PLAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITORÍA INTERNA BASC 2013

ESTÁNDARES

1 Requisitos de los Asociados de Negocio

1.4

1.6

3.4

4 Seguridad del Personal

4.4

Documentación requerida para los Asociados de Negocios, de participación en programas de seguridad A fin de asegurar la integridad de la cadena logística, desde el punto de origen hasta el destino final, los Exportadores tienen que verificar que los Asociados de Negocios establezcan procesos y procedimientos de seguridad que sean compatibles con los estándares del SGCS BASC.El Exportador debería realizar auditorías de segunda parte a los procesos e instalaciones de los Asociados de Negocios, para verificar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.

Verificar procesos adicionales a los Asociados de NegociosLuego de haber efectuado una evaluación de riesgos, el Exportador debería verificar en sus Asociados de Negocios, solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad.

Monitorear las entregas Los paquetes y el correo que llega a la empresa debería ser examinado antes de ser distribuido.

Requerimientos Adicionales de Seguridad de PersonalPara Exportadores Los exportadores tienen que mantener una lista actualizada de empleados, la cual tiene que incluir el nombre, fecha de nacimiento, número de identificación, cargo ocupado y tanta información como lo permita la Ley.

4.4

5 Seguridad de Procesos

5.1

6 Seguridad Física

6.7

8.1

Requerimientos Adicionales de Seguridad de PersonalPara Exportadores Los exportadores tienen que mantener una lista actualizada de empleados, la cual tiene que incluir el nombre, fecha de nacimiento, número de identificación, cargo ocupado y tanta información como lo permita la Ley.

Procedimientos de seguridad requeridos para el transporte de carga, manejo y almacenamiento.Tiene que establecerse medidas de seguridad para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relacionados con el transporte, manejo y almacenamiento de la carga a lo largo de la cadena logística.

Sistemas de alarmas y videocámaras de vigilanciaSe debería utilizar sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia para

supervisar y monitorear las instalaciones e impedir el acceso no autorizado a áreas de manejo y almacenaje de carga.

Establecer un plan de capacitación contra amenazasTiene que exitir un plan de capacitación a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenzas y vulnerabilidades sobre actos de terrorismo y contrabando en toda la cadena logística.Los empleados tienen que conocer los procedimientos establecidos para denunciar estos actos a las autoridades correspondientes. Se debería brindar capacitación adicional a los empleados que laboran en las áreas de entrega y recepción de carga, así como a aquellos que reciben y abren la correpondencia.

8.2

12 Sistema de Seguridad

12.8

13 Control de materias primas y material de empaque

13.2

14 Control de documentos y de la información

14.1

Entrenamiento para los empleados sobre seguridad de la cadena logística.Se tiene que ofrecer capacitación específica a los empleados para mantener la integridad de la carga, reconocer conspiraciones internas y protección de los controles de acceso.La participación activa de los empleados en estas capacitaciones, deberían generar algún tipo de incentivo.

Tiene que documentarse y aplicarse procedimientos para la realización de ejercicios prácticos y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de contingencia y emergencia.

Tiene que disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque.

Debería disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluyan listado maestros de documentos y de registros.

PLAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITORÍA INTERNA BASC 2013

Registro

Tipo

PLAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITORÍA INTERNA BASC 2013

EMPRESA: BILBO S.A.

AUDITORIA: INTERNA

FECHA: 15-05-2013

Hallazgos

No se han actualizado las evaluaciones periódicas a los proveedores

No se ha realizado verificación de los requisitos legales de nuevos clientes

No hay evidencia de que los sobres y paquetes que se reciben sean examinados y no se controla su distribución.

Se encontró que las funciones de la Jefe y el Asistente de COMEX no se encuentran actualizadas y firmadas por los colaboradores.

Hallazgos

La lista de personal crítico no considera actualmente a todo el personal involucrado en el embarque. Al solicitar las carpetas de datos del personal de K9 que participo en uno de los embarques estas no estaban disponibles.

No se está realizando apropiadamente la identificación del personal que participan en el embarque, no muestran el rostro a la cámara ni se ubican adecuadamente para visualizar el número de identificación de sus chalecos. Además el personal de K9 no es revisado al momento de ingresar al área de embarque.

Se debe contar con un plan de mantenimiento del sistema de CCTV. El procedimiento indica chequeos cada 3 meses, pero no existen evidencias de este mantenimiento.

No se tiene evidencia de que se realiza un control interno diario del CCTV, en donde se señale las cámaras revisadas y en que periodos de tiempo.

Se evidencia que el nuevo personal de seguridad no ha sido capacitado en los procedimientos internos de Control y Seguridad BASC

No se ha documentado cuál es el incentivo que da la empresa a los colaboradores por su participación activa en las capacitaciones (Diplomas, publicación en carteleras de los mejores colaboradores, refrigerios, etc.)

No se dispone de un procedimiento documentado para gestionar el proceso de trazabilidad de contenedores de exportación.

No se registran los códigos de identificación para trazabilidad de los lotes de cartón y plástico. Se requiere actualizar el formato de recepción para incluir la inspección de empaques y elaborar un instructivo para el manejo y control de empaques en la bodega.

Los formatos en Seguridad se encuentran fotocopiados y mutilados lo que dificulta al Guardia la comprensión del documento que está llenando.

PLAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITORÍA INTERNA BASC 2013

Acción propuesta Responsable

Comercio exterior

Jefe de Seguridad Física

Dir. RR.HH

Se realizará la visita a los nuevos proveedores inmediatamente y se programará la visita al resto de proveedores a lo largo del año.

Se preparará el plan de visita a proveedores

Compras

Se actualizará la revisión de requisitos legales de los clientes con los cuales mantiene relaciones comerciales actualmente BILBO S.A.

Se va a instruir al personal de garita en el procedimiento de Control de Seguridad Fisica PRC-SGCS-01 y en el Intructivo Plan de Contigencia para Paquetes Sospechosos dentro de la Planta IC-SGCS-05

Se actualizará las funciones del personal crítico y posteriormente se continuará con la revisión de funciones para resto del personal.

Dir. RR.HH

Jefe de Seguridad Física

Acción propuesta Responsable

Jefe de SGI

Jefe de Seg. Física

Jefe de Seg. Física

Se dará la disposición a los responsables del área de Producción para que el personal que se asigne a los embarques sean solo aquellos que han sido evaluados como críticos.

Se actualizará la lista de personal crítico para que incluya a un mayor número de colaboradores que participen en las tareas de embarque.

Se realizará una inducción al personal de supervisión de producción, para que en el caso de requerirse personal en el área de embarque, estos designen a aquellos que ya han sido evaluados previamente.

Se designará al Dpto. de Seguridad la tarea de control del personal autorizado para estar presentes en el embarque de produtos.

Se revisará el procedimiento de Gestión de Embarque de Exportación para asegurarse que quede explicita la instrucción de identificación del personal durante la carga. El Jefe o el Supervisor de Seguridad revisará a los supervisores de K9Se instruirá al personal que participa en el embarque para que se realice adecuadamente la identificación de rostros y número de chaleco durante el embarque

Elaborar el plan de mantenimiento preventivo para chequeo y protección del sistema CCTV

Elaborar el formato de revisión del sistema de CCTV, incluir las actividades a realizar en el instructivo de inspección del circuito cerrado de Tv IC-SGCS-01

Realizar la inducción al personal de seguridad externa en los procedimientos de seguridad física de BIlBOSA y en la norma BASC Ver 3-2008

Dir. RR.HH

Jefe de Bodega

Se entregarán diplomas para el personal que asista a las capacitaciones a fin de que estos sirvan como parte y mejora de su curriculum.Se incluirán los incentivos al personal que asiste a las capacitaciones en el procedimiento de capacitación

Se elbaorará el procedimiento de trzabilidad y se ejecutara un ejercicio documentado para validar el procedimiento

Comercio ExteriorSistemas de Gestión

Seguridad Física

Modificar el formato de recepción de materiales de empaque y generar el instructivo de control de almacenamiento de empaques.

Se elaborarán libretines con los formatos impresos, suspendiendo el uso de papel fotocopiado.La responsable de control de documentos realizará una inspección mensual de los documentos utilizados en Seguridad Física.

Jefe de Seguridad

Asistente de SGI

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Fecha de finalización

6/14/2013

6/12/2013

6/10/2012

18/06/2012

y

14-08-2013

6/14/2013

6/12/2013

Fecha de cumplimiento

6/12/2013

6/10/2013

6/10/2013

6/12/2013

6/11/2013

6/7/2013

6/14/2013