Plan Estratégico de Comunicaciones Escuela

Superior Tecnológica de Artes Débora Arango

Juan Esteban Quintero Galeano

Maribel Montoya Pérez

PRESENTACIÓN Este documento es la guía en la cual deben apoyarse todas las acciones de comunicación que la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES

DÉBORA ARANGO, dirija hacia sus públicos con fines específicos.

Su elaboración responde a un análisis del entorno, tanto interno como externo de la institución, que permitió formular objetivos, estrategias y actividades

coherentes con los objetivos institucionales expuestos en el PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL de la ESCUELA SUPERIOR

TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, para el periodo 2007 – 20010.

Este texto encuentra asidero más exactamente en el tercer reto del plan mencionado que se refiere al fortalecimiento de la cultura corporativa, y que en el componente 3.4.4. acerca de la comunicación interna y externa, plantea como indicador objetivamente verificable que “para enero de 2009, la Escuela contará con una unidad organizacional estructurada y con recursos para administrar las

políticas y los procesos de comunicación”.

Lo anterior entonces se refiere a la implementación de una oficina de comunicaciones, la cual para su correcto funcionamiento necesita de un

documento guía elaborado por un profesional de la comunicación, en el que se establezcan los lineamientos de trabajo para el accionar diario de esta unidad

organizacional. Así nace el presente texto.

PÚBLICOS Todo lo expuesto en el PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, está pensado para impactar a los públicos de interés de la institución con acciones

comunicativas, cuya única finalidad sea el posicionamiento de la imagen institucional. Así, los siguientes son los públicos a los cuales el plan se dirige.

PÚBLICO INTERNO

Administrativo: Directores de departamentos, áreas u oficinas. Auxiliares de departamentos, áreas u oficinas.

Académico: Coordinadores de áreas. Personal docente. Comunidad

estudiantil. Egresados.

Servicios generales: Personal de aseo. Personal de mantenimiento. Encargados de biblioteca. Encargados de vigilancia. Encargados de cafetería.

PÚBLICO EXTERNO Comunidad del área metropolitana del Valle de Aburrá. Instituciones de

educación media. Medios de comunicación. Gobierno municipal de Envigado.

ANÁLISIS DEL ENTORNO Fortalezas:

La institución cuenta con docentes profesionales capacitados en todas las

disciplinas artísticas.

Existe receptividad por parte de la rectoría de la institución hacia la implementación de acciones estratégicas para el mejoramiento de la

comunicación en la ESCUELA.

Los empleados están comprometidos en el mejoramiento continuo de la institución.

Existe compromiso por parte de los alumnos para sacar adelante a la institución.

La institución ofrece una excelente formación artística por ciclos propedéuticos.

La institución ha logrado posicionarse en el medio a través de la oferta de cursos

de extensión, proyección cultural y servicios a la comunidad.

La Formación Artística Escolar con la cual se muestra a la comunidad los talentos artísticos de niños, niñas y jóvenes de las instituciones educativas

oficiales del municipio de Envigado.

La comunicación interpersonal establecida entre los diferentes niveles jerárquicos es muy efectiva.

Apoyo del gobierno municipal.

Proyectos de bienestar institucional.

Oportunidades:

Inversión en campañas efectivas de publicidad a través de la prensa, la radio y televisión, que ayuden al posicionamiento de la imagen institucional.

Creación un medio de comunicación interna, como lo es una emisora o un

boletín institucional.

Trayectoria y experiencia de la institución en la formación artística por ciclos propedéuticos.

Contar con un equipo de trabajo idóneo en el área de comunicaciones.

Organización de eventos que promueven el arte en todas sus expresiones.

Aumento de convenios insterinstitucionales con universidades el inicio del ciclo de profesionalización de los técnicos y tecnólogos que egresen de la ESCUELA.

Actualización de la página web institucional.

Intención de rescatar los valores culturales colombianos a través de la formación académica.

Son la única institución en ofrecer programas técnicos y tecnológicos

relacionados con las artes a nivel local.

Celebración mensual de la cátedra institucional DÉBORA ARANGO.

Debilidades:

La institución no cuenta con un manual de identidad corporativa en el que se establezcan los parámetros para la utilización del logosímbolo institucional en las

diferentes piezas gráficas que se produzcan con fines comunicativos para los distintos públicos.

No se optimiza la comunicación y gestión dirigida hacia los usuarios,

proveedores y empleados de la institución.

No hay una persona encargada de coordinar los sistemas de comunicación.

Pocos eventos artísticos y culturales organizados por la institución para la comunidad.

Amenazas:

Existencia de otras instituciones dedicadas a la misma actividad económica a nivel local.

Negación en cuatro oportunidades del registro calificado para los programas

académicos por parte del M.E.N.

OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y ACCIONES

Objetivo General:

Fortalecer la comunicación interna y externa de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, mediante el diseño de un

Plan estratégico de comunicaciones que contribuya al cumplimiento de los propósitos y objetivos institucionales.

Objetivo 1: Promover el fortalecimiento de una comunicación horizontal, fluida, oportuna y clara entre los miembros de la organización, orientada a un

cumplimiento eficiente de sus funciones.

Estrategia: Concientizar a los empleados la importancia de trabajar en equipo y de crear comunicación interpersonal para obtener buenos resultados en sus

puestos de trabajo.

Acción: Generación de una cultura de los “Rituales” corporativos a través de la celebración de una fecha especial cada mes, en torno a la cual se promoverá la

emisión de mensajes y una decoración innovadora del área de trabajo. Así mismo, se establecerán dos fechas anuales que contarán con una celebración

especial que integre a toda la organización.

Objetivo 2: Estimular día a día el sentido de pertenencia hacia la organización entre quienes la conforman, además de incentivar el conocimiento de los

diferentes valores de la misma en los empleados y estudiantes, como la misión, la visión y los objetivos institucionales.

Estrategia: Enseñar de diferentes formas las políticas y filosofías de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, a través de una

campaña de mercadeo y publicidad que sensibilice el sentido de pertenencia hacia la institución.

Acciones:

Elaborar encuestas para establecer el grado de conocimiento que sobre la institución tienen los empleados, docentes y estudiantes. Preguntar por ejemplo

sobre la misión, la visión y otros tópicos.

Fortalecimiento de una identidad institucional de los empleados, docentes y estudiantes, a través del desarrollo de un programa de comunicación encaminado

a ellos.

Objetivo 3: Concientizar a todos los miembros de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, sobre la importancia de

comunicar las acciones que cada uno desarrolla, para favorecer así el intercambio de ideas y la participación.

Estrategia: Enseñar a los miembros de la institución la importancia de la

comunicación en diferentes ámbitos.

Acciones:

Invitar a los empleados de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, a que se vinculen a la Oficina de Comunicaciones informando sobre los diferentes acontecimientos de sus compañeros de trabajo.

Igualmente a las secretarias encargadas de las bases de datos del personal.

Enviar por todos los medios existentes en la institución información que sea de interés general, para así evitar rumores al no enterarsen los empleados de

acontecimientos venideros.

Realizar un monitoreo permanente y una evaluación trimestral de las diferentes acciones formuladas en el PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES.

Objetivo 4: Generar una cultura de la planeación a futuro y de la previsión acorde con la visión institucional (teniendo en cuenta el tiempo en que debe realizarse la actividad y el presupuesto con que se cuenta para dicha acción,

agilizando así la logística de la misma).

Estrategia: Planear con anticipación los eventos teniendo siempre presente un plan de contingencia.

Acciones:

Tener presente las diferentes actividades que deben realizarse en el mes, así si hay una fecha especial diseñar la tarjeta de felicitación a tiempo, al igual que con

otros eventos.

Con un buen cronograma los diferentes eventos tendrán buenos resultados. En los congresos, encuentros, simposios, entre otros, planear con bastante tiempo las diferentes funciones y los diferentes comités que harán parte de la organización, para así no tener problemas de última hora como contactos con conferencistas,

locaciones para su desarrollo, presupuesto y otros tantos.

Objetivo 5: Ampliar el contacto con los diferentes medios de comunicación, tanto a nivel interno como externo.

Estrategia: Realizar contacto directo con los diferentes medios de comunicación con el fin de dar a conocer públicamente las actividades organizadas y realizadas

por la institución.

Acciones:

Desarrollo de una campaña de presentación, motivación y divulgación de las actividades que la ESCUELA SUPEIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, dirija a la comunidad académica de otras instituciones de educación

superior.

Concientizar a todos los integrantes de la ESCUELA SUPEIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, sobre la importancia de

comunicar las acciones que cada uno desarrolle, para así favorecer el intercambio de ideas y la participación.

Promoción de la participación de cada departamento o dependencia de la institución en el boletín informativo DEBORIANAS, conformándose así un

adecuado comité editorial para éste en el cual cada dependencia participativa se haga responsable de la información que se publique. Así mismo en los demás medios de comunicación interna y externa existentes, y en los que se generen.

Todo lo anterior será gestionado directamente desde la oficina de comunicaciones.

Uso de los medios masivos de comunicación.

Diseño de una base de datos de los diferentes medios de comunicación a nivel interno y externo para hacer buen uso de ellos en cuanto a divulgación y

promoción.

Seguimiento de las informaciones que los medios de comunicación emitan sobre la gestión de la institución, con el fin de evaluar el nivel de participación de

éstos en la difusión y posicionamiento de los eventos y programas.

Objetivo 6: Lograr un mayor posicionamiento y reconocimiento de la institución a nivel departamental a través de la implementación de este PLAN

ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES.

Estrategia: Para lograr un mejor posicionamiento de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, realizar contacto directo con otras instituciones de educación superior haciéndolas participes de las diferentes actividades programadas por la misma; de igual forma hacerse presente en fechas

especiales.

Acción: Elaborar una base de datos de todos las instituciones de educación superior a nivel local, regional, nacional e internacional que ofrezcan programas académicos similares a los de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, con el fin de establecer contactos para eventos futuros. Igualmente organizar la base de datos interna de nuestra Institución

(datos del personal) para así evitar el desorden, los contratiempos, la improvisación y los retrasos en el envío de información a los diferentes públicos

(este punto puede trabajarse conjuntamente con el área de sistemas).

Objetivo 7: Desarrollar un adecuado plan de mercadeo que ayude a la institución a un mejor posicionamiento y reconocimiento en el mercado.

Estrategia: Desarrollar estrategias de mercadeo que ayuden al reconocimiento

total de la en diferentes zonas, teniendo presente que debe realizarse una investigación profunda, la cual hará advertencia sobre la posición que ocupa

actualmente la institución en el mercado y su futuro. Su proyección dependerá del conocimiento de la competencia, el mercado y sus condiciones.

Acciones:

Desarrollar un adecuado plan de mercadeo que ayude a la institución a un mejor posicionamiento y reconocimiento en el mercado de los servicios en las diferentes disciplinas artísticas que ésta oferta, para contribuir así a elevar el nivel cultural y

desarrollo municipal, regional y nacional.

Promover mediante estrategias comunicacionales y de mercadeo el acceso a la educación superior de las poblaciones de escasos recursos económicos, en los diferentes programas que la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE

ARTES DÉBORA ARANGO oferta.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN

El cumplimiento de los objetivos expuestos, es una meta que podrá verificarse en el análisis comparativo de los resultados de cada acción comunicativa reflejados en las actitudes de los diferentes públicos impactados por la ejecución del plan, con las expectativas de los administrativos de la institución manifestadas ante la lectura de este documento, al igual que las de los autores y todo las promesas

que en el texto se expresan.

Para ello será necesaria entonces la elaboración y presentación de informes semanales y mensuales, al igual que balances que den cuenta semestral y

anualmente de la gestión de comunicación llevada a cabo con el fin de ejecutar las estrategias comunicativas formuladas en este plan.

Estos documentos responderán a los requerimientos del personal administrativo a través de la presentación de los resultados parciales o totales de los procesos de

comunicación llevados a cabo, por medio de datos cualitativos y cuantitativos que permitan relacionar de forma integral objetivos, estrategias y acciones. De igual

forma serán respaldados por otros documentos físicos y digitales tales como recibos, diseños gráficos de piezas publicitarias, registros audibles, fotográficos o audiovisuales de eventos, etcétera, que serán entregados junto con los informes o

balances.

GRACIAS