DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAAR LAS ORGANIZACIONES A LA SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO PARA PROYECTOS EN FONAGRO 1. Carta de solicitud dirigida al Gerente de FONAGRO y firmada por Junta Directiva o Representante Legal. 2. Perfil del Proyecto, indicando los aspectos siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. Identificacin Introduccin Antecedentes de la Organizacin Justificacin del Proyecto Objetivos Anlisis Institucional Anlisis Tcnico Anlisis de Mercado Anlisis Financiero Anlisis Econmico Estudio de Impacto Ambiental Plan de Ejecucin y Operacin del Proyecto Sostenibilidad del Proyecto Anexos

3. Escritura de constitucin de la organizacin. (Incluye estatutos). 4. Certificacin de inscripcin de la organizacin en el registro respectivo (asociacin, cooperativa, ECA). 5. Acta Notarial de nombramiento del Representante Legal (actualizada) 6. Certificacin de inscripcin del Representante Legal en el Registro respectivo (Verificar que este Vigente segn estatutos). 7. Fotocopia de Cedula de Vecindad del Representante Legal (o Pasaporte).

8. Constancia del NIT del representante Legal 9. Constancia de Inscripcin de la Organizacin en la SAT 10. Copia del recibo ingresos, autorizado por la SAT o contralora General de Cuentas de la Nacin. 11. Autorizacin en la SAT, de los siguientes libros (solo copia del stiker de autorizacin: a. b. c. d. e. Inventario Diario Mayor Estados Financieros (libro de balances) Libro de Actas Varias.

12. Fotocopia de los tres ltimos estados financieros (si existen). 13. Fotocopia de la Cedula de Vecindad del Contador, NIT y su Numero de Registro de la Contralora General de Cuentas. 14. Contar con sello de la Organizacin 15. Tener cuenta bancaria monetaria, firma mancomunada. 16. Realizar el trmite de CUENTADANCIA ante la Contralora General de Cuentas.

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA Y ALIMENTACION FONDO NACIONAL PARA LA REACTIVACION Y MODERNIZACION DE LA ACTIVIDAD AGROPECUARIA FONAGRO-

CONTENIDOS PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS AL FONAGRO

Guatemala, Julio de 2,004

FORMATO PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS1

Este formato contiene la Estructura de Contenido para la presentacin de Proyectos al FONAGRO. Esta, surge con el propsito de orientar a las organizaciones para que presenten de manera precisa y concisa, el proyecto que quieren ejecutar y operar en el tiempo, y para el cual solicitan financiamiento.

Algunas consideraciones previas: y Cada Proyecto deber presentarse de manera impresa, empastado y engargolado, en original (1) y dos (2) copias y con una (1) copia en disquete o CD, en letra arial, tamao 11, a un espacio, El nmero de beneficiarios deber ser como mnimo de 20 personas. Contemplar, en aquellos casos en donde participen mujeres en la ejecucin del proyecto, una participacin mnima de un 30% de mujeres y un 10% de mujeres ocupando puestos directivos dentro de la organizacin. Adjuntar la Certificacin del Acta de Asamblea General de la Organizacin, en la cual se autoriza la gestin del crdito (Dirigida al Gerente de FONAGRO). Adjuntar el documento de Diagnostico Inicial de la Organizacin, el cual lo facilita la Coordinacin Departamental del Ministerio de Agricultura, Ganadera y alimentacin. La gestin en la presentacin del proyecto, se realizara a travs de la Coordinadora Departamental respectiva. La informacin del proyecto debe ser consignada de manera clara y precisa en cada uno de los puntos solicitados y en el orden descrito a continuacin, De lo contrario, este no podr ser considerado.1

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La estructura bsica se obtuvo del documento utilizado por el Ministerio de Economa para Proyectos Productivos.

ESTRUCTURA DE CONTENIDO INDICE: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. IDENTIFICACION INTRODUCCION ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN JUSTIFICACION DEL PROYECTO OBJETIVOS ANALISIS IONSTITUCIONAL ANALISIS TECNICO ANALISIS DE MERCADO ANALISIS FINANCIERO ANALISIS ECONOMICO ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL PLAN DE EJECUCION Y OPERACIN DEL PROYECTO SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO ANEXOS.

DESARROLLO POR CAPITULO I. IDENTIFICACION (1 pagina mximo) 1. Nombre del Proyecto 2. Nombre de la Organizacin que lo presenta 3. Direccin, No. De telfono y fax de las oficinas de la organizacin, correo electrnico. 4. Nombre del Representante Legal 5. Nombre del Director Ejecutivo o Gerente General 6. Monto total del Proyecto y monto solicitado en Quetzales 7. Destino del Financiamiento 8. rea geogrfica del proyecto 9. Numero de asociados que participan en el proyecto. 10. Plazo de duracin del Proyecto 11. Fecha de presentacin. II. INTRODUCCION (1 pagina mximo) Presentar una breve descripcin del contenido del documento del Proyecto, resaltando los aspectos ms importantes como el propsito y las necesidades que se pretende atender con el Proyecto, otros que se consideren importantes. III. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN: (1 pagina mximo) Establecer como surge la organizacin, como se consolida y se ha fortalecido, en la parte administrativa, como se ha venido trabajando, cual ha sido su esquema operativo y sus controles, en la parte productiva, cual ha sido la experiencia de produccin, IV. JUSTIFICACION (1 pagina mximo) Explicar las razones porque se elaboro y se desea ejecutar el proyecto, debe ser congruente con sus objetivos, Proporcionar toda la informacin necesaria

que permita conocer la forma en que el proyecto pretende solucionar la problemtica identificada, como se van a beneficiar los asociados y cual ser la participacin de estos dentro del proyecto. V. OBJETIVOS: (1 pagina mximo) a) General: Es el fin ltimo que persigue alcanzar el proyecto, que contribuir a la solucin del problema del sector, esta en funcin de la utilidad del proyecto, la misin y visin de la organizacin. b) Especficos: Es el fin ltimo que persigue alcanzar el proyecto, que contribuir a la solucin del problema del sector, esta en funcin de la utilidad del proyecto, la misin y visin de la organizacin. c) Metas: Cuantificar los objetivos especficos d) Beneficiarios: Establecer y describir el nmero de beneficiarios directos e indirectos que se favorezcan dentro del proyecto. VI. ANALISIS INSTITUCIONAL: (3 paginas mximo)

Este anlisis tiene por objeto determinar los aspectos generales de la organizacin, desde sus antecedentes hasta su estructura administrativa, incluyendo los aspectos legales que le permiten ser sujeto de derechos y obligaciones, por lo que debe incluir: 1. Antecedentes: Es un resumen de sus objetivos, misin, visin, la iniciativa que impulso la creacin de la organizacin (cuando y donde se origino, con que fines), comentar la fortaleza de su base organizacional, la naturaleza de sus actividades. Su experiencia en la ejecucin de proyectos similares al que presenta en esta oportunidad y breve descripcin de los resultados

obtenidos, capacidad de gestin, si han contado en el pasado con asistencia financiera, tcnica o de otro tipo de instituciones cooperantes u otras fuentes. 2. Aspectos Legales: Los aspectos legales de la institucin, deben describir e incluir fotocopias de documentos en anexo. Representacin legal vigente, la que debe estar inscrita en el Registro correspondiente de su localidad. Conformacin de la Junta Directiva (Tiempo de elecciones por 2 aos, reeleccin solo por un periodo). Publicacin en el Diario Oficial del Acuerdo Gubernativo donde se reconoci su Personalidad Jurdica (Estatutos para el caso de las Fundaciones). Inscripcin en el Registro correspondiente para el caso de las Asociaciones Civiles. Para el caso de Cooperativas inscripcin en el INACOP.

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3. Estructura Administrativa: Contiene el organigrama funcional de la entidad; descripcin del personal con el nmero de personas y la descripcin de sus funciones, sistemas de informacin y registro de datos que utiliza, as como las normas y procedimientos vigentes. Manual de Organizacin de Normas y Procedimientos. Herramientas Manuales (Kardex, tarjetas de control de inventarios, etc.) o computarizadas (hojas electrnicas, software especficos, etc.)

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VII.

ANALISIS TECNICO: (3 paginas mximo) 1. Recursos Humanos: Indicar la disponibilidad de recursos humanos, su experiencia y capacitacin, indicar las personas claves (calificaciones necesarias) y el empleo total (nmero y costos). 2. Capacidad Instalada: Descripcin de la capacidad instalada en funcin de la produccin (infraestructura, maquinaria y equipo, etc.) programas de produccin y capacidad de produccin (para el caso de proyectos de industria y agroindustria). Indicar si cuenta con sub-sedes (describir si son propias o arrendadas) o centros de produccin, o centros de comercializacin (centros de acopio, de abastecimiento, etc.) 3. Ubicacin: Indicar la zona geogrfica de la organizacin y del proyecto, as como su rea de influencia. Comentar sobre los siguientes aspectos: Resumir la importancia de la ubicacin y emplazamiento del proyecto en el rea seleccionada. Condiciones de infraestructura y medio ambiente. Impacto ecolgico y ambiental (para industria y agroindustria).

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4. Tecnologa: Describir que nivel de tecnologa es aplicable al proyecto (predominio de mano de obra, o del capital, flujo grama, etc.) indicando datos relacionados con la seleccin de dicha tecnologa y la incorporacin de la ingeniera al proyecto (Adjuntando en anexos lo relativo al mismo).

VIII.

ANALISIS DE MERCADO: (4 paginas mximo) El anlisis de mercado es la actividad clave para determinar el alcance del programa de inversiones, de produccin, la capacidad instalada, la tecnologa requerida, e incluso su ubicacin. Debe presentar una identificacin del tipo de producto que se ofrecer, la estructura de la demanda y oferta del mercado meta que la organizacin pretende atender a travs del proyecto, as como aspectos de comercializacin y su disponibilidad de materias primas. 1. Identificacin del Producto: Descripcin del bien o servicio que se desarrollara con la ejecucin del proyecto, describiendo sus caractersticas principales, mercado al que se dirige, especificaciones relevantes y otros que contribuyan a tener la idea clara del tipo de bien o servicio que la organizacin realizara. 2. Demanda del Producto: Describir el mercado destinatario y su segmentacin (grupo de consumidores y productos). Tamao y composicin de la demanda efectiva actual. Estimacin de la demanda futura para la duracin del proyecto. Los mercados en los que se pretende penetrar.

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3. Oferta: Describir el tipo de producto o servicios que se prestaran con el Proyecto. Gama de productos que se ofrecern (si fuera el caso). Indicar el tipo y la intensidad de la competencia.

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Los principales competidores, sus caractersticas y estrategias de comercializacin.

4. Comercializacin: Describir el programa de ventas seleccionado mediante cuadros grficos, para indicar la evolucin durante todo el proyecto (estimacin de los ingresos procedentes de las ventas anuales durante la vida del proyecto). Describir la estrategia de comercializacin seleccionada. Los canales o medios de distribucin y su organizacin. Mrgenes de comercializacin. Costos de comercializacin (estimacin de costos de ventas y distribucin), plan de mercadeo. Fijacin de precios. Esfuerzos de promocin.

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5. Materia Prima: Describir la disponibilidad de materias primas, materiales y componentes, suministros de fbrica, etc. Indicar las necesidades mensuales o anuales de insumos materiales. Sealar si cuenta con una estrategia para comercializacin de insumos materiales. Describir los requisitos para la seleccin de materias primas y suministros relacionados con: Calidad

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Cantidad Disponible Fuentes de abastecimiento proveedores Costos Unitarios.

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ANALISIS FINANCIERO: Es el anlisis de la viabilidad financiera, que ordena y sistematiza la informacin de carcter monetario, adjuntando los antecedentes y cuadros analticos para determinar la rentabilidad del proyecto 1. Controles Contables: (1 pagina mximo) Detallar que tipo de contabilidad manejan (manual o sistematizado), herramientas utilizadas para el registro de las operaciones contables (vouchers, recibos, facturas, kardex, etc.) Indicar la periodicidad de emisin de estados financieros y el periodo que abarca el ejercicio contable de la entidad, aso como la frecuencia de los registros de ingresos y egresos. Sealar si realizan integracin de cuentas a los estados financieros y conciliacin mensual de la cuenta de bancos. 2. Situacin Financiera: (2 paginas mximo) Presentar integraciones de cuentas debidamente auditadas por auditor independiente de los ltimos dos aos, o desde su constitucin si tuviere menos tiempo de constituida. Presentar estados financieros del ejercicio anterior, el mas reciente no deber tener mas de seis meses de emitido y deber acompaarse de las notas a los estados financieros de los rubros de Balance y Resultados mas significativos. 3. Calculo de Costos: (2 paginas mximo) Calcular los costos totales de la inversin por ao de duracin del proyecto, incluyendo costos de: Mano de Obra

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Materia Prima Gastos de Fabricacin Maquinaria y Equipo Instalaciones o Terrenos

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Adjuntando el cuadro de Plan de Inversin. 4. Costos de Produccin: (2 paginas mximo) Presentar el costo unitario y total del o los productos, por cada ao del proyecto, el cual se refleja en el Cuadro de Estados de Costos de Produccin. 5. Plan de Financiamiento: (2 paginas mximo) En el Plan de Financiamiento deber presentarse las fuentes de financiamiento del proyecto, especficamente el monto solicitado, deber indicar la forma en que utilizaran los fondos solicitados. Sus principales componentes son: Fuentes y usos de fondos: cuadro que presenta la periodicidad en que se recibieran los desembolsos y la frecuencia de la utilizacin de los mismos, en el transcurso de la vida til del proyecto. Es decir, en este cuadro deber ser posible encontrar el plan de desembolsos. Plan de amortizaciones y pago de intereses, este cuadro contiene los pagos programados a capital y los intereses, en el que se permita ver los saldos al final de cada periodo de pago, durante el plazo que dure el proyecto.

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6. Proyecciones Financieras: (3 paginas mximo) Las estimaciones de las proyecciones debern ser anuales, sus componentes son: Presupuesto de caja, cuadro en el que se indique el manejo que se les dar a los ingresos y egresos del proyecto. Flujo de Fondos consolidado, este cuadro presenta todos los flujos positivos y negativos que resulten al final del ao como consecuencia del uso de los fondos que provienen del prstamo que recibe, as como los provenientes de capital propio u otros. Su propsito es mostrar el manejo total de los recursos financieros que se utilizan para el proyecto productivo como par el funcionamiento de la organizacin. Estados financieros proyectados por cada ao de la vida til del proyecto. 7. Indicadores Financieros: (2 paginas mximo) Incluye el calculo del Valor Actual Neto VAN-; Tasa Interna de Retorno TIR-; Relacin Beneficio Costo B/C-; Anlisis de Sensibilidad afectando aumento de los costos y disminucin de las ventas; y Punto de Equilibrio en cantidad y Valores.

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X.

ANALISIS ECONOMICO: Resumen de las conclusiones de la evaluacin del proyecto desde la perspectiva econmica, solo es necesario presentar las consideraciones importantes a favor o en contra del proyecto, incluyendo: Aspectos de incertidumbre, incluyendo las variables crticas, los riesgos y posibles estrategias y medios de gestin de riesgo.

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Principales Ventajas del Proyecto. Principales Desventajas del Proyecto. Perspectivas de ejecucin del proyecto, incluye los probables escenarios futuros y las posibles repercusiones en la viabilidad financiera del proyecto.

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XI.

ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL: (2 paginas mximo) Considerar todos los aspectos que influyan positiva o negativamente sobre el medio ambiente en donde se desarrolle el proyecto, haciendo ver de ser necesario, las medidas de mitigacion que se tendran que desarrollar en el tiempo, como para minimizar el efecto negativo que se llegara a provocar con la operacin del Proyecto (con el Visto Bueno del Representante del Ministerio del Medio Ambiente a nivel Departamental).

XII.

PLAN DE EJECUCION Y OPERACIN DEL PROYECTO: mximo)

(1 pagina

Se tendr que incluir el cronograma de trabajo que describa en el tiempo, el desarrollo de las actividades, inversiones y toda la informacin relativa a garantizar el plan de ejecucin y operacin del proyecto.

XIII.

SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO: (1 pagina mximo) Describir como se sostendr el proyecto, una vez concluya la operacin del mismo. Indicando las acciones que garantizaran su operatividad en el tiempo.

XIV.

ANEXOS: Incluir dentro de estos, todos aquellos documentos que respalden las inversiones a desarrollar, o los documentos contables, legales, constitutivos, tcnicos y cualquier otro que sea necesario.