PERSPECTIVAS DE GERENTE EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO CIENCIAS ADMINISTRATIVAS COMERCIO INTERNACIONAL
PERSPECTIVAS DEL GERENTE EN LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EDER GONZALEZ PEREZ
SEPTIMO SEMESTRE
SISTEMAS DE LA INFORMACION EN EL COMERCIO
INTERNACIONAL
ENSAYO
Mayo 2011
Resumen
El presente ensayo tiene como objetivo dar a conocer a los estudiantes de
carreras administrativas, la importancia que tiene la implementación de sistemas
de información dentro de la organización, para su mejor funcionamiento. En este
documento se muestra claramente cómo están compuestos los sistemas de
información, a que se refiere cada módulo que integra los sistemas, se analiza la
relación entre los sistemas de información y la gerencia en cuanto a la toma de
decisiones de la compañía, desde el punto de vista directivo. Se muestran algunos
sistemas de utilizados actualmente y que han generado resultados sorprendentes
a las empresas que los implementan.
Para la realización de este documento se tuvieron como referencias algunos
textos, libros, artículos científicos, información de la web, que permiten realizar un
análisis actualizado del tema versado en este documento.
Palabras Claves: Sistemas de Información, Gerencia, Organización, Tecnología, Sistemas,
CRM, ERP, BSC, 6 SIGMA, KAIZEN, Estrategia, Mercado, Éxito.
Historia
A través de los tiempos las organizaciones han utilizado la información para poder
mantenerse en el mercado y en este lapso ha quedado sentado que los
empresarios necesitan conocer más de sus clientes internos y externos para
producir orientados a los consumidores.
Hace un siglo, las organizaciones capitalistas operaban bajo la filosofía de
producir lo que se pueda para ofertar en el mercado, este método llevo a muchas
empresas a la bancarrota.
Después de muchos años Los Sistemas de Información según O´Brien (2001) se componen de cinco recursos importantes: humanos, hardware, software, datos y redes. Dentro de los sistemas de información se ubican los llamados sistemas gerenciales, estos según Antonorsi (1999) comprenden todos los procedimientos que hacen funcionar a la organización como tal. Los sistemas son diversos, ellos pueden estar automatizados o no, hasta pueden ser mixtos. Entre los tipos de sistemas gerenciales pueden mencionarse los sistemas de planificación, de presupuesto de gasto, de materiales, de equipos, de selección de personal, entre otros. Por estrategia refiere Antonorsi (1999) se entiende el conjunto de acciones de una organización orientadas al logro de sus objetivos, tomando en consideración sus condiciones internas y los factores de su entorno. Comprende según este autor la razón de ser, los objetivos organizacionales y sus planes de acción.
COMPOSICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Por tanto, los sistemas de información deben diseñarse para generar una variedad
de productos de información, con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes
de las personas que toman decisiones a través de una organización. Por ejemplo,
las personas encargadas de tomar decisiones a nivel gerencial estratégico
requieren informes, pronósticos e información externa más resumida y no
programada para respaldar sus responsabilidades de la elaboración de políticas y
de planeación no estructurada.
Por otra parte, es posible que las personas que toman decisiones a nivel gerencial
operacional requieran informes internos específicos con más anterioridad donde
se haga énfasis en comparaciones detalladas de datos históricos y actuales que
sustenten su responsabilidad en la estructura de las operaciones diarias.
Por lo anterior, los sistemas de información desde el punto de vista empresarial se
conforman mediante la siguiente estructura:
Organización: los elementos de la organización son, personal, estructural,
procedimientos operativos, políticas y la cultura. El trabajo se coordina por la
estructura y los procedimientos.
Administración: Las decisiones se clasifican según el nivel que ocupen en la
organización quienes deciden:
A) decisiones estratégicas: los directivos.
B) decisiones tácticas: a gerentes (nivel medio).
C) decisiones operativas: supervisores.
Tecnología
Se incluyen:
Hardware
Software
Tecnología de almacenamiento
Tecnología de comunicaciones.
Los sistemas de información asociados a la toma de decisión gerencial.
Estos podríamos llamarlos como el conflicto formal que funciona como
herramienta para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión
de información interna y externa de la empresa de manera oportuna y eficaz y
eficiente.
Esta información oportuna permite brindar seguridad en mayor margen a las
decisiones tomadas por la gerencia gracias a la veracidad de la información
recolectada por medio de los sistemas de información gerencial.
Hoy por hoy la gerencia para poder emplear la toma de decisiones efectiva debe
implementar por obligatoriedad los sistemas de información que ayuden a
recopilar y organizar todos los datos posibles para que la organización para poder
ver, medir y controlar, todos los procesos requeridos que les permita permanecer
en el mercado.
Para que la dirección de la
empresa pueda tomar
decisiones acertadas con base
en información veraz, los
sistemas de información debe
ser utilizados desde la parte
operativa, donde los
supervisores de cada área o
sección deben recopilar datos de todos los procesos realizados en la organización
e ingresarlos a sistemas informáticos que generen trazabilidad de datos, gracias a
esta, la Dirección podrán de manera instantánea ver o identificar los fallos o
errores que se están cometiendo y de esta forma podrán tomar acciones
correctivas y preventivas según sea el caso. De la misma forma los ejecutivos de
la organización con rango medio deben tener sistemas de información efectivos
que permitan la rápida y fácil Tabulación de datos acelerando así el proceso de
diagnósticos empresariales que permitan identificar los resultados, ejemplo: el
departamento de marketing debe estructurar en su sistema de información
indicadores que le permitan ver e identificar los resultados arrojados según
estrategias de ventas de distribución o de precios, tomadas ya sea para la
captación de clientes o el posicionamiento del producto, con esos indicadores los
ejecutivos de nivel medio de la compañía podrán identificar fácilmente su target
meta, gustos, necesidades insatisfechas, entre muchas otras, etc.
Importancia de los sistemas de información para la gerencia
En la actualidad los sistemas de información para la gerencia son de suma
importancia, porque gracias a esto se puede tomar decisiones con la mayor
tranquilidad sabiendo que ésta va a arrojar resultados positivos.
En la empresa del nuevo milenio los
sistemas de información han tenido
tanto auge y han mostrado su
efectividad para con los negocios que
las empresas de hoy día, que no
implementen en sus procesos los
sistemas de información para la toma
de decisiones y recolección de datos
están lastimosamente destinadas a
desaparecer.
Las organizaciones que implementar los sistemas integrados de información
tienen éxito y futuro en el mercado actual, ya que los actuales consumidores
exigen cada vez más a las organizaciones y está a su vez gracias a las buenas
decisiones tomadas con base en diagnósticos previos realizados con datos
certeros y veraces, luego procesados en tiempo real le permiten a la gerencia
observar exactamente el minuto a minuto de la compañía.
A continuación se mencionan algunos software´s administrativos que permiten a la
gerencia realizar y optimizar los procesos de la organización:
CRM (Customer Relationship Management)
Utilizado en los departamentos de mercadeo,
publicidad, servicio al cliente y la gerencia, para
conocer más a sus clientes y así poder adaptar los
productos a las necesidades exigidas por el
mercado.
Ej. Almacenes Arturo calle maneja un avanzado
sistema para la administración de la relación con
los clientes el cual le permiten realizar productos
según la demanda actual de su target. A su vez
este sistema le permite a esta compañía realizar
innovación abierta y así ahorrar o reducir costos
con la implementación de un departamento de
investigación y desarrollo.
BSC (BALANCE SCORECARD)
Es utilizado por la gerencia para conocer en tiempo
real las operaciones realizadas en la organización,
ejemplo, sociedad portuaria regional Cartagena
tiene o sistemas de BSC el cual es manejado por la
dirección y así poder identificar dónde está un
contenedor con vinos a las 11:30 de la mañana, que
arribó en un buque específico, el tablero de mande
integrado le permite a la dirección de esta compañía
tener trazabilidad real de toda las operaciones.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Este sistema que en español significa planificación de los recursos empresariales,
le permiten a la organización maneja ante su stock de manera efectiva reduciendo
altamente el índice de pérdidas, también le permite controlar el departamento
contable, ventas, compras, distribución, entre otros.
KAIZEN
Este sistema que en español significa mejoramiento continuo, ya es como un
escucharlo en nuestro país pues a un gran número de nuestras empresas
nacionales están aplicando este método
como generador de Valor agregado en el
producto final. Si bien es cierto en nuestros
días las organizaciones que no tengan un
sistema de gestión de calidad donde se
implementa totalmente el kaizen, tendrán
un gran margen de pérdidas e inclusive
podemos ver la diferencia en las
organizaciones que implementan sistemas
de gestión en sus procesos y
organizaciones que no implementan
sistemas de gestión. Como ejemplo
podemos ver que el kaizen estos sistemas
a japonés que occidente ha tomado para
implementar esos compañías, en un artículo de la revista dinero se da a conocer
los resultados de tener sistemas de versión dentro de la organización “en Japón
hay más de 500 empresas con más de cien años”. Mientras que en Colombia
podríamos contar con los dedos de la mano las empresas que tenga más de cien
años en el mercado nacional. En conclusión podemos observar que la
implementación de sistemas de información desde la gerencia General una
perspectiva mucho mayor y metas más grande para las organizaciones en el
mercado actual.
SEIS SIGMA
El sistema seis sigma busca reducir al máximo o eliminar fallas y defectos en los
procesos de entrega o servicio al cliente. Este sistema se basa en la recopilación
de datos estadísticos arrojados por el estudio de los procesos.
Finalizando este documento, se deja sentado que la perspectiva de la gerencia
para con los sistemas de información en la actualidad es muy clara, todo directivo
capacitado y con competencias sabe que para poder dirigir una compañía debe
apoyarse en los sistemas de información como sus subalternos quiénes son los
que están directamente relacionados con los procesos y quienes deben estar
altamente capacitados en las
competencias y funciones que ejercen
día a día dentro de la organización.
Las organizaciones que capacitan a sus
empleados en la utilización de sistemas
de la información se podría decir que
están labrando el camino al éxito o pues
las condiciones del mercado actual y lo
que se deben ir exigen empresas
capacitadas y orientadas a la calidad;
entonces bien, de acuerdo a lo anterior
las organizaciones deben estar orientadas a la toma de decisiones gerenciales, al
uso de estructuras organizacionales plana donde todos los empleados hagan
parte de la toma de decisiones, aplicando sistemas de información apoyados por
software o tecnología que les permita avanzar continuar y paralelamente con el
mercado mejorando así todos los procesos.
La utilización de las nuevas tecnologías debe manejarse en de forma eficiente ya
que con la implementación de esta, dentro de una compañía se puede garantizar
una ventaja competitiva o desventajas frente a las demás organizaciones del
mercado.
Bibliografía
Antonorsi, Marcel. (1999). Guía práctica de la empresa competitiva. Centro de Artes integradas. Universidad Metropolitana. Caracas, Venezuela. Bateman, Thomas y Snell, Scott (1999). Administración una ventaja Competitiva. Mc Graw Hill. México, DF. Castellano, Nelson; Pelekais, Cira de; Govea, María (2002). Análisis Prospectivo de la aplicación de las nuevas tecnologías en la educación a distancia (Avance de investigación). Revista TELOS. Volumen 4 No.3. pág. 305 - 332, 2002 Maracaibo, Venezuela. Drucker, Peter (1999). Los desafíos de la Gerencia para el siglo XXI. Editorial Norma. Colombia. O´Brien, James (2002). Sistemas de Información Gerencial. Editorial Mc Graw Hill. Colombia.
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ELEMENTO ESTRATÉGICO DE LA FORMACIÓN GERENCIAL. René Hernández1, Karin Silvestri2, Silenis Añez3 y Joel Cobis4 Sistemas de Información Gerencial. Laudon y Laudon 2004 Bibliografía Virtual
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