PLAN DE AUDITORÍA
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PLAN DE AUDITORÍA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAMPOALEGRE – HUILA
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CONTENIDO
1. AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN /PROCESOS /PROYECTOS /
CUMPLIMIENTO /FINANCIERA
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
1.3 Generalidades
1.4 Conceptos Básicos
1.5 Procedimiento
2. Procedimientos Generales
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INTRODUCCIÓN
El MECI define la auditoría interna como el Elemento de control, que permite realizar un
examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades y operaciones
de una entidad pública. Así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre los
aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los
diferentes grupos de interés.
La Auditoría Interna tiene alcance en tres aspectos básicos de evaluación:
• Cumplimiento: Verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales
y de autorregulación que le son aplicables.
• Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el
desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos
misionales.
• Gestión y resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la
entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo
de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto
o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes
interesadas.
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JUSTIFICACIÓN
La Auditoría interna se constituye en herramienta de retroalimentación del Sistema de
Control Interno, analiza debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los
avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones
propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o de
mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos y servir de
apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los
resultados esperados.
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1. AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN /PROCESOS /PROYECTOS /
CUMPLIMIENTO /FINANCIERA
LÍDER DEL PROCESO: JEFE DE PLANEACIÓN Y CONTROL INTERNO
1.1 OBJETIVOS:
GENERAL
Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución de las auditorias de gestión y
el seguimiento de las acciones derivadas de este.
ESPECÍFICOS
• Hacer seguimiento al manual de funciones, adoptados en la entidad como parte
fundamental del MECI.
• Establecer el grado en que se cumplen los estatutos, normas procedimientos que le son
aplicables a las operaciones financieras, contables y presupuestales.
• Evaluar la eficacia de las políticas de administración del talento humano.
• Verificar que se dé cumplimiento a las normas de vinculación del personal, desarrollo
del talento humano, en especial a las evaluaciones de desempeño laboral.
• Verificar el cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia en la
contratación del municipio.
• Verificar el cumplimiento de las etapas de planeación, precontractual, contractual y pos
contractual en el proceso de contratación.
• Evaluar la operatividad de los diferentes comités de la administración municipal.
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• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante la
aparición de posibles riesgos que la puedan afectar.
• Garantizar la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta
ejecución de las actividades definidas para el logro de la misión institucional.
• Asegurar la oportunidad, confiabilidad y seguridad de la información.
• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
• Evaluar la eficacia de los canales e instrumentos de comunicación interna y externa
como estrategia de divulgación de la gestión e intercambio de información, entre las
dependencias.
• Verificar y evaluar los mecanismos implementados por la administración municipal para
resolver las PQRS.
1.2 ALCANCE:
Se inicia con la planificación del Programa de Auditoría Interna de
Gestión/Procesos/Proyectos/Cumplimiento y su presentación al Comité de Coordinación
de control Interno y concluye con el seguimiento de la ejecución del Plan de
Mejoramiento.
TIPO DE
AUDITORIA
ASPECTOS BÁSICOS A AUDITAR
Gestión Plan de Desarrollo
Procesos Procedimientos
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proyectos Banco de Proyectos
Cumplimiento Rendiciones de Cuentas – Contratación –
Ejecución Presupuestales.
Financiera Rendición de cuentas – Proceso Contable
1.3 GENERALIDADES:
La planificación de la Auditoría Interna aplica a la gestión y procesos de la Alcaldía de
Campoalegre. La aplicación del plan y su procedimiento puede generar una acción
correctiva, preventiva o de mejora al Sistema de Control Interno, las cuales se verán
reflejadas en el plan de mejoramiento de la Entidad.
1.4 CONCEPTOS BÁSICOS
Auditoría de Gestión
Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los
objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.
Programa de Auditoria
Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigida
hacia un propósito específico.
Plan de Auditoria
Descripción de las actividades y de los detalles acordados en la auditoria.
Evidencias de Auditoria
Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría
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puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuándo se
cumple con el criterio de auditoría. La evidencia de auditoría se basa típicamente en
entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados
de mediciones y pruebas.
Criterios de Auditoria
Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la
información recopilada sobre la gestión o el proceso.
Los requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos organizacionales
específicos, y requerimientos legislativos o regulados.
Plan de Mejoramiento
Relaciona los hallazgos de la auditoría de gestión y proceso, con sus respectivas acciones
de mejoramiento, metas, unidades de medida, fecha de inicio de la acción de mejora y
fecha de finalización.
Hallazgo de Auditoria
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios
de auditoría.
Líder de Equipo Auditor
Persona capacitada para planear, coordinar, dirigir y realizar auditorías internas a los
procesos y la gestión.
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Auditado
Persona a la cual se le realiza el proceso de auditoría.
OCI
Oficina de Control Interno
METODOLOGÍA A UTILIZAR EN LAS AUDITORIAS
Las técnicas de Auditoria son procedimientos especiales utilizados por el auditor para
obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto sobre la materia examinada.
Las técnicas comúnmente son: verbales, oculares, documentales y físicas.
Verbales:
• Indagación: Averiguación mediante entrevistas directas al personal de la entidad
auditada o a terceros cuyas actividades guarden relación con las operaciones de aquella.
• Encuestas y cuestionarios: Aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones
realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u
operaciones.
Oculares:
• Observación: Contemplación atenta a simple vista que realiza el auditor durante la
ejecución de su tarea o actividad.
• Comparación o confrontación: Fijación de la atención en las operaciones realizadas por
la organización auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos,
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para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.
• Revisión selectiva: Examen de ciertas características importantes que debe cumplir una
actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones que serán
evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoria.
• Rastreo: Seguimiento que se hace al proceso de una operación, a fin de conocer y evaluar
su ejecución.
Documentales:
• Calculo: Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en
documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc.
• Comprobación: Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el
examen de los documentos que la justifican.
• Métodos estadísticos: Dirigidos a la selección sistemática o casual o a una combinación
de ambas. Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad
de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la población
universo.
• Análisis: Separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad,
transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con
los criterios de orden normativo y técnico.
• Confirmación: Análisis de la información producida por diferentes unidades
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administrativas o institucionales con respecto a una misma operación o actividad, a efectos
de hacerla concordante, lo cual prueba la validez, veracidad e idoneidad de los registros,
informes y resultados, objeto de examen.
Físicas:
• Inspección: Reconocimiento mediante el examen físico y ocular de hechos, situaciones,
operaciones, transacciones, y actividades, aplicando la indagación, observación,
comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.
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1.5 PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
NO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Suscribe el programa teniendo en cuenta que se deben
realizar como mínimo una (1) auditoría de gestión,
procesos, proyectos, cumplimiento y financiera al año; el
programa incluye las áreas a auditar y la designación de
auditores colaboradores.
La Alcaldesa Municipal o el Jefe de Control Interno
podrán disponer la realización de auditorías internas no
contempladas en el Programa Anual de Auditorias,
cuando las condiciones así lo ameriten.
SI
COMITÉ DE
COORDINAC
IÓN DE
CONTROL
INTERNO
Cuando el programa de auditoria es aprobado, se entrega
copia de este documento a cada jefe de área, mediante
comunicado interno. La máxima autoridad para aprobar
el programa de auditoria es el Comité de Coordinación
de Control Interno.
AUDITOR LÍDER Y
ACOMPAÑANTE
El auditor líder (Jefe de Control Interno) y el
acompañante revisan los documentos pertinentes
relacionados con el alcance y los criterios de auditoría,
incluyendo la normatividad legal vigente aplicable; con
base en lo anterior, elabora las listas de verificación de
forma tal que permitan cumplir los objetivos y el alcance
INICIO
Elaborar el Programa de
Auditorías y presentarlo
al comité coordinador de
control interno.
Aprobar el Plan de
Auditorías
Actas de
Reuniones
¿¡Es
aprobado?
Entregar copia a
Jefe de Área
Revisión de los
Documentos de
conformidad con los
criterios y alcance.
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definidos en el plan de auditoría.
AUDITOR
LÍDER
El auditor líder (Jefe de Control Interno) elabora el plan
para la auditoria del área, a partir del programa de
auditoría interna establecido, definiendo claramente el
objetivo de la auditoria, alcance, criterios y demás
variables definidas.
AUDITOR
LÍDER Y
ACOMPAÑA
NTE
Comunicar el plan de auditoría a cada jefe de área, en
dicha reunión se presentan formalmente los auditores y
se explican las actividades del plan a desarrollar.
AUDITOR LÍDER Y
ACOMPAÑANTE
Se desarrolla la auditoria de acuerdo con los parámetros
establecidos, se recoge la información de hallazgos,
observaciones y notas se consignan en un papel de
trabajo.
AUDITOR LÍDER Y
ACOMPAÑANTE
El equipo auditor prepara, organiza, concluye y ajusta
los resultados de la auditoria.
JEFE DE
OFICINA DE
PLANEACIÓ
N, CONTROL
INTERNO Y
ACOMPAÑA
NTE
El Jefe de la Oficina de Planeación y C.I preside la
reunión de cierre a la cual asisten el equipo auditor y los
auditados, presenta hallazgos, recomendaciones de
auditoría y conclusiones.
AUDITADO
De acuerdo con los hallazgos y recomendaciones
formuladas por la OCI, el responsable del área formula el
plan de mejoramiento correspondiente.
OFICINA DE
PLANEACIÓN Y
CONTROL INTERNO
Se remiten los informes de auditorías de las diferentes
áreas/procesos/proyectos de la Entidad.
Elabora Plan de Auditoria
Comunicar Plan de
Auditoria
Comunicar Plan de
Auditoria
Preparar y Organizar los
Resultados
Reunión de cierre-
Presentación de
Resultados
Formulación del Plan de
Mejoramiento
Remisión de
Informes
FIN
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2. CONDICIONES GENERALES
El proceso de auditoría tiene cuatro grandes etapas que se estructuran y encadenan de manera
ordenada para lograr el objetivo final que es contribuir con la calidad de la prestación de los
servicios de salud así:
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
PRESENTACIÓN DE INFORMES
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Cada etapa a su vez encierra acciones puntuales que las definen y delimitan claramente así:
PLANIFICACIÓN: Se establecen los criterios y el alcance de la auditoria e identificación
de las principales áreas de riesgo para la organización
EJECUCIÓN: se realiza una reunión de apertura con el propósito de presentar el auditor
(es), establecer una relación de trabajo eficaz, revisar los criterios y el alcance de la
auditoria, revisar el plan de auditoría y aclarar detalles, establecer el proceso de
presentación del informe.
PRESENTACIÓN DE INFORMES: se realiza un resumen de los hallazgos de la
auditoria y una reunión de cierre en la cual se comunica el cumplimiento de metas y
objetivos por parte de la organización y retroalimentación positiva sobre las observaciones
y/o recomendaciones para mejorar.
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SEGUIMIENTO Y CONTROL: actividades de verificación de los planes de
seguimiento.
Para la ejecución del proceso de auditoría del Sistema de control interno, la Alcaldía municipal de
Campoalegre ha definido las siguientes políticas:
Se debe evaluar permanentemente el Sistema de Control Interno con respecto al plan de
auditorías.
Se deben actualizar constantemente los procesos y procedimientos de la Entidad.
PROCESO DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA
1. NOTIFICACION DE AUDITORIA: La presente a ctividad tendrá lugar previa al inicio
de la auditoria; se realiza de forma escrita con dos (02) dias antes de dar inicio a la
auditoria. Dicha notificación contendra los siguientes items:
Fecha y hora de la auditoria
El proceso que se va a revisar
El Alcance y objetivos de la Auditoria
El Plan de Auditoria (Actividades contempladas para el desarrollo de la Auditoria).
De igual manera debe cumplir con lo siguiente:
Se debe notificar por escrito o personalmente
Minimo con una semana de Anticipación.
Documentos requeridos.
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Participantes.
Siempre debe realizarce.
2. REUNIÓN DE APERTURA: Se llevará a cabo una reunión entre el asesor de calidad y
el jefe de area, servicio o proceso, con la participación de los auditados; antes de dar
inicio al proceso de auditoria como un acto de cortesia. En el desarrollo de la reunión de
apertura es necesario acordar, organizar y aclarar al personal que se auditan procesos NO
personas; dar a entender al personal que el proceso de auditoria constituye una gran
herramienta de mejoramiento continuo y no un señalamiento de culpa. Asi mismo se dará a
conocer la metodologia de realización de la auditoria; el alcance de la auditoria y resolver
las inquietudes de de los auditados
3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: Una vez terminada la Reunión de apertura se dará
inicio al proceso de auditoria de conformidad con el Plan de Auditoria contemplada con
anterioridad teniendo en cuenta las siguientes actividades:
Revisión de la documentación
Listas de Chequeos
Esta auditoria se realiza teniendo como referencia la lista de chequeo de conformidad
con lo siguiente:
Recopilar y verificar información con relación al proceso
El auditor (Asesor de Calidad) registrará las observaciones del caso
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Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
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Recoger evidencia objetiva; de que las actividades cumplen o no con lo
descrito en el procedimiento. (“Evidencia Objetiva”: Información que se puede
comprobar que es verdadera, con base en hechos obtenidos mediante
observación, medición, ensayos u otros medios. ISO 9000.
Indicar en la lista de chequeo la conformidad o no conformidad.
Al final de la auditoria es indispensable suministrar retroalimientación al
auditado de acuerdo a los hallazgos encontrados.
4. PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL:
Los resultados de la Auditoria se plasman en un documento, el cual será parte de los
insumos que se entregaran a la Gerencia a la hora de proyectar los planes de mejoramiento.
El Asesor de calidad (Auditor) será el responsable de elaborar el Informe.
En el Informe se expresa que aspectos se deben MEJORAR.
El asesor de calidad (Auditor) NO será responsable de la acción correctiva, sin embargo
puede ofrecer recomendaciones .
CONTENIDO DEL INFORME FINAL:
El informe de Auditoria Final consta Basicamente de tres (03) partes:
RESUMEN: Debe contener una declaración de conformidad con los criterios de la
auditoria, una corta hipnosis de los hallazgos de la auditoria.
NO CONFORMIDADES: Dentro del Informe se escriben las no conformidades con
el fin de referenciarlas
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RECOMENDACIONES: Estas recomendaciones se relacionan con la eficiencia del
proceso auditado y la retroalimentación sobre el proceso del mismo con el fin de
que el auditado corrija las desviaciones encontradas.
5. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN: El Asesor de calidad (Auditor) realizará el seguimiento
a los planes de mejoramiento y presentará a la Gerencia el seguimiento a las acciones
contempladas.
INDICADORES DEL DESEMPEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA:
CUMPLIMIENTO EN AUDITORIAS REALIZADAS:
NUMERO DE AUDITORIAS REALIZADAS = 100%
TOTAL DE AUDITORIAS PROGRAMADAS
PORCENTAJE DE AUDITORIAS CONFORMES: Es decir auditorias que no
presentaron No conformidades:
NUMERO DE AUDITORIAS CONFORMES = 100%
TOTAL DE AUDITORIAS REALIZADAS
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ANEXOS.
ANEXO 01. PROGRAMA DE AUDITORIA:
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE
EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FORMATO PROGRAMA DE
AUDITORIA.
PAGINAS:
PROGRAMA DE AUDITORIA
Procesos
Criterios
Objetivo
Alcance
Lugar
APROBACIÓN ALCALDESA MUNICIPAL:
AUDITOR LÍDER:
AUDITORES:
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ANEXO 02.
NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA: MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE
EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
NOTIFICACIÓN DE
AUDITORIA
PAGINAS:
NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA
Proceso / Procedimiento:
Fecha:
Para: De:
Objetivos:
Alcance:
Participantes:
Documentación Necesaria:
Auditor Líder:
Auditores:
Cordialmente:
Recibido:
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PLAN DE AUDITORIA
Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
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ANEXO 03:
FORMATO PLAN DE AUDITORIA
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE
EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
PLAN DE AUDITORIA
PAGINAS:
PLAN DE AUDITORIA
Proceso:
Criterios:
Objetivo:
Alcance:
Lugar :
Actividades Participantes Horario Lugar Fecha Observaciones
Auditor Líder:
Auditores:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAMPOALEGRE Calle 18 No. 7-32
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Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
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ANEXO 04:
FORMATO REUNIÓN DE APERTURA
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE
EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FORMATO REUNIÓN DE
APERTURA
PAGINAS:
REUNIÓN DE APERTURA Proceso: Fecha:
Participantes:
NOMBRE CARGO FIRMA
Objetivos:
Alcance:
Revisión y Ajustes al Plan:
Se tiene conocimiento de los tipos de hallazgos por parte de los auditados? ( Conformidades, No conformidades )
Se tiene conocimiento de informes de auditorías previos?
Programación Reunión de Cierre:
SI NO SI NO
SI NO SI NO
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Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
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ANEXO 05:
FORMATO REUNIÓN DE CIERRE
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FORMATO REUNIÓN DE CIERRE
PAGINAS:
REUNIÓN DE CIERRE
AUDITOR LIDER
AUDITORES
:
Se tiene conocimiento sobre el diligenciamiento del formato de Analisis de causa y Plan de mejoramiento?
Fecha limite para presentación de Plan de Mejoramiento:
RESPONSABLE DE PROCESO:
Objetivos
Alcance
Conclusiones
Conformidades:
No conformidades
Proceso/ Procedimiento: Fecha:
SI NO
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Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
Firma Firma Firma
ANEXO 06:
FORMATO INFORME GERENCIAL
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FORMATO INFORME GERENCIAL
PAGINAS:
INFORME GERENCIAL
AUDITORIA No. FECHA AUDITORIA: FECHA INFORME:
ACCIONES A IMPLEMENTAR RESPONSABLE FECHA
ACCIONES A IMPLEMENTAR RESPONSABLE FECHA
AUDITOR LIDER: AUDITORES
CONCLUSIONES
NO CONFORMIDAD MENOR
NO CONFORMIDAD MAYOR
PROCESO / PROCEDIMIENTO:
OBJETIVOS:
ALCANCE:
PARTICIPANTES:
CONFORMIDADES
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ANEXO 07:
FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO
MUNICIPIO DE
CAMPOALEGRE
EVALUACIÓN, MEDICIÓN,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FORMATO INFORME DE
SEGUIMIENTO
PAGINAS:
INFORME DE SEGUIMIENTO
AUDITORIA No. FECHA REALIZACION AUDITORIA: FECHA VERIFICACION A LA
EFICACIA:
ACCION IMPLEMENTADA RESPONSABLE SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
AUDITOR LIDER
AUDITORES
RESPONSABLE DEL PROCESO
Se Cierra ciclo de auditoria?
NO CONFORMIDAD
PROCESO / PROCEDIMIENTO:
OBJETIVOS:
ALCANCE:
SI NO
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ANEXO 08: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO UNIDAD FUNCIONAL PROCESO:
HVA QUE
(Actividades)
QUIEN
(Responsable)
CUANDO
(Fecha de
terminación)
DONDE
(Lugar donde
realiza la
actividad)
POR QUE
(Propósito de la
actividad)
(verbo)
COMO
(Pautas para la realización de
la actividad)
P
H
V
A
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PLAN DE AUDITORIA
Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:
Firma Firma Firma
“Después de escalar una montaña muy alta, descubrimos que hay muchas otras montañas por
escalar”.
(Nelson Mandela)
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAMPOALEGRE HUILA
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO
2014
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