PERIODO 13-14

AIESEC en Andalucía

Oficina de Málaga

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Este proyecto nace del trabajo y esfuerzo del comité de AIESEC en Málaga,

en concreto del área de Business Development que con ilusión ha

elaborado este plan, con el fin de tener presente en nuestra actividad a un

Stakeholder tan importante como es nuestro colectivo de Alumus.

Durante el período que dura esta planificación, esperamos que los

Alumnus de AIESEC en Málaga se sientan gratamente tratados por su

comité, y esperamos también, que este sea el primer paso de muchos otros

en esta misma dirección, para convertir al comité y a las relaciones con sus

Alumnus en algo grande y palpable en la realidad actual.

Queremos contar con el Feedback continuo, con la gran formación,

experiencia y ayuda que nos pueden ofrecer este sector tan importante,

para contribuir a la formación en líderes responsables, contribuir al

impacto social y ayudar a que nuestro entorno sea, cada día, un lugar

mejor donde desarrollarse.

Esta planificación es una realidad gracias a la labor de María José Segovia

de Dios, Alumni Managert, que con tesón y constancia ha sabido captar

todas las necesidades de los Alumnus y trabaja día a día para que se haga

realidad.

Esperando que sea de agrado y que todas las acciones que en él se

contemplan resulten a cabo con éxito y ofreciendo experiencias únicas.

Saludos

Daniel Escalona Sanz

Business Development Vicepresident

Term 13-14

SALUDOS

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Se consideran Alumni a aquellas personas que

salieron de AIESEC después de pasar a través de

las siguientes etapas:

Introducción a AIESEC

Asumir la responsabilidad

Trabajar en el extranjero y / o en un

papel de liderazgo

Son una de las mayores medidas de éxito para

nuestra organización ya que son capaces de

generar un gran impacto en la sociedad.

Los Alumni son un elemento clave para la

organización ya que nos pueden ayudar a

fortalecer nuestro comité realizando

distintas funciones:

¿QUÉ ES UN ALUMNI?

¿POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES PARA AIESEC MÁLAGA?

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FUNCIONES DE UN ALUMNI

Board of Advisors (BoA)

Como agente externo a la organización, capaz de solucionar aquellos

problemas institucionales y de organización que puedan ocurrir,

dando un punto de vista distinto al de AIESEC Málaga.

Chair Responsable de la animación, gestión del tiempo y la supervisión de

toda la actividad de la conferencia o evento.

Discurso de reclutamiento

Presentando junto con los FACI el trabajo de AIESEC Málaga,

atrayendo a los candidatos al proceso de selección para más tarde

unirse a la organización. Los Alumni pueden hablar de su experiencia

en AIESEC Málaga y motivar a la gente a aplicar.

Evaluador en el proceso de selección

Evaluando y seleccionando a los posibles candidatos a formar parte

de AIESEC Málaga.

Comité electoral de la EB:

Ayuda para evaluar y seleccionar a los candidatos para la próxima EB,

junto con el LCP actual y electo y los miembros.

VP coach

Ayudando a la formación de la EB

Mentor Como es difícil para la EB encontrar mentores en el LC, los Alumni

puedes ser mentores tanto de un VP o LCP como de los miembros

activos.

Anfitrión de un aprendiz o un

CEEDer

Los Alumni pueden acoger en sus casas a personas implicadas en el

trabajo de AIESEC en Málaga.

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Review Board Entrevistando y seleccionando candidatos a convertirse en EPs.

Fiestas Alumni Organizando reuniones informales entre los Alumni de Málaga.

EP

Solicitar pasar un periodo de prácticas a través de AIESEC. Para

Alumnus que no tienen tiempo o la oportunidad de ir durante su

tiempo como miembro de LC, (No pueden pasar más de 2 años desde

que salieron de AIESEC Málaga).

Círculos de aprendizaje

Participar o coordinar un círculo de aprendizaje sobre temas de

interés.

Eventos generales del LC:

Participando en todos los eventos que se organizan por el LC de Málaga.

Los Alumni pueden proporcionarnos el

soporte necesario en las distintas áreas creando

un impacto positivo al comité de Málaga. Según

la especialidad del Alumni se destinará su labor

al área más indicada.

¿POR QUÉ CONTAR CON LOS ALUMNI EN NUESTRO LC?

LCP

BD (Tusisness development)

ICX (Incoming Exchange)

COMM (Comunication)

Talent Managment (TM)

OGX (Outgoing Exchange)

FZ&L(Finance & Legal)

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El colectivo Alumnus es de vital importancia para nuestro LC ya que

aportan la experiencia de haber pertenecido al comité y, además, la visión

del mundo profesional en el que se encuentran.

Además de todas las ya expresadas anteriormente, podemos desarrollar el

cómo puede un Alumni crear impacto en AIESEC Málaga:

TIPO DE IMPACTO GENERADO EN EL ÁREA

IMPACTO EN LOS INTERCAMBIOS

(área ICX)

Los Alumni son los que se han ido de intercambio o pertenecido a AIESEC Málaga en un puesto de liderazgo y en la actualidad son grandes empresarios, lo que hace más sencillo y eficaz acercarse a las empresas que no conocen AIESEC. Hablar con el acerca de la posibilidad de que su empresa sea TN taker, o ver si tiene sugerencias o contactos en otras empresas que podrían comprarnos prácticas.

IMPACTO FINANCIERO

(área FZ&L)

Los Alumni pueden ser una fuente de ingresos importante, a través de asociación financiera con las empresas que dirigen o trabajan. Son muy conscientes del valor de AIESEC, por lo que pueden proporcionar el acercamiento a una empresa y ayudar en un proceso de negociación. En muchos casos las contribuciones realizadas por Alumni permiten ahorrar muchos de los presupuestos de AIESEC.

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IMPACTO EN EL APRENDIZAJE (área TM)

Los Alumni son cruciales para el entorno de aprendizaje del LC. Es necesario hablar con el VPTM para ver la importancia de los Alumni como mentores para los miembros de nuestro LC.

Como nuestro comité no tiene un programa de mentores puede ser un buen momento para crear uno, proporcionando tutorías y coaching para nuestros miembros.

En el recruitment de los nuevos miembros, los Alumni también son muy importantes, pues pueden ser partícipes en el proceso de selección y en una posterior inducción proporcionarles a estos el conocimiento necesario sobre AIESEC y su experiencia en AIESEC Málaga.

Los Alumni tienen la experiencia para ofrecer una valiosa formación para miembros o para hablar en eventos o sesiones. Hay que conocer a que se dedica el Alumni para valorar cual es el área más indicada para que este actúe de soporte.

IMPACTO EN EL

POSICIONAMIENTO (área BD y área COMM)

Cada uno de nuestros Alumni tiene su propia carrera y entorno personal y profesional que puede ser muy ventajoso para el posicionamiento de AIESEC Málaga.

No sólo nos pueden ayudar en formación, sino también en procesos, en dar patrocinio a nuestra organización y a ofrecer ideas de las actividades que ya se hicieron.

Ayuda al área de COMM creando contenidos (contando sus historias) y definiendo qué canales usan, para poder promocionar AIESEC entre estudiantes, empresas e instituciones, para las que se pueden conseguir patrocinios, posicionamiento en la universidad, etc.

IMPACTO SOBRE LA GOBERNABILIDAD Y EL

FUNCIONAMIENTO DEL ÁREA (Todo LC)

Los Alumni son ideales para servir a AIESEC Málaga como estructura de gobierno, ya que tienen tanto el conocimiento necesario de la organización como experiencia profesional externa.

Ellos pueden estar involucrados como miembro de su BoA locales, comités de revisión o BoE.

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Responsable de la

gestión de Alumni

El primer paso para garantizar el

éxito de la gestión de Alumni en nuestro

LC es encontrar a una persona

responsable de ello. En el periodo 13.14

esta función la desempeñará María José

Segovia de Dios, miembro de BD

(Business Development). El responsable

Alumni garantizará el control del contacto con los mismos, la implicación activa y eficiente

de los resultados. Toda la información y los datos se actualizan en la hoja de cálculo de

Google Drive.

INVESTIGACIÓN Y PLANIFICACIÓN

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Especificaciones:

- Conseguir Alumnus en la base de datos: Queremos construir una gran

base de datos con todos los Alumnus de AIESEC en Málaga, por ello,

queremos que al cierre de esta planificación podamos contar con 150

Alumnus.

- La participación activa se medirá a través del feedback de cada una de

las actividades realizadas. Se crearán formularios de calidad. Nuestro

objetivo es poder contar con un total de 30 Alumnus que en algún

momento determinado haya participado en algunas de nuestras

acciones.

- Que Alumnus participen en los programas de AIESEC Málaga significa

que sean TN Taker o patrocinadores a través de BD.

OBJETIVOS

Objetivo Indicador Meta

Conseguir Alumnus en la base de datos

Alumni en Base de Datos 150

Que Alumnus participen activamente de la organización

Alumni que den feedback del mismo

30

Que Alumnus aporten valor o número a alguno de los programas de AIESEC Málaga

Alumni participantes de los programas

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OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN

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FECHA: 13 de Mayo a 9 de Junio

CAMPAÑA DE CIM A TRAVÉS DE REDES SOCIALES

BD EN REDES SOCIALES CONTACTO DIRECTO

Subir fotos antiguas y que los Alumnus se etiqueten por sí solos animándolos a ponerse en contacto con el Alumni Management.

Crear grupo de FB “Alumnus AIESEC Málaga”

“Spot” para anunciar el Plan Alumni 13-14 (Estilo MovieMaker).

Actualizaciones de estado en Twitter.

Hablar por el grupo de

Alumni AIESEC España (FB).

Campaña activa por

Linkedin.

Comentar fotos en los

que aparezcan Alumnus de

Málaga

Crear plataforma virtual

para los Alumnus.

Crear un foro de

discusión.

Campaña “Cadena de contactos” vía mail y teléfono.

RESEARCH

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LCM Welcome Summer

FECHA: 10 de Diciembre

ENCARGADO OE Welcome Summer

DEFINICIÓN

Una gran LC Meeting preparada para el inicio de verano. Queremos contar con los Alumnus en esta gran fiesta para el LC. Queremos conocernos, conectar con el grupo y comenzar aquí la relación.

ALUMNI Colaboración y asistencia al mismo.

CONTENIDO

Definido por el OE Welcome Summer.

ACCIONES

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LEARNING CIRCLE/FORO/DEBATE + SOCIALIZACIÓN

FECHA: 10 de Diciembre

ENCARGADO BD

DEFINICIÓN

El learning Circle es una sesión de aprendizaje e

intercambio de ideas en la que un experto (en este caso alumni)

presenta un tema específico, seguida de un foro o debate con

los asistentes sentados en círculo. Esta distribución más cercana

favorece el intercambio entre speaker y asistentes.

LOGÍSTICA

1 sala con sillas móviles

Proyector y sonido (si es necesario)

Materiales para el Speaker (if)

Definir el tema, relevante para el LC.

Invitar al alumni a que pueda darlo

Convocar al LC

ALUMNI En función del tema que se quiera tratar, invitar al alumni y

coordinar con él el learning Circle y prepara el contenido con él.

CONTENIDO

Definir el tema en función de las necesidades del LC

(motivación, ventas, situación actual del mercado, etc.).

Preparar el flow del debate/foro después, para ayudar al

alumni después de la charla y que los miembros participen.

(información de cómo preparar un foro/debate, aquí)

Presentación del 60 Aniversario

Presentación del Alumni: experiencia en AIESEC y

ocupación actual

Presentación del Learning Circle y de la dinámica,

animándoles a participar.

Presentación del tema por el alumni

Debate

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RELACIÓN DURANTE EL VERANO 2013 No queremos que se pierda la relación durante todo el verano. Por ello, mantendremos el contacto a través de Newsletter de la web que se hará pública y mediante reuniones durante los meses estivales. Esperamos durante los meses estivales incentivar las acciones que tendrán lugar con el nuevo curso.

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ALUMNI LOCAL TRAINING + SOCIALIZACIÓN

FECHA: 13 de Enero

ENCARGADO BD

DEFINICIÓN

Training de una temática relevante para el LC facilitado

por un alumni seguido de preguntas. Ideal para

intercambio de experiencias.

LOGÍSTICA

1 sala (proyector/sonido)

Definir tema

Invitar a alumni

Convocar al LC

ALUMNI Invitar a un alumni del comité para que dé el training. Si

hace mucho tiempo que no se tiene relación con Alumni,

hacer el approach con el 60 Aniversario para retomar

relaciones.

CONTENIDO

Definir un tema relevante para el comité: ventas,

intercambio, capitalización de la experiencia de AIESEC, etc.

Incluir una parte para hablar de los alumni, y el 60

aniversario. Recomendación: aprovechar la presencia del

Alumni para crear contenido para vuestras redes sociales,

Newsletter, etc. Realizar una entrevista para contar su

historia y poder compartirlo con vuestros aliados. No sólo

motivareis a vuestros miembros, sino que daréis exposición

e importancia a vuestros alumni.

Presentación del 60 aniversario

Presentación del Alumni

Workshop/training

Preguntas

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ALUMNI TALK-SHOW

FECHA: 23-24 Septiembre

ENCARGADO BD

DEFINICIÓN Talk-show o “Sesión de entrevistas” con alumni para que

compartan su historia y sus experiencias con los miembros. Hay un

“entrevistador” y al menos 4 alumni. Después de las preguntas del

presentador, hay espacio para preguntas del “público”.

LOGÍSTICA

1 sala cómoda

Escenario ó espacio visible por todos los asistentes con 5 o 6 sillas/sillón

Sillas para los asistentes

Preparación del guión de preguntas y el tiempo.

Invitar a los Alumni (al menos 3 semanas de antelación)

Convocar al LC

Invitar a otros aliados, si se considera adecuado: universidad, empresas aliadas, etc.

ALUMNI

Lo ideal es que participen entre 4 y 8 alumni para tener diferentes

perspectivas. Se puede invitar a otros Alumnus para que participen en

la actividad aunque no estén en el escenario. Si hay espacio para

socializar después, dejar claro para que puedan reservar su tiempo.

CONTENIDO

Es muy importante preparar el contenido del Talk-show, las preguntas que se harán a los alumni en el escenario. El objetivo es dar un espacio a los alumni para que puedan compartir sus experiencias y dar perspectiva a los miembros.

Las preguntas deben ir enfocadas a resaltar el papel de alumni y el papel que AIESEC tuvo en su vida personal y profesional.

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ALUMNI FIRST THURSDAY

FECHA: Todos los jueves de cada mes a partir de

junio

ENCARGADO BD

DEFINICIÓN Espacio de encuentro entre Alumnus y miembros,

en un ambiente distendido, donde poder hablar de temas variados y de actualidad.

Permite interacción con el stakeholders.

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TRAININGS DE ALUMNUS ABIERTOS AL PÚBLICO

FECHA: 20 de Octubre

ENCARGADO BD

DEFINICIÓN

Charla/s abiertas al público con una temática concreta en forma de workshop, panel, foro dadas por alumni en la Universidad.

Se ofrece de esta forma a los alumni una oportunidad de

interactuar en la universidad y con los universitarios y de presentar

sus conocimientos y/o empresas. Esto ofrece valor a los Alumni como

profesionales.

LOGÍSTICA

Coordinación con la Universidad: propuesta de valor/Alianza. (negociación de créditos)

Sala/s para las sesiones

Definición de la temática: coordinación con Alumni.

Promoción en la Universidad: materiales promocionales

Material para charlas

Fuerza de ventas: Propuesta para Alumni, propuesta y venta para patrocinadores, coordinación de speakers y exposición de partners en las charlas y en los medios de promoción.

ALUMNI

Hay que tener mucha coordinación con los Alumni a la hora de proponer temas, y crear las sesiones, coordinando espacios, involucrándolos en el proyecto. No son INVITADOS, son parte del proyecto. Apoyarse en alumni recientes para que den inputs sobre proyectos anteriores con alumni en el LC puede ser una gran idea.

Dan valor a AIESEC local, crean impacto en la Universidad y se les

involucra en AIESEC. En contrapartida, les ofrecemos un espacio de

interacción profesional con la universidad. No hay que olvidar que

para las empresas/profesionales no es tan fácil entrar a las

universidades.

CONTENIDO

Definir una temática relevante para la realidad local. Hay que

crear valor para los estudiantes, relacionado con el core business de

AIESEC. Dependiendo de la realidad local, se puede enfocar en una

temática u otra: enfoque empresarial para atraer potenciales

partners, enfoque en el desarrollo de competencias para atraer

potenciales miembros, enfoque en internacionalización para atraer

potenciales EPs, etc.

Siempre, presentar el 60 Aniversario antes de comenzar las

charlas.

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GALA ALUMNI

FECHA: Finales de noviembre

ENCARGADO BD

DEFINICION Espacio formal abierto a los aliados del LC donde se reconoce el

papel de los alumni y se repasan los 60 años de historia celebrando el aniversario con todos nuestros stakeholders. Es muy importante que se haga en la universidad, invitando a todos los aliados: empresas, universidad, etc. dándoles un espacio para inaugurarlo y resaltar la relación de AIESEC en esa universidad.

Se reconoce a los alumni con diplomas/placas (a decidir por el LC).

Posibilidad de dar algún reconocimiento especial a uno o varios alumni

que hayan contribuido especialmente al LC. Suele estar seguido de un

cocktail, ya sea dentro de la propia universidad, o fuera.

LOGÍSTICA

Sala de actos de la Universidad (importante que sea en la universidad)

Invitaciones formales a los aliados: empresas, universidad, trainees, etc.

Invitaciones a los alumni.

Fuerza de ventas: posicionamiento y networking para patrocinadores de la gala, propuesta a alumni y aliados, etc.

Preparación del guión de la gala

PRODUCTO Las galas se pueden VENDER. El nombre en el diploma, el cartel en

la sala/cocktail, networking, etc.

ALUMNI

Invitar a todos los Alumnus del comité posibles para que puedan celebrar los 60 años de historia de AIESEC en España, de la que ellos forman parte.

Es importante avisarles con al menos 1 mes de antelación.

Preparar una serie de preguntas para luego poder publicar sus

historias, si ellos aceptan. (casi siempre aceptan) Esto dará contenido

relevante en vuestras redes sociales, y dará exposición al impacto de

los alumni.

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GALA ALUMNI

CONTENIDO

Apertura formal por parte de la Universidad (a ser posible)

Presentación del acto por parte del LCP actual

Recorrido por la historia de AIESEC a nivel nacional y local.

Palabras de algún alumni.

Entrega de diplomas.

Socialización /networking.

Para darle más contenido, la gala puede incluir el

tratamiento de alguna temática relevante, en forma de Alumni

Talk-show, foro, presentación, debate, etc.

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¿Cómo?

A través de Newsletter cada mes y medio enfocada a Alumnus.

Creando dinamismo en Facebook.

Contestando a los e-mails que nos envíen.

A través de cuestionarios/feedbacks para evaluar el plan y los

servicios

Ser activos en el foro.

Contacto personal y contínuo

Podemos dividir a los Alumnus en 4 campos para así atender mejor a

sus necesidades:

ALUMNUS TLP: Han pertenecido a un puesto de liderazgo durante un tiempo.

ALUMNUS iGIP / iGCDP: Se han ido de prácticas o voluntariado a través de AIESEC.

Alumnus Inicios-2006: Son los Alumnus más antiguos y puede que sean grandes empresarios en la actualidad.

Alumnus 2006-Actual: Se han ido recientemente del comité y puede que estén más receptivos a las posibles propuestas.

CREAR Y MANTENER RELACION

SEGMENTACIÓN DE LOS ALUMNUS

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BD: Business Development (Desarrollo del negocio, Relaciones Externas y Alumnus) CEEDer: Miembro de un LC exterior que durante un tiempo ofrece entrenamiento y educación a los miembros propios COMM: Communications (Comunicaciones) EB: Executive Board (Cuerpo Directivo) EPs: Aquellas personas que salen de un LC en prácticas FACI: Personas que realizan las sesiones en las conferencias FZ&L: Finanze and legal (Finanzas y Legalidad) ICX: Incoming Exchanges (Intercambios entrantes) LC: Local Comité LCP: Local Comite President (Presidente del Comité Local) OGX: Outgoing Exchanges (Intercambios salientes) TM: Talent Management (Gestión del Talento, Recursos Humanos) TN: Prácticas en empresas VP: Vicepresidente

GLOSARIO

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Documento realizado para la

perfecta planificación de la

relación de AIESEC Málaga con

sus Alumnus. Da las pautas

generales de trabajo y permite

la comprensión de los miembros,

así como de todos los

interesados.

Es un documento orientativo

que puede ser modificado en

cualquier momento debido a

cambios en el trabajo del área.

Contacto:

María José Segovia de Dios

Mariajose.segovia@aiesec.net

ALUMNI MANAGEMENT

MÁLAGA

Daniel Escalona Sanz

Daniel.escalonasanz@aiesec.net

VP BD AIESEC MÁLAGA

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