Otoniel Blas

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUARECINTO UNIVERSITARIO “RUBÉN DARÍO”

UNAN-MANAGUAFACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS JURIDICAS

CARRERA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS BIBLIOTECA INCAE

Introducción

• En este plan de gestión de riesgo de desastres establecemos una serie de medidas aplicadas ante cualquier situación de desastre, así como la planificación ante cualquier evento de desastres: de carácter preventivo, qué medidas tomar durante el evento y que hacer posteriormente al evento.

Objetivos del plan de Gestión de Riesgos

Fundamentalmente:• Dar a conocer la vulnerabilidad del material de

bibliotecas.• Promover el conocimiento sobre la permanencia y

durabilidad del material de bibliotecas.• Incentivar el cuidado y manejo adecuados del material

de bibliotecas.• Ayudar al personal de bibliotecas en la búsqueda de

soluciones frente a los problemas de preservación.• Incentivar líneas claras de comunicación entre los

administradores de bibliotecas y edificios y el personal de preservación y de la biblioteca en general, de manera tal que todos velen por la preservación de las colecciones de la institución.

Finalidad

• Planificación como forma de afrontar con éxito cualquier situación de emergencia que se presente.

• Beneficios secundarios como es el conocimiento pleno de la institución.

• Reduce la vulnerabilidad de la Biblioteca al limitar factores y prácticas que suponen un riesgo potencial.

• Prepara a los trabajadores para una actuación adecuada al ocurrir cualquier desastre.

• Evita situaciones de pánico y previene tanto pérdidas humanas como materiales.

• Garantiza el resguardo seguro de la documentación como un recurso de gran valor para la institución.

Alcance del plan de gestión de riesgos

Estudio de la institución y la Biblioteca para evaluar los posibles riesgos que pueden convertirse en una amenaza y pone en riesgo las colecciones y archivo histórico y fotográfico de la Biblioteca del CFDS-INCAE.

Establece un canal de comunicación coordinado para que en situaciones de emergencia se active la brigada a cargo y entre en acción para las distintas tareas de salvamento y evacuación de los recursos de la Biblioteca.

Creación del comité de emergenciaso equipo de respuesta (desastres).• se encargará de coordinar y escribir el plan de gestión de

riesgos habiendo elaborado un diagnostico e identificado los posibles riesgos que pueden afectar directamente la Biblioteca.

• Se encargará del asesoramiento y la puesta en marcha del plan de estudio de las medidas correctivas y establecimiento de prioridades de protección de las colecciones de la Biblioteca INCAE.

• Activará los protocolos de actuación ante cualquier siniestro que pueda afectar de manera directa la colección de la Biblioteca.

• El coordinador organizará el seguimiento del plan y evaluará de manera continua la seguridad de la Biblioteca del CFDS-INCAE, con el propósito de garantizar el adecuado funcionamiento del plan.

Planificación

• Preparación: desarrollo de un plan escrito de preparación, respuesta y recuperación de los recursos de la Biblioteca.

• Evaluación de riesgos: determinación de los peligros para el edificio y sus colecciones.

• Prevención: implementación de medidas que eviten o reduzcan cualquier peligro.

• Respuesta: procedimientos a seguir cuando se produce el desastre.

• Recuperación: restauración del sitio del desastre y material dañado para llegar a una condición estable utilizable.

Pasos a seguir en la preparación de un plan de desastres.

Fases

Prevención

Planificar

Respuesta

Recuperación

Posibles causas o situaciones que pueden causar un desastre

Inundación

Fuego

Terremoto

Prioridades:

• Elaborar lista de números de emergencia.• Señalización de salidas y rutas de

evacuación.• Lista de prioridades a mano. • Lista de documentación valiosa que se le

debe dar prioridad de salvamento al momento de cualquier eventualidad.

Medidas de prevenciónMantenimiento de rutina

• Los sistemas de extinción. (Extintores siempre a la vista) con su respectiva señalización.

• Alarmas contra incendios.• La estructura del edificio. • El sistema eléctrico, etc., • Revisar salidas de emergencia.• Brindar charlas a los miembros del comité de

emergencias.• Actualizar lista telefónica de emergencias y

tener siempre en un lugar visible.

ETAPA PREVIA: Preparación de espacio para el salvamento de los recursos de la Biblioteca

• Áreas que puedan utilizarse para el registro y embalaje de material dañado.

• Lugares para reubicar temporalmente al personal y el material que va ser tratado.

• Formularios de registros: copias múltiples de todos los formularios que se puedan necesitar en una operación de salvamentos, incluyendo inventarios, listas de embalaje.

• Medios para el traslado de los fondos a un lugar seguro para elaborar el proceso de salvamento.

• Preparar un espacio amplio en caso que los daños del edificio sean mayores para que la Biblioteca pueda funcionar y prestar servicios desde este lugar.

Preparación previa a la situación de un incendio

• Listas de prioridades de rescate. (Tipos de colecciones, fondos, etc), mencionando qué objetos deben rescatarse en particular.

• Asignación de un lugar donde se ubicarán los objetos o materiales que serán rescatados.

• Selección y entrenamiento de un equipo de respuesta frente a una emergencia.

• Miembros voluntarios del personal que trabajan en la biblioteca. • El equipo debe hacer ensayos de rescate de material y debe

actuar seguro frente a la toma de decisiones sobre las técnicas de salvamento.

• Instrucciones detalladas, paso a paso, de todas las etapas de una operación de salvamento en el momento de un incendio.

• Preparación especial para cada uno de los miembros de brigada en el uso de sistemas de sofocación de incendios. (extintores).etc.

• Elaboración de lista telefónica de números de emergencias.

Etapa durante evento de incendio

• El coordinador de brigada dará la orden de activación de la brigada para que entre en acción.

• La brigada entra en acción.• Mantener la calma ante el siniestro.• Despejar la zona del desastre.• Evacuar a usuarios de la biblioteca siguiendo las rutas de

evacuación.• Activación de alarmas contra incendio con el propósito de activar la

emergencia.• Utilizar los extintores de polvo químico para sofocar el incendio

tratando de evitar en todo lo posible hacer daño a la colección.• Retirar de la zona del siniestro material bibliográfico de gran valor y

utilidad antes priorizada.• La brigada debe seguir las indicaciones del coordinador de brigada.• Coordinar los medios de traslado del material bibliográfico a la zona

de seguridad donde será tratado para evitar su pronto deterioro.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DEL SINIESTRO DE INCENDIO

• Se seguirán las directrices de la siguiente manera:

1. Activar el plan de conservación y reunir al personal encargado de la tarea de salvamento.

2. Evaluar los daños causados en el material bibliográfico

3. Realizar un inventario del material dañado.

4. Clasificar el material de acuerdo a los daños causados en ello.

5. Realizar labor de limpieza del material recuperable por expertos en la materia.

6. Determinar prioridades para el trabajo de conservación.

7. Separar el material que se va a restaurar y de aquel material que se amerita conservar.

8. Limpiar y rehabilitar el lugar donde ocurrió el desastre.

9. Se mantendrá la comunicación constante en este proceso la biblioteca y la administración de la institución, también se le informará a los usuarios de la biblioteca sobre lo ocurrido.

10. Debe considerarse cuidadosamente la conveniencia de sustituir las colecciones expuestas al fuego, en vez de rehabilitarlas.

11. Los materiales quemados que forman parte de colecciones circulantes pueden sustituirse o fotocopiarse si están demasiado dañado.

PLANIFICACIÓN PARA PREVENIR INUNDACIONES

ETAPA PREVIA A LA INUNDACIÓN

RIESGOS EXTERNOS:Coordinación del comité para realizar simulacros. Inspección periódica de las instalaciones de la Biblioteca.Identificación de posibles riesgos externos principalmente lluvias.Revisar y reparar el techo del edificio para evitar la filtración de agua.Revisar las paredes del edificio para evitar la filtración de agua o la humedad.Revisar y reparar ventanales si sus empaques están bien para evitar la filtración de agua durante la lluvia.

RIESGOS INTERNOS: Identificación de riesgos interno (tuberías cerca del edificio).Revisión periódica y mantenimiento de tuberías.Inspección de aires acondicionados para evitar la filtración de agua.Identificación de áreas donde exista mucha humedad.

Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los daños:

• Protección preventiva – Evento de inundación 

1. Establecer rutas de evacuación y zonas de seguridad debidamente identificadas o rotuladas.

2. Prepara espacios para utilizar o trasladar la documentación en caso de una inundación.

3. Construcción de estantería con soporte para evitar la humedad en los libros o en el peor de los caso la inundación.

4. Preparación de equipos para absorber el agua en caso de inundación.

5. Elaborar soportes de documentación que permita alejarla del peligro de inundación.

6. Eliminar conductos y sistemas de agua que están cercanos a la biblioteca.

7. Mantener siempre disponible plástico para cubrir las colecciones en caso de filtración de agua a través del techo.

8. Disponibilidad de baldes, aspiradoras, escobas, cajas de plástico para embalar libros mojados, etc.

9. La biblioteca debe contar con esponjas para absorber el agua.

10. Debe contar con mesas portátiles para talleres de encuadernación, carritos para transportar libros, etc.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE INUNDACIÓN

1. Activar de inmediato el plan de emergencia y comunicar a la brigada de prevención de desastres para que entre en acción.

2. El coordinador de la brigada de prevención de desastres será el primero en entrar a la zona del desastre.

3. Despejar las diferentes rutas para la evacuación del material bibliográfico de ser necesario.

4. Comunicar a los técnicos en electricidad para cortar la energía para evitar un cortocircuito.

5. Si la inundación es causada por factores internos (rompimiento de tuberías de agua) de inmediato cerrar las llaves de paso de agua.

6. Si la inundación es causada por factores externos (lluvias), actuar de inmediato y tratar de cerrar el espacio por donde se filtra el agua, cerrar puertas o ventanas dependiendo el tipo de inundación.

7. Realizar la primera revisión y evaluación de daños en caso que exista.

8. Establecer prioridades de salvamento.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE INUNDACIÓN

Acciones que deben adoptarse en caso de daños causados por el agua Prioridades Inmediatas

 Consultar el plan para tomar decisiones y acerca de las colecciones que se le deben dar prioridad de salvamento.

1. Separar el material que se encuentra más mojado del que no está tanto y por último los que solo se encuentran húmedos.

2. Si en la biblioteca hay materiales magnéticos o soportes de películas es preciso tratarlos de inmediato para salvarlos.

3. Los libros mojados deben congelarse de inmediato. Esto evitará la formación de moho.

4. El coordinador establecerá los métodos para la recuperación del material dañado.

5. Reparar las causas que provocaron la inundación para evitar posteriores eventos.

6. El local donde ha ocurrido la inundación deberá limpiarse totalmente para evitar la humedad del resto de la colección que no fue dañada durante el evento. Se corregirán los daños causados en el edificio después de realizar una inspección del lugar.

ACTIVIDADES POSTERIORES A LA EVACUACIÓN

• Estabilizar las colecciones lo antes posible.

• Proporcionar un entorno lo más adecuado posible para tratar la colección.

• Tratar de evitar en todo lo posible que los materiales no sufran daños irreversibles durante el proceso de recuperación

• Reducir los efectos del siniestro en los materiales.

PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIÓN Y OTROS MATERIALES

Se realizará procesos

Secado al aire: eso se realiza de la siguiente manera:

• Para secar los libros, se les coloca en posición vertical sobre papel absorbente, si es posible obtenerlo. Los libros de cubiertas blandas o de bolsillo requerirán quizás un soporte para mantenerse en esa posición durante el secado. Los libros se secarán más rápidamente si las hojas se intercalan con papel absorbente limpio.

• Si entre los materiales mojados se encuentran películas estas deberán mandarse a un laboratorio especializado.

• Las fotografías mojadas deben confiarse a los cuidados de un conservador si se quiere recuperar. La congelación las estabiliza hasta que pueda aplicarse el necesario tratamiento.

PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIÓN Y OTROS MATERIALES

Secado por congelación y deshumificación

Secado por congelación

• Se le dará este tratamiento a aquellos materiales que se encuentren muy mojados para poder salvarlos.

• El material deberá colocarse en la congeladora sin envolver y exponerse al aire lo más posible, preferiblemente en estanterías o en soportes de plástico.

Deshumidificación

 • La deshumidificación se efectuará dejando los materiales mojados

en los anaqueles y trasladando in situ enormes máquinas deshumidificadoras.

• La humedad relativa se reduce hasta el nivel deseado, y el aire circulante, muy seco, evaporara la humedad.

Rehabilitación de materiales secados

1. Una vez que se hayan secado los materiales, se procederá a la labor de selección, limpieza, reparación, encuadernación, restauración, limpieza profunda de los anaqueles y reposición.

2. Se procederá a valorar los documentos o libros que deben ser sustituidos de acuerdo a criterios establecidos.

3. Valorar donde se colocarán los materiales restaurados, si se van a colocar donde estaban originalmente o se adquirirán nuevos anaqueles especialmente para los documentos restaurados.

4. Se elaborará inventario de materiales que no pudo ser posible su recuperación.

5. Una vez que se haya secado todo el material se deberá proceder a consultar o contratar expertos encuadernadores

6. Se debe procurar y tener mucho cuidado en no devolver a la estantería algún material que todavía se encuentre húmedo.

EMERGENCIA DE TERREMOTO ETAPA PREVIA AL EVENTO DE TERREMOTO

1. El responsable de brigada deberá mantenerse en comunicación con organismos públicos, bomberos, policías, cruz roja, etc.

2. Mantener equipos de comunicación con los miembros de brigadas de evacuación de la institución.

3. Tener siempre disponible los números de emergencia por cualquier eventualidad.

4. Realización de simulacros supervisados por expertos de los bomberos.

5. Verificar que siempre esté disponible extintores por cualquier conato que se presente debido a un terremoto.

6. Poner siempre visible las señales de ruta de evacuación.

7. Revisar de manera continua la estructura e instalaciones.

ETAPA PREVIA DE TERREMOTO (continu...)

8. Revisar ventanas de vidrio para evitar que en un movimiento telúrico pueda desprenderse y dañar a alguien

9. Verificar salidas de emergencia de la Biblioteca.

10. Revisar la estantería que se encuentre siempre bien nivelados para evitar que se caiga a la hora de un temblor o terremoto.

11. No poner estantería demasiado alta ni mesas de estudio cerca de los estantes.

12. Verificar que la estructura interna de la biblioteca se encuentre en buen estado.

13. Hacer correcciones en el local de la biblioteca si es necesario.

14. Se ambientará un espacio alternativo en caso que la estructura de la biblioteca sufra daños, este espacio funcionará como biblioteca.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE TERREMOTO

 

1. Mantener la calma durante el evento

2. El coordinador de brigada activará inmediatamente el plan de emergencia.

3. Se deberá mantener la calma hasta que el coordinador de la orden de poder acceder a la Biblioteca.

4. No se deberá acceder al edificio a tratar de salvar ningún tipo de material durante el evento del terremoto.

5. Ya una vez controlada la situación y el coordinador de la orden se procederá a revisar si la documentación y estantería sufrió algún daño.

6. Se deberá cumplir con la orden brindada por el coordinador y estar alerta a colaborar con otras brigadas de rescate de la institución.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE TERREMOTO

• Seguir las normas del protocolo para evitar sufrir daños.• Si la magnitud de evento afecta la estructura y estantería, realizar

una valoración de su estado.• Verificar el estado en que se encuentra la colección para proceder

con el salvamento.• Si algún material sufre daños se elaborará una lista y se

procederá a la restauración.

ETAPA POSTERIOR A TERREMOTO (CONTIN…)

• Si las magnitudes del evento sobrepasan las expectativas y la superficie de la biblioteca sufre grandes daños, debe empezar a trasladarse la documentación por área para evitar el desorden de los libros y otros materiales a un lugar seguro, previamente preparado.

• En este espacio alternativo funcionará la biblioteca mientras se realizan las reparaciones y los daños causados por el terremoto.

• Una entrando en función la biblioteca en este espacio se le comunicará a sus usuarios sobre su función.

• Una vez concluida la reparación del edificio de la Biblioteca se procederá a trasladar en orden toda la bibliografía y otros materiales por secciones hasta finalizar todo el proceso y que la Biblioteca vuelva a sus funciones.

Melida

Mauricio

Ruta de Evacuación a Seguir

Área de Seguridad.

Vigilante

Ramón

Bib

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Oto

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lAlexa

Ma.Jose

Vigilante

Meyling

Nelly

Estudiante Responsable

Mapa de evacuación Campus Francisco de Sola

Conclusiones

 

• La finalidad de este manual es crear un sentimiento de la urgencia de una planificación cuidadosa de siniestros, y promover la preparación para siniestros en la Biblioteca del INCAE.

• Las directrices consideran en particular técnicas y métodos de respuesta y recuperación de libros y otros materiales después de un incendio una inundación o ya sea un terremoto.

 • Una administración inteligente de las colecciones presupone una

planificación lógica y rentable de su preservación, evitando incurrir en gastos posteriores por descuido de la colección y la estructura de la Biblioteca.

¿? Preguntas ¿?

Gracias por su atención