PLAN DE ACCIÓN 2019 Objetivos Estratégicos...y costos, de la implementación del Plan de...

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PLAN DE ACCIÓN 2019

Objetivos Estratégicos

Objetivos Estratégicos 2019

Estrategias

Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica.

Implementación de acciones asociadas a la verificación técnica, financiera y legal del contrato BOOMT. Implementar los Mecanismos de Monitoreo y de Control” de la ejecución del Contrato para la verificación del cumplimiento de obligaciones estipuladas para la etapa de construcción del Proyecto Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, el impacto en programación y costos, de la implementación del Plan de Aceleración, y el análisis de costos a las inversiones del proyecto. Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, del impacto en programación y costos, de la contingencia. Realizar seguimiento al cumplimiento del Sistema de Aseguramiento a la Calidad del contrato BOOMT Contratar asesorías técnicas, financieras y legales para el ejercicio de los derechos y obligaciones en el marco del contrato BOOMT. Análisis legal y jurídico del Título que ampara la garantía del cumplimiento del contrato por parte de EPM a Hidroituango.

Acciones de Soporte Institucional y Corporativo.

Brindar el soporte Institucional y/o corporativo requerido para cumplir con el objeto social.

De los Objetivos Estratégicos Corporativos se desprenden los objetivos específicos y los planes requeridos para garantizar su cumplimiento.




Objetivos Estratégicos

Objetivo estratégico 1 : Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica

Objetivo específico Actividad Responsable Control Fecha inicio

Fecha final

Realizar el seguimiento, al cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato BOOMT

Realizar seguimiento a las obligaciones técnicas, financieras y legales al contrato BOOMT.

DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019

Documentar informes trimestrales de verificación Técnica y financiera al BOOMT

DFA G, DCI ene-2019 dic-2019

Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, el impacto en programación y costos, de la implementación del Plan de Aceleración, y la procedencia de incorporar estos costos a la inversión del proyecto.

DT G ene-2019 dic-2019

Aprobar e Implementar los mecanismos definidos en el BOOMT y desarrollados en propuesta de procedimiento para la verificación del cumplimiento de obligaciones estipuladas para la etapa de operación y mantenimiento del Proyecto. Implementar los mecanismos de verificación técnicos, financieros y legales en la etapa de contingencia del proyecto.

DT, DFA, SG y G G, DCI ene-2019 dic-2019




Objetivo estratégico 1 : Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica

Objetivo específico Actividad Responsable Control Fecha inicio

Fecha final

Contratar asesor comercial y regulatorio. Se prevé para septiembre del 2019 conforme al contrato BOOMT. Contratar Banca de Inversión y Asesor Comercial y Regulatorio.

DFA G, DCI ene-2019 sep-2019

Realizar seguimiento al cumplimiento del Sistema de Aseguramiento a la Calidad del contrato BOOMT.


Objetivo estratégico 2 : Acciones de Soporte Institucional y Corporativo

Objetivo específico 1 Actividad Responsable Control Fecha inicio

Fecha final

Definir y asignar metas y competencias que cada empleado debe cumplir como aporte al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Evaluación de desempeño vigencia 2019 DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019


Fecha final




Objetivo estratégico 2 : Acciones de Soporte Institucional y Corporativo


Fecha final

Medir y evaluar los programas y proyectos orientados hacia una gestión empresarial alineada a resultados

Revisar, actualizar e implementar los indicadores técnicos , financieros y legales que soporten la gestión empresarial



Fecha final

Formular e implementar programas de creación de memoria documentada y de transferencia de conocimiento

Documentar las estrategias asociadas a la verificación del BOOMT





Plan de acción Secretaria General

Objetivos Específicos Actividades

Verificación y Seguimiento Legal al Contrato BOOMT: Realizar el Seguimiento Legal de las obligaciones

establecidas en el Contrato BOOMT Informes mensuales de Verificación Legal (IL)

Verificación y Seguimiento Legal al Contrato BOOMT: Realizar el seguimiento y evaluación de los componentes Legales de la Matriz de Riesgos del Contrato y su efecto

en el desarrollo del Proyecto

Elaborar informes periódicos de monitoreo a la Matriz de riesgos del Contrato

Iniciar acciones por incumplimiento: Proponer e implementar las acciones necesarias en caso de

incumplimiento de obligaciones pactadas

Elaborar reporte de las alertas tempranas de orden legal; elaborar acta sobre obligación incumplida dentro del procedimiento aplicación de cláusulas penales y aplicar la cláusula penal de apremio y notificar

a la firma de auditoría cuando hay lugar a ello





Apoyar a la Alta Dirección en el Desarrollo de los Comités de Seguimiento al Contrato BOOMT como espacios de relacionamiento y de integración con el

Contratista

Comités de Seguimiento (CS) del BOOMT

Gobierno Corporativo: Apoyar y actualizar los temas accionarios y Estatutarios de la Sociedad

Atención de accionistas y registro de solicitudes

Emisión de títulos accionarios y reformas Estatutarias

Apoyar la Convocatoria para reuniones de los Órganos de Dirección de la Sociedad

Proyectar comunicaciones y convocar

Documentar la Información generada por la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas

Elaboración de Actas y certificados





Representación judicial de la sociedad: Desarrollar todas las acciones inherentes a la Representación Judicial de la Sociedad en cumplimiento de los términos judiciales, a fin de salvaguardar los intereses de ésta y proponiendo

fórmulas de resolución de conflictos.

Responder requerimientos de las entidades administrativas y Judiciales

Atencion y seguimiento a procesos

Asesoría legal a Hidroituango de manera preventiva y a petición de los órganos de dirección y administración

Atención de PQRS





Racionalización de Trámites: Optimizar los procesos de apoyo de la Secretaría General

Construir y divulgar un protocolo de atención al ciudadano que contenga los elementos adecuados de interacción con los públicos

de interés.

Elaborar y publicar Política de Servicio al Ciudadano

Elaborar y publicar la Política de participación Ciudadana en la Gestión Pública

Elaborar y publicar política de Racionalización de Trámites

Elaborar y publicar política de Defensa Jurídica de la Sociedad





Gestión Documental: Salvaguardar, clasificar, organizar y documentar la información de la entidad en concordancia a la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Acuerdo N°019 del Consejo Directivo del Archivo General de la

Nación.

Digitalización de los documentos de archivo

Actualización del inventario documental físico y reubicación de los documentos

Implementar una política de cero papel (capacitaciones y montar documentos digitalizados)

Construir y publicar el Manual de Riesgos para pérdida de información en soportes físicos




Plan de Acción Dirección Financiera y Administrativa


Realizar el Seguimiento y la Verificación Financiera al Contrato BOOMT

Informes mensuales de Seguimiento Financiero (ISF), al cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato BOOMT

Informes Trimestrales de Verificación Financiera (IVF)

Contratar Actualización del MPODE,

Contratar Banca de Inversión y Asesor Comercial y Regulatorio.





Realizar la Interventoría al Auditor de Costos - GAE- a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones y servir de enlace en la gestión de la información necesaria para el desarrollo de su objeto contractual

Informes Trimestrales de Interventoría al contrato (ITI) celebrado con el Auditor de Costos – GAE; que incluya el Plan de Inversión Social Adicional y la Adición N°2 que trata de la actualización y certificación de las inversiones no auditadas previamente.

Identificar las necesidades en materia de recursos, que faciliten el normal desarrollo de la Empresa en condiciones de racionalidad y eficiencia

Formular el Plan de Contratación y Compras 2020

Realizar el Soporte Técnico a los Equipos y Sistemas de Información (IST), llevando hojas de vida o planillas de control donde se registren los mantenimientos y fallas que se presenten.





Elaboración y presentación Declaración de Renta 2018 y Reporte a DIAN de Medios Magnéticos

Informe Trimestral de Gestión Financiera y Administrativa -(ITGFA)

Elaborar informe trimestral del flujo de caja (IFC) y Presupuesto de Efectivo

Apoyar la implementación del modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG

Informes trimestrales de Seguimiento a los Contratos (ISC) desarrollados por la DFA





Desarrollar los procesos de talento humano de manera articulada a los demás procesos de la Empresa, que favorezcan el mejoramiento institucional y el clima laboral

Realizar eventos definidos en el Plan de Capacitación y Bienestar que propendan por la integración, desarrollo y/o bienestar del personal (EIP):

Realización de Grupos Primarios como mecanismo de comunicación

Desarrollo del Plan de Capacitación y Bienestar 2019 (PBC)




Plan de Acción Dirección Técnica


Homologar la información y realizar un trabajo en equipo para analizar, evaluar y dar integralidad al Seguimiento Técnico

Grupos Primarios

Conocimiento detallado del Contrato BOOMT Documentación, análisis y discusión del Contrato BOOMT y Anexos




Realizar la Verificación y Seguimiento Técnico Contrato BOOMT y generar las alertas necesarias. El seguimiento técnico, se focaliza en los siguientes aspectos: • Avance general del proyecto, cronograma director, programas detallados y cumplimiento de hitos. • Parámetros técnicos y de referencia, componentes mínimos de diseño, características inmodificables, matriz de riegos, buenas prácticas de Ingeniería y estándares de calidad correspondientes al desarrollo del proyecto. • Contratos de construcción y montaje, plan de adquisiciones y mejores prácticas para la contratación. • Mercado de Energía • Gestión ambiental: Componentes físico biótico y social

• Seguimiento sobre reportes de Contingencia (temporal)

Informes mensuales de verificación del avance técnico, físico, biótico y social del Proyecto

Implementar los mecanismos de Supervisión Contrato y servir de enlace con el Comité Contractual del BOOMT.

Visitas técnicas periódicas al proyecto Visitas sociales periódicas al proyecto Comités asesores componentes técnico, ambiental y social




Realizar el seguimiento y Evaluación del Plan de Acción Dirección Técnica realizar el reporte periódico a la

Dirección de Control Interno

Reportes a la Dirección de Control Interno de la ejecución mensual e informe de Cumplimiento del Plan de Acción de la vigencia anterior




Plan de Acción Dirección Control Interno


Apoyar a la Dirección con la Verificación al cumplimento de la Gestión de Riegos de la Empresa

Informes periódicos de seguimiento y reportes a la Alta Dirección

Verificar el cumplimiento en la rendición de los informes derivados del seguimiento al contrato BOOMT

Informes de seguimiento al cumplimiento en la rendición de informes de seguimiento del BOOMT

Verificar el cumplimiento del plan acción 2019 Informes de seguimiento al plan de acción

Verificar la gestión de las PQRS en los términos señalados por la Ley

Informes de seguimiento al sistema de atención de PQRS en la Empresa

Apoyar a la administración en el logro de los objetivos, con el suministro de información mediante análisis, y recomendaciones relacionadas con la gestión (Auditorías).

Plan Anual de Auditorias

Apoyar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento como respuesta a los requerimientos de los Entes Externos

Informes de seguimiento a los avances de implementación de los planes de mejoramiento





Realizar el seguimiento a la consolidación y fortalecimiento del MECI e Implementación del MIPG

Evaluación Independiente MECI - DAFP - MIPG

Rendición y Evaluación de los distintos informes que se generan a entidades del orden nacional, entre otros CHIP Contable y derechos de autor

Informes de seguimiento

Desarrollar procesos de Sensibilización que favorezcan la implementación y fortalecimiento de la Cultura de Autocontrol como mecanismo para el mejoramiento de todos los procesos Corporativos

Socialización, campaña y piezas comunicacionales

Seguimiento a las obligaciones derivadas de la Ley 1474 de 2011,Decreto 648 de 2017

Informe seguimiento al plan Anticorrupción y atención al Ciudadano (política anti trámite y atención a las PQRS)

Actuar como canal de relacionamiento con los Entes de Control, a través de la comunicación permanente y la rendición de cuentas

Atención de Citas, reuniones y entrega oportuna de reportes

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