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PLAN TRIENAL Y ANUAL 2005 2007 DE AUDITORA

A. INTRODUCCIN

La Direccin de Contabilidad y Finanzas ha establecido un plan trienal de auditora,que se fundamenta en los siguientes objetivos institucionales:

Mejoramiento del Control Interno Institucional. Mejoramiento de la informacin relacionada con los estados financieros

ministeriales.

Mejoramiento del Control de la Ejecucin Presupuestaria Ministerial. Aseguramiento de la rendicin de cuentas ministeriales a la Contralora General

de la Repblica. Validacin de los Programas de Mejoramiento de la Gestin del Servicio e

indicadores de desempeo colectivo.

A estos objetivos institucionales, se incorporaron los objetivos ministeriales parael ao 2005, sealados en el Of. Ord. N3142, de 16.11.2004, del Sr. Subsecretariode Obras Pblicas, cual es la Evaluacin del Sistema de Personal en cadaDireccin del MOP (verificar sus procesos, controles internos, recuperacin elicencias mdicas, etc.) y los objetivos gubernamentales, incluidos en correoenviado por el CAIGG, cuales son: realizar auditoras preventivas destinadas al

control de la probidad pblica; identificar y sistematizar reas y procesos crticosconstruyendo mapas de riesgo institucional; y auditoras que requiera el CAIGG.

Producto de ello, se determinaron actividades de control a realizar, de modo queatendieran los objetivos institucionales, ministeriales y gubernamentales, lo que seha concretado, a travs del plan trienal y del plan anual.

En razn de lo expuesto, se describe a continuacin cada una de las auditoras

definidas para este Plan Trienal, indicando para cada una de ellas:

- Actividades- Objetivos de Control y Objetivos especficos- Procedimientos

- Elementos relevantes de los objetivos institucionales, ministeriales ygubernamental

En general, para la elaboracin del Plan Trienal se consider la priorizacin de altoriesgo que se indica en Anexos N5 y 6 y, en aquellos casos en que no fue as, enAnexo N7 se indican las razones de su exclusin.

A continuacin se presentan las auditoras de acuerdo al tipo de objetivos:

a. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

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Elementos relevantes de los objetivos institucionales Mejorar y garantizar la calidad de los servicios hacia los clientes

estratgicos principales. Aprovechar las oportunidades de la nueva institucionalidad ministerial

incorporando competencias DCYF.

3. Seguimiento de compromisos de recomendaciones

Objetivos de Control Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Asegurar el cumplimiento de los compromisos derivados de las

recomendaciones efectuadas en las auditoras.

Procedimientos Solicitar documento donde se certifique cumplimiento.

Examinar en terreno ejecucin de la recomendacin. Emitir opinin, a travs de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Mejorar y garantizar la calidad de los servicios hacia los clientes

estratgicos principales.

4. Auditoras a la validacin, elaboracin y visacin de pagos(trimestrales) a nivel ministerial.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos.

Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Estimular la motivacin de los funcionarios y promover adhesin a laspolticas prescritas por las Autoridades.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Generar un control que asegure que el gasto corresponda a la

imputacin a la cual se carga.

Verificar la racionalidad del gasto que se paga.

Procedimientos Anlisis de la documentacin que sustenta el pago. Definir que los gastos aceptados correspondan a aquellos que tienen

autorizacin de gasto. Emisin de informe final.

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Elementos relevantes de los objetivos institucionales Mejorar y garantizar que los gastos administrativos relacionados a

inversin correspondan a esa naturaleza del gasto.

5. Auditoras al 60% de la ejecucin presupuestaria del Servicio (subttulo

22).

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos.

Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Estimular la motivacin de los funcionarios y promover adhesin a laspolticas prescritas por las Autoridades.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos

Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Generar un control que asegure que el gasto corresponda a la

imputacin a la cual se carga. Verificar la racionalidad del gasto que se paga.

Procedimientos Anlisis de la documentacin que sustenta el pago. Definir que los gastos aceptados correspondan a aquellos que tienen

autorizacin de gasto. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Mejorar y garantizar que los gastos administrativos relacionados a

inversin correspondan a esa naturaleza del gasto.

6. Auditora a la actualizacin de Manuales.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Estimular la motivacin de los funcionarios y promover adhesin a las

polticas prescritas por las Autoridades. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial.

Generar un control que asegure que el gasto corresponda a laimputacin a la cual se carga.

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Verificar la racionalidad del gasto que se paga.

Procedimientos Recopilacin de los manuales y sus actualizaciones. Anlisis de los manuales y las actualizaciones existentes.

Definir recomendaciones relacionadas al examen.

Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Mejorar y garantizar la ejecucin de los procedimientos que instruyen

los procesos que realiza el Servicio.

7. Auditora a estados de pago y carpeta de contrato.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial.

Verificar que los pagos correspondan la ejecucin fsica y que secumplan las condiciones generales establecidas en los reglamentos,bases administrativas y especificaciones, en el mbito de las funciones

de la DCyF. Verificar que los registros contables reflejen la situacin del contrato.

Procedimientos Requerir estados de pago y carpeta de contrato. Conciliar informacin de documentos con registros contables,

detectando las diferencias.

Anlisis y ajustes de las diferencias. Emisin del informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Garantizar que la informacin contable de contratos es correcta.

8. Auditora al Ingreso, verificacin, digitacin, custodia y devolucin degarantas de contratos, para estados de pago y retenciones.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

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Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial.

Verificar que las garantas existan y estn vigentes, de acuerdo a lareglamentacin.

Procedimientos Examinar, a travs de muestras, las garantas que deben respaldar los

contratos y su ubic acin fsica. Examinar la digitacin de las garantas, en el mdulo de garantas.

Verificar oportunidad de devolucin y otros aspectos relacionados. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Garantizar que existan todas las garantas de los contratos y que su

custodia tenga niveles de seguridad adecuados.

9. Auditora al Ingreso, verificacin, digitacin, custodia y devolucin de

otras garantas.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Verificar que las garantas existan, de acuerdo a la reglamentacin.

Procedimientos Examinar, a travs de muestras, las otras garantas existentes y su

ubicacin fsica. Examinar la digitacin de las garantas, en el mdulo de garantas. Verificar oportunidad de devolucin y otros aspectos relacionados.

Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Garantizar que las otras garantas que resguarden responsabilidades se

encuentren bien custodiadas y que existan niveles de seguridad

adecuados.

10. Reimpresin de cheques.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos.

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Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos

Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Verificar que los motivos porque se reimprimen los cheques

correspondan a un hecho efectivo y cuyo control se encuentre operandoeficientemente.

Procedimientos Examinar, operaciones que han requerido reimpresin de cheques,

estableciendo causas y periodicidad de ocurrencia. Verificar quien lo realiza y con que autorizaciones. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales

Garantizar que las otras garantas que resguarden responsabilidades seencuentren bien custodiadas y que existan niveles de seguridad

adecuados.

11. Auditora al ingreso de nuevos funcionarios al Sistema deRemuneraciones.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno institucional. Generar un control al pago que asegure un correcto pago.

Procedimientos Generar un archivo con los nuevos funcionarios del MOP.

Preparar programa de verificacin del correcto ingreso y pago. Aplicar programa al archivo generado.

Anlisis de desviaciones. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Garantizar que los pagos sean bien efectuados.

12. Auditora a la incorporacin de nuevas asignaciones para el pago defuncionarios.

Objetivos de Control

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Resguardo de los recursos pblicos. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno institucional.

Generar un control al pago que asegure un correcto pago.

Procedimientos Generar un archivo de los funcionarios del MOP afecto a estas

asignaciones. Preparar programa de verificacin de la correcta aplicacin de estas

asignaciones.

Aplicar programa al archivo generado. Anlisis de desviaciones. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales

Garantizar que los pagos sean bien efectuados.

13. Auditora al ingreso de informacin variable y modificacin de losatributos de pago del Sistema de Remuneraciones.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Generar un control previo al pago de las remuneraciones.

Procedimientos Generar un archivo de los funcionarios del MOP afecto a modificaciones

en sus remuneraciones. Preparar programa de verificacin de la correcta aplicacin de estas

modificaciones. Aplicar programa al archivo generado. Anlisis de desviaciones.

Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Controlar que todas las modificaciones efectuadas a los datos del

sistema fueron efectuados correctamente.

14. Auditora al ingreso de descuentos varios.

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Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos.

Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial.

Generar un control previo al pago de las remuneraciones y aplicacin dedescuentos.

Procedimientos Generar un archivo de los funcionarios del MOP afecto a descuentos en

sus remuneraciones. Preparar programa de verificacin de la aplicacin de estos descuentos. Aplicar programa al archivo generado.

Anlisis de desviaciones. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Controlar que todas las modificaciones efectuadas a los datos del

sistema fueron efectuados correctamente.

15. Auditora a haberes cancelados a personal DCyF

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin. Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial.

Generar un control previo al pago que asegure que los haberescancelados sean los correspondientes a las personas.

Procedimientos Generar un archivo de los haberes de los funcionarios DCyF.

Preparar programa de verificacin de la correcta aplicacin de estoshaberes.

Aplicar programa al archivo generado. Anlisis de desviaciones. Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales

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Asegurar que los pagos de remuneraciones de los funcionarios DCYFsean correctos.

16. Auditora a la emisin de liquidaciones manuales.

Objetivos de Control

Resguardo de los recursos pblicos. Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Generar un control previo al pago que asegure que las planillas

manuales se hayan hecho segn corresponda.

Procedimientos

Solicitar planillas manuales. Preparar programa de verificacin de la confeccin de las planillas

manuales. Aplicar programa. Anlisis de desviaciones.

Emisin de informe final.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Asegurar que los pagos de remuneraciones mediante planilla manual,

de los funcionarios DCYF, sean los correctos.

17. Auditora al ingreso de informacin al Sistema Chile compras.

Objetivos de Control Resguardo de los recursos pblicos.

Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Cumplimiento de normas, leyes y reglamentos.

Objetivos Especficos Mejoramiento del control interno presupuestario ministerial. Mejoramiento de la gestin de abastecimientos del Servicio.

Procedimientos Recopilar antecedentes del Sistema Chile Compras. Generar un programa de auditora ad hoc. Analizar y proponer mejoramientos.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales

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Examinar y mejorar la gestin de abastecimientos y servicios delServicio.

18. Auditora a Avance de PMG DCYF

Objetivos de Control

Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,eficiencia y efectividad.

Estimular la motivacin de los funcionarios y promover adhesin a laspolticas prescritas por las Autoridades.

Objetivos Especficos Verificar el grado de avance de los PMG, para informar a la autoridad.

Identificar las desviaciones y proponer que se corrijan en formaanticipada.

Procedimientos Recabar informacin sobre los PMG comprometidos en cada rea /

sistema. Solicitar avance de los PMG.

Verificar en terreno su cumplimiento. Aplicar tcnicas de auditora para emitir opinin sobre avance, con

nfasis en las desviaciones, para corregir o agilizar su ejecucin.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Cumplir el 95% de los Programas de Mejoramiento de la Gestin 2003

2004. Potenciar la planificacin.

19. Certificacin de indicadores de desempeo (Ley Nuevo Trato Laboral)

Objetivos de Control Cumplimiento de los planes, metas y objetivos con economicidad,

eficiencia y efectividad. Confiabilidad e integridad de los Sistemas de Informacin.

Objetivos Especficos Corroborar que los resultados de los indicadores informados, por las

unidades responsables, sea el que corresponde.

Procedimientos

Generar hoja de trabajo. Verificar los resultados informados.

Elementos relevantes de los objetivos institucionales Asegurar que la informacin certificada sea la que corresponde.

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20. Peticiones extraordinarias del Director de Servicio y de otrasautoridades del MOP.

Peticiones an no definidas.

b. OBJETIVOS MINISTERIALES

Mediante oficio OF. ORD. N3142, de 16 de noviembre de 2004, del Sr.Subsecretario de Obras Pblicas, se define como objetivo de auditoraministerial para el ao 2005 la Evaluacin del Sistema de Personal en cadaDireccin del MOP.

c. OBJETIVOS GUBERNAMENTALESMediante correo enviado por el CAIGG, el 22 de noviembre de 2004, por la Srta.Daniela Caldana, seala los objetivos de auditora gubernamentales para elao 2005, cuales son: realizar auditoras preventivas destinadas al control de laprobidad pblica; identificar y sistematizar reas y procesos crticosconstruyendo mapas de riesgo institucional; y auditoras que requiera el CAIGG.