PLA DE COMUNICACIÓ. AJUNTAMENT DE ... - Vilassar de Dalt€¦ · pàgina de manera viral. El...
35
PLA DE COMUNICACIÓ. AJUNTAMENT DE VILASSAR DE DALT
Transcript of PLA DE COMUNICACIÓ. AJUNTAMENT DE ... - Vilassar de Dalt€¦ · pàgina de manera viral. El...
PLA DE COMUNICACIÓ.
AJUNTAMENT DE VILASSAR DE DALT
Diagnòstic de la situació comunicativa de Vilassar de Dalt
Departament de Comunicació de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt
Diagnòstic de la situació comunicativa de Vilassar de Dalt
Introducció
Davant els constants canvis socials i comunicatius que s’esdevenen al nostre entorn, i la
importància que pren la transmissió d’informació en el nou marc d’Internet cal adaptar el
funcionament comunicatiu d’entitats, administracions i empreses a aquests nous temps. En
aquest context l’Ajuntament vetlla per la creació d’un espai informatiu local que permeti als
ciutadans i ciutadanes estar informats dels temes locals, dotar de més transparència la gestió
municipal i establir una plataforma de participació ciutadana.
Les xarxes socials, a més a més, estan transformant la manera com ens informem, aprenem,
produïm, interaccionem amb l’entorn i ens relacionem. La clau està, doncs, en definir nous
models de relació i de creació de valor. En aquest sentit, Vilassar de Dalt trasllada la seva gran
activitat social a la xarxa, convertint-se en un poble molt present a Internet. Això es fa palès
tant amb el seguiment dels perfils institucionals a les xarxes socials com amb l’aparició de
mitjans independents i perfils informatius i de comunitat sorgits de la població.
Situació actual
Les principals eines comunicatives de què disposa el consistori són:
- un web municipal (www.vilassar.cat) diàriament actualitzat amb informació
institucional, social i d’entitats amb 700.000 visitants únics el 2012 i més de 337.000 en
el que portem de 2013.
- una emissora de ràdio municipal (Ràdio Vilassar de Dalt. 97.4FM) amb una
programació basada en la informació local i de proximitat i les col·laboracions.
- un perfil de Facebook amb 455 seguidors.
- un perfil de Twitter (@VilassardD_RT) on es poden seguir tots els tuits que parlen de
Vilassar de Dalt amb 185 seguidors.
- Un perfil de Twitter (@vilassardedalt) que informa diàriament i a l`instant sobre
l`actualitat de Vilassar de Dalt amb 831 seguidors aconseguits en 18 mesos.
- Un web del Teatre La Massa (www.teatrelamassa.cat).
- Pàgina de Facebook del Teatre La Massa amb 309 seguidors.
- Pàgina de Facebook del Museu Arxiu Municipal amb 257 seguidors.
- Cartelleria d’actes diversos.
Més enllà de l’Ajuntament, però, el poble té molta més presència comunicativa sobretot a
Internet. Són moltes les entitats i associacions que disposen de pàgines web pròpies i perfils a
les xarxes socials. Destaquen portals com La Llançadora, o grups de Facebook com La veu de
Vilassar (854 membres), sorgits de la iniciativa ciutadana i amb un important seguiment amb la
voluntat de canalitzar l’activitat social del poble i traslladar-la a Internet.
L’Ajuntament de Vilassar de Dalt a Internet
www.vilassar.cat
L’estiu de 2012, l’Ajuntament de Vilassar de Dalt va estrenar un web completament renovat,
repensat per facilitar la navegació i la cerca d’informació i amb una imatge renovada, adaptada
al web 2.0 i les xarxes socials. Amb l’aparició del nou web i l’ampliació de la presència social de
l’Ajuntament (perfils a Twitter i Facebook), les visites al web han crescut de manera clara
durant el 2012 passant de les 597.000 l’any 2011 a les més de 730.000 el 2012, complint
l’objectiu de la renovació marcat pel Departament de Comunicació.
La mitjana de notícies publicades és d’una al dia aproximadament (deixant a banda les
actualitzacions de l’agenda d’actes i altres seccions com el Tauler Virtual) arribant a les 300
notícies publicades el 2012.
Amb l’aparició del nou web municipal es va apostar per la creació d’un butlletí setmanal de
notícies deixant l’enviament de comunicats de premsa específics per a actes o notícies molt
determinades. Amb aquest canvi d’estratègia, el Departament ha aconseguit prop de 216
subscriptors al butlletí setmanal, mantenint els més de 330 dels comunicats de premsa.
El perfil de Facebook de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt té a dia d’avui (octubre 2013) 455
seguidors. Amb una mitjana de dues publicacions diàries, aquestes tenen una recepció de 150
– 300 persones de mitjana arribant, amb algunes publicacions puntuals a les més de 1.000
visualitzacions ampliant així la recepció de les notícies més enllà dels propis seguidors de la
pàgina de manera viral.
El creixement de la pàgina de l’Ajuntament a Facebook també ha provocat un augment
considerable de les visites al web municipal augmentant els visitants del lloc web municipal en
133.000 persones entre 2011 i 2012.
Tal i com s’observa en les estadístiques, les puntes de visites a la pàgina de Facebook de
l’Ajuntament de Vilassar de Dalt arriben, en moments puntuals, a les 1.800.
Si comparem l’activitat de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt amb els pobles més propers de la
nostra comarca observem que tan sols Premià de Mar supera la repercussió de la pàgina
vilassarenca amb 4.825 seguidors. Els espais de l’Ajuntament d’Argentona i de l’Ajuntament
d’Alella són els que guarden més similituds amb el de Vilassar de Dalt amb 378 i 523 seguidors
respectivament, mentre que el de Premià de Dalt en té 178. Cabrils, per exemple, té presència
a Facebook amb una pàgina que no ha estat actualitzada en tot el 2013 i que compta amb 253
seguidors. Altres localitats com Vilassar de Mar, Cabrera de Mar o El Masnou no tenen espais
en aquesta xarxa social.
El Departament de Comunicació va engegar el perfil de Twitter el setembre de 2011 i en
aquests dos anys ha aconseguit arribar als 831 seguidors, creixent cada setmana.
Així mateix, Twitter es converteix en un bon indicador de l’activitat vilassarenca a la xarxa. El
Departament de Comunicació té agrupats en la llista @vilassardedalt/vilassar-de-dalt 105
vilassarencs i vilassarenques, persones i entitats, que tenen presència a la xarxa social i que
interactuen, d’una manera o altra amb el consistori.
Observant l’activitat a Twitter dels ajuntaments propers a Vilassar de Dalt podriem situar el
compte de l’Ajuntament de Vilassar en la mitjana. Municipis com Vilassar de Mar amb 3.030
seguidors i fins a 4.541 tuits o El Masnou amb 1.047 seguidors i 541 tuits superen l’activitat de
Vilassar de Dalt. Altres localitats com Premià de Mar (862 seguidors, 1.934 tuits), Argentona
(844 seguidors, 2.815 tuits) o Alella (965 seguidors, 2.870 tuits) se situen en la mateixa franja
de repercussió que Vilassar de Dalt tot i que la seva activitat és menor. Finalment, hi ha
poblacions amb comptes a tuites amb activitat i repercussió menors que Vilassar de Dalt com
Cabrils (191 seguidors, 729 tuits), Premià de Dalt (675 seguidors, 1.248 tuits) o Teià (488
seguidors, 337 tuits).
Mapa de transparència i les bones pràctiques
L’aposta de l’Ajuntament per la comunicació i la transparència està donant, objectivament, els
seus fruits. La Universitat Autònoma de Barcelona està elaborant el Mapa de la Transparència
que, amb una sèrie d’indicadors, avalua el nivell de transparència dels ajuntaments catalans.
Entre els elements analitzats hi ha la quantitat d’informació proporcionada als webs
municipals, des d’informació de la composició del consistori, fins a l’accés a documents com el
POUM o els sous dels càrrecs públics. Tot i que encara falta camí per recórrer, en els darrers
tres mesos, l’Ajuntament de Vilassar de Dalt ha passat d’una valoració del 28% al 44%.
Mitjans tradicionals
Butlletí municipal
Amb l’actual conjuntura econòmica ha quedat aparcada l’edició del butlletí trimestral en paper
tot i que es manté la voluntat de tirar endavant una edició reduïda properament.
Cartelleria
El pes de la promoció de les activitats impulsades tant per l’Ajuntament com per les entitats
del poble continua recaient en la cartelleria i la promoció al carrer tot i que en els darrers anys
aquest pes és compartit amb la promoció a Internet.
El disseny dels cartells es porta a terme, majoritàriament, des del departament de comunicació
tot i que són diverses les entitats i col·lectius que elaboren els seus propis cartells que sempre
són revisats pel departament, adaptant-los a les directrius gràfiques marcades.
Els cartells d’informació i promoció d’activitats es reparteixen entre els panells informatius que
hi ha repartits per la vila. Actualment hi ha un total de 49 panells amb diferents formats,
ubicacions i usos (16 de model tancat, 30 de model obert, 2 específics d’entitats i un panell de
fusta). Amb tot, hi ha informacions que no arriben a algunes parts del municipi apartades del
centre tot i disposar de panells informatius. Cal replantejar el repartiment de cartells per tal de
millorar l’eficiència de la comunicació d’activitats.
Ràdio Vilassar de Dalt
Amb el canvi de model experimentat per l’emissora i la reducció de personal, Ràdio Vilassar de
Dalt ha experimentat una reducció important de la programació durant el darrer any i mig. La
producció de programes informatius propis elaborats pels professionals del mitjà ha quedat
reduït a un informatiu local diari de 7 minuts, un informatiu local setmanal de 20 minuts i un
programa informatiu generalista diari de 15 minuts.
La resta de la programació l’ocupen programes realitzats per col·laboradors. Actualment hi ha
un total de 12 programes realitzats per col·laboradors. Així mateix n’hi ha tres que estan
esperant el seu moment per introduir-se a la programació. Aquestes xifres consoliden el model
de col·laboradors de l’emissora.
Relació amb els mitjans de comunicació
El departament de comunicació té, actualment una base de dades de periodistes i mitjans de
comunicació, de proximitat i generalistes, formada per un total de 64 contactes a qui es fan
arribar les activitats i informacions d’interès que genera la vila.
Tot i això, la gestió d’aquests contactes és diferenciada en funció de l’abast i la repercussió de
cada notícia, fent arribar als mitjans locals i comarcals un volum molt més gran d’informació
que no pas als mitjans generalistes. El contacte amb aquests tipus de mitjans es reserva per a
informacions d’abast més gran ja sigui de repercussió social, cultural o política.
Fortaleses
- La comunicació local i institucional està en mans d’un equip de professionals.
- Web municipal clar i molt actiu, actualitzat diàriament.
- Població molt activa socialment i conscient de la importància de la comunicació.
- Àmplia presència del teixit social vilassarenc a Internet.
- Presència activa de l’Ajuntament a les principals xarxes socials augmentant la
proximitat amb els receptors.
- Ampli seguiment de l’activitat institucional a les xarxes socials.
- Dinàmiques consolidades de relació de l’equip de comunicació amb la societat i les
entitats.
- Recolzament polític a les polítiques de comunicació.
- Bona salut de mitjans de comunicació locals independents com La Llançadora.
- Relació constant i fluïda amb els principals mitjans de comunicació comarcals.
Debilitats
- Mancança d’un butlletí municipal en paper.
- Dificultat per arribar als receptors més allunyats del centre del poble.
- Dificultat per arribar als receptors poc familiaritzats amb les noves tecnologies.
- Equips tècnics obsolets.
Pla de Comunicació de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt
Departament de Comunicació de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt
1. Introducció
Observades les necessitats i realitats de Vilassar de Dalt cal avançar cap a la consolidació del
Departament de Comunicació com a Oficina de Premsa multicanal i totalment interactiva que
lideri el procés comunicatiu del municipi. L’Ajuntament ha de vetllar per la creació d’un espai
informatiu local que permeti als ciutadans i ciutadanes estar informats dels temes locals, dotar
de més transparència la gestió municipal i establir una plataforma de participació ciutadana.
De la mateixa manera ha de comunicar de portes enfora tot el potencial, ja sigui informatiu,
cultural o turístic, que el municipi pugui tenir.
És per aquest motiu que cal consolidar un espai on s’elabori un seguit de material comunicatiu
que arribi a la gent i als mitjans de comunicació de manera eficient i crear una cultura
comunicativa municipal que inclogui tots els àmbits possibles.
Cal incorporar la comunicació com un instrument rellevant en la vida social del poble creant
una empatia entre ajuntament i ciutadans de tal manera que l’identifiquin com una
organització propera, accessible i peça clau en el benestar dels vilatans.
D’altra banda, amb la creació de l’Oficina de Premsa s’ha d’aconseguir mantenir informats els
vilassarencs i vilassarenques de las accions del govern municipal ja sigui amb presentacions
públiques o amb notícies a través dels diferents canals que cal explotar.
2. Context
2.1. Context global
Avui en dia no és suficient amb ‘fer’, cal ‘explicar’. En els darrers temps s’ha passat del ‘penso,
aleshores existeixo’, al ‘comunico, aleshores existeixo’. Aquest canvi ha estat generat
principalment per la revolució d’Internet, un canvi que ha afectat transversalment tot el que
fem avui en dia.
Actualment, un 60% de la població espanyola està connectada a la xarxa per ordinador de
sobretaula, portàtil, tauleta, mòbil, videoconsola o TV. 1.500 milions d’habitants del planeta
estan connectats a Internet d’un total de 6.800 milions. Amb l’Internet actual, tots ells
esdevenen mitjans de comunicació i agents de participació.
Les xarxes socials, a més a més, estan transformant la manera com ens informem, aprenem,
produïm, interaccionem amb l’entorn i ens relacionem amb els altres. La clau està, doncs, en
definir nous models de relació, de creació de valor i d’innovació.
2.2. Context local
L’Ajuntament de Vilassar de Dalt disposa d’un departament de comunicació eficaç però amb
mancances que han anat apareixent amb la ràpida transformació del món comunicatiu sorgida
amb l’expansió d’Internet. Les eines comunicatives de què disposa el poble són:
- un web municipal (www.vilassar.cat) diàriament actualitzat amb informació
institucional, social i d’entitats.
- una emissora de ràdio municipal (Ràdio Vilassar de Dalt, 97.4FM) amb una
programació basada en la informació local i de proximitat i les col·laboracions.
- un perfil de Facebook
- un perfil de Twitter (@VilassardD_RT) on es poden seguir tots els tuits que parlen de
Vilassar de Dalt.
- Un perfil de Twitter (@vilassardedalt) que informa diàriament i a l’instant sobre
l’actualitat de Vilassar de Dalt.
- Un web del Teatre La Massa (www.teatrelamassa.cat)
- Cartelleria dels diversos actes
3. Objectius
3.1. Missió i visió
Els objectius d’aquesta Oficina de Premsa seran d’una banda millorar l’eficàcia i eficiència de
les activitats de comunicació de l’Ajuntament i de l’altra establir canals i pautes de
comunicació entre l’Ajuntament i els veïns i veïnes de la vila, així com entre els diferents
serveis municipals. L’objectiu final ha de ser avançar cap a formes d’administració amb més:
- Eficàcia: compliment dels objectius de comunicació
- Eficiència: optimitzar els recursos i maximitzar resultats
- Transparència: apropar als ciutadans l’acció de govern i facilitar-ne el seguiment
- Col·laboració/participació: per responsabilitzar el ciutadà (democràcia participativa) i
promoure la cohesió social.
3.2. Objectius específics
- Millorar els sistemes d’informació per continuar apropant al ciutadà tota l’acció de
govern que es produeixi a l’Ajuntament de Vilassar de Dalt així com qualsevol
esdeveniment o fet destacable que pugui ser del seu interès.
- Promoure el patrimoni del poble tant dins del municipi com a l’exterior per mitjà dels
canals de l’administració.
- Donar servei de promoció a tota activitat que generin les entitats i col·lectius del
poble.
- Aconseguir una major presència en mitjans de comunicació de proximitat i generals.
- Crear una xarxa comunicativa recíproca amb els ajuntaments de les rodalies.
En aquest sentit, l’objectiu del Departament de Comunicació és treballar fermament
en la línia del Decàleg de les bones pràctiques de la comunicació local. Són principis
bàsics i essencials per a una bona comunicació local i que, per tant, deixem explícits en
aquest document:
Els mitjans de comunicació locals de titularitat pública:
1- Han d’actuar com a elements cohesionadors del municipi
Han de fer «poble» o «ciutat» fomentant la identitat local, donant a conèixer els seus
orígens, les mobilitats, les diferents condicions socials de les dones i homes que amb les
seves actuacions i relacions donen vida plural a cada municipi, les tradicions i les
activitats quotidianes: econòmiques, culturals, socials, polítiques… i els projectes de
futur.
2- Han d’informar d’una manera veraç, plural i transparent
Han de donar compte de la gestió que fa l’equip de govern mostrant les diferents
sensibilitats polítiques que s’han expressat a les urnes. A través de la crònica
periodística del ple municipal, han d’explicar les diferents propostes d’actuació i
reflectir els punts de vista dels diferents grups polítics representats i les votacions
emeses.
3- Han de ser un referent informatiu per a la ciutadania
Els professionals responsables dels mitjans de comunicació local de titularitat pública
han de poder consolidar-los d’acord amb les característiques de cada municipi i amb
una periodicitat regular (diària, setmanal, quinzenal o mensual). Han d’oferir
alternatives informatives plurals davant la resta de mitjans locals, autonòmics o
nacionals. No han d’estar supeditats als canvis que es produeixin als equips de govern o
cada vegada que se celebrin eleccions. En períodes electorals, han de ser un vehicle
comunicatiu clarificador de les diferents opcions polítiques.
4- Han de fomentar el debat públic per a la participació democràtica
Els mitjans de comunicació escrits han de donar un tractament periodístic professional
a les informacions i han d’inserir espais d’opinió dels càrrecs electes, dels grups polítics,
de tècnics especialitzats, de representants de les organitzacions de la societat civil i de
les persones que hi vulguin intervenir. L’editorial ha de reflectir l’opinió de la publicació
i no ha d’estar signat per l’alcalde o alcaldessa. En els mitjans audiovisuals s’ha de
fomentar tertúlies i programes de debat plurals. A través d’Internet, s’han de promoure
consultes populars, fòrums, etc., a més d’oferir solucions fàcils a problemes concrets i
tràmits burocràtics.
5- Han de promoure les activitats de la societat civil i l’associacionisme
Els mitjans de comunicació local de titularitat pública han de potenciar
l’associacionisme i la iniciativa social mitjançant la publicació o difusió de totes les
activitats que realitzen les organitzacions de la societat civil, especialment a través de
l’agenda d’activitats o d’altres formats informatius.
6- Han d’evitar el partidisme i la manca de professionalitat
Mitjançant un tractament contrastat i al més complet possible de les principals
informacions, donant veu als diferents protagonistes, retent comptes de la gestió
realitzada i fomentant la participació ciutadana. Els mitjans no es poden utilitzar com a
eina de propaganda política del partit o la coalició que deté el poder.
7- Han de despertar l’interès de la ciutadania
Mitjançant la utilització d’un llenguatge clar, precís, respectuós amb la diversitat
d’homes i dones de les diverses procedències i condicions socials que donen vida al
municipi, a l’abast del gran públic, amb titulars entenedors i atractius. Han de generar
procediments que afavoreixin la identificació i la implicació de la ciutadania en la
informació i la participació democràtica.
8- Han d’estar dotats dels recursos humans i tècnics necessaris
Han de tenir professionals que rebin una remuneració adient a les tasques que realitzen
i que disposin dels recursos tècnics necessaris, sempre respectant el Codi Deontològic
que regeix la professió periodística.
9- Han de funcionar a través d’òrgans de gestió participatius
Els mitjans de comunicació local de titularitat pública han de funcionar amb estructures
organitzatives –consells editorials o consells d’administració– que garanteixin la
professionalitat de les persones que hi treballen i la participació del conjunt del
consistori, de les organitzacions de la societat civil i de la ciutadania local.
10- S’han de gestionar ajustant-se a les possibilitats econòmiques de cada municipi
Les institucions o organismes públics que gestionin els mitjans de comunicació local de
titularitat pública han de dissenyar plans municipals de comunicació a partir d’un
diagnosi i una anàlisi de la situació comunicacional local i han de definir els objectius
que s’han d’assolir establint els recursos humans i tècnics i les dotacions econòmiques
necessaris, sempre d’acord amb les possibilitats i necessitats de cada municipi.
4. Públic objectiu
1. El públic objectiu seran homes i dones d'entre 13 i 90 anys residents o amb algun tipus de
vinculació amb Vilassar de Dalt.
2. Mitjans de comunicació de proximitat i generalistes quan la informació tingui un abast més
gran.
5. Estratègia de comunicació
5.1. Imatge corporativa
La identitat visual corporativa de Vilassar de Dalt estarà formada per cinc elements:
- El logotip
- El color corporatiu
- La tipografia corporativa
- La signatura dels documents
- La barra corporativa
5.1.1. El logotip
Amb l’objectiu de modernitzar la imatge de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt, el Departament
de Comunicació ha creat un logotip que serà la imatge de la població en tota acció
comunicativa que es realitzi. Aquest logotip va acompanyat de l’eslògan ‘El teu punt de
trobada’, en consonància amb la concepció del mateix, tot ell realitzat a partir de punts.
El logotip de Vilassar de Dalt és el següent:
Aquest logotip també haurà de ser present en tots els cartells que emeti l’Ajuntament de
Vilassar de Dalt. Amb tot, i per tal de dotar de personalitat cada una de les activitats
promocionades, el punt que en logotip genèric és de color taronja canviarà de color en funció
de la regidoria responsable de l’acte. A més a més s’hi incorporarà una paraula identificativa
de cadascuna d’elles. Així doncs, i com a exemple, les accions comunicatives de la regidoria de
comunicació tindran el punt de color vermell i incorporaran les paraules comunicatiu, online o
informatiu, de manera que l’eslògan quedaria, per exemple, així: El teu punt de trobada
informatiu.
A part del logotip principal, hi ha una variant que es farà servir quan el disseny ho requereixi:
5.1.2. EL color corporatiu
El color de base del logotip és el verd corporatiu del consistori (R-150 G-162 B-0) i incorpora
també el taronja (R-252 G-141 B-11).
5.1.3. La tipografia corporativa
Com a base per a totes les comunicacions emeses des de l’Àrea de Comunicació es faran servir
les tipografies Cambria (títols) i Calibri (cos)
5.1.4. La signatura dels documents
Tots els documents que s’editin des del Departament de Comunicació aniran signats amb
l’element que es mostra a la imatge superior per tal de diferenciar-los, encara més, de la
multitud de documents que arriben als receptors i per evitar cap tipus de còpia.
5.1.5. La banda corporativa
L’element unificador de tots els cartells que emet l’Ajuntament de Vilassar de Dalt és la banda,
fins ara sempre verda, situada a la part inferior dels cartells. El Departament de Comunicació
ha detectat un format canviant i força anàrquic d’aquest element en els cartells provinents
dels diferents departaments. Per tal d’unificar aquest criteri es defineix la banda corporativa
que s’utilitzarà en tots els cartells que es publiquin i que anunciïn actes o activitats organitzats
pel consistori. Aquesta banda és del color verd corporatiu, amb l’escut de l’Ajuntament també
de color verd en el lateral esquerre.
Per tal de diferenciar les activitats o actes organitzats per l’Ajuntament dels que promouen les
entitats del poble aquests darrers inclouran la mateixa banda però de color negre.
Per la resta, és criteri de la persona encarregada de la realització del cartell el disseny del
mateix.
El logotip i el color apareixeran sempre en:
- material publicitari
- correus electrònics
- web
- Perfils de les Xarxes Socials
5.2. Relació amb els mitjans de comunicació
És necessari establir una relació potent amb els mitjans de comunicació per tal d’aconseguir
que Vilassar de Dalt sigui notícia. Per això cal potenciar l’oficina de premsa o gabinet de
comunicació de l’Ajuntament. L’establiment de sinergies entre l’administració i els mitjans de
comunicació ha de ser constant. L’oficina ha de tenir una atenció especial a tota l’activitat
política que es desenvolupi a l’Ajuntament i que pugui ser de l’interès dels ciutadans per tal de
transmetre-la amb la major eficiència possible als mitjans que puguin distribuir-la. De la
mateixa manera, l’oficina de premsa s’ha de mantenir amatent a tota activitat que es
desenvolupi al poble per aconseguir-ne el màxim ressò als mitjans de comunicació. Aquestes
accions es duran a terme a través de notes de premsa elaborades i emeses des del
Departament de Comunicació cap als mitjans de comunicació sempre que la informació
generada sigui del seu interès.
5.2.1. Base de dades de periodistes
El primer pas per mantenir i millorar la relació amb els mitjans de comunicació serà ampliar la
base de dades de mitjans i periodistes que ja existeix. D’acord als objectius del pla de
comunicació la base de periodistes estarà formada per professionals de premsa, ràdio i
televisió comarcal, autonòmica i local de Catalunya.
Serà important anar actualitzant la base de dades regularment per corregir canvis de noms,
correus electrònics, etc. i mantenir un enviament regular de notes de premsa per cultivar una
relació amb els periodistes.
5.2.2. Notes de premsa
Les notes de premsa hauran de tenir sempre el mateix format:
- Al capdamunt hi haurà d’aparèixer el logotip de Vilassar de Dalt, a continuació el titular,
subtítol i el text de la nota, i finalment, les dades de contacte. Es confeccionarà una plantilla,
que sempre s’utilitzarà per l’enviament de les notes de premsa.
- Hauran de ser clares i concises, i utilitzar un llenguatge directe i comprensible.
- Hauran d’incloure informació rellevant que aporti informació destacable en relació amb un
fet que pugui esdevenir notícia.
- No s’haurà d’incloure informació redundant i antiga, que no tingui una relació directa amb la
notícia.
5.2.3. Convocatòries de premsa
Les convocatòries de premsa hauran de tenir sempre el mateix format:
- Al capdamunt hi haurà d’aparèixer el logotip de Vilassar de Dalt, a continuació el titular,
subtítol, les dades principals de l’acte (hora, lloc, data) i el text de la convocatòria, i finalment,
les dades de contacte. Es confeccionarà una plantilla, que sempre s’utilitzarà per l’enviament
de les notes de premsa.
5.2.4. Dossier de premsa
Quan la informació ho requereixi s’elaborarà un dossier de premsa d’acord amb la imatge
corporativa de Vilassar de Dalt. El dossier de premsa haurà de contenir l’explicació ampliada de
la notícia, el context i els documents adjunts que es considerin oportuns.
El dossier de premsa s’enviarà amb la nota de premsa o convocatòria i si s’escau s’entregarà
personalment en el moment de l’acte.
5.2.5. Rodes de premsa
Les rodes de premsa es convocaran quan la informació a tractar ho requereixi o a petició de
l’alcalde o regidors.
S’hi convidarà als mitjans comarcals i de proximitat així com als generalistes quan es consideri
que la informació ho requereix. Aquesta invitació es farà a través d’una convocatòria de
premsa.
L’espai on es durà a terme es decidirà en funció de la notícia o segons determini l’alcalde o
regidors.
5.3. Butlletí electrònic
Avui en dia el principal canal d’informació és Internet. Per això cal potenciar la comunicació a
través dels mitjans online.
La Newsletter setmanal serà enviada als subscriptors de la pàgina web. Aquesta acció suposarà
la desaparició de l’enviament de notícies soltes als subscriptors aconseguint un acostament
més eficient als receptors evitant la sobreinformació. Aquest butlletí s’enviarà els divendres
amb contingut informatiu generat al llarg de la setmana i amb les propostes d’agenda per als
dies següents a l’enviament.
Haurà de tenir un enllaç a la versió del butlletí en el web.
En el primer Butlletí electrònic de cada més (o amb la periodicitat que s’acordi) hi apareixeran
enllaços als articles d’opinió dels grups polítics municipals que podran publicar en un espai al
web vilassar.cat habilitat a tal efecte.
5.3.1. Aspectes legals
A Espanya l’enviament de butlletins electrònics ha de complir un seguit de requeriments legals.
El marc legal que regula el seu funcionament es la Llei de Serveis de la Societat de la
Informació i de Comerç Electrònic LSSI i la Llei Orgànica de Protecció de Dades de Caràcter
Personal LOPD.
D’acord amb aquestes lleis està prohibit enviar un e-mail comercial sense tenir l’autorització
prèvia del destinatari.
Així doncs, en compliment de la normativa vigent els butlletins electrònics de l’Ajuntament de
Vilassar de Dalt hauran de tenir les següents característiques:
- L’Ajuntament de Vilassar de Dalt haurà d’aparèixer com a remitent.
- S’haurà d’incloure un apartat on el destinatari pugui donar-se de baixa de la llista de
distribució.
- Haurà d’incloure el següent text:
“D’acord amb la LOPD 15/1999, l’Ajuntament de Vilassar de Dalt informa que la informació de
caràcter personal utilitzada per a l’enviament està inclosa en un fitxer, la responsabilitat de la
qual està en mans de l’Ajuntament de Vilassar de Dalt. Si desitja exercir els seus drets d’accés,
rectificació, cancel·lació i/o oposició pot enviar un correu electrònic a
[email protected]. Si no desitja seguir rebent aquest butlletí pot donar-se de
baixa fent clic aquí.
Àrea de Comunicació. Ajuntament de Vilassar ade Dalt C/ Mercat, 11, 08339 Vilassar De Dalt 937 50 77 40
5.4. Comunicació 2.0 i xarxes socials.
El fenomen de les xarxes socials ha revolucionat la forma de comunicar-se i relacionar-se
d’avui dia. Segons “Estudio 2012 del Uso de Redes sociales en España de IAB”, 8 de cada 10
internautes d’entre 18 i 55 utilitzen les xarxes socials. L’augment del nombre de xarxes socials i
l’accessibilitat mòbil converteixen l’accés a les xarxes socials en un fet quotidià. Així doncs,
l’estudi demostra que el 78% dels usuaris entren a les xarxes socials com a mínim un cop al dia.
Les xarxes socials més visitades són Facebook que aconsegueix captar el 99% dels usuaris,
seguida de Twitter amb 87% dels usuaris. L’estudi revela que Facebook és coneguda
pràcticament pel 100% dels enquestats i que Twitter, Linkedin i Google+ han augmentat
progressivament la seva notorietat sent Twitter la que més notorietat aconsegueix passant de
ser coneguda a l’any 2010 pel 78% dels enquestat al 99% al 2012. Cal remarcar que la xarxa
social nova que més ha crescut és Instagram que ja és coneguda en poc temps per un 31% dels
participants a l’estudi. A més també es demostra que Instagram és la xarxa que més ha
augmentat les seves visites amb un 61% passant per davant de Facebook amb un 58% o
Twitter amb un 49%.
Tenint en compte aquest estudi entenem que és vital que l’Ajuntament de Vilassar de Dalt
fomenti la comunicació amb els ciutadans a través d’aquests canals, ràpids i directes.
Es potenciarà la Comunicació 2.0 a través de Facebook, Twitter i Instagram amb presència
estratègica a cadascuna d’aquestes tres xarxes socials mantenint la capacitat d’ampliar les
accions i la presència a noves xarxes que puguin sorgir.
L’ús de les xarxes socials aportaran els següents beneficis:
- Obrir la porta a la participació i col·laboració ciutadana
- Donar imatge de transparència. S’informa a la ciutadania amb rapidesa i la informació va de
l’emissor al receptor sense intermediaris que puguin desvirtuar-la.
- Són una interessant detector de necessitats de la ciutadania que ajuda a millorar serveis i
resoldre problemes.
- A les xarxes socials, l’usuari està predisposat a conversar així que no existeixen problemes per
conèixer que es pensa del poble ni tampoc de la gestió local.
-Obre l’ajuntament a un públic que sòl ser de difícil accés: els joves, i aquells que estan poc
interessats en temes polítics o burocràtics.
- Augment de les visites al web de Vilassar de Dalt.
5.4.1. Twitter
A través de Twitter es publicarà diàriament el temps a primera hora del matí i notícies diàries
generades des de Vilassar de Dalt o que hi tinguin relació. Així mateix es realitzarà cobertura
en directe d’actes diversos amb imatges penjades al moment. Aquesta eina servirà, també, per
donar resposta ràpida i directa als ciutadans que es dirigeixin a l’Ajuntament a través d’aquest
canal.
5.4.2. Facebook
A través de Facebook, on la informació és menys immediata, s’hi publicaran enllaços a les
notícies del web municipal, l’agenda setmanal, es crearan esdeveniments per tal de crear
comunitat online, etc. Aquest canal serà un important complement al web institucional
esdevenint un canal amb informació més lúdica, enllaços a Twitter i Youtube amb presència de
vídeos externs que tinguin relació amb el poble i amb la possibilitat de crear aplicacions útils
per a l’usuari com la possibilitat d’accedir al perfil del contractant directament des de
Facebook apropant, així, molt més l’administració a tots els perfils.
És convenient que tots els perfils a Facebook de departaments o organismes que depenen de
l’Ajuntament responguin a criteris comuns, com la prevalença d’informació d’interès públic,
absència de valoracions personals dels administradors o una atenció especial a les preguntes o
suggeriments dels ciutadans.
S’apostarà per crear un llibre d’estil destinat a la gestió dels perfils a les xarxes socials.
5.4.3 Instagram
A través d’aquesta xarxa social es potenciarà la part més visual del municipi. Des del
departament de comunicació s’aniran penjant fotos dels actes que es celebrin a Vilassar de
Dalt o d’indrets del poble alhora que s’intentarà involucrar a la ciutadania a través de
concursos fotogràfics a través d’aquesta xarxa i les eines que ofereix.
5.4.4. Valoració dels resultats
Gràcies a les estadístiques que proporcionen Facebook i Twitter amb el número de fans, posts
o visites d’una pàgina de Facebook, o el número de seguidors al canal de Twitter es podrà
valorar setmanalment si les accions a les xarxes socials són efectives o cal millorar-les, i quines
actuacions agraden més que altres.
En totes dues xarxes socials serà vital l’escolta activa que es realitzarà de manera molt acurada
per donar resposta a totes aquelles persones que es dirigeixin al consistori per aquests canals i
aconseguir una activa comunitat online. Amb la mateixa filosofia també es pot apostar en el
futur per una presència en altres xarxes com Flickr, Youtube, Slidshare, Livestream, Instagram,
Pinterest o Foursquare entre altres.
5.5. Pàgina web (www.vilassar.cat)
La pàgina web municipal www.vilassar.cat representa l’element principal de la comunicació de
l’Ajuntament. Amb el recent replantejament del web s’ha aconseguit que sigui la font més
potent de comunicació municipal. Al web s’hi publicaran totes aquelles notícies generades per
l’Ajuntament i per les entitats i associacions del poble. També s’hi inclouran tots els actes
d’agenda. El web s’actualitzarà diàriament amb contingut nou ja sigui informatiu o d’agenda.
Com a principal canal d’informació de l’Ajuntament, el web incorporarà la possibilitat de fer
tràmits online amb el consistori.
La pàgina web incorporarà informació estàtica del poble i l’Ajuntament on el ciutadà podrà
consultar aspectes com la composició del consistori, els plens municipals, reglaments i
ordenances, convocatòries públiques, informació de serveis, etc.
5.5.1. Objectius del web
D’acord amb els objectius i el públic objectiu del Pla de Comunicació 2013 el web de Vilassar
de Dalt té els següents objectius:
- Augmentar el nombre de visitants únics.
- Ampliar el nombre de subscripcions del butlletí electrònic.
- Facilitar la comunicació entre l’administració i el ciutadà
- Augmentar els usuaris que realitzen tràmits a distància amb l’administració
- Aconseguir que la informació generada per l’Ajuntament arribi més fàcilment als veïns i
veïnes.
5.5.2. Característiques del web
La pàgina web de Vilassar de Dalt ha de ser un web adaptat a les noves tendències del web 2.0,
és a dir, proactiu i interactiu.
Així mateix, el web de Vilassar de Dalt ha de ser:
- usable, és a dir, un web orientat al públic objectiu, on l’usuari pugui navegar fàcilment, trobar
la informació que necessita sense entrebancs, etc.
Per tal que el web sigui usable és important que els continguts siguin ràpids de descarregar,
que els colors de fons i el cos del text facilitin la lectura, que el llenguatge que s’utilitzi sigui
semblant al que usa el ciutadà (llenguatge senzill, comprensible, proper i familiar, que generi
confiança), que s’evitin els enllaços trencats i les pàgines en construcció, que anticipi les
necessitats de l’usuari i que la informació sigui fàcil de localitzar amb el menor nombre de
passos possible.
- indexable, és a dir, ha de ser fàcil de trobar i d’explorar per part de les aranyes dels buscadors
d’Internet. Si el web de Vilassar de Dalt està ben indexat, serà molt més senzill posicionar-lo
millor als buscadors.
- el web s’haurà d’actualitzar diàriament ja sigui amb notícies d’actualitat, actes d’agenda o
textos diversos.
5.5.3. Continguts del web
El web municipal www.vilassar.cat inclourà tant informació estàtica com dinàmica. Els
continguts i la seva organització es decidiran de forma consensuada amb tots els departaments
de l’Ajuntament per tal que tota aquella informació susceptible d’ésser d’interès públic hi
tingui cabuda. Tot i així se seguirà estrictament el criteri dels professionals del Departament de
Comunicació.
A banda dels apartats d’actualitat i agenda i de la informació estàtica de cada departament, el
web vilassar.cat incorporarà un espai destinat exclusivament als grups polítics municipals. En
aquest espai els partits podran publicar (sense periodicitat estricta i sense moderació prèvia)
els articles d’opinió que considerin. Cada grup tindrà a la seva disposició un nom d’usuari i una
clau d’accés a un espai restringit per poder publicar els seus escrits. Aquest articles s’enviaran
als subscriptors del Butlletí digital el primer divendres de cada més i s’inclouran al Butlletí en
paper un cop cada tres mesos (o amb la periodicitat que posteriorment s’acordi).
5.5.4. Anàlisi del tràfic web
Per tal d’analitzar i poder valorar posteriorment el tràfic del web de Vilassar de Dalt es donarà
d’alta el web a Google Analytics, el servei gratuït d’estadístiques de llocs web de Google.
Google Analytics proporcionarà informació sobre els usuaris del web (ubicació, idioma, etc.),
les pàgines més visitades del web, els ratis de permanència o la procedència de les visites
(Facebook, Google, YouTube, etc.). A més ens donarà comparatives del web de Maresme
Turisme amb webs de dimensions i sector similars.
Així mateix el propi web de l’Ajuntament, gestionat tècnicament per l’empresa arenyenca
Ample 24 disposa d’un servei d’estadístiques que s’utilitzarà també per analitzar l’evolució del
servei.
5.6. Butlletí municipal
Per tal d’optimitzar els recursos disponibles se substituirà la revista municipal Connecta’t per
un butlletí més senzill i econòmic que tindrà una periodicitat mensual. Amb la potenciació de
la comunicació online, la comunicació en paper perd importància. Tot i això cal evitar que
desaparegui del tot ja que a través d’aquest canal l’administració arriba a un sector de
receptors que no tenen accés als nous canals de comunicació online. De la mateixa manera
aquest canvi de model suposarà un important estalvi econòmic.
5.6.1. Característiques del butlletí
La publicació s’elaborarà directament des del Departament de Comunicació de l’Ajuntament
de Vilassar de Dalt. La impressió serà amb un paper de menys qualitat que la versió actual del
Connecta’t i amb un format totalment diferent, més auster i reduït. S’editarà en format díptic
(A3 plegat).
En aquest nou butlletí s’hi publicarà tota aquella informació generada per l’Ajuntament així
com qualsevol notícia de rellevància al municipi o d’interès pels vilassarencs i vilassarenques.
També hi figuraran les informacions destacades relacionades amb les entitats locals així com
notícies i fotografies dels principals actes i festes del poble. A la contraportada s’hi inclourà
l’agenda mensual i els telèfons d’interès. Un cop cada tres mesos (o amb la periodicitat que
s’acordi) s’hi inclouran els articles d’opinió dels grups polítics municipals.
5.6.2. Distribució
Amb aquest nou butlletí també es canviarà el sistema de distribució del mateix. Si fins ara
arribava a totes les cases a través del bustiatge ara s’instal·laran punts de distribució en
diverses parts del poble per tal que tothom qui hi estigui interessat pugui recollir-ne un
exemplar. D’aquesta manera l’Ajuntament s’assegurarà que tots els exemplars arriben a
destinataris interessats evitant així el malbaratament d’un bon nombre d’exemplars.
5.7. Butlletí del Casal d’Avis
L’Ajuntament de Vilassar de Dalt continuarà donant suport a l’edició del Butlletí del Casal de la
Gent Gran de can Rafart que elabora la pròpia entitat.
5.9. Recull de premsa
S’elaborarà un recull de premsa detallat per crear arxiu i tenir consciència en tot moment de la
presència de Vilassar de Dalt a tots els mitjans escrits i online. Amb aquest recurs l’oficina de
premsa serà capaç de detectar necessitats dels mitjans pel que fa a la recepció d’informació
sobre Vilassar de Dalt o possibles errors que es puguin produir per tal d’actuar amb eficiència
per millorar-ho o mantenir el flux informatiu.
Aquest recull es farà arribar trimestralment als portaveus de tots els grups polítics amb
representació a l’Ajuntament.
5.10. Cartelleria
Per norma general, serà l’equip del Departament de Comunicació qui elaborarà els cartells
informatius i de promoció d’activitats de l’Ajuntament. Si els elabora un altre departament,
serà responsabilitat del personal de comunicació la supervisió d’aquestes publicacions.
Tots els cartells i documents hauran de seguir els criteris d’imatge corporativa marcats en
aquest pla (punt 5.1).
6. Reforç comunicatiu
6.1. Aplicació mòbil
L’empresa Ample24 una aplicació (App) per a mòbils i tauletes destinada a millorar la
comunicació entre la ciutadania i l’Ajuntament per seguir avançant cap a una administració
més oberta. Els usuaris podran descarregar-se l’App (un portal personalitzat amb accés a
diverses seccions) des del mateix web municipal. Entre els possibles continguts l’App inclourà
notícies, agenda, OAC, Equipaments, Emergències...
També es proposa la creació de codis QR dels espais d’interès turístic del municipi que es
podran instal·lar en els espais seleccionats. Els visitants podran accedir a informació detallada
de cada punt només escanejant el codi amb el telèfon mòbil.
6.2. Pantalles informatives
Com a element de reforç de la comunicació institucional de Vilassar de Dalt, es valorarà la
possibilitat d’instal·lar, en punts estratègics del municipi, pantalles de LED amb informació
dinàmica sobre el poble. Aquestes pantalles emeten anuncis a través dels quals es finança la
instal·lació i gestió de manera íntegra suposant un cost 0 per a l’Ajuntament.
7. Funcionament intern
7.1. Organització del Departament de Comunicació
El Departament de Comunicació està format per dos periodistes, un dels quals dedica part del
temps a la gestió de l’Emissora Municipal i l’altre amb dedicació completa al departament. Així
mateix, el departament compta amb un tècnic de so en horari de tarda que dóna suport a les
feines de l’emissora i amb la col·laboració del regidor responsable de l’àrea.
7.2. Cobertura d’actes
El Departament de Comunicació cobrirà, en la mesura del possible, la major part dels actes i
notícies que tinguin lloc a Vilassar de Dalt. Serà a criteri estricte dels professionals del
departament la manera de fer-ho, ja que la cobertura pot ser prèvia, el mateix dia de l’acte o
bé, posteriorment. Cal tenir en compte que el fet que no hi hagi ningú del Departament de
Comunicació en el desenvolupament d’un acte, no vol dir que no estigui cobert.
Si hi ha actes el cap de setmana, fora de l’horari laboral, el departament comunicarà
prèviament al regidor de Comunicació la persona responsable de cobrir l’acte. Serà un
procediment rutinari per tal de poder solucionar qualsevol incidència.
7.3. Comunicació interna
La principal via de comunicació amb el departament serà el correu electrònic, mitjà que
utilitzaran la resta d’àrees del consistori per sol·licitar la publicació d’informacions o
l’elaboració de qualsevol document informatiu o de promoció.
Així mateix, és responsabilitat dels tècnics de cada àrea el control dels espais específics del
web municipal. Seran els tècnics qui hauran de comunicar als professionals del Departament
de Comunicació la substitució d’informació obsoleta de les seves àrees o qualsevol canvi en
aquests espais. Cal establir rutines estables de comunicació entre departaments per tal de
garantir que tota la informació generada per l’Ajuntament de Vilassar de Dalt estigui
actualitzada.
Es valorarà l’opció de crear una intranet (web d’us intern) per tal de millorar la comunicació
interna entre tots els departaments. En aquest espai, cada treballador tindria a la seva
disposició informació detallada i actualitzada de la resta d’àrees.
