Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información

I. Introducción:

La empresa tiene la siguiente razón social Business P&A Hnos E.I.R.L, la cual se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus actividades en enero del 2010, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser, Tiendas Alex, etc.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera sus objetivos estratégicos.

Datos generales de la empresa

Razón Social: Business P&A Hnos E.I.R.L

Tipo Empresa: empresa individual de responsabilidad limitada

Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

RUC: 20491783878

Condición: Activo

Dirección Legal: AV. Atahualpa #293

Distrito / Ciudad: Cajamarca.

Provincia: Cajamarca.

Departamento: Cajamarca

Tiempo en el mercado: 3 años

Trabajador :

Cuenta con cinco personas distribuido de la siguiente manera:

2 en el área de venta y compras 3 en el área de almacén

Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

La dueña está muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que

cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.

II. Elementos del PEI:

Misión:Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la cuidad de Cajamarca con productos de calidad y bajos precios; además contamos con un personal calificado y optimista; aportando así al desarrollo de Cajamarca.

Visión:Ser una empresa líder en la comercialización y Distribución de productos de primera necesidad y abarrotes en general en la cuidad Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas Objetivos

Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual.

Cliente Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes.Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad y a bajos precios.

Procesos internos Mejorar la eficiencia de los procesos que integran a la organización.

Aprendizaje Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Valores: Respeto Puntualidad Honestidad Trabajo en equipo Responsabilidad social Equidad Comercio justo Trato justo para todos. Motivación

Organigrama actual:

III. Diagnóstico:

a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:

El avance de la tecnología con respecto seguridad y en SI Crecimiento de la inversión en actividades mineras. Crecimiento demográfico. Mejoras de las vías de comunicación interprovinciales. Aumento de beneficios a las MYPES

Amenazas:

Surgimiento de nuevos centro comerciales o súper mercados. La informalidad existente. La delincuencia. Ingreso de nuevos competidores. Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:

Conocimiento del trabajo a través de la experiencia. personal tienen tendencia al cambio y las nuevas tecnologías Precios accesibles al público Local céntrico y estratégico Trato amable a los clientes Productos reconocidos, de calidad.

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS

Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa.

Debilidades:

Demoras en la entrega de pedidos. Trabajo manual excesivo El manejo de inventarios no es el óptimo. Falta de sistemas de información en el mini market. Dificultad en el control de la empresa. No se tiene en claro las metas a seguir.

b) Plataforma tecnológica

Hardware: la empresa no cuenta con ningún tipo de hardware por malas experiencias pasadas.

Software: no cuenta con ningún software general ni especializado

Redes: no cuenta con ninguna red ni LAN ni inalámbrica.

c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al funcionamiento de los procesos organizacionales.

La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del producto y servicio.

Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ello cree que mejorando la comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.

Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

En el proceso de ventas:o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones

errores y pérdida de tiempo.o Las ventas totales del día se lo realiza de manera manual mediante papel y

calculadora.o Todo lo que se vende no es registrado.o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta

ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta

de los productos.

En el proceso de Almacén:o No se tiene un stop mínimo ni máximo, ni un sistema que ayude en el control,

solo a través de la experiencia.o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quién registró las salidas o entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un ambiente de desconfianza.

En el área de compras:o No tienen un registro adecuado de los proveedores.o No se tiene un control o evaluación de una cartera de proveedoreso El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

IV. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Visión tecnológica:“Comercial Mary´s” para el año 2014 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización, sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Lo cual permitirán que “Comercial Mary´s” sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI Procesos

OE1: Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes tanto internos como externos.

Oi1: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes (internos y externos) a través del uso de SI y TICs.

Oi2: Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información.

Procesos claves: Ventas, Compras, Almacén

OE2: Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad y a bajos precios.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa integrando las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

Procesos estratégicos: Planificación estratégica, Investigación de mercados

OE3: Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Oi4: Optimizar el control de todas las operaciones que realizan el personal en las sucursales.

Procesos de apoyo: gestión de recursos humanos.

V. Requerimientos de información

Procesos clave

Ventas:

Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe comprar en el futuro.

Volumen de ventas de cada sucursal: productos más vendidos y precios, lo cual servirá de base para un análisis de ventas, estudios comparativos de las ventas por territorio, por producto determinado; ayudando a tomar decisiones de marketing y ventas.

Almacén:

Información respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas – entradas, alerta de Stok mínimo, control de inventarios, etc.

Compras:

Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más accesibles y de mejor calidad.

Procesos de apoyo

Contabilidad:

Información de presupuestos. Periódicamente, el área de producción, debe presentar presupuestos sobre los requisitos financieros y gastos anticipados. Las decisiones hechas durante la preparación de los presupuestos tienen un impacto significativo sobre la eficiencia y efectividad de la operación de producción.

Informes especiales sobre costos, incluyendo costos de materiales, inventarios de materias primas, horas de mano de obra.

Informes de ingresos por sucursal y globales.

Recursos humanos:

Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño, además de datos generales de cada empleado que integren la base mínima de datos que permiten la toma de decisiones. Planillas, vacaciones, inasistencias, rotación de trabajadores, méritos, etc.