividades que no agregan valor) y las oportunidades de mejora, para el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento.

Si se trata de actualizacin de documentos del SGC-VAF, se sigue los

lineamientos del numeral 4.2.2 para la aprobacin del documento.

1 Vicerrectora Administrativa y Financiera



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Fecha: 16/07/2014








La oficina de Gestin Documental realiza la revisin, en forma, de los

documentos solicitados para elaboracin o modificacin, teniendo en cuenta este procedimiento, numeral 4.2.1

Es responsabilidad de los lderes de proceso y/o subproceso, informar sobre la documentacin vigente para cada proceso y/o subproceso y socializar el uso del documento.

Cuando un proceso y/o subproceso en ejercicio de su actividad, deba

publicar en pginas web, documentacin controlada, es responsabilidad del lder del proceso y/o subproceso y del administrador de dichos sitios que sta, sea coherente con los lineamientos institucionales vigentes y la normatividad interna y externa. La solicitud de publicacin de informacin en la web, se realiza mediante el envo de un correo electrnico a Web master.

Gestin documental debe asegurar que los procesos y/o subprocesos cuenten con los documentos aprobados, actualizados, controlar que los obsoletos no estn en circulacin, informar los nuevos documentos elaborados y establecer los mecanismos que permitan verificar el uso adecuado de los mismos.

Es responsabilidad del lder del proceso y/o subprocesos y del funcionario encargado del uso del documento, verificar que se utilice la versin vigente. El utilizar documentos desactualizados puede ocasionar desvos al objetivo de un proceso.

El lder del proceso y/o subproceso debe controlar los documentos externos, garantizar el uso adecuado de las versiones e informar a Gestin Documental de las novedades, para proceder a realizar las actualizaciones de los listados respectivos.

En el caso de documentos derivados de Leyes, Decretos, Ordenanzas, es responsabilidad del lder del proceso y/o subproceso verificar los requisitos y cambios que apliquen, as como solicitar los conceptos requeridos al superior directo y a la Oficina Jurdica e informar oportunamente a Gestin Documental, si es necesario realizar ajustes a los procedimientos del proceso y/o subproceso.

Para dar cumplimiento a la directriz de la Institucin cero papel los documentos pueden mantenerse en el sitio de uso en forma electrnica. Los documentos utilizan la fuente Spranq eco sans, tamao 11 y deben imprimirse en estas condiciones, en caso de ser necesario.



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Fecha: 16/07/2014








4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS Para garantizar la adecuada elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, actualizacin y eliminacin en la documentacin de la Institucin a continuacin se detalla las actividades que describen el procedimiento para la elaboracin y control de documentos 4.2.1 Elaboracin de documentos La estructura general de un documento de La Universidad de Santander, est compuesta:

Los requisitos para la identificacin y elaboracin de los diferentes documentos de la Institucin se determinan en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES y el Instructivo de Documentos Acadmico Administrativos GED-IN-004-UDES 4.2.1.1 Encabezado Los documentos del SGC-VAF se identifican con un encabezamiento que contiene, los siguientes elementos: Logo Institucional Nombre del Sistema de Gestin Nombre del documento Cdigo del Documento Fecha de aprobacin del Documento Versin del Documento Nmero de Pgina

ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PGINA



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Fecha: 16/07/2014








Descripcin grfica de los elementos, ejemplo:


PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS XXXYY-000-NN

Fecha: 25/06/2013


En el encabezado no debe incluirse ningn elemento diferente al formulado. El encabezado se aplicar a los siguientes documentos:

Manuales Procedimientos Formatos Instructivos, Protocolos, Ficha Tcnica, Gua

Para la identificacin de los documentos el logo no debe hacer referencia a dependencias. Las versiones se identifican numricamente y se inician con 00; en la medida en que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignar el nmero consecutivo que describe la versin a que corresponde el nuevo documento. Fecha, indica el da, mes y ao en que se aprueba y entra en vigencia el documento. La fecha del encabezamiento corresponde a la de aprobacin del documento y no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registro del formato.

LOGO INSTITUCIONAL

NOMBRE DEL DOCUMENTO Y

CDIGO

NOMBRE DEL SISTEMA DE

GESTION

FECHA DE APROBACIN



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4.2.1.2 Codificacin La codificacin de los documentos del SGC-VAF, se realiza de manera alfanumrica y manualmente de la siguiente forma:

PARAMETROS DEL CAMPO DE CDIGO El lder del proceso y/o subproceso realiza la codificacin de los documentos, la cual es verificada por la Coordinacin de Gestin Documental en la revisin en forma.

Primer campo XXX (alfabtico) Corresponde al nombre del proceso y/o subproceso que gener el documento. Para efectos de la documentacin exigida por la norma ISO 9001:2008 para el Sistema de Gestin de Calidad se utilizara la sigla VAF. La asignacin del cdigo alfabtico se construye, as: Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: Se construye con las 3 primeras letras Si el nombre del proceso y/o subproceso es de dos palabras: Se construye con las 2 primeras letras de la primera palabra y con la primera de la segunda. Si el nombre del proceso y/o subproceso es de ms de dos palabras: Se construye con la primera letra de cada palabra, siendo el mximo 3 letras.

XXXYY-000-NN

VAF O NOMBRE DEL PROCESO Y/O

SUBPROCESO

CONSECUTIVO

TIPO

DE DOCUMENTO

SEDE EN LA QUE APLICA

EL DOCUMENTO



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En caso de presentarse coincidencias en la construccin se dejar a criterio del coordinador de gestin documental la definicin del cdigo. Tabla de cdigos alfabticos de los procesos y sub/procesos del SGC-VAF

PROCESO Y/O SUBPROCESO CDIGO

ACTIVOS FIJOS ACF

ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO ARA

COMPRAS COP

CONTABILIDAD CON

CRDITO Y CARTERA CRC

DIRECCIN ADMINISTRATIVA DIA

DIRECCION FINANCIERA DIF

DIRECCION TIC DIT

GESTIN DOCUMENTAL GED

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA IFT

LOGISTICA LOG

MERCADEO INSTITUCIONAL MEI

PLANTA FISICA PLF

PRESUPUESTO PRE

SEGURIDAD INFORMATICA SEI

SERVICIO AL USUARIO SEU

SISTEMAS DE INFORMACION SII

TALENTO HUMANO TAH

TESORERIA TES



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Segundo Campo YY (alfabtico)

Corresponde a la descripcin del tipo de documento, a este campo se asignan dos letras, as:

TIPO DE DOCUMENTO CDIGO

MANUALES MN

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS CP

PROCEDIMIENTOS PR

FORMATOS FT

INSTRUCTIVOS IN

PROTOCOLOS PC

PROGRAMAS PG

GUIA GU

FICHA TCNICA FI

Tercer campo ZZZ (numrico)

Los tres nmeros siguientes corresponden al consecutivo del documento, teniendo en cuenta los generados en cada tipo.

Cuarto campo (alfabtico)

Corresponde a la identificacin de la sede en la que se aplica el documento o si corresponde a un documento nico de utilizacin institucional.

COBERTURA DEL DOCUMENTO CDIGO

INSTITUCIONAL UDES

SEDE BUCARAMANGA BUC

SEDE CUCUTA CUC

SEDE VALLEDUPAR VAL



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Ejemplo de codificacin, de un instructivo de tesorera sede Bucaramanga:

TES - IN-001-BUC

Ejemplo de codificacin de un procedimiento de Gestin Documental, institucional

GED- PR - 002 - UDES 4.2.1.3 Contenido La redaccin de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fcil comprensin, la utilizacin de diagramas de flujo o imgenes es de carcter flexible preservando los criterios enunciados. Contenido de los documentos:

Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y poblacin objeto del documento y de su contenido.

Anexos: documentos complementarios que son soporte del contenido del

documento. Los anexos no se controlan.

Condiciones Generales: agrupan los requisitos generales, del manejo operativo para la ejecucin del contenido del documento.

Descripciones: caractersticas propias del documento, tales como: Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento,

para tener claridad y unicidad en el criterio

Desarrollo del Contenido: establece la informacin necesaria a documentar y se amplia de acuerdo a cada tipo de documento.



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A continuacin se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de los tipos de documentos segn criterio institucional:

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTO M

AN

UA

L

CA

RA

CTER

IZA

CI

N

PR

OC

ED

IMIE

NTO

FO

RM

ATO

INSTR

UC

TIV

O

PR

OTO

CO

LO

PR

OG

RA

MA

S

FIC

HA

TC

NIC

A

GU

IA

ALCANCE A A O N/A A A A N/A A

ANEXOS O O O N/A O O O O O

CONDICIONES DE USO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O

CONDICIONES GENERALES N/A N/A A N/A A A O N/A O

CONTROL DE CAMBIOS A A A A A A A A A

DEFINICIONES A N/A O N/A O A O N/A A

DESARROLLO CONTENIDO A A A A A A A N/A A

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

A O N/A N/A O N/A O O O

ENCABEZADO A A A A A A A A A

ESPECIFICACIONES TCNICAS

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O

INDICADOR DEL PROCESO Y/O SUBPROCESO

N/A A O N/A N/A N/A N/A N/A N/A

NORMATIVIDAD Y/O REQUISITOS

O A O N/A O O N/A N/A N/A

PROPSITO A A O N/A A A A N/A N/A

RECURSOS A A N/A O N/A N/A A N/A N/A

RESPONSABLE N/A A A N/A N/A N/A A N/A N/A

TTULO DE LA FICHA TCNICA

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A N/A

USOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O

PIE DE PGINA A A A N/A A A A A A

A: aplica N/A: no aplica O: opcional



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4.2.1.4 Pie de pgina Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Aplica para los siguientes documentos:

Manuales Procedimientos Instructivos Protocolos Programas Ficha Tcnica Gua

Representacin grfica del contenido del pie de pgina:

ELABORO NOMBRE Y CARGO

REVISO NOMBRE Y CARGO

APROBO NOMBRE Y CARGO

4.2.2 Responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos

Responsable de la elaboracin: Los documentos para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos y/o subprocesos, sern elaborados por el responsable de la ejecucin del procedimiento al cual est asociado el documento. Las facilitadoras del Sistema de Gestin de la Calidad VAF sern responsables de la elaboracin de los documentos del Sistema.

Responsable de la revisin:

Los responsables de la revisin de los documentos elaborados, son el Lder del proceso y/o subproceso, en cuanto al contenido del documento y de Gestin Documental, en cuanto a forma del documento. Los Documentos Obligatorios del SGC-VAF y sus formatos, sern revisados por la Representante de la Direccin.



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Responsable de Aprobar: La Alta Direccin ser la responsable de aprobar los documentos obligatorios del Sistema de Gestin de Calidad de la VAF y sus formatos Los dems documentos sern aprobados por la Representante de la Direccin, en las sedes de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar. 4.2.3 Distribucin de los documentos Gestin Documental, comunica la aprobacin y vigencia de los documentos a los lderes de los procesos y/o subprocesos, quienes a su vez debern realizar la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos. Los lderes de procesos y/o subprocesos son responsables de mantener actualizadas, archivadas y disponibles las copias de los documentos para consulta, conocimiento y aplicacin por el personal responsable del procedimiento. No est permitida la distribucin de documentacin y datos externamente sin autorizacin del lder del proceso y/o subproceso y en los casos que sea requerido la instancia superior del proceso y/o subproceso. El formato de Lista de Distribucin de Documentos cdigo GED-FT-010-UDES, ser responsabilidad de cada lder de proceso y/o subproceso para efectos de difusin y distribucin de documentos. 4.2.4 Modificacin de Documentos La documentacin que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes condiciones:

Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen en el proceso y/o subproceso, mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud Documental cdigo GED-FT-004-UDES anexando el documento de la solicitud avalado por el lder del proceso y/o subproceso quien justificar o validar el requerimiento.

La solicitud se presenta ante la Coordinacin de Gestin Documental. Si es pertinente la modificacin se procede a crear la nueva versin del

documento siguiendo las especificaciones para revisin y aprobacin del numeral 4.2.2 del presente documento.



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Se actualiza el listado maestro de documentos cdigo GED-FT-001-UDES indicando la nueva versin

Se realiza la socializacin de la modificacin a los que intervienen en el

proceso y/o subproceso y se deja fuera de circulacin el documento anterior.

4.2.5 Seguimiento y Control de Cambios Los documentos se revisan peridicamente y actualizan segn las necesidades con el fin de asegurar que continen siendo aplicables o deban ser modificados. El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de Gestin Documental y los Lderes de Proceso y/o Subproceso, deben asegurar su aplicacin e informar de los que estn obsoletos, fuera de uso o vigencia. Al final del documento en una hoja exclusiva se registra el cuadro de control de cambios, en el cual se identifican los siguientes elementos:

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION

00 Versin de Prueba Equipo Facilitador

del SGC-VAF 22/01/2014

El rea de control de cambios del documento no debe imprimirse. Gestin Documental realiza el control de documentos mediante los listados maestros de documentos. 4.2.6 Documentos Anulados y Obsoletos Cualquier funcionario, avalado por el lder del proceso y/o subproceso, puede solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los documentos anulados es igual al de los obsoletos. El Coordinador de Gestin Documental al distribuir una nueva versin del documento se encarga de retirar y destruir las copias obsoletas, identificndolas para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado. Se conservar el original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para evidenciar las mejoras, identificndolo con el sello copia obsoleta. En el



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Listado Maestro de Documentos cdigo GED-FT-01-UDES, se registrar la vigencia. 4.2.7 Documentos Externos En cada proceso y/o subproceso se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y/o servicios de la Institucin. Igualmente identifica el (los) responsable(s) del (los) proceso(s) y/o subproceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evala el impacto potencial del documento en la prestacin de los servicios, comunicando su percepcin, para que se tomen las acciones o medidas correspondientes. De los documentos externos se llevan registros en el Listado Maestro de Documentos Externos cdigo GED-FT-002-UDES. 4.2.8 Documentos de Referencia Son aquellos que sirven como base, soporte o que guardan relacin directa con un proceso y/o subproceso o procedimiento. Ejemplo:

Norma ISO 9001:2008, Ley General de Archivo Acuerdos de Consejo Acadmico

4.3 CONTROL DE REGISTROS Los registros son documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeadas. Como los registros suministran evidencia no pueden ser modificados. Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad VAF, se elaboran, revisan y aprueban segn las indicaciones dadas en el presente documento. Se consideran tipos de registros:

Correspondencia de entrada y salida (incluye faxes y correos electrnicos)

Notas internas Listados, Listas Actas de reunin Formatos diligenciados Formularios



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Contratos Informes Fotografas Grabaciones Bases de datos de los software que operen en la UDES Otros Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento de

requisitos Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene en cuenta: Encabezado Los documentos de los registros del SGC-VAF se identifican con un encabezamiento que debe contener los siguientes elementos: Logo Institucional Nombre del Sistema de Gestin Nombre del documento Cdigo del documento Versin del documento Fecha de aprobacin

Descripcin grfica de los elementos del encabezado de los documentos de registro, ejemplo:


FORMATO DE XXXYY-000-NN

Fecha: 25/06/2013

Versin: 00

LOGO INSTITUCIONAL

NOMBRE DEL DOCUMENTO Y

CDIGO

NOMBRE DEL SISTEMA DE

GESTION

FECHA DE APROBACIN



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Fecha: 16/07/2014








La fecha del encabezado corresponde a la fecha de aprobacin del documento, y no debe confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo Los formatos solo deben llevar encabezado y son los nicos documentos que no llevan pie de pgina. El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicacin del SGC-VAF, la modificacin de los existentes se dar una vez se requiera una nueva emisin o un cambio en la estructura del mismo. Los registros generados de las bases de datos del software que operen en la UDES y de los cuales se generen documentos, ser opcional la aplicacin del encabezado. Est bajo la responsabilidad de los lderes de procesos y sub procesos tanto la elaboracin de los documentos como la recoleccin y la informacin que se incluye. Todos los registros de la Universidad se encuentran relacionados e identificados en el Formato Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES. Los registros pueden ser elaborados y presentados en:

Medio Magntico y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas que los diligencian, as como los responsables del proceso de Direccin de TIC.

Registros Fsicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografas u

otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan

El Lder del proceso y/o subproceso tendr en cuenta el Instructivo de Organizacin de Archivos GED-IN-002-UDES para el almacenamiento de sus registros.

4.3.1 Consideraciones del Control de Registros

Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe cumplir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento. El formato de Solicitud Documental a diligenciar es el formato cdigo GED-FT-004-UDES.

El lder de proceso y/o subproceso debe garantizar la proteccin de los

registros impresos o electrnicos de factores que alteren sus condiciones



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fsicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas, entre otros; as como la seguridad de la informacin que contienen. Lo anterior no exime la responsabilidad que le es inherente a cada funcionario en el cargo que desempea.

La informacin que aparezca en el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES debe coincidir con el manejo de Registro de cada dependencia de la institucin.

Los registros deben conservarse legibles, fcilmente identificables y

recuperables y sin enmendaduras.

Los registros en medio impresos deben diligenciarse con bolgrafo, est prohibido el uso de lpiz.

Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones, deben incluirse en el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES, sin ser necesario asignar un cdigo.

Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperacin de los registros en medio electrnicos, el lder de Proceso/subproceso se apoyar con el subproceso Seguridad Informtica para realizar almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un mecanismo de soporte, teniendo en cuenta las directrices establecidas para tal fin.

Para el acceso a los registros informticos debe generarse mecanismos de control para el ingreso de personal autorizado, cada usuario responder por el uso de claves o contraseas y las acciones que de ellas se deriven.

La recuperacin de los registros informticos se realiza mediante los procedimientos desarrollados para cada caso.

Los Lderes de Procesos con el apoyo de la Oficina de Gestin Documental, son responsables de administrar sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES y vigilar que se cumplan los tiempos de retencin y disposicin final establecidos.



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4.4 CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS La Universidad de Santander atender las directrices emanadas por el Archivo General de la Nacin, entidad encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica, en busca de la eficiencia y eficacia en la consulta de la informacin. Se toma como referencia lo estipulado en el Acuerdo 042 del 2002, por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, que hacen referencia a:

Programa de Gestin Documental Formacin de Archivos Procesos Archivsticos Inventario nico Documental

Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en archivo por lo responsables designados en cada dependencia.

La Institucin proporciona los elementos necesarios para garantizar la integridad fsica y la conservacin de la informacin consignada en los registros y los lineamientos estn a cargo de la Oficina de Gestin Documental. El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las condiciones ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o prdida. En el Instructivo Organizacin y Transferencia de Archivos GED-IN-002-UDES, se describen las actividades necesarias para ordenar, conservar, consultar los registros fsicos o magnticos de tal forma que evidencie el desarrollo normal de los trmites y garanticen su ubicacin y consulta. El acceso a los registros est controlado por el lder del proceso y/o subproceso quien garantiza el cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en cuenta lo estipulado por la ley y la institucin con respecto a la reserva de la informacin. Los documentos y registros se conservan en cada dependencia para cumplir los objetivos de su creacin, luego de cumplido su trmite se mantendrn el tiempo determinado para consultas, segn lo establecido en los Listados Maestros. Cumplido el tiempo de vigencia en el archivo de Gestin, los documentos y registros se remitirn al Archivo Central mediante el diligenciamiento del Formato de Inventario Documental GED-FT-005-UDES, atendiendo las



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orientaciones del Instructivo Organizacin de Archivos de Gestin y Transferencias Documentales GED-IN- 002-UDES Una vez trascurrido el periodo de conservacin consignado en los Listados Maestros, se debe cumplir lo all dispuesto a efecto de determinar la disposicin final de los documentos segn Instructivo de Organizacin de Archivo Central y Disposicin Final de Documentos GED-IN-005-UDES. 5. FLUJOGRAMAS 5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD DESCRIPCION

RESPONSABLES

REG

ISTR

O

Dependencia

Carg

o

Identificacion

Necesidad Documental

Cualquier funcionario, en la ejecucin de sus funciones y en pro del mejoramiento identifica la necesidad de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento que se utilice dentro del proceso y/o subproceso.

Todos los

Pro

cesos

/Subpro

cesos d

e

la V

AF

Aplica p

ara

todo

el pers

onal de la

VA

F

GED

-FT-0

04-

UD

ES

Presentacin de la

solicitud del documento.

El funcionario presenta la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento mediante el diligenciamiento del formato de solicitud documental cdigo GED-FT-004-UDES, se debe anexar el documento objeto de la solicitud, avalado por el lder del proceso y/o subproceso quin justificar o validara el requerimiento. El formato se presenta ante la Coordinacin de Gestin Documental. T

odos los P

rocesos /

Subpro

cesos d

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la V

AF

Ld

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roceso /

Subpro

cesos d

e

la V

AF

GED

-FT-0

04-U

DES

INICIO



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Revisin y

Aprobacin del documento

Gestin Documental revisa el documento, en forma, de acuerdo al Instructivo Produccin de documentos dando respuesta mximo en 3 das hbiles despus de recibido el documento para revisin. Y comunica la aprobacin y vigencia de los documentos a los lderes de proceso y/o subproceso.

Gesti

n D

ocum

enta

l

Coord

inador

Gesti

n

Docum

enta

l

GED

-FT-0

04-U

DES, C

orr

eo

Ele

ctr

nic

o

Si existe algn ajuste debe validarse con el lder del proceso y/o subproceso que planteo la solicitud. No hay lugar ajustes continua el procedimiento normal.

Gesti

n

Docum

enta

l

Coord

inador

Gesti

n

Docum

enta

l

GED

-FT-0

04-

UD

ES

Socializacin de

novedades

El lder de cada proceso y/o subproceso deber realizar la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos.

Todos los

Pro

cesos

/Subpro

cesos d

e

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AF

Ld

er

de P

roceso

/ Subpro

cesos d

e

la V

AF

Lis

ta d

e

Asis

tencia

y

regis

tros

foto

gr

ficos.

Control

documentos y registros

Gestin Documental, actualiza: El listado maestro de documentos, tabla de retencin documental, Instructivo Produccin de Documentos Lder del proceso y/o subproceso: Evidencia el registro de la novedad en el historial del documento.

Todos los P

rocesos

/Subpro

cesos d

e la V

AF

Ld

er

de P

roceso /

Subpro

cesos d

e la V

AF

GED

-FT-0

01-U

DES/G

ED

-FT-0

03-U

DES

Decisin

FIN



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5.2 CONTROL DE REGISTROS

ACTIVIDAD

DESCRIPCION RESPONSABLES

REG

ISTR

O

Dependencia

Carg

o

Identificacion de

Registros

Identificar los registros que pertenecen al proceso y/o subproceso, si se requiere crear, modificar o eliminar un formato, se deben seguir las orientaciones del procedimiento de control de Documentos y Registros de la VAF.

Todos los

Pro

cesos/S

ubpro

cesos d

e

la V

AF

Aplica p

ara

todo e

l pers

onal de la V

AF

GED

-FT-0

03-U

DES/G

ED

-FT-0

04-U

DES

Almacenamiento

Determine el lugar de almacenamiento de acuerdo al Instructivo Organizacin de Archivos cdigo GED-IN-002-UDES para su adecuada disposicin y conservacin.

Todos los

Pro

cesos/S

ubpro

cesos

de la V

AF

Aplica p

ara

todo e

l pers

onal de la V

AF

GED

-FT-0

05-U

DES

Consulta y/o

Prstamo

Identifique en el Listado Maestro de Registros el nivel y los cargos de acceso a los registros. El personal no autorizado realizar las consultas de los registros a travs del personal facultado.

Todos los

pro

cesos/S

ubpro

cesos d

e la

VA

F

Ld

er

del pro

ceso y

R

esponsable

del m

anejo

del arc

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GED

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07-U

DES

INICIO



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Tiempos de Retencin

Establecer en el Listado Maestro de Registros el tiempo de retencin de los registros, de acuerdo a los requerimientos internos o legales externos. Determinar la disposicin a aplicar a cada registro una vez haya culminado el periodo de retencin del archivo,

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Actualizacin

Actualizar el Listado Maestro de Registros cuando se requiera e informar a Gestin Documental los cambios realizados. T

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Socializacin de

novedades

El lder de cada proceso y/o subproceso deber realizar la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos. T

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6. FORMATOS

Listado Maestro de Documentos GED-FT-001-UDES Listado Maestro de Documentos Externos GED-FT-002-UDES Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES Solicitud Documental GED-FT-004-UDES Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES Lista de distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

FIN



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7. DEFINICIONES

APROBACIN: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin del documento previamente revisado.

ARCHIVO DE GESTIN: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

su forma y soporte material que se encuentran en uso, acumulados en un proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas y/o dependencias, de la Universidad de Santander UDES.

ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se agrupan los documentos transferidos

de los distintos archivos de gestin de la Institucin, una vez finalizado su trmite, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general.

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y/O SUBPROCESOS: Documento que

describe las caractersticas generales del proceso y/o subproceso.

DISPOSICIN: Destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retencin en un archivo.

DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer informacin.

DOCUMENTO: Datos que poseen significado y su medio de soporte.

El tipo de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.

DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos relevantes que son

necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institucin y son generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas Gubernamentales, entre otros).

DOCUMENTO INTERNO: Son aquellos documentos relevantes que

definen los servicios que presta la institucin, son necesarios para su funcionamiento y se generan al interior de la institucin, pueden modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios de los programas o dependencias de la universidad.

DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un

cambio o de su eliminacin, pierde su vigencia.

FORMATO: Documento impreso o digital destinado al registro de informacin de un proceso.



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FICHA: Documento que define caractersticas y/o controles especficos para algunas actividades, seguimiento a indicadores y equipos.

IDENTIFICACIN: Es todo aquello nombre y cdigo que se le asigna a

cada documento que lo diferencia de cualquier otro.

INSTRUCTIVO: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un objetivo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Formato donde cada proceso y/o subproceso registra los documentos internos y externos para controlar sus versiones, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin final.

MANUAL: Documento gua que transmite de forma explcita, sencilla,

ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin, sobre objetivos, polticas, atribuciones y procedimientos; se indican las actividades y la forma en que estas debern ser realizadas por los miembros de la organizacin, teniendo como referente los propsitos de la Institucin.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin

de la Calidad de la Institucin.

PROCESO Y/O SUBPROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre s para generar valor y que convierte las entradas en resultados

PROCEDIMIENTO: Documento que describe la forma especfica para

llevar a cabo una actividad que comunica los mtodos establecidos para el desempeo y administracin del trabajo e identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las actividades.

PROTECCIN: Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y

definir los niveles de acceso.

RECUPERACIN: Facilidad para consultar un registro almacenado dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre.

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas, pueden ser formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunin, contratos y otros.



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Fecha: 16/07/2014








RESPONSABLE: Personal dentro de la institucin encargado del almacenamiento, ubicacin, recuperacin y estado de los documentos y registros en cualquier tipo de soporte.

REGLAMENTO: Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parmetros para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en la institucin.

REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la

adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo establecido.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

TIPO DE SOPORTE: Cualquier tipo de material susceptible de vehicular

informacin, como papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.

VERSIN: Indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento.



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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL

CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION

00 Versin de Prueba

Patricia Pinzn Barn

Facilitadora SGC-VAF

Esperanza Rojas

Rojas Coordinadora de

Gestin Documental

Enero 15 de 2014

01

Se incluye gua como tipo de documento Inclusin del Campo Pgina en Encabezado Se determina como opcional el encabezado para los formatos Se elimina en responsable de la revisin el Coordinador de Calidad y se incluye el responsable de la aprobacin de documentos fuera del SGC-VAF

Gloria Liliana Osorio Representante de la

Direccin

Carmen Guerrero Gonzlez

Coordinadora de Calidad

Liliana Naranjo Amelia Gonzlez Patricia Pinzn Facilitadoras

SGC-VAF

18/06/2014



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Fecha: 16/07/2014








01

Se modifica el encargado de dar apoyo a la conservacin de registros electrnicos Se incluye nombres de Instructivos de Gestin Documental Se actualizan flujogramas de acuerdo a los cambios realizados en documento


Direccin



Liliana Naranjo Amelia Gonzlez Patricia Pinzn Facilitadoras

SGC-VAF

18/06/2014

02

Modificacin del alcance, se limita a los procesos y/o subprocesos de la VAF. Se incluye aplicacin del Instructivo de Documentos Acadmico Administrativos GED-IN-005-UDES Modificacin del numeral 4.2.2 Responsable de elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos Modificacin tabla de cdigos , se limita a los cdigos de los procesos y/o subprocesos de la VAF


Direccin



Esperanza Rojas


Gestin Documental

Patricia Pinzn Barn


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02

Se incluye la responsabilidad del lder de proceso y/o subproceso sobre la elaboracin de la codificacin en documentos Se modifica tabla de resumen del contenido mnimo de documentos Inclusin de Descripcin del Encabezado del Formato Especificaciones sobre la actualizacin de formatos, as como los registros provenientes de software Institucionales Modificacin de consideraciones sobre el control de registros Se elimina de los formatos asociados, el Formato de Tabla de Retencin Se incluye la aplicacin del Instructivo de Organizacin de Archivo Central y Disposicin final de los documentos GED-FT-005-UDES


Direccin



Esperanza Rojas


Gestin Documental

Patricia Pinzn Barn


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ANEXOS



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Fecha: 22/01/2014


ELABORO CP. Patricia Pinzn Barn

Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Rojas Rojas

Coordinadora Gestin Documental





ANEXO 1. Formato Listado Maestro de Documentos GED-FT-001-UDES



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ANEXO 2. Formato Listado Maestro de Documentos Externos GED-FT-002-UDES



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Fecha: 22/01/2014









ANEXO 3. Formato Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES



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ANEXO 4. Formato Solicitud Documental GED-FT-004-UDES



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ANEXO 5. Formato de Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES



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ANEXO 6. Formato Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES



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ANEXO 7. Formato Listado de Distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

P.CONTROL DE DOCTOS

Documents

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