PLAN DE MEJORA DEL SERVICIO DE PUBLICACIONES DE LA ...

PLAN ANDALUZ DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES- PLAN DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES

Convocatoria 2005

PROTOCOLO PARA LA REDACCIÓN DEL

INFORME FINAL

Aprobado en Consejo Ejecutivo de fecha 2/7/2004

SERVICIO DE PUBLICACIONES DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA

Lugar y fecha: Málaga, febrero de 2007

Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Protocolo para la redacción del Informe Final Índice 1. Introducción

1.1. Identificación del Servicio evaluado y de la convocatoria de evaluación

2. El proceso de evaluación

2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS y plan de trabajo 2. La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo

3. Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo 4. Resultados de la evaluación de los criterios

4.1. Criterio 0: Evolución y Contexto Actual del servicio 4.2. Liderazgo 4.3. Política y estrategia 4.4. Personas 4.5. Alianzas y recursos 4.6. Procesos 4.7. Resultados en los clientes 4.8. Resultados en las personas 4.9. Resultados en la sociedad 4.10. Resultados clave

5. Síntesis de la evaluación externa: fortalezas y debilidades 6. Plan de Mejora

7. Valoración del proceso de evaluación 8. Anexo 1: Documentación utilizada en la evaluación. 9. Anexo 2: Perfil de suficiencia del Servicio1.

1 El perfil de suficiencia tendrá carácter interno y se presentará aparte del Informe Final. Orientará al Servicio en la elaboración del Plan de Mejora.

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Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Protocolo para la redacción del Informe Final 1. Introducción

1.1. Identificación de la Unidad evaluada y de la convocatoria de evaluación En este apartado el CAS identificará la unidad evaluada, la decisión de evaluar, posibles experiencias previas de evaluación, existencia de un Plan Institucional de evaluación en la universidad, en la Comunidad Autónoma, en el Estado...

El Servicio de Publicaciones e Intercambio Científico de la Universidad de Málaga (SPICUM) tiene como función principal contribuir mediante la edición de libros y revistas, a la difusión de la labor investigadora y docente de la propia Universidad e intercambiar con otras Universidades y organismos públicos y privados los trabajos editados. El SPICUM se creó en 1974, siendo en 1986 cuando se aprueba su Reglamento por la Junta de Gobierno de la Universidad en las sesiones celebradas lo días 29 de septiembre y 10 de octubre. En este Reglamento quedan definidas su estructura, funciones y política a seguir. Actualmente el SPICUM depende del Vicerrectorado de Investigación que cuenta con D. José Ángel Narváez Bueno como titular del mismo. Su estructura orgánica está compuesta por: Órganos de dirección

• Consejo Asesor de Publicaciones (en el que están representadas todas las Facultades y Escuelas Universitarias de la UMA)

• Director/a nombrado por el Rector

Organigrama del Servicio

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Objetivos Los objetivos del SPICUM, se pueden desglosar en tres bloques fundamentales: Publicaciones, Intercambio, y Distribución. Los objetivos de las publicaciones se bifurcan en Libros y Publicaciones Periódicas (revistas). Las publicaciones de libros contienen los siguientes apartados:

• Publicaciones Institucionales.

• Colecciones

• Manuales y EAC (Elementos Auxiliares de Clase)

• Tesis Doctorales en CD-ROM La idea de participar en este proceso de Autoevaluación partió de los Órganos Superiores de la UMA, no obstante, el Servicio ratificó esta propuesta. El proceso de evaluación se desarrolla dentro del II Plan de la Calidad de las Universidades Andaluzas (RD 408/2001) y del Plan Andaluz de Calidad de las Universidades (PACU, 2001-2006), convocatoria 2005. Es la primera vez que este Servicio se somete a un proceso de evaluación.

2. El proceso de evaluación

2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS, plan de trabajo

En este apartado se describirá a) la composición del CAS, su designación, posibles experiencias comunes … b) la organización del trabajo del CAS, las herramientas utilizadas …

Composición del CAS

Presidente: D. José Ángel Narváez Bueno (Vicerrector de Investigación de la UMA)

Vicepresidenta: Dª. Encarnación Serrano Ramos (Directora del SPICUM)

Coordinadora: Dª. Mª Dolores González Palomo (Jefa de Servicio del SPICUM)

Vocal: D. Carlos Benavides Velasco (Director del Secretariado de Calidad y Planificación)

Vocal: Dª. Mª Isabel Calero Secall (Miembro del Consejo Asesor del SPICUM)

Vocal: Dª. Ana Carbajo García (PAS del SPICUM)

Vocal: Dª. María Luisa Cruz Roldán (Técnico especialista en Artes Gráficas)

Vocal: D. José Lara Garrido (Catedrático de la UMA). Designación del CAS EL Vicerrector de Investigación, una vez conocida la fecha de realización del Proceso de Autoevaluación del Servicio de Publicaciones, solicita a la Directora del mismo que designe la composición del CAS, teniendo en cuenta que debe estar representado todo el Servicio (personal laboral, personal funcionario, Consejo Asesor y usuarios). Ninguno de los miembros había participado hasta el momento en un Comité de estas características.

Organización del trabajo El Comité, una vez constituido programó reuniones semanales para desarrollar la autoevaluación. De todas ellas existen actas que se adjuntan con todo el material utilizado. No obstante pasamos a detallar las fechas en las que se celebraron dichas reuniones:

19 de diciembre de 2005

23 de enero de 2006

30 de enero de 2006

6 de febrero de 20006



Como plan de trabajo se acuerda que se formen dos grupos asignándosele a cada uno la mitad de los criterios, con posterior consenso en las reuniones. Todas las tablas solicitadas se rellenarán en conjunto por todos los miembros del Comité. Herramientas utilizadas La fundamental ha sido la Guía de Autoevaluación de Servicios Universitarios facilitada en las Jornadas de Formación y la absoluta disposición de los técnicos del Secretariado de Calidad y Planificación, que han facilitado toda la documentación de la que disponían y resuelto las dudas que se han ido planteando. 2.2. La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo

En este apartado se describirá a) la composición del CEE, su designación, posibles experiencias comunes ... b) el programa de la visita, medios puestos a su disposición, audiencias consultadas, niveles de asistencias a las audiencias, incidencias ...

El Comité de Evaluación Externa, designado por la UCUA, de acuerdo con la Unidad para la Calidad de la UMA ha estado formado por los siguientes miembros:

Presidenta: Mª Dolores Palacios González, Directora del Servicio de Publicaciones de la Universidad de Oviedo.

Profesional: Francisco Fernández Beltrán,

Jefe de Servicio de Comunicaciones y Publicaciones de la Universidad Jaume I de Castellón.

Experto EFQM: Pilar Romero Godoy,

Técnica de Evaluación Institucional de la Universidad de Huelva.

Consideramos que la composición del CEE ha sido apropiada, dado que los miembros de dicho Comité han aglutinado tanto la experiencia previa en procesos de Evaluación Institucional como la experiencia profesional. Destacamos el alto nivel de consenso a la hora de realizar las valoraciones tanto cuantitativas como cualitativas que se exponen en este Informe. El nombramiento y envío de documentación fue efectuado el 1 de junio, por lo que el Comité ha recibido la documentación con suficiente antelación para su adecuada revisión.

2.3. Programa de la visita, asistencia a las Audiencias e Incidencias Una vez recibido el informe del CIE, los miembros del CEE procedieron, como se indica en el Protocolo, a su estudio y análisis detallado, antes de desplazarse a las instalaciones del SPICUM . El Programa de visita, preparado por el Secretariado de Calidad y Planificación Estratégica de la Universidad de Málaga, de acuerdo con el CEE fue el siguiente: 24 de Octubre:

19:00-21:00 Reunión Interna del CEE

21:00 Recepción institucional

25 de Octubre

08:00-09:00 Reunión preparatoria del CEE

09:00-10:00 Encuentro con el CA

10:00-11:00 Reunión con el Equipo Directivo del Servicio

11:30-13:00 Reunión con el Personal del Servicio

13:00-14:00 Reunión con Jefes de Servicio y otras Unidades

16:30-17:30 Reunión con el Equipo Rectoral y Unidad de Calidad

17:30-18:30 Reunión con Graduados

19:00-20:00 Audiencia Pública


26 de Octubre

09:30-10:30 Reunión con el PAS

10:30-11:30 Visita a las Instalaciones

12:00-13:00 Reunión con el PDI

13:00-14:00 Reunión con representantes sociales


18:00-19:00 Informe Preliminar Oral

La visita se ha desarrollado según el programa previsto y no hubo incidencias destacables. La sala de reuniones y trabajo puesta a disposición del CEE era adecuada para el cometido que se pretendía y dispusimos de todos los medios técnicos y materiales que solicitamos. De mismo modo fue adecuada la sala preparada para la audiencia pública. El Comité Externo de Evaluación quiere hacer constar que la visita ha transcurrido con toda normalidad, en un clima de colaboración mutua, y quiere agradecer la atención dispensada por los miembros del Equipo Rectoral, el Secretariado de Calidad y Planificación Estratégica y el Comité de Evaluación Interna. Todas las peticiones realizadas por este CEE han sido atendidas adecuadamente. 3. Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo

En este apartado, se destacarán, a juicio del CAS, las principales coincidencias y discrepancias entre el Autoinforme y el Informe de Evaluación Externa, referidas a cada uno de los grandes apartados de la Guía.

Del Informe de Autoevaluación se desprende que, más allá del modelo, el SPICUM se ha consolidado como un Servicio eficiente y muy bien valorado por la comunidad universitaria, cuya producción editorial se constata como amplia y de calidad.

Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Protocolo para la redacción del Informe Final Sin perjuicio de ello, hay que advertir que el Informe de evaluación externa incluirá necesariamente una revisión a la baja de las puntuaciones emitidas por el CAS, ya que el CEE entiende que, aunque el Servicio funciona adecuadamente, las evidencias hacen pensar que no se ajusta el modelo utilizado en este proceso de evaluación para la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad. 4. Resultados de la evaluación

Una vez integrados el Autoinforme y el Informe de Evaluación Externa, se mostrará el resultado de la evaluación para cada uno de los siguientes apartados, mediante una breve descripción valorativa:

4.1. Evolución y Contexto Actual del Servicio

Consideramos tanto el CEE y el CAS que la evolución del SPICUM desde su creación (1974) ha sido positiva en cuanto al incremento de la cantidad y calidad de las publicaciones. Destacando la última etapa (1994) en donde se ha consolidado el aumento de la plantilla y la creación de un catálogo editorial amplio. En la actualidad se ha llegado a financiar casi al 50% de la producción editorial. Igualmente se está trabajando en la edición de las Tesis Doctorales directamente en Internet así como en la elaboración de un Mapa de Procesos que recoja formalmente los procesos coyunturales que se están llevando a cabo. 4.2. Liderazgo

De acuerdo con lo expuesto en el Informe del Comité Externo, se valora positivamente la implicación de la Dirección del Servicio, contando en todo momento con el personal adscrito en cuanto a propuestas de mejora para el mismo; se mantiene asímismo un continuo contacto a través de peticiones por escrito y encuentros con el Vicerrectorado del que depende. Consideramos que efectivamente el conocimiento del SPICUM por parte de la comunidad universitaria es escaso. Cree conveniente el Comité externo establecer un sistema de comunicación entre el personal y la dirección a través de reunión periódicas, observación que ya ha comenzado a realizarse. En sus conclusiones y según las evidencias manejadas, el SPICUM resulta muy bien valorado por la Comunidad Universitaria aunque sería aconsejable recurrir a un sistema de encuestas al respecto. 4.3. Política y Estrategia Coincidimos en que no existe ningún sistema formal de recogida de información relevante relacionada con las inquietudes de los usuarios, sin embargo, ellos a través de las audiencias que realizaron, comprobaron que el SPICUM comprende y se anticipa a las necesidades de sus usuarios. Consideran que hemos sabido incorporar los avances derivados de la expansión de las tecnologías en el sector editorial, afirmando que el equipamiento a nivel de hardware y software es el adecuado, así como una positiva implicación en los procesos de expansión de la gestión de la calidad en la Universidad de Málaga. Se adolece de una definición clara de los objetivos de mejora, advirtiéndose por parte del CEE que el personal participa en la toma de decisiones manteniendo una buena disposición hacia la misma contando con el visto bueno de la dirección del Servicio. El CEE observa que la asignación presupuestaria es suficiente respecto al volumen editorial que se desarrolla en el Servicio y que hasta ahora se ha ido ajustando. Evidentemente, para llevar a cabo las propuestas de mejora que se proponen, dicha partida presupuestaria tendrá que incrementarse para adaptarse a las nuevas necesidades. El Plan Estratégico de la Universidad de Málaga se plantea como prioridad potenciar y apoyar al SPICUM como medio de difusión de resultados de investigación y docencia.

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4.4. Personas

En este criterio, tanto el CEE como el CAS, coinciden prácticamente en todos los puntos tratados ya que se carece de la flexibilidad necesaria para adecuar el personal del servicio a las necesidades de puestos de trabajo propios de un Servicio de Publicaciones, reconociendo que los criterios de selección del personal son objetivos. Destaca el CEE, sin embargo, que dicha carencia se suple con un esfuerzo por parte del personal. Y que los trabajos que requieren una formación específica (diseño, maquetación) son desempeñados por personas con preparación y experiencia en las funciones que implican. Una de las demandas que el CAS advierte en su informe es la inexistencia de planes de formación en la Universidad relativos a la labor editorial. El CEE, aún así, valora muy positivamente la potenciación de responsabilidad y autonomía del mismo que, en general, muestran su satisfacción.

4.5. Alianzas y recursos

El CEE observa que resulta insuficiente la documentación presentada para el sistema de recogida de información (Actas del Consejo Asesor y memoria del SPICUM) a fin de conocer si los recursos se gestionan adecuadamente. El potente sistema informático en el que se apoya el Servicio puede aportar efectivamente información más interesante, como la relación de costes e ingresos, aunque aún no esté del todo perfilado por llevar poco tiempo en funcionamiento. Recogiendo las sugerencias que nos hace el CEE en el tema de las Alianzas, que no se encuentran planificadas de acuerdo a unos objetivos previamente marcados ni responden a una determinada estrategia del servicio, queremos destacar que nos resulta muy complicado conseguir la planificación a la que aluden ya que somos un servicio universitario y no una editorial privada. Existe una buena gestión de los recursos relacionados con las nuevas tecnologías puesto que se cuenta con una dotación de equipos adecuados para el personal y una buena conexión directa del sistema de gestión editorial con la web del Servicio garantizando una actualización constante sin esfuerzo adicional.

4.6. Procesos

El Servicio sigue unos procesos establecidos coyunturalmente dando lugar a una buena organización de trabajo, no existiendo, sin embargo, una definición formal del mapa de procesos que identifique los procesos claves y los procesos de apoyo, los responsables de los mismos y las estrategias para solventar situaciones especiales, implicando la posibilidad de identificar criterios de éxito e indicadores de eficacia para cada proceso, así como criterios de innovación en relación con los mismos. No obstante, con los mecanismos de los que se disponen, el personal del servicio conoce y analiza en la medida de lo posible las necesidades de los usuarios ( se atienden todas las solicitudes de publicaciones del profesorado, se editan Tesis Doctorales en formato CD-Rom, se editan y difunden adecuadamente los manuales, etc) Se constata la necesidad de revisar los contratos, sobre todo los de edición, así como la de adoptar un manual de estilo y prever la corrección sistemática de los textos, previa a su maquetación, dentro de los procesos de producción editorial que se encuentran actualmente operativos y que, básicamente son adecuados.

4.7. Resultados en los clientes

El Servicio no dispone de un procedimiento sistemático para la recogida de información sobre las necesidades y el grado de satisfacción de sus clientes, observación que se recoge en los planes de mejora; sin embargo el CAS contempla como un indicador del nivel de satisfacción de los usuarios el aumento del número de publicaciones. El CEE, basándose en las audiencias y otro tipo de evidencias durante la evaluación, ha detectado una alta satisfacción del usuario con el Servicio, basada en una atención profesional y cortés por parte del personal a todos los usuarios.

4.8. Resultados en las personas

Según la valoración que el personal hizo basándose en los apartados del criterio 7, los resultados quedaron reflejados en el informe de autoevaluación. Aún no existiendo procedimientos para la medición sistemática de la evaluación de los trabajadores adscritos al Servicio, las evidencias indican que, en general, está motivado y satisfecho en el ámbito profesional. Se ha detectado por parte del CEE la escasez de espacio en las dependencias del SPICUM, dando lugar a que el personal trabaje con problemas de ruido, falta de sitio adecuado para ubicar cajas, paquetes y material en general, etc…, falta de privacidad… Aún así, se percibe un buen clima laboral, de lo que queda constancia en el informe de evaluación elaborado. Añadiremos que estas deficiencias afectan a la buena imagen de cara al exterior que debe ofrecer un Servicio de Publicaciones.

4.9. Resultados en la sociedad

El servicio que presta el SPICUM a la sociedad es de creación y difusión en el ámbito de la cultura, que se sostienen a través de las publicaciones que recogen:

• Los resultados de la investigación, del pensamiento y de la interpretación cultural realizados por profesores universitarios.

• Los manuales de las asignaturas impartidas y materiales didácticos (elementos auxiliares de

clase) para favorecer el aprendizaje.

• Las obras clásicas en distintos ámbitos del saber que tuvieron una recepción importante en su tiempo y actualmente resultan de difícil acceso.

Las funciones y actividades del Servicio materializan su presencia en el ámbito social, a través de estos cauces:

• La página web

• El catálogo anual de publicaciones

• La inserción de anuncios de novedades en la prensa local y nacional

• La inserción de anuncios de novedades en revistas especializadas

• La presentación de novedades, buscando el lugar idóneo, en cada caso, dependiendo de la temática del libro editado.

• La asistencia a ferias locales (Málaga) de la comunidad (Granada), provinciales (Valencia,

Barcelona), nacionales (Madrid, Liber) e internacionales (FIL en Guadalajara – México, Frankfurt)

• La exposición de publicaciones en congresos científicos organizados por diferentes áreas de conocimiento.

Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Protocolo para la redacción del Informe Final EL CEE detecta en este apartado la ausencia de indicadores y de mecanismos de recogida de información relevante, lo que impide medir y valorar con un cierto rigor los resultados de los procesos clave. No hay evidencias de mediciones económicas o no económicas en relación con duración de los procesos, rendimientos económicos teniendo en cuenta todas las variables, etc. No obstante, una vez más, las evidencias de carácter indirecto apreciadas en la visita al SPICUM ponen de manifiesto el desarrollo positivo de la actuación del Servicio en los últimos años: mejora en la producción editorial, mayores ventas, mejora en la difusión de su labor, etc., sin perjuicio de la pertinencia de impulsar este proceso mediante la implantación de criterios de calidad. Resultados clave El SPICUM no ha definido por el momento un procedimiento para medir los resultados de los procesos. No obstante, a través del informe preceptivo que se elabora anualmente, se dan a conocer el número de libros editados en las diferentes colecciones, las nuevas series incorporadas al catálogo y los libros recibidos mediante el intercambio, así como los enviados a tal fin. Si se analizan los datos de los informes de los tres últimos años (2003, 2004 y 2005), se puede apreciar una tendencia sostenida en los resultados muy positivos de los procesos, aún sin extrapolar los datos, en este periodo:

• Apareció una nueva colección, Ciencia Biomédica, que respondía a las necesidades de los profesores de Medicina de nuestra Universidad y en la que ya se han editados seis títulos, algunos con dos reediciones.

• El Catálogo se ha enriquecido en estos años con 115 nuevos títulos. Han sido las colecciones

Estudios y Ensayos – con 24-, Manuales – con 23 - y Thema – con 8 - las que han experimentado un mayor incremento.

• El número de Tesis Doctorales en CD ascendió a 110.

• Se subvencionaron 9 Revistas.

• Se editó un Catálogo en el que se recogía todo el fondo bibliográfico que sobre Picasso existía en

las bibliotecas universitarias.

• Como en años anteriores, el Servicio se hizo cargo de la edición facsimilar del texto que se regala en la Feria del Libro de Málaga.

• Se encargó una nueva base de datos, se actualizó y mejoró la dotación informática. Todo ello

para el mejor funcionamiento del Servicio.

• En materia de publicidad, y junto con la AEUE, se comenzó a dar difusión de nuestras novedades en los diarios de mayor tirada en España, como El Mundo, El País y la revista Delibros.

• Por último el número de títulos recibidos mediante el intercambio ascendió en este perido a 4.233

volúmenes, que fueron enviados a la Biblioteca General de la Universidad.

• En febrero los directores de los Servicios de Publicaciones de las Universidades Andaluzas se reunieron en Málaga. En esta reunión se acordó realizar conjuntamente una serie de publicaciones, y la presentación de una novedad editorial por parte de cada una de las universidades andaluzas en la edición de ese año de la feria del Libro de Málaga.

No hay establecido un procedimiento para la recogida de datos propios ni comparativos. Tampoco se ha realizado una valoración de los resultados de los procesos de soporte. Para conocer cómo se difunden los resultados y qué se hace con los datos obtenidos se ha de analizar el modo y los destinatarios de los mismos.

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Cómo:

A través de

La Memoria que se realiza anualmente.

El Catálogo que puede consultarse bien en papel o por Internet y en el que se recogen cada año

todas las novedades.

Las reseñas que se envían al INFOUMA, la prensa local y revistas especializadas.

No obstante, los libros que se presentan para ser publicados no están supeditados a los resultados y dependen de la calidad científica e interés de las obras en sí, si bien el número de textos editados y los recibidos a través del intercambio son utilizados a la hora de pedir a las autoridades universitarias un aumento del presupuesto. A quienes:

En primer lugar a los responsables directos del Servicio de Publicaciones de la UMA, el Vicerrectorado de Investigación y la Gerencia, respectivamente.

En segundo lugar al personal del servicio en su conjunto.

Y en tercer lugar al profesorado, alumnado y usuarios en general.

No hay establecido un sistema de revisión y mejora de los procedimientos. No obstante, siempre que se detecte algún tipo de irregularidad se intenta realizar la corrección oportuna.

5. Síntesis de la evaluación: Fortalezas y debilidades

En este apartado, se resumirán las fortalezas y debilidades, resultado de la evaluación. Si son necesarias más filas, sitúe el cursor en el margen exterior izquierdo de la última fila del apartado oportuno y pulse “enter”.

SINTESIS DE EVALUACIÓN

Servicio de Publicaciones

Universidad de Málaga Convocatoria de 2005

PUNTOS FUERTES PUNTOS DÉBILES

1. EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO

Ubicación del Servicio en el Campus.

Escasa asignación presupuestaria para alcanzar las propuestas de mejora

Dotación de personal suficiente y acceso a formación en el sector editorial a través de la AEUE.

Ubicación inadecuada del almacén.

Cualificación de los dictámenes exigidos.

Reformas urgentes de las dependencias que albergan el Servicio.

Eficaz programa de gestión editorial y material informático.

Marco reglamentario desfasado.

Presencia activa en ferias

Intercambio científico muy amplio y fluido.

Importante número de colecciones y amplio porcentaje de financiación externa para la edición de los trabajos publicados

2. LIDERAZGO

Un sólido sistema informático. La inexistencia de indicadores que midan los resultados claves.

Un equipo directivo que desarrolla y sostiene un proyecto de largo alcance y actúa con implicación rigurosa en las tareas diarias del Servicio.

El todavía incompleto conocimiento y valoración del trabajo realizado por parte del Servicio de Publicaciones en la propia Universidad.

Otros Puntos Fuertes (según CEE) Excelente valoración de la labor de Dirección por parte del personal, clientes y usuarios.

Necesidad de fortalecer el liderazgo de los responsables en el proceso de mejora.

3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA

Disposición de recursos humanos y materiales. No existen mecanismos que permitan conocer la consecución de los objetivos.

Buena sintonía entre personal y equipo directivo que facilita consensuar cuáles son los recursos necesarios

El presupuesto actual es claramente insuficiente para alcanzar las propuestas de mejora y la partida fija asignada a las revistas se reparte entre éstas sin atender a criterios de calidad.

4. PERSONAS La cualificación del personal para el desarrollo de su trabajo.

Falta de recursos específicos de formación para el personal del SPICUM por parte de la Universidad

La motivación del personal hacia su trabajo.

La atención correcta, profesional y cortés hacia clientes y usuarios

5. ALIANZAS Y RECURSOS Existencia de una buena estrategia en el ámbito editorial con la incorporación de la edición electrónica y bajo demanda.

Dificultades de accesibilidad de las instalaciones y de su señalización en el Campus.

Buena infraestructura informática. Falta de revisión del contrato con la distribuidora.

Planificación de coediciones con instituciones públicas y privadas.

6. PROCESOS

Los objetivos que atañen a una editorial universitaria están cumplidos satisfactoriamente.

No se aplican mecanismos de control: auditorias sobre los procedimientos de gestión; encuestas de opinión ni existe un manual que recoja y organice los procesos.

Los procesos adecuados para alcanzar dichos objetivos quedan perfectamente definidos.

Desde el punto de vista valorativo de la calidad de las publicaciones la actividad editorial es sobresaliente.

7. RESULTADOS EN LOS CLIENTES

Satisfacción por la fluidez de los canales de comunicación con los usuarios.

No existen encuestas, ni recogida de reclamaciones o sugerencias de forma sistemática.

Aumento de la demanda de las publicaciones.

Alta calidad editorial en todas las colecciones.

Tramitación rápida y sencilla de la documentación.

Valoración positiva de los servicios prestados y confianza en los mismos de los usuarios.

8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS

Buen clima laboral Lenta respuesta a las necesidades planteadas a la Universidad.

Satisfacción con la atención que se presta al usuario. Falta de suficientes cursos específicos de formación.

Motivación del personal consecuencia de un adecuado nivel de autonomía y responsabilidad

Inadecuados espacios para las instalaciones del Servicio.

Otros Puntos Débiles (según CEE): Ausencia de un proceso sistemático y periódico de medición de la satisfacción del personal.

9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD Incremento de la difusión mediante la página web permanentemente actualizada.

Ausencia de mecanismos para valorar el impacto de la labor realizada por el Servicio.

Inserción de anuncios en prensa local y nacional. Inserción de reseñas en revistas especializadas tanto nacionales como internacionales

Inserción de anuncios de novedades en revistas especializadas de prestigio de alcance autonómico y nacional.

10. RESULTADOS CLAVE

Aprovechamiento de los recursos económicos. Ausencia de indicadores de rendimiento.

Estar abierto a las nuevas necesidades.

Consolidación de la línea editorial.

6. Plan de Mejora

En este apartado, se resumirá el Plan de Mejora, consecuencia de la evaluación.identificadas durante la evaluación, así como el perfil de suficiencia del Servicio qupodrá presentarse en este formato al Plan de Apoyo a los Planes de Mejora de lizquierdo de la última fila del apartado oportuno y pulse “enter”.

CONVOCATORIA 2

ÁMBITO:

Nº

ACCIONES DE MEJORA SEGÚN INFORME FINAL (1)

PLAZO (2)

(corto (C ), medio (M), largo (L)

RESPONS

DE LA EJECULA ACC

(3)

1. EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO

1.1 Incremento de la asignación presupuestaria anual para cubrir todas las mejoras que se precisan

L Dirección del SeÓrganos compe

1.2 Elaboración del nuevo Reglamento C Dirección del SeConsejo AsesorConsejo de Gob

1.3 Reforma de las dependencias y ubicación adecuada del almacén L Dirección del SeVicerrectorado dInfraestructura yVicerrectorado dInvestigación

1.4 Elaboración de un proyecto para publicar en Internet las Tesis Doctorales C Vicerrectorado dInvestigación

El Plan debe incluir necesariamente acciones para mejorar las debilidades e, como documento confidencial, debe haber elaborado el CAS. Dicho Plan a UCUA. Si son necesarias más filas, sitúe el cursor en el margen exterior

005

ABLES CIÓN DE IÓN

INDICADORES DE

SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN (4)

(a definir de acuerdo con la Comisión de Calidad de la Universidad)

META A CONSEGUIR (a definir de

acuerdo con la Comisión de Calidad de la

Universidad) (5)

FECHA

MÁXIMA DE EJECUCIÓN

(6) dd/mm/aa

rvicio tentes

Nº de solicitudes presentadas Presupuesto

Mejora del funcionamiento del Servicio

31/03/09

rvicio ierno

Nº de actas de reuniones equipo Spicum Reglamento elaborado

Actualización del Reglamento

31/09/07

rvicio e e

Nº de solicitudes presentadas Cambios producidos en las dependencias

Consecución del espacio necesario

31/03/09

e Gestión Spicum Nº de actas de reuniones para la elaboración del proyecto Proyecto elaborado Publicación del proyecto en Internet

Fluídez para el conocimiento de las Tesis Doctorales

31/09/07

1.5 Elaboración Plan Estratégico del Servicio L Dirección del Spicum Nº de actas de reuniones órganos competentes Plan Estratégico elaborado Nº de medios de difusión del Plan Estratégico del Servicio

Mayor reconocimiento del Spicum en la UMA

31/03/09

2. LIDERAZGO 2.1 Mejora de los canales de difusión desempeñada por el Servicio en el entorno

universitario y mayor implicación de los miembros del Consejo Asesor del SpicumM Dirección Spicum Nº de actas de reuniones

Campañas informativas realizadas

Proyectar la labor del Servicio en el entorno universitario

31/03/08

2.2 Crear procedimientos que permitan medir resultados clave L Dirección del Spicum Nº de reuniones del Spicum Nº de procedimientos elaborados

Mayor organización y fluidez de metas

31/03/09

2.3 Establecer un sistema de recogida de propuestas de mejora implicando al personal.

C Dirección Spicum Nº de actas de reuniones Nº de propuestas de mejora recogidas

Recogida de información para llevar a cabo propuestas de mejora

31/09/07

3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA 3.1 Establecer mecanismos que permitan medir periódicamente el nivel de

consecución de los objetivos. M Dirección y Consejo Asesor

del Servicio Nº de actas de Informes sobre el nivel de consecución de objetivos

Mayor conocimiento del Spicum por parte del usuario

31/03/08

3.2 Revisión de las asignaciones presupuestarias estableciendo un mecanismo de subvención variable a las revistas de acuerdo con criterios de calidad

L Vicerrectorado deInvestigación

Nº de reuniones y encuentros con los órganos competentes

Incrementos de calidad en la edición de las revistas

31/03/09

4. PERSONAS 4.1 Fomentar la asistencia del personal del Spicum a cursos específicos de

formación editorial C Dirección del Spicum Nº de reuniones y encuentros con los

organismos competentes Nº de cursos específicos a los que asiste el personal del Servicio

Mayor cualificación del personal

31/09/07

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5. ALIANZAS Y RECURSOS 5.1 Adecuación y ampliación de los espacios en las dependencias incluyendo

mejoras de accesibilidad y señalización a las mismas L Dirección del Servicio

Vicerrectorado de Investigación Vicerrectorado de Infraestructura

Nº de oficios de petición formulados Cambios producidos en los espacios

Mejora en la calidad del desempeño de las tareas por parte de los trabajadoresy fácil acceso al Servicio

31/03/09

5.2 Actualización del contrato con la Distribuidora M Dirección del Servicio Asesoría Jurídica

Nº de actas de reuniones entre la Distribuidora y la Dirección del Servicio Nº de actualizaciones en el contrato

Mejora en la distribución editorial

31/03/08

5.3 Desarrollar el programa informático de gestión en los aspectos pendientes C Spicum Progresiva integración al sistema informático de los temas pendientes Programa informático

Pleno rendimiento del sistema informático

31/03/08

6. PROCESOS 6.1 Elaboración de un mapa de procesos L Dirección del Spicum Nº de actas de reuniones

Mapa de procesos elaborado Nº de revisiones del mapa de procesos

Disponer de un mapa de procesos claro y conciso

31/03/09

6.2 Revisión de contratos del Servicio en especial los de edición para adaptarlos a la LPI (Ley de Propiedad intelectual)

C Dirección del Spicum y Asesoría Jurídica

Nº de revisiones de los contratos Redacción final por parte de la Asesoría Jurídica

Claridad judicial en el contenido de los contratos

31/09/07

7. RESULTADOS EN LOS CLIENTES 7.1 Elaborar encuestas para conocer el grado de satisfacción de los usuarios y

establecer canales accesibles para la recepción de quejas, reclamaciones y agradecimientos.

M Dirección Spicum Nº de encuestas realizadas Informes sobre los resultados de las encuestas Nº de sugerencias recibidas

Conocer grado de satisfacción de los clientes de manera formal

31/03/08

8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS 8.1 Apoyo formación específica M Dirección del Servicio

Servicio de Formación Nº de peticiones formuladas Nº de cursos de formación específica ofertados Nº de cursos de formación específica realizados por el personal del Servicio

Mejorar la formación del personal

31/03/08

8.2 Mejora del espacio L Dirección del Servicio Vicerrectorado deInfraestructura y Planificación

Espacios disponibles Nº de peticiones realizadas Mayor

privacidad en el desempeño del trabajo

31/03/09

9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD 9.1 Establecer mecanismos que permitan medir y valorar el impacto social

de la labor editorial del Spicum M Dirección Spicum Nº de actas de reuniones del Spicum

para determinar los mecanismos a utilizar Nº de mecanismos establecidos

Mayor conocimiento de nuestra labor editorial en la sociedad

31/03/08

(1) Las acciones de mejora estarán descritas de forma concisa, concreta y realista. En el caso de que se requieran fases diferentes para su desarrollo, indíquense numeradas en orden creciente. (2) Indíquese el plazo en el que se prevé acometer y desarrollar la acción. Corto: 6 meses; Medio: un año; Largo: dos años. (3) Indicar con concreción la/s persona/s o cargo/s que se responsabilizará/n de la acción. (4) Se señalara el indicador que se utilizará para comprobar el nivel de ejecución de la acción. El indicador no debe ser una propuesta, ni un estudio, ni un deseo, sino un resultado o una evidencia contrastable, preferentemente de tipo binario, SI/NO, o de tipo cuantitativo (nº de fondos bibliográficos adquiridos, porcentaje de reducción de grupos de práctica, porcentaje de graduados con trabajo, nº o % de profesorado participantes en proyectos de innovación, relación de asignaturas optativas suprimidas/añadidas, nº de ordenadores adquiridos, ….). Siempre deberá tenerse como referencia la situación del Servicio al finalizar la evaluación. El indicador debe poder mostrar el progreso conseguido mediante el desarrollo de la acción. (5) Se entiende como meta a conseguir el valor que se propone alcance el indicador propuesto en el plazo indicado. Debe tener en cuenta la situación de partida encontrada tras la evaluación. (6) Se indicará la fecha prevista para la terminación de la acción. Debe ser coherente con el plazo propuesto.

7. Valoración del proceso de evaluación En este apartado se valorará cualquier aspecto relacionado con el propio proceso de evaluación; la idoneidad de los Comités, la organización, el grado de satisfacción del CIE y del CEE,..., así como, las sugerencias de mejora que se consideren oportunas.

El Comité interno, valora positivamente el desarrollo del proceso de evaluación. La buena disposición que en todo momento mostraron los miembros que componían el CEE, adecuándose perfectamente al programa preestablecido.

Las entrevistas se desarrollaron sin ningún tipo de incidencia, asistiendo a las mismas la práctica totalidad de los convocados a los que de antemano queremos agradecer su colaboración. Igualmente consideramos que todo el personal adscrito al Servicio evaluado ha participado activamente en la buena organización y desarrollo del proceso en las dependencias del SPICUM. Por nuestra parte, el grado de satisfacción es alto y según el informe del Comité Externo constatamos que ha sido recíproco.

Tomamos buena nota de las sugerencias de mejora propuestas por el CEE que en muchos puntos coinciden con las expuestas por el CAS y que se mencionan en el perfil de suficiencia del Servicio.

Por último, queremos reseñar que ha significado un auténtico esfuerzo llevar a cabo todo el proceso, debido a los pocos meses de los que disponíamos para elaborar el informe de autoevaluación, alternando dicha tarea con el trabajo diario en el Servicio, en el caso de los vocales pertenecientes al PAS así como en la labor docente en el caso de los vocales pertenecientes al PDI y, concretamente en el caso de la Directora del Servicio y a su vez Vicepresidenta del CAS.

8. Anexo 1: Documentación utilizada en la evaluación.

Si se hubiera utilizado otra documentación no incluida en la relación, incorporarla al final, indicando el apartado correspondiente.

APARTADO CON EL QUE SE RELACIONA FUENTE / EVIDENCIA Utiliza

ción (Sí/No) - Cuadro de variables del entorno

socioeconómico SÍ

- Datos estadísticos del Servicio SÍ - Plantilla y organigrama del servicio en su

evolución NO

- Encuestas de satisfacción interna y externa NO - Normativa y reglamentos específicos del

Servicio SÍ

- Normativa general de la Universidad SÍ - Plan Estratégico de la Universidad SÍ - Plan de Mejora del Servicio NO - Planificación del Servicio NO - Evolución de las variables cuantitativas del

Servicio en relación con el conjunto de variables de la Universidad

NO

CRITERIO 0. Evolución y Contexto actual del Servicio

- Tablas 1 y 2 de la Administración, según Guía de Autoevaluación

SÍ

- Reglamentos, Estatutos … SÍ - Documentos de objetivos anuales o

plurianuales NO

- Ejemplos de comunicaciones, equipos de trabajo

SÍ

- Planes estratégicos del Servicio y de la Universidad

NO

- Planes operativos NO - Cursos de formación en gestión de calidad SÍ - Organigrama del Servicio SÍ - Ejemplos de felicitaciones SÍ - Resultados de encuesta de personal NO

CRITERIO 1. Liderazgo

- Plan de evaluación de rendimiento personal NO

- Legislación que afecte al Servicio SÍ - Modelos y resultados encuestas del personal NO - Plan de comunicación del Servicio SÍ ¿ CRITERIO 2. Política y Estrategia

- Documentos, informes, actas de comisiones del Servicio …

SÍ

- Planes de formación y desarrollo del personal SÍ - Documentación relacionada con los procesos

de selección SÍ

- Documentación sobre la evaluación del personal

NO

- Organigrama y diseño de perfiles profesionales

NO

- Planes de seguridad y salud laboral SÍ - Manuales de funciones del personal del

Servicio NO

CRITERIO 3. Personas

- Tablas 2 y 3 de Administración SÍ

- Documentación sobre las alianzas establecidas

por el Servicio SÍ

- Inventarios NO - Documento de Propiedad Intelectual de la

Universidad NO

- Documento de ética institucional NO - Informe de gestión presupuestaria NO - Plan de marketing NO - Página web SÍ - Manual de procedimientos NO - Modelos de encuestas NO

CRITERIO 4. Alianzas y Recursos

- Tablas 1,2 y 4 de Administración SÍ

- Entrevistas y encuestas de satisfacción NO - Mapa de procesos NO - Manual de procedimientos NO - Planes de formación y actualización del

personal NO

- Documentos de apoyo para los procesos (manuales, formularios, etc.)

SÍ

- Planes de seguimiento de los procesos SÍ - Informes de evaluación y/o de auditorias

externas NO

- Planes de mejora en ejecución NO - Tabla 5 de Administración NO - Modelos y resultados de encuestas NO - Indicadores de procesos NO - Datos estadísticos y ratios NO

CRITERIO 5. Procesos

- Reglamento del Servicio SÍ

- Tablas de indicadores NO - Resultados de encuestas y entrevistas y otros

procedimientos de medida de la percepción

NO

- Tabla 6 de la Administración NO

CRITERIO 6. Resultados en los Clientes

- Modelo y resultados de encuestas NO

- Manuales de funciones del personal del

Servicio NO


procedimientos de medida de la percepción

NO CRITERIO 7. Resultados en las Personas

- Modelo y resultados de encuestas NO


procedimientos de medida de la percepción social

NO CRITERIO 8. Resultados en la Sociedad

- Modelo y resultados de encuestas y entrevistas NO

- 21 -

- Dossier de datos estadísticos del Servicio SÍ - Resultados de auditorias, revisiones o evaluaciones

NO CRITERIO 9. Resultados Clave

- Documentación sobre resultados generales del Servicio (cuantitativos y cualitativos)

NO

APARTADO FUENTE/EVIDENCIA

OTROS DOCUMENTOS UTILIZADOS Actas Reuniones del Comité de autoevaluación SÍ

Relación de Revistas y descripción de las mismas SÍ

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