Pedidos Dobles Operativo

2013

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ÍNDICE

Pedidos Dobles-Operativo 1. OV ABIERTA .............................................................................................................. 2

1.1 OV Abierta Sin OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha, Almacén, Cliente o Descripción de Artículo. ...................... 2

1.2 OV Abierta Con OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén .......................................................................... 7

1.3 OV Abierta Con OC / Cambio de Cliente .......................................................... 8

2. ENTREGA ................................................................................................................ 10

3. FACTURACIÓN ........................................................................................................ 10

3.1 Cambio de Nombre de Cliente ....................................................................... 10

3.2 Cambio de Descripción de Artículo. ............................................................... 20

3.3 Cambios de: Asesor, Proyecto, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén ................................................................................................................... 21

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PEDIDOS DOBLES-OPERATIVO

En los pedidos existen varios cambios solicitados tanto de manera interna como externa que pueden suceder en diversos momentos del proceso de un pedido, por lo que es muy importante identificar cuál es el proceso a seguir.

Los cambios más frecuentes solicitados son:

Asesor

Proyecto-Sucursal

% Comisión

Precio Unitario

Cantidad

Fecha de entrega

Almacén

Cliente

Descripción del artículo que se facturará

Existen tres momentos específicos donde los cambios se tendrán que ejecutar de una manera en específica:

OV Abierta

o Sin OC

o Con OC

Entrega

Facturación

1. OV ABIERTA

1.1 OV Abierta Sin OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha, Almacén, Cliente o Descripción de Artículo.

Comercial tendrá que solicitar y/o autorizar el cambio y dar aviso a la JAS para que ella proceda de la siguiente manera:

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1.1.1 Mismo Periodo Cancelar OV por la JAS en SAP y el asesor tendrá que capturar nuevamente el pedido correcto desde Adpro.

El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera

Asegurarse de que la OV es del mismo periodo en el que nos encontramos actualmente

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Cancelar OV (JAS)

Ingresar Pedido Nuevo con cambios (Asesor)

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1.1.2 Periodo Diferente Cerrar OV por la JAS y el asesor deberá ingresar el pedido correcto y solicitar el cambio a la JAS vía correo electrónico, para requerir que a este nuevo pedido se le coloque la bandera de Mercancía Pendiente.

El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera:

Asegurarse de que la OV es de distinto periodo en el que nos encontramos actualmente

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Cerrar OV (JAS)

Ingresar Pedido Nuevo con cambios (Asesor)

Solicitar vía mail a la JAS que coloque la bandera de Mercancía Pendiente en el pedido que se acaba de ingresar.

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1.2 OV Abierta Con OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén

Comercial solicita el cambio a la JAS para que realice el cambio directamente en la OV.

El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera

Realizar cambio pedido por Asesor en OV (JAS), siendo este de Asesor, Proyecto-Sucursal, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén

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Los cambios de Comisión deberán ser revisados y autorizados por Luis García, gerente de Compras.

1.3 OV Abierta Con OC / Cambio de Cliente Comercial pide el cambio, la JAS será responsable de Cerrar la OV e ingresar la nueva OV con las correcciones, señalando que es Mercancía Pendiente.

Pedir cambio a la JAS (Comercial)

El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera

Cerrar OV (JAS)

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Ingresar nuevo pedido a SAP, eligiendo el nombre de cliente requerido (JAS)

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Elegir la opción de “Mcía. Pendiente” en el campo de usuario de DuplicadoPor

Compras deberá de revisar cuando un pedido en su BO tenga –Letra, ya que esto implica que hubo una corrección en el pedido y podría tener una OC anterior generada por lo que tendrá que colocar la bandera de No requiere proceso de compra para que el pedido continúe su proceso. Compras debe tener mucho cuidado en las órdenes que crea para evitar duplicidad de mercancía.

2. ENTREGA

Cuando el documento ya se encuentra en una entrega de mercancía, ya no se podrá realizar cambios. En este caso aplica para todos los cambios posibles, se tendrá que levantar un Ticket en la plataforma de Helpdesk, para obtener ayuda.

3. FACTURACIÓN

3.1 Cambio de Nombre de Cliente Cuando existe una factura del cliente y se desea cambiar la razón social, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

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PERIODO DE CORRECCIÓN Y SI SE ENCUENTRA PAGADA LA FACTURA.

3.1.1 Mismo Periodo. Sin Pago Cuando exista una factura SIN PAGO y la corrección se realiza en el mismo periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente:

1. Se realizará una Nota de Crédito jalando la factura.

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2. Elaborar la factura directa desde el menú, con el nombre de cliente solicitado.

3. Llenar el nombre de cliente solicitado y los datos necesarios para la facturación de la mercancía. Hacer clic en “Crear”

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3.1.2 Mismo Periodo. Con Pago Cuando exista una factura CON PAGO y la corrección se realiza en el mismo periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente:

1. Se deberá cancelar el pago de la factura a corregir.

2. Se realizará una NC jalando la factura.

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3. Elaborar la factura directa.

4. Aplicar nuevamente el pago a la factura correcta.

3.1.3 Diferente Periodo. Sin pago Cuando exista una factura SIN PAGO y la corrección se realiza en Distinto periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente:

1. Se realizará una NC jalando la factura.

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2. Elaborar la factura directa.

3. Llenar el nombre de cliente solicitado y los datos necesarios para la facturación de la mercancía. Hacer clic en “Crear”

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3.1.4 Diferente Periodo. Con pago Cuando exista una factura CON PAGO y la corrección se realiza en Distinto periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente:

1. Se realizará una NC directa de artículo, sin jalar la factura a corregir.

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2. Seleccionar cliente. Llenar el precio, cantidad y artículo igual a la factura de clientes. Hacer clic en “Crear”

3. Se genera póliza de diario dentro del módulo de finanzas (“Asiento Contable”); reclasificando el saldo a favor, del pago recibido, al cliente correcto. El asiento sería el siguiente:

Débito Crédito

Socio de negocio erróneo X

Socio de negocio correcto X

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Elegir las cuentas de los socios de negocios considerando el importe de la Nota de Crédito.

o Al cliente de la factura y Nota de Crédito con nombre de socio erróneo, se debe llenar la cantidad en “Débito”.

o Al cliente con el nombre correcto, el total se llenará en el espacio de “Crédito”.

4. Elaborar la factura directa al nombre de cliente correcto.

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5. Aplicar el pago a la nueva factura con la póliza de diario generada en el punto 2.

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Con estos dos pagos recibidos, se logrará dejar en ceros las cuentas de los dos clientes.

3.2 Cambio de Descripción de Artículo. Sólo se realizará este cambio cuando la factura NO esté pagada y el cambio en la descripción de artículo sea a solicitud del cliente por un concepto de “servicio” en específico.

Se deberá realizar lo siguiente:

1. Se realizará una NC jalando la factura a modificar.

2. Se generará una FACTURA DE ANTICIPO directa por SERVICIO, con la descripción solicitada por parte del cliente. Hacer clic en “Crear”

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3. Cuando se reciba el pago por parte del cliente, éste deberá de aplicarse a la factura de anticipo.

3. Se generará la factura de mercancía aplicando la factura de anticipo.

3.3 Cambios de: Asesor, Proyecto, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén

Cuando el documento ya se encuentra en una factura de mercancía, ya no se podrá realizar cambios de este tipo. Se tendrá que levantar un Ticket en la plataforma de Helpdesk, para obtener ayuda.