Plan Director de Sistemas Cepc V

Plan Estratgico de

Sistemas de

Informacin (2014-2016)

CENTRO DE ESTUDIOS POLTICOS

Y CONSTITUCIONALES

Plaza de la Marina Espaola, 9

28071 Madrid

www.cepc.gob.es

t: @cepcgob

Con la colaboracin de:

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CEPC: Plan estratgico de Sistemas de Informacin 2014-2016 2

ndice

1 Introduccion .............................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................... 4

1.2 Objetivos ......................................................................................... 4

1.3 Estructura del documento ................................................................... 4

1.4 Metodologa ...................................................................................... 5

2 La Organizacin ......................................................................... 8

2.1 Misin .............................................................................................. 8

2.2 Funciones ......................................................................................... 8

2.3 Estructura organizativa ...................................................................... 9

2.4 Retos de la organizacin.................................................................... 12

3 Anlisis de la situacin existente (AS-IS) ................................ 14

3.1 Gestin y organizacin TIC ................................................................ 15

3.2 Sistemas de informacin ................................................................... 16

3.2.1 Mapa de sistemas: ..................................................................... 17

3.2.2 Catlogo de Servicios TI .............................................................. 18

3.3 Infraestructuras TI ........................................................................... 25

3.4 Conclusiones .................................................................................... 25

4 Escenario tecnolgico objetivo (TO-BE) ................................... 27

4.1 Introduccin .................................................................................... 27

4.1.1 Factores clave ............................................................................ 27

4.1.2 Beneficios esperados .................................................................. 27

4.2 Objetivos ........................................................................................ 28

4.3 Mapa de sistemas TO-BE ................................................................... 30

5 Plan Director de sistemas de informacion ................................ 34

5.1 Resumen ejecutivo ........................................................................... 34

5.2 Estrategia de modernizacin .............................................................. 36

5.3 Mapa de actividades y proyectos ........................................................ 37

5.4 Propuesta tecnolgica ....................................................................... 39

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5.4.1 Implantacin registro electrnico (Regente)................................... 39

5.4.2 Implantacin del sistema de gestin de expedientes ACCEDA .......... 40

5.4.3 Notific@ .................................................................................... 41

5.4.4 Implantacin CRM: ..................................................................... 42

5.4.5 Evolucin Intranet ...................................................................... 44

5.4.6 Contabilizacin de ingresos de publicaciones .................................. 45

5.4.7 Videoconferencia ........................................................................ 46

5.4.8 Migracin www.cepc.gov.es a plataforma de tipo Open Source. ....... 46

5.5 Plan de comunicacin ........................................................................ 48

6 ANEXO 1: Infraestructura TI .................................................... 49

6.1 Red corporativa ................................................................................ 49

6.2 Servicios de transporte de datos ........................................................ 49

6.3 Servicios de telefona fija .................................................................. 50

6.4 Centro de Gestin Tcnico ................................................................. 50

6.5 Comunicaciones mviles .................................................................... 51

6.6 Servicios de voz ............................................................................... 51

6.7 Servicios de datos ............................................................................ 51

6.8 Acceso a Internet ............................................................................. 51

6.9 Centro de Gestin Tcnico ................................................................. 52

7 ANEXO 2: Inventario de aplicaciones informaticas .................. 53

8 ANEXO 3: Inventario de aplicaciones estandar ........................ 55

9 ANEXO 4: inventario de infraestructura y mantenimientos ...... 57

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1 INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

El Centro de Estudios Polticos y Constitucionales (CEPC) ha encomendado a

Red.es, por motivos de eficacia y eficiencia en la gestin pblica, la elaboracin

de un Plan de Sistemas que determine la estrategia a seguir en cuanto a la

evolucin de plataformas y aplicativos se refiere.

Un Plan Director de Sistemas consiste en la definicin de los objetivos,

directrices y lneas de actuacin en materia de sistemas de informacin e

infraestructura informtica y de comunicaciones aplicables a la organizacin.

La idea fundamental es que los sistemas de informacin faciliten la satisfaccin

de las necesidades funcionales y el cumplimiento de los objetivos de la

Institucin.

1.2 Objetivos

El Plan Director de Sistemas de Informacin del CEPC tiene como propsito la

revisin del estado actual de la organizacin, la identificacin de la situacin

estratgica deseada y la planificacin de los proyectos necesarios para alcanzar

dicho estado deseado, con estimacin de tiempos, esfuerzo y costes.

En este plan de sistemas se han tenido en cuenta las actuales directrices de

racionalizacin del sector pblico, en particular las provenientes de la Comisin

para la Reforma de las Administraciones Pblicas y han influido en la definicin

del mismo atendiendo a conceptos de reutilizacin, racionalizacin y coste,

eficacia y eficiencia.

Por otra parte se ha realizado de forma que los objetivos del plan sean

especficos, medibles, alcanzables y se puedan llevar a cabo en un marco

temporal adecuado a la organizacin.

1.3 Estructura del documento

Todo plan de sistemas se define en base a una intencin de cambio desde un

escenario actual, a otro propuesto, y explicando cual es el camino a seguir para

pasar de uno al otro, por lo que este documento est estructurado de la

siguiente forma:

Captulo 1: Introduccin al documento.

Captulo 2: Descripcin de la organizacin.

Captulo 3: Anlisis de la situacin existente.

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Captulo 4: Escenario tecnolgico propuesto.

Captulo 5: Plan director de sistemas.

1.4 Metodologa

En trminos generales, todo plan de sistemas consta de las siguientes fases:

1. Identificacin y definicin de los objetivos de la organizacin.

2. Identificacin y descripcin de los Sistemas de Informacin en su estado

actual. (AS-IS)

3. Identificacin de necesidades, definicin y descripcin del escenario

propuesto. (TO-BE)

4. Plan de accin (para llegar de la situacin actual a la situacin propuesta).

5. Evaluacin del plan propuesto e iteracin.

Identificacin y definicin de los objetivos de la organizacin.

Esta fase del proyecto consiste en asegurar que cubrir de manera efectiva

las necesidades de la organizacin, y conocer sta suficientemente, para

poder identificar posteriormente sus requisitos en tecnologas de la

informacin.

En primer lugar se debe validar el plan de proyecto, para asegurar que sus

objetivos cubren las expectativas y necesidades de la organizacin, y

tambin asegurar que la planificacin y organizacin del proyecto sern

efectivas.

Una vez iniciado el proyecto, se deber acceder a la informacin necesaria

de la organizacin que permita conocer su estrategia, planificacin de las

diferentes reas, visin del mercado y de la competencia.

Finalmente, identificado el contexto y la estrategia de la organizacin, se

puede determinar cules son los requisitos concretos de negocio a los que

pueden contribuir los sistemas de informacin.

Identificacin y descripcin de los Sistemas de Informacin actuales.

Una vez se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la

siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de informacin,

para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido.

La determinacin del estado de los sistemas de informacin debera

realizarse respecto a sus tres aspectos bsicos, que son:

Estado de la infraestructura tcnica

Estado de las aplicaciones

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Estado de la organizacin y de los procesos

Identificacin de necesidades, definicin y descripcin del escenario

propuesto.

Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de

informacin y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su

anlisis para identificar cules son los puntos fuertes a mantener y las

debilidades a mejorar.

Para ello puede realizarse un anlisis a los siguientes cuatro niveles:

Anlisis estratgico de los sistemas de informacin

Benchmarking de las prcticas de la competencia y del estado de la

industria IT

Soporte ofrecido a los compontes de negocio

Evaluacin de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas

El anlisis identificar acciones de mejora, y se agruparan en los tres

aspectos de los sistemas de informacin anteriormente vistos:

Aplicaciones

Infraestructura

Organizacin y procesos

Cada oportunidad de mejora debe cualificarse para poder decidir su

viabilidad y priorizar la inversin de recursos. Esta cualificacin se puede

realizar estimando las partes afectadas los diferentes aspectos de la

oportunidad como:

Valor aportado a la organizacin como la mejora de productividad,

ahorro de costes, nuevos ingresos aportados, etc.

Recursos necesarios para su implementacin, tanto humanos como

materiales y presupuestarios. Se debe estimar tambin los recursos

asociados al mantenimiento.

Riesgos posibles

Dependencias con otras iniciativas

Plan de accin

La ltima fase de un proyecto de planificacin estratgica de sistemas es la

definicin de la estrategia y plan de sistemas.

En base a las necesidades estratgicas, se identificarn los objetivos

estratgicos y bajo estos se agruparn las acciones de mejora identificadas y

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cualificadas. Para que dichos objetivos sean efectivos, se recomienda que

cumplan los siguientes criterios:

Especficos: deben ser concretos para comunicarlos efectivamente.

Medibles: deben poderse medir para poder comprobar en qu grado

se estn alcanzando.

Conseguibles: deben ser posibles de conseguir, en caso contrario

producirn confusin y frustracin.

Realistas: deben ser conseguibles con los recursos que se van a

destinar.

Acotados en el tiempo: cules son los plazos para su cumplimiento

esperado?

Tpicamente estos objetivos se fijan en periodos multianuales, pero dada la

rpida evolucin de la tecnologa y de las organizaciones, se recomienda

establecer la mayora de los objetivos en periodos de 1 a 3 aos como

mximo.

Los objetivos, que agrupan oportunidades de mejora, deben categorizarse

en:

Arquitectura funcional de los sistemas de informacin

Infraestructura tecnolgica

E-business

Objetivos para la transformacin de la organizacin de sistemas de

informacin y su relacin con el resto de la organizacin.

Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de

mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de

sistemas.

Finalmente La estructura bsica del documento de plan de sistemas es:

Hoja de ruta o cronograma del portfolio de proyectos de

transformacin, que incluyen los relativos a la infraestructura, a las

aplicaciones y a la organizacin.

Plan de transformacin de la organizacin de sistemas de

informacin.

Plan de riesgos tecnolgicos y organizativos.

Caso de negocio y plan financiero que contemple las inversiones

iniciales y el gasto correspondiente al mantenimiento.

Plan de comunicacin.

Plan de despliegue.

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2 LA ORGANIZACIN

El Centro de Estudios Polticos y Constitucionales es un Organismo autnomo de los

previstos en el artculo 43.1.a) de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organizacin y

Funcionamiento de la Administracin General del Estado, con personalidad jurdica

y patrimonio propios, adscrito al Ministerio de la Presidencia, cuya finalidad es el

estudio y la investigacin de los sistemas sociales, polticos, constitucionales y

administrativos, manteniendo a tales efectos las oportunas relaciones con las

instituciones propias de los pases iberoamericanos.

En el ao 1997 y segn Real Decreto 1269/1997, de 24 de julio, se regula la

organizacin y funcionamiento del Centro de Estudios Polticos y Constitucionales

como se describe a continuacin.

2.1 Misin

Para el cumplimiento de sus fines, el Centro tiene encomendadas las funciones que

a continuacin se relacionan, sin perjuicio de las funciones de formacin e

investigacin que en estas materias estn atribuidas a otros organismos de la

Administracin General del Estado:

2.2 Funciones

1. Elaborar y promover tareas de estudio e investigacin sobre el carcter,

evolucin y funcionamiento de los sistemas sociales, polticos, constitucionales y

administrativos, tanto en su dimensin nacional como internacional.

2. Realizar, promover y publicar, en su caso, estudios sobre cualesquiera materias

relacionadas con las reas a que se refiere el precedente apartado.

3. Formar y custodiar un fondo documental y bibliogrfico sobre Derecho

Constitucional, Teora del Estado, Teora de la Constitucin, Ciencia Poltica,

Historia de las Ideas Polticas e Historia Poltica de Espaa, y materias conexas

de Derecho pblico.

4. Desarrollar ciclos y cursos de enseanzas especializadas en las materias citadas

en los apartados precedentes.

5. Prestar asistencia y asesoramiento a la Presidencia del Gobierno.

6. Conceder especial atencin, en el desarrollo de sus funciones, a las cuestiones

relativas a las instituciones propias de los pases iberoamericanos y a las

relaciones de stos con Espaa y con Europa.

7. Realizar cuantos cometidos se le encomienden por el Ministerio al que el Centro

est adscrito.

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2.3 Estructura organizativa

El Centro de Estudios Polticos y Constitucionales se estructura en los siguientes

rganos con nivel de Subdireccin General:

a) Subdireccin General de Publicaciones y Documentacin.

b) Subdireccin General de Estudios e Investigacin.

c) Gerencia.

A la Subdireccin General de Publicaciones y Documentacin le corresponde el

ejercicio de las siguientes funciones:

1. Sustituir al Director del Centro, en caso de vacante, ausencia y enfermedad.

2. Formular la propuesta de programa editorial del Centro, as como su edicin.

3. Organizar y dirigir la Biblioteca y Archivo General, conservando y enriqueciendo

sus fondos mediante la propuesta de nuevas adquisiciones, as como el de los

servicios de documentacin del Centro.

4. Aquellas otras que le encomiende el Director del Centro.

A la Subdireccin General de Estudios e Investigacin le corresponde el ejercicio de

las siguientes funciones:

1. Programar, promover y realizar los estudios, informes y proyectos de

investigacin necesarios para el ejercicio de las funciones atribuidas al Centro.

2. Llevar a cabo las actividades que correspondan al Centro en los aspectos

docentes e investigadores del mismo.


A la Gerencia le corresponde el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Desempear la jefatura administrativa de personal del Centro.

2. Elaborar el anteproyecto de presupuesto, la justificacin de cuentas y la

memoria anual de actividades.

3. Gestionar los contratos o acuerdos necesarios con toda clase de personas,

entidades o servicios de la Administracin pblica y del sector privado, para la

realizacin de los programas establecidos o concertados con los mismos.

4. Impartir las instrucciones necesarias para la conservacin de los edificios y

mobiliario adscritos al Centro.

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5. Llevar a cabo el seguimiento de las actuaciones necesarias en materia de

seguridad en el Centro.

6. Llevar a cabo la formacin del inventario de los bienes integrados en el Centro.

7. Realizar el seguimiento y racionalizacin de la utilizacin de los medios

informticos.

8. Distribuir, con carcter general, las publicaciones editadas por el Centro.


10. Existir una Intervencin Delegada de la General de la Administracin del

Estado, adscrita al Director del organismo y con el nivel que se determine en la

correspondiente relacin de puestos de trabajo.

Organigrama

Los recursos econmicos que dispone el Centro son los siguientes:

1. Los bienes y valores que constituyen su patrimonio, as como los productos y

rentas del mismo.

2. Las subvenciones que anualmente se consignen a su favor en los Presupuestos

Generales del Estado.

3. Las transferencias corrientes o de capital que procedan de las Administraciones

o entidades pblicas.

4. El producto o rendimiento econmico de sus propias actividades o publicaciones

y, en especial, las eventuales aportaciones econmicas correspondientes a la

financiacin de los programas de actuacin conjunta.

5. Las adquisiciones a ttulo gratuito que se ordenen a su favor y cualesquiera

otros recursos que puedan serle atribuidos.

2.4 Retos de la organizacin

El contexto de deterioro de la situacin econmica desde hace varios aos y que se

prev que no remitir en el corto plazo, est obligando a la realizacin de un

esfuerzo adicional en la contencin del gasto pblico.

Asimismo se han puesto en marcha recomendaciones dirigidas a incrementar el

respeto por el medio ambiente y a mejorar e incrementar las acciones de consumo

sostenible.

Para intentar conseguir ambos objetivos el Centro de Estudios Polticos y

Constitucionales ha adoptado y continuar adoptando medidas de austeridad en los

prximos aos.

Al mismo tiempo, el Centro evoluciona, e imparte nueva formacin, potencia la

investigacin, y ofrece nuevos servicios como la tienda virtual y los libros digitales.

En este contexto, de restriccin de recursos por una parte, y de necesidad de

modernizacin por otra, se encuadra la identificacin de un nuevo plan de sistemas,

que mantenga el equilibrio entre las inversiones necesarias y valor de los

resultados.

Matriz DAFO

Debilidades Amenazas

Reduccin de medios personales y

Crisis econmica y recortes

presupuestarios: urgencia en el

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materiales

Dificultades para el cambio de

cultura administrativa y

organizativa.

Debilidad de elemento de

coordinacin interna (intra-

administrativa) y externa (inter-

administrativa).

Complejidad de la normativa y, por

tanto, de la gestin que ralentiza

los procedimientos internos y

dificulta la transparencia y la

agilidad.

incremento de la eficacia, eficiencia

y economa de la Administracin

Pblica.

Velocidad cambios sociales.

Desafeccin social hacia lo pblico:

falta de cultura de servicio pblico.

Fortalezas Oportunidades

Apuesta firme de las AA.PP. por la

modernizacin, la transparencia, la

Administracin electrnica, la

reorganizacin, la reduccin de

duplicidades y la simplificacin

administrativa.

nico organismo con estas

funciones en Espaa

Marca CEPC: prestigio acadmico

al ms alto nivel en el mbito de

sus competencias.

Necesidad creciente de un centro

como ste que sea referente

nacional e internacional.

Importancia de su papel de think

tank para la regeneracin

democrtica; en especial en

asuntos jurdicos y polticos.

Existencia de mucho margen de

mejora y para la innovacin

organizativa.

*-Fuente: plan director 2012 CEPC

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3 ANLISIS DE LA SITUACIN EXISTENTE (AS-IS)

Este captulo se describe los sistemas de informacin del CEPC en su estado actual,

que sern considerados como punto de partida del recorrido de modernizacin para

alcanzar los objetivos propuestos en el siguiente captulo.

Con el fin de obtener ms informacin til de los sistemas actuales, se realizan tres

tipos de encuestas.

La primera, destinada a los responsables de TI, y de naturaleza tcnica; la segunda

orientada a la Direccin, por medio de la cual se facilita una visin global, y una

ltima orientada al usuario final, referida a cuestiones relacionadas con los servicios

recibidos en su rea.

El objetivo de estas encuestas es identificar y entender las carencias y necesidades

de los sistemas de informacin actuales, con el fin de servir de informacin de

apoyo para el diseo de los nuevos sistemas de informacin.

En el caso particular que nos ocupa, los sistemas de informacin estn diseados

con dos tipos de objetivos: objetivos internos, destinados al mejor desempeo del

personal de la propia Administracin, y objetivos externos, orientados a satisfacer

las necesidades de los ciudadanos en materia de servicios y productos.

En ambos casos, la mejora de los sistemas de informacin se realiza con el fin de

aportar mayor valor al usuario de dichos sistemas.

Por ese motivo, durante el estudio se han mantenido entrevistas tanto con el

personal tcnico que administra los sistemas de informacin del CEPC como con el

personal responsable de los servicios finales prestados.

Las personas entrevistadas han sido:

Entrevistado/a Responsabilidad

Israel Pastor Sainz Pardo Gerente

Francisco Martnez Arrieta Jefe del Departamento de Sistemas de

Informacin

Francisco Martos

Departamento de Sistemas de Informacin

David Garca Departamento de Sistemas de Informacin

ngel Snchez Navarro Subdirector de Publicaciones y

Documentacin

M ngeles Ibez de Aldecoa Servicio de edicin de publicaciones

peridicas

Macarena von Carstenn-Lichterfelde Documentacin, biblioteca y archivo

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Guiomar Arias Berrioategortua Biblioteca

Isabel Wences Simn Direccin de Estudios e Investigacin

Emilia Martn Area de estudios

Gloria Gmez del Pulgar Gerencia / Distribucin

3.1 Gestin y organizacin TIC

Organizacin:

El departamento de TI reporta a la Gerencia del CEPC.

Actualmente el departamento de TI se compone de tres funcionarios y dos

colaboradores externos contratados de forma temporal a travs de una

empresa de servicios.

Planificacin del trabajo

Su actividad principal se centra en resolver las necesidades diarias puntuales

que van surgiendo como por ejemplo preparacin de salas, reconfiguracin

de equipos, incidencias de la red y de usuarios en general, instalacin de

programas, y soporte a usuarios en general.

Tambin son requeridos para realizar tareas de formateo de informacin

para incluir en la plataforma Moodle, en el gestor de contenidos de la web

(www.cepc.gob.es) o en la intranet, o para la extraccin de datos de bases

de datos de alumnos, u otras actividades puntuales similares.

Existen algunos proyectos de mejora que se van realizando en la medida

que se dispone de tiempo, aunque no existe una planificacin de actividad a

largo plazo. Actualmente se est llevando a cabo un proyecto para la

centralizacin de la informacin residente actualmente en los distintos PCs a

un repositorio central sobre el que se puedan realizar de forma desatendida

y trasaprente para el usuario, copias de seguridad. La actividad de TI

dirigida al anlisis funcional de sistemas o de necesidades de usuarios con el

fin de identificar oportunidades de mejora, sea de procesos o de recursos de

TI que pudieran ayudar, es escasa, si bien existen pequeos proyectos de

mejora, normalmente de tipo tcnico (cambio de versiones de programas,

ampliaciones de servidores)

El conocimiento del presupuesto de TI es parcial, y es el que le permite

validar las facturas de gastos de proveedores de TI.

Estandarizacin

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Si bien se es consciente de la necesidad de estandarizacin, no est

estandarizado el puesto de trabajo, tampoco lo est el sistema de atencin a

usuarios, por lo que no se lleva un historial o estadstica de actuaciones de

forma de poder identificar aquellas que requieren mayor demanda y sean

susceptibles de mejora. La falta de recursos econmicos, dificulta la

actualizacin de versiones y homogeneidad de equipos y sistemas.

Relacin con proveedores:

El departamento valida las facturas recibidas correspondientes a los gastos

relacionados con las TI.

Seguridad:

El departamento es responsable de la realizacin de copias de seguridad. Si

bien estn definidos los criterios de las mismas, se deben reconsiderar e

incorporar al proceso simulacros de recuperacin que actualmente no se

realizan.

En el ao 2012 se realiz una auditoria de seguridad. En dicha auditoria se

identificaron actuaciones en relacin a esta materia que an estn

pendientes de implantar.

Legal:

En cuanto a los datos de carcter personal y que debe ser registrados en la

AEPD, el departamento de TI identifica los ficheros con este tipo de

informacin y toma las medidas de seguridad que considera adecuadas y

efecta el registro correspondiente en la Agencia. No existe la seguridad de

que se hayan registrado todos los ficheros que deben, ni que se tengan las

medidas adecuadas a cada caso.

3.2 Sistemas de informacin

Los sistemas de informacin utilizados en el CEPC, tanto para la gestin interna

como externa, estn enumerados en el anexo II, y son de naturaleza muy variada,

dado que deben atender demandas derivadas de las propias actividades docentes,

de investigacin, de edicin y distribucin de publicaciones tanto libros como

peridicas, y de las necesidades administrativas derivadas de estas primeras y

otras de obligado cumplimiento por la Administracin Pblica.

En general estos sistemas no estn interconectados entre ellos, lo que implica una

gran cantidad de trabajo manual para trasladar informacin de un sistema a otro

para la realizacin de un proceso, como por ejemplo la venta de una publicacin, el

pago de un colaborador investigador o incluso la solicitud de un da de vacaciones.

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Las aplicaciones informticas son en su gran mayora aplicaciones externas,

algunas son programas estndar de mercado, pero la mayora son del catlogo de

aplicaciones de la AGE utilizadas como servicio SaaS, lo que confiere al CEPC una

gran libertad en relacin al soporte y mantenimiento de las mismas, necesitando en

cambio, dedicacin solo para el soporte de las aplicaciones instaladas localmente

3.2.1 Mapa de sistemas:

Nota:

Con borde azul se indican las aplicaciones de la AGE

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(Otras AGE): resto aplicaciones en uso en Gerencia: declaraciones

informativas, Conecta Patrimonio, Gal@, redcoa, Atenea, Cinconet, Tesoro

Internet, Facilita Mineco, Teseo, Acceda, Docelweb.

3.2.2 Catlogo de Servicios TI

El catlogo de servicios TI al que debe dar soporte el departamento es el siguiente:

1. Puesto de trabajo

a. Programas bsicos de ofimtica

b. Acceso a Internet

c. Servicio de alojamiento de ficheros centralizado

d. Servicio de impresin

e. Antivirus

2. Correo electrnico

3. Copias de seguridad

4. Telefona

5. Conectividad WIFI

6. Multimedia en salas (video, sonido, conectividad datos)

7. Web www.cepc.gob.es

8. Sistemas de gestin de distribucin y suscripciones

9. Sistemas de gestin de biblioteca

10. Sistemas de gestin de contenidos Master

11. Sistemas de gestin econmico-financiera y de RRHH

12. Intranet

13. Soporte help desk

14. Formacin a usuarios

1. Puesto de trabajo:

No existe un estndar y los puestos estn configurados segn vienen al

momento de la compra. En algunos casos es necesario una actualizacin por

necesidades de compatibilidad con otros programas y en otros casos no es

posible por el mismo motivo. Actualmente existe un plan de migracin de

Windows XP a Window7 para ms de 50 equipos.

2. Correo electrnico:

El servicio de correo est externalizado con el MINHAP. Es correo IMAP y se

utiliza Thunderbird como cliente de correo. Cuenta con LDAP, cifrado de

comunicaciones (TLS), y correo web. Actualmente se ha reemplazado el cliente

Outlook por el Mozilla, aunque los usuarios prefieren el Outlook dado que es

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ms amigable y tiene funcionalidad adicional, como poder tener un calendario,

una agenda y notas personales.

3. Copias de seguridad:

El departamento realiza copias diarias, segn las polticas de seguridad

establecidas.

4. Telefona y telecomunicaciones

El servicio de telefona est subcontratado a una UTE entre Telefnica y

Movistar.

5. Conectividad WIFI

El departamento de TI da servicio de conectividad WiFi en aquellos puntos

donde el usuario lo demanda a pesar de que la topologa del edificio, su

singularidad y tipo de construccin dificulta la difusin de este tipo de

conectividad.

6. Multimedia en salas (video, sonido, conectividad datos)

En las salas donde se imparten los master, conferencias, jornadas, etc., se

dispone de estos servicios, y el departamento de TI da este soporte con la

colaboracin de una empresa externa que se contrata en cada ocasin que se le

necesita. Los usuarios demandan una infraestructura slida y permanente que

permita disponer de ponentes virtuales con los que adems se pueda

interactuar.

7. Web www.cepc.gob.es

La web del CEPC es hoy el escaparate por excelencia de las actividades del

organismo. Se procura que esta web este permanentemente actualizada y con

novedades recientes, a fin de transmitir dinamismo y actualidad.

La web integra tambin la tienda virtual y el acceso al catlogo de

publicaciones, consulta de base de datos referencial de legislacin y

documentacin extranjera, estas dos funcionalidades soportadas por el

proveedor Medios Avanzados.

Asimismo se informa a travs de la web sobre los cursos y seminarios de

especializacin en derecho constitucional y ciencia poltica impartidos por el

Centro.

El servicio de alojamiento de la web est externalizado.

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CMS Sitefinity. Contiene DOCEX, base de legislacin extranjera alimentada por

el rea de Documentacin, librera virtual y revistas electrnicas, catlogo de

publicaciones del Centro, exportacin de datos al portal de distribucin editorial

DILVE,. El sistema est incluido en la Encomienda de Gestin de servicios

informticos de Red.es.

8. Sistema de gestin de distribucin y suscripciones

En cuanto al detalle de ventas de publicaciones peridicas (revistas), en 2012

se han vendido 6.531 ejemplares, 6.338 por suscripciones y 194 como nmeros

sueltos.

En 2012 se han distribuido 25.031 ejemplares.

El rea de Publicaciones dispone de una aplicacin ad-hoc para el soporte de las

actividades de venta (fsica y tienda virtual en la web), gestin de suscripciones,

y mantenimiento del catlogo de publicaciones. Esta aplicacin est

externalizada y soportada por la empresa Deiser. Existe otra aplicacin

denominada Sautor para la gestin de los honorarios (nominillas) y de los

datos de contacto de los colaboradores externos.

Deiser: Aplicacin de Gestin de Editorial (Ventas),Deiser: Aplicacin de

gestin de la venta de productos editoriales del CEPC. Libros y Revistas

(Suscripciones). Interconectada mediante servicios web con la librera virtual.

Aplicacin Web, externalizada, desarrollada y mantenida por Deiser.

SAUTOR: Aplicacin para la gestin de la elaboracin de las revistas del Centro

y gestin de pagos a colaboradores (nominilla). Aplicacin en local sobre SQL

Server 2000 y .Net. Sin mantenimiento. Necesitada de profunda remodelacin.

SICOPO: Aplicacin para la integracin de los productos editoriales del CEPC en

el Catlogo General de Publicaciones Oficiales de la AGE. Coordina la

programacin editorial de Centro con el global de publicaciones editoriales de la

AGE. Aplicacin web residente en M de la Presidencia (MPR). Asignacin de

ISBN y NIPO.

LIBRERA VIRTUAL Y REVISTAS ELECTRNICAS, integradas en la web del

Centro. Venta de Libros, acceso a artculos de revistas libres (superior

antigedad a dos aos) y de pago y suscripcin a revistas utilizando la pasarela

de pagos TPV virtual del BBVA. Coste incluido en el mantenimiento del sistema

web del CEPC

NOVEDADES: Gestin de albaranes de entrega a distribuidores de las

novedades editoriales del Centro. Desarrollo interno en Visual Basic sobre bases

Access.

9. Sistema de gestin de biblioteca

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En la actualidad la biblioteca cuenta con 88.653 ttulos de monografas, 44.466

analticas y 1.900 ttulos de publicaciones peridicas, de las que 422 estn vivas

En esta rea se engloba la informacin relativa al prstamo inter bibliotecario, y

sus actividades tanto en lo prestado por la biblioteca como solicitado a otros

centros, ha sido de 1.436 prstamos.

La sala de lectura ha dado servicio a 5.311 usuarios.

(Datos 2012)

Para la gestin de estas actividades se dispone del sistema ABSYS.

ABSYS: Sistema de gestin Integral de Bibliotecas de Baratz. Dispone del

mdulo de administracin y gestin de la biblioteca y de un OPAC (On-line

Public Access Catalogue) publicado en la web del CEPC.

INTERCAMBIO. Aplicacin para gestin del intercambio de publicaciones

peridicas del Centro con revistas de otras instituciones. La revista

intercambiada con la nuestra, pasa a formar parte de la Biblioteca. Se est

promoviendo el intercambio aportando el CEPC acceso a sus revistas

electrnicas, no papel. Desarrollo interno sobre VBA Access.

10. Sistema de gestin de contenidos Master

En el ao 2012 ha habido 25 alumnos, se han concedido 9 becas, existen 1.300

antiguos alumnos, se han impartido 30 seminarios y se han otorgado 4 premios

anuales.

Asimismo se trabaja de forma permanente en convenios de colaboracin con

otras instituciones educativas en la materia. (Datos 2012)

Actualmente se soporta la propia actividad formativa mediante la plataforma

Moodle.

MOODLE: Plataforma de formacin integrada en la web del CEPC con contenidos

para el desarrollo de los cursos del Mster (Programas, bibliografa, horario,).

Coste incluido en el coste del sistema de pgina web

WEB DE ANTIGUOS ALUMNOS DEL MASTER: Web creada para promover y

encauzar la actividad de la Red de Antiguos Alumnos. Reutilizacin de plantillas

y componentes de la web del Centro. Coste incluido en el coste del sistema

pgina web

11. Sistema de gestin econmico-financiera y RRHH

Gestin econmica financiera:

SIC3. Aplicacin web de la IGAE soporte de la contabilidad oficial del Centro.

Posible su interconexin con Sorolla (actualmente no utilizada).

___________________________________________________________________________________


SOROLLA 2: Aplicacin web de la IGAE para la gestin de expedientes de gasto

y caja fija. Admite conexin con SIC3 y captura automatizada de datos,

actualmente no utilizada. Uso intensivo como herramienta de gestin. Con

funcionalidad de exportacin de datos a las plataforma de declaraciones

informativas de Hacienda (IVA, Retenciones IRPF,)

CANOA: Aplicacin web de la IGAE para contabilidad analtica. Inmediata

implantacin obligatoria en el Centro.

INVENTARIO: Gestin de Inventario del CEPC. nico mdulo subsistente de

Sorolla1 que a medio plazo incorporar Sorolla2. Aplicacin Local sobre SQL

Server 2005.

DECLARACIONES INFORMATIVAS: Gestin de las declaraciones informativas del

Centro (Retenciones IRPF, IVA, operaciones superiores a 3.000 euros,) a

travs de la Plataforma de Informativas de Hacienda. Recoge datos de forma

automatizada de Sorolla 2 y Nedaes. Sistema local con conexin a Hacienda

para envo de datos.

CONECTA-PATRIMONIO: Aplicativo web de la Direccin General de

Racionalizacin y Centralizacin de la contratacin para gestionar las

adquisiciones realizadas a travs del Catlogo de Adquisiciones Centralizadas.

Aplicacin web.

GAL@ Aplicacin para la gestin de identidades y accesos a las aplicaciones de

la IGAE. Acceso web.

REDCOA: Aplicacin para la formulacin, aprobacin y presentacin a la IGAE

de las cuentas del Organismo y rendicin de la cuenta ante el Tribunal de

Cuentas. Aplicacin Web.

ATENEA: Aplicacin web para la tramitacin de modificaciones presupuestarias.

CINCONET: Aplicacin para consulta de datos de informacin contable y

presupuestaria. Aplicacin web.

MONET: Programa dirigido a la captura de informacin presupuestaria

correspondiente a Estadstica mensual y Avance anual. Aplicacin web.

TESORO-INTERNET DE INFORMACIN A ACREEDORES: El sistema Tesoro-

Internet facilita datos de los pagos que la Secretara General del Tesoro y

Poltica Financiera tiene pendientes de realizar al Organismo y pagos realizados

en los ltimos 15 das. Acceso web.

ACCESO A BANCO DE ESPAA: Acceso a la cuenta del CEPC en el Banco de

Espaa. Permite realizacin de pagos por transferencia electrnica. Acceso web.

APLICACIN BANCO BBVA: Gestin de pagos verificados desde las cuentas del

Organismo en el BBVA. Aplicacin Web.

___________________________________________________________________________________


ACCESO A TPV VIRTUAL del BBVA: Acceso a la gestin de cobros realizados a

travs de la Terminal Punto de Venta virtual (TPV Virtual) del BBVA utilizada

como pasarela de pago en la librera virtual.

REGISTRO PUBLICO DE CONTRATOS: Alta en el registro pblico de contratos de

los contratos y convenios suscritos por el Organismo. Aplicacin Web.

ACCESO A LA PLATAFORMA DE CONTRATACIN DE LA AGE. Web de informacin

sobre la contratacin pblica, perfil del contratante y anuncio de licitaciones

FACILITA MINECO: Acceso al portal de subvenciones de Investigacin y

Desarrollo e Innovacin del MINECO. Acceso web.

TESEO. Aplicacin para la comunicacin de las subvenciones concedidas por el

Centro. Acceso web.

DOCELWEL: Portafirmas electrnico bajo arquitectura web concebido como

herramienta a utilizar en la documentacin tramitada por aplicaciones de la

Administracin Presupuestaria

Gestin de RRHH:

BADARAL. Aplicacin que da acceso al SIGP (Sistema Integrado de Gestin de

Personal), conjunto de procedimientos de RR.HH. para la gestin del personal

de la AGE. Altas, Bajas incidencias de personal Funcionario y Laboral. Acceso

WEB.

JUBILA@ Aplicacin para la tramitacin electrnica del inicio de la jubilacin de

personal del CEPC. Acceso WEB.

EVALOS. Aplicacin para control de presencia. Aplicacin interna sobre Server

SQL 2000, Producto comercial adaptado al CEPC. Coste anual por

mantenimiento: 270 . Va a ser reemplazado en breve por aplicativo del MPR,

con adaptacin interna

MUFACE: Acceso a aplicacin para tramitacin de incidencias del personal

funcionario adscrito a MUFACE. Sistema web.

Nmina:

NEDAES: Aplicacin de Nmina desarrollada por el MINHAP. Residenciada en

local sobre servidor Solaris 10 y SGDB e IAS de Oracle. Aplicacin con soporte

externo proporcionado por la empresa Serikat.

SERVINOMINA: Exportacin de los recibos de nmina para su publicacin en el

portal del empleado pblico Funciona.es. Sobre Linux.

WINSUITE: Comunicacin de datos a la Tesorera General de la Seguridad Social

sobre cotizaciones y situaciones laborales con repercusin en la cotizacin.

ACCEDA: Aplicacin web para tramitacin de expedientes que afectan al

ciudadano (solicitud y concesin de becas, seleccin de personal investigador,..)

___________________________________________________________________________________


que se sirve de la plataforma @DOC, @firma, portafirmas MPR y utiliza acceso

al registro electrnico del MPR. Se accede a travs de la sede electrnica del

Organismo, subsede de la sede electrnica del MPR. Existe maqueta en local

para probar su utilizacin como tramitador de expedientes internos.

PLATAFORMA DE INTERMEDIACION: Acceso a las plataformas de verificacin de

identidad y residencia del MINHAP. Acceso Web.

Otros:

REGISTRO GENERAL: Registro General de Entrada y Salida de documentacin.

Desarrollo interno sobre VBA Access. No cumple prescripciones legales y le

faltan funcionalidades

CENTINELA: Control de acceso al Centro. El sistema actualmente est

integrado en el rea de Seguridad del MPR pero va a ser cedida toda su

infraestructura AL CEPC para ser gestionado autnomamente por el Centro.

Utiliza Oracle como SGDB. Coste de mantenimiento a partir de la cesin

pendiente de concretar

COMUNICADOS: Herramienta para la elaboracin y gestin de comunicaciones

internos y externos. Apto para la emisin y gestin de boletines.

CONTACTOS: Aplicacin de directorio de terceros relacionados con el Centro.

Interconectado con la herramienta Comunicados. Desarrollo interno en Visual

Basic sobre ACCESS.

PLATAFORMA DE GESTION DEL PLAN DE AHORRO Y EFICIENCIA ENERGTICA:

Instrumento para cumplir las directivas sobre ahorro y eficiencia energtica.

Acceso web.

12. Intranet

Intranet con contenidos internos del CEPC como directorio, tabln de anuncios,

plantillas y formularios, registro de utilizacin de salas,. Desarrollo interno con

IIS y HTML

13. Soporte help desk

Se trata del soporte habitual a usuarios de sistemas informticos. Se atienden

todas las incidencias que surgen en relacin a TI.

14. Formacin a usuarios

Actualmente existen en la intranet unos documentos de ayuda a determinadas

tareas informticas de uso general.

___________________________________________________________________________________


Tambin el departamento de TI ha impartido cursos de formacin en

herramientas de ofimtica (Word, Excel, email).

3.3 Infraestructuras TI

La infraestructura de la red de datos y de comunicaciones es estable.

Hay una red cableada y tambin acceso Wifi. Dicha red est conectada a travs de

un Firewall a Internet, servicio que se obtiene a travs de la red Sara.

Sirve de soporte a los servidores que alojan las aplicaciones siguientes:

Sautor, Novedades, Absys, Evalos, Nedaes, Servinomina, Intentario (Sorolla1),

Intranet, y registro general.

Existe otro tipo de infraestructura que da soporte a los requerimientos multimedia

de los eventos, y consta de sistemas de audio para grabar las sesiones, para

amplificar el sonido y en algunos casos se debe subcontratar servicios para poner

pantallas repetidoras del evento en otras salas o grabar en video las mismas.

Hay una demanda por parte de los usuarios para poder tener participantes virtuales con los que se pueda interactuar con voz y audio.

Ver anexo I

3.4 Conclusiones

Servicios TI

El puesto de trabajo actual no est normalizado y su configuracin depende

principalmente del momento de la compra del equipo.

El procedimiento de copias de seguridad debera incluir un simulacro peridico

de recuperacin, para asegurar la idoneidad de las mismas.

Actualmente se est desarrollando un proyecto consistente en migrar la

informacion residente en los PCs de los usuarios a una cabina de discos

conectada a un servidores de ficheros, de forma tal que se asegure una copia de

la misma.

En cuanto al multimedia en las salas, existe una demanda del usuario para

poder emitir en streaming las conferencias en vivo, y por otra parte el tener un

sistema de videoconferencia para poder interactuar con ponentes remotos.

El sistema actual de gestin de suscripciones y distribucin editorial adolece de

carencias y tiene un mantenimiento insatisfactorio en calidad y en plazos.

___________________________________________________________________________________


Existen varias bases de datos: de alumnos, de antiguos alumnos, de autores, de

investigadores, de ponentes, de personas relevantes. Estas bases de datos

estn dispersas en la organizacin y soportadas por distintos sistemas, algunos

de ellos como agendas personales.

Si bien la web del CEPC es adecuada funcionalmente, es conveniente poder

disponer de estadsticas sobre su uso, para ver cules son los temas de inters,

pginas visitadas, tiempos medios de visita, numero de accesos, usuarios

nicos, etc. Tambin es recomendable adecuar la misma para mejorar el

posicionamiento orgnico en los buscadores de Internet.

Los procesos internos de la organizacin estn poco soportados por sistemas

informticos y generalmente son manuales y sobre base de papel (nominillas,

pagos a libreros, cobros realizados en biblioteca, solicitudes de RRHH,..).

Adems existe una carga administrativa de gestin adicional debido a la

complejidad normativa.

Gestin TI

Las actividades de los recursos del departamento de TI podran redistribuirse,

de manera de facilitar la gestin y participacin del personal propio de TI en los

proyectos que se deriven de este plan de sistemas.

El soporte informtico se ejecuta segn demanda. Podra hacerse una

estadstica para analizar posibles mejoras que redujeran determinadas

incidencias en el futuro.

La operativa diaria del departamento de TI se centra en el corto plazo y no est

alineada con un plan de sistemas a medio y largo plazo. Tampoco existe una

actividad de anlisis de sistemas orientada a la mejora continua sobre

procedimientos y uso de los sistemas. El enfoque del departamento es

principalmente tcnico y en menor medida, funcional.

Otros condicionantes

Existen dificultades para el cambio de la cultura administrativa y de

organizacin.

El plan generalizado de austeridad en la Administracin Pblica, implica una

reduccin de medios personales y materiales.

___________________________________________________________________________________


4 ESCENARIO TECNOLGICO OBJETIVO (TO-BE)

4.1 Introduccin

4.1.1 Factores clave

El escenario propuesto ha sido definido teniendo en cuenta los siguientes factores

clave, condicionantes de la propuesta:

Las limitaciones presupuestarias del CEPC en el marco de austeridad actual,

por lo que se recomienda en la medida de lo posible, implantar soluciones

donde se minimice la inversin, o sta pueda ser periodificada o diferida.

La AGE ofrece un catlogo de servicios que han sido analizados y tenidos en

cuenta a la hora de definir el marco de referencia futuro

El tamao de la organizacin, en la que difcilmente se producen economas

de escala, aconseja que se tengan en cuenta soluciones de tipo servicio

(cloud computing). Este tipo de soluciones son aplicaciones con arquitectura

web, accesible desde cualquier dispositivo.

4.1.2 Beneficios esperados

Mediante la aplicacin de los criterios indicados en el punto anterior, se espera

obtener los siguientes beneficios:

Financieros: la inversin inicial que requiere el modelo tradicional de

software (licencias, mantenimiento y personal) o infraestructura (hardware,

mantenimiento y personal) es significativamente superior, en especial en los

primeros aos de vida, al de un modelo cloud. En este ltimo, el pago se

basa en el uso mensual ya sea en funcin del consumo o como tarifa plana,

por lo que slo existe un incremento del coste si aumenta la utilizacin del

software o la infraestructura.

Eficiencia operativa: el personal de TI propio puede dedicarse a tareas de

mayor valor aadido para la organizacin y desentenderse de las

complejidades tcnicas y consiguientes mantenimientos y actualizaciones,

subyacentes en los servicios tipo cloud subcontratados.

Tecnolgicas: acceso a tecnologas de actualidad, y a sus beneficios, sin una

accin especfica o conocimiento por parte del cliente, y a precios

asequibles, anteriormente prohibitivos en modalidad propietaria.

___________________________________________________________________________________


Integracin con la Administracin Pblica, al utilizar sistemas de la AGE,

siguiendo las recomendaciones del informe de la CORA.

4.2 Objetivos

En base al punto 3.4, la solucin propuesta puede clasificarse en tres ejes:

1. Dimensin de negocio.

2. Dimensin operativa.

3. Gestin de TI.

1. Desde el punto de vista del negocio, y a fin de contribuir a la cercana con las

personas e instituciones con las que se relaciona el CEPC, a su prestigio,

visibilidad y modernidad:

Implantacin CRM: tambin llamado sistema de gestin de relacin con

clientes, cuyo objetivo es:

o Relacionarse de una forma ms gil y cercana con el ecosistema de

inters del CEPC: alumnos, antiguos alumnos, profesores,

investigadores, ponentes, autores, personalidades, asistentes,

___________________________________________________________________________________


universidades, instituciones en genera, permitiendo un seguimiento

de su actividad profesional.

o Facilitar la relacin y comunicacin posterior con los mismos.

o Utilizacin una misma herramienta de gestin por parte de toda la

organizacin.

o Asegurar que esta informacin reside en un nico sistema

corporativo.

Videoconferencia: a fin de facilitar la participacin y la interaccin con

conferenciantes de relevancia, de forma que no sea imprescindible un

desplazamiento fsico. Asimismo, tambin para facilitar a los alumnos

internacionales la presentacin de su trabajo de fin de Mster una vez

desplazados a su pas de origen.

Streaming: para poder ofrecer a un mayor pblico y de forma simultnea al

evento, y posteriormente como hemeroteca, el contenido de ponencias,

conferencias, cursos, etc.

E-learning: de forma de poder optar por una parte del contenido del Mster

para su realizacin de forma no presencial o semi-presencial.

Analtica www.cepc.gob.es: es decir, disponer de un sistema de anlisis

de trfico y de visitas, para conocer con detalle los temas de inters y la

evolucin de uso de la pgina web del CEPC.

2. En cuanto a gestin operativa

Gestin de expedientes y colaboracin interna, de forma de agilizar,

mejorar y reducir el trabajo manual de las gestiones internas del centro. Su

finalidad es:

o Mejorar los flujos de trabajo y la coordinacin de tareas.

o Incrementar la productividad mediante la colaboracin.

o Reducir el consumo y archivo en papel.

Intranet actualizada como herramienta de colaboracin y difusin interna

de conocimiento con los siguientes objetivos:

o Modernizar la imagen corporativa y aumentar la satisfaccin del

empleado.

o Reducir los costes operativos y de comunicacin interna con espacios

de informacin.

o Aumentar el nivel de servicio al empleado mediante la publicacin de

la actividad, trabajo y conocimiento de los compaeros as como de

___________________________________________________________________________________


los recursos disponibles referentes a normativas, gestiones

administrativas electrnicas personales (nminas, fichaje, partes)

o Facilitar el acceso y uso a los recursos de formacin

o Proporcionar acceso a los diferentes gestores de contenido,

normativas, experiencias, y eventos internos.

Nuevo programa de gestin de suscripciones, ventas y distribucin.

3. En cuanto a gestin TI:

Reorganizacin TI en el que se redistribuyan las tareas del departamento,

a fin de liberar a personal para dedicarlo a la implantacin de los proyectos

que se derivan de este plan.

En cuanto a seguridad y legal debe revisarse la poltica y su cumplimiento

tanto en lo que es seguridad propiamente dicha como en el aspecto legal.

Otros TI: realizacin de anlisis de las interfaces de las aplicaciones de

ventas, pagos a colaboradores y pagos a libreros, con la contabilidad general

(Sorolla) y su posible automatizacin.

Formacin a usuarios en herramientas informticas

A fin de asegurar la coherencia de las distintas actuaciones del plan de sistemas, es

recomendable la existencia de un proyecto paraguas que haga esta labor de calidad.

4.3 Mapa de sistemas TO-BE

Con el modelo TO-BE propuesto, el mapa de sistemas queda como sigue:

___________________________________________________________________________________


Nota:

Con borde azul se indican las aplicaciones de la AGE

(Otras AGE): resto aplicaciones en uso en Gerencia: declaraciones

informativas, Conecta Patrimonio, Gal@, redcoa, Atenea, Cinconet, Tesoro

Internet, Facilita Mineco, Teseo, Acceda, Docelweb.

Con color rosa se indican las aplicaciones nuevas.

Y la visin del TO-BE desde el punto de vista de

1. Servicios TI.

2. Gestin TI.

3. Infraestructuras.

___________________________________________________________________________________


Es la siguiente:

SERVICIO TI AS-IS TO-BE

1. Puesto de trabajo Diversas configuraciones Puesto de trabajo estandarizado

2. Correo electrnico Outsourcing MPR

3. Copias de seguridad Sistema de copias con riesgos

Reforzar mecanismos de copia incluyendo

simulacros de recuperacin

4. Telefona Concurso anual a proveedores telefona

5. Conectividad WIFI varios puntos de acceso

6. Multimedia en salas (video, sonido, conectividad datos) Parcial

Sistema de videoconferencia por Internet para

ponentes remotos

sistema de streaming para emisin en directo de

conferencias y eventos

7. Web www.cepc.es No se dispone

analtica web de accesos y optimizacion de

posicionamiento SEO

8. Sistemas de gestin de distribucin y suscripciones Sistema Deiser con deficiencias

Evaluacion viabilidad de nuevo sistema de

gestion de suscripciones y distribucion

9. Sistemas de gestin de biblioteca Sistema Absys

10. Sistemas de gestin de contenidos Master

Base de datos de alumnos, bases de datos de

autores, antiguos, personalidades en bases

aisladas y departamentales.

Implantacin de sistema unificado de CRM para

antiguos alumnos, actuales alumnos, autores,

investigadores, personalidades, invitados... para

uso nico dentro del CEPC

Evaluacin e implantacin de sistema de

formacin online para futuro mster

semipresencial u online

11. Sistemas de gestin econmico-financiera y de RRHH Tareas manuales - no interfaces

implantacion de un sistema de gestin de

expedientes para uso interno

Estudio e implementacion de interfaces entre

Sorolla y otros sistemas

12. Intranet bsica intranet colaborativa

13. Soporte help desk Segn demanda.

Documentar intervenciones para posterior

anlisis y mejora de los sistemas

14. Formacin a usuarios No hay Definicin plan de formacion

Modelo TO_BE de gestin del departamento de TI

GESTION TI AS_IS TO_BE

1. Organizacin y planificacin

Trabajo sobre demanda. Corto Plazo

Redaccin de manual de organizacin en el que

se incluyan las actividades de plan anual de

sistemas, "analisis de sistemas permanente",

realizacion del presupuesto, poltica de

proveedores.

Dedicacin exclusiva a nuevos proyectos.

2. SeguridadPoltica de backup con riesgos

Implantar simulacros de recuperacion en la

poltica de backups

3. Legal

Las bases de datos de carcter personal han

evolucionado y debe revisarse su adecuacion a

la LOPD Completar y revisar plan previo de LOPD

Modelo TO_BE de gestin de infraestructura TI

___________________________________________________________________________________


INFRAESTRUCTURA TI AS_IS TO_BE

1. Red de area local Infraestructura adecuada

2. Multimedia salas Parcial Sistema de videoconferencia por Internet

3. Telefona Concurso anual a proveedores telefona

___________________________________________________________________________________


5 PLAN DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACION

5.1 Resumen ejecutivo

La Ley 11/2007, del 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los

Servicios Pblicos, establece que las Administraciones deben ofrecer a sus

ciudadanos las ventajas y posibilidades que la sociedad de la informacin tiene.

Y teniendo en cuenta las directrices de la Comisin para la Reforma de las

Administraciones Pblicas en cuanto a disciplina presupuestaria y transparencia

pblica, se enmarcan las actuaciones de este plan.

Es por ello que el CEPC define un Plan Director de Sistemas de Informacin para

llevarse a cabo en el mbito temporal 2014-2016 y cuyas actuaciones se agrupan

en tres ejes estratgicos:

CEPC digital

El CEPC asume su compromiso tecnolgico, y en esta lnea contina su recorrido

para convertirse en una administracin electrnica y sin papeles.

La estrategia combina la implantacin del registro virtual que simplifica y agiliza

la puesta en produccin de nuevos procedimientos telemticos, y un sistema de

sede y gestin electrnica de procedimientos como motor de tramitacin de los

mismos y de cualquier otro procedimiento de mbito interno.

Los sistemas a implantar que aseguran los objetivos indicados, forman parte del

portfolio de soluciones compartidas de la AGE.

CEPC eficiente

La evolucin tecnolgica contribuye a que todas las organizaciones sean

susceptibles de incrementar su eficiencia, y el CEPC decide realizar actuaciones

tecnolgicas para mejorar en este aspecto. Las principales lneas de trabajo

son:

Implantacin de un CRM para gestionar todo el ecosistema de inters del

organismo: alumnos, antiguos alumnos, profesores, investigadores,

autores, ponentes, asistentes a eventos, universidades e instituciones.

Esta gestin se llevara a cabo con una herramienta comn y

garantizando el dato nico.

Aprovechamiento de la herramienta de gestin de expedientes tambin

para uso interno propio de la organizacin.

Actividades de mejora continua TI en los mbitos de seguridad y legal.

___________________________________________________________________________________


CEPC servicios

La implantacin del registro virtual, y gestin electrnica de

procedimientos, facilitar el acceso a la oferta de servicios,

contribuyendo al acercamiento del ciudadano al CEPC.

Mediante la videoconferencia aplicada a los eventos, se podr incorporar

e interactuar con ponentes virtuales, sin la necesidad de su presencia

fsica. Esta tecnologa facilitar tambin la relacin con los alumnos

internacionales del Mster.

Para aquellos eventos, que por su naturaleza, despierten un especial

inters, se podr contar con la facilidad de emisin en directo

(streaming), de forma que permita la divulgacin en directo por

Internet, del desarrollo del mismo.

___________________________________________________________________________________


5.2 Estrategia de modernizacin

La estrategia en la que se basa la puesta en marcha del plan de sistemas, consiste

en priorizar y planificar los proyectos en funcin de los siguientes criterios:

Criterio ROI: es decir priorizar aquello con un ROI estimado mayor.

Acelerar la convergencia con la AGE y en particular con aquellos sistemas

que puedan ser comunes con el Ministerio de la Presidencia.

Impacto en la organizacin:

a. De forma que contribuya a la mayor parte de la organizacin.

b. De forma que su implantacin de los nuevos sistemas afecten lo

menos posible al funcionamiento normal de la organizacin.

Carencias funcionales actuales que dificulten de forma significativa la gestin

de algunas de las reas.

Disponibilidad de recursos, ya sea propios o externos para la realizacin

simultnea de uno o ms proyectos.

Teniendo en cuenta los criterios expuestos, se define los siguientes mapas de

actividades y hoja de ruta:

5.3 Mapa de actividades y proyectos

Orden ProyectosDepen-

dencia

CEPC

digital

CEPC

eficient

e

CEPC

servicio

s

Corto

plazo

Medi

o

plazo

Largo

plazoROI Coste Critic

Benef

icio

Impac

to

Duracion

proy

(meses)

Proyectorecurrente

operacin y

mantenimient

modelo operacin comentario

1 Registro (Regente) - X 3 3 3 3,0 Medio 2-4 - ver MPR

servicio externalizado con

MPR. CEPC como subsede mismo sistem que MPR

2 Gestor de expedientes (Acceda) 1 X X 3 2 3 2,7 Alto 6-8 desarrollo MPR ver MPR

maquina virtual propia /

externalizado con MPR realizar conjuntamente con MPR

3 Notific@ X 3 3 3 3,0 Bajo 1-2 desarrollo AGE ver AGE ver AGE

elemento por desarrollar aun por la

AGE

4 Implantacion CRM - X 3 3 3 3,0 Medio 3-4 [35.000 - 40.000] mant interno

maquina virtual propia +

software GNU

Varios posibles. Decision forma parte

del proyecto.

5 Evolucion Intranet - X 2 3 2 2,3 Bajo 2-3 [25.000 - 30.000] mant interno maquina virtual propia

open source, varios posibles. Decision

forma parte del proyecto

6

Contabilizacion de ingresos de

publicaciones - X 3 3 2 2,7 Medio 1-2 desarrollo AGE ver AGE ver AGE


AGE

7 Videoconferencia - X 2 2 1 1,7 Bajo 1 desarrollo AGE ver AGE ver AGE


AGE

8 Migracion www.cepc.gob.es a opensource 2,4 X 1 2 1 1,3 Bajo 4-5 [40.000 - 45.000 ] 200-500 /mes servicio cloud externalizado

el sistema actual es propietario -

migrar a open source

9

Mejora continua TI (seguridad, legal,

interfaces, informes, organizacin TI) - X X X 1 2 2 1,7 Bajo 1 no aplica no aplica no aplica tarea interna de TI

10 Plan formacion TI - X X X 2 2 1 1,7 Bajo continuo [0 - 5.000 ] no aplica no aplica definir plan

en color azul sistemas AGE

Ejes estratgicos 1 - 3 (1 peor 3 mejor) Costes

___________________________________________________________________________________


Hoja de ruta

Orde

nProyectos

Depen-

denciaT2 2014 T3 2014 T4 2014 T1 2015 T2 2015 T3 2015 T4 2015

Duracion proy

(meses)Comentarios

1 Registro (Regente)- 2

2 Gestor de expedientes (Acceda)1 3 y 3

en T3 identificacion de necesidades y

en T1/15 implantacion

3 Notific@- Estimado 1 Estimado f(AGE)

4 Implantacion CRM- 3-4

5 Evolucion Intranet- 2-3

6

Contabilizacion de ingresos de

publicaciones- Estimado 1-2 Estimado f(AGE)

7 Videoconferencia- Estimado 1-2 Estimado f(AGE)

8 Migracion www.cepc.gob.es a opensource2,4 3-5

9

Mejora continua TI (seguridad, legal,

interfaces, informes, organizacin TI)XXX XXX XXX -

baja dedicacion pero de forma

continuada a lo largo de 2014

10 Plan formacion TI

- XXX XXX XXX -

no es un proyecto en si mismo, pero si

es necesario hacerlo en paralelo al

resto de proyectos

Numero de proyectos en curso de forma simultnea 1 2 1 2 1 2 2

5.4 Propuesta tecnolgica

5.4.1 Implantacin registro electrnico (Regente)

Objetivos:

Este proyecto tiene como objetivo la implantacin de la solucin de registro

electrnico Regente, como organismo cliente del Ministerio de la Presidencia.

Por tanto, no es necesario la instalacin de ningn sistema informtico en el CEPC,

a excepcin de los escneres necesarios para la digitalizacin de los documentos

recibidos en papel.

Solucin tcnica:

La solucin a utilizar es el sistema Regente desarrollado por el MPR y actualmente

en vas de certificacin por el MINHAP.

Regente adems esta comunicado con el SIR, el Sistema de Interconexin de

Registros que es la infraestructura bsica que permite el intercambio de asientos

electrnicos de registro entre las Administraciones Pblicas.

Fases del proyecto

Implantacion Registro

Orde

nFases abril mayo junio julio agosto septiembre Comentarios

1 Definicion casos de uso

2 Parametrizacion

3 Formacion usuario

4 Implantacion

T2 T3

Costes

La implantacin del sistema ser realizada por personal propio del CEPC, por lo que

no habr costes adicionales de proyecto.

En cuanto al coste de operacin posterior, el sistema tendr un coste por el servicio

que ofrezca el MPR que se deber negociar ente MPR y CEPC.

Resultados esperados

___________________________________________________________________________________


Reduccin de archivo en papel de documentacin de ciudadanos, residiendo stos

de forma digital con todas las garantas tcnicas y legales.

La implantacin posterior de un sistema de gestin de expedientes, aprovecha la

digitalizacin de los documentos residentes en Regente para incorporarla a los

procesos internos gestionados por este gestor de expedientes.

5.4.2 Implantacin del sistema de gestin de expedientes ACCEDA

Objetivos:

Este proyecto tiene como objetivo la implantacin de la solucin de gestin de

expedientes de la AGE llamado ACCEDA para uso interno.

Con ello se persigue mejorar los flujos de trabajo y la coordinacin de tareas,

incrementar la productividad mediante la colaboracin y reducir el archivo en papel.

Dado el acuerdo alcanzado entre CEPC y MPR, este ltimo desarrollar las

modificaciones necesarias en la aplicacin para su propio uso interno y para

satisfacer las necesidades del CEPC por lo que se abordar este proyecto de forma

conjunta. Dado que el MPR no podr comenzar antes de 2015, se propone una

primera fase del proyecto en el CEPC en T3 / 2014, consistente en la realizacin de

una prueba de concepto y evaluacin de necesidades y carencias funcionales para

ser desarrolladas posteriormente por MPR.

Solucin tcnica:

La solucin a utilizar es el sistema ACCEDA

Fases del proyecto

Acceda

Orde

nFases julio agosto septiembre T1 T2 T3 T4 Comentarios

1

Definicion casos de uso (identificacin de un

catlogo de procedimietos internos)

2

Implantacion en Acceda de dos o tres de ellos

(prueba de concepto)

3

Identificacion de limitaciones, definicion de

modificaciones necesarias para su resolucion

4 Proyecto conjunto con MPR

T3 2014 2015

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Costes

La realizacin de la prueba de concepto debe ser realizada por personal propio del

CEPC, por lo que no habr costes adicionales de proyecto.

El coste del proyecto depende de la participacin del MPR y del CEPC, por lo que

deber haber un acuerdo previo entre ambos organismos para poder establecer el

coste del mismo.

En cuanto al coste de operacin posterior, el sistema tendr un coste por el servicio

que ofrezca el MPR que se deber negociar ente MPR y CEPC.


Una vez identificado el catlogo de procedimientos internos, deber haber una

reduccin progresiva de la realizacin de los mismos de la forma tradicional a la vez

que son incorporados al sistema digital.

Se puede utilizar este catlogo como indicador de progreso de la adopcin del

sistema Acceda.

5.4.3 Notific@

Objetivos:

Notific@ consiste en un concentrador de peticiones de emisin de comunicaciones y

notificaciones en un formato comn, que acta como intermediario y gestor de las

peticiones, que son enviadas al centro de impresin de la AEAT (DIT) para su

impresin, ensobrado, y remisin.

El objetivo de este proyecto es la incorporacin de este sistema en la gestin

administrativa del CEPC.

Solucin tcnica:

Se adoptar la solucin ofrecida por la AGE llamada Notific@.

La implantacin de este sistema puede realizarse de dos maneras:

A. Mediante Web Services uniendo aplicaciones

B. Mediante el acceso a la aplicacin web.

La propuesta de este plan es comenzar con la opcin B, hasta tener un

conocimiento avanzado de uso, y evaluar posteriormente si se justifica una

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inversin en proyecto para una integracin posterior ms fuerte mediante

interfaces de tipo Web Services (opcin A).

Costes del proyecto:

Al utilizar la solucin web no existen costes de proyecto.

Planificacin y fases del proyecto:

Se estima la disponibilidad de este sistema antes de final de 2015 por lo que, a

efectos de este plan se ha previsto en T2 2015.


Reduccin de la carga administrativa en el CEPC en lo referente a comunicaciones y

notificaciones, utilizando los servicios provistos por la AEAT para la gestin en papel

de las mismas.

5.4.4 Implantacin CRM:

Objetivos:

Este proyecto tiene como objetivos la unificacin de la gestin de los contactos de

la organizacin en un nico sistema, eliminando aquellos diferentes sistemas

actuales que existen para esta funcin.

Solucin tcnica:

La funcionalidad que se requiere en este caso, es un subconjunto de la

funcionalidad habitual comn a todos los CRM, y que es la gestin de los contactos,

sean clientes, o pertenecientes a cualquier otro colectivo de inters con el que se

relaciona la organizacin.

La solucin propuesta es una solucin de CRM de software libre, que se instalar en

una mquina virtual en el centro de datos del CEPC, permitiendo la existencia de

interfaces con el resto de las aplicaciones que la requieran.

Entre los productos posibles se han identificado los siguientes teniendo en cuenta

su difusin, el modelo de licenciamiento y su disponibilidad en castellano.

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CRM Web Licencia

Sugar CRM http://www.sugarcrm.com GNU community edition

Open CRX http://www.opencrx.org/ BSD Licence,

http://www.opencrx.org/license.htm

Openia CRM http://www.openiacrm.com/ MPL licence,

http://www.mozilla.org/MPL/2.0/

Fases del proyecto

Implantacion CRM

Orde

nFases julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Comentarios

1 Definicin de requisitos

2 Evaluacin y decisin producto

3 Instalacin

4 Parametrizacin

5 Definicin y realizacin de interfaces

6 Normalizacin de datos Eliminacion de duplicados

7 Migracin

8 Implantacin

9 Soporte post implantacin

T3 2014 T4 2014

Costes

El coste de este proyecto se estima en una horquilla de entre 35.000 y 40.000 .

Riesgos

Implicacin del usuario en un periodo corto de tiempo en la definicin de requisitos

y posteriormente en la fase de valoracin y decisin de la solucin adoptada.

Compromiso del usuario por utilizar nicamente la nueva solucin, una vez

implantada.


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Una vez implantado el nuevo sistema, se debe dejar de utilizar todos los sistemas

actuales de base de datos de alumnos, antiguos alumnos, autores, investigadores y

agendas en las que exista informacin relevante para el CEPC (y no solo para el

usuario que la utiliza), siendo estos sistemas reemplazados por el nuevo.

5.4.5 Evolucin Intranet

Objetivos:

El objetivo de este proyecto es la implantacin de una Intranet actualizada, que

facilite su dinamismo, y la gestin de su contenido, y como herramienta de

colaboracin y difusin interna de conocimiento.

Solucin tcnica:

Existen varios gestores de contenidos de tipo Open Source que son los candidatos

posibles para esta intranet.

Tabla de decisin para su implantacin:

CMS

Facilidad de

configuracion

Facilidad de

inclusion de

contenido

Rapidez de

implantacion Funcionalidad tecnologa

Wordpress 10 8 8 6 php / Mysql

Drupal 7 8 6 10 php / Mysql

Joomla 6 8 6 9 php / Mysql

Dada la baja complejidad funcional de la Intranet actual, es suficiente con un gestor

de contenido como WordPress, aprovechando su facilidad de configuracin e

implantacin.

Fases del proyecto

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Intranet

Orde

nFases enero febrero marzo Comentarios

1

Definicion de contenidos y estructura de la

intranet

Se basa en la estructura y los contenidos actuales, pero es

conveniente decidir que otros contenidos se quieren publicar

2

Instalacion mquina virtual y gestor WordPress

/ Mysql Debe incluir un backup de la base de datos

3 Migracion de contenidos

4 Publicacion de contenido adicional

Todas las areas pueden aportar contenido relevante para difundir

internamente

T1 2015

Costes

El coste de este proyecto se estima en una horquilla de entre 25.000 y 30.000 .

Riesgos

Implicacin del usuario en un periodo corto de tiempo en la definicin del aspecto,

la disposicin y de la estructura de los contenidos de la Intranet.


Como mnimo, a la finalizacin del proyecto, debe estar publicado todo el contenido

existente en la intranet actual.

5.4.6 Contabilizacin de ingresos de publicaciones

Objetivos:

El objetivo de este proyecto es disponer de un sistema de gestin de venta de

libros y publicaciones peridicas que satisfaga las necesidades del CEPC.

Solucin tcnica:

Se adoptar la solucin proporcionada por la AGE


Dependern del tipo de solucin que defina la AGE.


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Se estima la disponibilidad de este sistema antes de final de 2015 por lo que, a

efectos de este plan se ha previsto en T3 2015.


La integracin de la contabilizacin de la operativa especfica de venta de libros y

publicaciones peridicas en Sorolla.

5.4.7 Videoconferencia

Objetivos:

El objetivo es la implantacin de un sistema de videoconferencia en la sala principal

de eventos.

Solucin tcnica:

Se adoptar la solucin proporcionada por la AGE


Dependern del tipo de solucin que defina la AGE.


Se estima la disponibilidad de este sistema antes de final de 2015 por lo que de

momento no es posible definir una planificacin, aunque a efectos de este plan se

ha previsto en T4 2015.


Videoconferencia disponible en sala de eventos.

5.4.8 Migracin www.cepc.gov.es a plataforma de tipo Open Source.

Objetivos:

El objetivo de este proyecto es la puesta en marcha de la web del CEPC soportada

por una plataforma Open Source para desvincularla de sistemas propietarios y de

costes de licencias.

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Solucin tcnica:

Existen varios gestores de contenidos Open Source entre ellos Drupal que es

ampliamente utilizado dentro de la Administracin Pblica por lo que se aconseja

utilizar este gestor de contenido.

Fases del proyecto

Migracion www.cepc.gov.es

Orde

nFases julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Comentarios

1 Definicion de requisitos

Se basa en la estructura y los contenidos actuales, pero es

conveniente decidir que otros contenidos se quieren publicar

3 Decidir y contratar alojamiento

2 Validacion requisitos con plataforma Drupal Debe incluir un backup de la base de datos

4

Instalacion, parametrizacion y configuracion

modelo.

5

Realizacion de proceso de exportacion e

importacion

Viabilidad de exportar de Sitefinity a otro gestor manteniendo

toda la informacion y su aspecto

6 Aseguramiento nuevo sistemaVerificacion de que el contenido a migrado correctamente

7 Migracion sistema a nuevo alojamiento

T3 2015 T4 2015

Costes

El coste del proyecto depender de la complejidad de la web en el momento de

abordarlo. A da de hoy se estima un coste de entre 40.000 y 45.000 .

Adems debe preverse un alojamiento contratado al inicio del proyecto y para

alojar posteriormente la web. La estimacin econmica del alojamiento es de 1.500

/ao para un servidor dedicado.

Debe contemplarse otro coste de mantenimiento, en caso de que el CEPC quiera

subcontratar esta tarea.

Riesgos

Migracin del contenido desde Sitefinity a Drupal de forma automatizada y sin

efectos secundarios.

Se debe identificar una herramienta que permita hacer esta migracin de forma

automatizada.

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Tener operativa la web del CEPC en un sistema tipo Open Source, dejando de lado

la dependencia de licencias y sus costes.

5.5 Plan de comunicacin

El plan de sistemas del CEPC incorpora nuevos sistemas en todas las reas del

centro. Por ello es conveniente, no solo comunicar los objetivos y plazos del plan, a

la direccin de las distintas reas, sino que tambin la necesaria participacin activa

en los proyectos, por parte de los distintos usuarios de los nuevos sistemas.

Incluso, en algunos de los proyectos de este plan, el usuario tiene un papel crtico,

debiendo decidir y validar la adecuacin funcional de la solucin.

Por ello, y en cada proyecto es necesario realizar una reunin de lanza

Plan Director de Sistemas Cepc V

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