PG-COS-PDF rev.1 Procedimiento Plan de Fases. Gestión por... · Jorge Morán Jefe de ... radios...
Transcript of PG-COS-PDF rev.1 Procedimiento Plan de Fases. Gestión por... · Jorge Morán Jefe de ... radios...
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 1 de 8
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev.N Fecha Descripcin Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
0 Emisin Luis Gotelli
Ing. Gestin de Operaciones
Jorge Morn Jefe de Costos
Javier Rodrguez Ing. Costos
Melquiades Damin Jara
Gerente Gestin de Operaciones
1 01-01-12 Revisin General
Javier Rodrguez Jefe de Costos
Miriam Machaca Ing. Costos
Jorge Morn Jefe de Control de
Proyectos
Melquades Damin Jara
Gerente Gestin de Operaciones
Firmas de la revisin vigente
Procedimiento de Plan de Fases
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 2 de 8
I. Tabla de contenido.
I. Tabla de contenido. ........................................................................................................................... 21. Propsito ........................................................................................................................................... 32. Alcance .............................................................................................................................................. 33. Documentos de Referencia ............................................................................................................... 34. Definiciones ....................................................................................................................................... 35. Desarrollo .......................................................................................................................................... 4
5.1.Elaboracin del Plan de Fases .................................................................................................... 45.2.Conciliacin del Plan de Fases y el WBS .................................................................................... 4 5.3.Registro del Plan de Fases ......................................................................................................... 4 5.4.Actualizacin del Plan de Fases .................................................................................................. 5 5.5.Aprobacin del Plan de Fases ..................................................................................................... 5 5.6.Reagrupacin del Presupuesto en Fases .................................................................................... 5 5.7.Distribucin del Plan de Fases .................................................................................................... 6 5.8.Cumplimiento del Plan de Fases ................................................................................................. 6
6. Responsabilidades ............................................................................................................................ 67. Anexos. ............................................................................................................................................. 7
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 3 de 8
1. Propsito
Es guiar la elaboracin, actualizacin y distribucin del Plan de Fases con el que se llevar a cabo el
seguimiento y control del proyecto. Permitir un nexo de integracin entre los sistemas de
presupuesto, planeamiento, costos y productividad. Facilitar el seguimiento, control, anlisis y
proyecciones del costo, plazo y rendimientos del proyecto mediante el manejo de datos con
programas como: Oracle y Microsoft Excel, entre otros.
2. Alcance
Este procedimiento rige para todos los proyectos de COSAPI S.A. en las que participa en
asociacin con otras empresas, siempre que el Comit Tcnico Administrativo (CTA) de la
asociacin lo apruebe.
3. Documentos de Referencia
PG-PLN-01 Procedimiento para la elaboracin del Work Breakdown Structure (WBS).
Plan Maestro de Fases de Cosapi.
Alcance del Trabajo
WBS del Proyecto
Presupuesto Detallado de Oferta
4. Definiciones
Fases: se denominan as a la agrupacin de Partidas actividades afines para su seguimiento y control; que se utilizan para preparar los informes de Control de Proyectos.
Plan de Fases: listado de fases del proyecto.
Plan Maestro de Fases: clasificacin de fases de los proyectos COSAPI segn especialidad y tipo de estructura.
Frentes de Trabajo: Son las reas en las cuales se subdivide el proyecto para un mejor control de recursos. Dentro del sistema Oracle se tiene la capacidad de introducir hasta 10
frentes de trabajo designndoles nombres del 01 al 10. Lo cual se debe traducir en una
tabla de equivalencia segn los frentes de trabajo que tenga la obra indicados en el alcance
del trabajo.
Cdigo de Fase: Es la asignacin de cdigo alfanumrico asignado a una actividad en particular tomando en cuenta dos criterios: el frente de trabajo al cual pertenezca y el cdigo
que corresponde segn plan maestro de fases.
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 4 de 8
Partida Genrica: Es la clasificacin general de las fases, que se le asigna en base a su primer dgito de fase raz. Puede ser interpretada tambin como la especialidad a la cual
pertenece una fase en particular.
Procesos: Es la agrupacin de fases o equivalente de las mismas que sern manejadas en el resultado operativo para fines prcticos de nomenclatura.
% Incidencia: Es el porcentaje que representa cada partida con respecto al costo directo, tanto de forma horizontal por fases generales, como de forma vertical por frentes.
5. Desarrollo
5.1. Elaboracin del Plan de Fases
Por el tipo de trabajo a ejecutar, debern identificarse, las actividades principales a las que
se les realizar un seguimiento y control, no slo de costo sino tambin en plazo y
rendimientos.
Las actividades identificadas podrn ser agrupadas de considerarse necesario. En cualquier
caso, se asignar un cdigo a cada grupo de actividades o actividad que constituir una
fase en el proyecto; dicho cdigo ser extrado del plan maestro de fases Cosapi.
En el caso que existiera ms de un frente de trabajo que involucre la ejecucin de una misa
fase, se agregar el nmero de frente al cdigo de dicha fase.
El Plan de Fases ser elaborado por el responsable de costos en coordinacin con el Jefe
de Obra.
5.2. Conciliacin del Plan de Fases y el WBS
Antes del registro del Plan de Fases, el responsable de costos conciliar el plan de fases
con el WBS del proyecto.
La conciliacin del Plan de Fases y el WBS tiene los siguientes objetivos:
o Establecer un seguimiento y control de las partidas directas e indirectas que sea uniforme para el planeamiento, seguimiento y control de costos en el proyecto.
o Adaptar el seguimiento y control a la forma en cmo el proyecto ser ejecutado, considerando los frentes, reas de trabajo y las disciplinas involucradas.
o Hacer ms eficiente la toma de datos de la ejecucin del proyecto. La conciliacin del plan de fases y el WBS del proyecto no ser exacto; sin embargo, debe
servir para adaptar el control del costo del proyecto a la forma en cmo ste ser ejecutado.
5.3. Registro del Plan de Fases
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 5 de 8
El responsable de costos debe registrar las fases del proyecto en el formato FG-XXX-XX, y
se debe consignar lo siguiente:
o Cdigo de la fase segn Plan Maestro de Fases Cosapi. o Unidad de medida adoptada para la fase. o Incidencia de la fase en el costo del proyecto. o Nombre de la Fase. o Tipo de Costo. o Descripcin de la Fase
En el caso que las fases del proyecto cuenten con sub-fases, las sub-fases debern
considerar en su descripcin todos los puntos mencionados anteriormente.
5.4. Actualizacin del Plan de Fases
El plan de fases debe de actualizarse con la finalidad de adaptar el seguimiento y control del
proyecto a los cambios que se presentan en el mismo. Algunos casos que motivan la
actualizacin del plan de fases del proyecto corresponden a:
o Cambios en el proyecto que motiven trabajos adicionales. El responsable de costos actualizar el plan de fases del proyecto segn la ocurrencia de
los casos descritos anteriormente.
Cada vez que el plan de fases del proyecto es actualizado, ste deber distribuirse segn lo
indicado en el tem 5.7 del presente procedimiento.
5.5. Aprobacin del Plan de Fases
Previo a la aprobacin del plan de fases, el responsable de costos deber haber conciliado
el plan de fases con el WBS del proyecto segn lo descrito en el tem 5.2 del presente
procedimiento.
El plan de fases elaborado al inicio del proyecto deber ser aprobado por el Gerente de
Proyecto o Jefe de Obra y adoptar la revisin cero Rev. 00 para su identificacin.
Las actualizaciones del plan de fases sern aprobadas igualmente por el Gerente del
Proyecto o Jefe de Obra y su identificacin se realizar de forma correlativa (Rev. 01, Rev.
02, Rev. 03, etc).
5.6. Reagrupacin del Presupuesto en Fases
Una vez aprobado el plan de fases, el presupuesto debe agruparse segn las fases
definidas.
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 6 de 8
La agrupacin del presupuestos en fases considerar:
o Que todos los recursos de los anlisis y sub-anlisis de precios unitarios deben ser asignados a una fase del proyecto.
o Los gastos generales y otros costos no consignados en los anlisis y sub-anlisis de precios unitarios tambin deben ser asignados a una fase del proyecto.
El responsable de costo debe verificar que el monto total del presupuesto coincide con el
monto total de las fases del proyecto.
5.7. Distribucin del Plan de Fases
El plan de fases deber ser distribuido de la siguiente manera:
o rea de control de proyectos en Sede Central (responsable de control de costos) o Almacn de Obra. o Jefe de Obra e Ingenieros de Produccin. o Supervisores y Jefes de Grupo. o Jefes de reas del Proyecto.
Es responsabilidad del Ingeniero de Costos distribuir a todos los involucrados el plan de
fases al inicio del proyecto; as como, cada vez que ste es actualizado.
5.8. Cumplimiento del Plan de Fases
El responsable de costos debe auditar el correcto empleo del plan de fases por los
diferentes involucrados del proyecto. Adems se encargar de realizar las capacitaciones
que sean necesarias para el correcto uso del plan de fases.
Cualquier duda respecto al uso del plan de fases deber ser resuelta por el responsable de
costos.
6. Responsabilidades
Jefe de Control de Proyectos o responsable de costos: elaborar, conciliar y aprobar el plan de fases segn lo descrito en el presente procedimiento.
Ingeniero de Planeamiento: participar en la conciliacin del plan de fases y el WBS del proyecto.
Jefe de Almacn: es responsable del ingreso y retiro de materiales del almacn segn la ltima revisin del Plan de Fases del proyecto.
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 7 de 8
Jefe de Obra e Ingenieros de Produccin: son responsables de reportar la informacin de campo solicita por el rea de control de proyectos segn la ltima revisin del plan de fases
del proyecto.
7. Anexos.
PG-COS-PDF-F1 Formato de Plan de Fases.
PG-COS-PDF-F2 Plan Maestro de Fases
Ejemplo Plan de Fases
-
GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Procedimiento de Plan de Fases Cdigo: PG-COS-PDF Pgina: 8 de 8
Anexo A: Ejemplo Plan de Fases
GF01F02
GENERAL F01 F02
Movilizacin y desmovilizacin de equipos y herramientas OBRAS PROVISIONALES Todos los viajes de ida y vuelta de equipos de construccin y herramientas
Equipos cmputo, licencias , radios INDIRECTOS Todos los equipos de uso en oficina (CPU, impresora, fotocopiadora, usb internet, radios)
Vehculos (Buses y Camionetas) INDIRECTOS Todo servicio por movilidad local de personal
Supervisin INDIRECTOS Sueldo personal empleado
Costos Financieros, Cartas Fianzas, Sencico, Seguros INDIRECTOS Costos de contratos, cartas fianzas, seguros, etc
GLB
Seguridad INDIRECTOS Exmenes medicos, implementos de seguridad, y todo material por seguridad del rea
GLB
Talleres INDIRECTOS Todo repuestos, lubricantes, aceites, mo, supervisin, subc. de uso en taller
Trazo durante todo el proceso OBRAS PRELIMINARES Todos los consumibles, equipos topografia y mo para el trazo durante la obra
Excavaciones, relleno, bloques de concreto CIVIL MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos
01JBAB 02JBAB ml 12.45 Montaje de Tubera de AC TUBERAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera Acero al Carbono
01JBAC 02JBAC ml Montaje de Tubera de HDPE TUBERAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera HDPE
01KA 02KA Kg. 34.87 Montaje de Bombas MECNICO MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera Acero al Carbono
01KG 02KG Kg. Montaje de Tanques MECNICO MO, MAT, EQ y SUBC para el montaje de tanques
01L 02L Kg. 28.84 Instalacin de Equipos o tableros elctricos. ELECTRICIDAD MO, MAT, EQ y SUBC para la para la Instalacin de Equipos o tableros elctricos.
01MB 02MB ml. Tendido de cable (incluye conexionado) ELECTRICIDAD MO, MAT, EQ y SUBC para la para el tendido de cable.
Y Trabajos Adicionales ESTRUCTURAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos adicionales
23.84 42.57 33.59 TOTAL 100.00
15.30
NOMBRE DEL PROYECTO
INSTALACIONES PROVISIONALES8.54
PARTIDA GENERICA
AJ
INSTALACIN DE TUBERAS
MONTAJE MECNICO
% INCIDEN.
OBRAS CIVILES
COSTO DIRECTO
PLAN DE FASES CR29XX
DETALLEUND DESCRIPCION
GENERALESREA 210REA 220
FASES
ADICIONALESGLB
TALLERES
ADMINISTRACION / OFICINA TECNICA
ZESEGURIDAD
AH
ml
CF
ZF
ZD
COSTO INDIRECTO
MONTAJE ELCTRICO
GLBMOVILIZACION Y DESMOVILIZACION
GLB
m3