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Plan de Monitoreo y Evaluación del RP -Hivos

“ Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de las

acciones de prevención y atención integral en grupos vulnerables y áreas

prioritarias de Guatemala ”

PARA FONDO MUNDIAL DE LUCHA CONTRA EL SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA

RCC, Fase 1 Versión enero 24 de 2011

Documento elaborado por:

Ana Cristina Solano Quesada

Equipo de trabajo:

Manine Arends

Mirjam Musch

Erika Stolz

Julieta Hernández

Elaboración de los Anexos con la coordinación y apo yo de:

Programa Nacional de Sida del Ministerio de Salud P ública y

Asistencia Social Comisión Nacional de Monitoreo y Evaluación

Patricia Rivera, ONUSIDA Pablo Moreira, USAID/PASCA

2 -HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013

Índice Abreviaturas y Acrónimos ........................................................................................................3 Introducción ..........................................................................................................................4 I. Algunos conceptos clave para el Monitoreo y Eval uación en el RP-Hivos ..................................6 II. Objetivos del Plan de Monitoreo y Evaluación ........................................................................8 III. El Proceso de Monitoreo y Evaluación .................................................................................9 A. Indicadores de la propuesta ..............................................................................................9 B. Sistemas de información ................................................................................................11

Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA) ............................................................11

Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPRO) .............................................................13

Base de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes V IH .......................................................15 C. El Proceso de Monitoreo ..................................................................................................18

Monitoreo a través de las visitas a los SR ...........................................................................19

Flujo de información interno del proceso de Monitor eo………………………………………………………20 D. Recolección de Información, Análisis y Reporte ..............................................................21

Recolección de la información .........................................................................................21

Análisis y reporte .........................................................................................................24 E. Garantía de la Calidad de los datos .................................................................................30 F. Procesos de evaluación………………………….……………………………………… …………………….………33

Evaluaciones....................................... ................................................................................. 33

Estudios especiales................................ .............................................................................. 37

G. Diseminación de la información ................. ..................................................................... 41

H. Otras actividades clave de MyE ............................................................................................ 42

I. Desarrollo de capacidades....................... .................................................................................. 43

Fortalecimiento del RP ............................ ............................................................................. 43

Fortalecimiento de SR ............................. ............................................................................. 43

J. Coordinacion ....................................................................................................................... 44 ANEXOS......................................................................................................................................


Abreviaturas y Acrónimos

ALF Agente Local del Fondo Mundial

ARV Antirretroviral

CAP Conocimientos, Actitudes y Prácticas

CCC Comunicación para el Cambio de Comportamiento

CNE Centro Nacional de Epidemiología

DAS Dirección de Área de Salud

HIVOS Instituto Humanista de Cooperación con los Países e n Desarrollo

HSH Hombres que tiene Sexo con Hombres

ITS Infección de Transmisión Sexual

JRS Jóvenes en Riesgo Social

MCP Mecanismo de Coordinación País

MSPAS Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

MyE Monitoreo y Evaluación

PME Plan de Monitoreo y Evaluación

PNS Programa Nacional del Sida

PPL Personas Privadas de Libertad

PVVIH Persona que vive con VIH/SIDA

RCC Mecanismo de Continuación de Financiamiento (por su sigla en inglés)

RP Receptor Principal

SIGSA Sistema de Información Gerencial de Salud

SR Sub-Receptor

SIGPRO Sistema Integral de Gestión de Proyectos

TARGA Tratamiento Antirretroviral de Gran Actividad

TSC Trabajador(a) sexual comercial

TVC Tamizaje Voluntario con Consejería

VIH Virus de Inmuno deficiencia Humana

VM Visión Mundial


Introducción

Hivos es una organización holandesa, no gubernament al, inspirada por principios humanistas.

Anualmente, brinda su apoyo a más de 800 organizaci ones no gubernamentales locales en más de

30 países por medio del suministro de medios financ ieros, conocimientos, asesoramiento y apoyo

político. El fortalecimiento de la sociedad civil e s un ámbito político central de Hivos. Desde el año 2006, Hivos empezó a desarrollar exper iencia como Receptor Principal (RP) del Fondo

Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria (FM); primero en Costa Rica, luego en

Bolivia; y en el 2010, iniciará a fungir dicho rol para las organizaciones de sociedad civil en

Guatemala que llevan a cabo acciones de prevención, atención, auditoría social e incidencia política

en la propuesta del Mecanismo de Continuación de Fi nanciamiento (MCF), ciclo 8. El presente es el Plan de Monitoreo y Evaluación de Hivos para los tres primeros años de ejecución

de la subvención del Programa “ Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intens ificación de las acciones de prevención y atención integral e n grupos vulnerables y áreas prioritarias de

Guatemala ”, cuya meta es “Contener la diseminación de VIH en Guatemala y ase gurar la

sobrevivencia y la calidad de vida de las personas con VIH”. Si bien el presente Plan se

elabora por tres años, el FM ha solicitado un Plan de MyE para el primer año del Proyecto,

pues después del primer año el país se ha compromet ido a tener en implementación el

Plan Estratégico Nacional en VIH-Sida, que incorpor a un Plan de Monitoreo, que entraría a

regir como el Plan de MyE del Programa del FM para Guatemala. Esta Fase del Programa representa cambios significa tivos para el país. Guatemala decidió no sólo

realizar un cambio de RP, sino que contar con dos R P: el Ministerio de Salud Pública y Asistencia

Social, quien será responsable del Programa en las organizaciones del Estado (siendo todas estas

centros y unidades del MSPAS), e Hivos como respons able del Programa para sociedad civil. Estas

situaciones presentan una oportunidad y grandes des afíos. Oportunidad para el fortalecimiento del

sistema nacional de atención y prevención del VIH y el sida y de un sistema único de información a

nivel nacional; desafíos para la coordinación entre sociedad civil y Estado y para el establecimiento

del sistema de información integrado a nivel nacion al. Otro giro significativo está en el reporte al FM. D urante el primer año de implementación, se

reportará únicamente sobre los resultados “de Proye cto”. Después del primer año de la

subvención, el RP MSPAS estará integrando un report e de país, basado en metas nacionales del

Plan Estratégico Nacional, en el caso de lso indica dores del FM el MSPAS reportará según sus

metas reflejadas en el MD. Hivos reportará el apor te de los SR de la sociedad civil a dichas metas.

En el presente plan se definen los procesos de Moni toreo y Evaluación para Hivos como RP de

organizaciones de la sociedad civil, y la coordinac ión que todo esto conlleva con el MSPAS, como

ente rector y como RP. Se desarrolla sobre la forma en que Hivos podrá participar en el proceso de


fortalecimiento del Sistema de Información del MSPA S, partiendo de sus posibilidades reales como organización de sociedad civil. Hivos considera que para la Fase 1 de RCC se requie re dar un salto en la manera de

concebir e implementar el MyE del Programa. Durante las fases anteriores, el RP Visión Mundial ha sido muy efectivo en el cumplimiento cua ntitativo de metas y en el control de

calidad de la información, requiriendo ahora de un salto que coloque especial atención a

la calidad y efectividad de los procesos, además de la vinculación de los sistemas de información del proyecto con los sistemas nacionale s de información en VIH. Los cuatro objetivos que orientan la acción tanto d el Programa en su integralidad, como de Hivos

en su función de Receptor Principal y la de cada un o de los Sub-receptores del Programa son: • Objetivo 1: Dirigir actividades efectivas de preven ción hacia las poblaciones más

vulnerables y las áreas de mayor incidencia de VIH/ SIDA en el país. • Objetivo 2: Impulsar y promover la participación de la sociedad civil en la lucha

contra el VIH/SIDA. • Objetivo 3: Aumentar el acceso a TVC y otros servic ios relacionados con

VIH/SIDA en mujeres embarazadas • Objetivo 4: Aumentar el acceso a tratamiento integr al de VIH/SIDA en áreas prioritarias El Plan de MyE del RP HIVOS que se presenta para da r seguimiento a la meta y objetivos mencionados, busca guardar coherencia con los compr omisos internacionales para aportar al país desde lo que su rol como ONG le permite, como respo nsable del seguimiento de las ONG, Patronatos y Asociaciones dentro de la implementaci ón del proyecto en Guatemala. Es un Plan que además, se ve transversal izado por los valores que permean el diario quehacer en Hivos. Como principio primordial de Hivos, este plan busca posicionar en el centro de sus intervenciones, el respeto por las personas y sus derechos. Busca a demás, valores de transparencia y responsabilidad ante sus bases y sus proveedores de fondos; la importancia a la calidad de su trabajo y de sus relaciones; y en coherencia con su afán de ser una organización abierta al aprendizaje, el desarrollo de sistemas de calidad q ue realicen mejoras y estén abiertos a las críticas y el crecimiento.


I. Algunos conceptos clave para el Monitoreo y Evaluación en el RP-Hivos

El Plan de MyE del Receptor Principal Hivos, para e l Programa del Fondo Mundial en Guatemala Fase III – Años 1, 2 3, integra los sigui entes enfoques • Un enfoque de gestión por resultados , que pone el énfasis en los efectos y res ultados

(“impact”, “outcome” y “outreach”) del Programa en la población meta y las organizaciones participantes.

• Un enfoque de proceso , como los alcances del Programa son en un período de tiempo

determinado, se debe considerar el análisis de la p ertinencia de las estrategias y acciones emprendidas para alcanzar los objetivos y metas propuestas inicialmente.

• El concepto de evaluación de cuarta generación

1, que enfatiza en el aprendizaje

individual, institucional y nacional y la verificac ión de la sostenibilidad de los efectos e impactos ocasionados por las intervencion es de desarrollo.

Además, el Plan de Monitoreo y Evaluación que propo ne Hivos tiene las siguientes características: • Integral: si bien los procesos de Monitoreo y Evaluación, son diferentes en cuanto a

propósitos, estrategias, mecanismos e información requerida, se orientan a brindar una imagen completa de los efectos y resultados del Pro grama en Guatemala, y la información más relevante de los proyectos ejecutad os por los Sub-Receptores.

• Integrador: en vista de que los datos por sí mismos no tienen p oder explicativo, sino

que requieren de un marco interpretativo y explicativo que les confiera todo su sentido en relación con las acciones ejecutadas y los objet ivos a los que se aspira (Fernández, 1998), el presente Plan de Monitoreo y Evaluación p rocura la integración del análisis de datos cuantitativos y cualitativos referidos a los procesos, sus efectos y resultados.

• Complementario: los diversos procesos implicados en el Plan de Moni toreo y Evaluación

convergen en propósitos comunes y aportan insumos p ara el alcance de estos: i) contribuir a una mejor gestión para el logro de las metas prop uestas en cada efecto y resultado esperado; ii) generar aprendizajes individuales, in stitucionales y del Programa para mejorar las prácticas, los conocimientos y el diseño de nue vas estrategias de intervención; iii) analizar la relación lógica entre los logros y los efectos inmediatos de las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos (se compru eba la existencia de estos logros y efectos, así como el progreso hacia las Metas Finale s del Programa).

1

Guba y Lincoln. “The countenances of Fourth–Generation Evaluation: description, judgment, and negotiation”. En D. T. Palumbo (Ed.) The Politics of Program Evaluation. London. SAGE. 1987.


• Prospectivo: el PME no se reduce a una mirada o revisión retrosp ectiva de "lo que se hizo, lo que

pasó y cómo se hizo", sino que trasciende a una mir ada prospectiva crítica que establece como pregunta fundamental de la evaluación "¿qué podemos aprender de lo que hicimos y de lo que pasó, para alcanzar de la mejor manera posible lo q ue nos hemos propuesto?".

• Estratégico: los procesos de Monitoreo y Evaluación se centran en la verificación y análisis

de "estrategias de acción" diseñadas intencionalmente para el logro de las Metas Finales Deseadas y no exclusivamente en la verificación y a nálisis de actividades. Es decir, se analiza la forma en que se relacionan las actividad es y los resultados, para saber en dónde estamos y cómo avanzamos hacia el punto de llegada esperado.

• Gerencial: el análisis permanente de las estrategias y los res ultados, contribuye como uno

de los factores determinantes para la toma de decision es gerenciales del Programa. • Diferenciado : evita la “homogenización” o “estandarización” de lo s proyectos de los

Sub-Receptores de acuerdo a sus características y p oblaciones meta y busca, por el contrario, brindar un espacio para reflejar la riqu eza y diversidad de los proyectos.

• Participativo y enfocado al Empoderamiento: porque enfatiza y requiere la participación activa de

las diferentes instituciones, organizaciones y pers onas involucradas en el Programa de Guatemala, tanto en la definición de lo que se quie re lograr y cómo hacerlo, como en la recolección, análisis y uso de la información gener ada, buscando tomar decisiones concertadas.

• Liviano: establece instrumentos, mecanismos y procesos ágile s para el reporte, la

verificación y el análisis de informaciones y datos, de tal forma que no se requiera excesivo tiempo por parte de los diversos actores i nvolucrados y que no se amenacen ni el avance en la ejecución de las activi dades ni el desarrollo normal de los procesos esenciales para el logro de los result ados esperados.

• Orientado: se realiza mediante la determinación de parámetros de análisis e indicadores de

proceso, de alcance, de resultado e impacto, referi dos todos a los objetivos generales y específicos del Programa. De esta forma, los Objeti vos, Metas e Indicadores considerados en el Programa de Guatemala son el punto de partida para un accionar diferenciado de parte de cada Sub-Receptor, pero a la vez son los parámet ros orientadores para la construcción de un resultado conjunto en el fortalecimiento de l a respuesta del país al VIH y al sida.


II. Objetivos del Plan de Monitoreo y Evaluación

A nivel general, el presente Plan de Monitoreo y Ev aluación (PME) busca asegurar la producción de un nivel de información que permita m edir claramente el cumplimiento de

las metas propuestas por el Programa con financiami ento del Fondo Mundial. Al mismo

tiempo, pretende que la información que se genere, sea de utilidad para orientar la toma de decisiones y el crecimiento de los diversos acto res involucrados, así como para el lobby e incidencia requerido en Guatemala para la l ucha contra el VIH y el sida. De manera específica, el PME pretende:

• Monitorear y evaluar el grado de progreso y logro d e los resultados del Programa en general.

• Contar con la información requerida por el Fondo Mu ndial sobre el desarrollo

del Programa en el país y el logro de los objetivos , resultados y metas planteadas dentro del Programa.

• Poner a disposición del País la información sobre l a cual Hivos es responsable

en el Programa. Esto implica brindar al MSPAS (tant o como ente rector en salud como RP), la información requerida para logra r un reporte único e integrado del país sobre el estado en la lucha cont ra el VIH y el sida.

• Rendir cuentas sobre las acciones, metas e indicado res al Mecanismo de

Coordinación del País (MCP) y a la población meta d el Programa.

• Retroalimentar el Programa con información sobre lo s resultados de sus acciones y

lecciones aprendidas, a fin de mejorar el trabajo, aprender de la experiencia, maximizar

los recursos, mejorar los sistemas de monitoreo y t omar mejores decisiones en cuanto

a la implementación de sus acciones y estrategias ( tanto en lo técnico como en lo

administrativo), realizando los cambios que se cons ideren pertinentes.

• Servir de herramienta para el fortalecimiento insti tucional de los diferentes Sub-Receptores y para realizar mejoras en ejecución y medición de impacto.

• Constituirse en una herramienta que al buscar armon izar sus ciclos de

información con los ciclos de información del país, contribuya a alimentar los avances en la lucha del VIH y el sida a nivel nacio nal.


III. El proceso de Monitoreo y Evaluación Hivos concibe el Monitoreo y la Evaluación como pro cesos complementarios y

dependientes entre sí. El Monitoreo como un proceso continuo de observación, reflexión y

análisis de datos referidos a la ejecución de las a ctividades, sus logros inmediatos y el uso

de los recursos con relación a lo inicialmente plan eado. Como un sistema que además,

posibilita la identificación de los puntos fuertes y débiles de los proyectos o actividades. La

Evaluación, como un proceso periódico que además de rendir cuentas a donantes, facilita la

reflexión y análisis sobre los Resultados Alcanzado s (efectos) y el avance hacia las Metas

Finales (“impact”, “outcome”, y “outreach”) obtenid as con la ejecución del Plan de Trabajo,

así como sobre la pertinencia y relevancia de las e strategias utilizadas. Partiendo de esta complementariedad y dependencia e ntre ambos procesos, se detallan ambos a continuación.

A. INDICADORES DE LA PROPUESTA (Marco de Desempeño ) Para realizar el monitoreo de los procesos y los re sultados, se ha seleccionado la información requerida para dar cuenta de los logros alcanzados del Programa del Fondo Mundial en Guatemala a partir de los indicadores pr incipales (de impacto, resultado y de

cobertura) establecidos en el Marco de Desempeño, y se han agregado algunos otros

indicadores de proceso considerados como relevantes para el país y para Hivos. A continuación se enumeran los indicadores de impac to, resultado y cobertura sobre los cuales Hivos reportará. Las metas de dichos indicad ores se encuentran estipuladas en el

Marco de Desempeño. Asimismo, una descripción de ca da uno de los indicadores con

información respecto a la frecuencia de medición, e l método de recopilación, la frecuencia

de recopilación del dato, la fuente de información, y el organismo responsable de la

recopilación, se encuentra en la Plantilla del Marc o de Monitoreo y Evaluación (Ver Anexo A)

y en las Fichas Técnicas elaboradas para cada indic ador (Ver Anexo B).


Tabla 1:

Indicadores del Marco de Desempeño

No. Indicadores de Repercusión (Impacto)

1 Porcentaje de población en mayor riesgo (hombres que tienen relaciones sexuales con hombres) con VIH

2 Porcentaje de población en mayor riesgo (mujeres trabajadoras del sexo) con VIH

3 Porcentaje de población en mayor riesgo (jóvenes en riesgo) con VIH

4 Porcentaje de población en mayor riesgo (personas privadas de libertad) con VIH

5 Porcentaje de niños con VIH, nacidos de madres con VIH

6

Porcentaje de adultos y niños con VIH que sigue con vida y se tiene constancia de que continúa en tratamiento 12 meses después de haber iniciado la terapia con antirretrovirales

No. Indicadores de Resultado Indirecto (Outcome)

1 Porcentaje de hombres que afirman haber empleado el preservativo la última vez que tuvieron sexo anal con una pareja masculina

2 Porcentaje de mujeres trabajadoras sexuales que afirman haber utilizado un preservativo con su último cliente

5 Porcentaje de jóvenes en Riesgo que afirman haber empleado el preservativo la última vez que tuvieron relaciones sexuales

6 Porcentaje de personas privadas de libertad que afirman haber empleado el preservativo la última vez que tuvieron relaciones sexuales

No. Indicadores de cobertura 1.1 Número de preservativos distribuidos a miembros de poblaciones en mayor riesgo 1.2 Numero de contactos de HSH hechos por educadores 1.3 Numero de constactos de MTS hechos por educadores

1.4 Porcentaje de poblaciones en mayor riesgo que identifican correctamente las formas de prevenir la transmisión sexual del VIH y rechazan las principales ideas incorrectas sobre la transmisión del virus

1.5 Número de casos en poblaciones en mayor riesgo diagnosticados y tratados por ITS

1.6 Número de sesiones de prueba y asesoramiento proveídos a poblaciones en mayor riesgo

1.7 Porcentaje de personas de poblaciones en mayor riesgo que se hicieron la prueba de VIH durante los últimos 12 meses y conocen los resultados

2.1 Número de redes, ONG y organizaciones de base comunitaria que trabajan con poblaciones en mayor riesgo, fortalecidas

3.1 Número de embarazadas que se hicieron una prueba de VIH y conocen sus resultados

3.2 Número de mujeres embarazadas con VIH que recibió ARV para reducir riesgo de transmisión materno-infantil

4.1 Número de adultos y niños con VIH avanzado que actualmente reciben terapia antirretroviral

4.2 Número de adultos y niños que actualmente reciben atención en VIH que son elegibles para profilaxia de co-trimoxazole (de acuerdo a guías nacionales) actualmente recibiendo profilaxia de co-trimoxazole


B. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Todas las ONG, tanto las que prestan atención como las que trabajan en prevención, tienen la

obligación de reportar su información en el sistema (y los subsistemas) de información del

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MS PAS). Particularmente se trata del reporte

de la producción de los servicios en el Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA), el

diagnóstico de casos positivos al Centro Nacional d e Epidemiología, y el informe sobre el

seguimiento a pacientes al Programa Nacional de Sid a. En la propuesta de Guatemala enviada al FM para la aprobación de la presente Fase, se detalla

que de acuerdo a las evaluaciones realizadas al Sis tema Nacional de Información, existen

importantes vacíos que conllevan a que los esfuerzo s para monitorear las intervenciones y

evaluar su impacto sean débiles aún. La mayor debil idad se encuentra en que no existe un

Sistema Nacional integrado, sino que hay una fragme ntación de subsistemas entre los que no

se han dado líneas de coordinación ni una estructur a única que les articule. Para fortalecer el Sistema Nacional de Información, a partir de esta fase se pondrá mayor

énfasis al seguimiento del ingreso de la informació n de las ONG en dichos sistemas. Además,

se ha estado trabajando en coordinación con el MSPA S y cooperación internacional, en la

preparación de un plan para mejorar el sistema de i nformación en VIH en los próximos años

(ver anexo I Plan para la Unificación de los Sistem as de Información, M y E de los Receptores

Principales del Fondo Mundial (MSPAS-HIVOS) del pro yecto “Conteniendo la epidemia de VIH

en Guatemala: Intensificación de las acciones de pr evención y atención integral en grupos

vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala”), es perando que llegue a ser el SIGSA

eventualmente, esa estructura articuladora entre lo s diferentes subsistemas.

Es el mayor interés de Hivos, participar y coordina r acciones con el MSPAS hacia el logro del

fortalecimiento del Sistema Nacional desde el espac io que como RP de ONGs, pueda tener.

Debe quedar claro sin embargo, que si bien Hivos ti ene disponibilidad absoluta de formar

parte de esto, es un proceso técnico y político, en el que el actor principal es el MSPAS y por

tanto esta institución, es quien marcará la pauta t anto sobre el proceso como los resultados

del fortalecimiento.


Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA) Actualmente, a través del SIGSA, el MSPAS recolecta y procesa los datos generados por todos los

centros que brindan servicios en VIH a través del M SPAS. Las organizaciones de la sociedad civil

que prestan servicios de TVC y diagnóstico de ITS d eben reportar la información sobre su

producción en dicha sistema. Aunque la mayoría lo h ace, el sistema presenta debilidades en la

eficiencia de sus flujos y las organizaciones que l o utilizan reportan que es poco amigable y que no

reciben ningún tipo de realimentación de ello. Tamb ién existen algunas organizaciones que aunque

cuentan con sus propias bases de datos, no reportan su información al SIGSA. Otra dificultad es

que a la fecha, el SIGSA no se comunica con otros s ubsistemas de información relevantes, tales

como el Centro Nacional de Epidemiología y los dife rentes Sistemas de Seguimiento Clínico a

Pacientes que usan las Unidades de Atención Integra l, entre ellos MANGUA. Entre las debilidades que las evaluaciones han dete ctado en el sistema del MSPAS, se

encuentran la pobre calidad de los datos (caracteri zado por el reporte incompleto y los datos

inexactos) y las limitaciones en la actualización o portuna de la información (en tanto el

ingreso de los datos se retrasa en muchas ocasiones por carencia de recurso humano ó

infraestructura tecnológica). En el documento “Eval uación del Sistema Nacional de Monitoreo

y Evaluación e identificación de acciones prioritar ias” (2008), se señala textualmente: “Es

necesario que el principal productor de información , el MSPAS, adopte procesos bien

definidos para garantizar la calidad de la informac ión. Una vez esto se este implementando,

otros involucrados deberían fomentar el sistema con junto de MyE” (p.49) En las condiciones actuales, el SIGSA aun no puede generar información a nivel nacional. El MSPAS considera que el proceso de fortalecimient o del SIGSA y los subsistemas de información puede llevar aproximadamente entre 1 y 2 años. En el SIGSA ha habido avances importantes respecto al reporte en el tema SIDA, que son de particular interés para el proyecto:

- Existe ya de forma digital, una versión del “SIGSA- Sida”, que contiene los

formularios de reporte de TVC e ITS; - La aplicación de este formato digital está disponib le para ONG. Aunque es todavía

un proceso incipiente, algunas han recibido una cap acitación inicial para su uso; - La versión digital de las hojas SIGSA, permite la p osibilidad de hacer

seguimiento a pacientes a nivel primario.

Sin embargo, debe tomarse en cuenta que a pesar de que existe la versión digital de SIGSA-Sida,

ésta no está aún implementada y sólo se ha instalad o y capacitado a algunas unidades. Además, su

2 En la propuesta de Guatemala al FM para la fase III, se detallan las debilidades del sistema (la calidad del dato,

la actualización del reporte, etc.)


formato de variables es limitado, al no contemplar variables que son fundamentales para el monitoreo del Programa del FM, como por eje mplo, distribución de condones ó aspectos relacionados con el monitoreo de determi nadas acciones en poblaciones en mayor riesgo. Esta situación debe resolverse opo rtunamente por el SIGSA, e Hivos apoyará en todo lo que le sea posible a este proceso.

A la fecha, se ha planteado de manera conjunta un P lan para la integración de los sistemas de información. El borrador del mismo se i ntegra al presente documento como Anexo I. Hivos ha programado una consultoría p ara Enero del 2011 con el fin de evaluar el Sistema de Información de Hivos, y di señar de manera conjunta con el MSPAS, el plan para la integración de este sistema con el SIGSA. Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPRO) Dada la situación con el SIGSA, al iniciar el proye cto, las ONGs ingresarán todos los datos necesarios para el seguimiento en el sistema de información de Hivos (-SIGPRO-), el cual ha sido diseñado con los objetivo s de:

• Monitorear el desempeño y avance del trabajo de SR y RP

• Tomar decisiones oportunas a nivel estratégico y ge rencial

• Generar información para el reporte trimestral para FM y para el MSPAS

• Permitir el acceso a la información por variable y cruzada

• Fortalecer capacidades de los SR

• Obtener eficiencia y uso optimo de recursos SIGPRO fue diseñado por Hivos en los meses anterior es al inicio del Programa y creado en el mes de

Septiembre 2010, tomando como base el Sistema Nacio nal de Información del Programa Nacional de

Cuba. En este mismo mes, se llevaron a cabo convers aciones con el MSPAS, específicamente con las

personas a cargo del SIGSA, con algunos SR y con Vi sión Mundial. Eso tuvo como resultando, el hecho

de que para el diseño del SIGPRO en Guatemala, se r etomaran como base los instrumentos de

recolección de la información que ha venido utiliza ndo Visión Mundial, pues estos han resultado

efectivos para el reporte, los SR se encuentran fam iliarizados con ellos y facilitaría la transición e n el

cambio de RP para las organizaciones, buscando siem pre fortalecer la buena práctica y disciplina de lo s

SR de reporte mensual con la que Visión Mundial con tribuyó. Los instrumentos fueron revisados y actualizados, a decuando las variables e información solicitada

a los indicadores y las necesidades actuales de est a nueva fase del Programa del FM en Guatemala.

Un tema de particular interés fue la inclusión de v ariables como la desagregación por


sexo -hombre, mujer y trans-, y por sub-poblaciones , con el fin de empezar a generar información sobre el acceso de dichas poblaciones a servicios de atención y prevención. Además de tomar como punto de partida la informació n ya recopilada y generada para el convenio vigente con el FM, el SIGPRO conte mpla en su composición, el Plan de Trabajo del Programa implementado por Hivos y su s SR (incluyendo objetivos, APS, indicadores, tareas) y el presupuesto por acti vidad con el fin de medir su nivel de ejecución, así como la generación de los corresp ondientes informes mensuales. El SIGRPO ha sido creado bajo la filosofía de que c ada usuario es responsable de (la

calidad de) su propia información 3, pues el proceso establecido contribuye a fortalec er la

capacidad propia del SR de introducir, manejar, ana lizar y verificar su propia información. Es un sistema concebido además, bajo el principio d e que la información debe ser accesible y transparente y además, oportuna para la acción estratégica y la gerencia. Una ventaja importante del SIGPRO, es que es un sis tema en línea conectado directamente con el

servidor de Hivos. Este sistema, además de promover accesibilidad y transparencia de la

información a los diversos actores involucrados en el Programa, facilita los flujos, disminuye la

posibilidad de errores y ahorra recursos (al no req uerir de digitadores que estén ingresando en el

sistema la información brindada por los SR en hojas de Excel y supervisores que estén revisando

que la información ingresada por los digitadores, c oincida con la brindada por los SR en los

reportes de excel). Adicionalmente, por sus caracte rísticas, puede facilitar el posterior enlace digit al

con SIGSA en el momento en que esto se pueda llevar a cabo. El SIGPRO llevará un seguimiento tanto sobre el tra bajo por indicador y actividad, como por cada

SR. En este sistema es posible además, recopilar ma teriales que representen evidencias relevantes

para el proyecto, como documentos, estudios, evalua ciones, imágenes, etc. Se podrá contar con

una carpeta actualizada que permite tener a disposi ción la información sobre cada organización. SIGPRO se utilizará desde el inicio del Programa, s iendo el primer semestre, una fase piloto para el sistema en la cual se capacitará a l os SR calificados en su uso. En Enero del 2011, se ha previsto una consultoría con el fin de evaluar el sistema, ajustar lo que sea necesario y planificar en coordinación c on el MSPAS y demás actores involucrados, una ruta crítica para la posible inte gración con SIGSA. La base de datos cuenta con importantes parámetros de seguridad. A nivel de RP se asignarán dos

responsables para la administración de SIGPRO (el p rogramador y el asistente financiero), quienes

podrán acudir al apoyo a distancia del consultor qu e diseñó el sistema. Cada persona debe tener un

usuario y el administrador del sistema puede rastre ar cualquier acción realizada por cada uno de

los usuarios. Si bien los usuarios son ligados a la organización a la que se pertenece, cabe resaltar

que el usuario es brindado personalmente. Los usuar ios tendrán diferentes niveles de acceso a la

información de acuerdo a su rol en el Programa. La directora del proyecto tendrá 3 Parte angular del monitoreo realizado por Hivos será siempre la verificación de la información brindada por los

SR, pero el SIGPRO concibe una activa responsabilidad por parte de cada actor involucrado.


acceso abierto al sistema. Los miembros del equipo y los SR tendrán acceso a los

componentes del SIGPRO relevantes para la introducc ión y análisis de la información. Los SR podrán ingresar la información en el periodo correspondiente y tendrán la información sobre el trabajo de su organización a d isposición para posteriores consultas. Las organizaciones SR deben tener la información ac tualizada de manera mensual en el

Sistema. Una vez que han terminado su reporte, el s istema cerrará de manera automática la

posibilidad de realizar cualquier modificación por parte del SR. Tras la verificación del equipo

de MyE del SR de la información ingresada y en caso de detectar errores, el Asistente de MyE

de Hivos desbloqueará el reporte específico del SR para que en la misma visita de verificación,

y en conjunto con el SR, puedan realizarse las modi ficaciones necesarias. Se realizará una

nota en el SIGRPO, pero de igual manera, todo cambi o realizado, quedará registrado en el

sistema y el administrador del sistema tendrá acces o al mismo. Posteriormente se volverá a

bloquear el sistema para que no se pueda dar ningun a otra modificación posterior. Si bien SIGPRO tiene las condiciones para introduci r la información financiera en la base de datos, Hivos ha decidido utilizar en un pri mer momento para ello, el sistema administrativo de Contabilidad Visual (CV) de Ibis, por ser este un sistema validado y utilizado eficientemente por Ibis durante varios añ os para el manejo de fondos. Por tanto, la unidad administrativa de Hivos a cargo de Ibis, utilizara en una primera fase el sistema de CV, pero se proyecta realizar un enla ce con SIGPRO en el corto plazo. El SIGPRO contiene información sobre la planificaci ón de actividades y planificación financiera del

proyecto, con lo que se podrá generar de manera int egral, información relevante para la gerencia

del proyecto. En un primer momento, toda la informa ción para la generación del reporte al FM,

estará disponible para Hivos en un solo sistema: el SIGPRO. Sin embargo, en el momento en que se

hayan integrado los sistemas con SIGSA, podría ser que los SR deban incluir la información en este

sistema pero además, continuar llenando alguna info rmación en el SIGPRO (en caso de variables

que no se hayan incluido en el SIGSA-Sida). Para es e momento, Hivos deberá elaborar el informe

para el FM con base en ambos reportes (SIGSA y SIGP RO). Base de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes V IH Cabe rescatar que si bien las organizaciones que at ienden pacientes en tratamiento reportarán sus

resultados globales en el SIGPRO (tal como reportab an antes a Visión Mundial), la verificación de

los datos sobre tratamiento se llevará a cabo toman do en cuenta un tercer sistema de información:

las “Bases de Datos de Seguimiento Clínico de Pacie ntes VIH” que mantienen las organizaciones,

que brinda seguimiento y monitoreo clínico de pacie ntes VIH positivos.


Por el momento, la organización ASI (Clínica Famili ar Luis Ángel Garcìa) cuenta con una Base

de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes VIH, q ue se llama “MANGUA” 4, que surgió como

un aporte de la cooperación catalana ( Fundació Sida i Societat ) a la respuesta integral de

Guatemala frente a las ITS, el VIH y el Sida a trav és del seguimiento y monitoreo clínico de

pacientes VIH positivos. Por su parte, el Patronato cuenta con diferentes instrumentos para

captar información sobre los pacientes (entre ellos Fucsia -de Médicos sin Fronteras- y hojas

Excel). Hay una directriz por parte del PNS para im plementar MANGUA a nivel nacional, sin

embargo, este proceso está atrasado y no será posib le implementarlo en su totalidad durante

este año 2010. Asimismo, con el fin de facilitar la s estimaciones de necesidades en ARV, el

PNS volverá a implementar el instrumento de la Inic iativa de Clinton, que permite manejar

información sobre el número de pacientes activos y los esquemas que se usan. Una limitante

de MANGUA es que no está en línea, ni conectado al SIGSA o al Programa Nacional de

VIH/Sida y este es otro punto que debe resolver el MSPAS. De acuerdo a la información brindada por la Fundaci ón Sida i Societat, se puede detallar lo siguiente sobre el sistema MANGUA:

• El sistema se ocupa fundamentalmente de la informa tización y explotación clínica, epidemiológica y farmacológica de los historiales c línicos de personas confirmadas seropositivas que acuden a las UAI, con énfasis en los tratamientos antirretrovirales.

• El sistema se divide en tres subsistemas, cada uno de ellos se puede considerar

un componente sujeto a definición de metas, estable cimiento de estándares de calidad, y procedimientos de monitoreo y evaluac ión específicos.

1. Subsistema de fuente de datos: Se refiere a la g eneración de datos y su registro en

los diferentes instrumentos o formatos; incluye los procedimientos de consejería y

orientación, pre-consulta, consultas de nutrición, trabajo social, enfermería,

psicología y medicina, post-consulta, farmacia, pru ebas complementarias como

bioquímicas, hematología, serologías, microbiología , diagnóstico por imagen,

carga viral, recuento de linfocitos y genotipaje. O casionalmente además, ingresos

hospitalarios, traslados e interconsultas con espec ialistas.

De este componente va a depender en buena medida la calidad de la información

obtenida por el sistema, una vez digitada y procesa da informáticamente. Involucra a un

número importante de profesionales, por lo que resu lta complicado su análisis.

2. Subsistema de captura de datos: Involucra el ord enamiento del historial clínico, su almacenamiento, su manejo por parte de las personas que tengan acceso al aplicativo informático, la digitac ión de los datos, los procesos de verificación de integridad y calidad de datos.

4 Nombre comercial que podría cambiar eventualmente.


3. Subsistema de explotación de los datos: Es la pa rte de generación de salidas; MANGUA produce un grupo de informes e indicadores e n forma automatizada, que cubren una buena parte de las necesidades local es y de país.

El siguiente flujograma, resume la relación entre l os Sistemas de Información utilizados por los SR de Hivos para el Programa del FM.

Flujograma 1

*Este flujograma será el vigente hasta que se acuer de el proceso exacto de integración entre el SIGPRO y el

SIGSA, proceso que empezó a planificarse en Octubre del 2010 (Ver Anexo I).


C. PROCESOS DE MONITOREO Hivos en su rol de Receptor Principal, concibe y ap rovecha los procesos de monitoreo para

generar una reflexión sobre la información que perm ite tomar decisiones orientadas al

mejoramiento de las estrategias y gerencia del Prog rama. Este proceso debe recoger,

almacenar y analizar información, para facilitar la re-valoración y rectificación de algunas

acciones de los proyectos desarrollados por las org anizaciones Sub-Receptoras, y del

Programa en Guatemala en su globalidad (es decir, t anto en lo que corresponde a Hivos como

RP y a los SR con el apoyo de Hivos, como en la int egralidad del Programa en Guatemala). Debe proporcionar tanto a la gerencia del Programa como a los socios y otros usuarios, la

información necesaria para evaluar oportunamente lo s éxitos o problemas potenciales,

identificar las tendencias, patrones o desviaciones , mantener los procesos y la programación,

midiendo siempre el avance de los objetivos a travé s de los indicadores y con todo ello, mejorar

la eficacia, efectividad y eficiencia de la impleme ntación. Es un monitoreo estratégico que

contribuye a los procesos gerenciales, que permite que se tomen decisiones informadas con

respecto a la eficacia y efectividad de las accione s y el uso eficiente de los recursos, todo esto a

través de valoraciones permanentes de los procesos de implementación del Programa. Para Hivos es fundamental mantener en el monitoreo una visión integral que genere una conciencia

de la correspondencia entre lo programático y lo fi nanciero. Para la implementación del monitoreo,

se parte de la necesidad de contar tanto en lo prog ramático como en lo administrativo-financiero,

con instrumentos diseñados previamente (y que de se r necesario se ajustarán posteriormente), que

faciliten esta labor y hagan de la recopilación y r egistro de datos, un proceso operativo (Ver Anexo

H: Instrumentos e instructivos de SIGPRO). El monitoreo se llevará a cabo por medio de las vis itas mensuales a los SR y la información generada

por el SIGPRO (con visión integral -programática, i ndicadores, planificación, ejecución

presupuestaria- tanto para cada SR, como del progra ma a cargo de Hivos en su totalidad); los

productos logrados y las muestras para las medicion es sobre la calidad realizadas semestralmente.

Todo esto orientará sobre el cumplimiento de los ob jetivos del Programa.

• MONITOREO A TRAVÉS DE VISITAS A LOS SR Uno de los mecanismos más importantes del monitoreo lo constituye las visitas mensuales a las organizaciones por parte del RP. Es tas resultan un punto clave en el proceso, en tanto se convierten en oportunidades de verificación de la información, pero además, de monitoreo capacitante. Sobre éstas se debe señalar:


- Permiten verificar la confiabilidad de la inf ormación introducida en el sistema SIGPRO, a través de la revisión directa de los dato s en las fuentes primarias de información (en herramientas como listas de partici pación, registros de atención, registros de bodega, entre otros medios de verifica ción establecidos en el Plan de

MyE)5 y respaldar por tanto, la confiabilidad de los inf ormes. Si existieran inconsistencias en la información verificada durant e la visita, el monitor del RP facilitará el desbloqueo del informe en SIGPRO para que sea en ese mismo momento.

- Las visitas permiten conocer el contexto en el que se desenvuelve el SR, conocer

a las personas involucradas directa o indirectament e con el Programa, brindar de manera directa apoyo técnico y administrativo, y lo grar con ello un significativo aprendizaje, tanto para Hivos como para los Sub-rec eptores.

- Hivos anunciará las visitas con antelación al Sub-r eceptor a través de

correo electrónico.

- Las visitas de monitoreo y seguimiento, serán en di versas ocasiones conjuntas (con presencia de personal del área técnica y admin istrativa, o acompañado por personal del MSPAS) y donde el Sub-receptor tiene e l espacio ideal para visualizar y analizar el panorama completo (program ático y administrativo) de su proyecto y de la organización ó institución - ó en los casos en que se requiere la revisión de detalles muy específicos, únicamente de l área técnica ó del área administrativa. En caso de visitas conjuntas con el MSPAS estas deben ser coordinadas con el SIAS para su inclusión en la age nda de la institución.

- La periodicidad de las visitas depende de diferente s factores. Aunque sería deseable

realizar igual cantidad de visitas a todos los proy ectos, la cantidad de estos no siempre lo hace posible. Sin embargo, se ha estable cido como parámetro una visita mensual a cada uno de los SR. Se dedicará más tiemp o y se realizarán más visitas a los Sub-receptores con más necesidades de fortaleci miento.

55 Ver detalle de herramientas utilizadas para la reco lección de la información de cada indicador en el A nexo A del presente Plan


Flujograma 2 • FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNO DEL PROCESO DE MONITOR EO

- Después de cada visita, Hivos establece a nivel int erno canales de información, lo cual implica elaborar informes de viaje y minutas de las reuniones que deberá guardar siempre electrónicamente en la red interna p ara que todo el equipo técnico, administrativo y dirección tenga acceso a ellos.

- Los y las Asistentes Técnicos (quienes realizan vis itas regularmente), deben

reunirse semanalmente con el Oficial de MyE (en reun ión ejecutiva preestablecida un día a la semana), en donde se revisa lo ocurrido durante las últimas visitas y se discuten estrategias a seguir para las situacion es que así lo requieran.

- En caso de detectarse dificultades técnicas en el S R, el Oficial de MyE

debe coordinar de manera inmediata con el Oficial d e Programa correspondiente para tomar las medidas del caso.

- En las reuniones semanales del personal, el Oficial de Monitoreo y

Evaluación, informara a los miembros del equipo sob re el avance del programa y particularmente sobre la situación de la s organizaciones SR.


- Tanto en las reuniones semanales con los y las Asis tentes como en las mensuales con el equipo en su totalidad, debe discu tirse sobre el Monitoreo Estratégico que se realice sobre el Progr ama.


D. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN, ANÁLISIS Y REPOR TE

• RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN • La recolección de información se realizará a través de instrumentos especialmente

diseñados y que respondan a cada uno de los indicad ores. Se tomarán como base, los utilizados por VM durante las dos primeras fases de l Programa, pues han tenido buenos resultados y los SR se encuentran ya familia rizados con ello.

• Por ley, los centros de salud (incluyendo ONG) tien en la obligación de reportar al

MSPAS. Se utilizarán como fuentes primarias los for matos establecidos por el SIGSA (Sistema de Información Gerencial en Salud) 6. El SIGSA cuenta con los siguientes formularios que generan información en V IH y Sida:

- SIGSA 3- Registro diario de consulta (para puesto d e salud, centro de

salud y hospitales)

- SIGSA SIDA 1.2- Instrumento de reporte mensual de d atos en ITS, VIH y SIDA

- SIGSA SIDA 2-Instrumento de reporte mensual de dato s en ITS, VIH y SIDA pediátrico. • Sobre el SIGSA, es importante señalar:

- En los casos en que sea pertinente, se utilizarán l os mismos instrumentos de

recolección primaria del SIGSA. Hivos como RP, conf irmará la información desde las fuentes primarias y la contrastará con la información que en consolidado, le brinden los SR para el sistema SIGP RO.

- Para el SIGSA el registro es diario, inicia el 26 d e cada mes y termina el 25

del mes siguiente, por lo que dichos tiempos serán tomados en cuenta por Hivos. El proceso de consolidación inicia el 26 en las unidades notificadoras a cargo del responsable asignado para el efecto.

- Las unidades notificadoras reportan al distrito cor respondiente 5 días después de

la fecha de corte en base a calendarización del dis trito. El distrito informa al área

de salud de acuerdo a calendarización que establece el área. El responsable para

ello es el director de distrito. El área de salud e nvía a la unidad central de SIGSA a

más tardar el día 12 de cada mes, tarea a cargo del director de área de salud.

6 Los hospitales Roosevelt y San Juan, han desarrollado sus propios sistemas de información adecuados a sus contextos y

necesidades. La dificultad desarrollada con esto, es que la información generada por estos hospitales, no ingresa directamente al SIGSA, el cual busca reunir toda la información proveniente de los centros a cargo del Ministerio de Salud. El Ministerio de Salud se encuentra sondeando la posibilidad de que ambos hospitales sometan sus sistemas de información a una valoración para ver la posibilidad de crear un interfaz entre sus bases de datos y la del SIGSA.


Comentario [JM1]: Que es el

estatus de esto? Todavia están en

negociación con los hospitales o

ya han llegado a un acuerdo? Aun

se encuentra en negociación.

- Cabe aclarar que si bien las organizaciones SR de H ivos a las que les corresponde

recolectarán la información a través de los formula rios elaborados para el SIGSA,

en los casos en que se requiera de un mayor detalle que el contenido actualmente

por dichos instrumentos, o bien, no se cuente con e l instrumento de recolección

de la fuente primaria a través del SIGSA, se contar á con instrumentos adicionales

que recopilen específicamente la información necesa ria7. Esto se hará siempre

bajo el entendido de garantizar que la duplicación de esfuerzos no se produzca en

la recolección de información, y buscando siempre t ener fuentes únicas para cada

uno de los indicadores para mayor precisión y coher encia de los datos.

• Cada organización Sub-Receptora recolectará la info rmación con la frecuencia que

sus actividades requieran (en el caso de atención, la información debe recolectarse por día; en el caso de actividades de CCC, la infor mación debe recolectarse por actividad y de acuerdo a la frecuencia en que se re alicen –por semana, por mes-).

• Lo común para todos, es que mensualmente (continuan do con el ritmo establecido

ya en la Fase anterior, a más tardar al segundo vie rnes del Mes) debe consolidarse la información y reportar los resultados en relación c on los indicadores en el Sistema de Información Integrado de Hivos, además del repor te en SIGSA. En el transcurso del próximo año, el MSPAS irá ampliando las posibil idades de SIGSA con el fin de que pueda recabar toda la información requerida por el Plan Estratégico Nacional.

• Estos reportes son analizados y verificados por el RP mediante visitas a los Sub-

Receptores. A partir de los hallazgos emergidos de este análisis de progreso y de resultados, se establecen recomendaciones o realime ntaciones en sesiones de reflexión y coordinación entre los SR, las instituciones públ icas vinculadas a los proyectos y el RP.

• Se realizará un análisis mensual del avance program ático en comparación con la

ejecución financiera del SR durante el período del reporte y para el programa en general. 7 Cabe aclarar que varios de los actuales SR, reportan contar con instrumentos de fuentes primarias adicionales

al SIGSA y que han estado ya utilizando con VM. Por tanto, se partirá del uso de estos mismos instrumentos.


Flujograma 3

Flujograma del proceso de recolección y verificació n de la información del RP 26 -HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013

Se debe resaltar que este proceso es para el primer año de ejecución. Tras la implementación de la planificación que se ha llevad o a cabo, se redefinirá el proceso a partir del segundo año de ejecución.


• ANÁLISIS DE LA INFORMACION Y REPORTE Sobre el proceso de análisis y reporte en general, deben puntualizarse los siguientes aspectos: • Además de los reportes mensuales que consolidan la información de cada SR en el sistema

SIGPRO, los SR tienen la responsabilidad de emitir un informe ejecutivo semestralmente sobre aspectos más cualitativos del Programa que ejecutan (principales logros y obstáculos, lecciones aprendidas, mejores prácticas, cambios si gnificativos para mejorar el grado de logro, de eficiencia, entre otros, etc.).

8 Este informe será ingresado

directamente en el SIGPRO.

• En este proceso, los SR tienen la responsabilidad d e monitorear el avance de su

propio proyecto en base a su plan de trabajo y pres upuesto • El RP, una vez analizada y verificada la informació n requerida para el monitoreo de

los proyectos de los SR y del Programa en sí, conso lida la información mediante un Reporte de Progreso Trimestral (que acompaña la sol icitud de desembolso).

• Con base en este Reporte el Agente Local del Fondo (ALF), realiza sus tareas de

verificación mediante visita al RP y a los SR. A pa rtir de esta actividad, emite sus recomendaciones técnicas y financieras al RP y emit e, a la vez, su criterio técnico al FM para recomendar o no el desembolso so licitado.

• El ALF además puede, dentro de sus funciones de mon itoreo, realizar monitoreos

aleatorios de la veracidad de la información presen tada tanto en el RP como en los SR. • Tras realizar las aclaraciones necesarias recomenda das por el ALF, el RP realiza

una versión final del informe y la envía al FM con copia al ALF. • El FM retoma las observaciones del ALF que consider e, analiza los informes

trimestrales del RP y desembolsa de acuerdo al dese mpeño determinado. • El MCP dispondrá de la versión final del informe en viado al FM por el RP, espacio en

el cual Hivos debe además exponer los avances y obs táculos del proceso trimestral. El MCP-G a través de su Junta Directiva, da seguimi ento al desempeño del RP, analiza los informes trimestrales y solicitudes de desembolsos e invita al RP a las asambleas del MCP para brindar mayor información y seguimiento al Programa.

• Además, las sedes centrales de Hivos y de Ibis brin darán en este proceso asistencia

técnica, y monitorean al RP Hivos y respectivamente a la Unidad Administrativa de Ibis. • Para cada año de implementación, se elabora además un Informe Anual que es

enviado al FM y compartido con el MCP, SR, instituc iones gubernamentales, cooperación internacional y demás actores pertinent es.

8

El “machote” para dicho informe debe ser consensuad o entre Hivos y los SR en la primera reunión para i niciar la ejecución de la subvención.


En el grafico a continuación se presentan el ciclo de reporte trimestral de los SR e Hivos al Fondo Mundial.

Flujograma 4

El flujo de la información en el proceso de recopil ación y reporte, se sintetiza de la siguiente manera:


Flujograma 5: Proceso de recolección de la información por el RP- Hivos para el año 1

¿

*Para mayores detalles sobre el proceso para la reco lección de cada indicador, se puede ver el

Anexo I 30 -HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013

Partiendo de este flujograma, se detallan en la sig uiente tabla los Hitos del proceso de recopilación y reporte desde la fuente primaria hasta llegar al FM y MCP.

Tabla 2: Hitos en el proceso de recopilación y reporte

HITO HERRAMIENTA RESPONS. ACCIÓN FREC. PRODUCTO RECIBE VERIFICACIÓN

Registro

SR Llenar (a mano o del dato

(facilitador-a, en forma Medios de Del Se Medios de Fuente primaria educador-a, electrónica) recolección proveedor Diario archiva recolección de datos consejero-a, formatos de primaria De en SR primaria

enfermero-a, recolección llenados servicios

etc.) primaria (SR)

Información

Sistema de Llenar en disponible en el

Consolidado Coordin Reporte Información en SR electrónico SIGPRO, que electrónico de ación de de los SR línea (SIGPRO) (encargado-a consolidados de Mensual debe ser

producción MyE de a HIVOS para recoger de MyE) producción verificada por

mensual HIVOS

variables mensual equipo de MyE

de Hivos

Analizar datos

recibidos de SIGSA y

SIGPRO por SR y por

indicador, cruzar

información

Información Informe programática con Informe con Reporte Coordinación disponible en consolidado información Trimestr información ALF y de HIVOS de MyE de sistema de generado por financiera, elaborar al consolidada FM a FM HIVOS información de

SIGPRO el informe de los SR

Hivos

consolidado para el

FM y generar

información

estratégica del

proyecto

Informe Reporte Presentación de consolidado Dirección Trimestr Informe Acta reunión de de HIVOS informe enviado al MCP que se entregó General RP al presentado MCP a MCP FM

al FM

A manera de resumen sobre el apartado de Monitoreo, en la Tabla 3 se presentan las principales

actividades de todo el proceso, así como los respon sables de las mismas y su periodicidad.


Tabla 3:

Principales actividades, responsables y periodicida d comprendidos en el proceso de Monitoreo

ACTIVIDADES RESPONS. PERIODICIDAD

Recopilación de información en el trabajo de campo SR Permanente

desarrollado por cada Sub-Receptor

Desarrollo de reuniones y visitas de monitoreo. RP Un promedio de una visita mensual a cada SR

Desarrollo de reuniones internas del RP para valora r RP Mensual

progresos y tomar decisiones.

Actualización de sistema de información de Hivos con SR Mensual

información programática y financiera

Informe narrativo sobre lecciones y estrategias SR Semestral

Revisión, análisis y verificación de los reportes RP Trimestral

trimestrales de progreso por cada SR

Presentación de Reporte de progreso del Programa al RP Trimestral

MCP

Elaboración y envío al FM de Reportes de Progreso RP Trimestral

Verificación de los Reportes de Progreso Consolidados ALF Trimestral

para el Programa de País. Dentro de los 15 días posteriores a la entrega del reporte consolidado de país.

Monitoreo y verificaciones aleatorias de la información. ALF Permanente, cuando se considere oportuno.

Reuniones de análisis, reflexión, coordinación, RP y SR Permanente, cuando se considere retroalimentación y toma de decisiones. oportuno.

Reuniones de coordinación con el MSPAS RP Hivos Bimensual, pero debe realizarse cada vez que se considere oportuno RP MSPAS


E. GARANTÍA DE LA CALIDAD DE LOS DATOS Los métodos y herramientas de compilación y registr o utilizados por Hivos y los SR deben garantizar que:

• generarán la información y la documentación de res paldo requerida para dar cuenta

posteriormente, de los logros alcanzados del Progra ma del Fondo Mundial a partir de los indicadores principales (de impacto, de resulta do y cobertura) y de proceso

• los Sub-Receptores y el Receptor Principal han crea do, ó bien fortalecerán en el

proceso, las condiciones y capacidades necesarias p ara llevar a cabo un MyE que garantice la calidad de los datos (cuentan con personal capacitado, recursos materiales y financieros necesarios y con el tiempo requerido)

• cada Sub-Receptor cuenta con el diseño de los instr umentos necesario para recoger la

información requerida. Estos instrumentos deben hab er pasado por una revisión y ser ajustados a las características de los indicadores, a las posibilidades institucionales u organizacionales, al nivel de profundidad al que se pretende llegar, a la experiencia de la organización y aspectos de carácter ético, como por ejemplo la confidencialidad y protección de la identidad de las y los participant es en los procesos

• cada Sub-Receptor ha definido cuándo se recolecta e sta información, tomando

en cuenta para ello que existen momentos en que se debe consolidar la información recabada y reportar los resultados en r elación con los indicadores (de manera general, estos momentos se encuentran de finidos por los períodos de Reporte Mensual que los Sub-Receptores deben rea lizar al Receptor Principal)

• Dado su enfoque de aprendizaje, Hivos busca estable cer con las organizaciones

sub-receptoras de los fondos, una relación de estre cha cooperación que facilite que las organizaciones puedan dialogar libremente s obre sus obstáculos y ser transparentes al brindar la información, situación que en sí misma, contribuye a obtener informes confiables sobre el Programa.

Además, para garantizar esta calidad, Hivos ha inco rporado los siguientes componentes de fiabilidad, validez, puntualidad, ex haustividad e integridad en el proceso (Ver Anexo D como resumen):

Fiabilidad

• Se creará un protocolo de MyE del Programa p ara Hivos. En este se incluirán tanto los

principios básicos del MyE que se reali zará desde Hivos, como los detalles y


procedimientos necesarios para realizar el monitore o, para el manejo estandarizado de la calidad de los datos y de todo el Sistema de Inf ormación. Se capacitará a todos los SR en dichos procedimientos, y se brindará un segui miento permanente a través de la supervisión capacitante que realizará el equipo del RP en sus visitas a los SR

• Para tener una calidad de datos óptima, se ha parti do de un principio de homogenización

de conceptos y criterios acerca del sistema de moni toreo de Hivos con el del MSPAS. Esta homogenización ha implicado tener claramente explic ados los procesos de operacionalización de cada uno de los indicadores c on todos los responsables de información, así como los flujos de información que incluirán los procesos de reporte, que y a quién se reporta, quién analiza y como se socializa la i nformación, procedimientos que serán aplicados durante la vida del Programa. (Ver Anexo I)

• El componente de capacitación continua permitirá fo rtalecer las capacidades de

planificación, monitoreo, gestión de la información , garantía de la calidad de los datos y evaluación de los hallazgos a nivel del personal de las instancias Sub Receptoras.

• El equipo técnico del RP está capacitado para reali zar tanto la revisión en gabinete,

como la revisión in situ , para el seguimiento y validación de la informació n reportada.

• Se implementará un sistema de verificación de la ca lidad de la información recolectada y difundida. Este sistema se aplicará tomando muestra s para analizar la calidad de los datos en las organizaciones (aunque no se aplicará la met odología LQAS – Sistema de Análisis de Calidad por Lotes” pues una muestra de 19 organizac iones es un número muy alto dada la cantidad total de SR, si se aplicarán sus principio s generales). Se seleccionarán semestralmente a 4 Sub Receptores para analizar con juntamente con ellos si la aplicación de las herramientas de monitoreo y evaluación se es tá haciendo en forma adecuada, si los protocolos se utilizan adecuadamente, si se brinda la información de manera permanente y consistente (al realizar verificaciones de gabinete y en el sitio sobre la información de las fuentes primarias y la ingresada en la base de datos), fortaleciendo así la cultura no sólo de reporte, si no que de reporte fiable.

Precisión (validez)

• El muestreo para verificar la fiabilidad contribui rá a garantizar que la información ingresada en la base de datos coincida con la de la s fuentes primarias. A su vez, a través de esta metodología se triangulará la inform ación contenida en las fuentes primarias con otras fuentes que permitan verificar la consistencia de la información reportada y triangular su veracidad con otras fuentes de información (como por ejemplo, llamadas telefónicas para verifi car la asistencia de participantes a actividades) para asegurar que los datos brindados son precisos.

• Se han elaborado Fichas Técnicas para cada indicado r, las cuales son además compartidas

por ambos RP para asegurar una misma interpretación a cada componente por medir.


• Los instrumentos de recolección y las bases de dato s de ambos RP están atravesando en este momento por una revisión exhaustiva para as egurar que ambos generen las desagregaciones necesarias y que reportan toda la i nformación requerida.

• Se espera que todas las personas que se encuentren involucradas en el proceso

de recolección, tengan claridad en el manejo de los instrumentos de recolección de información y el flujo correspondiente, con el f in de mejorar notablemente la calidad de los datos finales, por lo que la capacit ación no sólo será a través de taller, sino que a través de la supervisión y el ac ompañamiento.

• Cada dos años se realizarán autoevaluaciones del Si stema de MyE lo cual incluirá,

autoevaluaciones de información en las que se verif icará que los datos que estén siendo recolectados, sean realmente aquellos que se requiere recolectar para generar la información de los indicadores pactados y cualquier otra que resulte relevante para el programa y para el país. Adiciona lmente, se realizará al finalizar el año 2, una Evaluación Externa del Sistema de MyE que brindará información sobre la validez del sistema utilizado y generará r ecomendaciones al mismo.

Puntualidad

• La información será acopiada y centralizada por los Sub Receptores. Los datos deben ser recolectados por los SR e ingresados de manera regular a la base de datos (dependiendo del tipo de actividad, diaria, semanal , quincenal ó mensualmente). Lo que debe garantizarse a través del monitoreo contin uo del equipo de MyE de Hivos, es que la base de datos se encuentre alimentada y actu alizada mensualmente.

• De manera mensual, el equipo de MyE debe realizar v isitas a todos los SR, por lo que

la información ingresada, será corroborada periódic amente. Es decir, se garantiza que

al finalizar cada trimestre, la información ingresa da a la base de datos, habrá sido

corroborada por los Asistentes de MyE de Hivos para así estar disponible

puntualmente para el inicio del proceso de elaborac ión del informe al FM. Exhaustividad

• El Sistema de Información de Hivos incluye tanto va riables programáticas como variables

financieras, logrando integrar información de ambas áreas. El Sistema contempla la

inclusión de manera consolidad de algunos datos per tinentes para Hivos, provenientes de

otros sistemas de Información, como SIGSA y MANGUA, garantizando así contar con toda

la información necesaria para la generación de repo rtes puntuales al FM.

Integridad


• Durante todo el proceso se exigirá mantener confide ncialidad tanto en el

tratamiento de los datos de las personas que se rea lizan la prueba, como sobre aquellas que tienen diagnóstico positivo de V IH.

• SIGPRO contará con un código para cada usuario, sea este de Hivos, ó de los SR

participantes (se brindarán a cada persona, no por institución ó departamento de la organización). De acuerdo a su rol, cada usuario te ndrá un nivel diferente de acceso para limitar tanto el ingreso de datos como el nivel de información al que puede acceder.

• Una vez que los SR ingresen la información requerid a a la base de datos, esta se

cerrará de manera automática para evitar que se rea licen modificaciones posteriores. En caso de que posteriormente se detecten errores e n las visitas de monitoreo, el personal asignado de Hivos autorizara realizar dich os cambios directamente con el SR.

• Al contar con un código por cada usuario de SIGPRO, se facilita un mayor control

al ser posible la generación de reportes sobre quié n ingresa la información, produce reportes, realiza cambios, fechas en que se realizan las acciones, etc.

• Hivos reconoce la importancia de la transparencia y la responsabilidad entre el RP

y los subreceptores y entre el RP y el MCP, así com o entre RP y PNS. Se espera de los sub receptores transparencia y cumplimiento con la rendición de cuentas y se garantiza la exigibilidad de esta transparencia en el contrato con Hivos. De igual forma, Hivos es responsable de corresponder con est a transparencia ante el FM, los subreceptores y el MCP. Como institución, Hivos se caracteriza por establecer relaciones francas y diálogos abiertos con sus cont rapartes y con actores claves.


F. PROCESOS DE EVALUACIÓN Sobre las evaluaciones, se debe señalar que para Hi vos, estas van aún más allá de la

justificación y rendición de cuentas sobre el gasto de los fondos. Son también procesos de

aprendizaje para Hivos y para los SR y tienen la in tención de buscar maneras de mejorar las

prácticas. En este sentido, se podría decir que Hiv os retoma desde su trabajo, lo que se ha

planteado como el concepto de evaluación de cuarta generación 9, que enfatiza en el

aprendizaje individual, institucional y nacional y la verificación de la sostenibilidad de los

efectos e impactos ocasionados por las intervencion es de desarrollo. En cuanto al proceso de Evaluación del Programa, es importante señalar que: • Enfatiza en los indicadores principales de impacto y resultado definidos para el

Programa de País. • En este caso se parte de indicadores de eficacia qu e miden hechos concretos,

verificables, evaluables que se establecen para med ir el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados, según metas estab lecidas.

• Sin embargo, el sistema de evaluación será alimenta do tanto con información cuantitativa como con información cualitativa para identificar la contribución de las intervenciones a los objetivos del Programa.

• Si bien los procesos de Evaluación buscan entre sus objetivos, cumplir con el reporte al FM, se pretende que los mismos respondan a neces idades de país y se integren al reporte de Guatemala en diferentes compromisos inte rnacionales (UNGASS, AU)

• EVALUACIONES

Los procesos de Evaluación de Hivos como RP tienen cinco actividades clave: La Evaluación Continua, la Evaluación de Impacto (Evaluación Media y Evaluación Final), la Evaluación Externa, la Evaluación Externa a los SR y la Evalua ción del Sistema de MyE de Hivos.

1. La Evaluación Continua se realiza todos los años y es un proceso a lo interno del

Programa. Se desarrolla en conjunto entre SR y RP. Es un análisis de las estrategias, su pertinencia y eficacia. Para ello, se retoma la información tanto del seguimiento (cumplimiento de actividades y obtención de logros) como de los estudios realizados en el año y se contrasta con información de evaluac ión, específicamente con los Indicadores de logro que indican el avance en Resul tados Esperados, para ver la relación y coherencia entre las actividades y los i ndicadores de logro obtenidos. En este análisis se responde a la pregunta: ¿Qué tanto los logros obtenidos me dan indicios de los resultados? La evaluación continua, facilita el análisis de los efectos y resultados obtenidos. Esta información permite reaj ustar las estrategias de los proyectos y el Plan Operativo Anual de cada SR.

9 Guba y Lincoln. “The countenances of Fourth–Generation Evaluation: description, judgment, and negotiation”. En D. T. Palumbo (Ed.) The Politics of Program Evaluation. London. SAGE. 1987.


2. Evaluación de Impacto. Se divide en Línea Media y Línea Final . La ejecución de los fondos de dichas Evaluaciones corresponde a Hivos, pero se realizarán en co-responsabilidad con el MSPAS, quien es el RP para las organizaciones gubernam entales, con el asesoramiento de la Comisión Nacional de MyE y demás actore s considerados relevantes, se buscan realizar como esfuerzos nacionales. (Ver Anexo G)

- Se realizará una Evaluación de Medio término (Línea Media), orientada a medir el impacto de las acciones en el país 10 al inicio del tercer año de la III Fase.

- Se realizará una Evaluación Final (Línea Final), or ientada a medir el impacto de las acciones en el país 11 al finalizar la III Fase.

Tabla 5:

Evaluaciones de Línea Media y Línea Final

EVALUACIONES DE IMPACTO

Estudio Relevancia Costo Año Comentarios

1. ESTUDIO Para medir los indicadores impacto Total: P 23 No se realizará un estudio

del Programa tras 2 años de $676.800 de Línea Base, pues VM

DE LÍNEA

iniciada la Tercera Fase, se debe Año 2 ha realizado un estudio

MEDIA

realizar un estudio de Línea Media. Fondos de salida al finalizar su

(Ver detalle en el anexo C) provenientes convenio con el FM.

Este estudio medirá al menos de :

prevalencia en poblaciones de El estudio acá propuesto

mayor riesgo (HSH, MTS, PL, FM: $600.000 busca resultados que

PVVHI) y conocimientos, actitudes sean de utilidad para los

MSPAS:

y prácticas en dichas poblaciones

reportes que el país deba

$30.000

realizar en el Plan

Incluirá otras poblaciones meta del Estratégico Nacional y

Otros

programa como parejas de MTS,

para el seguimiento al

donantes

PPL y HRi.

cumplimiento de

(Coop. Int.):

compromisos

$46.800

internacionales como el

reporte UNGASS y AU.

2. ESTUDIO Realizar un estudio que arroje Total: Año 5 El estudio busca

información sobre los indicadores $676.800 resultados que sean de

DE LÍNEA

impacto del Programa al finalizar la utilidad para los reportes

FINAL

implementación de la Tercera Fase. Fondos que el país deba realizar

(Ver detalle en el

anexo C) provenientes en el Plan Estratégico

Este estudio medirá al menos de : Nacional y para el

prevalencia en poblaciones de seguimiento al

FM: $600.000

mayor riesgo (HSH, MTS, PL,

cumplimiento de

PVVHI) y conocimientos, actitudes compromisos

MSPAS:

y práctica en dichas poblaciones.

internacionales como el

$30.000

reporte UNGASS y AU.

Incluirá otras poblaciones meta del

Otros

programa como parejas de MTS,

donantes

PPL y HRi.

(Coop. Int.):

$46.800

10

Se busca medir el impacto en el país, no únicamente en las personas intervenidas por el Programa. 11 Idem.

Comentario [JM2]: Favor de

desglsar este informacion estudio

por estudio. Por ejemplo: $100k

estudio sero-prevalencia y

comportamiento en HSH. $150K

estudio en MTS. Etc. (VER

DETALLE INCLUIDO EN EL ANEXO

C)

Comentario [JM3]: Ver arriba.

3. Al finalizar el segundo año de ejecución se real izará una Evaluación Externa del Programa implementado por Hivos que permita, con la p articipación de las organizaciones Sub-Receptoras, el MCP, el Receptor Principal, y otros actores de interés (como organizaciones de cooperación interna cional), definir el grado de logro obtenido en cada uno de los objetivos del Programa. Se busca una evaluación que valore y analice además, el rol que ha ejercido Hiv os como RP. Es una evaluación que a través de metodologías como entrevistas y grupos f ocales permitiría fundamentalmente, extraer lecciones aprendidas para el RP, para los SR y el país en general, que coadyuven al fortalecimiento de su resp uesta a la epidemia.

4. Durante el tercer y cuarto año de ejecución del Programa, se realizarán Evaluaciones Externas a una muestra total de 16 SR. Estas Evaluaciones son concebidas como oportunidades para el fortalecimien to de las organizaciones y buscan ayudarles a detectar a las organizaciones se leccionadas tanto sus áreas fuertes y débiles en las estrategias y gerencia téc nica y financiera del proyecto, como brindarles las recomendaciones necesarias para su óptimo desempeño.

5. La Evaluación del Sistema de MyE de Hivos tiene 2 componentes básicos:

- La Autoevaluación periódica del Sistema. El equipo del RP realizará cada dos años y de manera integral, un análisis y revisi ón del Sistema de MyE que contribuya a su periódica actualización.

- La Evaluación Externa del Sistema Nacional de MyE , que se realizará al finalizar el

segundo año de la subvención. Esta EE se programa c on el fin de evaluar desde una mirada externa, la forma en que funciona el siste ma de MyE Nacional en su integralidad, tomando en cuenta aspectos como el moni toreo estratégico y gerencial llevado a cabo, los flujos de información para todos los procesos, la pertinencia de la información generada por el siste ma, el cumplimiento en los procesos para la garantía de la calidad de los dato s, la utilización de la información y recomendaciones para la mejora de est e sistema.

La siguiente tabla resume los procesos de Evaluació n propuestos.


Tabla 6: Procesos de Evaluación de Hivos


PROCESOS DE EVALUACIÓN DE HIVOS Proceso Relevancia Periodicidad Comentarios

1. Evaluación Continua Análisis de las estrategias, su Anual Se desarrolla en pertinencia y eficacia. Facilita el conjunto entre análisis de los efectos y resultados SR y RP. obtenidos. Esta información permite

reajustar las estrategias de los

proyectos y el Plan Operativo Anual

de cada SR.

2. Evaluaciones de Impacto Brindan la información necesaria Año 3 y Año 6 Se realizan para el reporte de indicadores de dos: Línea impacto y resultado, mostrando con Media y Línea ello el avance hacia los objetivos y Final. metas del Programa. Se busca

además, que generen información Responsabilida para el PEN y reportes d es de ambos correspondientes a compromisos RP con apoyo internacionales técnico de la Comisión Nac. de MyE

3. Evaluación Externa del Es una evaluación de carácter Año 2 Se realizaría programa implementado por cualitativo que permitiría con la Hivos fundamentalmente, extraer participación de lecciones aprendidas para el RP, Diferentes para los SR y el país en general, Actors que coadyuven al fortalecimiento Involucrados de su respuesta a la epidemia. directa e Indirectamente en el Programa.

4. Evaluación Externa a los SR Buscan ayudar a detectar a las Año 3 y Año 4 Se realizarán organizaciones seleccionadas tanto en 16 sus áreas fuertes como débiles en Organizaciones las estrategias y gerencia técnica y SR financiera del proyecto, así como Seleccionadas brindarles las recomendaciones (10 en año 3 y necesarias para su óptimo 6 en año 4) desempeño

5. Evaluación a.Autoevalua El equipo del RP realizará cada dos Cada dos años

del Sistema ción por años y de manera integral, un (Año1, Año 3)

de MyE de parte del análisis y revisión del Sistema de

Hivos equipo de MyE que contribuya a su periódica

MyE de Hivos actualización.

b. Evaluación Esta EE se programa con el fin de Año 2

Externa del evaluar desde una mirada externa

Sistema al programa, la forma en que

Nacional de funciona el sistema de MyE en su

MyE integralidad y brindar las

recomendaciones necesarias para

su mejoramiento.


• ESTUDIOS ESPECIALES

Con la finalidad general de recopilar información q ue pueda ser de utilidad para la mejora de la efectividad de las estrategias del Pro grama, se plantean 5 estudios

especiales a ejecutarse en los primeros tres años d e subvención. Al igual que las Evaluaciones de Impacto, éstos serán financiera y a dministrativamente ejecutados por

Hivos, pero técnicamente, coordinados por ambos RP y con la participación y apoyo técnico de la Comisión Nacional de MyE y otros acto res cuando se considere necesario. La tabla que se presenta a continuación, resume los contenidos descritos con mayor detalle en las Fichas Técnicas de cada uno de los Estudios. (Ver Anexo G)


Tabla 7:

Estudios Especiales ESTUDIOS ESPECIALES

Estudio Justificación Objetivos Costo Año

1. DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN SOBRE El estigma y la discriminación han probado ser a. Identificar los elementos a ser $40.000 Año 1, T3 y T4

la principal barrera para la implementación de abordados en una campaña de

ESTIGMA Y DISCRIMINACION A

programas de prevención y ofrecer servicios de reducción de estigma y discriminación

PERSONAS VIVIENDO CON VIH Y SIDA

atención con calidad, para la integración de las ligados al VIH y sida, así como los

Y PERSONAS VULNERABLES HSH Y

PVV en diferentes ámbitos sociales (educación, medios más apropiados para hacer

MTS

trabajo, recreación). Por ello el proyect o llegar los mensajes.

plantea la necesidad de realizar una campaña b. Identificar las audiencias a quienes

para lograr la reducción del estigma y debiera enfocarse la campaña.

discriminación al VIH.

Este estudio se plantea en el año 1 a efecto de

que sirva como diagnóstico para el diseño de la

Campaña contra la estigma y discriminación de PV, HSH y MTS, del objetivo 2 del proyecto vinculado al APS Reduccion de Estigma y discriminacion prevista para el año 2.

2. ESTUDIO ETNOGRÁFICO PARA Los grupos en mayor riesgo en Guatemala son 1. Identificar y profundizar en las creencias, Costo Iniciarían el Tercer Trimestre

CARACTERIZACION DE RIESGO PARA la población HSH, MTS y Hombres en riesgo sentimientos, percepciones, actitudes y estilos del Año 1 y se espera que los

POBLACIONES EN CONDICIONES DE (HR) lo cual es coincidente con una epidemia de vida de las poblaciones más expuestas a

informes finales estén

VULNERABILIDAD concentrada. riesgo, (especialmente trans) los factores que disponibles al inicio del año 3.

incrementan su vulnerabilidad.

Año 1

La literatura refiere que lo más complejo para

$30.000

el cambio de comportamiento son algunos 2. Esbozar un perfil psicográfico de las

determinantes psicosociales. Este estudio poblaciones vulnerables, que permita

pretende identificarlos en detalle para identificar los principales núcleos cognitivos,

establecer las estrategias más adecuadas para actitudinales y volitivos que incrementan la

promover el cambio a comportamientos más posibilidad de adoptar prácticas de riesgo

seguros. para la infección por VIH.

Versión enero-2011


3. EFECTIVIDAD DE ACCIONES DE Determinar el grado de éxito de las acciones de c. Documentar intervenciones exitosas $35.000 Final del T4 del segundo año. PREVENCIÓN EN POBLACIONES CCC desarrolladas en las etapas I y II del y buenas prácticas relacionadas con

VULNERABLES proyecto de VIH a efecto de identificar mejores acciones de prevención en VIH/SIDA en

prácticas. Guatemala, implementadas por ONG y

organizaciones públicas, dirigidas a

poblaciones como trabajadores comerciales

del sexo, los hombres que tienen relaciones

sexuales con hombres, los privados de

libertad y jóvenes en riesgo social.

d. Elaborar recomendaciones para

mejorar las intervenciones de prevención a

ser implementadas en la Fase III

4. ESTUDIO DE NOTIFICACIÓN A PAREJAS A pesar de que existe un marco jurídico sobre

la obligatoriedad de la notificación a parejas en caso de VIH este no se aplica. Dicha situación limita la prevención en las parejas de personas que viven con VIH y/o el diagnóstico y tratamiento oportuno.

Este estudio se plantea en el segundo y tercer año pues en el primero se focalizarán l os esfuerzos para mejorar el sistema de información en función de los procesos que venían desarrollándose en la fase I y II.

1. Fortalecer la implementación del marco

jurídico del país referente a la

obligatoriedad de la notificación del VIH

a parejas de personas que viven con VIH.

2. Desarrollar e implementar un modelo de

intervención de notificación a parejas

culturalmente apropiado en las unidades

de atención integral (UAIs) del país.

3. Reducir nuevas infecciones en las parejas

de las personas que viven con VIH.

4. Facilitar el diagnóstico y tratamiento

oportuno de VIH de parejas de las

personas que viven con VIH tratadas

en las UAIs.

CostoTotal: Año 2 y Año 3 $129.617

Año 2 $46.238,3

Año 3 $83.379,4

5. ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE A pesar de que el marco jurídico establece la a. Fortalecer el sistema de vigilancia $88.000 Año 1

obligatoriedad del reporte de casos VIH y sida epidemiológica de VIH por medio de la

NOTIFICACIÓN DE CASOS DE VIH SIDA

diagnosticados este no se cumple Actualización del sistema de información En Año 2 y Año 3 se continúa

EN GUATEMALA

uniformemente. para la notificación de casos de VIH.

la actualización (con un costo

Una de las razones es la debilidad del sistema b. Desarrollar un instrumento que permita

de $40.000 adicionales por los

actual el cual no está ofreciendo los resultados la notificación de casos al centro nacional de

dos años). La brecha para

esperados para una notificación de caso epidemiología de una forma rápida, eficaz y

estos años se conseguirá

adecuada tomando en cuenta el aumento de segura.

subsanar a través del apoyo de

instituciones que reportan VIH y sida al MSPAS. c. Implementar una herramienta

Por esta razón se pretende modernizar y informática que permita a las unidades que cooperación internacional.

simplificar el sistema vigente empleando Notifican casos de VIH/Sida, manejar, revisar

tecnología de punta. y analizar la información que han reportado.

Se plantea en el año 1 en el marco del sistema d.Fortalecer la comunicación entre las

nacional de información en VIH y sida. instituciones participantes en el sistema de

vigilancia de ITS/VIH/SIDA.


G. DISEMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN Para la transferencia de la información se establec e una especie de cadena: cada parte involucrada

en el monitoreo del Programa reporta y difunde la i nformación a su nivel superior de agregación

para su integración. En el caso de los SR, la infor mación debería ser difundida al RP y a la

población beneficiaria. En el caso del RP, la infor mación debería ser difundida al FM, MCP, SR, al

país en general y en específico, a sectores e insti tuciones que se puedan beneficiar de esta. Es

importante resaltar que se garantizará el principio de confidencialidad de los SR. Las principales actividades y productos de comunica ción y diseminación de la información se encuentran:

• Trimestralmente Hivos presentará el informe de prog reso financiero y programático al MCP y a los SR.

• Trimestralmente se plantean espacios de encuentro, análisis y socialización de la

información entre las organizaciones involucradas e n el Programa, de manera que se puedan establecer las coordinaciones necesarias para el mejor funcionamiento del Programa en beneficio del país, fortalecer las redes y aprender desde las buenas prácticas y lecciones aprendidas de todas la s experiencias de las organizaciones. Los procesos de análisis de informa ción serán participativos.

• Como principio fundamental, la publicación de la in formación será accesible, segura y

transparente. Para apoyar esto, se elaborará una pá gina Web de Hivos como RP, que

permita realizar consultas en cualquier lugar y mom ento de la información actualizada.

• En la página Web, se publicarán de manera trimestra l, Boletines Informativos sobre el Programa, logros, aprendizajes, avisos imp ortantes, etc.

• Además de la página Web, de los informes consolidad os generados de manera trimestral y

compartidos con los SRs y MCP, se realizarán foros anuales en los que se compartirán

hallazgos importantes, estrategias u otros con dive rsos actores nacionales en el tema.

• Adicionalmente, Hivos desarrollará desde su experie ncia en Guatemala, un banco

centralizado de información electrónica generada po r el Programa (con los informes de

evaluaciones de procesos e impactos, y demás docume ntos de relevancia producidos).

• Un importante producto del Programa, es la publicac ión de estudios y otras

experiencias 12 que serán financiados durante el periodo de interv ención del Programa;

con el fin de contribuir a mejorar el conocimiento de la epidemia en Guatemala. 13 Previstas 4 publicaciones en los tres primeros años. Adicionalmente, se estrían elaborando las publicaciones conjuntas con MSPAS de los estudios de Línea Media y Línea Final. Versión Noviembre-2010

Comentario [JM4]: Favor de

proveer la direccion del sitio web

aqui tambien. Se encuentra

pendiente la adquisicione del

dominio una vez se ratifique al RP

HIVOS

H. OTRAS ACTIVIDADES CLAVE DE MONITOREO Y EVALUACI ÓN Además de las actividades de monitoreo mensual y tr imestral, mes a mes, se desarrollan las siguientes actividades de acuerdo a las necesidades establecidas:

- Reuniones de coordinación bimensuales con el MSPAS para asegurar la coordinación necesaria para el Sistema de Informaci ón y el análisis de la información que produce el proyecto.

- Reuniones de coordinación en los casos en que sea n ecesario, con los

proyectos que involucran para su gestión, la partic ipación permanente e imprescindible de ONG e instituciones gubernamental es. Estas reuniones se registran mediante una minuta que se envía a las y los participantes para su corroboración y seguimiento de acuerdos.

- Acompañamiento del RP a actividades planificadas por los proyectos específicos,

sean estas programáticas o de coordinación e incide ncia política. Este acompañamiento se puede dar según solicitud tanto del SR como por recomendación del RP, siendo el mutuo acuerdo un pun to fundamental para ello. Además de representar una actividad más de monitoreo , tiene la intención fundamental de apoyar, asesorar y realimentar los pr ocesos desarrollados.

- Reuniones mensuales a lo interno del RP, con el obj eto de revisar analíticamente

el avance del proceso, y las dificultades y necesid ades que el mismo plantea. En estas reuniones se toman decisiones técnicas, finan cieras, estratégicas y gerenciales con el objeto de mejorar la ejecución d el Programa y asegurar el logro de los objetivos y resultados esperados. Estas sesi ones se documentan mediante una minuta que posibilitan en lo fundamental los acu erdos.

- Participación en las reuniones mensuales del MCP, e n las que se discuten diferentes

aspectos relacionados con el Programa y su ejecució n (avances, logros, necesidades de coordinación o gestión política, decisiones, etc .). Trimestralmente, después de las visitas de seguimiento el RP realiza una presentaci ón de avance del proceso en la que se calculan el grado de logro respecto de los indic adores principales y los de proceso. En ese espacio además se comentan las dificultades y las necesidades de apoyo en la gestión y coordinación con las instituciones estata les para asegurar el logro de los resultados esperados.


I. DESARROLLO DE CAPACIDADES

• FORTALECIMIENTO DEL RP El sistema de Monitoreo y Evaluación en VIH de Guat emala requiere de un importante

fortalecimiento. La definición de la ruta de fortal ecimiento es competencia del Ministerio de Salud,

apoyado por la Comisión Nacional de Monitoreo y Eva luación. A través de los primeros 2 años de

subvención, el Ministerio de Salud se dedicará a fo rtalecer dicho sistema, para lo cual Hivos

colaborará y coordinará en todo lo que esté a su al cance como RP de sociedad civil. El cambio de un RP a dos nuevos RP, exige un restab lecimiento de un sistema de MyE. Este

restablecimiento, toma en cuenta las modificaciones en los indicadores del Programa en su

globalidad, la información con la que le interesa c ontar al país sin limitarse a los indicadores

pactados con el FM, la importancia de generar datos que alimenten el Sistema Nacional del MyE. En este contexto, el RP tiene que fortalecerse y re alizar una serie de tareas para asegurar la oportuna recolección de datos desde la etapa previa al inicio de la fase 3:

1. Asistencia técnica para la revisión y adecuación de los formularios utilizados por Visión Mundial a las necesidades de los nuevos indi cadores e intereses de país.

2. Asistencia técnica para elaborar un sistema de I nformación en MyE de proyecto que por un lado permita recoger la informa ción requerida y que eventualmente pueda trabajarse al mismo tiempo que SIGSA, sin duplicar la generación de información. Talleres de validación c on los sub-receptores para la validación de los instrumentos y el sistema desa rrollado.

3. Asistencia técnica para el análisis de la inform ación que se recoge mediante el Programa 4. Establecer los acuerdos institucionales necesari os para el manejo y reporte de

información de manera oportuna.

• FORTALECIMIENTO DE SR Además del asesoramiento individual a cada sub-rece ptor, el RP realizará talleres en temas

diversos para los sub-receptores (por ejemplo, en g erencia de proyectos, procedimientos

financieros/administrativos, rendición de cuentas, sobre el análisis de efectividad de estrategias y

la calidad de intervención, integración de un enfoq ue de derechos humanos y el manejo de un

enfoque de género en las organizaciones y sus progr amas.). Entre dichas capacitaciones se

incluyen las relacionadas al monitoreo y evaluación en temas que van desde la capacitación en el

sistema de MyE de Hivos, en el nuevo sistema de inf ormación, en aspectos como calidad de datos,

uso de la información y demás que se consideren nec esarios.


J. COORDINACIÓN Como se ha mencionado anteriormente, el MyE se real izará de una manera integral, brindando un acompañamiento sistemático a todo el p roceso. El MyE estratégico del RP-Hivos está diseñado para

• Brindar información continua, oportuna y de calidad para el país y para el donante • Verificar el progreso en el cumplimiento de indicad ores • Verificar la eficiencia, efectividad y eficacia pro gramática y financiera • Fortalecer las capacidades de las organizaciones pa ra implementar sus

acciones con calidad y monitorear estratégicamente • Identificar problemas oportunamente, e identificar con los SR (cuando así

corresponda) posibles soluciones El MyE se establecerá dentro de un ciclo de proyect os que será tomando en cuenta siempre por la Dirección y equipo técnico de Hivos para la adecuada toma de decisiones

estratégicas y en el cual los SR participan como ac tores fundamentales. Este ciclo de proyectos, implica que de manera sistemática y peri ódica, se identificarán las

necesidades del Programa (tanto a nivel de cada SR como de RP), se planificará y re-diseñará de acuerdo a lo identificado, se ejecutará , se monitoreará y evaluará.

Ciclo de Proyectos Este ciclo permite asegurar la calidad del Programa , tomando en cuenta para ello esferas

como la efectividad, eficacia y eficiencia de las a cciones y del uso de los recursos financieros.


Hivos como responsable de la implementación como RP , debe procurar realizar un monitoreo que

le permita el suficiente análisis como para adelant arse a los cambios del entorno. Debe planificar

estratégicamente, a partir de estructuras que si bi en respondan a los objetivos, metas e indicadores

planteados, sean lo suficientemente flexibles como para permitir la adaptación y la innovación

necesarias para enfrentar situaciones no previstas y lograr los resultados esperados. El MyE de Hivos, es considerado una unidad vinculad a directamente a las demás esferas

que guían el proceso gerencial del Proyecto, defini das estas por las metas, objetivos e

indicadores del Programa, los recursos (humanos, ma teriales y financieros), la capacidad

instalada de gestión tanto de los SR como del RP (t anto la disponible como la necesaria para lograr los objetivos), pero también de otros a ctores como MSPAS y MCP; y el

contexto cultural, social, político y económico del país y de las organizaciones locales,

como eje fundamental que debe ser siempre tomado en cuenta.

Esferas para la toma de decisiones gerenciales del Programa Un elemento importante que complementa las activida des que recopilan la información en las

esferas que conllevan a la toma de decisiones geren ciales, son las actividades trimestrales de

análisis conjunto con los SR. En estos espacios, se llevarán a cabo análisis tanto de los avances y

mejores prácticas, como de los cuellos de botella y estrategias no eficaces de las organizaciones.

Se dará un énfasis en este caso, al análisis de de los procesos llevados a cabo, contemplando para

ello ente otros, las mismas esferas de metas, objet ivos, recursos, MyE, capacidad instalada y

contexto. En estas actividades, los SR tendrán un r ol activo que fortalecerá la apropiación del MyE


del Programa por parte de las organizaciones, y apo rtará información de sumo valor para las decisiones estratégicas y gerenciales toma das por el RP. Este enfoque integral para la toma de decisiones ge renciales, permitirá a Hivos como RP

• Comprobar si se han conseguido los objetivos plante ados

• Sacar conclusiones, identificar y compartir mejores prácticas ente los diferentes SR y mejorar determinados aspectos

• Monitorear el logro de los resultados y facilitar l a demostración de los mismos

• Analizar de mejor manera los informes de los SR, pa ra poder retroalimentar y dar

seguimiento a los SR y el Programa. La información generada por el proceso de monitoreo, será utilizada internamente para proceso s de aprendizaje, mejoras en la calidad del Programa, y el apoyo adecuado a los SR.

• Fortalecer la capacidad de las organizaciones SR pa ra realizar un monitoreo de estratégico

de los resultados. Realzar en ellas, la reflexión o rganizacional y el aprendizaje, para de este

modo, mejorar la calidad, relevancia y sostenibilid ad de sus acciones.

• Facilitar la incorporación de los SR de un monitore o estratégico hacia una gestión basada en los resultados; una mayor atenció n al aprendizaje institucional y una rendición de cuentas más estric ta

De manera concreta, se puede señalar que el monitor eo estratégico y gerencial se dará en dos niveles básicos: para los SR y para el RP mismo. En el caso de los SR, se tomarán en cuenta los sigu ientes factores:

1. Los avances en los indicadores pactados en el co ntrato con el RP

2. Avances en la ejecución programática de acuerdo a lo planificado y

análisis de las limitaciones

3. Manejo financiero y ejecución presupuestaria de acuerdo a lo planificado

4. Los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles u

necesarios para lograr los objetivos

5. La efectividad y eficacia de las acciones

6. Gestión de recursos humanos y democracia interna

7. El contexto cultural, social, político y económi co del país y de la

localidad específica en que se encuentre la organiz ación


8. La rendición de cuentas clara y oportuna En los casos en que se encuentren dificultades en c ualquiera de estos niveles, se realizará de manera conjunta (RP y SR) un plan de f ortalecimiento que busque solucionar las debilidades detectadas. El RP considerará para su propio análisis, al meno s los siguientes puntos:

1. Los avances en las metas y objetivos del Program a

2. Los avance y limitaciones en los indicadores pac tados en el contrato con el FM

3. Los avances y limitaciones del convenio con el M SPAS como RP

4. La ejecución financiera y programática de acuerd o a lo planificado

5. Los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles ó

necesarios para lograr los objetivos

6. La efectividad y eficacia de las estrategias glo bales utilizadas en el

Programa para lograr los objetivos

7. El contexto cultural, social, político y económi co del país

8. La rendición de cuentas clara y oportuna

En el caso de detectar dificultades en un área dete rminada, el RP tomará las medidas pertinentes partiendo de la identificación de las n ecesidades y re-diseño de lo planeado inicialmente. Informará oportunamente en caso de se r necesario, al ALF y al FM. Para complementar el proceso de MyE de los SR y del RP mismo, el SIGPRO tendrá instalado un sistema básico de semáforo, en el que contemplar á las variables establecidas por los indicadores pactados en el Marco de Desempeño con e l fin de brindar insumos para el análisis de la información. La información generada por este “semáforo”, debe ser interpretada por el equipo de Hivos de acuerdo al c ontexto específico de cada situación y organización. Debe ser además, tomada en cuenta por el equipo de Hivos en coordinación estrecha con los SR según corresponda y siempre con templada dentro de un marco mayor, que integra todos los demás elementos arriba descri tos.


• EL EQUIPO DE MYE DEL RP-HIVOS El equipo de MyE de Hivos mantendrá una estrecha co ordinación con el resto del equipo técnico y financiero. El equipo técnico y fi nanciero de Hivos relacionado con

el MyE se constituye de las siguientes personas 13: • Oficial de MyE. Es el responsable de actualizar e i mplementar el PME. Recopila, sistematiza y

analiza la información que generan los SR, retroali menta a los SR y Hivos sobre los avances programáticos del Programa. Coordina por parte de H ivos, con los demás actores involucrados (MSPAS, Comité Nacional de MyE y otros), la realiza ción de estudios especiales y demás aspectos concernientes a la evaluación. Trabaja en estrecha coordinación con el MSPAS para la consolidación de la información de resultados del t rabajo de ambos RP. Participa activamente en los procesos de MyE nacionales y coordina con los d iferentes actores involucrados en dichos procesos. Acompaña a los SR para mejorar el reporte de información y para mejorar sus propio procesos de monitoreo y evaluación. Consolida la in formación de los SR para reporte al FM.

De manera específica, el oficial de MyE cumple las siguientes funciones con respecto a las coordinaciones con el equipo de Hivo s:

• Contribuir en estrecha colaboración con la Direcció n y los otros Oficiales de

Programa, al desarrollo del contenido e implementac ión del proyecto en el área específica de MyE, incluyendo en su participac ión en la toma de decisiones gerenciales y estratégicas que mejor ori enten el proyecto.

• Contribuir en estrecha colaboración con la Direcció n Ejecutiva y Oficiales de Programa, al establecimiento de alianzas con otras instituciones, organizaciones y demás actores involucrados en el p royecto

• Planificar y monitorear periódicamente con el equip o de Hivos el POA del Programa. • Por encargo de la Dirección, realizar las tareas ne cesarias para la marcha y

el buen funcionamiento de la Oficina Local. • Atender oportunamente demandas o situaciones imprev istas relacionadas a su función.

• Tres Oficiales de Programa, quienes asesoran a los SR en temas y procesos.

- Oficial de Atención Integral. Coordina con el Oficial de MyE con el fin de lograr la efectiva implementación de los objetivos del Progra ma en esta área y establece relaciones de trabajo y de coordinación con el MSPAS en el área técnica y en el área de compras.

13

Para mayor detalle, referirse al Plan de Recursos Humanos de Hivos.


- Oficial de Prevención. Coordina con el Oficial de MyE con el fin de lograr la

efectiva implementación de los objetivos del Programa en el área de prevención

y establece relaciones de trabajo con el MSPAS en e l área técnica.

- Oficial de Incidencia y Fortalecimiento de Capacida des. Responsable de lograr que las organizaciones SR, se vean fortalecidas a través de l Programa, tanto a nivel técnico como administrativo , situación para la cual debe coordinar de manera muy estrecha con el Oficia l y Asistentes de MyE.

• Asistentes Técnicos de Monitoreo (tres programáticos y tres financieros en año 1; tres

programáticos y tres financieros en año 2; tres pro gramáticos y tres financieros en año 3).

Asisten a los oficiales de programa, al Oficial de MyE y al administrador para la exitosa

implementación del Programa y particularmente, en e l seguimiento técnico y financiero a

los SR. Apoyan en la implementación del plan de MyE. Realizan visitas de asistencia,

verificación y retroalimentación a los SR. Acompaña a los SR para mejorar el reporte de

información y para mejorar sus propios procesos de monitoreo y evaluación. Revisan los

informes operativos, narrativos y financieros de lo s SR y apoyan en la elaboración de los

reportes al FM. Brindan seguimiento programático y financiero de los indicadores

establecidos en los contratos con SR. Brinda apoyo técnico en un su área de

especialización. Los asistentes tendrán perfiles es pecíficos para cada área que se

considere medular para el proyecto. Los asistentes de MyE deben en su conjunto (es decir,

entre los 9), tener conocimientos especializados en las siguientes áreas:

- procesos administrativos y financieros (este conoci miento estará concentrado en tres asistentes financieros que se e ncontrarán formalmente, dentro de la Unidad Administrativa a c argo de IBIS, pero coordinarán de manera estrecha con los demás miembr os del equipo)

- atención, prevención, incidencia y fortalecimiento de capacidades (estos

conocimientos estarán concentrados en los asistente s programáticos cuyo número incrementa de cuatro a seis en el periodo de ejecución de los tres años , cada uno en una ó más áreas de acuerdo a su experiencia y formación; pero cubriendo entre todos, la especialización en t odas las áreas nombradas)

• Administrador/a. Entre sus funciones la administrac ión debe colaborar, monitorear,

evaluar y capacitar a los SR en la administración d e los recursos y en el sistema contable de acuerdo a los requerimientos del Fondo Mundial. Debe también, elaborar los informes financieros al FM, los cuales deben estar en estrec ha relación con los informes técnicos elaborados por el equipo de MyE. Para brindar la int egralidad que se busca en el MyE, la persona a cargo de la Administración debe coordinar con los oficiales de Programa el uso adecuado de los recursos de acuerdo a los procedimi entos de Hivos y del FM.


Coordinación del RP para MyE

Coordinación

con la Dirección

para la toma de

las principales

decisiones

estratégicas y

gerenciales Sobre la coordinación, se debe mencionar como punto fundamental que para facilitar la coordinación entre los dos RP, se realizarán durant e el primer trimestre reuniones semanales del equipo de Hivos. Posteriormente, las reuniones conjuntas tendrán una frecuencia quincenal y luego mensual. En todo momento, serán e stas reuniones de análisis, en las que se retomarán los aspectos de monitoreo que se consider e pertinente discutir. Asimismo, se procuran reuniones periódicas de análisis de result ados con las UE, PNS y CNE. Adicionalmente, es responsabilidad del Oficial de M yE, asegurar la participación activa de Hivos en los procesos de Planificación, Monitoreo y Evaluación Nacionales, buscando siempre integrar la implementación del MyE que Hivos realic e, a los mejores intereses nacionales y contribuir en lo que esté a su alcance, con el MyE de la respuesta nacional al VIH y el sida.


Plan de Monitoreo y Evaluación del RP-Hivos · TSC Trabajador(a) sexual comercial ... trabajo y de...

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