Evaluación de Software parala Planificación y

Administración de Proyectos.

Carlos León

Ana Isabel Morán

Ileana Chen

Jorge Sánchez

Elisa Mariscal

Amilca Rico

Grupo No. 5

Universidad Interamericana de Panamá

Estructura Informática

INTRODUCCIÓN

El tema está enfocado en los programas de softwareplanificadores de proyectos.

Tienen mucha importancia en el mundo y la toma dedecisiones.

Brindan varias herramientas como ordenar,cuantificar, proyectar y compartir planificación y elcontrol de ejecución de dichos planes.

Son conocidos como facilitadores para laadministración de proyectos.

EXPOSITOR

ELISA MARISCAL

Conceptos de Planificación de Proyectos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organización (quizás temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto).

Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones.

Es un esfuerzo temporario

¿Qué es un Proyecto?

Ejemplos de Proyectos

Adquisición de una empresa

Desarrollo de nuevos productos

Planificación de nuevas localizaciones

Ejecución de auditorías

Campañas publicitarias

Administración de una campaña de ayuda en desastres

Certificación de calidad

Alianza estratégica

¿Por qué fallan los proyectos?

Pobre definición de los objetivos

Falta de recursos

Pobre organización

Especificaciones y requerimientos incompletos

Pruebas inadecuadas

Modelo de la Administración de Proyectos

Estudio de factibilidad

Aprobación

Planificación del proyecto

Revisión y seguimiento

Reporte del estado del

proyecto

Requerimiento inicial

Cierre

Ciclo de Vida del Proyecto

Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Concepto Software Planificador de Proyectos

¿Qué es un Software Planificador de Proyectos?

Herramienta que permite al director de proyectos ordenar sus recursos y tareas, planificarlos en el tiempo y dar seguimiento de lo que se ha hecho y de lo que falta por hacer.

Detalla accionesCalcula CostosDetermina cuándo las personas o recursos entran en acción en el plazo definido.Permite hacer ajustes

“Sirve para planificar, no para obligar a la gente a hacer cosas”

Características de un Software Planificador de Proyectos

Características Esenciales

Definición de Recursos

Definición de Tareas

Definición de Subproyectos

Uso del Tiempo

Uso de Gráfico de Gantt

Uso de Gráficos de PERT

Cálculo de Costos

Impresión

Cargas de Trabajo

Escenarios ¿qué ocurre si?

Características Esenciales

Definición de recursos:

Un recurso es todo lo que se utiliza para la realización deuna tarea.

Existen muchos tipos de recursos: labor humana, costo portiempo, equipo computacional y de telecomunicaciones,transporte, útiles de oficina.

Definición de tareas: Proceso individual y complementario que forman una meta

que lleva al proyecto. Pueden ser paralelas con otras, semiparalelas, ligadas

inicio-fin, desligadas, no necesitan comenzar en la mismafecha.

Estas ligas son enlaces y existen diversos tipos como tiposde ligas existen.

Características Esenciales

Definición de subproyectos:

Conjunto de tareas que se deben llevar a cabo paraalcanzar una submeta.

El programa debe permitir definir un subproyecto dentrode un proyecto con todas las tareas del caso, manejar dichosubproyecto como un todo y poder ligarlo a otrossubproyectos o incluso a tareas.

Uso del tiempo:

Debe permitir jugar con el tiempo. Todo debe basarse en elcalendario y cualquier atraso de fechas debe mover loslímites impuestos.

Técnicas más Utilizadas

Técnicas:

Gráfico Gantt, “cascada”

Pert/CPMCreada en la década del 50. Para un Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU.

CPM (Critical Path Method), década 50, Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

EXPOSITOR

AMILCA RICO

Cálculo de costos:

Es capaz de generar un cálculo de los costos generales delproyecto.

Debe tomar en cuenta los costos comunes y ser capaz detomar en cuenta los costos por atrasos.

Se debe estimar un tiempo de atraso, o realizar la simulaciónatrasando la fecha de finalización.

El programa no asigna costos a los recursos, los datos debenser digitados para cada recurso y el software sólo lo integrapara dar una imagen global de dicho costo.

Características Esenciales

Impresión:

La información debe ser trabajada por muchas personas. Debe ser capaz de imprimir la información recogida en una

serie de formas distintas.

Debe poder imprimir:El gráfico de GanttEl gráfico de PERTLa lista de recursos y los gastosLa lista de tareas en orden cronológicoUn calendario de trabajo para cada recurso humanoDetalle de los costos del proyectoLas tareas que ya fueron realizadasLas tareas que faltanLas tareas próximas a comenzarLa utilización de los recursos por tarea, entre otras formas.

Características Esenciales

Cargas de trabajo:

Capaz de controlar las cargas de trabajosimpuestas a los recursos designados a las tareas.

Debe brindar la información necesaria paradeterminar si un recurso está sobrecargado detrabajo.

Es una forma de representar la distribución delgasto por recurso.

Características Esenciales

Escenarios: ¿Qué ocurre si?

Permiten armar una planificación base y dejaralgunas variables que pueden manipularse.

Permite armar una simulación con variables fijadaspor el usuario.

Permiten montar la planificación y cambiarvariables para poder ver qué pasaría si se cambianlos valores de esa forma.

Características Esenciales

La capacidad de

envío de datos por

medio de correo

electrónico

La capacidad

de

exportación e

importación

Características

básicas de un paquete

Características de un Software Planificador de Proyectos

Características básicas de un paquete

Los respaldos:

Permite realizar respaldos de lainformación. Basta la capacidad de salvar eltrabajo en varios lugares.

La seguridad:

Permite la definición de niveles de acceso ala información y permisos de cambios.

La capacidad de exportación eimportación:

Permite guardar los datos en otros tiposde archivos, leerlos y convertirlos alformato propio.

La capacidad de envío de datospor medio del correo electrónico.

Características básicas de un paquete

Características Adicionales

Modificación

Interactiva

Colores y

Patrones

Manejo

con Mouse

Soporte

de Macros

Gráficas

Trabajo

en Grupos

Modificación

Interactiva

Características Adicionales

Modificación

interactiva

Basarse en los gráficos de Gantt y PERT para trabajar gráficamente.

Los datos pueden ser modificados directamente en la pantalla.

Se pueden modificar los datos tabulados y que estos cambios afecten

a los diagramas y el recálculo.

Colores y patrones

Debe poderse trabajar con patrones, formas y colores, para que se

puedan diferenciar entre los signos que representan cosas en el software.

Los colores pueden identificar la prioridad o grado de necesidad de una tarea.

Las formas de las barras pueden indicar los distintos tipos de barras.

Los programas facilitadores de proyectos, compiten entre sí al darle al usuario una mejor interfaz

y modelos de trabajo sencillos e intuitivos.

Características Adicionales

Manejo con elMouse

Controlador de imágenes.Todo software planificador debe permitir su uso y que

pueda realizar muchas acciones importantes e intuitivas.

Soporte

de macros

El programa facilitador contenga macros predefinidas y quepermita crear más.

Son una serie de pasos que el programa planificador ejecuta ala orden o con la presión de cierto conjunto de teclas.Son gran ayuda para la automatización de procesos realizados

en el programa por el director del proyecto, quien graba la macrouna vez y en futuros proyectos la puede volver a utilizar.

Características Adicionales

Gráficas

El software planificador debe ser capaz de generar gráficas gerenciales(barras, pastel, área) que representen variados datos.De no generar gráficas, debe tener la capacidad de generar datos en un

formato leíble por una hoja electrónica que los pueda convertir a gráficas.

Trabajo en grupos

Es una modalidad nueva, introducida con el auge dado últimamente a las redes.

El software planificador, instalado en red, puede permitir que varias personas

trabajen con él sobre el mismo proyecto.

Debe ser capaz de mantener la información sobre cambios actualizada para cada

persona que trabaja en ese grupo de proyectos, definir perfiles de acceso (lectura,

escritura, ambas) y controlar el acceso concurrente a los archivos de planificación.

Metodología de Evaluación

Para evaluar los software es necesario seguir unametodología establecida de antemano.

Orientadas a una descripción de las características quedebe tener, como:– consejos sobre los requerimientos necesarios y deseables.

La evaluación de compra se hará cada vez que senecesite cambiarlo por:– Mejoras en los productos del mercado

– Nuevas tendencias en el quehacer administrativo

– Cambios en las metodologías de dirección de proyectos.

EXPOSITOR

ILEANA CHEN

Gestores de Proyectos

Herramientas básicas de diseño, enlace, modelado ycorrección.

Ayudarnos a organizar tareas complejas, asignarrecursos y seguir la evolución de los objetivospropuestos.

Optimización de estrategias, reasignación derecursos, determinación de tareas críticas, modelarla previsión inicial para disminuir el retraso.

Y, en definitiva, ahorrar tiempo y costo.

Gestores de Proyectos

La historia de los gestores de proyecto viene de los añossesentas y hace un par de años hacíamos una revisióndel estado del arte de la gestión de proyectos en elmundo PC.

Hoy en día, MS Project, CA Super Project y SymantecTimeline siguen dominando el mercado.

Desde luego no son los únicos: Primavera ProjectPlanner, Micro Planner, Project Scheduler, Artemio,Open Plan y muchos otros representan un mercadomuy variado.

Estrategia Base del Trabajo

con un Gestor de Proyectos

Definición de tareas

Asignación de tiempos

Dependencias/enlaces

Asignación de recursos

Priorización de tareas

Resolución de conflictos entre recursos compartidos

Ajustes temporales

CalendariosInterdependencia entre diferentes proyectosDisponibilidad de recursosCostos de recursosTiempos reales/Nivelación de recursosGrado real de realización de tareas

Lo Genérico de los Gestores de Proyectos

RAM/Mínima/recomendada

Ayudas sensibles

Barra de herramientas personalizables

Personalización del Gantt

Sistema de Archivo de ayuda

Bloqueo de acceso/contraseñas

Macros

Entre otros

Características Específicas

de los Gestores de ProyectosMS Project Time Line CA Super Project

4.0 6.0 3.0c

Gestión de proyectos

Conexión entre proyectos No Sí No

Semanas Sí No No

Meses Sí No No

Etiquetas en Barras

Dentro Sí No No

Histogramas de Recursos y Costos Sí No No

Control de Recursos/Calendarios

Calendario:

Maestro Excelente Bien Aceptable

Múltiples estados tarea Excelente No No

Calendario, presentación:

Definición de tipo de días No Sí Sí

Organización por:

Costo fijo No Sí No

Laboral No Sí No

Material No Sí No

PERT con Escala No No Sí

De tiempos No No Sí

Enlaces No Sí No

Definición sobre el Gantt

Modificación sobre el Gantt Sí Sí No

Ocultación en el Gantt Sí Sí No

Muestra en PERT con escala de tiempos No existe Sí No existe

Actualización interactiva en cambios y

recálculosNo Sí No

EXPOSITOR

CARLOS LEÓN

Diagrama de Gantt

El gráfico de Gantt cubre las distintas

funciones de la programación:

asignación de recursos,

determinación de la secuencia y

cronología

Diagrama de Gantt“Cascada”

Gantt procuró resolver el problema de la programación deactividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, demanera tal que se pudiese visualizar el período de duración de cadaactividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente eltiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Elaboración de

cuestionarios

Entrevistas a usuarios

Factibilidad técnica

Factibilidad económica

Factibilidad operacional

Reporte de actividades

Diagrama de Gantt

Este Gráfico Consiste Simplemente en un Sistema de Coordenadas en que se Indica:

En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempodefinido en términos de la unidad más adecuada al trabajoque se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. Serepresenta el tiempo.

En el eje Vertical: Las actividades que constituyen eltrabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponderuna línea horizontal cuya longitud es proporcional a suduración en la cual la medición se efectúa con relación a laescala definida en el eje horizontal conforme seilustra. Disponen las tareas del proyecto.

Contenido del Diagrama

Características:

Cada actividad se representa mediante un bloquerectangular cuya longitud indica su duración; la alturacarece de significado.

La posición de cada bloque en el diagrama indica losinstantes de inicio y finalización de las tareas a quecorresponden.

Los bloques correspondientes a tareas del camino críticoacostumbran a rellenarse en otro color (en el caso delejemplo, en rojo).

Ejemplo de Diagrama de Gantt

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Generalmente se denominan técnicasPERT al conjunto de modelos abstractospara la programación y análisis deproyectos de ingeniería.

Éstas técnicas nos ayudan a programar unproyecto con el costo mínimo y la duraciónmás adecuada. Están especialmentedifundidas el PERT y el CPM.

Se deben tener en cada actividad tres tiempos los cuales son:

To = Tiempo óptimo u optimista

Tb = Tiempo más probable

Tp = Tiempo pésimo o pesimista

•Existen dos tipos de actividades:

• Reales, representadas por una flecha de línea continua y representa una actividad que consume recursos a la vez indica una relación de precedencia.

• Ficticias, que no consumen recursos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Aplicación de las técnicas PERTDeterminar las actividades necesarias y cuándo lo son:

Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.

Buscar las ligaduras temporales entre actividades delproyecto.

Identificar las actividades críticas, es decir, aquellascuyo retraso en la ejecución supone un retraso delproyecto completo.

Identificar el camino crítico, que es aquel formado porla secuencia de actividades críticas del proyecto.

Aplicación de las técnicas PERT

Detectar y cuantificar las holguras de las actividadesno críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse(en su comienzo o finalización) sin que el proyecto sevea retrasado por ello.

Si se está fuera de tiempo durante la ejecución delproyecto, señala las actividades que hay que reforzar.

Nos da un proyecto de costo mínimo.

Diagrama Pert

Red de actividades en arcos (AOA)

– Actividades = arcos

– Nodos = eventos

1

2

3 4

S

T

U

S y T deberán completarseantes de que se inicie U

Traslado de HospitalEjemplo

Actividad Descripción Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y médico

B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo

C Seleccionar el equipo A

D Preparar los planos y la distribución física para B

la construcción definitiva

E Llevar los servicios públicos al predio B

F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A

G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C

H Construir el hospital D

I Desarrollar un sistema de información A

J Instalar el equipo E,G,H,

K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J

Ventajas:Es un método sencillo, idóneo para proyectos complejos.Proporciona varios planes de ejecución.

Desventajas:Solo admite relaciones del tipo final/ comienzo, con demora nula.Es conveniente utilizar un método de representación gráfica como complemento.

Ventajas y Desventajas del Gráfico de PERT

JORGE SÁNCHEZ

EXPOSITOR

La Naturaleza del Software

El software de administración deproyectos le ayuda a organizar lasmuchas y a veces interdependientestareas de un proyecto, ubicar quiénestá haciendo el trabajo, rastrear elprogreso y saber cuánto estácostando el proyecto.

Criterios básicos para seleccionar un paquete de administración de proyectos

Todos los softwarede administración deproyectos empiezancatalogando lastareas o actividadesque conforman unproyecto y losrecursos necesariospara llevarlos a cabo.

Uno de los criterios másbásicos para la seleccióndel paquete es el tamañodel proyecto.

El Pluribus Unum

La habilidad para trabajarsimultáneamente conproyectos múltiples es unacaracterística clave paramuchos usuarios potenciales.

¿Podemos Comunicarnos?

Mucho del trabajo deun gerente de proyectoes comunicarse conotras personas sobredicho proyecto.

Administrando el Grupo de Trabajo

Tal vez la más nueva yprometedora extensión delsoftware de administración deproyectos es la habilidad decompartir las responsabilidadesde dicha administración entreun número más grande depersonas.

La Importancia de los Software

Mientras más trabaje consoftware de administraciónde proyectos, másencontrará que los detallesde diseño, rastreo y análisisde proyectos son los que dana los mismos mayor partede su valor.

Ejemplos de Programas de Utilidad

CA Super Project

MS Project

Project Schedule 6 para Windows

Suretrak Project Manager para Windows

Timeline para Windows

EXPOSITOR

ANA ISABEL MORÁN

Ejemplo Programa Planificador de Proyectos

Servidor de

Proyectos

Servidor SQL

Programa Base

de Datos

Sharepoint

Team Servicies

CONCLUSIONES

La organización por proyectos permite administrarmejor los recursos.

La complejidad de un proyecto no está dada sólo porla complejidad tecnológica.

Es fundamental un adecuado seguimiento del proyectoy la asignación de un responsable del mismo.

Los proyectos deben ser ajustados periódicamente aefectos de tener una perspectiva realista sobre losmismos.

Administración De Proyectos

GRACIAS !

“Los planes son inútiles, pero planear lo es todo” Dwight Eisenhower

“Si no tenemos un plan, el control es imposible” James Lewis