Plan de Manejo de Emergencias en Unidades de Información ante Situaciones

de Desastres.

Iris D. Escobar AcevedoCINF 6400

Administración de Servicios de InformaciónDra. Irma Quiñones Maurás30 de noviembre de 2009

Introducción

• Un buen administrador debe tener un plan de manejo de emergencias ante la eventualidad de que surja una situación de desastre en su unidad de información.

• Este plan debe ser discutido, estudiado y ensayado por cada miembro de la unidad.

Objetivos

• Definir desastre, plan de evaluación de desastres.

• Conocer las diferentes fases de preparación para un plan de desastres.

• Como hacer un plan de emergencias para situaciones de desastres

• Estrategias de un administrador para el desarrollo del plan.

• Técnicas para un buen manejo ante un desastre.

Definiciones

• Desastre: – cualquier incidente, que pueda

amenazar y/o dañar la seguridad humana, o amenaza con dañar las colecciones, contenido, facilidades o servicios de una biblioteca. (Muir & Shenton, 2002)

– un suceso inesperado con efectos destructivos en las colecciones.

(Sánchez, 1999 citado por Cabeza, 2007)

Definiciones

• Plan de preparación de desastre: documento escrito que describe los procedimientos para prevenir y estar preparado para un desastre, y el propósito debe responder a la respuesta y recuperación cuando ocurre un desastre.

(Haines, 2002)

Definiciones

• Equipo de respuesta (desastre):Personas adiestradas para trabajar en situaciones de emergencias, los cuales conocen el plan de su unidad para este tipo de situación.

• Fase de Prevención: Investigar qué elementos suponen un riesgo

para las colecciones, para tomar las medidas necesarias para corregirlas.

Definiciones

• Fase de Preparación:– Cuando todo lo que se piensa hacer está

escrito en papel.– Adiestramiento al personal.

• Fase de Respuesta:• Modo en que se lleva a cabo la respuesta ante

la emergencia o situación de desastre.

• Fase de Recuperación:– Tiempo en que los servicios tardarán en

ofrecerse.

Pasos a seguir en la preparación de un plan de desastres.

Fases

Elements of a library disaster

Tomado de la presentación DISASTER PREPAREDNESS, RESPONSE & RECOVERY CAL pre-conference Nov. 9 2006

POSIBLES CAUSAS PARA QUE OCURRA UN DESASTRE

Posibles causas o situaciones que pueden

causar un desastre

Desastres naturales

• Tormentas tropicales• Huracanes• Inundaciones• Fuegos• Terremotos

Desastres provocados por el ser humano

• Agua• Contaminación

biológica• Actos terroristas• Problemas de

construcción• Fallas eléctricas• Explosión• Escapes de gas

• Fuegos• Errores humanos• Robos• Desastres nucleares• Humo tóxico• Guerra

Componentes de un Plan de Desastre

Fase Contenido

Prevención Evaluación de riesgos – LugarEvaluación de riesgos – FacilidadesHistoria de la institución

Planificación Grupo de emergencia (desastre)Plan de comunicaciónPrioridades de rescateSeguroAdiestramientos y prácticaEquipo y recursos

Respuesta Respuesta inicialRespuesta minuciosa

Recuperación ColeccionesServicios

Norton, 2008

Fase de Prevención

• Evaluación de riesgo– Exterior– Edificios– Locales– Seguridad– Protección de fondos valiosos– Protección contra incendios– Protección contra inundaciones– Proyectos de construcción y reformas– Respuesta ante siniestros y emergencias Cabeza, 2007

Ventajas de la prevención:

• Mitigación de daños.

• La emergencia puede ser en menor escala si los miembros del equipo están preparados para actual inmediatamente.

• Los daños pueden limitarse aun si el desastre es en gran escala.

Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los daños:

• Mantenimiento regular del edificio y condición de la colección.

• Buen sistema de protección contra incendios.

• Mantener un inventario de la colección.

• Mejorar el almacenamiento de la colección.

• Procedimientos de seguridad buenos.

Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los daños:

• Distribución de responsabilidades cuando se responde a la emergencia.

• Determinación ante el probable desastre.

• Descubrir los recursos disponibles.

Akhtar, (2008)

Fase de Planificación

• Crear un plan para el manejo de emergencias

• Asignar responsabilidades.– Comité de emergencias, seguridad y

desastres.• Se encarga del estudio, planificación y

control.– Equipo de emergencias de biblioteca y

brigada de rescate.• Interviene directamente en caso de

desastre.

Fase de Planificación

• Determinar los objetivos y el alcance del plan.

• Establecer un calendario y plazos aproximados de actuación.

• Simulacros• Adiestramientos a todo el personal.

Coordinador de emergencias.

• Debe conocer bien la estructura administrativa, los centros, las colecciones, instalaciones, y problemas de los centros.

• Si es una biblioteca universitaria debe ser parte del comité de emergencia de la institución.

Equipo de Emergencias

• Coordinar • Evaluar la situación• Tomar decisiones• Documentar el proceso• Informar a los administradores• Actuar como puesto de mando

Fase de Respuesta

• Conocer los riesgos posibles.• Montar la cadena de comunicación.• Verificar los daños, una vez el área

sea segura.• Velar por la seguridad del personal.• Asegurar el área.

Brigada de rescate

• Debe estar constituida por personal bibliotecario.

• Son los primeros en entrar luego de la emergencia y el lugar esté seguro.

• Son los encargados de cotejar los daños a la colección y el manejo de los mismos a lugares más seguros.

Orden de prioridades en la operación de rescate:

• Seguridad a la vida humana.• Record y equipo.• Rescatar la colección y

rehabilitación del edificio.• Rescatar los objetos de gran

importancia.• Ayudar al conservador.• Manejo cuidadoso y rescate.

Fase de Recuperación

• Proveer la continuidad de los servicios• Restaurar las colecciones.• Crear e implementar un plan para

procesar el material que regresará a las colecciones.

• El tiempo de recuperación puede ser corto o largo dependiendo del tipo de desastre.

• Reconocer el esfuerzo de las personas una vez terminada la emergencia

¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?

• Introducción• Agradecimientos• Tipos de emergencias• Composición del comité y

responsabilidades• Composición del equipo de emergencias

de bibliotecas y responsabilidades• Cadena de comunicación y teléfonos de

contacto• Normas de actuación en caso de

emergencia

¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?

• Protocolo a seguir ante el siniestro en la biblioteca

• Procedimientos de evacuación y salvamento por materiales y daños

• Suministros y localización• Planos y prioridades• Política de distribución de copias del plan• Lista cotidiana de control de riesgos• Seguro• Análisis de los hechos• Apéndices

Estrategias que debe utilizar un administrador para el éxito del plan

• Reunirse con jefes de otras unidades.• Establecer compromiso personal y credibilidad.• Use su preparación y experiencia.• Envolvimiento en actividades constructivas y de

consenso.• Coordine no controle.• Establecer relaciones con los medios.• Crecimiento profesional constante.• Establece una red profesional.• La tenacidad es esencial.

Drabek´s (1987) citado por Alire (2000)

10 técnicas para un buen manejo ante un desastre.

• Entender las diferencias entre, necesidades y demandas relacionadas al agente y necesidades y demandas generadas por la respuesta.

• Llevar a cabo funciones genéricas adecuadamente.

• Movilizar el personal y los recursos.• Involucrar apropiadamente la delegación

de tareas y división del trabajo.• Permitir un proceso adecuado de

información.

10 técnicas para un buen manejo ante un desastre.

• Permitir la toma de decisiones.• Desarrollar la coordinación.• Integrar nuevos métodos con los ya

establecidos.• Proveer a los medios con la

información adecuada• Tener un centro de comando

adecuado y funcional. Quarantelli (1997) citado por Alire

(2000)

Conclusión

• Toda unidad de información debe contar con un plan de manejo de emergencias ante situaciones de desastres, para de esta manera tener una guía clara de lo que se va hacer ante la eventualidad que surja este tipo de situación. Cada miembro de la Unidad de Información debe estar claro de las responsabilidades que van a tener ante una situación de emergencias, y sobretodo el administrador debe estar seguro de lo que va a realizar ante esta eventualidad.

¿? Preguntas ¿?

Referencias

• Akhtar, K. (2008). Preparation of Disaster Mangement Plan for Libraries, Archives and Museums, Recuperado de la base de datos de WilsonWeb Pak Libr Inf Sci J 39 no2 Je 2008

• Alire, C. (2000). Library Disaster Planning and Recovery Handbook. Neal-Schuman Pubishers, Inc. New York.

• Cabeza, A. (2007). Emergencias y desastres en bibliotecas universitarias: prevención y planificación de la respuesta. Recuperado el día 18 de octubre de 2009 de http://eprints.rclis.org/archive/00011479/

• Haines, J. (2002). A Disaster Preparedness Plan for Small Public Libraries, 2002

Referencias

• Muir, A. and Shenton, S. (2002). If the Worst Happens: The Use and Effectiveneness of Disaster Plans in Libraries and Archives. Library Management; 2002; 23, 3; ABI/INFORM Global, pg.115

• Norton, J. (2008) Nuts and Bolts of Writing a Disaster Plan. Recuperado de la Base de datos WilsonWeb OLA Q 14 no4 Wint 2008

• Verezoza, A. (2009). Counter-Disaster: Planning, Response and Recovery. Presentación dada en Ateneo de Zamboaga, 5 y 6 febrero de 2009. Recuperado el día 18 de octubre de 2009 de http://www.slideshare.net/verzosaf/counter-disaster-planning-response-and-recovery-1232053

Gracias por su atención