PFC- Memoria

Proyecto final de Carrera Ingeniera de Organizacin Industrial

Joaqun Azpitarte Prez

CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA BODEGAPROYECTO DE DESARROLLO Y GESTIN

WINE CELLAR SCOREBOARDDESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA BODEGAS LA GERIA S.L.

(TOMO NICO)AUTOR JOAQUN AZPITARTE PREZ FECHA DICIEMBRE DE 2009

UNIVERSITAT POLITCNICA DE CATALUYNA

VISUALBOARD S.L.

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PRLOGOEl presente proyecto final de carrera pretende describir el proceso de implantacin de un Cuadro de Mando Integral y la gestin del proyecto para llevarlo a trmino Desde esta perspectiva el proyecto est dividido en dos bloques principales: La descripcin de la implantacin de un Cuadro de Mando Integral El desarrollo de forma profunda de la Gestin del Proyecto mediante una extensa y estudiada planificacin del mismo Dadas las obvias limitaciones de tiempo, el proyecto no ha buscado ser exhaustivo desde el punto de vista tcnico sino que ha focalizado su atencin sobre los aspectos propios de la Organizacin Industrial. Por lo tanto el proyecto se sustenta en la estructuracin metdica de los trabajos, en el control de los tiempos y de los costes de ejecucin, y en la importancia de las comunicaciones.

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INDICE GENERAL 1 2 3MEMORIA Y PRESUPUESTOS PLANIFICACIN PLANOS

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CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA BODEGAPROYECTO DE DESARROLLO Y GESTIN

MEMORIA WINE CELLAR SCOREBOARDDESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA BODEGAS LA GERIA S.L.

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RESUMEN EJECUTIVO 1 Antecedentes

El presente proyecto se redacta como proyecto final de carrera de Ingeniero de Organizacin Industrial. La empresa VISUALBOARD S.L. que aparece ficticiamente como autora del proyecto no existe (no se ha comprobado fehacientemente si existe alguna empresa con el mismo nombre) y se ha creado para dar un enfoque ms real al proyecto. La otra empresa en la que se apoya el proyecto es Bodegas La Geria S.L. como empresa contratista de los servicios de VISUALBOARD S.L. Bodegas La Geria S.L. si existe y amablemente se ha prestado a que aplique el proyecto a su empresa. No obstante tanto datos econmicos como algunos de los tcnicos son supuesto o inventados para la elaboracin del proyecto toda vez que no condicionan el mismo.

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Descripcin general del proyecto

La empresa VISUALBOARD S.L. ha sido seleccionada para el desarrollo del proyecto que desea llevar a cabo Bodega La Geria S.L.. El proyecto consiste en desarrollar un Cuadro de mando Integral que muestre en tiempo real la evolucin de los indicadores estratgicos ms importantes de la empresa. El sistema consistir en una serie de terminales a disposicin de los distintos directivos y jefes de departamento que permitan visualizar los datos que previamente se hayan incorporado al sistema. Soportada por un sistema MIS (Management Information System), Lotus Notes, AS/400. Se ha planificado una duracin de 12 meses, incluyendo 4 meses de mantenimiento, a contar a partir del 3 de marzo de 2010. Los principales bloques de trabajo del proyecto son: desarrollo de la tecnologa, elaboracin de los indicadores, instalacin y puesta en marcha y mantenimiento.

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Metas y objetivos

Metas del negocio: Metas a corto plazo Obtener un contrato con un cliente que permita comenzar a implantar el sistema de Cuadro de Mando integral en sistemas de produccin de pequea envergadura. Metas a medio plazo: Obtener contratos con 5 nuevos clientes con proyeccin insular o nacional. Conseguir en el plazo de 1 ao un contrato con una bodega o sistema productivo similar, ubicada fuera del territorio insular Metas a largo plazo: Posicionarnos a nivel espaol entre las empresas de referencia en calidad e innovacin dentro del sector de Cuadros de Mando integral. Estar entre las cinco empresas con mejor cuota de mercado a nivel espaol dentro del sector. Objetivos del negocio: Obtener un beneficio de proyecto (implementacin y puesta en marcha de la solucin) sobre ventas de un 15%. Reducir la distancia en cuota de mercado con el primer proveedor nacional en un 6% anual durante los prximos 3 aos. Conseguir un contrato de mantenimiento de 5 aos. Metas del proyecto: Diseo, desarrollo, instalacin y puesta en marcha de una solucin de Cuadro de Mando Integral para bodega. Obtener un producto modular e innovador que pueda ser aplicable a otros clientes e incremente nuestra cuota de mercado. Retener el Know How generado dentro de la empresa durante el proyecto para realizar futuras implementaciones del producto Objetivos del proyecto: - Objetivos asociados al producto/servicio: Desarrollar un sistema de Cuadro de Mando Integral que proporcione la informacin necesaria para el control de los indicadores estratgicos de la empresa en tiempo real. Realizar la eleccin de 10 indicadores estratgicos para el control adecuado de la empresa y disear la forma de obtencin de

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datos. Diseo del proceso de captacin de datos y tratamiento de los mismos para la obtencin de los distintos indicadores. Entregar un conjunto de aplicaciones software que permitan la gestin del sistema y actualizacin de contenidos. Entrega de 5 terminales para la visualizacin de datos. - Objetivos asociados al proceso del proyecto: Instalar la solucin propuesta en Bodegas La Geria S.L. en un plazo de 8 meses a contar a partir marzo de 2010. Realizar el proyecto cumpliendo el coste presupuestado para el proyecto (estimado en 74.200 ).

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Enfoque y estrategia inicial del proyecto

La estrategia inicial empleada por VISUALBOARD S.L. para la elaboracin del proyecto Wine Cellar Scoreboard, se basa principalmente en el conocimiento del Plan Estratgico de la Empresa Bodega La Geria S.L. Aparte de la triple restriccin, las principales restricciones para el proyecto consisten en que el la fase de instalacin y pruebas se realizar de forma conjunta a los trabajos propios de la bodega evitando interferencias. Adems, el 30% del personal ser temporal debido a las externalizaciones. La implementacin se realizar sobre un sistema MIS, servidores informticos y terminales de muestra de datos. En ningn caso este nuevo sistema interferir con el existente que funcionar de forma conjunta. Por lo tanto, el diseo del software empleado estar condicionado por el sistema operativo obrante en la red actual. Existe disponibilidad limitada de tecnologas asequibles a los precios acordados. Sin embargo, la solucin del software es modular, por lo que ser adaptable a otros clientes y por lo tanto, generar muchos ms beneficios.

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Definicin del alcance

El producto final que se entregar al cliente es la instalacin y puesta en marcha de un sistema de Cuadro de Mando Integral. Alcance del Producto: o Terminales que contengan los datos de 10 indicadores estratgicos seleccionados. o Cuatro software de gestin: Software de conversin de datos captados, software de conversin de datos existentes, software de cuadro de mando integral y software de actualizacin. o Terminales, servidores y equipamiento para la recarga y actualizacin de contenidos. o Instalacin del sistema de captacin de datos en la bodega. o Entrega de la documentacin relativa al proyecto al cliente. Alcance del proyecto: o Estudios preliminares: acerca de los requerimientos del cliente, plan estratgico, aspectos legales, viabilidad econmica y tcnica del proyecto. o Gestin: del desarrollo, riesgos, compras, comunicacin, formacin y recursos o Control de calidad: pruebas de software, integradas y de compatibilidad Deseables: servicio tcnico y mantenimiento durante 4 aos. Se excluye: mantenimiento a partir del 4 mes, cualquier servicio no descrito en el contrato.

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Stakeholders del proyecto

Los stakeholders internos del proyecto son el director general, los directores de rea y los miembros del equipo.VISUALBOARD S.L.Pgina 6 de 171



En general, todos ellos han presentado apoyo por el proyecto excepto el Director de Finanzas, quien ha mostrado bastante escepticismo. Por ello, se mantendr informado durante el proyecto y se intentar buscar su apoyo y confianza. Los stakeholders externos son el Propietario de Bodega La Geria S.L., El consejo regulador, Director Gral. de Bodega La Geria S.L. (sponsor), reas comercial de comunicacin y atencin al cliente, financiera, estratgica, mantenimiento e informtica y proveedores. Todos ellos, muestran una postura de apoyo. Sin embargo, para algunos stakeholders todava no se tiene identificada su postura. Se cree incluso que podra haber resistencia por parte de las reas de mantenimiento e informtica debido a que el trabajo contratado a VISUALBOARD es parte de lo que haran ellos normalmente, y un trabajo exitoso podra generar nuevos contratos del mismo tipo y podra perder la razn de ser de alguno de sus departamentos.

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Anlisis de viabilidad. Anlisis de coste /beneficio

El carcter tecnolgico del proyecto Wine Cellar Scoreboard plantea a VISUALBOARD S.L. a nivel de estrategia empresarial varias decisiones y alternativas a diferentes niveles que pueden condicionar el desarrollo del proyecto. Por un lado tenemos las principales actividades del proyecto y la decisin de cuales son realizadas directamente por VISUALBOARD S.L. y cuales son subcontratadas. Y por otro lado tenemos la eleccin de la solucin tecnolgica que nos permita implementar los sistemas de obtencin de datos. Mediante estos sistemas se conocern aspectos como el nmero de visitantes que entran en la bodega, el importe total de ventas por tipo de productos, la utilizacin de botellas, tapones, capsulas y etiquetas, etc.

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Detalle de la opcin elegida

La opcin seleccionada consiste en una solucin basada en sistemas de captacin de datos automatizados. Dicha solucin se subcontratar a otra empresa externa para que lo desarrolle. Tambin se subcontratar el servicio de las traducciones de los contenidos para extranjeros y de diseo grfico del Cuadro de Mando Integral.

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Desarrollo del Cuadro de Mano Integral

Para el desarrollo del Cuadro de Mando Integral Bodegas La Geria S.L. contact con VISUALBOARD S.L. Desde VISUALBOARD S.L. hemos considerado esencial la alineacin del Cuadro de Mando Integral con el existente Plan Estratgico de forma que los objetivos que se han ido planteando a lo largo de estos aos puedan respetarse. No obstante tambin se ha considerado interesante la revisin de tales objetivos y estrategias a partir de la experiencia de VISUALBOARD S.L. y mediante la interaccin constante con Bodegas La Geria S.L.

10 Consideraciones medioambientalesLa bodega de Bodegas La Geria S.L. se encuentra ubicada en el paraje natural protegido de La Geria. No obstante, tal y como se desarrolla y justifica, esta tipologa de obra no afecta a la citada proteccin.

11 Contenidos del Cuadro de Mando integral. Seleccin de IndicadoresEl Cuadro de Mando Integral permite la observacin en tiempo real de los indicadores que se hayan seleccionado como importantes para el control de la empresa. Esos indicadores que unas veces son datos directos y otras ratios ms complejos de inters deben estar lgicamente alineados con el Plan Estratgico y deben permitir la toma de decisiones inmediatas de forma que puedan corregirse las estrategias cuando los hitos de paso hacia los objetivos no se vayan cumpliendo. Este apartado desarrolla la seleccin y diseo de los indicadores.

12 Equipo del cuadro de mando integralVISUALBOARD S.L., como parte del desarrollo del cuadro de mando integral ha requerido de Bodegas La Geria que forme un equipo de cuadro de mando que ser el que se rena peridicamente con el equipo de VISUALBOARD. Este equipo adems ser el responsable del

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seguimiento, una vez finalice el proceso de implantacin, del cuadro y de la toma de decisiones que de l se deriven.

13 Anlisis pormenorizado y diseo de los indicadoresUna vez seleccionados los indicadores debe conocerse y establecerse: La nomenclatura de los indicadores, la forma de clculo de los indicadores, los datos necesarios para alimentar esos indicadores, la nomenclatura de los datos, el proceso de captura de esos datos, los recursos a emplear para la captura de los datos, lugares de visualizacin, formato de resultados, periodificacin de resultados, grficas establecidas, comparativas, alarmas, etc. Este apartado analiza pormenorizadamente cada uno de los indicadores.

14 Diseo de la captacin de datosCuadro que resume los datos a captar para alimentar los distintos indicadores y a que indicador estn asociados.

15 Sistema de informacinEl sistema informtico consiste en una red de datos alimentada por un servidor en el que se encuentra la base de datos y los diversos programas informticos utilizados. Los diferentes terminales permiten acceder a la informacin previa seleccin de los datos disponibles para cada departamento. Por otro lado se dispone de un sistema TELSTER en el que se guardarn las actas de todas las reuniones para que todos los implicados responsables puedan tener acceso a esta informacin.

16 Implantacin del Cuadro de Mando IntegralLa implantacin del Cuadro de Mando Integral se realizar por VISUALBOARD S.L. a lo largo del tiempo de duracin del proyecto. No obstante la naturaleza propia del Cuadro de Mando Integral y su filosofa de funcionamiento requieren de la implicacin completa de todo el personal de Bodegas La Geria S.L. El Cuadro de Mando Integral est de forma tangible forma tangible formado por el software desarrollado y por el hardware que lo sustenta sin embargo es el espritu del personal el que de forma intangible debe permitir que los objetivos planteados se lleven a cabo. El Cuadro de Mando Integral debe aglutinar por lo tanto el esfuerzo de todos los trabajadores de la empresa para obtener los mejores resultados.

17 Mantenimiento y seguimiento del Cuadro de Mando IntegralEl mantenimiento del Cuadro de Mando Integral no solo comprende las tareas relativas al mantenimiento fsico de la instalacin y al mantenimiento del sistema informtico sino que alberga una funcin importante de revisin de datos y extraccin de conclusiones para posibles modificaciones del Plan Estratgico. Si una de las virtudes del Cuadro de Mando Integral es la posibilidad de conocer informacin clave en tiempo real para la rpida actuacin y toma de decisiones, debe prepararse un proceso de seguimiento y anlisis de datos y de toma de decisiones que sea igual de gil.

18 Gestin e integracin del proyectoEl proyecto Wine Cellar Scoreboard consiste en disear, desarrollar, instalar y poner en marcha una solucin de Cuadro de Mando Integral que permita un control en tiempo real de los parmetros estratgicos de la empresa Bodegas La Geria S.L., para optimizar el funcionamiento de la misma.

19 Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBSAl alcance del proyecto est constituido por tres paquetes de trabajo: desarrollo del producto (desarrollo de indicadores), gestin del proyecto (riesgos, formacin, comunicacin, compras y recursos), e integracin (instalacin, calidad y plan de corte y transicin). El producto consistir en 5 terminales con el Software instalado. El sistema proporcionar informacin de los parmetros en prcticamente tiempo real, informes, comparativas, etc.

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20 Plan de corte/TransicinLas actividades del plan de corte se subdividen en cuatro bloques que son: 1. Formacin al cliente: a nivel usuario, mantenimiento y tecnolgico de desarrollo 2. Documentacin: entrega y traspaso al cliente de toda la informacin relativa al proyecto (de desarrollo, listado de recambios y proveedores y manual de puesta en marcha y mantenimiento). 3. Validaciones: informe interno de validacin, validacin con el cliente y validaciones adicionales a la instalacin. 4. Soporte/Mantenimiento: soporte tcnico de dos tcnicos durante las dos semanas posteriores a la puesta, adems de un mantenimiento de 4 meses.

21 Plan de RiesgosA partir del RBS se han identificado los riesgos del proyecto los cuales se organizan en 5 bloques principalmente: desarrollo del proyecto, gestin, negociacin con proveedores, econmicos y de organizacin del proyecto. Los riesgos ms graves por su probabilidad de ocurrencia e impacto econmico en el caso en que se produjeran son los siguientes: Dificultad de seguimiento y gestin con proveedor de la tecnologa de visualizacin. Retraso de entregas por proveedores. Fallos en pruebas funcionales e integrales Poco poder de negociacin al haber pocos proveedores de tecnologa de software Capacidad de soportar cambios en las especificaciones por parte del cliente.

Para dichos riesgos, se ha elaborado detenidamente un plan de prevencin y de contingencia.

22 Plan de Calidad. Plan de Pruebas. MedicionesEl manual de calidad de VISUALBOARD S.L. responde a las exigencias establecidas en la normativa UNE-EN ISO 9001. Para el proyecto Wine Cellar Scoreboard se aplican tambin normativas ISO especficas al sector (ISO-14598/ISO-9126) y procedimientos internos detallados, para el aseguramiento de la calidad en todas las fases del desarrollo. El control de calidad consiste en la verificacin de las instalaciones, validacin de los contenidos y realizacin de pruebas funcionales e integradas en el desarrollo del SW.

23 Plan de ComunicacinSe realizarn reuniones internas de seguimiento, control, toma de decisiones, identificacin de riesgos y de planificacin, desde el inicio hasta el final del proyecto, de forma peridica, entre los miembros del equipo implicados junto con el Project manager. Adicionalmente, el Project manager reportar del avance del proyecto al Comit directivo de forma mensual, y de forma quincenal al cliente de Bodegas La Geria S.L.. Las actas de todas las reuniones se guardarn en el sistema TELSTER para que todos los implicados responsables puedan tener acceso a esta informacin. Paralelamente, se guardarn copias de todos los registros de las comunicaciones relativas al proyecto (emails, fax, actas reuniones), como archivos de seguridad.

24 Cronograma general del Proyecto. Fases. Plan de Hitos y de los Principales Entregables.Las diferentes fases de ejecucin del proyecto (edicin de contenidos, desarrollo de software e instalacin) se realizarn en paralelo, debido a las relativamente pocas dependencias entre ellas. Esta estructura se adapta mejor a los limitados recursos de la empresa y permite un mayor margen de reaccin. La gestin de este proceso intercalar tareas de control y aseguramiento de la calidad, control y seguimiento de riesgos, reuniones tcnicas, cursos de formacin, compra de materiales y subcontrataciones. El plan de corte y mantenimiento se llevarn a cabo despus de finalizar la ejecucin.

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25 Cronograma de las actividadesLos bloques de tareas que se han identificado como pertenecientes al camino crtico estn relacionados con el desarrollo de los indicadores, instalacin del prototipo, puesta en marcha, validaciones y control de calidad de la instalacin. Para cada uno de estos bloques se han desarrollado acciones previstas para minimizar el retraso. Por otro lado, se han identificado otro tipo de tareas de larga duracin con mrgenes de demora muy bajos para las que igualmente se presta especial atencin.

26 Plan de RecursosSe requerirn recursos humanos (internos y subcontratacin), materiales y de infraestructura para llevar a cabo el proyecto. Dado que se trata de trabajos puntuales, se subcontratarn los servicios de software y por no disponer de la tecnologa y el know-how requerido, se subcontratar el desarrollo de los sistemas de contabilizacin. En cualquier caso, se realizar un seguimiento exhaustivo de cada uno de estos servicios. En cuanto a los materiales, se adquirirn los elementos propios de la instalacin. Respecto a la infraestructura se considerarn las salas de reuniones, oficina temporal en el Bodegas La Geria S.L. durante la instalacin y finalmente salas de laboratorio para las pruebas prototipo.

27 Organizacin del Proyecto (Entorno y equipo de trabajo)La empresa VISUALBOARD S.L. tiene su sede en Lanzarote. All, de forma centralizada en un solo edificio, se distribuyen los distintos departamentos que van a participar directamente en el proyecto o que van a darle soporte a VISUALBOARD S.L. S.A. Por lo tanto prcticamente el 100% del personal destinado al proyecto comparte espacio fsico. A pesar de ello VISUALBOARD S.L. ha apostado fuertemente por las TIC como estructura funcional y nexo de unin entre los diferentes recursos del proyecto que se detallan mediante: Diseo de la Estructura organizativa Tablas relacionales de miembros del proyecto, en las que se describen sus roles, responsabilidades y relaciones funcionales.

28 Plan de CompraEl plan de compras para este proyecto incluye la compra de elementos y equipos de software, terminales, matrcula de cursos de formacin tcnica y certificacin de la red. Adems, se subcontratar el servicio de desarrollo de la tecnologa de contabilizacin. Las compras se centralizan en el sistema Telster, que recoge todos los datos de registro del proceso de compras: pedidos, ofertas, facturas y albaranes. Los proveedores se homologan, por un previo proceso de seleccin, segn los requerimientos internos de VISUALBOARD S.L..

29 Plan de Formacin del equipo de proyectoSe ha elaborado un plan de formacin que tiene en cuenta cursos generalistas y cursos especficos, teniendo en cuenta las necesidades del equipo de proyecto. La temtica de los cursos consiste en planes de prevencin de riesgos laborales, cursos tcnicos de tecnologa de contabilizacin y cursos de gestin (liderazgo, team building, etc.).

30 Presupuesto detallado: gastos e inversionesEl precio de venta del proyecto es de 87.293 (incluyendo un 15% de beneficio). El presupuesto total se ha calculado a partir de tres bloques: recursos (43,18%), materiales (16,69%) y subcontratacin (40,12%). No se prev la necesidad de buscar financiacin externa, ya que se asume que VISUALBOARD S.L. dispondr de flujo en caja suficiente para afrontar los costes del proyecto. Sin embargo, se ir reevaluando esta posibilidad, a lo largo del proyecto.

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ndicePRLOGO _________________________________________________________________ 2 INDICE GENERAL ___________________________________________________________ 3 RESUMEN EJECUTIVO _______________________________________________________ 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 1.1 1.2 Antecedentes ___________________________________________________________ 5 Descripcin general del proyecto ____________________________________________ 5 Metas y objetivos ________________________________________________________ 5 Enfoque y estrategia inicial del proyecto ______________________________________ 6 Definicin del alcance_____________________________________________________ 6 Stakeholders del proyecto _________________________________________________ 6 Anlisis de viabilidad. Anlisis de coste /beneficio _______________________________ 7 Detalle de la opcin elegida ________________________________________________ 7 Desarrollo del Cuadro de Mano Integral_______________________________________ 7 Consideraciones medioambientales__________________________________________ 7 Contenidos del Cuadro de Mando integral. Seleccin de Indicadores ________________ 7 Equipo del cuadro de mando integral_________________________________________ 7 Anlisis pormenorizado y diseo de los indicadores _____________________________ 8 Diseo de la captacin de datos ____________________________________________ 8 Sistema de informacin ___________________________________________________ 8 Implantacin del Cuadro de Mando Integral____________________________________ 8 Mantenimiento y seguimiento del Cuadro de Mando Integral ______________________ 8 Gestin e integracin del proyecto ___________________________________________ 8 Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBS ____________________________ 8 Plan de corte/Transicin___________________________________________________ 9 Plan de Riesgos _________________________________________________________ 9 Plan de Calidad. Plan de Pruebas. Mediciones _________________________________ 9 Plan de Comunicacin ____________________________________________________ 9 Cronograma general del Proyecto. Fases. Plan de Hitos y de los Principales Entregables.9 Cronograma de las actividades ____________________________________________ 10 Plan de Recursos _______________________________________________________ 10 Organizacin del Proyecto (Entorno y equipo de trabajo) ________________________ 10 Plan de Compra ________________________________________________________ 10 Plan de Formacin del equipo de proyecto ___________________________________ 10 Presupuesto detallado: gastos e inversiones __________________________________ 10 Antecedentes __________________________________________________________ 17 Objeto del proyecto....................................................................................................... 17 Autor del encargo.......................................................................................................... 17Pgina 11 de 171

PROYECTO

VISUALBOARD S.L.



1.3 1.4 1.5 1.6

Redactor del proyecto................................................................................................... 17 Enfoque del proyecto .................................................................................................... 17 Situacin ....................................................................................................................... 18 Definiciones y abreviaturas........................................................................................... 18 Indicadores ............................................................................................................ 18 Datos...................................................................................................................... 19

1.6.1 1.6.2 1.7 1.8 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4

Orden de prioridad entre documentos bsicos............................................................. 19 Archivo informtico del proyecto................................................................................... 19 Descripcin general del proyecto ___________________________________________ 21 Meta y Objetivos________________________________________________________ 23 Metas del negocio (VISUALBOARD S.L.) .................................................................... 23 Objetivos del negocio.................................................................................................... 23 Metas del proyecto........................................................................................................ 23 Objetivos del proyecto .................................................................................................. 23 Objetivos asociados al producto/servicio .............................................................. 23 Objetivos asociados al proceso del proyecto ........................................................ 24

3.4.1 3.4.2 4 4.1 4.2

Enfoque y estrategia inicial del proyecto _____________________________________ 25 Estrategia inicial............................................................................................................ 25 Restricciones, condicionantes y suposiciones.............................................................. 26 Restricciones ......................................................................................................... 26 Condicionantes ...................................................................................................... 26 Suposiciones ......................................................................................................... 27

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.4 4.5 5 5.1 5.2 6 6.1 6.2 7 7.1 7.2

Matriz SWOT ................................................................................................................ 27 Matriz PREN ................................................................................................................. 28 Factores crticos de xito .............................................................................................. 30 Definicin del alcance____________________________________________________ 33 Alcance del proyecto..................................................................................................... 33 Alcance del producto .................................................................................................... 34 Stakeholders del proyecto ________________________________________________ 35 Stakeholders internos ................................................................................................... 35 Stakeholders externos .................................................................................................. 36 Anlisis de viabilidad. Anlisis de coste /beneficio ______________________________ 38 Consideraciones previas............................................................................................... 38 Tecnologa con desarrollo e implementacin propia .................................................... 40 Anlisis de Gestin ................................................................................................ 40 Anlisis Tecnolgico .............................................................................................. 41 Inversiones y Costes ............................................................................................. 41 Beneficios esperados ............................................................................................ 42 Anlisis de Riesgos ............................................................................................... 42 Ventajas y Desventajas ......................................................................................... 43Pgina 12 de 171

7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6

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7.3

Conclusiones ................................................................................................................ 43 Anlisis de Gestin (30%) ..................................................................................... 43 Anlisis Tecnolgico (20%) ................................................................................... 44 Riesgos (25 %) ...................................................................................................... 44 Beneficios (25 %)................................................................................................... 45 Tecnologa a utilizar............................................................................................... 45

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 8 8.1 8.2

Detalle de la opcin elegida _______________________________________________ 46 Alcance. Entregables clave........................................................................................... 46 Requerimientos............................................................................................................. 48 Alcance .................................................................................................................. 48 Calendario ............................................................................................................. 48 Presupuesto........................................................................................................... 48

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 9 10

Restricciones, condicionantes y suposiciones.............................................................. 48 Plan de fases ................................................................................................................ 49 Organizacin del proyecto ............................................................................................ 51 Recursos necesarios .................................................................................................... 52 Inversiones y gastos ..................................................................................................... 53 Catlogo de riesgos ...................................................................................................... 53 Desarrollo del Cuadro de Mano Integral______________________________________ 54 Consideraciones medioambientales_________________________________________ 56 Espacio natural protegido de La Geria...................................................................... 56 Requerimiento de licencias ....................................................................................... 56 Escombros ................................................................................................................ 56 Seleccin de los indicadores..................................................................................... 58 El Plan Estratgico de Bodegas La Geria S.L. ......................................................... 58 Propuestas de mejora del Plan Estratgico .......................................................... 58 Nomenclatura de Indicadores................................................................................ 59 Nomenclatura de Datos ......................................................................................... 59 Indicadores. Seleccin........................................................................................... 59 Indicadores. Alineacin con el Plan Estratgico ................................................... 60

10.1 10.2 10.3 11 11.1 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 12 13

Contenidos del Cuadro de Mando integral. Seleccin de Indicadores _______________ 57

Equipo del cuadro de mando integral________________________________________ 61 Anlisis pormenorizado y diseo de los indicadores ____________________________ 62 Indicadores de la perspectiva financiera................................................................... 62 Beneficio bruto....................................................................................................... 62 Indicadores de la perspectiva del cliente .................................................................. 66 Entrada de clientes en bodega.............................................................................. 66 Ventas por cliente .................................................................................................. 70 Satisfaccin del cliente .......................................................................................... 73 Indicadores del proceso interno ................................................................................ 75Pgina 13 de 171

13.1 13.1.1 13.2 13.2.1 13.2.2 13.2.3 13.3

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13.3.1 13.3.2 13.4 13.4.1 14 15

Rotacin de inventario ........................................................................................... 75 Altas en base de datos de clientes........................................................................ 77 Indicadores de la perspectiva del empleado............................................................. 78 Satisfaccin de los empleados .............................................................................. 78

Diseo de la captacin de datos ___________________________________________ 82 Sistema de informacin __________________________________________________ 84 Red de datos ............................................................................................................. 84 Data Warehouse ....................................................................................................... 84 Terminales................................................................................................................. 85 Pantallas de visualizacin ..................................................................................... 85 Software .................................................................................................................... 86 Implantacin fsica y organizativa ............................................................................. 88 Vinculacin del Cuadro de Mando Integral con el presupuesto................................ 88

15.1 15.2 15.3 15.3.1 15.4 16 16.1 16.2

Implantacin del Cuadro de Mando Integral___________________________________ 88

16.3 Vinculacin del Cuadro de Mando Integral con la organizacin de Bodegas La Geria S.L.. Derivaciones en cascada del Cuadro de Mando Integral. .............................................. 90 17 Mantenimiento y seguimiento del Cuadro de Mando Integral _____________________ 92 Mantenimiento del Cuadro de Mando Integral .......................................................... 92 Seguimiento gestin del Cuadro de Mando Integral................................................. 92 Revisin de indicadores......................................................................................... 92 Decisiones derivadas del seguimiento del cuadro de mando ............................... 92 Enfoque y Estrategia inicial ....................................................................................... 94 Definicin completa del alcance................................................................................ 95 Alcance del proyecto ............................................................................................. 95 Alcance del producto ............................................................................................. 96 Stakeholders del proyecto y las estrategias de obtencin de apoyo........................ 97 Stakeholders internos y las estrategias de apoyo................................................. 97 Stakeholders externos y las estrategias de apoyo................................................ 98 Alcance del proyecto: WBS. Introduccin ............................................................... 100 WBS. Estructura general......................................................................................... 101 Alcance del producto............................................................................................... 102 Descripcin.............................................................................................................. 103 Plan de corte finalizacin proyecto. ........................................................................ 103 Detalle de las actividades........................................................................................ 104 Identificacin de Riesgos ........................................................................................ 106 Plan de Respuesta .................................................................................................. 110 17.1 17.2 17.2.1 17.2.2 18 18.1 18.2 18.2.1 18.2.2 18.3 18.3.1 18.3.2 19 19.1 19.2 19.3 20 20.1 20.2 20.3 21 21.1 21.2

Gestin e integracin del proyecto __________________________________________ 94

Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBS __________________________ 100

Plan de Corte/Transicin ________________________________________________ 103

Plan de Riesgos _______________________________________________________ 106

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Plan de Calidad. Plan de Pruebas. Mediciones _______________________________ 113 Normativa ................................................................................................................ 113 Sistema de Gestin de Calidad ........................................................................... 113 Normativa De Bodega La Geria S.L. ................................................................... 114 Normativa y estndares....................................................................................... 114 Responsabilidades .................................................................................................. 115 Plan de Calidad ....................................................................................................... 115 Aseguramiento de Calidad .................................................................................. 115 Control. Plan de Pruebas..................................................................................... 118 Planificacin de la comunicacin ............................................................................ 122 Formas y proceso de comunicacin ....................................................................... 125 Gestin de la comunicacin .................................................................................... 126 Plan de Fases ......................................................................................................... 127 Comentarios bloque creacin de contenidos ...................................................... 129 Comentarios desarrollos...................................................................................... 129 Comentarios instalacin ...................................................................................... 129 Comentarios gestin............................................................................................ 129 Plan de Hitos y Principales entregables.................................................................. 131 Hitos adicionales ..................................................................................................... 132 Cronograma y Project Network ............................................................................... 133 Anlisis del camino crtico ....................................................................................... 133 Anlisis de mrgenes .............................................................................................. 136 Estimacin de Recursos.......................................................................................... 141 Recursos humanos.............................................................................................. 141 Recursos materiales ............................................................................................ 146 Necesidades de infraestructura........................................................................... 148 Estructura Organizativa del Proyecto...................................................................... 149 Organigrama........................................................................................................ 150 Roles y Relaciones de Reporting............................................................................ 151 Matriz de Responsabilidades .................................................................................. 152 Planificacin de Compras........................................................................................ 153 Estrategia de Compras............................................................................................ 153 Responsabilidades rea de Compras..................................................................... 154 Proceso de Compras............................................................................................... 155Pgina 15 de 171

22.1 22.1.1 22.1.2 22.1.3 22.2 22.3 22.3.1 22.3.2 23 23.1 23.2 23.3 24 24.1 24.1.1 24.1.2 24.1.3 24.1.4 24.2 24.3 25 25.1 25.2 25.3 26 26.1 26.1.1 26.1.2 26.1.3 27 27.1 27.1.1 27.2 27.3 28 28.1 28.2 28.3 28.4

Plan de Comunicacin __________________________________________________ 122

Cronograma General del proyecto. Fases. Plan de hitos y entregables. ____________ 127

Cronograma de las actividades. ___________________________________________ 133

Plan de Recursos ______________________________________________________ 141

Organizacin del Proyecto (Entorno y equipo de trabajo) _______________________ 149

Plan de Compras ______________________________________________________ 153

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El proceso de Compras se soportar bajo la herramienta informtica TELSTER. _________ 155 28.5 28.5.1 28.6 28.7 29 29.1 29.2 29.3 29.4 29.4.1 29.4.2 29.5 30 30.1 30.1.1 30.2 30.3 30.4 30.5 31 31.1 31.2 31.3 Proceso de Compras estratgicas .......................................................................... 155 Diagrama del Proceso ......................................................................................... 156 Criterios de Seleccin ............................................................................................. 156 Distribucin de Compras ......................................................................................... 157 Operativa Interna..................................................................................................... 158 Necesidades formativas .......................................................................................... 158 Caractersticas de los cursos .................................................................................. 159 Participantes y Calendario de la Formacin ........................................................... 161 Seleccin de Participantes .................................................................................. 161 Calendario de la Formacin ................................................................................ 161 Tareas ..................................................................................................................... 163 Resumen de Costes................................................................................................ 164 Costos por Departamento ................................................................................... 165 Precio de Venta....................................................................................................... 166 Ingresos y Cobros ................................................................................................... 166 Lnea Base de Costes ............................................................................................. 167 Plan de Tesorera y Financiacin............................................................................ 167 Normativa aplicada.................................................................................................. 169 Bibliografa y referencias......................................................................................... 169 Plan de gestin de la calidad aplicado durante el proyecto.................................... 170

Plan de Formacin del equipo de proyecto __________________________________ 158

Presupuesto detallado: gastos e inversiones _________________________________ 164

Anexo _______________________________________________________________ 169

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1

Antecedentes

1.1

Objeto del proyecto

El presente proyecto se redacta como proyecto final de carrera de Ingeniero de Organizacin Industrial. La empresa VISUALBOARD S.L. que aparece ficticiamente como autora del proyecto no existe (no se ha comprobado fehacientemente si existe alguna empresa con el mismo nombre) y se ha creado para dar un enfoque ms real al proyecto. La otra empresa en la que se apoya el proyecto es Bodegas La Geria S.L. como empresa contratista de los servicios de VISUALBOARD S.L. Bodegas La Geria S.L. si existe, y amablemente se ha prestado a que aplique el proyecto a su empresa. No obstante tanto datos econmicos como algunos de los tcnicos son supuestos o inventados para la elaboracin del proyecto toda vez que no condicionan el mismo.

1.2

Autor del encargo

Proyecto final de carrera de Ingeniero de Organizacin Industrial de la Universidad Politcnica de Catalua. Ficticiamente se ha tomado como autor del encargo a Bodegas La Geria S.L., empresa existente, con domicilio en la Ctra. del Centro, trmino municipal de Yaiza, isla de Lanzarote.

1.3

Redactor del proyecto

El redactor del proyecto es: Joaqun Azpitarte Prez, estudiante de Ingeniera de Organizacin Industrial, con DNI: 52.986.454-C, telfono 659.700.594, correo electrnico: [email protected] y domicilio en la calle La Corua N 17 piso 2 de Arrecife, isla de Lanzarote y cdigo postal 35500. A efectos de comunicacin en Calle Libertad N 50 de Tas, isla de Lanzarote y cdigo postal 35572. Ficticiamente se ha tomado como autora del proyecto a VISUALBOARD S.L. y su equipo de trabajo. Empresa no existente (que se sepa) y creada para el proyecto.

1.4

Enfoque del proyecto

El proyecto contiene 4 partes bien diferenciadas: estudios previos, desarrollo, gestin e integracin. Se le ha querido conferir un carcter eminentemente prctico. Son muchos los proyectos que se redactan en cualquier mbito que carecen por un lado de una exposicin de motivos que fundamente la alineacin del proyecto con la estrategia tanto de la empresa para la que se va a desarrollar como para la empresa que lo desarrolla. Ambas deben de tener inters en la realizacin del proyecto y su redaccin debe estar correctamente motivada. Por otro lado generalmente los proyectos carecen de un exhaustivo estudio de la gestin mismo. Se ha querido dotar al presente proyecto de una perspectiva ms actual a travs de un detallado apartado de gestin a sabiendas de los problemas tanto de retrasos, como de sobrecostes y de desajustes en la calidad que tienen al final de su ejecucin la mayora de los proyectos.

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1.5

Situacin

Bodegas La Geria S.L. est enclavada en un paraje natural llamado, La Geria en la Isla de Lanzarote. Pertenece al municipio de Yaiza en las siguientes coordenadas: Latitud 2858'9.85"N; Longitud: 1342'53.81"O.

Situacin de Bodegas La Geria S.L.

1.6

Definiciones y abreviaturas

Durante el proyecto se utilizan una serie de abreviaturas que permiten codificar los distintos documentos mediante nomenclaturas ms reducidas. Estas nomenclaturas cobran especial importancia dado que el sistema est altamente informatizado y el fundamento del proyecto es la captacin, gestin y transmisin de datos. Las nomenclaturas utilizadas son las siguientes:

1.6.1

Indicadores

Estn compuestos por 3 bloques de dgitos: El primero indica el grupo al que pertenece mediante sus iniciales (en el ejemplo adjunto IPC designa al grupo de Indicadores desde la Perspectiva del Cliente). El segundo son las iniciales del indicador (en el ejemplo EC de Entrada de Clientes). Finalmente un nmero correlativo que indica la numeracin dentro del grupo de indicadores al que pertenece, en este caso al grupo IPC.

IPC-EC-01VISUALBOARD S.L.Pgina 18 de 171



1.6.2

Datos

La nomenclatura de los datos captados tambin se componen de 3 bloques de dgitos: El primero designa simplemente que pertenece al grupo de datos a travs de la letra D. El segundo el dato que aporta (en el ejemplo EC de Entrada de Clientes). Finalmente el nmero correlativo dentro de todos los datos (en este caso designa el dato nmero 3)

D-EC-031.7 Orden de prioridad entre documentos bsicosLa prioridad frente a posibles discrepancias de los distintos documentos bsicos del proyecto sern las siguientes: 1. Memoria 2. Planos 4. Presupuesto

1.8

Archivo informtico del proyecto

El proyecto se presenta tanto en formato papel como en formato informtico. Los archivos informticos que se presentan estn en el CD adjunto y su relacin con el formato papel es la siguiente: Nomenclatura de los archivos: PFC CMI MEM PLN GAN PRE Documento papelMemoria Planos

Proyecto Final de Carrera Cuadro de Mando Integral Memoria Planos Cronograma. Diagrama de Gantt Presupuestos Aplicacin para abrirlo*Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat Adobe Acrobat

Archivo informtico**PFC_CMI_MEM_1de1.pdf PFC_CMI_PLN_1de7.pdf PFC_CMI_PLN_2de7.pdf PFC_CMI_PLN_3de3.pdf PFC_CMI_PLN_4de7.pdf PFC_CMI_PLN_5de7.pdf PFC_CMI_PLN_6de7.pdf PFC_CMI_PLN_7de7.pdf

Cronograma

PFC_CMI_GAN_1de6.pdf PFC_CMI_GAN_2de6.pdf PFC_CMI_GAN_3de6.pdf PFC_CMI_GAN_4de6.pdf PFC_CMI_GAN_5de6.pdf PFC_CMI_GAN_6de6.pdf

Separadores

PFC_CMI_SEP_1de2 PFC_CMI_SEP_2de2

Portada Impreso de entrega del PFC

PFC_CMI_POR_1de1 IMPRESO ENTREGA PFC

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Proyecto final de Carrera Ingeniera de Organizacin IndustrialAmbientalizacin del PFC AMBIENTALIZACION PFC Adobe Acrobat


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2

Descripcin general del proyecto

VISUALBOARD S.L. es empresa redactora del proyecto que desea desarrollar Bodegas la Geria S.L. y la encargada de llevar a cabo su implantacin El proyecto consiste en disear, desarrollar, instalar y poner en marcha una solucin de Cuadro de Mando Integral para una bodega de tamao pequeo con una produccin anual aproximada de 300.000 botellas. El objetivo de Bodegas La Geria S.L. es obtener un control ms preciso del sistema de produccin, venta y postventa y poder mejorar los procesos de una forma ms inmediata. La solucin a desarrollar propuesta por VISUALBOARD S.L. de acuerdo a los requisitos del cliente, es un sistema de Cuadro de Mando Integral que ofrezca la posibilidad de, a travs de un sistema informtico de informacin, obtener en tiempo real informacin procesos estratgicos. El sistema, alineado con el Plan Estratgico de la empresa, permitir adelantar la deteccin de errores en el sistema y una evaluacin ms precisa y flexible del funcionamiento de la empresa. Dichas funcionalidades pueden ser soportadas por diferentes tecnologas, como por ejemplo: MIS (Management Information System), Lotus Notes, AS/400, etc. La solucin del Cuadro de Mando integral se basa en un sistema informtico de informacin MIS que estar alimentado, segn el indicador del que se trate, por distintos procedimientos de captacin de datos. Se ha priorizado la automatizacin de estos procedimientos por razones funcionales y de coste utilizando mtodos manuales nicamente en casos excepcionales de inviabilidad tcnica o econmica. Los distintos datos necesarios para la obtencin de los indicadores seleccionados por su inters estratgico sern tomados mediante variados sistemas de captacin. Estos alimentarn la base de datos del sistema que a su vez servir de fuente de alimentacin de MIS. En l se realizarn, en su caso, los procesos de clculo de los diversos ratios y se programar el formato y los contenidos que deseen visualizarse. El sistema de Cuadro de Mando Integral tambin incluye un conjunto de aplicaciones software que corrern sobre servidores y que permitirn la gestin y actualizacin de los contenidos, gestin del sistema y generar reports de informacin estadstica para la mejora de la gestin de la bodega. El proyecto est planificado para realizarse en un plazo de 12 meses (incluyendo 4 meses de mantenimiento), desde principios de marzo de 2010 hasta finales de marzo de 2011. Cuenta con actividades muy dispares que requieren de necesidades de planificacin y control muy distintas. Las principales etapas del proyecto son las siguientes: o Desarrollos tecnologicos Desarrollo de Software Desarrollo tecnologa sistema. o o o Elaboracin de indicadores Instalacin y puesta en marcha Mantenimiento: durante 4 meses

Se evaluan distintos escenarios para la realizacin del proyecto. Cada escenario conlleva unas necesidades de planificacin y ejecucin distintas siendo posible en algunos de ellos ms factible la ejecucin de actividades en paralelo. La instalacin y puesta en marcha se podran iniciar cuando se hayan finalizado las etapas de desarrollos. Finalmente, se incluye un mantenimiento durante 4 meses. Se ha estimado que este proyecto tiene un presupuesto de costes entorno 74.200 y se estipula un 15% de beneficios sobre el precio de venta. El presupuesto de costes cubre todos los costes para la realizacin del diseo, desarrollo e instalacin de la solucin integral: costes de personal, materiales (redes, ordenadores, ...), subcontrataciones y margenes de contingencia y de gestin.

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Este proyecto tiene inters para VISUALBOARD S.L. por los altos beneficios esperados, dado que se trata de una tecnologa todava no muy extendida en nuestro pas y que pueda ser el inicio de una nueva lnea de producto. Bodegas La Geria S.L. puede servir adems como proyecto inicial en la implantacin en otras bodegas del territorio espaol. El factor innovador del proyecto plantea un gran reto para VISUALBOARD S.L. por lo que ser imprescindible invertir grandes esfuerzos en el proyecto. No obstante las posibilidades de xito son elevadas, por poseer un gran equipo de profesionales y experiencia.

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3

Meta y Objetivos

3.1

Metas del negocio (VISUALBOARD S.L.)

Metas a corto plazo: Obtener un contrato con un cliente que permita comenzar a implantar el sistema de Cuadro de Mando integral en sistemas de produccin de pequea envergadura. Metas a medio plazo: Obtener contratos con 5 nuevos clientes con proyeccin insular o nacional. Conseguir en el plazo de 1 ao un contrato con una bodega o sistema productivo similar, ubicada fuera del territorio insular Metas a largo plazo: Posicionarnos a nivel espaol entre las empresas de referencia en calidad e innovacin dentro del sector de Cuadros de Mando integral Estar entre las cinco empresas con mejor cuota de mercado a nivel espaol dentro del sector.

3.2

Objetivos del negocioObtener un beneficio de proyecto (implementacin y puesta en marcha de la solucin) sobre ventas de un 15%. Reducir la distancia en cuota de mercado con el primer proveedor nacional en un 6% anual durante los prximos 3 aos. Conseguir un contrato de mantenimiento de 5 aos.

3.3

Metas del proyectoDiseo, desarrollo, instalacin y puesta en marcha de una solucin de Cuadro de Mando Integral para bodega. Obtener un producto modular e innovador que pueda ser aplicable a otros clientes e incremente nuestra cuota de mercado. Retener el Know How generado dentro de la empresa durante el proyecto para realizar futuras implementaciones del producto.

3.4 3.4.1

Objetivos del proyecto Objetivos asociados al producto/servicioDesarrollar un sistema de Cuadro de Mando Integral que proporcione la informacin necesaria para el control de los indicadores estratgicos de la empresa en tiempo real. Realizar la eleccin de 10 indicadores estratgicos para el control adecuado de la empresa y disear la forma de obtencin de datos. Diseo del proceso de captacin de datos y tratamiento de los mismos para la obtencin de los distintos indicadores. Entregar un conjunto de aplicaciones software que permitan la gestin del sistema y actualizacin de contenidos. Entrega de 5 terminales para la visualizacin de datos

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3.4.2

Objetivos asociados al proceso del proyectoInstalar la solucin propuesta en Bodegas La Geria S.L. en un plazo de 8 meses a contar a partir marzo de 2010. Realizar el proyecto cumpliendo el coste presupuestado para el proyecto (estimado en 74.200 ).

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4

Enfoque y estrategia inicial del proyecto

4.1

Estrategia inicial

La estrategia inicial propuesta por VISUALBOARD S.L. para la elaboracin del proyecto del Wine Cellar Scoreboard, se establece siguiendo las lneas estratgicas de la empresa y comprende la organizacin del proyecto de forma que, mediante las acciones oportunas, puedan conseguirse los objetivos planteados. A continuacin se describen los rasgos ms importantes de la estrategia de aproximacin a este proyecto por parte de la empresa VISUALBOARD S.L. Generales Dado su carcter estratgico, se prioriza este proyecto sobre los otros que VISUALBOARD S.L. realiza en paralelo. Acuerdo de pagos parciales por parte de Bodegas La Geria S.L. para no resultar necesaria la peticin de financiacin externa. En caso de producirse flujos de caja negativos, los recursos propios de VISUALBOARD S.L. los asumiran hasta producirse el siguiente pago. Formacin previa a los integrantes del proyecto en las reas tecnolgicas relevantes, y al personal de Bodegas La Geria a su finalizacin. Gestin gil de los requerimientos por parte del cliente, siempre bajo un estricto control de los cambios y aprobaciones. Reuniones quincenales con el cliente, para informar en todo momento del avance y presentar acciones correctivas. Estrecho seguimiento de los avances del proyecto y control presupuestario. Organizacin del proyecto en base a responsables de rea (desarrollo, contenidos, instalaciones) que coordinan los diferentes equipos de trabajo. Planificacin en paralelo de las principales reas de actividad para poder ofrecer un tiempo de ejecucin competitivo dentro de la capacidad de la empresa. Posteriores servicios de mantenimiento se ofrecern para contratacin independiente del objeto de este proyecto.

Gestin

Calidad El proyecto se desarrollar bajo el estndar de calidad basado en las exigencias establecidas en la normativa UNE-EN ISO 9001. Uso de manuales, procedimientos documentados de trabajo y registros para asegurar el cumplimiento de las normativas. Pruebas integradas atestiguadas por el cliente y documentadas. Los procesos del proyecto quedarn documentados por escrito y electrnicamente se archivarn en el registro LAN y en el aplicativo TELSTER Los resultados de la prueba piloto debern ser validados por el cliente. Solo una vez garantizada la fiabilidad del producto, se proceder a la instalacin de las infraestructuras necesarias para extender el sistema a toda la bodega.

Compras Inicio de negociaciones con proveedores desde el inicio del proyecto, sin importar en qu etapa del mismo se necesiten los recursos.Pgina 25 de 171

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Seguimiento de los estndares de compras aplicados en VISUALBOARD S.L., basados en la homologacin de proveedores.

Subcontrataciones Subcontratacin de sistemas servicios de fotografa, interpretacin de lenguaje para sordomudos, traduccin, locucin y grabacin. Otras subcontrataciones en funcin del escenario escogido. Subcontratacin de una empresa especialista para el desarrollo tecnolgico del sistema, la cul supervisar el desarrollo del software y la instalacin en las instalaciones del cliente.

Tareas desarrolladas de forma interna Desarrollo de contenidos: indicadores, graficas, informes, comparativas, etc. Desarrollo de los sistemas de software necesarios. Cuando sea posible trabajo en paralelo de las fases de desarrollos tecnolgicos y creacin de contenidos dada la corta duracin del proyecto. Trabajos en las instalaciones del cliente, deber trabajarse de forma que no se perjudique el funcionamiento normal de la bodega. En esta etapa ser necesario el apoyo del personal de las empresas subcontratadas, personal de VISUALBOARD S.L. y personal del rea de mantenimiento de la bodega.

4.2

Restricciones, condicionantes y suposiciones

El desarrollo del proyecto est afectado por una serie de condicionantes, restricciones y suposiciones que limitan de una u otra forma el producto final.

4.2.1

Restricciones

1. Durante la instalacin no se deber inutilizar ninguna de las salas de la bodega, por ello la instalacin deber realizarse en horarios compatibles con el funcionamiento de la bodega, ajustando por lo tanto la programacin de actividades a esta circunstancia 2. El proyecto deber ejecutarse en paralelo con otros proyectos de la empresa, por lo que la disponibilidad de recursos ser limitada en cuanto al personal ms capacitado, as como en cuanto a la disponibilidad de personal de la empresa no asignada a ningn proyecto en concreto. 3. Al estar la bodega de Bodegas La Geria S.L. en un espacio natural protegido como es La Geria y estar en situacin tcnica de fuera de ordenacin, el proyecto no puede incurrir en modificaciones del aspecto exterior debiendo minimizarse las interiores segn indica el artculo 44 del texto refundido de la ley del Territorio de Canarias. 4. El personal de mantenimiento de la bodega es de edad avanzada y con bajo nivel tcnico, por tanto la solucin ofrecida debe tener un alto grado de fiabilidad, as como tener un mantenimiento sencillo.

4.2.2

Condicionantes

1. El desarrollo de software y la creacin de los contenidos se debe realizar en paralelo debido al corto plazo de entrega fijado por el cliente. Esto puede condicionar algunas fases y causar algn problema en la integracin final de ambos elementos. 2. Los sistemas de contabilizacin, obtencin de datos y del conjunto en general son tecnologas no maduras que se encuentran en constante evolucin. Por ello el tiempo de desarrollo puede verse condicionado, aunque conociendo este aspecto se intentar gestionar esta circunstancia con acciones preventivas. 3. Existen pocos proveedores de sistemas de este tipo con nivel tecnolgico adecuado en la isla y fuera de ella, con lo que tendrn una posicin negociadora beneficiosa.VISUALBOARD S.L.Pgina 26 de 171



Adicionalmente, el seguimiento del avance puede ser dificultoso al tratarse de empresas bastante nuevas y reticentes a mostrar su know how. 4. Determinados recursos clave pueden ser reasignados durante la ejecucin del proyecto debido a la realizacin paralela de otros proyectos en la empresa. Pese a ser prioritario del proyecto de Wine Cellar Scoreboard, existen compromisos contractuales con otras empresas.

4.2.3

Suposiciones

1. Se supone que el equipo de trabajo de la bodega conoce los procesos tanto de elaboracin del vino como de funcionamiento general de la bodega. Por ello se emplearn sistemas de recogida de datos e interfaces que estn enfocados a personal con conocimientos en el funcionamiento de bodegas. 2. Se asume que el equipo del proyecto tiene el know-how necesario para llevarlo a buen trmino, o en su defecto la capacidad de adquirir los conocimientos a tiempo para realizarlo en el tiempo programado. 3. El proyecto contar con apoyo total del sponsor (especialmente) y el comit de seguimiento de la empresa. 4. Se dispone del capital suficiente para soportar flujos de caja negativos inferiores a 150.000 y para periodos inferiores a 3 meses sin necesidad de financiacin ajena. (ver cual es la facturacin y cual es la capacidad de endeudamiento) 5. Los materiales sern servidos a tiempo por los diferentes proveedores para no tener retrasos por culpa de esta causa.

4.3

Matriz SWOTDEBILIDADES (mbito interno) AMENAZAS (mbito externo)

PD1- Wine Cellar Scoreboard es el desarrollo de un AM1- Salida al mercado de un nuevo producto nuevo producto, lo cual implicar esfuerzos extras que similar ofrecido por la competencia. surgirn a lo largo del proyecto. AM2- Posibles retrasos en los proveedores de PD2 - Falta de conocimiento tecnolgico en alguna de productos tecnolgicos que retrasaran el las alternativas tecnolgicas. proyecto. PD3- VISUALBOARD S.L es una empresa poco AM3- Wine Cellar Scoreboard est inmersa en un consolidada en el mercado. mercado cambiante y altamente competitivo. PD4 - Falta de experiencia en desarrollo soluciones AM4- Descenso en la motivacin del proyecto a para bodegas. medida que este se desarrolla. PD5 - Reticencia trabajadores a trabajar en horarios AM5- Choque tecnolgico entre el perfil tipo de irregulares. trabajador de la bodega y el uso de las nuevas PD6- En el desarrollo de software no cumplimos tecnologas. plazos en el 50% de entregables. AM6- Grandes fluctuaciones de precios al alza en el mercado actual lo que puede aumentar los PD7- Riesgo de obsolescencia del equipo. costes en el momento de la implantacin y reducir PD8- La solucin implantada puede requerir trabajos de forma importante los beneficios. de infraestructura en la bodega. AM7- Problemas econmicos derivados de la PD9- Complejidad de manejo del producto. Los coyuntura actual que bloqueen el desarrollo del productos informticos son siempre complejos para proyecto y/o su implantacin. personas no adaptadas a las nuevas tecnologas. AM8- Dependencia de proveedores. Pocos PF6- Posibilidad de negociacin baja con proveedores proveedores segn tecnologa elegida. debido a la cantidad baja de los terminales y componentes a adquirir.

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FORTALEZAS (mbito interno) PF1- Buen ambiente interno de la empresa y alta motivacin en el proyecto. PF2- Estructura de la empresa especialmente diseada para la elaboracin de proyectos singulares. PF3- Estrategia de desarrollo basada en soluciones tecnolgicamente avanzadas y orientadas hacia el cliente. PF4- VISUALBOARD S.L posee un gran equipo tecnolgico y profesional para afrontar el proyecto.

OPORTUNIDADES (mbito externo) OP1- El mercado de direccin estratgica est tendiendo muy rpidamente hacia soluciones de un alto contenido tecnolgico lo que facilita el xito del proyecto. OP2- El coste de los dispositivos y sistemas tecnolgicos disminuye cada da haciendo ms posible la implantacin de soluciones Wine Cellar Scoreboard de manera competitiva.

OP3- El hecho de que existan en el mercado soluciones similares permite conocer previamente PF5- La necesidad de llevar a cabo un seguimiento cuales son los posibles problemas a los que nos exhaustivo del funcionamiento de la bodega favorece debemos enfrentar. la dependencia del producto. OP4- La gran variedad de sistemas de hardware PF6- Los terminales utilizan software sencillos e estandarizados y homologados en el mercado intuitivos por lo que su facilidad de manejo es grande. permite una eleccin ms adecuada del terminal. OP5- Precios decrecientes de los componentes informticos. OP6- Facilidad de comunicacin global para la obtencin de proveedores y seguimiento de los productos adquiridos. OP7- Oportunidad de mejor difusin de los contenidos al exterior de forma telemtica gracias a las TIC.

4.4

Matriz PRENPotenciar Fortalezas Reducir Debilidades PD1- Estudio de proyectos similares anteriores para prever dificultades y planificar estrategias. PD2- Planes de Formacin. Empleo de simulaciones y estudios pilotos para la reduccin de la incertidumbre en el funcionamiento. PD3- Plan de comunicacin detallado y definicin de estrategias de orientacin al cliente. PD4- Calidad en el proceso de contratacin. Plan de comunicacin (cultura de empresa).

PF1Potenciar la participacin e involucramiento del personal de la empresa en el proyecto para una mayor motivacin. PF2- Reforzar estructura. PF3- Aumentar formacin y asistencia a ferias tecnolgicas. PF4- Mostrar a los posibles futuros clientes los beneficios de obtener informacin instantnea de los indicadores estratgicos.

PF5- Bsqueda de uniformidad en los productos adquiridos para un mayor aprovechamiento de PD5- Estudio proyectos competencia y sus clientes.

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economas de escala.

Visitas y entrevistas con ellos para adquirir know How.

PF7- Estudio de los requerimientos de las PD6-Polticas de incentivos y compensaciones. personas con visin y audicin reducida. PD7- Planificacin. Uso de metodologas para evitar PF8- Diseo modular adaptable a todo tipo de el re-work. Plan de hitos. necesidades y clientes. PD8- Estudio de mercado. Seleccin de productos y tecnologas basadas en estndares internacionales. Actualizables. Aumentar oportunidades Anular amenazas

OP1- Realizar o adquirir estudios de vigilancia AM1- Potenciacin del departamento de I+D y de la tecnolgica para estar al da de todas las creatividad y flexibilidad en la empresa. tendencias del mercado. AM2- Uso de penalizaciones en contrato con OP2- Estudio pormenorizado de proveedores proveedores y localizacin de proveedores alternativos con rpida capacidad de respuesta. OP3- Anlisis pormenorizado de los distintos sistemas implantados en el mercado y su AM4- Potenciar la participacin e involucramiento del funcionamiento personal de la empresa en el proyecto para una mayor motivacin. OP4- Estudio de los distintos modelos de Terminales que hay en el mercado. AM5- programacin de actividades incentivadoras para el personal de proyecto. OP5- Ofrecer soluciones con mayor funcionalidad al mismo coste. AM6- Manejo a travs de interfaz sencillo e intuitivo en OP6- Bsqueda de proveedores fuera de el que predomina la visin de los contenidos. nuestras fronteras y con posibilidad de AM7- Acuerdo de revisin de precios de contrato en seguimiento del producto telepticamente. caso de que alguno de que el alzada de los precios de OP7- Mostrar a Bodegas La Geria S.L. las algunos productos supere cierto valor. posibilidades de difusin de los contenidos AM8- Organizacin del proyecto de forma que pueda ofertados al exterior para mltiples continuarse en ausencia de alguno de los puestos de aplicaciones. direccin de Bodegas La Geria S.L.

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4.5

Factores crticos de xito

OBJETIVOS

FACTORES DE XITO

COMPONENTES FE

ACCIONES Y RECURSOS- Seleccin de profesionales con formacin y experiencia en el sector - Formacin de los profesionales

1. Desarrollar un 1.1 Finalizar con xito 1.1.1 Formacin de un equipo de profesionales adecuado las labores de sistema de Cuadro de Mando Investigacin y desarrollo del sistema Integral que proporcione la informacin necesaria para el control de los indicadores estratgicos de la empresa en tiempo real. 1.1.2 Puesta en marcha de las actividades de investigacin y desarrollo que habitualmente lleva a cabo VISUALBOARD S.L con desarrollo de tecnologa en relacin al sistema Wine Cellar Scoreboard

- Llevar a cabo el protocolo de trabajo de VISUALBOARD S.L para la elaboracin del sistema Wine Cellar Scoreboard -Estudio proyectos anteriores y soluciones de la competencia. - Planificacin y mecanismos de coordinacin entre equipos - Elaboraciones de los planes de viabilidad tcnica y econmica correspondiente. - Si es necesario, asegurar las vas de financiacin utilizadas por la empresa para proyectos de este tipo. - Control y seguimiento del presupuesto

1.1.2 Obtener la financiacin correspondiente a la elaboracin del proyecto

2. Realizar la eleccin de 10 indicadores estratgicos para el control adecuado de la empresa y disear la forma de obtencin de datos.

2.1 Obtener del Plan estratgico la infamacin de cuales son los ratios realmente importante para la empresa en costes, tiempos

2.1.1 Formacin de un equipo de profesionales adecuado que seleccione la informacin de inters.

- Seleccin de profesionales con formacin y experiencia en el sector para la conformacin del equipo de trabajo - Formacin de los profesionales del equipo - Coordinacin con los tcnicos de la bodega

2.1.2 Recopilacin de informacin - Coordinacin con los tcnicos de la bodega sobre los 10 indicadores que deben suministrar la informacin que tengan en su poder. - Seleccin de los canales de suministro de informacin y utilizacin de los mismos 2.1.3 Eleccin y diseo de indicadores - Planificacin por fases con revisiones y validaciones parciales cliente. - Planificacin tareas de correccin. 2.2 Adecuacin de 2.2.1 Ajustar los contenidos de los - Reuniones peridicas con los tcnicos de la los indicadores a las indicadores al plan estratgico de bodega expectativas de la la bodega. bodega 2.2.2 Validacin final de los - Validaciones parciales formales. indicadores - Validacin formal en la entrega. 3. Diseo del proceso de captacin de datos y tratamiento de los mismos para

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OBJETIVOSla obtencin de los distintos indicadores. 4. Entregar un conjunto de aplicaciones software que permitan la gestin del sistema y actualizacin de contenidos

FACTORES DE XITO

COMPONENTES FE

ACCIONES Y RECURSOS

3.1 Diseo y 3.1.1 Formacin de un equipo de desarrollo de las profesionales adecuado aplicaciones software que permitan la gestin del sistema y la actualizacin de los contenidos.

- Seleccin de profesionales con formacin y experiencia en el sector - Formacin necesaria para los profesionales

3.1.1 Establecimiento del diseo de gestin adecuado para la bodega

- Reuniones previas con la bodega para cierre de requerimientos. - Entregas y validaciones parciales. - Plan de calidad. Pruebas y aprobaciones cliente. - Know How de la empresa en este tipo de proyectos - Formacin externa sobre programas de gestin.

4. Entrega de 5 4.1 Evitar incidencias terminales para la que impidan el visualizacin de suministro de los 5 terminales datos

4.1.1 Realizacin de pedidos con margen de seguridad en prevencin de terminales defectuosos 4.1.2 Realizar seguimiento y gestin del pedido

- Dada la cantidades de terminales a solicitar no ha lugar el pedido de terminales de reserva.

- Solicitud de albaranes de pedido a la empresa proveedora - Establecer un adecuado buffer de seguridad en prevencin de retrasos

4.1.3 Puesta en funcionamiento y - Establecimiento de protocolo de chequeo de comprobaciones previas del buen los terminales funcionamiento de los terminales. 4.2 Plan de contingencia en caso de problemas de suministro 6.1 Cumplimiento de 6. Instalar la los plazos solucin establecidos en el propuesta en Bodegas La Geria cronograma S.L. en un plazo de 8 meses a contar a partir marzo de 2010. 4.2.1 Contratacin de dos proveedores que minimice el riesgo de fallo de uno de ellos 6.1.1 Realizacin de un cronograma adecuado a los recursos de los que disponemos - Contratacin de suministro a dos proveedores distintos de reconocida solvencia.

- Estudio de los recursos disponibles y de las actividades a realizar contempladas en el WBS

6.1.2 Seguimiento del cronograma - Sealizacin en el cronograma de los durante la ejecucin del proyecto. puntos de control y actualizacin y/o correccin del mismo en caso de desviaciones. 6.1.3 Establecimiento de tiempos - Estimacin de los posibles imprevistos, para solucin de contingencias. cuantificacin de tiempos y establecimiento en el cronograma. - Acuerdos para ampliacin de plazos en caso de nuevas exigencias, que lo hagan necesario, por parte del cliente. 6.1.4 Coordinacin con Bodegas - Establecimiento de horarios de trabajo La Geria S.L. para evitar retrasos - Reuniones peridicas con Bodegas La Geria S.L. 7. Realizar el proyecto 7.1 Evitar 7.1.1 Obtencin de los mejores desviaciones sobre el - Solicitud y comparacin de varios presupuestos y seleccin del ms adecuado

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OBJETIVOS

FACTORES DE XITO

COMPONENTES FEprecios de proveedores.

ACCIONES Y RECURSOSpara la consecucin del objetivo. - Realizar pedidos grandes de productos.

presupuesto inicial. cumpliendo el coste presupuestado para el proyecto

7.1.2 Previsin de sobre costes por imprevistos

- Estimacin de los posibles imprevistos, cuantificacin de costes y establecimiento en el presupuesto. - Establecimiento de modificacin del presupuesto con Bodegas La Geria S.L. en caso de modificacin del alcance mismo. - Cumplimiento estricto del cronograma

7.1.3 - Control de los Recursos materiales y humanos.

- Establecimiento y seguimiento de un plan de recursos en el que se concreten cuales son recursos necesarios para la ejecucin de las distintas actividades. - Control de productividades de los trabajadores

7.1.4 Eliminacin de la incertidumbre del proyecto

- Definicin completa del proyecto que evite partidas no presupuestadas.

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5

Definicin del alcance

5.1

Alcance del proyectoEstudios preliminares: - Estudio deL Plan estratgico y de los requerimientos por parte del cliente. - Estudio de aspectos legales. - Evaluacin econmica y de viabilidad tcnica de las diferentes alternativas tecnolgicas. - Preparacin y presentacin de propuesta. Gestin y ejecucin del Proyecto: - Gestin de compras Gestin de compras de 5 terminales para el cliente - Desarrollo del Software Gestin de Diseo Software. Gestin Arquitectura de Software. Gestin de Desarrollo Software. - Gestin y desarrollo de los diversos sistemas de captacin de datos. - Instalacin de los distintos sistemas de captacin de datos - Diseo de indicadores . - Instalacin y fase de pruebas. - Formacin del personal de la bodega. - Manual de usuario y gestin de mantenimiento. Control de calidad. - Pruebas Software. - Pruebas integradas. - Pruebas de Compatibilidad. Soporte /Mantenimiento durante 4 meses a partir de la entrega final de la solucin Puesta en marcha

Deseables: Servicio tcnico y matenimiento durante 4 aos

Se excluye del alcance del proyecto: Servicio tcnico y mantenimiento a partir del 4 mes despus de la entrega final aprobada por cliente. Servicios de telecomunicaciones, acceso y conexin a redes, no recogida en el contrato. Gastos de infraestructura posteriores a la entrega final, y no previstos en la fase de implementacin. Cualquier modificacin adicional de contenidos con posterioridad a la entrega final.

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5.2

Alcance del producto

El producto final que se entregar al cliente es la instalacin y puesta en marcha de un Cuadro de Mando Integral. Este dispositivo deber cumplir con las siguientes funciones: Contenido: o Seleccin, diseo e implantacin de 10 indicadores alineados con el Plan Estratgico. o Informacin en tiempo real de los indicadores ms importantes a travs de distintos displays. o Informacin en formato informtico. o Los contenidos se actualizarn con una periodificacin previamente estipulada para un correcto control. o Avisos (Pop ups). Situaciones crticas Diseo de avisos segn necesidades Softwares de gestin: o Data Converter: recibe informacin en tiempo real los datos captados por los distintos perifricos. o Existing Data Converter: permite convertir en datos vlidos para el Scoreboard los datos existentes en las bases de datos de la empresa. o Scoreboard: El software del Cuadro de Mando propiamente dicho que permite crear los indicadores a partir de los datos y gestionar los mismos. Permite conocer la situacin actual de los indicadores seleccionados. Realiza comparativas y grficos Emite reports prediseados o Update Setup: permite las actualizaciones de los contenidos en la memoria del sistema base de datos de contenidos. Terminales: o Sistema Operativo (Windows server). o Memoria > 4 GB. o Dimensiones Max. Aprox. 17cm x 10cm x 3cm. Instalacin en la bodega La Geria del sistema necesario para captacin de datos en los distintos lugares en los que se hace preciso: Materiales: o Servidores y equipamiento necesario para la recarga y actualizacin de indicadores. o 5 Terminales. o Clula foto elctrica o Terminales de captacin de datos dotados de escaner de cdigo de barras. o Material de instalacin (cableados, guiacables, etc..) Documentacin: o o o o o Documento de caractersticas tcnicas Documentacin y resultados de las pruebas realizadas. Manual de usuario Plan de formacin a usuarios, as como los materiales necesarios para la formacin Documento de requisitos del sistema

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Stakeholders del proyecto

Se tienen identificados los siguientes stakeholders; la posicin e intereses de los internos se tienen identificados puesto que la empresa est acostumbrada a trabajar por proyectos. La posicin de los stakeholders externos es una suposicin, debido a que todava no se han llevado a cabo entrevistas para conocerlos (excepto el sponsor por parte de Bodega La Geria S.L.)

6.1

Stakeholders internosDescripcin/ influencia InteresesRelacin a largo plazo con Bodegas La Geria S.L. a partir de un proyecto exitoso, publicidad para la empresa, creacin de producto que aumente rentabilidad de la empresa Obtener un producto innovador y que satisfaga requerimientos del cliente

StakeHolder

Posicin actual

Posicin deseable

Dir. Visualboard S.L.

Jefe de los directores de las distintas reas de Visualboard S.L. Es el sponsor del proyecto. Aprobaciones de presupuesto, respaldo ante la direccin general Miembro comit de seguimiento. Aprobacin de gastos, bsqueda de financiamientos en caso de requerirse Gestin de compras, negociacin con proveedores. Miembro comit de seguimiento. Aprobacin interna de contenidos. Direccin en la realizacin y diseo de contenidos Miembro del comit de seguimiento. Contratacin de personal.

Apoyo

Apoyo

Director I+D+i

Apoyo

Apoyo

Director Finanzas

Resistencia Mantener la liquidez durante el (escepticismo por proyecto, aprobar compras. la inversin) Realizar las compras para el proyecto en los tiempos estipulados, conseguir buenos proveedores Realizar contenidos de calidad y que sean aprobados por el museo sin necesidad de retrabajos Realizar la contratacin del personal adecuado en los tiempos que el proyecto lo requiera Obtencin e instalacin de producto que satisfaga requerimientos del cliente en el tiempo y dentro del coste estipulado Finalizar el proyecto en tiempo y coste estipulado Apoyo

Apoyo

Director compras

Apoyo

Director Documentacin y Diseo Director recursos humanos

Apoyo

Apoyo

Apoyo

Apoyo

Project manager

Direccin del proyecto Desarrollo de producto, contenidos, instalaciones y pruebas

Apoyo

Apoyo

Equipo de trabajo

Apoyo

Colaboracin

Estrategias para el acercamiento de posiciones de stakeholders internos con resistenciasPosicin actualResistencia (escepticismo por la inversin)

StakeHolder

Posicin deseable

Estrategia para alcanzar la posicin deseable- Presentacin de un plan de viabilidad tcnica y de viabilidad econmica. - Explicacin de la importancia del proyecto para los objetivos de la empresa. - Creacin de grupos de trabajo comunes - Solicitacin de propuestas e iniciativas mediante reuniones conjuntas.

Director Finanzas

Apoyo

Equipo de trabajo

Apoyo

Colaboracin

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6.2

Stakeholders externosDescripcin/ influencia InteresesIncorpo

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