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Clave: 6B21–003–033

ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 8 6 Descripción de actividades 10 7 Diagrama de flujo 19 8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 23

Anexos

anexo 1 Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco anexo 2 Acta administrativa

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Procedimiento para la recepción, guarda y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados.

1. Base normativa

Ley del Seguro Social, artículo 251, fracción IV. Manual de Organización de la Dirección de Finanzas numeral 8.1.2.3.4 párrafo 18.

2. Objetivo

Establecer las actividades para la recepción, guarda, control y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores y destrucción de los cancelados que ingresan a la División de Evaluación y Control de Operaciones de la Coordinación de Tesorería, a los Departamentos de Tesorería en Delegaciones, a los Departamentos de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, a la Gerencia de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, a la Gerencia de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, y en las Áreas de Gestión Desconcentradas.

3. Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que tiene bajo su responsabilidad la recepción, guarda, control y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores y destrucción de los cancelados que ingresan a la División de Evaluación y Control de Operaciones de la Coordinación de Tesorería, a los Departamentos de Tesorería en Delegaciones, a los Departamentos de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, a la Gerencia de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, a la Gerencia de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, y en las Áreas de Gestión Desconcentradas.

4. Políticas

4.1 La Coordinación de Tesorería tendrá la facultad para actualizar y modificar el presente procedimiento, con base en las propuestas generadas por la División de Evaluación y Control de Operaciones, Departamentos de Tesorería en Delegaciones, Departamentos de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, Gerencia de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, Gerencias de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, y las Áreas de Gestión Desconcentradas.

4.2 La División de Evaluación y Control de Operaciones será la responsable de establecer los controles necesarios para la recepción, guarda, control y entrega de los cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados.

4.3 El trámite para solicitar chequera deberá formalizarse con oficio dirigido a la institución bancaria que corresponda, con firmas autorizadas, autógrafas y mancomunadas de:

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Nivel Central (Coordinación de Tesorería)

1. Titular de la División de Recursos Financieros. 2. Jefe del Área de Pagos o el Jefe de la Oficina de Pagos.

Delegaciones (Jefatura de Servicios de Finanzas)

1. Jefe de Servicios de Finanzas. 2. Jefe del Departamento de Tesorería o Jefe de la Oficina de

Pagos.

Unidades Médicas de Alta Especialidad

1. Director de la Unidad Médica de Alta Especialidad. 2. Jefe del Departamento de Finanzas o Jefe de la Oficina de

Tesorería.

Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi

1. Gerente General. 2. Gerente de Administración y Finanzas, o Subgerente de

Finanzas.

Centro Vacacional IMSS Oaxtepec

1. Administrador General. 2. Gerente de Finanzas o Subgerente de Tesorería y Cobranza

Áreas de Gestión Desconcentrada

1. Director de la Unidad Médica. 2. Subdirector Administrativo o Jefe del Departamento de

Finanzas.

NOTA: Para el caso de Nivel Central, el oficio deberá incluir una copia para el Área de Gestión de Evaluación de la División de Evaluación y Control de Operaciones, con la finalidad de recibir de parte de la institución bancaria la nueva chequera y realizar su registro en el sistema PREI Millenium.

4.4 Al solicitar una nueva chequera a la institución bancaria, se deberá incluir en la solicitud, el último cheque en blanco de la chequera anterior como muestra del formato; previo a la entrega, deberá imponerse la leyenda de cancelado y cambiar el estatus del cheque a “destruir”, en el Sistema PREI Millenium, como se indica en la Guía Funcional No. 16 “Mantenimiento de chequeras”.

4.5 Cuando las instituciones bancarias realicen la entrega de la nueva chequera, la recepción deberá estar a cargo de los siguientes funcionarios:


El Jefe del Área de Gestión de Evaluación o Jefe de la Oficina de Gestión, de la División de Evaluación y Control de Operaciones

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El Jefe de Departamento de Tesorería o El Jefe de Oficina de Control del Ingreso


El Jefe de Departamento de Finanzas o El Jefe de la Oficina de Tesorería


Titular de la Gerencia de Administración y Finanzas o Titular de la Subgerencia de Finanzas,


El Gerente de Finanzas o El Subgerente de Tesorería y Cobranza


El Subdirector Administrativo o El Jefe de Departamento de Finanzas

4.6 Los funcionarios enlistados a continuación, deberán registrar la chequera en el Sistema PREI Millenium, el mismo día de la recepción, capturando el total de cheques de la nueva chequera y verificarán que el primer folio sea consecutivo al último folio que se tenía registrado, como se muestra en la guía funcional 16 “Mantenimiento de Chequeras”.


El Jefe del Área de Gestión de Evaluación de la División de Evaluación y Control de Operaciones

Delegaciones (Jefatura de Servicios de Finanzas) El Jefe de Departamento de Tesorería

Unidades Médicas de Alta Especialidad El Jefe de Departamento de Finanzas

Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi El Subgerente de Finanzas

Centro Vacacional IMSS Oaxtepec El Subgerente de Tesorería y Cobranza

Áreas de Gestión Desconcentradas El Subdirector Administrativo

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4.7 La guarda y control de los cheques, quedará a cargo de:


El Responsable del control de documentos del área de guarda en la División de Evaluación y Control de Operaciones


El Jefe de Oficina de Control del Ingreso

Unidades Médicas de Alta Especialidad El Jefe de la Oficina de Tesorería


El Jefe de la Oficina de Tesorería

Centro Vacacional IMSS Oaxtepec El Subgerente de Tesorería y Cobranza

Áreas de Gestión Desconcentradas El Jefe de la Oficina de Tesorería

4.8 La guarda de los cheques en blanco y de los cancelados deberá realizarse invariablemente en caja fuerte; en el caso de que la capacidad de ésta no lo permita o no cuenten con caja fuerte, la guarda se realizará en archiveros cerrados con llave en área de acceso restringido.

4.9 Para solicitar y recibir cheques en blanco por parte del personal encargado de la guarda y control de los cheques, los Responsables del Módulo de Cuentas por Pagar en Nivel Central, Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Centros Vacacionales y Áreas de Gestión Desconcentradas, designarán al personal autorizado, enviando el formato “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco ” clave 6B21-009-001 (anexo 1), adjuntarán copia de la identificación oficial vigente (credencial para votar con fotografía, pasaporte o licencia de conducir), del personal que se autorice. El formato mencionado deberá actualizarse de manera anual o cuando haya algún cambio de funcionario.

4.10 Los responsables de la guarda y control de los cheques, entregarán al personal autorizado del Módulo de Cuentas por Pagar, los cheques en blanco, que soliciten mediante la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003, verificarán que las firmas del personal que autoriza y recibe se encuentren en el “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco” clave 6B21-009-001 (anexo 1).

NOTA: La “Relación de cheques”, clave 6121-009-003, pertenece al “Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI Millenium”, clave 6121-003-001, como anexo.

4.11 Los responsables de la guarda y control de los cheques, deberán realizar el primer día hábil de cada mes, el arqueo de los cheques en blanco, conciliando los folios

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registrados en la página de mantenimiento de chequeras del Sistema PREI Millenium con la existencia física de los cheques.

4.12 Los responsables de la guarda y control de los cheques, deberán enviar el arqueo por correo electrónico al personal autorizado para solicitar chequeras, para que, de ser necesario realicen la solicitud de una nueva dotación de cheques.

4.13 El personal autorizado para solicitar chequeras, deberá determinar el consumo promedio mensual de cheques, con base en la emisión de los últimos 6 meses, el cual obtendrán y verificarán en el Sistema PREI Millenium.

4.13.1 En caso de que la cuenta bancaria se haya contratado recientemente, se hará una estimación del consumo de cheques con base en el uso de una cuenta de características similares.

4.13.2 Para asegurar los niveles adecuados en los inventarios de cheques, y evitar solicitudes extemporáneas y urgentes que repercutan en costos de elaboración, se vigilarán los niveles de existencia mínima, máxima y de reorden, de acuerdo con lo siguiente:

Nivel Mínimo: Consumo de 3 meses. Reorden: Consumo de 5 meses (considerando el lapso entre la solicitud y entrega de cheques por la institución bancaria que es de 2 meses). Nivel Máximo: Consumo de 8 meses.

4.14 Los responsables de la guarda y control de cheques, también serán responsables de recibir los cheques cancelados para su destrucción, para lo que se requerirá que cuenten con la leyenda de CANCELADO.

4.15 Cuando exista cancelación de cuentas bancarias, el personal responsable de la recepción de los cheques en blanco, deberá registrar el estatus de aquellos cheques que no fueron utilizados como “Destruir” (cheque destruido), en el sistema PREI Millenium, al finalizar se deberá verificar el cambio de estatus de la chequera de ACTIVA y/o INACTIVA a CERRADA, como se indica en la guía funcional número 16 “Mantenimiento de Chequeras”.

4.16 Los funcionarios enlistados a continuación, deberán vigilar que se lleve a cabo la destrucción de los cheques cancelados de manera mensual, mediante “Acta administrativa”, clave 6B21-009-003 (anexo 2).


Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones. Jefe del Área de Gestión de Evaluación. El Responsable del Área para la Guarda de Documentos.

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Jefe de Servicios de Finanzas. Jefe de Departamento de Tesorería. Jefe de Oficina de Control del Ingreso.


Director Administrativo. Jefe de Departamento de Finanzas. Jefe de Oficina de Tesorería.


Gerente de Administración y Finanzas. Subgerente de Finanzas. Jefe de la Oficina de Tesorería.


Gerente de Finanzas. Subgerente de Tesorería y Cobranza. Jefe de la Oficina de Tesorería.


Administrador. Jefe del Departamento de Finanzas. Jefe de Oficina de Tesorería.

4.17 Corresponde a la Coordinación de Tesorería por medio de la División de Evaluación y Control de Operaciones, interpretar para efectos administrativos, el presente procedimiento y resolver los casos no previstos en el mismo.

4.18 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto.

4.19 La División de Evaluación y Control de Operaciones junto con el Área de Gestión de Evaluación en la Coordinación de Tesorería y los Jefes de Servicios de Finanzas en las Delegaciones, los Jefes de Departamentos de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, Gerente de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, Gerentes de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, y los Jefes de Departamentos de Finanzas en las Áreas de Gestión Desconcentradas, vigilarán y verificarán el cumplimiento de las políticas y actividades del presente procedimiento.

4.20 El presente documento actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la recepción, guarda, control y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores y destrucción de los cancelados que ingresan a las Tesorerías en el Instituto”, Clave 6210-003-033, registrado el 14 de septiembre de 2012.

5. Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

5.1 AGD: Área de Gestión Desconcentrada

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5.2 nivel máximo: Es la cifra total de cheques utilizados en los últimos 8 meses.

5.3 nivel mínimo: Es la cifra total de cheques utilizados en los últimos 3 meses.

5.4 reorden: Es la cifra total de cheques utilizados en los últimos 5 meses (considerando el lapso entre la solicitud y entrega de cheques por la institución bancaria que es de 2 meses).

5.5 sistema PREI Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resources Planning - Planeación de los Recursos Empresariales).

5.6 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del procedimiento para la recepción, guarda y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados.

División de Recursos Financieros, Jefaturas de Servicios de Finanzas en Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Áreas de Gestión Desconcentrada, Centros Vacacionales

SOLICITUD DE CHEQUERA A LA INSTITUCIÓN BANCARIA

1. Requiere la dotación de cheques necesaria

para cada cuenta bancaria a la Institución financiera correspondiente, mediante “Oficio de solicitud de chequera” (única y exclusivamente con firmas autógrafas y mancomunadas), y anexa como muestra “Cheque en blanco cancelado”.

NOTA: Se deberá incluir en el oficio nombre del trabajador autorizado para recibir los cheques previa identificación oficial vigente (credencial para votar con fotografía, pasaporte o licencia de conducir).

Oficio de solicitud de chequera Cheque en blanco cancelado

2. Da seguimiento vía telefónica o “Correo electrónico de solicitud de chequera” a la solicitud presentada a las Instituciones bancarias, a fin de que éste último establezca fecha de entrega de cheques.

Correo electrónico de solicitud de chequera

RECEPCIÓN DE CHEQUERA EN INSTITUCIÓN BANCARIA U OFICINAS

CENTRALES

Jefe del Área de Gestión de Evaluación o Jefe de la Oficina de Gestión, Jefe de Departamento de Tesorería o Jefe de Oficina de Control del Ingreso, Jefe de Departamento de Finanzas o Jefe de la Oficina de Tesorería, Titular de la Gerencia de Administración y Finanzas o Titular de

3. Reciben “Formato de entrega de chequera emitido por la institución bancaria” con los “Cheques en blanco” que entrega la Institución bancaria y verifican con base en la copia del “Oficio de solicitud de chequera” los siguientes datos:

Número de cuenta Cantidad solicitada Número de folio de los cheques

Formato de entrega de chequera emitido por la institución bancaria Cheques en blanco Oficio de solicitud de chequera 1C


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la Subgerencia de Finanzas, Gerente de Finanzas o Subgerente de Tesorería y Cobranza, Subdirector Administrativo o Jefe de Departamento de Finanzas No es correcta la chequera

4. Realiza la aclaración correspondiente a la persona que le entrega éstos, devuelve “Formato de entrega de chequera emitido por la institución bancaria”, y la “Chequera”, notifica para su seguimiento a quien hizo la solicitud de chequera con el oficio de solicitud de chequera.

Continúa en actividad 2

Formato de entrega de chequeras, emitido por la institución bancaria Chequera

Si es correcta la chequera

5. Recibe “Chequera” y “Formato de entrega de chequera emitido por la institución bancaria” y acusa de recibido anotando su nombre, firma y fecha.

Formato de entrega de chequera emitido por la institución bancaria Chequera

ALTA DE CHEQUERA EN SISTEMA PREI MILLENIUM

Jefe del Área de Gestión de Evaluación, Jefe de Departamento de Tesorería, Jefe de Departamento de Finanzas,

6. Registra la “Chequera” en el sistema PREI – Millenium con base en la “Guía Funcional No. 16”, y la entrega al responsable de la guarda y control de cheques.

Chequera Guía Funcional No. 16 “Mantenimiento de chequeras”


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Subgerente de Finanzas, Subgerente de Administración y Finanzas, Subdirector Administrativo GUARDA Y CONTROL DE CHEQUES

RECIBIDOS

Responsable del control de documentos del área de guarda, Jefe de Oficina de Control del Ingreso, Jefe de la Oficina de Tesorería, Jefe de la Oficina de Tesorería, Subgerente de Tesorería y Cobranza, Jefe de la Oficina de Tesorería

7. Guarda de manera inmediata la “Chequera”, en caja fuerte y/o en archiveros cerrados con llave en área de acceso restringido.

Chequera

PARA DESIGNAR AL PERSONAL AUTORIZADO PARA SOLICITAR CHEQUES

EN BLANCO

Responsables del Módulo de Cuentas por Pagar en Nivel Central, Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Centros Vacacionales y Áreas de Gestión Desconcentrada

8. Requisita el formato de “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”, clave 6B21-009-001(anexo 1).

6B21-009-001 (anexo 1)

9. Envía el formato de “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”, clave 6B21-009-001(anexo 1), como sigue: en Nivel Central a la División de Evaluación y Control de Operaciones, en Delegaciones al Departamento de Tesorería, en UMAE, Centros Vacacionales y Áreas de

6B21-009-001 (anexo 1) Identificación oficial 1C


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Gestión Desconcentrada a la Oficina de Tesorería, anexa copia de la “Identificación oficial” vigente, para su archivo y conocimiento.

SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO PARA

IMPRESIÓN

Responsables del Módulo de Cuentas por Pagar en Nivel Central, Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Centros Vacacionales y Áreas de Gestión Desconcentrada

10. Solicita los cheques, mediante el formato “Relación de cheques”, clave 6121-009-003 debidamente firmado.

NOTA: El anexo “Relación de cheques”, clave 6121-009-003, pertenece al “Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI Millenium”, clave 6121-003-001

Relación de cheques 6121-009-003


11. Recibe del Responsable del Módulo de Cuentas por Pagar “Relación de cheques”, clave 6121-009-003 y verifica que se encuentre firmado por el funcionario asignado en el “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”; clave 6B21-009-001 (anexo1).

Relación de cheques 6121-009-003 6B21-009-001 (anexo 1)

No es firma autorizada

12. Comunica al solicitante que el funcionario que firma no está autorizado, razón por la cual no puede hacer la entrega de cheques en blanco y le proporciona el formato “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”, clave 6B21-009-001(anexo 1) para su actualización.

6B21-009-001 (anexo 1)


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Continúa en la actividad 8

Si es firma autorizada


13. Solicita al personal autorizado para recibir cheques en blanco, presenta la “Identificación oficial”, que confirme su identidad.

Identificación oficial

14. Verifica en la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003 que el primer número de cheque coincida con el folio del primer cheque que se tenga en físico.


No coinciden los folios 15. Regresa al personal autorizado para

recoger cheques en blanco la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003 para su revisión y/o corrección.



Si coinciden los folios

16. Separa la cantidad de “Cheques en blanco” a entregar de acuerdo a la cuenta bancaria y a los folios contenidos en la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003.

Cheques en blanco Relación de cheques 6121-009-003

17. Entrega los “Cheques en blanco” a la persona autorizada y le solicita validar que la cantidad, folios y cuenta bancaria correspondan a lo solicitado en la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003, y acusa de recibido (nombre, firma y fecha) en el mismo.

Cheques en blanco Relación de cheques 6121-009-003


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18. Archiva en el “Expediente de entrega de cheques en blanco” la “Relación de cheques”, clave 6121-009-003.

Expediente de entrega de cheques en blanco Relación de cheques 6121-009-003

ARQUEO DE CHEQUES

19. Realiza el último día hábil de cada mes, el

conteo físico de “Cheques en blanco” que tiene en su poder y toma nota del folio inicial, final y el total de cheques, y envía las cifras por “Correo electrónico de arqueo” al personal encargado de registrar la chequera en el sistema PREI Millenium.

Cheques en blanco Correo electrónico de arqueo

Jefe del Área de Gestión de Evaluación, Jefe de Departamento de Tesorería, Jefe de Departamento de Finanzas, Subgerente de Finanzas, Subgerente de Administración y Finanzas, Subdirector Administrativo

20. Recibe “Correo electrónico de arqueo” y realiza la confronta de la existencia en sistema PREI Millenium “Mantenimiento de chequeras” contra las cifras obtenidas de la actividad anterior.

NOTA: Del conteo físico, el folio inicial debe ser igual al dato que muestra el sistema PREI Millenium como “Última Ref” más uno, el final igual al que muestra como “Folio Final” y el número total de cheques debe ser igual a la cifra que muestra en la columna de “Stock”.

Correo electrónico de arqueo Mantenimiento de chequeras

No coincide existencia

21. Informa por “Correo electrónico de inconsistencias” al responsable de la guarda y control de cheques, que no coinciden las cifras con lo registrado en el sistema PREI Millenium.

Correo electrónico de inconsistencias

Responsable del control de

22. Realiza un segundo conteo físico para ratificar el primer conteo y si aun así

Oficio de inconsistencias


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documentos del área de guarda, Jefe de Oficina de Control del Ingreso, Jefe de la Oficina de Tesorería, Jefe de la Oficina de Tesorería, Subgerente de Tesorería y Cobranza, Jefe de la Oficina de Tesorería

existiese diferencia, notifica con “Oficio de inconsistencias” a su jefe inmediato superior, con copia al titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones.

23. Inicia la investigación correspondiente y

recopila la evidencia necesaria hasta su aclaración.


1O 1C

Si coincide existencia

Jefe del Área de Gestión de Evaluación, Jefe de Departamento de Tesorería, Jefe de Departamento de Finanzas, Subgerente de Finanzas, Subgerente de Administración y Finanzas, Subdirector Administrativo

24. Informa por “Correo electrónico de existencia de cheques en blanco” por cuenta bancaria (incluye folio inicial y final), a los funcionarios con firmas autorizadas para solicitar chequeras, para que, de ser necesario, realicen la solicitud de dotación de chequeras a la Institución bancaria y archiva en “Expediente”.

Correo electrónico de existencia de cheques en blanco Expediente

CHEQUES CANCELADOS

Responsable del control de documentos del área de guarda, Jefe de Oficina de Control del Ingreso, Jefe de la Oficina de Tesorería, Jefe de la Oficina de Tesorería, Subgerente de Tesorería y

25. Recibe “Oficio de cheques cancelados”, con los “Cheques cancelados” y “Relación anexa”, en donde se detallen los folios, valida que el oficio contenga los siguientes datos: nombre de la Institución bancaria, número de cuenta y cantidad de cheques cancelados.

NOTA 1: En caso que el cheque no tenga la leyenda de CANCELADO se impone dicho sello.

NOTA 2: En caso de reincidencia en la omisión de

Oficio de cheques cancelados Cheques cancelados Relación anexa Correo electrónico de reincidencia


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Cobranza, Jefe de la Oficina de Tesorería

poner la leyenda de “cancelado”, informar vía “Correo electrónico de reincidencia”, indicando los riesgos de no imponer la leyenda.

No coinciden los datos


26. Devuelve con “Oficio para devolver cheques cancelados”, “Relación de cheques cancelados” y “cheques cancelados” al área que los envió.


Si coinciden los datos

27. Guarda de inmediato el “Oficio de cheques cancelados” y los “cheques cancelados” en caja fuerte o archiveros cerrados bajo llave en área de acceso restringido.

Oficio para devolver cheques cancelados Relación de cheques cancelados Cheques cancelados Oficio de cheques cancelados Cheques cancelados

DESTRUCCIÓN DE CHEQUES CANCELADOS

28. Elabora mensualmente “Acta administrativa”, clave 6B21-009-003 (anexo 2) para hacer constar la destrucción de cheques y anexa “Relación de cheques cancelados”, clasificados por cuenta bancaria y se procede inmediatamente a la destrucción de los “Cheques cancelados”.

6B21-009-003 (anexo 2) Relación de cheques cancelados Cheques cancelados

29. Archiva en el “Expediente de actas administrativas de destrucción de cheques” el “Acta administrativa”, clave 6B21-009-003

6B21-009-003 (anexo 2)


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(anexo 2) y la “Relación de cheques cancelados”.

Relación de cheques cancelados Expediente de actas administrativas de destrucción de cheques

Fin de procedimiento

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7. Diagrama de flujo del procedimiento para la recepción, guarda, y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados.

Guía funcional No. 16"Mantenimiento

de chequeras”

chequera

chequera

Formato de entrega de

chequera emitido por la institución

bancaria

chequera



bancaria

1COficio de solicitud

de chequera

Cheques en blanco



bancaria

De solicitud de chequera

Cheque en blanco cancelado

Oficio de solicitud de chequera

INICIO

DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS,

JEFATURAS DE SERVICIOS DE FINANZAS EN DELEGACIONES,

UNIDADES MÉDICA DE ALTA ESPECIALIDAD, ÁREAS DE GESTIÓN DESCONCENTRADA,

CENTROS VACACIONALES

Requiere dotación de cheques mediante oficio a la Institución financiera y anexa cheque en

blanco NOTA

1

Da seguimiento vía telefónica o correo a la solicitud

2

RECEPCIÓN DE CHEQUERA EN INSTITUCIÓN BANCARIA

U OFICINAS CENTRALES

SOLICITUD DE CHEQUERA A LA

INSTITUCIÓN BANCARIA

JEFE DEL ÁREA DE GESTIÓN DE EVALUACIÓN O JEFE DE LA OFICINA DE

GESTIÓN, JEFE DE DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA O JEFE DE OFICINA DE CONTROL DEL

INGRESO, JEFE DE DEPARTAMENTO DE

FINANZAS O JEFE DE LA OFICINA DE TESORERÍA,

TITULAR DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS O TITULAR DE LA SUBGERENCIA DE

FINANZAS, GERENTE DE FINANZAS O SUBGERENTE

DE TESORERÍA Y COBRANZA, SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO O JEFE DE DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

a

a

Reciben formato, cheques y verifican con base en el oficio

los datos

3

¿Es correcta la chequera?

Realiza aclaración y devuelve formato y chequera, notifica

para seguimiento

4NO

A

2

4

Recibe chequera y formato de entrega de chequera emitido

por la institución bancaria

5

ALTA DE CHEQUERA EN SISTEMA PREI MILLENIUM

JEFE DEL ÁREA DE GESTIÓN DE EVALUACIÓN, JEFE DE DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, JEFE DE

DEPARTAMENTO DE FINANZAS, SUBGERENTE

DE FINANZAS, SUBGERENTE DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO

Registra chequera en el sistema PREI y entrega al responsable de la guarda

6

SI

de 23

Clave: 6B21-003-033

Relación de cheques

6121-009-003

6B21-009-001 (anexo 1)

6B21-009-001 (anexo 1)


6121-009-003

15


6121-009-003

14

13

SI

12

Identificación oficial

Recibe reporte y verifica firma autorizada


6121-009-003

1CIdentificación oficial

6B21-009-001 (anexo 1)

6B21-009-001 (anexo 1)

8

chequera

A

GUARDA Y CONTROL DE CHEQUES RECIBIDOS

Guarda chequera en caja fuerte o archivero cerrado con

llave

7

RESPONSABLE DEL CONTROL DE

DOCUMENTOS DEL ÁREA DE GUARDA, JEFE DE

OFICINA DE CONTROL DEL INGRESO, JEFE DE LA

OFICINA DE TESORERÍA, JEFE DE LA OFICINA DE

TESORERÍA, SUBGERENTE DE TESORERÍA Y

COBRANZA, JEFE DE LA OFICINA DE TESORERÍA

PARA DESIGNAR AL PERSONAL AUTORIZADO

PARA SOLICITAR CHEQUES EN BLANCO

RESPONSABLES DEL MÓDULO DE CUENTAS POR

PAGAR EN NIVEL CENTRAL, DELEGACIONES,

UNIDADES MÉDICAS DE ALTA ESPECIALIDAD,

CENTROS VACACIONALES Y ÁREAS DE GESTIÓN DESCONCENTRADA

Requisita formato

Envía formato al área correspondiente

9

b

b

SOLICITUD DE CHEQUES EN BLANCO PARA

IMPRESIÓN

Solicita los cheques, mediante el formato

NOTA

10







11

¿Es firma autorizada?NO

SI

Comunica que no es firma autorizada y proporciona

formato para actualización

Solicita al personal autorizado presente identificación oficial

8

12

Verifica que el primer número de cheque coincida con el

folio del primer cheque

¿Coinciden los folios?

NO

B

Regresa el reporte, para su revisión y/o corrección

10

15

de 23

Clave: 6B21-003-033

Expediente


6121-009-003

de existencia de cheques en

blanco

24

23

1O 1C

Oficio de inconsistencias

22

Inconsistencias

21

Mantenimiento de chequeras

Arqueo

Arqueo

Cheques en blanco

19

Expediente de entrega de cheques en

blanco

18


6121-009-003

Cheques en blanco

17


6121-009-003

16

Cheques en blanco

B

Separa la cantidad de cheques en blanco a entregar

Entrega cheques, solicita validar cantidad, folios y

cuenta y acusa de recibido

Archiva en expediente el reporte

ARQUEO DE CHEQUES

Realiza conteo físico de cheques y envía cifras para registro de chequera en el

sistema PREI





ADMINISTRATIVO

Recibe correo y realiza confronta

NOTA

c

c

20

¿Coinciden existencia?NO

SI

Informa inconsistencias al responsable







Realiza segundo conteo físico si hay diferencia, notifica

Inicia investigación, recopila evidencia, hasta su aclaración

24

Informa para solicitar chequeras y archiva





ADMINISTRATIVO

23







CHEQUES CANCELADOS

C

de 23

Clave: 6B21-003-033


cancelados

6B21-009-003 (Anexo 2)

Cheques cancelados


cancelados

6B21-009-003 (Anexo 2)

29

28

Cheques cancelados

Oficio de cheques cancelados

27


cancelados

Cheques cancelados

Oficio para devolver cheques

cancelados

26

Reincidencia

Relación anexa

C

Cheques cancelados

25

Oficio de cheques cancelados

Recibe oficio, cheques cancelados, relación anexa y

valida la información NOTA 1NOTA 2

¿Coinciden los datos?

NO

SI

Devuelve oficio, relación y cheques

Guarda de inmediato oficio y cheques cancelados en caja fuerte o archiveros cerrados bajo llave en área de acceso

restringido

25

DESTRUCCIÓN DE CHEQUES CANCELADOS

Elabora acta, anexa relación, y se destruyen cheques

Archiva acta en expediente

FIN

Actas administrativas de destrucción de

cheques

26

D

Página 23 de 23

Clave: 6B21–003–033

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la recepción, guarda, y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados.

Clave Título del documento Observaciones

6B21-009-001 Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco

Anexo 1

6B21-009-003 Acta administrativa

Anexo 2

6121-009-003


“Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI Millenium”, clave 6121-003-001

D

Página 1 de 3

Clave: 6B21–003–033

ANEXO 1 “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”

de 3

Clave: 6B21-003-033

6B21-009-001

de 3

Clave: 6B21-003-033

ANEXO 1 “Registro de firmas autorizadas para solicitar y recibir cheques en blanco”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Delegación: Nombre de la circunscripción que se trate (Nivel Central, Delegación, UMAE, AGD o CV)

2 Vigencia: Período (día, mes y año) por el que estará en vigor el documento

3 Nombre: Nombre completo de la persona autorizada por el titular para solicitar y recibir cheques en blanco

4 Cargo: Puesto que desempeña la persona que se asigna para solicitar y recibir cheques en blanco

5 Firma autorizada: Firma autógrafa de la persona autorizada para solicitar y recibir cheques en blanco, la cual deberá coincidir con la identificación oficial que se anexa a este formato

6 Titular: Nombre y firma autógrafa del Titular que autoriza

6B21-009-001

de 3

Clave: 6B21–003–033

ANEXO 2 “Acta administrativa”

de 3

Clave: 6B21–003–033

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN DE FINANZAS

UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA COORDINACIÓN DE TESORERÍA

ACTA ADMINISTRATIVA

En la ciudad de _________, el ____________, se reunieron en las instalaciones de

_____________, dependiente de ___________________ ubicada en __________, el

_________________, ___________________, el ________________, el

___________________, y el________________, para hacer constar la destrucción de

_______ cheques cancelados que se encuentran detallados en el anexo __ de __ y que

forman parte de la presente. Se firma la misma y los anexos al calce por las personas que en

ella intervinieron. -----------------------------------------------------------------------------------------------------

---------

_____________________ (Nombre, firma y cargo)

___________________ ____________________ (Nombre, firma y cargo) (Nombre, firma y cargo)

___________________ (Nombre, firma y cargo)

6B21-009-003

1

6 4 5

2 3

7 7 7

7 7

8

9

9 9

9

de 3

Clave: 6B21–003–033

ANEXO 2 Acta administrativa

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Unidad de adscripción: Unidad de origen del documento, que en caso de Nivel Central es el señalado en el formato.

2 Lugar: Ciudad en la que se ubica la Unidad que Efectuará la destrucción de los cheques. En El caso de Nivel Central es México, D.F.

3

Fecha:

Día, mes y año en que se elabora el acta administrativa.

4 Instalaciones: Nombre de la oficina en la que se llevará a cabo la destrucción de los cheques. En el caso de Nivel Central es en la Bóveda.

5 Adscripción: Nombre de la dependencia a la que se encuentra adscrita la oficina referida en el punto anterior.

6 Domicilio:

Domicilio en el que se encuentra ubicada la oficina referida en el punto 4.

7 Funcionarios:

Título académico, nombre, matrícula y cargo de los funcionarios participantes en la destrucción de los cheques cancelados.

8 Cantidad:

El total de cheques a destruir.

9 Nombre, firma y cargo: Título académico, nombre, firma y cargo de los funcionarios referidos en el punto 7 que participaron en el evento.

6B21-009-003

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