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LOTERIA DE BOYACA

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONALAÑOS 2008 A 2011

TUNJA ABRIL DE 2008

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TABLA DE CONTENIDO PAG

INTRODUCCION

1. GENERALIDADES1.1. MISIÓN1.2. VISIÓN1.3. OBJETO1.4. PLANES Y PROGRAMAS:1.5. MARCO LEGAL

2. DIAGNOSTICO CUATRIENIO 2004 A 20072.1. EVALUACION FINANCIERA 2004 A 20072.1.1. ANALISIS PRESUPUESTAL2.1.1.1. INGRESOS2.1.1.1.1. Ingresos Presupuestados Vs Ingresos Causados 2003-20072.1.1.1.2. Análisis Comportamiento De Ventas 2004 A 20072.1.1.2. GASTOS2.1.1.2.1. Gastos Presupuestados Frente A Gastos Comprometidos 2004 –20072.1.1.3. ANALISIS COMPARATIVO INGRESOS VS GASTOS2.1.1.4. ANALISIS DE PREMIOS CAIDOS EN PODER DEL PUBLICO2.1.1.5. GESTIÓN INSTITUCIONAL 2004 - 2007

3. OBJETIVOS PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (2008-2011)3.1. OBJETIVO GENERAL3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS3.2.1. MERCADEO Y VENTAS3.2.1.1. ESTRATEGIAS3.2.2. PROCESOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO3.2.2.1. ESTRATEGIAS3.2.3. RACIONALIZACION DE RECURSOS3.2.3.1. ESTRATEGIAS3.2.4. MEJORAMIENTO DE LA SOLIDEZ ECONÓMICA Y FINANCIERA.3.2.4.1. ESTRATEGIAS3.2.5. REORGANIZACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS3.2.5.1. ESTRATEGIAS3.2.6. DISTRIBUCION AREAS FISICAS

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555556

7777789

11121314

1717171717181919192121222223

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3.2.6.1. ESTRATEGIA

4. PLAN PLURIANUAL PERIODO 2008 - 20114.1. ANÁLISIS DEL COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS BRUTOSPOR VENTA DE LOTERÍA Y EXPLOTACIÓN DE APUESTASPERMANENTES Y PROYECCIÓN A CUATRO AÑOS.4.1.1. INGRESOS POR VENTA DE LOTERÍA Y TRANSFERENCIAS ALSECTOR SALUD.4.1.2. INGRESOS POR DERECHOS DE EXPLOTACIÓN DE APUESTASPERMANENTES Y TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD.4.1.3. INGRESOS Y GASTOS PROYECTADOS.

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24

25

25

2626

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INTRODUCCION

La Lotería de Boyacá, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado que se haposicionado como líder en el mercado de los Juegos de Suerte y Azar, ocupando uno delos primeros lugares en ventas con relación a las demás Loterías del País, tiene un altopotencial de aceptación Nacional en las zonas de Bogotá/ Cundinamarca, Eje Cafetero,Meta, Tolima/Huila, Boyacá, Antioquia, Santanderes, la Costa, Nariño, Caquetá, TerritoriosNacionales, Valle y Cauca , por su transparencia, responsabilidad y cumplimiento en elpago de premios a ganadores y a las Transferencias generadas a la salud de losColombianos.

Como resultado de las políticas de Gestión Financiera y de Recursos, establecidas dentrodel Proceso de Gestión de Calidad que adelanta la Entidad, se observa en la Lotería deBoyacá una situación Financiera encaminada a posicionarla como una Empresa Sólida yautosostenible, generadora de ingresos para el Sector Salud de nuestro país.

La elaboración del Plan de Desarrollo, describe las acciones a realizar por laAdministración en el cuatrienio 2008 a 2011, no obstante debe tener una perspectiva delargo plazo, encaminada al logro del desarrollo y continuidad en las acciones y losproyectos en ejecución, enmarcados en los planteamientos contenidos en el programa degobierno “PARA SEGUIR CRECIENDO”.

El presente documento se constituye en instrumento de gestión mediante el cual sedesarrollan las acciones de toda la Entidad, encaminadas al cumplimiento de las metaspropuestas, que permiten que la Empresa se posicione a nivel nacional, como la mejorLotería del País, generando recursos para elevar el nivel de vida de la poblaciónbeneficiada.

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1. GENERALIDADES

1.1. MISIÓN

Generar recursos económicos con responsabilidad social, para contribuir a la financiaciónde los servicios de salud y al bienestar de nuestros clientes, mediante la operación y lacomercialización transparente y eficaz del monopolio de arbitrio rentístico departamentalde juegos de suerte y azar, con un equipo de personas altamente comprometidas,procesos de calidad y mejoramiento continuo.

1.2. VISIÓN

Ser una Empresa líder en transferencia de recursos económicos al sector de la salud,reconocida en el ámbito nacional por su compromiso institucional en la calidad yexcelencia de sus procesos para la operación y comercialización de los juegos de suerte yazar.Se adoptó esta Misión y Visión mediante decreto Ordenanzal No 1366 del 16 deNoviembre de 2004.

1.3. OBJETO

Se establece como objeto principal de la Empresa la administración y explotación delmonopolio de arbitrio rentístico Departamental de Juegos de Suerte y Azar a cargo delDepartamento de Boyacá.

1.4. PLANES Y PROGRAMAS : Como Política de Desarrollo Institucional, la Lotería deBoyacá se compromete a crear, implementar, desarrollar Planes y Programas de Gestiónque conduzcan al cumplimiento de la misión, y al desarrollo, crecimiento y mantenimientode la Entidad en el tiempo.

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1.5. MARCO LEGAL

• Artículo 336 de la Constitución Política, el cual consagra que las rentas obtenidas en elejercicio del monopolio de los juegos de suerte y azar estarán destinadosexclusivamente a los Servicios de Salud.

• Ley 643/2001 Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegosde suerte y azar, reglamentada por los Decretos 2975 de Septiembre de 2004 y 1350de 2003.

• Ley 152 de 1994, sobre planes de acción anuales que constituyen la basefundamental, para la posterior evaluación de resultados.

• Actualmente la Lotería de Boyacá se rige por los Decretos Ordenanzales Nos. 000722del 31 de mayo de 1996, transformación del Establecimiento Público a EmpresaIndustrial y Comercial del Estado del Orden Departamental,Art.1 y decreto 1366 del 16de noviembre de 2004.

• Acuerdo 010 de 2006 del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, que establecelas Reservas para la provisión del pago de premios y el fondo especial para el pago depremios caídos en poder del público no cobrados.

• Ley 1150 de 2007 Art. 14 y Decreto 66 de 2008, art. 51 y demás normasconcordantes civiles y comerciales.

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2. DIAGNOSTICO CUATRIENIO 2004 A 2007

2.1. EVALUACION FINANCIERA 2004 A 2007

En este capítulo se analiza en forma resumida el Estado Financiero de la Empresa, en elperiodo de estudio; de acuerdo a las Políticas de Austeridad y Racionalización de gastosestablecidas por la Ley 617 de 2000 y aplicada por la Administración con fundamento enlos principios de eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de los servicios y laoptimización de los gastos, además de Políticas Económicas Presupuestales y Fiscalesdesarrolladas en los mandatos legales establecidos para las Empresas Industriales yComerciales del Estado.

2.1.1. ANALISIS PRESUPUESTAL

2.1.1.1. INGRESOS

2.1.1.1.1. Ingresos Presupuestados Vs Ingresos Causados 2003-2007

CUADRO No. 1: COMPARATIVO INGRESOS PRESUPUESTADOS VSINGRESOS CAUSADOS 2004 – 2007

Para la vigencia 2004 el presupuesto se proyectó sobre ventas netas, para la vigencia 2005 y enadelante se proyecta sobre ventas a valor bruto, reflejando para la vigencia 2004 una

2.004 2.005 2.006 2.007

ING. PRESUPUESTADOS 44.389.335 52.480.405 51.331.835 56.193.545

ING. CAUSADOS 33.654.018 43.748.543 47.469.347 57.844.133

VARIACION -10.735.317 -8.731.862 -3.862.488 1.650.588

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sobrestimación de ingresos superior a los $ 10.000.000 millones de pesos, para la vigencia 2005 sesobrestima el presupuesto en $8.731.862.000, mientras que para la vigencia 2006 el presupuestoalcanza un nivel de cumplimiento más alto, observándose una diferencia de $ 3.862.488 y para lavigencia 2007, los ingresos fueron superiores a los gastos en $ 1.650.588

2.1.1.1.2. Análisis Comportamiento De Ventas 2004 A 2007

CUADRO No. 2: COMPORTAMIENTO DE VENTAS 2004 - 2007

2.004 2.005 2.006 2.007

INGRESOS POR VENTAS 39.531.502 40.114.598 42.293.514 51.994.518

% DE VENTAS 5,17 5,24 5,53 6,80

INGRESOS PRESUPUESTADOS - C AUS ADOS 2004 - 2007

44.389.335

52.480.405 51.331.835

56.193.545

33.654.018

43.748.543

47.469.347

57.844.133

-10.735.317-8.731.862

-3.862.488

1.650.588

-20.000.000

-10.000.000

0

10.000.000

20.000.000

30.000.000

40.000.000

50.000.000

60.000.000

70.000.000

2.004 2.005 2.006 2.007

AÑOS

VALORMILES

$ING. PRESUP UES TADOS

ING. C AUSAD OS

VARIACIO N

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Las ventas de Lotería, han logrado un nivel significativo pasando de un 5.17% quecorresponde a la suma de $ 39.531.502.000 en el 2004, transfiriendo a la salud la sumade $ 11.882.528.227.80; en el año 2005 ascendió al 5.24% con un valor de $40.114.598.000.00, transfiriendo un valor de $ 11.527.755.789.60; en el año 2006,continuó su ascenso al 5.53% con un valor de 42.293.514.000.00 con unas transferenciasde $ 12.480.517.655.06; y al mes de diciembre 2007 alcanzó el 6.80%, con un valor $51.994.518.000.00, transfiriendo a salud la suma de $15.059.146.454.06. De acuerdo a loanterior la Lotería de Boyacá, ha Transferido al Sector de la Salud la suma de$50.949.948.126.52 en el último cuatrienio.

CUADRO No. 3: COMPARATIVO DE TRANSFERENCIAS

2.004 2.005 2.006 2.007

12% LOTERIA ORDINARIA 4.743.834 5.074.608 5.362.742 6.6 25.880

17% IMPUESTO A GANADORES 2.989.492 2.265.551 2.206.611 2.614.569

IMPUESTO FORANEAS 2.765.449 2.801.290 2.955.572 3.658.794

APUESTAS PERMANENTES 1.383.753 1.386.306 1.955.592 2.15 9.903

TOTAL 11.882.528 11.527.755 12.480.517 15.059.146

10

CONSOLIDADO VENTAS LOTERIA Y 12%EN TRANSFERENCIAS A LA SALUD

AÑO SORTEO

FRACCIONES

BILLETTES

VALORBRUTO GRAN

TOTAL

BOYACA RESTODEL PAIS

BOYACA RESTODEL PAIS

BOYACA RESTO DELPAIS

2004 3477-35271.329.387 18.436.329 265.877 3.687.266 2.658.774.000 36.872.658.000 39.531.432.000

2005 3528-35781.382.035 18.675.264 276.407 3.735.053 2.764.070.000 37.350.528.000 40.114.598.000

2006 3579-36291.442.943 19.703.814 288.589 3.940.763 2.885.886.000 39.407.628.000 42.293.514.000

2007 3630-36801.605.301 24.391.958 321.060 4.878.392 3.210.602.000 48.783.916.000 51.994.518.000

TOTAL 5.759.66681.207.365

1.151.93316.241.47

3

11.519.332.000162.414.730.000

173.934.062.000

12% VENTAS BRUTAS 1.382.319.840 19.489.767.600 20.872.087.440

10% FORANEAS16.241.473.000

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Durante el cuatrienio se vendió en total Boyacá 5,759,666 fracciones, equivalentes a1,151,933 billetes que corresponde a $11,519,332,000 y a $1,382,319,840 entransferencias a la salud.En el resto del país, se vendieron 81,207,365 fracciones, equivalentes a 16,241,473billetes que corresponde a $162,414,730,000 y a $19,489,767,600 en transferencias a lasalud.Lo que indica que durante el cuatrienio se vendieron $173,934,062,000 en Lotería deBoyacá, transfiriendo a la salud del departamento de Boyacá $20,872,087,440 y porconcepto del 10% de foráneas $16,241,473,000 para el resto del país.Vale la pena anotar que el mayor porcentaje transferido al departamento de Boyacá porconcepto del 12%, fue de la venta en el resto del país, equivalente al 93% y por la ventaen el departamento de Boyacá el 7%.

2.1.1.2. GASTOS2.1.1.2.1. Gastos Presupuestados Frente A Gastos Comprometidos 2004 – 2007

CUADRO No. 4: GASTOS PRESUPUESTADOS VS GASTOSCOMPROMETIDOS 2004 - 2007

2.004 2.005 2.006 2.007

GASTOS PRESUPUESTADOS 44.389.335 52.480.405 51.331.835 56.193.545

GASTOS COMPROMETIDOS 35.400.000 46.435.483 49.307.483 55.125.019

VARIACION 8.989.335 6.044.922 2.024.352 1.068.526

GASTOS PRESUPUESTADOS- COMPROMETIDOS 2004 A 2007

44.389.335

52.480.40551.331.835

56.193.545

35.400.000

46.435.483

49.307.483

55.125.019

8.989.335

6.044.922

2.024.3521.068.526

0

10.000.000

20.000.000

30.000.000

40.000.000

50.000.000

60.000.000

2.004 2.005 2.006 2.007

AÑOS

VA

LOR

MIL

ES

$

GASTOS PRESUPUESTADOS GASTOS COMPROMETIDOS VARIACION

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Para la vigencia 2004, al igual que los ingresos, los gastos se proyectaron sobre VentasNetas, reflejándose dentro de la ejecución presupuestal una diferencia en compromisospor valor de $ 8.989.335 respectivamente, Para las vigencias 2005 y 2006 y 2007 seproyecta el gasto sobre ventas brutas obteniendo, una diferencia entre lo presupuestado ylo ejecutado para el año 2005 de $6.044.922.00, para el año 2006 de $ 2.024.352 y parael año 2007 de $1.068.526.

2.1.1.3. ANALISIS COMPARATIVO INGRESOS VS GASTOSCUADRO No. 5: INGRESOS CAUSADOS FRENTE A GASTOS COM PROMETIDOS 2004 A 2007

Del análisis de las ejecuciones presupuestales 2004 a 2006 la Lotería ha arrojado un déficitpresupuestal, teniendo en cuenta que los gastos comprometidos son

2.004 2.005 2.006 2.007

INGRESOS CAUSADOS 33.654.018 43.748.543 47.469.347 57.8 44.133

GASTOS COMPROMETIDOS 34.943.909 46.435.483 49.307.483 55.125.019

DEFICIT PRESUPUESTAL -1.289.891 -2.686.940 -1.838.136 2 .719.114

INGRESOS CAUSADOS VS GASTOS COMPROMETIDOS 2004-2007

33.654.018

43.748.543

47.469.347

57.844.133

34.943.909

46.435.483

55.125.019

49.307.483

-1.289.891-2.686.940 -1.838.136

2.719.114

-10.000.000

0

10.000.000

20.000.000

30.000.000

40.000.000

50.000.000

60.000.000

70.000.000

2.004 2.005 2.006 2.007

AÑOS

VA

LOR

MIL

ES

$

INGRESOS CAUSADOS GASTOS COMPROMETIDOS DEFICIT PRESUPUESTAL

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superiores a los ingresos causados. Este déficit está ajustado a la situación financiera ypresupuestal de la Empresa, debido a que se comparan las cifras tomando el total deingresos causados frente al total de gastos comprometidos, determinando el valor deldéficit para cada vigencia así: para la vigencia 2004 $ -1.289.891.000, 2005 $ -2.686.940.000 y 2006 $ -1.838.136.000. El total del déficit presentado durante el periodode estudio es por valor de $ 5.814.967.000. Como el valor de cada déficit es asumido porel presupuesto de la vigencia anterior, la entidad se obliga a cancelar los compromisosadquiridos en las vigencias anteriores por esta razón el saldo a diciembre 31 de 2006 delas cuentas por pagar fue el presentado en la ejecución presupuestal de ese año, quecorresponde a $ 6.031.059.119.37 de los cuales a la fecha se han cancelado $4.170.519.515, el saldo en cuentas por pagar corresponde a premios en poder delpúblico no cobrados. Con respecto a la vigencia 2007, se observa un superávitpresupuestal por valor de $ 2.719.141 millones, el cual obedece al incremento en ventasregistrado para este año.

2.1.1.4. ANALISIS DE PREMIOS CAIDOS EN PODER DEL PU BLICOCUADRO No. 6: COMPARATIVO PREMIOS EN PODER DEL PUBL ICO 2004 A

2007

En la gráfica se observa el comportamiento presentado en cada vigencia de los premioscaídos en poder del público, para el año 2003 el plan de premios fue por un valor de $5.883.895.345, en Septiembre 11 de 2005 se hace una reforma a este plan se reduce a $5.450.982.642 y el 8 de Enero de 2005 se hace una segunda reforma ajustándose a $4.953.208.223 que corresponde al valor del actual plan de premios.

Para el año, 2004 se vendieron 3 premios mayores, en el 2005 se vendieron 3 premiosmayores y cuatro fracciones, en el 2006, 3 premios mayores y dos fracciones y en el año2007 se vendieron dos premios mayores y una fracción.

Con lo anterior se puede afirmar que el Plan de Premios implementado, esta dandoresultados positivos para la Empresa, ya que permite que la ocurrencia de los Premios

2.004 2.005 2.006 2.007

PREMIOS EN PODER DEL PUBLICO16.333.666 15.526.340 15.289.018 14.398.105

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caídos en poder del público se realice de acuerdo a las expectativas proyectadas, lo quejunto con el incremento en las ventas ha permitido que las utilidades por sorteo seincrementen.

2.1.1.5. GESTIÓN INSTITUCIONAL 2004 - 2007

♦ Financieramente la Lotería de Boyacá durante el presente cuatrienio se ha comportadode la siguiente manera (Ver gráfico No. 3): En el año 2004, arrojó una pérdida en losEstados Financieros de $ -926.286.522.00, en el año 2005, la pérdida en la vigenciacontable fue de $ -1.331.694.171.00, para el año 2006 la Empresa presentó un alzaen sus Estados Financieros alcanzando una Utilidad por valor de $ 387.690.340.00 y alcierre de la vigencia 2007, presentó una utilidad correspondiente a $2.214.666.437.00. Con lo anterior podemos establecer que la Entidad presentaba unDéficit financiero, el cual fue superado realizando esfuerzos Administrativos,Comerciales y de austeridad y racionalización en el gasto, obteniendo un resultadoque se refleja en las utilidades alcanzadas en los últimos dos periodos, cumpliendoademás con el pago al sector de la salud, de las transferencias dejadas de cancelar enlos años 2001, 2002 y 2003,

1 6 .3 3 3 .6 6 6

1 5 .5 2 6 .3 4 01 5 .2 8 9 .0 1 8

1 4 .3 9 8 .1 0 5

1 3 .0 0 0 .0 0 0

1 3 .5 0 0 .0 0 0

1 4 .0 0 0 .0 0 0

1 4 .5 0 0 .0 0 0

1 5 .0 0 0 .0 0 0

1 5 .5 0 0 .0 0 0

1 6 .0 0 0 .0 0 0

1 6 .5 0 0 .0 0 0

VA

LOR

EN

MIL

ES

2 .0 0 4 2 .0 0 5 2 .0 0 6 2 .0 0 7A Ñ O S

C O M P A R A T IV O P R E M IO S E N P O D E R D E L P U B L IC O 2 0 0 4 - 2 0 0 7

2 .0 0 4 2 .0 0 5 2 .0 0 6 2 .0 0 7

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que ascendían a $ 3.148.000.000. Además la Empresa esta dando cumplimiento alacuerdo 0010 de 24 de marzo de 2006, en el cual se establece la creación de los fondosespeciales, con el propósito de depositar efectivo para el pago de Premios caídos enpoder del público no cobrados y Provisión para el Pago de Premios, a 30 de noviembrede 2007, se han reservado en estos fondos un valor total de $ 4.705.220.568.28.

♦ El logro más importante de la Lotería de Boyacá ha sido el continuo crecimiento en lasventas de billetería pasando del 5.17% en el año 2004 al 5.24% en el año 2005,5.53% en el 2006 y 6.80% al cierre de la vigencia 2007; en consecuencia elincremento de las transferencias al sector salud es directamente proporcional, lo cualha permitido mejorar el bienestar social de los Boyacenses y del resto del país.

♦ La Lotería de Boyacá se encuentra implementando el sistema de Gestión de la Calidadbajo criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, para tal propósito se han definido 6procesos, entre los cuales se encuentran los Procesos Misionales y de Apoyo;Financieros, Gestión de Competencias, Administrativo, Gestión Documental,Obligaciones y Servicios y Comunicaciones, contando con un avance del 80%. Estesistema de igual manera contribuye a la implementación del MECI (Modelo Estándar

UTILIDAD/DEFICIT

-$ 926.868.522,00

-$ 1.331.694.171,00

$ 387.690.340,00

$ 2.214.666.437,00

-$ 2.000.000.000,00

-$ 1.500.000.000,00

-$ 1.000.000.000,00

-$ 500.000.000,00

$ 0,00

$ 500.000.000,00

$ 1.000.000.000,00

$ 1.500.000.000,00

$ 2.000.000.000,00

$ 2.500.000.000,00

2004 2005 2006 2007

AÑOS

RESULTADODELEJERCICIO

2004 2005 2006 2007

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de Control Interno), el cual también es un Proyecto bandera de la Institución, el cualpresenta un grado de avance del 40% aproximadamente, estando de esta maneraacorde a las exigencias de la Ley 872 y a los requerimientos de la NTCGP 1000:2004.

♦ En cumplimiento a requerimientos legales, la Lotería de Boyacá necesito reducir laPlanta de Personal con 14 Empleados Públicos, adelantando el estudio deModernización Institucional, coordinadamente con el Departamento Administrativo dela Función Pública, quien asesoró dicho estudio con la metodología y técnicasestablecidas por esa Entidad. Por lo cual, se puede decir que se propendió por elinterés general sobre el interés particular, garantizando con este proceso la operacióneficaz de la Entidad, dando cumplimiento a la austeridad y racionalización en el gasto.Como resultado de lo anterior, los Gastos de Personal para el año 2006, tuvieron unahorro de $218.164.749 equivalente al 9.80% del total de gastos proyectados para esavigencia.

♦ En cumplimiento a las Leyes 716 de 2001 y 901 de 2004 y sus decretosreglamentarios se efectúo la depuración de inventarios para el año 2006, dandoaplicabilidad al proceso de saneamiento contable obteniendo resultados positivos, conlo cual se actualizaron los inventarios en un 100% y se depuraron los registroscontables de los Estados Financieros. En la vigencia 2007, se llevo a cabo elmejoramiento físico a las instalaciones de la Empresa y el Salón el trébol, recintoesencial para la celebración semanal de los sorteos de Lotería de Boyacá.

♦ Durante el cuatrienio, en el Area de Archivo de la Entidad, se logró la aprobación delas Tabla de Retención Documental (TRD) de la Lotería mediante el acuerdo N° 001del Consejo Departamental de Archivos de fecha 14 de Diciembre de 2006, dándoleaplicabilidad a las mismas, logrando la reducción en insumos, la optimización deespacios físicos, garantizando la seguridad de la información y permitiendo de estaforma agilidad en los procesos y mejora de los tiempos de respuesta al cliente; seorganizó de esta manera el Archivo de Gestión en un 90%, como un instrumento deapoyo a las labores administrativas.

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3. OBJETIVOS PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (2008-20 11)

3.1. OBJETIVO GENERAL

♦ La Lotería de Boyacá, se propone para el presente cuatrienio ( 2008 a 2011),incrementar cada año las transferencias de recursos económicos destinados a financiarlos servicios de salud en el Departamento de Boyacá y en los demás Departamentosdonde se comercializa nuestro producto.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.2.1. MERCADEO Y VENTAS♦ Incrementar las Ventas de Lotería ordinaria, pasando del 6.80 en el año 2007 al 8%

proyectado para el año 2011, con el propósito de transferir dichos recursos.

PROGRAMA: INNOVACION Y DESARROLLO COMERCIAL

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011) Ventas de Lotería Incrementar las

transferencias aSalud en el 1.2%

6.80% 8.00%

3.2.1.1. ESTRATEGIAS

Teniendo en cuenta los resultados de los sorteos del año 2007, se realizó la proyección deventa para el año 2008 en un 7.1%, para el año 2009 en un 7.3%, para el año 2010 enun 7.6% y para el año 2011 en un 8%, estos resultados se pueden lograr si se daaplicabilidad estratégicamente a la inversión publicitaria, la cual se realizará en medioscomo: televisión, radio. Prensa, apoyados en una estrategia de mercado importante parasu masificación en el público, como es el deporte. Afiches, pendones, vallas, entre otros;en los eventos culturales y artísticos apoyados con material publicitario y en campañaspromocionales dirigidas a la fuerza de ventas (Distribuidores, vendedores de lotería) ycompradores, dando cubrimiento al mercado nacional, regional y local sobre todo en laszonas donde más se vende el producto Lotería de Boyacá, para reforzar la venta y marca.

Incursionar con el producto Lotería de Boyacá, en el mercado de venta en líneacon el fin de atraer nuevos compradores y renovar la fuerza de venta,conservando el canal de venta en el Distribuidor tradicional.

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Para dar alcance a la política de comercialización, a través de actividades de mercadeo setiene proyectado:

� Visitas a Distribuidores, se sugiere una visita por Zona. Las visitas deberán incluir unacapacitación y además una etapa de retroalimentación con cada uno de losdistribuidores respecto de temas puntuales como: cartera, documentos soporte decontratos, metas en comercialización, entre otros. El orden en que se planean dichasvisitas se da teniendo en cuenta básicamente la oportunidad de mercado que se hagenerado por las dificultades en las que se encuentran algunas Loterías de estaszonas, constituyéndose en nichos de mercado propicios para explotar.

• Acompañamiento a cada distribuidor a través de reconocimientos escritos por elesfuerzo comercial de acuerdo a las ventas mensuales.

• Aporte con material de ayuda publicitaria según solicitud de cada distribuidor paracada actividad o evento que realicen, con el fin de motivar especialmente al vendedorde Lotería de Boyacá.

• Convocatoria de integración y capacitación a los distribuidores, con el fin de darles aconocer los proyectos a realizarse en el próximo cuatrienio.

• Posicionar y sensibilizar los Valores Agregados con que cuenta la empresa, tales comola confianza, solidez, transparencia, responsabilidad, cumplimiento, oportunidad,trayectoria, seguridad, entre otros, deberán recordarse continuamente en las pautaspublicitarias y comerciales que se contraten por la Lotería de Boyacá a Nivel Nacional,regional y local.

3.2.2. PROCESOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO

♦ Continuar el mejoramiento de los procesos para incrementar la eficienciaadministrativa, financiera, operativa y comercial de la Lotería de Boyacá.

PROGRAMA: DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)Procesos deMejoramientocontinuo

Implementar elMECI, S.G.C.)

50% 100%

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3.2.2.1. ESTRATEGIAS

De acuerdo a los estándares de calidad exigidos por la Norma técnica, continuar yculminar el Proceso de Certificación NTCGP 1000 2004, logrando el funcionamiento de laEmpresa bajo parámetros de eficiencia, eficacia y efectividad.

Continuar con la implementación del MECI (Modelo estándar de Control Interno)

3.2.3. RACIONALIZACION DE RECURSOS

♦ Aprovechar y optimizar el recurso humano, técnico y financiero

PROGRAMA: FORTALECIMIENTO FINANCIERO

SUBROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)Optimización yRacionalización derecursos

Aprovechar losrecursos en un 95%

75% 95%

3.2.3.1. ESTRATEGIAS

♦ RECAUDO DE INGRESOS

La Lotería de Boyacá realizará un estudio técnico que le permita recuperar y actualizar loscánones de arrendamiento de años anteriores, con el fin de incrementar los ingresos poreste concepto y actualizar dichos cánones teniendo en cuenta el avalúo comercial.

Se propone arrendar las oficinas del edificio de la Lotería de Boyacá, que en la actualidadno están generando ningún ingreso por concepto de canon de arrendamiento.

De acuerdo al desarrollo del programa de recuperación de activos en litigio como el HotelHunza y el Hoya de la Papa, una vez recuperados estos bienes inmuebles, se realizara lainversión correspondiente para habilitarlos y arrendarlos, con lo que el rubro deinversiones se verá incrementado en gran medida, lógicamente estos ingresos sedestinaran a recuperar la inversión inicial, antes que comiencen a generar rentabilidad.

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Control en el recaudo y maximización de los recursos Financieros de la Empresa, buscandomayor rendimiento para contrarrestar los gastos financieros, hasta llegar al punto deequilibrio.

Restablecimiento de la liquidez, de tal manera que el efectivo disponible en caja y bancos,cubra los gastos de la actual vigencia y de las anteriores, así como el incremento en lasreservas establecidas por la Ley.

♦ RACIONALIZACION DE GASTOS

Se debe realizar una gestión de Racionalización de los Gastos en rubros tales como:

Gastos De Personal

Se debe concretar oportunamente un plan de vacaciones con los funcionarios, paradisfrutar de las mismas dentro de la vigencia y reasignar funciones, evitando nombrarpersonal externo para hacer reemplazos, lo cual daría como resultado un ahorrosignificativo.

Gastos Generales

Racionalizar la contratación, teniendo en cuenta la nueva normatividad, en desarrollo delas políticas institucionales de racionalización y austeridad en el gasto .En el rubroComisiones y Gastos Bancarios, se pretende obtener un ahorro considerable, realizando unestudio con el sector financiero, para establecer las mejores ofertas en cuanto arentabilidad y minimización de costos bancarios.

Gastos De Comercialización Y Producción.

Realizar un ahorro en los siguientes rubros:

• Racionalizar los gastos de impresión de billeterìa, realizando estudios de costosentre varios proponentes, haciendo así mismo invitación directa y reduciendo eltamaño del billete hasta en un 10%: con lo cual se generará un ahorro en lastintas y papel básicamente, lo que nos permitirá reducir así sea en un valor mínimoel valor del billete impreso, pero que en la cantidad requerida significaría un mayorahorro. Consideramos que esta reducción en el tamaño del billete no influye en lacomercialización del mismo, es una estrategia que algunas otras Loterías tambiénhan implementado.

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• De la anterior estrategia, muy seguramente, se generará un pequeño ahorro en elTransporte de billeterìa a Distribuidores, teniendo en cuenta que el peso en Kg. delfísico de nuestro producto se reducirá.

• Redistribuyendo la asignación del cupo de billeterìa de los distribuidores, dandoentre otras, aplicabilidad al Reglamento de Distribuidores con relación al 33.3% delas ventas sobre lo despachado, generará una optimización en la comercializaciónde la billeterìa en lugares que por su comportamiento en ventas de los últimossorteos proyectan mayores ventas. Igualmente el valor del transporte de ladevolución se reducirá, pues también se esta facturando de acuerdo al peso.

• En cuanto al Juego de las Apuestas Permanentes, se proyecta reducir gradualmente laventa manual, para evitar la impresión de los correspondientes formularios,cumpliendo igualmente los topes mínimos establecidos en la normatividad vigente.

3.2.4. MEJORAMIENTO DE LA SOLIDEZ ECONÓMICA Y FIN ANCIERA.

♦ Mejorar la solidez económica y financiera de la Lotería de Boyacá mediante larecuperación de activos físicos y cartera.

PROGRAMA: FORTALECIMIENTO FINANCIERO

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)

Recuperación deactivos físicos ycartera que estánen procesosjudiciales

Recuperar losactivos físicos y decartera en un 80%

50% 80%

3.2.4.1. ESTRATEGIAS

- Estudio jurídico técnico de conceptualización para la contratación de una firmaespecializada de abogados de renombre y reconocida experiencia en el ámbito regionalo nacional para adelantar las gestiones jurídicas para la recuperación la totalidad delos bienes en especial la de restitución de los bienes inmuebles arrendados.

- Trazar los lineamientos para la correcta prestación de la asesoría y consultora quedemande la Entidad.

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- Direccionar las políticas que en materia de representación judicial y extrajudicialrequiera la Lotería.

- Atender de manera eficiente el control de las acciones judiciales donde la Lotería esparte, atendiendo las actuaciones judiciales.

- Dirigir su accionar hacia la defensa de los intereses de la Empresa.

- Vigilar el cumplimiento de la ejecución de los contratos en los cuales ejerce comosupervisor.

- Coordinar todas las fases y requisitos de los procesos contractuales, de conformidadcon las disposiciones legales.

3.2.5. REORGANIZACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

♦ Reorganizar la Empresa con base en la revisión y actualización de los procesos yprocedimientos, acorde con la estructura de la Empresa.

PROGRAMA : DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)Revisión yactualización deprocesos yprocedimientos

Tener unaEstructuraajustable a lascondiciones decambios futuros enun 90%

50% 90%

3.2.5.1. ESTRATEGIAS

Realizar la revisión al Manual de Funciones de la Entidad, para actualizarlo de acuerdo alos actividades desarrolladas especificadas dentro del Proceso de Calidad

Actualizar el Manual de Procedimientos, de tal forma que permita la rotación defuncionarios según las necesidades del servicio

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3.2.6. DISTRIBUCION AREAS FISICAS

♦ Distribuir las áreas físicas, con el fin de maximizar tiempos en los diferentesprocesos.

PROGRAMA: OPTIMIZACION DE INFRAESTRUCTURA FISICA

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)Reorganizaciónáreas físicas

Tener lasInstalacionesadecuadas yambiente de trabajoacorde a lasnecesidades dedesempeño en un90%.

50% 90%

3.2.6.1. ESTRATEGIA

Adecuación y reorganización de puestos de trabajo, para que funcionen en adecuadoambiente laboral y dentro de los lineamientos de salud ocupacional, minimizando laocurrencia de riesgos profesionales.

3.2.7. ACTUALIZACION TECNOLOGICA

♦ Renovar y actualizar la plataforma tecnológica tanto en Software como en Hardware.

PROGRAMA: DESARROLLO Y FORTALECIMIENTO TECNOLOGICO

SUBPROGRAMA META Ind. B. (07) Ind. R. (011)

Actualizacióntecnológica

Renovar la totalidadde la plataformatecnológica, en un100% .

30% 100%

3.2.6.1. ESTRATEGIA

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Renovar la totalidad de la plataforma tecnológica , mejorar y adquirir el software necesariopara obtener un sistema de información gerencial en línea de tal forma que la empresapueda tomar las decisiones oportunamente.

4. PLAN PLURIANUAL PERIODO 2008 - 2011

Para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos en el presente documento,que busca como fin último, sustentar la estabilidad económica y el desarrollo futuro de laEntidad, así como generar los recursos necesarios para transferir al sector salud, deacuerdo con los lineamientos de la Ley 643 y del decreto 2975 que la reglamenta, serealizó la proyección de ingresos y gastos (ver anexo 2. consolidado), teniendo en cuentalos siguientes parámetros:

♦ Como resultado de la tendencia de incremento que ha venido presentándose en laEmpresa, el presupuesto para el año 2008, se proyectó con unos ingresos por ventasdel 7.1%, así mismo, se proyecta para el año 2009, vender un promedio del 7.3% deltotal de la emisión, para el año 2010, se pretende vender el 7.6% y para el año 2011,se pretende vender el 8%. Lo anterior se programa con base en estudios realizadosobservando la tendencia que presentan las ventas de billeterìa ordinaria en los últimoscuatro años y al incremento presentado en la vigencia 2007.

V E N T A S P R O Y E C T A D A S 2 0 0 8 - 2 0 1 1

6 ,6%

6 ,8%

7 ,0%

7 ,2%

7 ,4%

7 ,6%

7 ,8%

8 ,0%

8 ,2%

2 .008 2 .009 2.010 2011

A Ñ O S

PO

RC

EN

TA

JE

S erie1

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♦ Los Arriendos se proyectaron teniendo en cuenta el incremento del IPC, más el 10%del IVA. Para hacerlos reales en el periodo proyectado.

♦ Para realizar la proyección de los Gastos de Personal se tuvo en cuenta un IPCpromediado del 7%, debido a que no se liquida el mismo porcentaje de incrementoentre los trabajadores oficiales y los Empleados de Libre Nombramiento y remoción.Los gastos generales y gastos directamente relacionados con el cumplimiento delObjeto social de la Empresa, se incrementaron de acuerdo al IPC proyectado para elaño 2008 (5%) por el Banco de la República.

♦ La Lotería de Boyacá, de acuerdo a las estrategias comerciales del mercado actual,que incide en la estructura comercial de la empresa , incursionaría en el sistema deventa en línea, combinándolo con el sistema de venta tradicional, utilizando el mismocanal de Distribuidores para tal evento. Por lo anterior en su momento se proyectaralos gastos que cause la inversión en la infraestructura necesaria para tal fin.

Los anteriores ajustes aplicados a los Ingresos y Gastos futuros, nos permiten operarnuestro producto y mantener la viabilidad financiera de la empresa sin tener querecurrir a procesos de financiación externa, lo cual nos permite culminar el deceniocon un buen margen de utilidad.

Ver Proyección del Presupuesto para el periodo 2008 – 2011, adjunto.

4.1. ANÁLISIS DEL COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS BRUTOS PORVENTA DE LOTERÍA Y EXPLOTACIÓN DE APUESTAS PERMANENTES YPROYECCIÓN A CUATRO AÑOS.

El análisis de la proyección financiera del Plan de Desarrollo para los años 2008 a 2011,tiene como objetivo reflejar la situación de la Entidad, a partir del comportamientohistórico como instrumento para llegar a la situación actual y de allí planear, programar yproyectar a cuatro años el futuro de la Entidad, con un margen favorable de rentabilidad.

Es necesario tener en cuenta que en cualquier proyección se presenta algún margen deerror sujeto a corrección, causado por imprevistos o por cambios externos significativos yque pueden afectar considerablemente el comportamiento de los ingresos y de gastos.

4.1.1. INGRESOS POR VENTA DE LOTERÍA Y TRANSFERENCIAS AL SECTORSALUD.

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� La proyección del 12% de transferencia para salud en Boyacá sobre las ventas brutasdel año 2008 al año 2011 de lotería en el periodo de estudio de 4 años arroja unacumulado de $ 27.942.575.000, conforme a la Ley. Para obtener este dato se efectuóel siguiente análisis: observando la tendencia porcentual del promedio de las ventas delos periodos anteriores, se proyectaron las ventas para el año 2008 y siguientesobteniendo en forma directamente proporcional el 12% de la venta de cada año,efectuando la proyección para el periodo de estudio a analizar (4 años) y lasprobabilidades de modificación más reales, conforme a los lineamientos de lareglamentación de la Ley 643 de 2001 con respecto a los juegos de suerte y azar, alDecreto Reglamentario 2975 de 2004 y acuerdo 010 de 2006.

� Para el cálculo del 17% del impuesto a ganadores a transferir al sector Salud delDepartamento de Boyacá, se tomo el total de la provisión para el pago de premios,multiplicado por el 17% y por el total de premios caídos en poder del públicoproyectados para la vigencia fiscal de 2008, arrojando un total proyectado a loscuatro años acumulado de $ 10.896.330.883.

4.1.2. INGRESOS POR DERECHOS DE EXPLOTACIÓN DE APUESTASPERMANENTES Y TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD.

� La proyección de las transferencia para salud en Boyacá, sobre derechos deexplotación de Apuestas Permanentes en el periodo de estudio de 4 años arroja unacumulado de $ 11.172.976.008, conforme a la Ley. Para obtener este dato se efectuóel siguiente análisis: Se tomo como base el Estudio de Mercado para la Concesión de laExplotación del Juego de Apuestas Permanentes, elaborado para el periodocomprendido del 1 de febrero de 2006 al 31 de enero de 2011 proyectando elpresupuesto para los años 2008 al 2010; para el año 2011 , se promediaron losporcentajes de variación de los 5 años anteriores, dando como resultado el incrementoporcentual del 11%.

4.1.3. INGRESOS Y GASTOS PROYECTADOS.

La estructura de ingresos propios de la Lotería de Boyacá para el periodo 2008 a 2011,estará conformada en promedio en un 99.72% por los ingresos no tributarios porconcepto de venta de Lotería tanto en el Departamento como fuera de él. Además losrecursos de capital solo representan el 0.28%

Los Gastos del decenio en su estructura se proyectan atendiendo las metas y accionesdefinidas en el Plan de Desarrollo, destinándose el 4.36% para Gastos de Personal; 4.05%para Gastos Generales y un 1% para Apuestas Permanentes, en los Gastos de Inversión

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ordinaria con un porcentaje de 2.10% las Transferencias del 12% por Venta de billeterìa yel 4.56% por Derechos de Explotación de Apuestas Permanentes. Por último los Gastos deOperación y Comercialización alcanzan en promedio un 67.99%.

Con base en las proyecciones de Ingresos y Gastos se determina que el financiamiento delPasivo de Funcionamiento se hará en su totalidad con recursos propios sin generar undesahorro. En el Plan de Desarrollo, se contempla el pago de pasivos con eficiente manejodel flujo de efectivo y cumplimiento en su totalidad de lo establecido en las normas queregulan esta actividad económica..

Elaboro: Esperanza P/Efrain S