PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR...

1

PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR

Código : PN-GDO-001

Versión: 003

Fecha de actualización: Enero de 2020

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

PINAR

2018-2023

2



Versión: 003


CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO .................................................................................. 5

1.1. MISIÓN .................................................................................................................. 5

1.2. VISIÓN..................................................................................................... …………5

2. PRINCIPIO Y VALORES ......................................................................................... 5

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ........................................................................... 6

4. PROPOSITO ........................................................................................................... 6

5. MARCO NORMATIVO ............................................................................................ 6

6. MARCO INSTITUCIONAL ....................................................................................... 8

7. DEFINICIONES ....................................................................................................... 9

8. EJES ARTICULADORES ...................................................................................... 10

9. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ...................................................................... 10

10. ACCESO A LA INFORMACIÓN ........................................................................... 10

11. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 10

12. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ................ 11

13. FORTALECIMIENTO Y SEGURIDAD .................................................................. 11

14. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ................................ 11

15. ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................................................... 11

16. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................... 12

17. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ...... 13

18. OBJETIVOS ......................................................................................................... 13

18.1. Objetivo General .................................................................................................. 13

18.2. Objetivos Específicos ........................................................................................... 14

3



Versión: 003


19. REFERENTES ESTRATEGICOS ........................................................................ 14

20. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ............................................................ 15

21. RECURSOS ........................................................................................................ 16

22. MONITOREO Y CONTROL DE LOS PLANES Y PROYECTOS .......................... 17

23. AJUSTES DEL PLAN........................................................................................... 17

4



Versión: 003


INTRODUCCIÓN

La E.S.E. HOSPITAL LA MARÍA es una entidad pública prestadora de servicios de

salud, en materia archivística está regido por la ley 594 de 2000, atendiendo a esto

la función archivística de la E.S.E debe acatar las normas y para ello deberá contar

con herramientas que le permitan identificar y seguir los planes, programas y

proyectos de dicha función, asociados y articulados unos con otros.

Con el objeto de dar cumplimiento a los Decretos 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.8.

y 2609 de 2012 Artículo 8, sobre Gestión Documental expedidos por el Archivo

General de la Nación-AGN “Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de

Archivos –PINAR, es un instrumento de planeación para la labor archivística, que

determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del

Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo

General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los

documentos.

EL Plan Institucional de Archivo - PINAR de la E.S.E, se establece para el periodo

2018 – 2023, teniendo en cuenta el análisis de necesidades efectuado con la

metodología DOFA y el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2018,

generado para dar respuesta a las observaciones sobre el tema, emanado del

Comité de Gestión Documental en reunión realizada para dar inicio al Sistema de

Gestión Documental de la entidad.

Para la elaboración de este instrumento, se identificaron los aspectos críticos de la

gestión documental de la E.S.E y teniendo como referente cinco (5) ejes

articuladores, se priorizan las necesidades a satisfacer, se establecen objetivos a

desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que

estarían involucrados en su solución.

Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes

que no pertenecen exclusivamente a la gestión documental, estableciendo metas,

fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elabora

una propuesta de necesidades de recursos, en especial de talento humano, para

proyectar las necesidades financieras de los mismos.

Finalmente, se presenta la priorización de necesidades y las herramientas de

medición para el seguimiento y control de su ejecución.

5



Versión: 003


De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo-

PINAR se logrará mejorar la gestión documental de la entidad y responder a las

exigencias que al respecto se generan día a día.

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

La Gestión Documental de la E.S.E. Hospital La María está enmarcada en el

enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad en salud expresado en:

1.1. Misión

Somos una Empresa Social de Estado del orden departamental comprometida con

la responsabilidad social, que presta servicios de salud de alta y mediana

complejidad mediante una atención segura, humanizada y con calidad, a través de

una gestión transparente y adecuada de los recursos; enfocándose en

el mejoramiento continuo, la satisfacción del usuario, la familia y la comunidad;

avanzando en la docencia, la investigación y el desarrollo científico de los

funcionarios y colaboradores.

1.2. Visión

La ESE Hospital La María para el año 2025 será referente para los municipios del

Departamento de Antioquia por su experiencia y resultados en el manejo de

patologías crónicas e infecciosas, con un recurso humano de alto desempeño y una

infraestructura moderna y segura.

2. PRINCIPIO Y VALORES

1. Respeto

2. Transparencia

3. Equidad

4. Calidad

5. Compromiso

6. Humanismo

7. Trabajar con amor por la vida

8. Autorrealización dentro del quehacer diario

9. Ser mejores cada día

10. Responsabilidad social

11. Autogestión

12. Ciencia con conciencia

6



Versión: 003


3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Desarrollar productos y servicios integrales y coherentes con los requerimientos específicos de los servidores públicos, entidades y ciudadanos.

Establecer los programas específicos para los archivos de gestión

Responder de manera oportuna las solicitudes de los usuarios.

Generar información pública confiable, de fácil acceso y comprensión.

Formular políticas de preservación de la información

Promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la Entidad.

Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas del hospital en temas de gestión documental

Controlar y hacer seguimiento de la producción documental del hospital

Utilizar de manera adecuada los bienes públicos y recursos naturales requeridos

en la gestión de los procesos.

4. PROPOSITO

Crear el instrumento que permita la planeación archivística y establecer el Plan de Acción para el mejoramiento continuo del Sistema de Archivo de la E.S.E Hospital la María, el cual debe ser aplicado a todas las dependencias y a los archivos en cualquier soporte generados en ejercicio de sus funciones (físico, magnatico, electrónico entre otros). De igual manera es el instrumento por medio del cual se priorizan las actividades a ejecutar del Programa de Gestión Documental – PGD

5. MARCO NORMATIVO

Ley 23 de 1981

“Por la cual se dictan normas en materia de ética médica”

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones:

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de

7



Versión: 003


nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez

y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,

su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 1437 de 2011

Capítulo IV. “Autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso

administrativo en particular en lo referente al documento público en medios

electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la

recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de

recepción y envío de mensajes de datos”.

Ley 1564 de 2012

“Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras

disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las

comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos

judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).

Ley 1712 de 2014

“Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la

información pública nacional y se dictan otras disposiciones"

Artículo 1. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a

la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y

las excepciones a la publicidad.

Decreto 1080 de 2015

"Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

Capítulos V, VII y IX.


“Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la

planeación y la gestión”.

8



Versión: 003



“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia

de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8).

Resolución 1995 de 1999

“Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica”


“Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el

manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”.


“Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346 de 2007 y se

dictan otras disposiciones”.

Circular Externa 07 de 2002

Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades.

6. MARCO INSTITUCIONAL

ACTO ADMINISTRATIVO FECHA

Acuerdo N° 125 Por el cual se le da destinación a un inmueble del municipio y se organiza un hospital de tuberculosos en esta ciudad

17 de septiembre de 1923

Acuerdo N° 85

Por el cual se da unas autorizaciones al alcalde y personeros municipales

15 de diciembre de 1960

Acuerdo N° 01 Por el cual expiden los estatutos para el Hospital Sanatorio (la maría) de Medellín

10 de mayo de 1961

Acuerdo N° 001 11 de febrero de 1985

Por medio del cual se sustituye el acuerdo Nº 001 de 1961 y se expiden los estatutos que han de regir a la institución.

9



Versión: 003


Acuerdo N°13 Por el cual se sustituye el acuerdo 001 de febrero 11 de 1985 y se expide los estatutos que han de regir a la institución

07 de junio de 1988

Ordenanza N° 19

02 de diciembre de 1994 Por la cual se transforma el hospital la Marie en una empresa social del estado

Acuerdo N° 004

Por el cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la Empresa Social del Estado la María 29 de abril de 1996

Acuerdo Nº 003

Por el cual se establece el manual especifico de funciones y requisitos de los diferentes cargos de la planta de personal de la empresa social del estado Hospital la María

03 de julio de 2002

Acuerdo de Junta Directiva N° 011 del 01 de julio de 2006

Por el cual se modifica la planta de personal de cargos y asignaciones de la empresa social del estado hospital María y dicta otras disposiciones

7. DEFINICIONES

Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a

la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística

que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

10



Versión: 003


Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se

detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro. Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan de Desarrollo Institucional. Plan de acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la Entidad, articulado con el Plan Estratégico Institucional. Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

8. EJES ARTICULADORES

Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la

entidad, los cuales sirven para el análisis y para la valoración del impacto de las

necesidades.

9. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.

10. ACCESO A LA INFORMACIÓN

Incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso a la información.

11. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Incluye conservación y almacenamiento.

11



Versión: 003


12. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Incluye infraestructura tecnológica y seguridad informática.

13. FORTALECIMIENTO Y SEGURIDAD

Relación con otros modelos de gestión.

14. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

A partir de las necesidades en materia de Gestión Documental, el diagnóstico

documental elaborado en el año 2018, los planes de mejoramiento institucional, la

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo y demás normas regulatorias en la

materia, se obtiene el siguiente resultado frente a la gestión documental de la E.S.E.

15. ASPECTOS CRÍTICOS

Nº ASPECTO CRITICO RIESGO ASOCIADO

1 Débil presencia

institucional de la gestión documental

Bajo presupuesto asignado al archivo

Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral

2 Subutilización de

herramientas tecnológicas

Desperdicio de papel e incumplimiento normatividad oficina cero papeles.

Dificultad para la recuperación de información en el archivo de historias clínicas

Pérdida de información.

Poca utilización de programas tecnológicos para dar respuesta oportuna a las comunicaciones.

Respuesta a solicitudes en ocasiones por fuera de términos.

Dificultad para la consolidación de resultados.

Dificultad para la recuperación de información.

Duplicidad de información.

3

Deficiencia en la normalización y

documentación del proceso de gestión documental en el

sistema de calidad.

Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios.

Incumplimiento de exigencias legales.


Falta normalización en los archivos de gestión.

Dificultad para la recuperación de información en los archivos de gestión, central y fondo acumulado.

Pérdida de la memoria institucional.

Fondo acumulado desorganizado.

Pérdida de la memoria institucional.


Dificultad para la recuperación de información


4 Desintegración de la gestión documental.

Pérdida de soporte e información.

Cruce de información entre expedientes no conexos.

Falta elaborar documentos que son requeridos

12



Versión: 003


Dificultad para la consolidación de resultados.

Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad.

5 Desorganización de

archivos

Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos.

Acceso no autorizado a información.

Fraccionamiento de expedientes y trámites.


Expedientes incompletos.

Dificultad en la recuperar de información y puede generarse perdida de la misma.

Dificultad para la recuperación de información en el archivo de historias clínicas.

6 Falta de capacitación

archivística

Incumplimiento de exigencias légales.

Aplicación de criterios personales en la organización de archivos.

7 Espacio inadecuado

para los archivos

Deterioro de la documentación.


Pérdida de la información.

8 Fondo Acumulado Pérdida de la memoria institucional.


16. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Al evaluar los aspectos críticos con su impacto en los ejes articuladores de análisis, con una calificación de 1 a 5, se obtiene el siguiente cuadro.

N° ASPECTO CRITICO

EJES ARTICULADORES

TOTAL PRIORIDAD ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS

Y DE SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN

1

Débil presencia institucional del tema gestión documental

2 2 2 2 3 11 7

2 Subutilización

de herramientas tecnológicas

4 1 1 1 2 9 5

3

Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de

gestión documental para el mejoramiento del sistema de

gestión de calidad

2 1 1 1 1 6 2

4 Desorganización

en archivos 2 2 1 1 1 7 3

5 Desintegración de la gestión documental.

3 3 2 1 1 10 6

13



Versión: 003


6 Falta de

capacitación archivística

1 1 1 1 1 5 1

7

Espacio inadecuado

para los archivos

3 4 4 3 3 17 8

8 Fondo

Documental Acumulado

1 3 2 1 1 8 4

Calificación de 1 a 5

15 15 14 12 15

Nota: En la columna de prioridad se observa que los aspectos relevantes a

solucionar, son los identificados con la numeración de menor a mayor rango.

17. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomando como punto de partida el enfoque estratégico en calidad de la E.S.E

HOSPITAL LA MARÍA se establece la siguiente Política de Gestión Documental

para la entidad:

La E.S.E HOSPITAL LA MARÍA está comprometida con una gestión documental

efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y

electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención,

acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones

en el desarrollo de la prestación de servicios de salud eficaz y eficiente y como

mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales. Para ello cuenta

con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores

prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus

actos.

18. OBJETIVOS

A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se

establece para el Plan Institucional de Archivos-PINAR los siguientes objetivos:

18.1. Objetivo General

Fortalecer el proceso de gestión documental de la E.S.E HOSPITAL LA MARIA de

manera que los documentos de archivo respeten los principios archivísticos de

orden original y procedencia en la aplicación de la gestión documental, que se

garanticen la perdurabilidad y seguridad de la información, su inalterabilidad,

14



Versión: 003


autenticidad e integridad en el sistema de gestión documental y se contribuya al uso

racional de los recursos para favorecer el medio ambiente.

18.2. Objetivos Específicos

Aplicar la normatividad vigente en el proceso de gestión documental.

Centralizar funcionalmente la supervisión de la organización de los archivos de gestión.

Establecimiento del archivo central.

Divulgar y capacitar en gestión documental a los usuarios internos.

Integrar los sistemas de información de la entidad en especial para los documentos catalogados de archivo.

Preservar la memoria de la entidad organizando el fondo documental acumulado.

Proyectar el proceso de gestión documental para la implementación de tecnologías para la gestión del documento físico y electrónico.

Custodiar los archivos de la entidad.

Prestar el servicio de correspondencia.

Fortalecer los procedimientos de la ventanilla única.

Generar información pública confiable, de fácil acceso y comprensión.

19. REFERENTES ESTRATEGICOS

A partir del análisis realizado por el Grupo de Gestión documental, se establecieron los siguientes objetivos, planes y proyectos, los cuales se ejecutarán en la planeación anual de cada vigencia, siguiendo la metodología de proyectos de la ESE Hospital la María: Tabla 1: Formulación de Objetivos y Planes

PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PLANES

1 Falta capacitación archivística Capacitar a servidores sobre la gestión documental en la E.S.E HOSPITAL LA MARÍA

Plan de capacitación archivística (ver numeral 6, tabla 1)

2

Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad

Actualización, elaboración y aplicación de instrumentos archivísticos

Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y normalización de la gestión documental (ver numeral 3, tabla 1)

3 Desorganización de archivos Capacitar a funcionarios sobre organización de

Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico (ver numeral 5, tabla 1)

15



Versión: 003


archivos de gestión, central e histórico.

4 Fondo documental acumulado Organizar el fondo documental acumulado

Proyecto organización fondo acumulado (ver numeral 8, tabla 1)

5 Subutilización de herramientas tecnológicas

Capacitación a servidores sobre uso de software y Office.

Plan de Capacitación en tecnologías (ver numeral 2, tabla 1)

6 Desintegración de la gestión documental

Actualización y aplicación de las TRD

Proyecto de integración de unidades documentales (ver numeral 4, tabla 1)

7 Débil presencia institucional del tema gestión documental

Consolidar la presencia de la gestión documental en la planeación y dirección de la E.S.E HOSPITAL LA MARÍA

Plan para consolidar la presencia de gestión documental (Comité de Gestión Documental) (ver numeral 1, tabla 1)

8 Espacio inadecuado para los archivos

Remodelar y adecuar la infraestructura del archivo de gestión (archivo clínico) archivo y central.

Plan para remodelar y adecuar la infraestructura (ver numeral 7, tabla 1)

20. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

Tabla 4: Mapa de Ruta

MAPA DE RUTA

PLAN O PROYECTO Corto

Plazo (1 año)

Mediano Plazo (1 a 3 años)

Largo Plazo (4 años en adelante)

TIEMPO 2018 2019 2020 2021 2022 2023

Plan de capacitación Archivística

Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y normalización de la gestión documental

Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico

Proyecto organización fondo acumulado

Plan de Capacitación en tecnologías

Proyecto de integración de unidades documentales

Plan de Gestión Documental

Proyecto de remodelación y adecuación de la infraestructura de Gestión Documental

16



Versión: 003


21. RECURSOS

En el siguiente cuadro se presenta una proyección de costos en que se puede

incurrir para la ejecución de cada uno de los planes propuestos.

Tabla 5: Recursos

Actividad Ejecución Observaciones

2018 2019 2020 2021 2022 2023

Plan de capacitación

archivística

$ 70.022.396 Contrato Instrumentos

X

Se brindó capacitación por parte

de la empresa Architec, contemplado en el contrato 104 del 2018.

Para el año 2019 se contempla en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.

Proyecto de actualización y

elaboración de instrumentos archivísticos y

normalización de la gestión documental

$70.022.396 Instrumentos

$70.022.396 Instrumentos

Contrato No 104, Archivos y Tecnologías de Colombia.

Plan de organización de archivos de

gestión, central e histórico

$ 12.500.000 TRD

$ 3.000.000 Carpetas

Presupuesto 2019 en carpetas ajustadas a la norma y rotuladas con logo HLM, organización de

archivos de gestión. Este recurso se estimará una vez convalidadas las Tablas de

Valoración Documental. Para el año 2020 se debe contemplar en el presupuesto

de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.

Proyecto organización

fondo acumulado

$ 25.000.000 TRD-TVD

$ 25.000.000 TRD-TVD $ 4.800.000 Picadora de Papel

$ 3.000.000 Digitalización

de documentos

Corresponde a un proyecto de

organización, con cargo a los contratistas de apoyo al grupo de Gestión Documental.

Este recurso se aplicará una vez convalidadas las Tablas de Valoración y Retención

Documental.

Plan de Capacitación

en tecnologías

$ 31.000.000 Licencia Plataforma

Paperlessoffice

$ 6.073.600 Mantenimiento Plataforma

Paperlessoffice

$ 6.073.600 Mantenimiento

Plataforma Paperlessoffic

e

x x x

Se brindo capacitación por parte

de la empresa Betek, para la plataforma paperlessoffice contemplado en el contrato 275

del año 2018. Para el año 2019 se contempló en el presupuesto de mantenimiento

y soporte de la plataforma Paperlessoffice. Para el año 2021 se debe

contemplar en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.

17



Versión: 003


Proyecto de integración de unidades

documentales

$ 31.000.000 Paperlessoffice

$ 6.073.600

Paperlessoffice $ 6.247.500 Intranet- Pagina

Web

$ 6.073.600 Paperlessoff

ice x x x

Se contempla en el presupuesto de funcionamiento del grupo de

Gestión Documental y áreas de apoyo. Se contempla la Intranet y la

página web para el presupuesto 2019. 2018 y 2019 se contempla en el

presupuesto de Plataforma Paperlessoffice. Para el año 2020 se debe

contemplar en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.

Programa de

Gestión Documental

$ 4.500.000

PGD x x x x x

Contrato No 104, Archivos y Tecnologías de Colombia. Actualizado, solo se harán

modificaciones por el grupo de Gestión Documental si se requiere.

Proyecto de remodelación y

adecuación de la infraestructura

de Gestión Documental

X x x X X X

Contrato 204 SCS Empresa

Consultoría e Interventoria de Proyectos de Ingenieria S.A.S Espacio de 400 mts destinado

para los Archivos de la ESE.

22. MONITOREO Y CONTROL DE LOS PLANES Y PROYECTOS

Para finalizar es importante realizar un seguimiento detallado a las actividades

contenidas en los planes y proyectos programados con el fin de verificar los

avances, el alcance o las mejoras que se requieren. En este sentido se realiza

seguimiento, control y mejora a:

La misión y la visión.

Los planes y proyectos.

Cumplimiento PINAR 2019

23. AJUSTES DEL PLAN

El Grupo de Archivo realizará los ajustes al Plan Institucional de Archivos – PINAR,

teniendo en cuenta el Plan de Acción, el desarrollo de las actividades programadas

y los tiempos de articulación del mismo.

18



Versión: 003


24. CUMPLIMIENTO PINAR 2019

24.1 Plan de Capacitación Archivística: Revisar las necesidades de formación

que tiene el personal de archivo para incluirlas en el Plan de Capacitación

Institucional.

Se desarrolló un plan de capacitaciones, en el cual se incluyeron

capacitaciones a todo el personal de la ESE, en materia archivística,

plataforma documental, archivos de gestión y política cero papel. La tarea de

capacitar al personal se cumplió en un 70%, se realizó la medición con el de

Plan de Mejoramiento Archivístico.

24.2 Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y

normalización de la gestión documental: Se llevó a cabo el proceso de

verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos,

archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de

su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades,

fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la

función archivística.

La ESE Hospital La María actualizo y reglamento los Instrumentos Archivísticos

dando cumplimiento a la Ley 594 2000. Los instrumentos de Archivo de la entidad

no se actualizaban desde el año 2006.

DIA Diagnóstico Integral de Archivo

Información real del estado del Archivo, expone las necesidades que éste requiere

para normalizar y disponer los instrumentos archivísticos que van a aportar a la

Entidad, la normatividad sobre el manejo de la documentación, su seguridad y en el

manejo de los documentos.

PGD Programa De Gestión Documental

Es el plan elaborado para facilitar la identificación, gestión, clasificación,

organización, conservación y disposición de la información, desde su creación hasta

su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

Resolución

PINAR Plan Institucional De Archivos

Planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y

proyectos estratégicos previstos por la ESE Hospital La María.

19



Versión: 003


TRD Tabla de Retención Documental.

Permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico -

funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la

valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

TVD Tablas de Valoración Documental

Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de

permanencia, así ́como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos

acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

RIA Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia

Brinda lineamientos y pautas que deben ser tenidas en cuenta por todos los

funcionarios de la ESE, en el desarrollo de las actividades de Producción,

Recepción, Distribución, Gestión y Trámite, Organización, Consulta, Conservación

y Disposición final de los documentos.

Tablas De Retención y Tablas de Valoración Documental

La aprobación de las Tablas De Retención y Tablas de Valoración Documental no

se logró en 2019, debido a que la institución está en proceso de actualización de su

estructura orgánico funcional, no fue posible cumplir el tiempo de prorroga que nos

otorgó el Consejo Departamental de Archivo.

Se debe continuar con el proceso de actualización tan pronto este actualizada la

estructura orgánico funcional.

24.3 Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico: Organizar

los Archivos de Gestión central e Histórico conforme a las Tablas de Retención

Documental, aplicando los principios archivísticos que dicta el AGN.

El personal de la ESE recibió capacitación personalizada en Archivos de

Gestión, la actividad se cumplió en un 60%. Se realizó seguimiento en comité

de Gestión Documental y Plan de Mejoramiento Archivístico.

Se elaboraron los inventarios de los archivos de Gestión, central, fondos

acumulados y los que se hallan en custodia a través de terceros, con base

en las TRD. 90% Cumplimiento se realizó seguimiento en comité de Gestión

Documental y Plan de Mejoramiento Archivístico.

20



Versión: 003


24.4 Proyecto organización fondo acumulado y Proyecto de integración de

unidades documentales: documentos reunidos por la entidad en el transcurso

de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y

de conservación.

Se organizó la información que produjo la entidad en cada etapa de su

vida institucional y se dio orden a los documentos vitales, se dieron de

baja los documentos de apoyo que según tabla de retención no debían

custodiarse.

24.5 Plan de Capacitación en tecnologías: Con la puesta en marcha del aplicativo

Papperlessoffice, se dio inicio a una campaña eficiente para la reducción de

consumo de papel en el Hospital, esto nos ofrece importantes oportunidades en la

generación de buenos hábitos en el uso del papel, que son necesarios y promueven

la eficiencia y productividad. Aprovechar con eficacia las herramientas existentes

tales como el correo electrónico, plataformas, los sitios web internos.

Capacitaciones Plataforma Gestión Documental: Cumplimiento del 17%

al finalizar un avance del 60% y se finalizara en el primer trimestre del

2020.

24.7 Plan de Gestión Documental: Elaboración del Plan de Gestión Documental

como instrumento archivístico para administrar y fortalecer la gestión documental

en la E.S.E Hospital la María aplicando los instrumentos y procedimientos

archivísticos en búsqueda del buen servicio al ciudadano, la aplicación de las

normas y la conservación del patrimonio documental.

El proceso permitió formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el

desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación.

Elaboración e implementación del PGD priorizando los aspectos más críticos

que arrojó el Diagnóstico Integral de Archivo-DIA.

Articular y armonizar el PGD con Control Interno, Calidad y Tic.s.

Elevar a acto administrativo los instrumentos de Archivo y publicarlos en la

página web de la E.S.E Hospital la María.

Socializar con todos los funcionarios la implementación de los Planes y

programas.

21



Versión: 003


Realizar los cambios necesarios para la operación de la ventanilla única

conforme al AC-060 de 2001, asignando el personal y aplicando las normas

relacionadas.

24.8 Proyecto de remodelación y adecuación de la infraestructura de Gestión

Documental: Es necesario mencionar el espacio físico que ocupaban los archivos

de E.S.E Hospital La María, los documentos que se tienen para custodia, tanto de

archivo central, histórico y clínico, incluso los archivos de gestión, no contaban con

espacios adecuados, ya sea por falta de los mismos, o acumulación excesiva de

documentos y no se cumplía con la norma, la falta espacios, estantería y

archivadores, no garantizaba que se pudiera mantener una custodia y conservación

adecuada, así mismo el proceso de búsqueda y préstamo de documentos se

dificultaba por falta de organización de espacio, ya que no se podía tener la

documentación correspondiente a cada archivo en una misma ubicación.

Fue necesario crear un único espacio para la documentación, ahora los archivos

central e histórico están en un lugar adecuado y cumpliendo con la norma.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR...

Documents

Transcript of PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR...